10 - Metodologia De Levantamento

METODOLOGIA DE LEVANTAMENTO, ANÁLISE, DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS Quando o analista de OSM dividir o projeto de um sistema qualquer em fases, é necessário estabelecer essas fases de modo tal que, para cada uma delas, se possam definir, claramente, um objetivo e um resultado esperado. Assim, fica mais fácil executar e controlar qualquer tipo de projeto de sistema, mesmo aqueles de alta complexidade. 2

FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS Considera-se como válido dividir o projeto de um sistema nas seguintes fases: Fase 1: seleção e reconhecimento do sistema; Fase 2: estudo de viabilidade e de alternativas; Fase 3: levantamento e análise da situação atual; Fase 4: delineamento e estruturação do novo sistema; Fase 5: detalhamento do novo sistema; Fase 6: treinamento, teste e implementação do 3 novo sistema;

FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS Sete fases da metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de métodos administrativos

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SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA Nesta fase, o analista de OSM deverá: identificar o sistema ou método a ser analisado; identificar as envolvidas; e

unidades

organizacionais

obter uma idéia preliminar e genérica da complexidade do sistema, visando determinar o esforço necessário para seu adequado desenvolvimento.

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SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA Fontes: as apresentadas no plano diretor de sistemas anteriormente estabelecidos; as solicitações periódicas pelas diversas unidades organizacionais da empresa; a constatação de oportunidades criadas por certos equipamentos, técnicas ou rotinas novas; a existência identificada da necessidade ou da possibilidade de ligação ou de interação com outros sistemas existentes na empresa; e os fatores externos da empresa. 6

SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA Mediante uma ou mais fontes mencionadas anteriormente, é possível obter uma lista de sistemas, aparentemente, viáveis. A tarefa será então, selecionar entre eles os que atendem melhor aos interesses da empresa no momento considerado. O analista de OSM deve selecionar o sistema de acordo com determinados critérios estabelecidos, sendo os mais 7 comuns:

SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA oportunidade psicológica implantar o sistema;

de

desenvolver

e

expectativa de retorno de investimento inerente ao projeto considerado; ensejos e aspirações da alta administração; viabilidade técnica, econômica e financeira; capacidade técnica da área de OSM para desenvolver e implantar o sistema; necessidade de integração com outro sistema, para que este se complete ou comece a funcionar; uma necessidade crítica da empresa.

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SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA Deficiências encontradas:

que

podem

ser

duplicidade de formulários, registros e funções; formulários mal delineados ou projetados; estrutura organizacional inadequada; manuais desatualizados e inadequados; ambiente de inadequado;

trabalho

desmotivador

e

arranjo físico deficiente; falta de padronização de sistemas similares; e inadequado informações.

e

incompleto

sistema

de9

SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA No fim dessa fase, o analista terá o sistema identificado e o programa geral de trabalho a ser desenvolvido com os usuários do sistema. No sucesso considerar:

na

seleção

de

sistemas,

selecionar, inicialmente, sistemas de pequena escala que sejam desenvolvidos rapidamente e tenham baixo nível de risco; selecionar sistemas básicos em cada uma das várias unidades organizacionais da empresa; selecionar sistemas em que exista real participação dos clientes ou usuários dos mesmos; e 10 selecionar sistemas que apresentam estimativas de

SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA O resultado final desta fase de identificação, seleção e reconhecimento dos sistemas é o plano diretor de sistemas, o qual tem como objetivos: coordenar o desenvolvimento de sistemas administrativos, observando-se uma seqüência lógica e oportuna para a empresa; avaliar a carga de trabalho dos sistemas, os recursos necessários e os prazos para sua realização; e promover a interligação dos sistemas11 administrativos afins, racionalizando a

SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA Formulário de Identificação de Sistemas

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SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA Fica evidente que o plano diretor de sistemas é, também, um instrumento que possibilita a obtenção de uma visão global da empresa. Por essa razão, deve-se procurar, na elaboração desse plano, a participação efetiva das áreas usuárias na definição da rede de sistemas, pela elevada interdependência que existe entre elas. Uma vez aprovado pela diretoria da empresa, esse plano diretor passará a13

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS O objetivo desta fase é elaborar um relatório indicador dos possíveis meios de desenvolver o sistema, definindo os custos e benefícios de cada alternativa. O analista deve estabelecer uma recomendação para a escolha do melhor caminho. As principais atividades que compõem um estudo de viabilidade são: 14

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS a definição das características principais do sistema; a determinação das principais necessidades de saídas, incluindo os tempos de resposta; a análise do organograma distribuição geográfica, etc., organizacionais;

da empresa, das unidades

a determinação dos tipos informações, bem como da volumes;

de dados e estimativa de

a consideração das alternativas possíveis para atender às necessidades dos usuários;

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o exame de outros sistemas que atendam a

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS o preparo de estimativas aproximadas dos prováveis custos de implantação e dos custos operacionais gerais para cada alternativa apresentada; a documentação do estudo de viabilidade em relatório para o usuário e para cada área de sistemas, organização e métodos; a verificação da adequação das exigências do sistema aos objetivos da empresa.

