Word

BAHASAN 1 1.1.

PENGENALAN

A.

Tentang Microsoft Word

Microsoft Word adalah sebuah program aplikasi yang digunakan untuk pengolahan kata. Dengan Microsoft Word, dengan mudah kita dapat mengolah sebuah dokumen dan mencetaknya. Untuk memulai Microsoft Word, lakukan langkah berikut: Klik Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2003. Atau klik ganda pada ikon Microsoft Word pada Desktop.

Akan tampil lingkungan kerja dari Microsoft Word. Microsoft Word dibagi menjadi beberapa bagian, seperti yang diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

B.

Title Bar

Title bar adalah batang yang menampilkan judul dari program yang sedang berjalan.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

1

Pada title bar ditampilkan pula ikon program di sudut kiri –yang jika diklik kanan akan menampilkan menu popup “control menu”- dan tiga buah control command (minimize, maximize/restore dan close). Command Minimize digunakan untuk menyembunyikan program dan menyimpan pada task bar dengan bentuk tombol (button). Maximized digunakan untuk mengubah tampilan ukuran program satu layar monitor. Close digunakan untuk menutup program aplikasi. C.

Menu Bar

Menu bar adalah batang tempat menyimpan menu-menu utama dari program.

Menu adalah kumpulan perintah yang digunakan untuk suatu tujuan tertentu, seperti membuka, menyimpan, menutup dan sebagainya. Menu dilengkapi dengan sebuah huruf yang dapat dijadikan sebagai jalan pintas untuk memanggil menu tersebut melalui tombol pada keyboard. Contoh pada menu File, tampak huruf “F” diberi tanda garis bawah. Ini berarti huruf “F” adalah jalan pintas untuk memanggil menu File. Memanggil menu yang dilengkapi huruf shortcut, dengan cara: tekan tombol Alt pada keyboard, kemudian tekan huruf shortcut tersebut. Gunakan tombol atau pada keyboard, untuk memilih sub-sub menu dari menu utama tersebut. Untuk memilih atau menggunakan sebuah sub menu, tekan tombol Enter pada keyboard. Untuk menghilangkan fokus dari sebuah menu utama, tekan tombol Esc dari keyboard. D.

Tool Bar

Tool bar adalah batang yang menampung ikon-ikon untuk jalan pintas dari pemanggilan sebuah menu tertentu. Contoh untuk perintah menyimpan dokumen, Anda tidak perlu mengklik menu File kemudian Save, tapi cukup dengan mengklik tombol bergambar disket pada tool bar.

E.

Ruler

Ruler adalah batang yang digunakan untuk mengatur batasan (margin) dari sisi-sisi halaman kertas, dapat pula digunakan untuk mengatur jarak indentasi dari sebuah paragraf atau mengatur posisi peletakan sebuah objek (seperti gambar) pada halaman kertas.

Ruler dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan mengklik menu View  Ruler. Ada dua buah ruler pada Ms. Word, yaitu vertical ruler dan horizontal ruler. Pada horizontal ruler, terdapat tiga buah alat pembatas di sisi kiri dan sebuah alat pembatas di sisi kanan. Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

2

Alat pembatas pada sisi kiri yaitu: First Line Indent (letaknya pada sisi kiri atas ruler) digunakan untuk indentasi baris pertama pada sebuah paragraf. Hanging Indent (letaknya pada sisi kiri bawah ruler) digunakan untuk indentasi baris selanjutnya dari sebuah paragraf. Left Indent (letaknya pada sisi kiri bawah ruler di bawah Hanging Indent) digunakan untuk mengatur batas kiri seluruh baris dari sebuah paragraf. Alat pembatas pada sisi kanan yaitu: Right indent (letaknya pada sisi kanan bawah ruler) digunakan untuk mengatur batas kanan seluruh baris dari sebuah paragraf. F.

Scroll Bar

Scroll bar adalah suatu batang yang digunakan untuk mengguluang halaman kertas yang tidak tampak pada layar. Ada dua buah scrool bar, yaitu Vertical Scroll bar dan Horizontal Scroll bar. G.

Status Bar

Status bar adalah suatu batang yang mengandung informasi status atau keadaan suatu program aplikasi yang sedang dijalankan. Status bar berada di bagian bawah jendela aplikasi. Pada Ms. Word, status bar berisi informasi tentang halaman yang sedang dikerjakan, jumlah halaman, posisi kursor, seting bahasa dan sebaginya.

1.2.

MEMULAI MS. WORD

A.

Membuat dokumen baru

Membuat dokumen baru pada Ms. Word terdapat tiga cara: 1. Mengklik menu File  New, pada dialog atau task pane yang ditampilkan, pilih Blank document

2. 3.

Mengklik tombol ikon bergambar Menekan tombol Ctrl + N dari keyboard.

B.

Membuka sebuah dokumen

Membuka dokumen pada Ms. Word terdapat tiga cara: 1. Mengklik menu File  New 2. Mengklik tombol ikon bergambar 3. Menekan tombol Ctrl + O dari keyboard Akan ditampilkan kotak dialog Open.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

3

Tentukan/pilih alamat dokumen yang akan dibuka. Klik tombol Open atau klik ganda pada nama dokumen. C.

Menyimpan sebuah dokumen

Menyimpan dokumen pada Ms. Word terdapat tiga cara: 1. Mengklik menu File-Save 2. Mengklik tombol ikon bergambar 3. Menekan tombol Ctrl + S dari keyboard Akan ditampilkan dialog Save As.

Tentukan/pilih alamat penyimpanan dokumen. Setelah Anda melakukan penyimpanan, untuk penyimpanan selanjutnya tidak akan ditampilkan dialog Save As ini. Dialog Save As dapat Anda tampilkan jika Anda ingin menyimpan file dengan nama lain, dengan cara: klik menu File  Save As... atau tekan tombol F12 pada keyboard.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

4

BAHASAN 2 2.1.

MEMFORMAT TEKS

Memformat teks adalah mengubah bentuk teks dari standar yang ditentukan. Sebelum memformat teks seperti menebalkan, mememiringkan, menggarisbawahi, mengubah jenis font atau mengubah ukuran font, Anda harus memblok teks yang akan diformat tersebut. A.

Menghapus teks

Untuk menghapus sebuah karakter (huruf, angka atau simbol) yang berada di belakang kursor, tekan tombol BackSpace, untuk menghapus sebuah yang berada di depan kursor, tekan tombol Delete. Untuk mengapus satu kata, tekan tombol Ctrl+BackSpace atau Ctrl+Delete. B.

Memblok teks dengan mouse

Tempatkan pointer di awal teks, kemudian tekan tombol kiri mouse gerakkan mouse ke kanan atau ke bawah sampai pada akhir teks yang akan di format. Atau untuk memblok sebuh teks, tempatkan pointer di antara sebuah teks yang akan diblok, klik mouse dua kali. Teks yang terblok akan berwarnabelakang hitam.

C.

Memblok teks dengan keyboard

Posisikan kursor dengan tombol anak panah, tekan tombol Ctrl + Shift + sebuah kata yang berada di depan kursor. Tekan tombol Ctrl + Shift +

(untuk memblok

(untuk memblok sebuah

kata yang berada di belakang kursor. D.

Menyalin (Copy), menggunting (Cut) dan menempelkan (Paste) teks

Menyalin (Copy) teks, setelah teks diblok, klik tombol , teks yang diblok sudah tersimpan pada clipboard (clipboard adalah suatu tempat di memori komputer untuk menyimpan suatu data. Data ini bisa berbentuk teks, gambar, file Audio-Video, dan sebagainya). Menggunting (Cut) teks, klik tombol , teks terblok akan hilang. Menempelkan (Paste) teks, klik tombol , teks yang tersimpan pada clipboard akan ditempelkan pada lokasi tergantung dari letak kursor. E.

Menebalkan, memiringkan dan menggarisbawahi

Setelah teks terblok, untuk menebalkan (bold) teks, dengan mouse, klik tombol bergambar , atau dengan keyboard, tekan tombol Ctrl + B atau Ctrl + Shift + B. Untuk memiringkan (italic) dengan mouse, klik tombol bergambar , atau dengan keyboard, tekan tombol Ctrl + I atau Ctrl + Shift + I. Untuk menggarisbawahi (underline) dengan mouse, klik tombol bergambar , atau dengan keyboard, tekan tombol Ctrl + U atau Ctrl + Shift + U. Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

5

F.

Mengubah jenis dan ukuran font

Seperti memformat teks, untuk mengubah jenis dan ukuran form, Anda harus memblok terlebih dahulu teks. Setelah memblok, klik menu Format  Font. Akan ditampilkan dialog Font. Pilih jenis font pada kombo Font. Font style untuk mengubah format teks. Ubah ukuran font dengan mengisikan angka pada text box Size, atau dengan memilih sebuah list di bawahnya.

Untuk mengubah jenis dan ukuran font, juga bisa Anda lakukan cukup dengan memilih jenis dan ukuran pada dua buah kombo yang terdapat pada tool bar.

Font Name

Font Size

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

6

G.

Mengubah efek teks

Ada dua efek penting yang biasa digunakan dalam pembuatan sebuah dokumen, yaitu: subscript dan superscript. Efek subscript adalah efek dimana posisi atas teks lebih rendah dari teks normal dengan ukuran teks lebih kecil. Sedangkan superscript adalah efek dimana posisi atas teks lebih tinggi dari teks normal dengan ukuran teks lebih kecil. Perhatikan contoh di bawah ini Subscript

– Normal – Superscript

H2O M3 Untuk mengubah efek, blok teks yang akan diubah, kemudian klik menu Format  Font… Pada dialog Font, klik tab Font, tandainya checkbox Subscript atau Superscript. Klik OK.

H.

Mewarnai teks

Untuk mewarnai teks, klik tombol dropdown (segitiga kecil) di sisi kanan tombol klik warna yang diinginkan.

, pilih dan

Kalau warna yang Anda inginkan tidak ada pada kotak yang ditampilkan, klik “More Colors…”, maka akan ditampilkan kotak dialog Colors, disini disediakan lebih banyak warna. I.

Mengatur kerapatan atau kerenggangan (Horizontal Spacing)

Untuk mengatur kerapatan atau kerenggangan teks, blok teks, klik menu Format  Font, klik tab Character Spacing. Untuk merapatkan pilih Condensed pada kombo Spacing dan untuk merenggangkan pilih Expanded. Tentukan poin kerapatan atau kerenggangan di text box By:, perhatikan target perubahan yang dihasilkan pada Preview. Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

7

Klik OK untuk menutup dialog. Kerenggangan Kerapatan

J.

Mengatur Vertikal Spacing

Seperti cara mengatur kerapatan atau kerenggangan teks, dengan menampilkan dialog Font, klik tab Character Spacing, ubah kombo Position menjadi Lowered agar teks berada lebih atas dari posisi standard atau Raised agar teks berada lebih bawah dari posisi standard. Raised – Normal –

2.2.

MEMFORMAT PARAGRAF

A.

