Verslag gewestvergadering 04/02/09 - Zulte Aanwezig : Zulte, Nazareth, Vinkt, Olsene, Kruishoutem, Deurle, Petegem, Deinze, Marlies Verontschuldigd: Leen, Charlotte, Pieter Afwezig: Aalter, Lotenhulle, Poeke 1 Vorig verslag Was weer te laat, excuses daarvoor. … zal/mag in de toekomst niet meer voorvallen Verder geen opmerkingen 2 Vorige activiteiten a Kindernamiddag Werd uitgesteld omwille van te weinig groepen die aanwezig zouden zijn. We willen dit in de toekomst vermijden !! We hadden aan de groepen gevraagd hun jaarplanning door te sturen om nieuwe datum vast te leggen, enkel Nazareth heeft dit gedaan ! Andere groepen doen dit zo snel mogelijk ! Als we kindernamiddag willen laten doorgaan moet er snel een nieuwe datum worden vastgelegd ! 3 Komende activiteiten a 6-7– 8 Februari 2009 : Gewestweekend Voor wie ? 15 en 16 jarigen Werkgroep : Bernard, Thomas, mannen van Olsene, Skrin Locatie in orde : Warande in Wetteren Thema: het leven zoals het is : de boerenstiel Over de activiteiten wil de werkgroep nog niet veel kwijt; wel zal er de vrijdagavond een soort dropping zijn; voorzie voor jullie groep fluovestjes ! Wees vrijdag op tijd ( 18u30 ) aan het station van Deinze, de trein wacht niet ! Zondag zijn we terug om 14u38 in Deinze Kookploeg: Marlies, Lien, Robin ( Vinkt ) en 2 mannen van Zulte ( Dries en Thijs ) => zijn er vegetariërs ? Zoja, geef dit nog door aan Marlies ! Medewerkers : Zulte en Olsene; 7 in totaal Gaan mee: Vinkt ( 12 leden + 2 leiding ) , Olsene ( 14 leden + 1 leiding ) , Kruishoutem ( 3 leden + 1 leiding ) , Nazareth ( 11 leden + 2 leiding ). Jammer dat er opnieuw zo weinig groepen deelnemen ! Gelieve in de toekomst ook vroeger te melden als je als groep niet
meekan/meegaat. We hebben dit jaar een dure locatie voor 100 personen geboekt en zullen dus verlies leiden; dit kan vermeden worden als we vroeger op de hoogte zijn van hoeveel groepen er ongeveer meegaan !!! De groepen moeten zo snel mogelijk het inschrijvingsgeld betalen ! € 30 per leiding/lid en € 15 per medewerker ! Afspraken - Wees verantwoordelijk voor je eigen groep, het is niet omdat medewerkers een spel leiden dat er van de leiding niet verwacht wordt enthousiast mee te doen en zijn/haar ledengroep een beetje te leiden - Hou de lokalen netjes zo is er minder opkuis de zondag ( die trouwens door de groepen zelf wordt gedaan ! ) - De leden kunnen ook opmerkingen krijgen van andere leiding, eventuele straffen wel afspreken met de leiding van de leden waarover het gaat. - Leden en leiding roken enkel na de maaltijden op een daarvoor afgesproken plaats (niet in de buurt van de andere leden), geen alcohol, geen drugs! - Leiding mag ’s avonds drinken en roken maar hou je verantwoordelijkheid. - Leden die zich niet aan de regels kunnen houden (qua drank, drugs of vandalisme), kunnen worden naar huis gestuurd. Heeft de inbreuk plaats midden in de nacht, dan wordt het lid apart te slapen gelegd en ’s anderendaags naar huis gestuurd in het bijzijn van een leider(ster) en een organisator van het weekend. - Medewerkers/leiding die hun boekje te buiten gaan, kunnen ook naar huis gestuurd worden en dan moet de groep maar voor vervangende leiding zorgen of verder doen met één leiding minder. Dit gaat dan wel bv over “zat” zijn of druggebruik. Dit zal beslist worden in samenspraak met zijn/haar medeleiding. - Deze regels zijn misschien wat streng maar we willen ze toch opstellen om discussies tijdens het weekend tussen de groepen onderling te vermijden. We moeten op één lijn zitten met alle groepen. - GEEF DEZE REGELS AUB DOOR AAN DE LEDEN EN LEIDING DIE MEEGAAN OP WEEKEND !!! b 21 maart 2009: Talentenjacht Werkgroep : Pieter, Marlies, Charlotte, Leen voegt zich toe ! Datum 21 maart ! Locatie wss de Rekkelinge in Deinze ( wordt via KSA Deinze aangevraagd omdat het goedkoper is voor verenigingen binnen de gemeente ). Als deze locatie niet doorgaat vrezen we te moeten kiezen voor Brieljant. De locatie blijkt bij nader inzicht mss toch niet zo ideaal ( niet geschikt voor optredens + veel geld afgeven voor de drank ) ; mss moet nog eens gekeken worden voor een andere zaal; voorstellen: Ter wilgen ( Deinze ) , ’t Knip ( Zulte ), Sint – Martinus ( Deinze )
Affiches en flyers worden gedrukt; kaarten gekopieerd Promo ook via Facebook en myspace Bands die zich willen kandidaat stellen: zo snel mogelijk een mailtje naar Marlies of Pieter ( Deurle had een kandidaat ? Ook Deinze luistert eens bij hun bandjes !! ) Bands die vorig jaar niet hebben deelgenomen ( tenzij andere bezetting of nieuwe nummers ) Bands moeten link hebben met ksa ( leiding of oud-leiding maken deel uit van de band ) 1 DJ voor afterparty : DJ Esmorite ( Gertjan Verstraete – KSA Vinkt )
4 Financieel DRINGEND: ksa Olsene dient nog € 40 te betalen voor soccerbbq !!! Vinkt moet nog € 25 betalen voor dropping ! ( 5 personen ) 5 Post en varia Tracht als werkgroepje op een gewestactiviteit foto’s te nemen voor website ! Deinze wil patrouilletenten aankopen en zoekt nog groepen die ook geïnteresseerd zijn om een samenaankoop te doen.
6 Nieuws uit de provincie Groepsinschrijving gamel moeten binnenzijn binnen zijn voor 20 februari ! Samenaankoop sjorhout ( meer info via de groepszending ) Via www.ksjoostvlaanderen.be kan je vanaf heden al jouw activiteiten ingeven op de online kalender Gratis tentzakken te verkrijgen op het secretariaat (
[email protected] ) 7 Nieuws uit de groepen Nazareth - 20 februari : dropping - 7 – 8 maart eetfestijn - 28 maart 80 - 90 Deurle - 14 maart : Body Language Petegem - 13 maart : quizavond - 14 maart : muurfuif Deinze: - 20 februari: quizavond - 21 februari: ouderavond - 4 april: soiree in brielpoort !
Kruishoutem - 21 februari: jenevertocht - 27 – 28 maart : filmfestival Vinkt - De leiding verhuurt zichzelf per duo ten voordelen van het goede doel. Meer info op www.payforpleasure.be - 14 februari filmfestival - 28 februari eetfestijn - 28 maart : feestweekend ter ere van 35 jarig bestaan Olsene - Ooit filmavond gevolgd door fuif ( ergens in maart of april )
Volgende vergadering woensdag 4 maart 2009 in Kruishoutem