Word Nang Cao

MỤC LỤC MỤC LỤC.........................................................................................................1 BÀI 1: ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG STYLE.......................................................4 I. STYLES.........................................................................................................4 1.Styles là gì...................................................................................................4 2.Style của một đoạn văn bản.........................................................................5 II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN.............................................6 1.Xem và áp dụng một Styles có sẵn..............................................................6 2.Tự động cập nhật theo một Styles mới........................................................6 III. SỬA ĐỔI VÀ TẠO STYLE MỚI............................................................7 1.Sửa đổi Styles..............................................................................................7 2.Đổi tên Styles...............................................................................................8 3.Xóa Styles....................................................................................................8 4.Tạo Styles mới: ký tự, đoạn văn bản, bảng, danh sách...............................9 5.Sao chép Styles tới tài liệu khác................................................................13 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN........14 I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT...............................................14 1. Tài liệu chủ và tài liệu con.......................................................................14 2. Tạo tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ........................................................14 3. Tạo tài liệu chủ để làm việc chung một nhóm.........................................15 II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ...........................................................16 1.Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con...........................................................16 2.Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ........................................................16 3.Sắp xếp lại các tài liệu phụ........................................................................17 4.Chia cắt tài liệu phụ thành hai...................................................................17 5.Kết hợp hai tài liệu phụ thành một............................................................18 6.Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ.............................................18 7.ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ......................18 BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU....................................................19 I. BẢNG MỤC LỤC.......................................................................................19 1. Tạo bảng mục lục.....................................................................................19 1

2. Lựa chọn các khuôn dạng........................................................................20 3. Cập nhật bản mục lục sau sửa đổi văn bản .............................................21 II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO..................................................................22 1.Tạo bảng tham khảo chéo,lựa chọn các khuôn dạng.................................22 2.Thay đổi tham chiếu..................................................................................24 3.Cập nhật sau sửa đổi văn bản....................................................................24 III. BẢNG CHỈ MỤC....................................................................................24 1.Đánh dấu một chỉ mục. Tạo, định dạng, xóa một chỉ mục........................24 2.Tạo và xóa bảng chỉ mục...........................................................................27 3. Cập nhật chỉ mục sau sửa đổi văn bản.....................................................28 BÀI 4: CÁC VẤN ĐỀ KHÁC........................................................................31 I.TIÊU ĐỀ CỦA MỘT ĐỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION.......................................................................................................31 1.Caption là gì?.............................................................................................31 2.Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu đã có.......31 3.Gắn caption tự động cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu .. 32 II.SOẠN THẢO VÀ ĐỊNH DẠNG CAPTION...........................................33 1.Thay đổi nhãn............................................................................................33 2.Thay đổi khuôn dạng đánh số....................................................................33 3.ChÌn thªm sè ch¬ng vµo Caption...............................................................34 III.ĐIỂM ĐÁNH DẤU - BOOKMARK.......................................................34 1.Bookmark là gì..........................................................................................34 2.Chèn thêm bookmark.................................................................................34 3.Di chuyển đến một bookmark...................................................................34 4.Hiển thị bookmark.....................................................................................35 5.Xóa bookmark...........................................................................................35 IV.CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES, ENDNOTES....................................................................................................35 1.Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và cuối tài liệu...........................................................................................................35 2.Chèn footnotes, endnotes...........................................................................36 3.Các Option.................................................................................................37 4.Các dịnh dạng đánh số...............................................................................38 5.Di chuyển footnotes, endnotes ..................................................................38 2

6.Xóa footnotes, endnotes ...........................................................................38

3

BÀI 1: ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG STYLE I. STYLES. 1.Styles là gì Style là tập hợp gồm nhiều lệnh định dạng được sắp xếp theo tên. Để tạo Style, bạn báo cho World biết, đưa ra vài lệnh định đạng, và đặt tên cho Style đó. Sau này, khi bạn áp dụng Style này bằng cách chọn trong danh sách Style, thực sự là bạn chọn đồng thời nhiều lệnh định dạng. Bạn chọn tất cả các lệnh định dạng mà bạn hoặc ai đó đã chọn khi tạo lập và đặt tên cho Style đó.