Mengawali paragraf

Lowered

Untuk mengawali membuat paragraf klik tombol Tab pada keyboard. B.

Perataan teks dan paragraf

Perataan dibagi menjadi empat, yaitu: rata kiri, rata tengah, rata kanan dan rata kiri-kanan. Perataan kiri (Left Align), dengan mouse, klik tombol bergambar tekan tombol Ctrl + L.

, atau dengan keyboard,

Perataan tengah (Center Align) dengan mouse, klik tombol bergambar tekan tombol Ctrl + E.

, atau dengan keyboard,

Perataan kanan (Right Align), dengan mouse, klik tombol bergambar tekan tombol Ctrl + R.

, atau dengan keyboard,

Perataan kiri-kanan (Justify Align), dengan mouse, klik tombol bergambar keyboard, tekan tombol Ctrl + J

C.

, atau dengan

Mengubah spasi vertical dari paragraf Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

8

Untuk mengubah spasi vertical paragraf, blok sebuah paragraf atau tempatkan kursor pada sebuah kalimat yang ada pada suatu paragraf yang akan diubah. Kemudian klik menu Format  Paragraph… klik kombo “Line spacing”, tentukan besar spasi. Klik OK.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

9

BAHASAN 3 3.1.

MENYISIPKAN SIMBOL

Untuk menyisipkan simbol dengan cara: klik menu Insert  Symbol… klik gambar sebuah simbol yang diperlukan.

Ubah Font jika perlu, klik Insert untuk menyisipkannya ke dokumen.

3.2.

BULLETS DAN NUMBERING

A.

Bullets

Bullets digunakan untuk menyisipkan penandaan dari suatu daftar pada suatu dokumen, untuk menggunakannya klik tombol bergambar , pada tool bar. Dengan cara ini, Anda tidak dapat memilih bentuk dari bullet, Anda hanya akan mendapatkan bentuk bullet yang sudah ditentukan Ms. Word. Klik menu Format  Bullets and Numbering... Klik tab Bulleted, klik gambar bullet yang Anda inginkan, atau jika bullet yang diingini tidak tersedia, klik tombol Customize…, klik OK.

B.

Numbering

Numbering tidak berbeda dengan Bullets, jika Bullets adalah penandaan dengan tanda bullets, Numbering adalah penandaan dengan menggunakan angka atau huruf. Untuk menggunakan Numbering klik tombol bergambar , pada toolbar. Atau dengan cara seperti pemanggilan Bullets. Sebetulnya Anda dapat masuk ke Numbering secara otomatis, yaitu jika Anda mengetikkan angka kemudian menekan tombol Tab (pada keyboard), kemudian mengetikkan satu atau beberapa teks dan terakhir menekan tombol Enter.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

10

3.3.

HEADER DAN FOOTER, FOOTNOTE

A.

Header

Header adalah suatu fasilitas untuk membuat letter header (kepala surat), sekali membuat header, maka pada setiap halaman kertas (page) akan ditampilkan header yang telah dibuat. Header terletak di sisi paling atas dari halaman kertas. Untuk membuat Header, klik menu View  Header and Footer.

Ketikkan teks, seperti contoh pada ilustrasi gambar di samping. B.

Footer

Footer sama dengan header, hanya saja posisinya berada di bagian bawah halaman kertas. Untuk membuat Footer, klik tombol , pada tool bar Header and Footer yang mengapung, maka posisi kursor akan aktif di sisi bawah halaman kertas. C.

Footnote

Footnote, adalah suatu cara untuk memberikan catatan kecil pada sebuah teks. Untuk menyisipkan footnote, posisikan kursor di belakang teks yang akan dibubuhi simbol/ tanda footnote. Klik menu Insert  Reference  Footnote…

Tentukan lokasi penempatan, pilihan Bottom of page, akan menempatkan footnote di bawah halaman kertas. Bellow teks, akan menempatkan footnote di bawah teks yang ditandai. End of document, akan menempatkan footnote di akhir dokumen. End of section, akan menempatkan footnote di akhir baris paragraf yang aktif. Tentukan tanda/simbol dari footnote pada kombo Number format:, atau jika tanda yang diinginkan tidak tersedia, tekan tombol Symbol. Terakhir klik Insert.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

11

3.4.

PENOMORAN HALAMAN

Untuk menyisipkan nomor pada halaman, dengan cara: 1. Klik menu Insert  Page Numbers…, untuk menampilkan dialoge Page Number.

2. Tentukan posisi penomoran, di atas kertas (Top of page) atau di bawah kertas (Bottom of page) 3. Tentukan posisi atau letak penomoran, di sisi kiri (Left), di sisi kanan (Right), atau di tengahtengah (Center). Pilihan Inside atau Outside digunakan untuk penomoran seperti format penomoran sebuah buku. 4. Penandaan pada check box Show number on first page, akan menyebabkan penomoran dimulai dari halaman pertama naskah (page 1). Jika check box ini tidak ditandai, penomoran dimulai dari halaman yang sedang aktif. 5. Untuk mengubah format penomoran, klik tombol Format…

6. Bila diperlukan ubah Number format: 7. Start at: digunakan untuk menentukan awal penomoran. 8. Terakhir klik OK di kedua dialog.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

12

BAHASAN 4 4.1.

TABEL (KOLOM DAN BARIS)

A.

Membuat Tabel

Untuk membuat tabel, klik menu Table  Insert  Table... Akan ditampilkan dialog Inseert Table.