O fator principal do relatório que documenta o estudo de viabilidade é a análise custo versus benefício (custos,16

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS A - Análise Os principais aspectos a considerar no estabelecimento dos custos do sistema são: pessoal da área de OSM desenvolvimento do sistema administrativo;

alocado no ou método

pessoal da(s) área(s) usuária(s); custos com equipamentos; e outros custos incorrentes (espaço físico, energia elétrica, novos formulários, materiais, etc.).

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ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS B – Análise de Benefícios Os principais benefícios que podem ser obtidos com um projeto de um novo sistema são: economias diretas, representadas pelos custos que são eliminados ou reduzidos, como conseqüência da implantação de um novo sistema; benefícios mensuráveis, que são os acréscimos monetários da empresa, decorrentes das características do novo sistema; e benefícios intangíveis, representados por aspectos vantajosos, mas difíceis de serem avaliados em termos monetários, tais como maior facilidade no 18 processo de decisão ou melhor sistema de

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS C – Análise Investimento

do

Retorno

do

O objetivo dessa análise é saber se a combinação dos dois fatores anteriores – custos e benefícios – torna a proposição do novo projeto de sistema aceitável para a empresa. Com base no estudo dos custos, benefícios e dos retornos do investimento, o analista fica em condições de estabelecer e estudar cada uma das alternativas possíveis de desenvolvimento dos trabalhos. 19

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS Para a discussão com a alta administração, o analista deve elaborar um relatório, com as seguintes características: ser redigido em consonância com o nível de entendimento dos leitores; ser do tamanho apropriado para a análise do sistema considerado; evitar apêndices estatísticos (ninguém lê); não criticar existentes;

demais

os

sistemas

e

métodos

deixar de fazer críticas às pessoas envolvidas; e expor os pontos fracos do novo sistema.

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ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS Desde que a proposta de sistema seja aprovada pela alta administração, o mesmo deverá ser incorporado ao plano diretor de sistema; No fim dessa fase, o analista terá: os objetivos do sistema; a análise do ambiente do sistema atual; o fluxograma geral do sistema atual; a documentação básica e seu tratamento; e a análise dos custos, dos benefícios e do retorno esperado do investimento inerente ao novo sistema.

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LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL Nessa fase, a equipe de OSM, em conjunto com o pessoal das unidades organizacionais usuárias, deve efetuar o levantamento detalhado da situação atual, a fim de ter todas as especificações necessárias para delinear o novo sistema. Um aspecto importante é o controle da participação e da execução do trabalho de cada um dos elementos, tanto da área de sistemas quanto das áreas dos usuários. A fase de levantamento detalhado da situação atual permitirá à equipe de trabalho 22 tomar as decisões finais acerca das funções

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL Uma seqüência de atividades que o analista poderá usar nessa fase é a seguinte: entrevistas com os vários usuários; análise das políticas e diretrizes existentes; análise da interação do sistema considerado com a atual estrutura organizacional; análise da documentação existente; análise do tratamento da documentação; e análise do arquivamento da documentação. 23

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL As técnicas mais comuns de levantamento de dados e informações são: observação pessoal; questionários; e entrevistas.

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LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL A - Técnica da observação pessoal: A técnica da observação pessoal deve ser utilizada pelo analista em sua forma mais estruturada, à medida que: serve a um objetivo formulado de pesquisa; é, sistematicamente, planejada; é, sistematicamente, registrada e ligada a propor-ções mais gerais, em vez de ser apresentada como conjunto de curiosidades interessantes; e 25

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL B - Questionário: O questionário é um instrumento, normalmente, preparado em formulário pré-impresso, que permite substancial redução de tempo para levantamento das informações desejadas. O analista pode utilizar o questionário como um roteiro estruturado de entrevista, pois o questionário é 26 preenchido, anteriormente, e depois

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL B - Questionário: As vantagens dos questionários estão relacionados aos seguintes aspectos: menos dispendioso; mais fácil aplicação; aplicado a maior número de pessoas; maior uniformidade na mensuração; aspecto do anonimato; e menor pressão sob a resposta imediata. 27

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: Essa técnica é a mais recomendável para levantamento de informações passíveis de reflexão, pois é uma forma de levantamento de posição que conduz as pessoas entrevistadas a darem informações sobre determinado assunto, situação, problema ou fenômeno, mediante a inquisição planejada sobre aspectos e dimensões do objeto da pesquisa. A característica básica da técnica de 28 entrevista é o diálogo.

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: As vantagens da entrevista resumem-se em: pode-se alterar a forma das perguntas para dirimir dúvidas ou obter informações mais precisa; pode-se alterar o curso das perguntas para obter informações sobre aspectos importantes; pode-se alterar a ordem seqüencial das perguntas; podem-se incluir perguntas que não constavam do planejamento da entrevista; podem-se completar perguntas para obter informações adicionais ; pode-se motivar o entrevistado durante a entrevista; pode-se avaliar as reações do entrevistado ante as 29 perguntas.

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: A entrevista é a forma mais indicada para levantar aspectos de liderança, saber a respeito das pessoas que se subordinam ao entrevistado e o que este pensa sobre a empresa. A entrevista é uma maneira de se saber quais são as qualificações dos funcionários da empresa, o que eles fazem e o que acham que deveriam fazer, se estão identificados com a empresa, o 30 que acham da liderança que é exercida

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: As desvantagens resumem-se em:

da

entrevista

alcançam um universo menor do que o questionário, devido à duração e aos recursos consumidos; os entrevistados podem não receber tratamento uniforme; podem ocorrer desvio de curso das perguntas; correspondem a um processo que demanda mais tempo e motivação do entrevistado; podem ocorrer avaliações subjetivas; é uma técnica que consome mais tempo 31e recursos com sua realização e tabulação dos

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: caso o entrevistador não possua capacidade, habilidade e experiência necessárias, o mesmo pode alterar a forma dos quesitos com prejuízo do conteúdo; na tentativa de facilitar a entrevista, o entrevistador pode alterar a ordem básica dos quesitos, colocando-os em seqüência ilógica ou confusa para o entrevistado; o entrevistador pode esquecer de perguntar ou eliminar quesitos de importância para o objetivo da empresa; a entrevista pode desestimular o entrevistado, em decorrência do conteúdo, forma, sistemática 32 e condições ambientais e psicológicas da

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: Planejamento da entrevista: fixação dos objetivos da entrevista, os quais devem ser claramente definidos, pois determinam o que se pretende para satisfazer as necessidades identificadas de informação; planejamento do local da entrevista; planejamento do conteúdo da entrevista a ser realizado com base nos objetivos e objeto da pesquisa; planejamento da forma da entrevista, que corresponde ao planejamento da maneira 33 particular como o conteúdo é colocado ao

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: Planejamento da entrevista (cont.): planejamento do número de quesitos e duração da entrevista, que são de fundamental importância para a eficiência e eficácia da entrevista; planejamento do ritmo da entrevista, pois toda entrevista deve ser levada a efeito em determinado ritmo ou cadência de perguntas; planejamento e determinação de perguntas objetivas, não permitindo que as mesmas dêem margem a múltiplas interpretações; 34 planejamento da desinibição do entrevistado;

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL C - Entrevista: Planejamento da entrevista (cont.): planejamento da motivação, pois um condicionante fundamental da forma e do conteúdo da resposta do entrevistado é a motivação do mesmo para responder aos quesitos; planejamento do roteiro da entrevista com bastante flexibilidade, de modo que permitam alterações em sua ordem seqüencial ; planejamento da seleção dos entrevistados, na qual o analista deve observar o número de pessoas que serão entrevistadas; 35 planejamento do início da entrevista;

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL No fim dessa fase inerente ao levantamento e análise da situação atual, o analista deve dispor de: políticas e diretrizes existentes; organogramas gerais e parciais; fluxogramas detalhados; documentos e formulários; e aprovação, pelos usuários, para o início do delineamento e estruturação do novo sistema.