Hình l khi áp dụng Style cho văn bản, bạn áp dụng đồng thời nhiều lệnh định dạng và không cần phải đến nhiều Menu và hộp thoại khác nhau. Hình l nêu ra một Style có tên là Salutation được chọn từ danh sách Style. Sau khi người dùng nhấp vào Salutation, tất cả các lệnh trong Style này được áp dụng cho văn bản được chiếu sáng trên tài liệu. Trong Hình 1, là lời chào Style Salutation khoảng trống 11 points đặt trên và dưới đoạn văn, và đặt Font Times New Roman 10 points cho văn bản Tầm quan trọng của Style -

Bằng cách làm việc với các Style, bạn có thể tránh được việc mở đi mở lại

nhiều hội thoại, mỗi lần muốn định dạng một đoạn văn hoặc thay đổi Font chữ và cỡ chữ của văn bản. Sau khi tạo Style bạn chỉ việc chọn từ Menu Style thay vì đưa ra các lệnh định dạng. Với các Style, bạn có thể yên tâm là các tiêu đề (Heading) và các đoạn văn trong toàn bộ tài liệu đều như nhau. Chẳng hạn, tất

cả các tiêu đề được gán Style Heading 1 có vẻ giống nhau. Các Paragraph được gán Style Intro Para cũng có vẻ tương tự. Và giả sử bạn cho rằng Style Intra Para có vẻ chưa hoàn toàn đúng, bạn có thể thay đổi và do đó thay đổi ngay lập tức một đoạn văn được gán Style Intro Para. Các Style, ngoài việc định dạng dễ dàng đoạn văn và tiêu đề, nó còn là cách giải quyết hoàn hảo. Nếu bạn muốn thay đổi dáng tiêu đề bạn chỉ cần tái xác định Style mà bạn đã gán, và tất cả các tiêu được gán Style này cũng được xác định lại. -

Trong công việc kinh doanh, các Style đặc biệt quan trọng. Một công ty

gây được ấn tượng tốt khi các sổ ghi nhớ, Fax, và hóa đơn gởi cho khách hàng có hình dáng giống nhau. Bạn có thể làm cho chúng có hình dáng tương tự bằng cách tạo ra các Style cho Fax, sổ ghi nhớ, và hóa đơn rồi lưu chúng trong một Template. Tạo lập Style cho các thư tín công ty cũng đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian. Thay vì phải vất vả với các lệnh định dạng của Word, các nhân viên chỉ cần chọn các Style từ Menu nào đó khi họ lập tài liệu. -

Một số lệnh của Word không làm việc, trừ khi các tiêu đề trong tài liệu đó

đã được gán Style. Ví dụ, bạn không thể tự động tạo bảng mục lục, trừ khi mọi tiêu đề trong tài liệu đó đã được gán Style. Và bạn không thể lấy ưu điểm của màn hình Outline và các lệnh trên thanh công cụ Outline. Và bạn không thể tham khảo chéo các tiêu đề hoặc số đánh số tiêu đề trong tài liệu. Để tạo lập bảng hình ảnh hoặc minh họa, bạn phải gắn các chú thích của chúng với Style Caption. 2.Style của một đoạn văn bản Paragraph Style: Tạo Style đoạn văn về thụt đầu dòng, khoảng cách dòng, và các việc ''định dạng''. Style đoạn văn giống Style ký tự, cũng có thể gồm cả các giá trị cài đặt Font chữ và cỡ chữ. Khi bạn gán Style đoạn văn, các xác lập Font và định dạng áp dụng cho văn bản trong đoạn văn có con trỏ đang hiện diện (hoặc văn bản trong nhiều đoạn văn nếu bạn đã chọn tất cả hoặc phần của đoạn văn).

II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN 1.Xem và áp dụng một Styles có sẵn Để áp dụng một Style có sẵn,bạn chỉ cần nhấp vào đoạn văn và bạn muốn gán Style( hoặc chọn văn bản nếu bạn đang dùng Style ký tự ), chọn Style từ danh sách Style. Hoặc để áp dụng một Style cho nhiều đoạn văn, trước hết bạn hãy chọn tất cả một phần của các đoạn văn đó, sau đó bạn chọn Style từ danh sách Styles. Đôi khi bạn phải cuộn tới cuối danh sách Style để tìm Style cần dùng. Chú ý danh sách Style cho bạn sự hình dung sơ bộ các đoạn văn, sau khi chọn một Style. Các mẫu tựcủa tên Style được thể hiện theo phông chữ ở Style đó.Bên phải mỗi Style có một hộp nhỏ cho biết văn bản được sắp xếp như thế nào, dù đó là Style của đoạn văn hoặc Style ký tự va fcác mẫu tự trong Style đó cao bao nhiêu point. Để có thể hiển thị các Style ở cạnh trái cửa sổ tài liệu để tiện theo dõi, bạn hãy làm theo các bước sau: •Chọn Tools/Option để mở hộp thoại Option. •Nhấp tab View nếu cần. •Chuyển đến hộp cuộn Style Area Width ở góc dưới bên trái tab View và nhấp nút mũi tên hướng lên để mở rộng vùng Style đến 0.5 hoặc 0.7 inch. •Nhấp OK. 2.Tự động cập nhật theo một Styles mới. Chọn đoạn văn muốn tự động cập nhật theo Style mới. Nhấp menu Style tên Style đó sẽ được chiếu sáng. Nhấn phím Enter, bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style Bảo đảm hộp kiểm Update The Style To Refflect Recent Changes được đánh dấu kiểm. Nhấp OK. Chú ý: Hộp kiểm Automatically Update The Style From Now On là tương đương hộp kiểm Automatically Update trong hộp thoại New Style . Nhấp hộp

thoại này và tất cả các đoạn văn trong tài liệu , đã được gán Style đã được định dạng lại, mỗi khi bạn định dạng lại một đoạn văn riêng lẻ đã được gán Style đó. Khi tạo mới một Style bạn muốn Style này tự động cập nhật thì bạn làm theo các bước sau: - Nhấp nút Styles and Formating trên thanh công cụ Format - Hộp thoại Styles and Formating xuất hiện, nhấp nút New Style, trong hộp New Style bạn chọn: Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn đã tạo vào Template có sở để tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực trong tệp được tạo lập, trừ khi hộp kiểm này được đánh dấu. Nhấp hộp này để lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành. Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này người đó có thể rút STYIE bạn tạo ra nếu hộp này được đánh dấu kiểm. Automatically Update: Thông thường, khi thay đổi định dạng đối với một đoạn văn, Style được gán với đoạn văn đó sẽ không thay đổi. Đánh dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác định Style đó mỗi khi định dạng lại đoạn văn đã gán Style này. Khi hộp này được đánh dấu kiểm, tất cả các đoạn văn được gán Style nói trên trong tài liệu được tái định dạng một cách tự động mỗi khi bạn định dạng lại một đoạn văn riêng lẻ đã được gán Style trên. III. SỬA ĐỔI VÀ TẠO STYLE MỚI 1.Sửa đổi Styles Chỉnh sửa Style dùng hộp thoại Modify Style: - Nhấp đoạn văn bạn muốn xác đinh lại Style (hoặc chọn văn bạn nếu bạn đang sửa đổi Slyte ký tự) - Chọn Format/ Style để mở hộp thoại Style. - Nhấp nút Modify. Bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style. Nếu hộp thoại có vẻ quen thuộc là do các tùy chọn, hộp kiểm, và các nút của nó làm việc hoàn toàn như trong hộp thoại New Style (xem Hình 2). Bạn nên xem phần ''Tạo Style từ đầu", ở đầu chương này, nếu bạn cần sự hướng dẫn về hộp thoại Modify Style.