Isikan banyaknya kolom yang diperlukan pada text box “Number of columns:” dan isikan banyaknya baris yang diperlukan pada text box “Number of Rows:” “Fixed colom width:”, pilihan (option) Fixed column width digunakan untuk mentetapkan ukuran setiap kolom dan baris. Anda dapat menentukan lebar seluruh kolom dengan menginputkan angka pada text box di sebelah option ini. AutoFit to contents akan menyebabkan lebar colom akan melebar mengikuti panjang teks pada colom tersebut. “Autofit to window” akan menyebabkan ukuran tabel mengikuti lebar halaman (page). “AutoFormat...” digunakan untuk memilih gaya tampilan tabel. Cara lain membuat tabel adalah melalui tombol Insert Table pada Tool Bar. Klik tombol tersebut, kemudian gerakan mouse Anda hingga kotak-kotak kecil yang ditampilkan terblok. Banyak kotak mendatar yang terblok adalah banyaknya kolom yang akan ditambahkan. Sedangkan banyak kotak yang terblok ke bawah adalah banyak baris yang akan ditambahkan.

Batas kolom yang disediakan defaultnya adalah 4 buah kolom dan banyaknya baris yang disediakan defaultnya adalah 5 buah. Anda bisa saja membuat kolom atau baris lebih banyak dari jumlah yang disediakan dengan cara dragging yaitu: klik tombol kiri mouse, tahan mouse dan gerakkan ke arah kanan untuk menambah jumlah kolom, atau gerakkan ke arah bawah untuk menambah jumlah baris. Lepaskan tombol kiri mouse untuk mengaplikasikan ke halaman. B.

Mengubah ukuran kolom

Mengubah lebar kolom: pindahkan pointer mouse ke garis kolom yang ingin diubah lebarnya, hingga pointer berubah bentuk menjadi Vertikal split ( ). Klik tombol kiri mouse, tahan Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

13

geserkan (dragging) ke kiri atau ke kanan, lepas tombol mouse. Cara ini akan mengubah lebar dua buah kolom yang berada diantara baris tersebut tanpa mengubah lebar tabel. Cara lain untuk mengubah lebar kolom adalah dengan mengubahnya melalui ruler. Pindahkan pointer ke bagian vertikal ruler yang berwarna abu-abu sampai pointer berubah bentuk menjadi ( ), dragging ke kiri atau ke kanan. Cara ini akan mengubah ukuran sebuah kolom tanpa mengubah ukuran kolom lainya dan akan menyebabkan lebar kolom berubah. Mengubah tinggi baris: pindahkan pointer mouse ke garis baris yang ingin diubah tingginya, hingga pointer berubah bentuk menjadi Vertikal split ( ). Klik tombol kiri mouse, tahan geserkan (dragging) ke atas atau ke bawah, lepas tombol mouse. Cara lainnya, sama dengan cara mengubah ukuran lebar kolom C.

Menambahkan dan menyisipkan baris dan kolom

Posisi

Untuk menambahkan baris, tekan Tab, tahan, lepas jika jumlah baris sudah sesuai dengan keinginan. Untuk menyisipkan baris, pindahkan kursor di garis kolom paling akhir, tekan tombol Enter. Menyisipkan baris bisa juga dengan: klik menu Tabel  Insert  Rows Above (baris di atas dari baris yang sedang aktif) atau Rows Belows (baris di bawah dari baris yang sedang aktif).

Untuk menambahkan kolom, gerakkan pointer mouse ke sudut kanan atas tabel (sisi luar tabel), klik tombol kiri mouse, sehingga sisi luar dari tabel terblok, klik tombol kanan mouse, pilih menu Insert Columns.

Untuk menyisipkan kolom, pindahkan pointer di atas sebuah kolom, klik tombol kiri mouse sehingga kolom tersebut terblok, klik tombol kanan mouse, pilih menu Insert Columns. Akan bertambah sebuah kolom baru di sebelah kiri dari kolom yang diblok. Bisa juga dengan: klik menu Tabel  Insert  Columns to the Left (kolom di sisi kiri dari kolom yang sedang aktif) atau Columns to the Right (kolom di sisi kanan dari kolom yang sedang aktif)

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

14

D.

Merge cell

Cell adalah pertemuan antara baris dengan kolom. Merge cell adalah menggabungkan dua atau lebih cell menjadi satu cell.

Untuk me-merge cell, blok cell-cell yang akan di-merge, klik tombol kanan mouse, pilih Merge cells. Atau dari menu Table  Merge cells E.

Perataan cell

Setelah di-merge, Anda mungkin ingin mengatur kerataan teks terhadap (garis vertikal atau horisontal) cell. Untuk mengatur perataan, posisikan kursor pada cell yang akan diatur perataannya atau blok cell tersebut, kemudian klik kanan mouse, pilih Cell Alignment, dan pilih jenis perataan yang diinginkan.

4.2.

KOLOM KORAN, DROP CAP DAN WORD ART

A.

Membuat Kolom Koran

Untuk membuat kolom koran: 1. Blok teks yang akan dibuat kolom koran 2. Klik menu Format  Columns... 3. Pilih option jumlah kolom pda frame Presets, atau masukkan jumlah kolom pada text box Number of columns: 4. Tandai check box Line between, jika Anda ingin membatasi kolom dengan garis vertikal. 5. Tentukan lebar dari tiap-tiap kolom dan interval celah (spacing) dari tiap-tiap kolom, pada text box Width dan text box Spacing 6. Equal column width akan menyebabkan lebar dan celah dari kolom sama semuanya. 7. Klik OK

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

15

B.