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DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA O objetivo dessa fase é conceituar e definir o sistema que será implantado, estabelecer clara e adequadamente as políticas em que se baseará o sistema e a organização necessária para operálo, bem como definir o fluxo geral do novo sistema, delineado com base nas relações entre as áreas envolvidas com o sistema, e estabelecer os procedimentos básicos de cada área isoladamente. 37

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA Algumas das atividades básicas dessa fase são: determinar os objetivos do sistema atual; estudar o sistema atual a fim de constatar até que ponto corresponde a seus objetivos; analisar as necessidades dos usuários e da empresa a fim de desenvolver novos objetivos; analisar as restrições impostas pelas áreas dos usuários; definir as responsabilidades dos usuários em relação à entrada e à saída de dados destinados a outros sistemas; 38

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA Algumas das atividades básicas dessa fase são (cont.): examinar a interação do sistema proposto com outros sistemas existentes ou a serem desenvolvidos na empresa; detalhar as necessidades dos usuários, em termos de elementos, volume e tempo de resposta dos dados; preparar as especificações do projeto do novo sistema; planejar as fases do projeto do novo sistema e de sua implantação; e 39

elaborar um relatório para o usuário e para a

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA A participação e a colaboração dos usuários nessa fase dos trabalhos é de suma importância. Com base na identificação dos objetivos, entradas, saídas e processamento do sistema, pode ser elaborado um documento chamado de “definição do sistema”, que deverá incluir os seguintes itens principais: 40

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA definição dos objetivos do sistema; definição das restrições impostas ao sistema; descrição do funcionamento do sistema; fluxo geral do sistema de informações; especificação dos dados de entrada e dos meios de obtenção; especificação dos dados de saída distribuição entre os vários usuários;

e

sua

definição do conteúdo dos arquivos e dos métodos para sua atualização; definição das responsabilidades e autoridades; e definição de limites de tempo.

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DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA Com base na definição do sistema, o analista fica numa situação melhor para estimar o tempo e os recursos necessários ao projeto e à implantação do novo sistema (PERT-CPM). Outra finalidade de elaborar o planejamento e a programação nessa fase é fornecer ao futuro usuário a idéia ed que está comprometido com o sistema. A partir da definição do sistema, o analista terá todas as bases definidas para a etapa do detalhamento do projeto 42 dos sistemas considerados.

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA O analista poderá seguir a seguinte metodologia de trabalho: delinear o fluxo geral do sistema, estabelecendo os procedimentos principais; propor aos usuários as políticas e as diretrizes básicas, bem como a organização necessária para cumprir os objetivos do sistema; propor aos usuários a forma de desenvolver, em detalhes, as informações solicitadas; desenvolver um fluxograma geral e definitivo do novo sistema e os procedimentos básicos de cada área; e 43

solicitar aprovação da proposta, considerando a

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA No fim dessa fase, o analista deverá ter: os rascunhos necessárias;

das

informações

gerenciais

a relação de políticas e diretrizes estabelecidas; as recomendações sobre a estrutura organizacional da empresa, fluxograma geral do sistema, com os detalhes do enfoque proposto em cada área da empresa; o desenho preliminar dos formulários; e a relação necessárias.

das

informações

operacionais 44

DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA Um sistema mostra-se eficaz à medida que atinge seus objetivos e desempenha suas funções dentro dos padrões estabelecidos. Existem alguns aspectos que conduzem os sistemas à eficácia e à eficiência: simplicidade; economicidade; flexibilidade; produtividade; aceitabilidade; e

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DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA O principal objetivo dessa fase é detalhar o projeto em um nível que permita implantá-lo da melhor maneira possível. As principais atividades desenvolvidas nessa fase são as seguintes: complementação parciais;

dos

fluxogramas

identificação do volume total informações tratados no sistema; desenho dos formulários;

de

geral

e

dados

e 46

DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA As principais atividades desenvolvidas nessa fase são as seguintes (cont.): desenvolvimento da lógica geral do sistema; determinação dos procedimentos de controle, avaliação e de auditoria do sistema; definição dos dispositivos de arquivamento a utilizar; revisão da estimativa do custo operacional do novo sistema; e elaboração de um plano detalhado para a implementação do novo sistema. 47 Nessa fase, o analista deve trabalhar

DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA Para que o analista realmente faça um detalhamento adequado do sistema, é interessante que ele se utilize de determinadas técnicas e fontes de informações auxiliares: análise de outros sistemas situações semelhantes;

utilizados

em

utilização de algumas técnicas disponíveis que podem auxiliar, tais como as tabelas de decisão, as técnicas estatísticas, simulação, etc.; e utilização de uma sessão de brainstorming em que cada elemento de um pequeno grupo expõe 48 suas idéias sem qualquer restrição.

DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA O analista poderá seguir a seguinte metodologia de trabalho nessa fase: analisar as informações gerenciais e operacionais aprovadas na apresentação do fluxo geral; preparar em fluxo todos os procedimentos para obter as informações necessárias, bem como definir, em detalhes, modelos de formulários, registros, relatórios, etc.; e preparar os desenhos finais dos relatórios 49e formulários.

DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA Ao final dessa fase, inerente ao delineamento do novo sistema, o analista de sistemas deverá dispor dos seguintes itens: políticas e diretrizes inerentes ao sistema; fluxogramas gerais e parciais detalhados; e modelos dos formulários e relatórios do sistema. 50

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA O objetivo básico dessa fase é o treinamento do pessoal usuário no novo sistema e a posterior implementação. No fim dessa fase, o analista terá um sistema operacional totalmente documentado. Os aspectos básicos dessa fase do processo de desenvolvimento do 51 projeto de sistemas ou métodos

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA A – Treinamento dos usuários O processo de treinamento deve ser desenvolvido, em conjunto com o usuário, desde os primeiros passos do trabalho. Se o treinamento for feito dessa forma, haverá significativa possibilidade de o usuário adquirir maior confiança no sistema. 52

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA B – Teste do novo sistema O analista pode escolher entre testar o sistema antes de implementá-lo, convertêlo diretamente sem testes especiais ou, ainda, trabalhar em paralelo com o velho e o novo sistemas durante certo período de tempo. A escolha da alternativa mais adequada dependerá da situação específica de cada sistema. Ainda que se tomem todas as precauções necessárias, o analista deve lembrar que a alteração de um sistema 53 pode originar alguns problemas, os quais

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA C – Implementação do novo sistema O analista deve estar bastante atento nessa etapa, pois é na implementação que muitos sistemas bem projetados falham, deixando de entrar em funcionamento ou são implementados sem o adequado controle. O sistema só deve entrar em operação quando se verificar que não contém erros e que os usuários estão familiarizados com seu funcionamento. Isso implica 54 testes completos e adequados.

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA C – Implementação do novo sistema Nessa fase, alguns aspectos devem ser obedecidos, tais como: utilização adequada e sistemática da técnica formal de planejamento e controle da mudança efetuada, por motivo do novo sistema; estabelecimento de objetivos e resultados para cada pessoa envolvida no projeto; e assegurar a realização de todas as fases do trabalho de acordo com os padrões estabelecidos. 55

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA C – Implementação do novo sistema As orientações para testar o sistema são: testar cada módulo do sistema separadamente; utilizar dados reais, além dos dados de teste; executar um processamento em paralelo, antes do processamento definitivo; testar o sistema como unidade; fazer com que os usuários testem o sistema; Incluir dados de outros sistemas totalmente diferente, para se certificar se são, realmente, rejeitados; e convencer os auditores da empresa a testar 56o sistema.

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA C – Implementação do novo sistema O analista deve acompanhar os usuários durante um período de tempo até que o sistema funcione perfeitamente. No fim dessa fase, o analista deverá dispor de: manual completo do novo sistema; treinamento dos usuários; e Novo

sistema

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devidamente

ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO O trabalho do analista não termina quando o sistema se torna operacional e livre de erros. Após essa etapa, o analista deve realizar a fase de avaliação. O analista deve comparar os resultados alcançados com os anteriormente previstos, sendo que as variações significativas devem ser investigadas, visando determinar as causas. Para maiores facilidades, o analista 58 pode adotar as seguintes metodologias

ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO A – Quanto ao acompanhamento do funciona-mento do sistema, o analista deve: fixar pontos de controle no sistema; especificar os critérios para avaliar a freqüência do controle nos pontos considerados; entrevistar os usuários do sistema e investigar quais problemas ou melhorias o sistema está trazendo; e efetuar todos os ajustes necessários e de forma adequada. 59

ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO B – Quanto à avaliação, o analista deve: preparar um programa de trabalho para as atividades de auditoria; fazer uma auditoria adequada; entrevistar os usuários e anotar os problemas e/ou sugestões; documentar os pontos e os aspectos a serem analisados; e preparar um relatório sobre a auditoria e as soluções recomendadas. 60

ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO No fim dessa fase, o analista deverá ter: um programa de acompanhamento que especifique a sistemática de controle e avaliação a ser realizada; e o registro de ajustes efetuados e modificações necessárias ou convenientes, mas não efetuadas por não serem oportunas, por alguma razão identificada. 61