Nhấp để tạo cơ sở Style dựa trên Style khác. Nhấp để chọn các lệnh định dạng Nhấp để chỉnh sửa Style một cách tự động mỗi khi bạn thay đổi đoạn văn được gán Style đó.

Hình 2: Bằng cách tạo Style từ đầu, bạn có thể đặt cơ sở một

Style lên một Style khác hoặc chỉ định Style bất kỳ luôn luôn tuân theo Style bạn đang tạo

- Sửa đổi Style trong hộp thoại Modify Style. - Nhấp OK. - Nhấp nút Apply để áp dụng các định dạng mới cho tất cả các đoạn văn hoặc văn bản trong tài liệu được gán Style bạn đã sửa đổi. 2.Đổi tên Styles Bạn không thể cung cấp cho Style một tên đã được gán cho Style khác. Việc đổi tên Style tương tự việc chỉnh sửa Style. Chọn Format/Style để mở hộp thoại Style. Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn đổi tên, nhấp nút Modify. Trong hộp thoại Modify Style, nhấp vào trường Name và gõ tên mới. Sau đó nhấp OK. Nếu bạn muốn áp dụng Style đó cho đoạn văn hiện hành hoặc đoạn văn được lựa chọn, hãy nhấp Apply. Nếu không, bạn hãy nhấp nút Close. 3.Xóa Styles Khi bạn xóa một Style, các đoạn văn được gán Style đó sẽ được gán Style Normal để thay thế. Word không cho phép bạn xóa các Style đi cùng với mọi tài

liệu Word (Ví dụ: Normal và Heading), nhưng bạn có thể có các Style bạn đã tạo và nhiều Style khác đi cùng các Template. Bạn hãy làm theo các bước sau để xóa Style: - Chọn FormatStyle. Hộp thoại Style xuất hiện như trên Hình 3. Nhấp

Style

bạn

muốn xoá

Hình 3: Xoá Style - Nhấp Menu List và chọn User-defined Styles hoặc Styles In Use. Bằng cách đó bạn thu gọn danh sách các tập tin theo danh sách Style và việc tìm kiếm Style dễ dàng hơn. - Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn xóa. - Nhấp nút Delete. - Nhấp Yes khi Word hỏi bạn có muốn tới Style đó không. - Nhấp Close để đóng hộp thọai Style. 4.Tạo Styles mới: ký tự, đoạn văn bản, bảng, danh sách. Tạo lập Style Để tạo Style đoạn văn, hoặc xây dựng nó từ đầu bằng cách chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style, hoặc định dạng đoạn văn trong tài liệu và yêu cầu Word chuyển thành mẫu Style bạn muốn tạo ra. Để tạo Style ký tự, bạn phải chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style. Từng phương pháp sẽ được giải thích trong các trang sau. Chọn phương pháp Style Word đã tạo ra hai cách tạo lập Style: - Phương pháp nguyên mẫu - Phương pháp xây dựng khối.