Membuat Drop Cap

Pernah Anda membaca sebuah cerpen? Jika pernah mungkin anda sering melihat huruf awal dari cerpen tersebut lebih besar dari huruf-huruf berikutnya. Itulah contoh Drop Cap. Untuk membuat drop cap: pindah kursor ke baris awal, atau blok huruf awal dari naskah yang ingin di-drop cap, tampilkan dialog Drop Cap dengan mengklik menu Format  Drop Cap...

Pilih option Dropped, jika perlu ubah jenis Font. Line to drop: digunakan untuk menentukan berapa baris yang ‘termakan’ oleh tinggi dari huruf yang di-drop cap. Distance from text: digunakan untuk mengatur jarak celah antara hurup dropped dengan huruf berikutnya. Klik OK. C.

Membuat Word Art

Word art adalah feature dari Ms. Word untuk menampilkan tulisan dalam bentuk yang lebih menarik. Untuk membuat Word Art, klik menu Insert  Picture  WordArt…, untuk menampilkan dialog WordArt Gallery. Pilih atau klik sebuah option gambar dari gaya word art yang disediakan. Klik OK untuk menampilkan dialog berikutnya.

Ketikkan teks yang Anda inginkan, bila perlu ubah jenis font dan ukurannya. Terakhir klik OK.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

16

BAHASAN 5 5.1.

BORDER DAN SHADING

A.

Border

Border adalah fasilitas untuk memberi bingkai pada paragraf atau pada halaman kertas. Untuk menggunakannya klik menu Format  Borders and Shading… Untuk memberi border pada sebuah paragraf, klik tab Border, klik gambar option Box, tentukan jenis border pada list Style, tentukan ketebalan border pada kombo Width, klik OK.

Untuk memberi border pada halaman, klik tab Page Border, klik gambar option Box, tentukan jenis dan tebal border atau tentukan gaya border yang lain pada combo Art. Klik tombol Options… atur celah antara border dengan teks, pada text box-text box. Atau pilih Text pada combo Measure from:, agar border merapat dengan teks pada halaman. Klik OK pada setiap dialog yang ditampilkan..

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

17

B.

Shading

Shading digunakan untuk memberi warna pada latar belakang teks, kolom, baris, atau sel dari suatu table, dengan cara: blok teks, kolom, baris, atau sel yang akan diberi warna latar belakang, atau posisikan kursor pada sebuah paragraf yang ingin diberi warna latar belakang secara keseluruhan. Tampilkan dialog Borders and Shading, pada dialog, klik tab Shading, pilih warna yang diinginkan, klik OK.

5.2.

MENGGAMBAR PADA MS. WORD

Ms. Word dapat dipergunakan untuk menggambar, seperti membuat kotak, lingkaran, diagram dan lain-lain. Sebelum menggambar, tampilkan tool bar gambar pada jendela aplikasi, dengan cara: klik menu View  Toolbars  Drawing.

Untuk membuat kotak, klik tombol bergambar , tunggu sampai ditampilkan Drawing Canvas. Saya lebih menyarankan untuk tidak menggambar di Drawing Kanvas ini. Lakukan dragging di halaman (page), di luar Drawing Kanvas. Untuk memasukkan teks pada kotak, klik kanan pada kotak, pilih Add Text. Untuk mengatur format objek kotak ini, klik kanan pada kotak, pilih Form AutoShape… . Atur tinggi, lebar, dan lain-lain pada dialog Format AutoShape. Untuk mengubah warna objek (kotak), klik tab Colors and Lines , pilih warna pada kombo Color:, jika ingin men-transparan-kan objek, pilih No Fill. Untuk menghilangkan bingkai (garis), Pilih No Line pada kombo Color: (frame Line). Untuk mengganti warna bingkai, pilih warna yang diinginkan pada kombo Color. Ms. Word punya banyak koleksi bentuk objek gambar (shape), klik tombol dropdown AutoShapes pada tool bar Drawing. Pilih jenis shape yang diinginkan.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

18

5.3.

AUTO CORRECT

Auto Correct adalah fasilitas untuk mengubah teks secara otomatis saat terjadi kesalahan penulisan sebuah teks. Tapi fasilitas ini bisa juga digunakan untuk keperluan lain seperti, pengalihbahasaan, penyingkatan. Seperti contoh cara di bawah ini adalah: memanfaatkan Auto Correct untuk mempermudah pengetikkan. Ikuti langkah berikut ini. 1. Klik menu Tools  AutoCorrect Options…, untuk menampilkan dialog AutoCorrect 2. Ketikkan: ‘yg’ pada text box Replace, ketikkan ‘yang’ pada text box With 3. Tekan tombol Add atau tekan Enter. 4. Ketikkan: ‘dg’ pada text box Replace, ketikkan: ‘dengan’ pada text box With 5. Klik OK Sekarang, pada naskah ketikkan: yg, kemudian tekan Space bar atua tanda baca lain pada keyboard. Secara otomatis ‘yg’ akan berganti menjadi ‘yang’. Cara di atas akan sangat memudahkan Anda dalam pengetikkan kata-kata yang sering ditulis, seperti lainnya: ‘tersebut’, ‘untuk’, ‘dari’, ‘pada’, ‘dan sebagainya’, ‘dan lain-lain’.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

19

BAHASAN 6 6.1.

MAIL MERGE

Mail merge adalah fasilitas untuk menggabungkan dua file dokumen Ms. Word, dengan Mail Merge Anda dapat mengambil data dari file lain. Contoh penggunaan Mail Merge 1. Klik menu Tools  Letters and Mailings…  Mail Merge Wizard… 2. Akan ditampilkan task pane. 3. Pastikan option pada Letters, tandanya Anda ingin menggunakan mail merge untuk membuat sebuah surat. Klik link Next : Starting Document 4. Pastikan option pada Use the current document, artinya Anda ingin membuat surat pada dokumen yang aktif saat ini. Klik link Next: Select Reciepient 5. Pilih option pada Type a new list, klik link Create.. atau link Next: Write your letter, akan ditampilkan dialog New Address List

6. Klik tombol Customize…

7. Pada dialog yang ditampilkan klik lis pada list box Field Name, kemudian klik Delete. Klik list satu persatu dan klik pula Delete. Lakukan hingga list kosong. Klik tombol Add, pada dialog yang ditampilkan ketikkan; Nama, klik OK. Klik Add kembali. Tambahkan dua field baru yaitu: Jabatan dan Alamat.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

20

8. Inputkan data, klik tombol New Entry, ketikkan data berikutnya sesuai kebutuhan. Klik Close, simpan dengan nama Data.

9. Jika ingin menambahkan data klik link Edit recipient list. Pada dialog yang ditampilkan klik Edit. Inputkan data baru dan klik New Entry 10. Pada task pane, klik link Next: Write your letter. 11. Tutup task pane. 12. Mulailah menulis surat. 13. Contoh surat: Ketikkan: ‘Kepada Yth.’ Tekan Enter

Tool bar Mail

Klik tombol , pada tool bar Mail Merge, pilih list Nama, pada dialog yang ditampilkan, klik Insert. Tekan Enter, klik kembali tombol , pilih list Jabatan, klik Insert. Lakukan seperti gambar ilustrasi. 14. Klik tombol , untuk mengaplikasikan hasil merge ke dokumen baru. 15. Anda akan mendapatkan sebuah dokumen baru dengan jumlah halaman sesuai dengan jumlah data yang telah diinputkan dan dengan bentuk format surat yang sama.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

21

BAHASAN 7 7.1.

PENCETAKAN

A.

Print Preview

Sebelum memulai pencetakan periksalah apa yang akan dihasilkan, dengan Print Preview, klik tombol , atau dari menu File  Print Preview. Jika sudah yakin, klik menu File  Print, atau tekan Ctrl + P pada keyboard untuk menampilkan dialog Print.

B.

Menentukan jenis printer

Jika pada komputer Anda terpasang beberapa jenis printer, Anda harus memilih terlebih dahulu nama Printer yang akan Anda gunakan untuk mencetak, klik kombo Name: dan pilih nama printer. C.

Mencetak sebuah halaman

Untuk mencetak sebuah halaman, seperti: mencetak halaman 1 atau halamn 30 dan sebagainya, ketikkan nomor halaman di text box Page:. D.

Mencetak beberapa halaman tertentu

Untuk mencetak beberapa halaman tertentu, perhatikan contoh berikut: • Untuk mencetak halaman 1 kemudian halaman 5, halaman 7, ketikkan: 1,5,7 pada text box Page: • Untuk mencetak halaman 9, 11, 15, 16, 17, 18, 19, 20, ketikkan: 9,11,15-20 pada text box Page: E.

Menggandakan cetakan

Untuk menggandakan cetakan, ketikkan banyaknya penggandaan yang diinginkan pada text box Number of Copies: F.

Mencetak seluruh dokumen

Untuk mencetak seluruh dokumen pilih option All pada frame Page Range.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

22

BAHASAN 8 8.1.

PENGATURAN OPTION

Sebelum memulai membuat sebuah dokumen, sebaiknya, Anda lakukan pengaturan (option) awal sebagai berikut: Klik menu Tools  Options, untuk menampilkan dialog Options. Klik tab General, ubah kombo Measurement unit: menjadi Centimeters. Langkah ini dimaksudkan untuk mengubah satuan pengukuran kertas dan margin (batas kertas) ke dalam Centimeter.

Klik tab Save, ubah kombo Save AutoRecover info every, menjadi 1 menit. Cara ini agar dokumen yang Anda buat akan disimpan secara otomatis dalam file Recovery tiap 1 (satu) menit.

Klik tab File Locations, jika perlu, klik list Document, kemudian klik tombol Modify, langkah ini dilakukan jika Anda ingin menyimpan dokumen pada suatu folder yang Anda kehendaki (bukan pada folder default: My Documents). Setelah mengklik Modify, tentukan nama folder tempat mendefaultkan alamat penyimpanan. 8.2.

PENGATURAN HALAMAN

Melakukan pengaturan halaman digunakan dialog Page Setup. Untuk menampilkannya klik menu File  Page Setup....

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

23

A.

Mengatur batas kertas

Untuk mengatur batas kertas, klik tab Margins, Anda dapat mengatur batas atas (Top), bawah (Bottom), kiri (Left) dan kanan (Right) dengan mengisikan angka pada text box yang sesuai dengan jenis pengaturan batas. Anda dapat mengatur posisi kertas, dengan mengklik pada option: Portrait (posisi kertas tegak atau vertikal) atau Landscape (posisi kertas mendatar atau horizontal)

B.

Mengatur jenis ukuran kertas

Untuk mengatur jenis ukuran kertas, pada dialog Page Setup, klik tab Paper, pilih ukuran kertas yang telah disediakan pada kombo box Paper size:, atau jika ukuran kertas yang diinginkan tidak tersedia, ketikkan ukuran kertas yang Anda inginkan pada text box Width (lebar) dan Height (tinggi). Jenis ukuran kertas: Letter (Quarto) A4 Folio (F4)

: 21.59 x 27.94 cm : 21 x 29.7 cm : 21.59 x 33.2 cm

Bila perlu klik tombol Default… agar setiap Anda membuat dokumen baru, seting di atas akan selalu digunakan.

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

24

AKTIFASAI KEYBOARD UNTUK WINDOWS KEY1 Enter Esc Spasi Tab F1 F2 F3 F4 F5 F6 F10 F11 Windows

FUNGSI Menekan tombol yang terfokus atau tombol default Membatalkan suatu perintah atau sama dengan menekan tombol Cancel Menekan tombol yang terfokus atau menandai checkbox atau memilih option Berpindah-pindah fokus Memanggil Help Rename Dialog Find Mengaktifkan sebuah Properti seperti (memilih item pada combobox) Refresh Memindahkan fokus Mengaktifkan menu bar Tampilan Full Screen (saat menjalankan Windows Explorer) Mengaktifkan atau sama dengan mengklik tombol Start

KEY1 Windows

KEY2 D E F R Huruf Lain Pause F3 Z X C V Esc Tab Spasi Tab F4

Ctrl

Alt

Ctrl+Del Print Screen

FUNGSI Meminimizekan seluruh aplikasi/mengaktifkan Desktop Mengaktifkan Windows Explorer Menampilkan dialog Find/Search Menampilkan dialog Run Mengaktifkan/memilih shortcut icon dengan huruf awal adalah huruf yang ditekan Memanggil dialog System Properties Menampilkan dialog Find/Search Undo/pembatalan printah Cut Copy Paste Mengaktifkan atau sama dengan mengklik tombol Start Berpindah-pindah fokus Mengaktifkan menu control dari form terfokus Memilih aktivasi program yang sedang berjalan Menutup Program aktif atau memanggil dialog Shut Down, jika tidak ada program aktif Memanggil dialog Close Program/Task Manager Mencetak tampilan layar dari form aktif

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

25

AKTIFASAI KEYBOARD UNTUK MS. WORD KELOMPOK 1 Key1 Home End Page Up Page Down F1 F3 F5 F7 F8 F10 F12 Key1

Key2

Fungsi First Row End Row Page Up Page Down Help Dialog Auto Text GoTo Dialog Spelling Dialog Selecting row Active menu Save As Dialog Fungsi

Keterangan Melarikan kursor ke awal baris Melarikan kursor ke akhir baris Menggulung dokumen ke atas Menggulung dokumen ke bawah Menampilkan dialog Help Mengubah teks tergantung dari auto text yang telah terdefinisi Menampilkan dialog GoTo Menampilkan dialog Spelling & Grammer Memilih/memblok baris Mengaktifkan menu bar Menampilkan dialog Save As Keterangan

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

26

Ctrl

A B C D E F G

Select All Bold Format Copy Font Dialog Center Align Find Dialog GoTo Dialog

H

Replace Dialog

I J

Italic Format Justify Align Insert Hyperlink Diaolg Left Align Margin Indent New Doc Open Doc Print Dialog Reset Para Right Align Save Tab Para Underline Paste Quit Windows Cut Redo Undo Vertical Spacing 1 Vertical Spacing 2 Vertical Spacing 1 ½ Bigger Font Size Smaller Font Size Next Word Back Word Next Paragraf Back Paragraf

Memblok seluruh naskah Menebalkan teks terpilih (terblok) Menyalin teks terpilih (terblok) Menampilkan dialog Font (huruf) Meratatengahkan teks terpilih (terblok) Menampilkan dialog Find (mencari teks) Menampilkan dialog GoTo (berpindah ke halaman tertentu) Menampilkan dialog Replace (mengganti teks terpilih dengan teks yang diinginkan) Memiringkan teks terpilih (terblok) Meratakanankirikan teks terpilih (terblok) Menampilkan dialog Insert Hyperlink (menghubungkan dokumen dengan alamat file atau Web tertentu) Meratakirikan teks terpilih (terblok) Menambah indentasi sebuah baris Menambahkan dokumen baru Menampilkan dialog Open untuk membuka sebuah dokumen Menampilkan dialog Print untuk melakukan pencetakan dokumen Mereset format paragraf ke nilai default (standar) Meratakanankan teks terpilih (terblok) Menyimpan/menyelamatkan dokumen Menyisipkan paragraf gantung Menggarisbawahi teks terpilih (terblok) Menempelkan teks dari clipboard (teks yang di-Copy atau di-Cut Menutup sebuah dokumen. (Tanpa menutup aplikasi Word) Memotong teks terpilih (terblok) Memanggil kembali perintah/aktifitas yang pernah dilakukan Membatalkan perintah/aktifitas yang pernah dilakukan Mengset spasi vertikal dari teks terpilih (terblok) menjadi 1 (satu) spasi Mengset spasi vertikal dari teks terpilih (terblok) menjadi 2 (dua) spasi Mengset spasi vertikal dari teks terpilih (terblok) menjadi satu setengah spasi Mengubah (memperkecil) ukuran huruf dari teks terpilih (terblok) Mengubah (memperbesar) ukuran huruf dari teks terpilih (terblok) Melarikan kursor ke satu kata ke depan dari posisi kursor saat ini Melarikan kursor ke satu kata ke belakang dari posisi kursor saat ini Melarikan kursor ke satu paragraf ke depan dari posisi kursor saat ini Melarikan kursor ke satu paragraf ke belakang dari posisi kursor saat ini

