Workflow Y Groupware

Workflow El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri. Las redes de Petri representan una alternativa para modelar sistemas, sus características hacen que, para algunos problemas las redes de Petri funcionen de una manera natural. Las PN como ahora conoceremos a las redes de Petri (Petri Net) fueron inventadas por el alemán Karl Adam Petri en 1962. En su tesis doctoral “kommunikation mit automaten” (Comunicación con autómatas), establece los fundamentos para el desarrollo teórico de los conceptos básicos de las PN. Las PN son consideradas una herramienta para el estudio de los sistemas. Con su ayuda podemos modelar el comportamiento y la estructura de un sistema, y llevar el modelo a condiciones límite, que en un sistema real son difíciles de lograr o muy costosas. Ejemplo: Se tiene una sola línea para atender a 100 clientes. Los tiempos de llegada de los clientes serán valores sucesivos de la variable aleatoria ta, los tiempos de servicio están dados por la variable aleatoria ts, y N es el número de servidores. Este modelo en su estado inicial tiene la cola vacía y todos los servidores en estado de espera. La red de Petri para este escenario se muestra en la figura 2.7. Figura 2.7: Ejemplo de una red de Petri

Los estados están etiquetados con letras mayúsculas y las transiciones con minúsculas. Las etiquetas de los sitios también serán usados como las variables de cuyos valores son los tokens. Las aristas tienen etiquetas que podrían representar las funciones de transición, las cuales especifican el número de tokens eliminados o agregados cuando una transición es activada. El estado A inicialmente contiene la llegada de 100 clientes; el sitio B evita que los clientes entren más de una vez; el sitio Q es la fila que realizan los clientes cuando tienen que esperar a que se les atienda. El estado S es donde los servidores ociosos esperan la oportunidad para trabajar, y el sitio E cuenta el número de clientes que abandonan el sistema. El estado inicial implica que los sitios tengan los siguientes valores: • A = 100 •B=1 •Q=0 •S=N •E=0 La transición a sirve para modelar a los clientes que entran al sistema y la transición b modela a los clientes cuando están siendo atendidos.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo. Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad: •

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Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo. Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Actividades de coordinación. un conjunto de usuarios trabajan en correlación sobre un punto en particular coordinando sus actividades.

Objetivos de un sistema de workflow • • • • • •

Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información. Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan. Facilitar la movilidad del personal. Soportar procesos de reingeniería de negocio. Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Sistemas de workflow El propósito de los sistemas de workflow, o BPMS (Business Process Management Systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias. Existen en el mercado varios productos como ser FlowMind, openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc.

Groupware

Software colaborativo(groupware en inglés) se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (Internet o intranet).

Historia En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por el programa informático de Lotus con la aplicación popular Lotus Notes relacionado con un servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS. Ejemplo: El programa informático que utiliza Wikipedia es un programa informático colaborativo que además es software libre por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social.

Tipos de colaboración El software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo. •

Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: o Correo electrónico. o Correo de voz. o Publicación en Web.

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Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración sincrónica), como por ejemplo: o Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.

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Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes. Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video. Salas de Chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.

Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo: o Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. o Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza. o Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia). o Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información. o Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos.