Zoho Mail

November 2009 Erste Ausgabe

CNETZ.NET

ZOHO MAIL

©cnetz.net | Logo: ZohoCorp Inc.

Inhaltsverzeichnis Über Zoho......................................................................................................... 3 Zoho Mail .......................................................................................................... 4 Die Registrierung ....................................................................................... 5 Die Oberfläche ................................................................................................. 6 Zoho Mail Einstellungen ............................................................................9 E-Mail senden als ................................................................................. 10 Layout anpassen .................................................................................. 10 Optionen zum Verfassen ..................................................................... 11 Beschriftungen .................................................................................... 11 Anti-Spam Filter .................................................................................. 12 Die erste Nachricht schreiben ........................................................................ 13 Smileys ................................................................................................ 14 Vorlagen speichern .............................................................................. 15 Anhänge anhängen.............................................................................. 15 Nachricht abschicken ........................................................................... 16 Die erste Nachricht empfangen ..................................................................... 16 Beantwortung von E-Mails ............................................................................. 17 Ablegen oder verschieben von Nachrichten ................................................. 18 Zoho Mail mit eigener Domain nutzen .......................................................... 19 Für die Geschäftsversion registrieren....................................................... 19 Über diesen Ratgeber .....................................................................................22

Über Zoho Zoho (ehemals AdventNet Inc.) bietet unter anderem webbasierte Bürolösungen an. Das bekannteste Produkt ist dabei zoho.com, eine webbasierte Online-Suite für Privatpersonen und Firmen. Hauptunterschied ist dabei die Einschränkung des Funktionsumfangs. So können Privatanwender, die die kostenfreie Variante von Zoho.com benutzen, beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl an Benutzerkonten anlegen. Mehr Konten kosten dann eine Jahresgebühr. Für den Privatgebrauch ist die kostenfreie Variante von Zoho.com jedoch mit Sicherheit ausreichend. Firmen werden sicher gern 5 Euro pro Benutzerkonto pro Monat investieren.

Zoho Mail

ist die E-Mail Lösung von Zoho.com. Man kann in der kostenfreien Variante die eigene (bereits vorhandene) Domain aufschalten oder einfach eine neue @zoho.com E-Mail Adresse einrichten.

Postfachgröße: Anzahl der Benutzer: Abrufmöglichkeiten:

1 Gigabyte Postfachgrösse pro Benutzer maximal 10 Benutzer kostenfrei webbasiert, POP3, IMAP4

Wer mehr Speicherplatz benötigt, kann schon für $5 US-Dollar pro Monat (oder $50 pro Jahr) die Profivariante buchen. Dort gibt es dann stolze 25 GB E-Mail Speicherplatz.

Mehr Informationen unter http://www.zoho.com/business/pricing.html

Die Registrierung Es gibt zwei Möglichkeiten sich bei Zoho zu registrieren. Die einfachste ist mit einem bereits vorhandenen Konto bei einem Drittanbieter (Google oder Yahoo!). Mit deren OpenID wird die Anmeldung vereinfacht.

Wer weder ein Google Konto noch ein Yahoo Konto besitzt, muß sich komplett neu anmelden:

Nach dem Ausfüllen ist man auch schon stolzer Besitzer einer @zoho.com E-Mail Adresse. Der Benutzername (Username) ist der erste Teil dieser neuen Adresse. Sofort nach der Registrierung ist man auch schon im neuen Postfach. Standardmässig ist es in englischer Sprache. Unter https://accounts.zoho.com/u/h kann man im Untermenü „Personal Information“ die Sprache von Englisch auf Deutsch umstellen. So wird Zoho Mail dann in der Heimatsprache angezeigt. Die Übersetzung ist jedoch noch nicht vollständig abgeschlossen und so können noch vereinzelte Wörter in Englisch vorkommen. Aber keine Panik, alle Begriffe werden in diesem Ratgeber ausführlich erklärt. Unter Umständen muß man sich kurz ab- und wieder anmelden, damit die Sprachänderungen auch durchgeführt werden.

Die Oberfläche

Die E-Mail Hauptoberfläche wirkt sehr einladend und vor allem auch übersichtlich.

Vergleicht man Zoho Mail mit Yahoo!Mail, Gmail oder gar Hotmail erkennt man einen gravierenden Unterschied. Zoho Mail bietet eine hierarchische Ordnerverwaltung an. Man kann also nicht nur Hauptordner einrichten sondern auch Unter- und Unterunterordner. So findet man garantiert alles in Rekordzeit wieder und das Postfach bleibt aufgeräumt.

Damit sich Google Mail Nutzer aber auch wohl fühlen, hat Zoho parallel auch Beschriftungen eingeführt. Richtig gelesen. Zoho Mail bietet echte hierarchische Ordner und Beschriftungen (Labels). Lobenswert: Man kann Nachrichten in einen Ordner ablegen und zustätzlich noch mit einer Beschriftung versehen. Speziell bei großen Postfächern verliert man dennoch schnell die Übersicht. Man stelle sich folgendes Szenario vor: Man hat 200 Ordner mit jeweils 10 Unterordner erstellt und möchte sehen welche Nachrichten noch ungelesen sind. Auch dafür hat Zoho eine Lösung. Links unten werden beispielsweise ungelesene Nachrichten angezeigt. Ein Klick darauf und schon werden alle ungelesenen Mails aus allen Ordnern übersichtlich auf einem Blick dargestellt. Einfacher kann es schon gar nicht mehr gehen, oder?

In der oberen Navigation kann man mit einem Klick auf zu anderen Zoho Diensten wechseln. Man kennt es vielleicht schon von Google. Unterschied: Während Google nur „handverlesene“ Dienste eingebaut hat, zeigt Zoho wirklich alle Zoho Dienste dort an. gibt es natürlich auch. Und das auch nicht zu knapp. Dieses Menü ist ebenfalls über die oberste Navigationsleiste aufrufbar. Mehr dazu später in diesem Ratgeber.

Eine Neue E-Mail schreiben ist selbsterklärend. Über dem Posteingang gibt es 7 verschiedene Knöpfe. Einer davon: Verfassen. Wenn man mit der Maus über die Knöpfe fährt, erhält man eine Information zum jeweiligen Knopf. Neue Nachrichten kann man auch mit dem Tastaturkurzbefehl „C“ schreiben. Drücken Sie doch einfach mal die Taste c auf Ihrer Tastatur.

Standardmässig werden neue Nachrichten als „Tab“ in der E-Mail Oberfläche angezeigt. Das hat den Vorteil, dass man auch mehrere Nachrichten parallel öffnen kann. Schliessen kann man einzelne Nachrichten mit Klick auf das „x“ am Ende des Tabs.

Ein Klick mit der rechten Maustaste und schon öffnet sich ein Nachrichtenmenü. Die meisten Funktionen sind selbsterklärend. „Edit As New“ bedeutet, dass man die empfangene Nachricht öffnen, nachbearbeiten und wieder abspeichern kann. Beispielsweise um Ergänzungen zu machen. Am Ende jeder Nachricht gibt es drei kleine Bildchen ( ). Das erste Bild zeigt an, ob die Nachricht noch ungelesen oder bereits gelesen wurde (erkennt man auch daran, dass die Nachricht noch fettgedruckt ist), das zweite Bildchen meldet die Nachricht als unerwünschte Nachricht an den selbstlernenden Spamfilter und das letzte Bildchen entfernt die Nachricht.

Zwischen der linken Navigation und dem Posteingang gibt es eine vertikale Linie. Diese trennt die Navigation einfach nur ab. Wem die Navigation also zu viel (oder auch zu wenig) Platz wegnimmt, kann die Linie einfach nach links oder rechts ziehen und schon hat man mehr (oder weniger) Platz. Ganz links unten gibt es eine kleine Leiste mit verschiedenen Bildern. Das erste Bild zeigt das eigene (Zoho)Profil an, das zweite Bild würde etwaige Benachrichtigungen anzeigen und das letzte würde Kontakte (aus dem Adressbuch) anzeigen, welche ebenfalls Zoho benutzen. Mit diesen könnte man dann in Echtzeit direkt aus der E-Mail Oberfläche plaudern. Schon jetzt bietet Zoho mit Zoho Chat (chat.zoho.com) einen MultiMessaging Dienst (also einen Dienst mit dem man alle großen ChatNetzwerke, wie MSN, AOL, ICQ, Yahoo und Co. erreichen kann). Später kann man diesen Dienst dann mit der Zoho Mail Oberfläche verknüpfen und auch die anderen Netzwerke aus der Mailoberfläche erreichen.

Zoho Mail Einstellungen

Das Einstellungsmenü von Zoho Mail erreicht man mit einem Klick auf in der obersten Navigation. Hier gibt es die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

E-Mail senden als

Die erste Einstellung ermöglicht die Änderung der Absenderkennung. Haben Sie zum Beispiel (noch) eine E-Mail Adresse bei einer anderen Firma? Diese könnten Sie hier dann hinterlegen.

Layout anpassen

Wie der Name bereits sagt, In den Layout-Einstellungen gibt es Möglichkeiten die Optik oder besser gesagt das Layout ein wenig anzupassen. Wieviele E-Mails sollen standardmässig angezeigt werden, soll der Posteingang beim Aufruf der E-Mail Oberfläche gezeigt werden oder doch lieber nur alle ungelesenen Nachrichten? Wollen Sie E-Mails in einem ganz neuen Fenster öffnen oder in einem Tab direkt in der E-Mail Oberfläche?

Optionen zum Verfassen

Möchten Sie lieber neue Nachrichten in einem eigenen Tab in der Mailoberfläche schreiben oder direkt in einem ganz neu geöffneten Browserfenster? Wie wollen Sie E-Mails weiterleiten? Als Dateianhang oder „inline“, also im E-Mail Text? Der Postausgang ist interessant. Hier lässt sich festlegen, ob eine Nachricht nach dem Absenden erst im Postausgang für eine bestimmte Zeit gespeichert wird oder wirklich sofort abgesendet wird. Wozu das Ganze? Manchmal kommt einem nach dem Schreiben der Nachricht ja noch eine Ergänzung in den Sinn und man wünscht sich, dass man die E-Mail noch nicht abgeschickt hat. Eine ähnliche Funktion bietet auch Google Mail. Allerdings werden die Nachrichten dort maximal 10 Sekunden zwischengespeichert, was so eine Funktion eher nutzlos macht. Beschriftungen Die Beschriftungen (Labels) kann man frei beschriften. Wichtige E-Mails, „zu erledigende“ E-Mails und so weiter. Es reicht dann aus die Nachricht aus dem Posteingang einfach per Drag and Drop mit der Beschriftung zu versehen.

Anti-Spam Filter Zoho Mail besitzt bereits einen guten und vor allem selbstlernenden AntiSpam Filter. Dennoch kommt vor, dass man die eine oder andere E-Mail durchrutscht und so im Posteingang landet. In den Einstellungen gibt es die Möglichkeit einzelne E-Mail Adressen oder gar ganze Domains auf eine schwarze Liste zu setzen. Diese werden dann garantiert nicht mehr zugestellt.

Wer lieber nur E-Mails von bekannten Absendern annehmen möchte, der kann in der „Weissen Liste“ (White List) auch nur gewünschte Absender eintragen. Alle anderen werden gar nicht erst zugestellt.

E-Mail Konten Unter E-Mail Konten verbirgt sich die Funktion externe Drittkonten durch Zoho Mail abrufen zu lassen. Haben Sie vielleicht noch eine @hotmail.com Adresse oder andere POP3-fähige Mailkonten?

Einfach die Daten des vorherigen Hauptanbieters eintragen und Zoho Mail ruft diese dann per Knopfdruck ab. Verschicken kann man wunschweise dann auch noch über den SMTP-Server des alten Anbieters.

Und da SSL-Verbindungen im Trend liegen (Google Mail, Hotmail, etc.) wird bei Zoho Mail auch auf diese Funktion nicht verzichtet. Abrufen kann man die Nachrichten des externen Kontos dann mit einem Klick auf im Hauptfenster der E-Mail Oberfläche.