Back Word Delete

Menghapus sebuah kata di belakang kursor

Front Word Delete Home Doc End Doc Back Page Next Page Print Preview Restore

Menghapus sebuah kata di depan kursor Melarikan kursor ke awal naskah Melarikan kursor ke akhir naskah Melarikan kursor ke awal halaman sebelumnya Melarikan kursor ke awal halaman setelahnya Menampilkan tampilan cetak Mengubah ukuran jendela Word ke ukuran Normal Mengubah ukuran jendela Word ke ukuran Normal atau ukuran Maximize (penuh layar) Menampilkan dialog Open untuk membuka sebuah dokumen Menambahkan halaman baru pada dokumen

K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 1 2 5 [ ] → ← ↓ ↑ Back Space Delete Home End PgUp PgDn F2 F5

Key1 Shift

F10

Resize Form

F12 Enter

Open Dialog New page

Key2 F3

Change case teks

F10

Popup menu Select Next Character Select Back Character Select Next Row Select Back Row

→ ← ↓ ↑ Key1

Fungsi

Key2

Fungsi

Keterangan Mengubah format teks terpilih (terblok) menjadi Lower case atau Upper case atau Proper case (inochi, INOCHI, Inochi) Menampilkan menu PopUp Memblok sebuah karakter (huruf, angka atau simbol) di depan kursor Memblok sebuah karakter (huruf, angka atau simbol) di belakang kursor Memblok satu baris teks di depan kursor Memblok satu baris teks di belakang kursor Keterangan

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

27

Alt

Huruf yang digaris bawahi pada menu Back Space Enter Space

Select command Undo Redo

Memilih atau mengaktifkan sebuah menu atau perintah sesuai dengan huruf yang digarisbawahi. Contoh, untuk memilih menu File, tekan tombol Alt dan huruf “F” Memanggil kembali perintah/aktifitas yang pernah dilakukan Membatalkan perintah/aktifitas yang pernah dilakukan Menampilkan menu popup yang tampil saat mengklik ikon pada title bar

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

28

KELOMPOK 3 Key1 Ctrl

Key2 Shift

Key3 B I U D F G L M P Q R S V W = → ← ↓ ↑ > <

Key1 Ctrl

Key2 Alt

Key3 C D E F I L M N R S T U V Y .

Fungsi Bold Format Italic Format Underline Format Double Underline Format Font Name Statistic Doc Bullet Format Margin Indent Font Size Symbol Word Count Formating Reset Formating Underline Format Superscript Format Select Next Word Select Back Word Select Next Paragraf Select Back Paragraf Bigger Font Size Smaller Font Size Fungsi Copyright Symbol Footnote Euro Symbol Footnote Print Preview Numbering Format Comment Normal View Registered Symbol Sparator Trade Mark Simbol Border None Auto Text Format Find Dialog Elipsis

Keterangan Menebalkan teks terpilih (terblok) Memiringkan teks terpilih (terblok) Menggarisbawahi teks terpilih (terblok) Menggarisbawahi teks terpilih (terblok) dengan dua buah garis Mengaktifkan combo Font Name Menghitung jumlah item (halaman, kata dsb) dari naskah Mengaktifkan format bullet (penandaan) Mengurangi indentasi margin Mengaktifkan combo Font Size Mengaktifkan Font Symbol Menghitung jumlah kata Mengaktifkan combo Formating Mereset Format Menggarisbawahi teks terpilih (terblok) Mengubah teks terpilih (terblok) ke dalam format superscript contoh: 20 m2 Memblok satu kata di depan kursor Memblok satu kata di belakang kursor Memblok satu Paragraf di depan kursor Memblok satu Paragraf di belakang kursor Mengubah (memperkecil) ukuran huruf dari teks terpilih (terblok) Mengubah (memperbesar) ukuran huruf dari teks terpilih (terblok)

Keterangan Memasukkan simbol copyright © Memasukkan footnote ke dalam naskah Memasukkan simbol Euro € Memasukkan footnote ke dalam naskah Menampilkan Print Preview (tampilan naskah yang akan dictek) Memasukkan/mengaktifkan format penomoran judul Menampilkan Comment Format tampilan pada tampilan normal Memasukkan simbol Registerd ® Memasang sparator pada layar aplikasi Memasukkan simbol Trade Mark ™ Menghilangkan border pada tabel Format teks otomatis Menampilkan dialog Find Memasukkan elipsis (…)

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

29

AKTIVASI MOUSE UNTUK MS. WORD EVENT Klik 1 kali Klik 2 kali Klik 3 kali Klik 1 kali Klik 2 kali Klik 3 kali Klik 1 kali Klik 2 kali Klik 3 kali Dragging Dragging Dragging Dragging

KETERANGAN Posisikan posinter di sisi kiri di luar page. Untuk memblok sebaris kalimat Untuk memblok satu paragraf. Posisikan pointer pada baris tanpa teks. Untuk menampilkan dialog Page Setup Untuk memblok seluruh naskah Posisikan pointer di sisi paling kiri dari page. Untuk memblok sebaris kalimat. Untuk memblok satu paragraf. Posisikan pointer pada baris tanpa teks. Untuk menampilkan dialog Page Setup Untuk memblok seluruh naskah Posisikan pointer di antara sebuah teks. Untuk menyisipkan sebuah karkter baru. Untuk memblok sebuah kata Untuk memblok satu paragraf Klik dua kali sebuah teks, gerakan mouse keposisi lain. Untuk memindahkan sebuah teks Klik dua kali sebuah teks, tekan tombol Ctrl pada keyboard, gerakkan mouse ke posisi lain. Untuk menyalin (copy) sebuah teks. Untuk memperlebar ukuran kolom (colom) Untuk mempertinggi ukuran baris (row)

Hand Out Ms. Office Word 2003 - INOCHI Computer – Agung Novian, S.Kom.

30