Die erste Nachricht schreiben Nun wurde das äußere Erscheinungsbild von Zoho ausführlich beschrieben. Zudem wissen Sie auch wie man Einstellungen verändert. Was nützt jedoch die beste Mailoberfläche, wenn man nicht weiss wie man eine E-Mail schreiben und verschicken kann? Wechselt man zurück zur Hauptoberfläche (z.B. dem Posteingang) reicht ein Klick auf Verfassen um ein neues Nachrichtenfenster zu öffnen.

Standardmässig gibt es 4 verschiedene Felder. Das Absenderfeld (Von), das Empfängerfeld (An), das Kopiefeld (Cc) und das Betreff-Feld (Betreff oder Subject genannt). Achten Sie bei neuen Nachrichten immer auf ein

aussagekräftiges Betreff-Feld, damit der Empfänger am Besten in seinem Posteingang schon vor dem Öffnen der Nachricht weiss, um welches Thema sich die E-Mail handelt.

Hier ein Beispiel einer neuen E-Mail Nachricht mit Zoho. Es stehen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Fett, Kursiv, etc. Wem die Schriftart nicht gefällt, hat die Qual der Wahl aus 9 verschiedenen Schriftarten. Eine wird schon dabei sein, die Ihnen gefällt, oder?

Smileys

Natürlich dürfen auch die kleinen Smileys nicht fehlen.

Direkt über dem Absenderfeld haben Sie außerdem die Möglichkeit bereits gespeicherte Kontakte (E-Mail Adressen) aus dem Adressbuch auszuwählen. So sparen Sie sich das Schreiben der E-Mail Adresse. Vorlagen speichern Schreiben Sie des öfteren mehr oder weniger die gleiche Nachricht und brauchen eine Vorlage? Kein Problem. Schreiben Sie einfach die gewünschte Nachricht vor und klicken anschließend auf oben über dem Absenderfeld. Schon wurde die Nachricht als Vorlage gespeichert und befindet sich im Ordner Ordnerübersicht ganz links. Anhänge anhängen Es gibt verschiedene Möglichkeiten

in der

Dateianhänge der Nachricht

beizufügen. Entweder klicken Sie auf und wählen die gewünschte Datei von Ihrer Festplatte aus oder Sie klicken auf „Aus Dokumente anhängen“. Dann wird die „Zoho Festplatte“ nach Ihren bereits gespeicherten Dokumenten durchsucht. Das macht natürlich nur Sinn, wenn Sie bereits bei Zoho Dokumente (z.B. Tabellen oder sonstige Dateien) abgespeichert haben.

Nachricht abschicken Alles soweit fertig? Dann kann die Nachricht ja abgeschickt werden. Kontrollieren Sie lieber ein zweites Mal die Empfängerangaben. Hat sich dort kein Fehler eingeschlichen, reicht ein Klick auf . Je nach Einstellung (siehe Postausgang oben im Ratgeber) wird die Nachricht zwischengespeichert oder sofort abgeschickt.

Die erste Nachricht empfangen Vielleicht haben Sie ja Glück und der Empfänger der eben geschriebenen Nachricht antwortet Ihnen sofort. Dann sieht Ihr Posteingang in etwa wie folgt aus:

Fettgedruckt bedeutet, dass die Nachricht noch nicht gelesen wurde. Ein Klick auf das Betreff der Nachricht zeigt dann die empfangene Nachricht unten an:

Möchten Sie die Nachricht lieber übersichtlicher in einem neuen Tab (Register) öffnen, reicht ein Rechtsklick auf die Nachricht und die Auswahl von funktioniert aber auch.

. Ein Druck auf die Taste „t“ auf der Tastatur

Beantwortung von E-Mails Möchten Sie die eben gelesene E-Mail beantworten, brauchen Sie nur auf „Antworten“ zu klicken und schon haben Sie die Antworteingabemaske. Diese erinnert Sie mit Sicherheit an die Maske beim Schreiben neuer E-Mails. Unterschied: Der Empfänger wurde hier nun schon eingetragen.

Ein Klick auf

schickt Ihre Antwort dann an den Absender zurück.

Ablegen oder verschieben von Nachrichten

Damit Ihr Posteingang immer schön übersichtlich bleibt, sollten alle empfangenen Nachricht verschoben werden. Man kann die Nachricht per Drag & Drop (also dem Anklicken der Nachricht und dem anschliessenden Verschieben in den Wunschordner – ohne dass man die Maustaste loslässt) in den gewünschten Ordner schieben.

Probieren Sie es einfach mal aus Wichtig: Erst die Maustaste loslassen, wenn auch der gewünschte Zielordner markiert ist. Nun loslassen und schon befindet sich die Nachricht im jeweiligen Ordner. Wer mit der Maus gar nicht umgehen kann, auch kein Problem. Es gibt ja auch noch den Knopf

Zoho Mail mit eigener Domain nutzen Sind Sie stolzer Besitzer einer eigenen Domain (z.B. ihrname.de) und möchten Sie diese Domain gerne mit Zoho Mail benutzen? Weiter oben im Ratgeber wurde beschrieben, wie Sie denn vorhandene POP3-Konten mit Zoho Mail abrufen können. Vielleicht bietet Ihnen Ihr Anbieter aber kein POP3 Postfach an? Sofern Sie Zugriff auf den Nameserver besitzen, können Sie Ihre Domain aber auch bei Zoho Mail aufschalten. Dazu muss nur der entsprechende MX-Record (der Datensatz für die Zustellung von E-Mails) im Nameserver geändert werden.

Für die Geschäftsversion registrieren Bei http://personal.zoho.com/biz/index.do können Sie sich für die Zoho Mail Geschäftsversionen registrieren. nennt es sich in der Oberfläche. Die ersten 10 E-Mail Konten sind absolut gratis. Da die wenigsten Privatpersonen mehr als 10 E-Mail Konten benötigen, geht Zoho davon aus, dass dann ein geschäftlicher Einsatz erfolgt und berechnet für weitere Konten 5 US-Dollar pro Monat. 10 Konten sind aber mehr als ausreichend, oder?

Im Registrierungsmenü vergibt man als erstes einen Namen für die eigene „Organisation“. Nach ein paar Sekunden geht es dann weiter zur „Systemsteuerung“. Hier kann man weitere E-Mail Konten einrichten aber auch weitere Domains hinzufügen.

Wechseln Sie einfach auf der linken Seite auf aus,

wenn

Sie

und wählen bereits

eine

eigene

Internetdomain besitzen.

Im folgenden Fenster geben Sie den entsprechenden Domainnamen ein. Z.B. meinedomain.de und klicken auf hinzufügen. Sofort danach erscheint dann die eben eingetragene Domain im Kundenmenü.

Weiter rechts steht dann

zur Auswahl.

Ein Klick auf öffnet das Verifizierungsfenster. Befolgen Sie die dortigen Schritte (z.B. Anlegen eines neuen CNAME-Records) und klicken nach der Durchführung auf Überprüfen.

Nach erfolgreicher Verifizierung kann man dann auch eigene E-Mail Adressen in Form von [email protected] erstellen und über Zoho Mail nutzen. Zusätzlich hat man automatisch Zugriff auf weitere Zoho Dienste, wie die Zoho Büroanwendungen (Online Textverarbeitung, Online Tabellenkalkulation, etc.). Unter „Allgemein“ (in der linken Navigationsseite) hat man dann die Möglichkeit sich eine Wunsch-Portaladresse auszudenken. Diese hat den Aufbau von wunschadresse.business.zoho.com. Hat man seine Wunschadresse max genannt, so kann man sich unter max.business.zoho.com zukünftig anmelden um seine E-Mails abzurufen.

Nach dem Login hat man automatisch auf der linken Seite neben der gewohnten E-Mail Ordneransicht ein weiteres Navigationsmenü. Ein sogenanntes Schnellaufrufmenü. Ein Klick und schon kann man einzelne Zoho Dienste aufrufen.

Über diesen Ratgeber Dieser Ratgeber steht zum kostenfreien Download bereit.

Selbstverständlich können Sie diesen Ratgeber jederzeit ausdrucken und auch an Freunde oder Bekannte kostenfrei weiterleiten.

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