Phương pháp nào tốt hơn ? Phương pháp nguyên mẫu có ưu điểm trong thư tín, bạn thấy chính xác những gì Style tạo ra như trên màn hình. Với nguyên mẫu, bạn định dạng đoạn văn, quan sát, thay đổi các định dạng nếu cần, gõ tên Style vào hộp danh sách Style trên thanh công cụ Formatting, và nhấn phím ENTER. Khi bạn gán Style do bạn tạo lập cho đoạn văn, đoạn văn này có hình thức hoàn toàn mới đoạn văn bản đang sử dụng làm nguyên mẫu. Tạo Style bằng phương pháp xây dựng khối đòi hỏi lâu hơn, và bạn không nhìn thấy cái mà Style thực hiện trên màn hình, những điều bạn nhận được hoàn hảo hơn. Với phương pháp xây dựng khối, bạn đi từ hộp thoại Style đến hộp thoại Font, hộp thoại Paragraph, và các hộp thoại khác, bạn báo cho Word biết Style mới sắp định dạng đoạn văn như thế nào. Phương pháp xây dựng khối có nhiều ưu điểm hơn phương pháp nguyên mẫu. Với phương pháp xây dựng khối, bạn có thể yêu cầu Word tái xác định Style mỗi khi Style được gán cho đoạn văn có sự thay đổi. Mặt khác, nếu bạn thay đổi định dạng đối với đoạn văn được gán Style Bold Text, thì tất cả các Paragraph được gán Style Bold Text trong tài liệu đó cũng được định dạng lại. Bạn cũng có thể thêm các Style bạn tạo cho Template khi bạn dùng phương pháp xây dựng khối. Ngoài ra, phương pháp xây dựng khối cho phép bạn yêu cầu Word luôn luôn theo một Style nào đó, cùng với Style khác. Giả sử Style Chapter Title trong tài liệu luôn luôn được tuân theo cho đoạn văn được gán Slyle Chapter Intro. Vì mục đích đồng nhất, và để giúp bạn khỏi nhọc công chọn một Style mới trên thanh Menu Style sau khi viết các tiêu đề chương, bạn có thể yêu cầu Word luôn luôn tuân theo Chapter Title, cùng với Chapter lntro. Tuy nhiên, nhiều người không có đủ may mắn hoặc thành thạo để tạo lập một Style hoàn chỉnh từ lần đầu tiên, có cách tốt nhất để tạo Style là thực hiện việc đó theo cả hai cách, qua hộp thoại Style và phương pháp nguyên mẫu. Phần cuối của chương này, tái xác định Style giải thích phương pháp "tinh chỉnh"

Style. Bạn có thể thực hiện điều đó bằng hộp thoại Style hoặc phương pháp nguyên mẫu. Tạo Style từ đoạn văn mẫu Để tạo Style từ đoạn văn mẫu, bạn bắt đầu với một đoạn văn mẫu có các định dạng đúng như các định dạng Style mới sẽ có nhiệm vụ biểu hiện. Bạn hãy làm theo các bước sau để tạo Style từ một đoạn văn mẫu: - Tìm hoặc tạo đoạn văn mẫu trong tài liệu của bạn. - Nhấp đoạn văn đó. Ghi chú: Trong Word, một đoạn văn (Paragraph) đơn giản là nội dung được gõ lên màn hình trước khi bấm phím Enter. Vì vậy, tiêu đề là một đoạn văn. Để tạo Style cho tiêu đề bằng phương pháp nguyên mẫu, bạn hãy nhấp tiêu đề. - Nhấp hộp Menu Style. Các từ trong hộp Style được chiếu sáng. - Gõ tên cho Style mới. - Nhấn phím ENTER. Chọn tên Style Chọn tên Style có ý nghĩa nhưng đủ ngắn để không làm Menu Style dãn ra và vượt quá nửa cửa sổ tài liệu, là điều tương đối khó. Tên Style có thể dài 255 ký tự, nhưng nói chung bạn không nên chọn tên dài hơn 20 ký tự. Bạn hãy xem xét danh sách Style sau đây, có các tên quá dài. Làm việc với danh sách Style này gần như là không thể. Tạo Style từ đầu Để tạo Style từ đầu, bằng phương pháp xây dựng khối, bạn hãy làm theo các bước sau: - Nhấp vào đoạn văn hoặc tiêu đề bạn muốn tạo lập Style đoạn văn mới, hoặc chọn văn bản bạn muốn tạo Style ký tự. - Chọn Format/Style, bạn sẽ thấy hộp thoại Style. - Nhấp nút New. Hộp thoại New Style xuất hiện, như trên Hình 3 - Nhập tên Style vào hộp Name. Tên bạn nhập sẽ xuất hiện trên danh sách Style. - Trong danh sách Style Type, chọn Character nếu bạn đang tạo Style ký tự. - Chọn các tùy chọn và hộp kiểm tra sau đây khi thấy thích hợp.

Based On: Chọn Style từ danh sách thả xuống để ràng buộc Style bạn đang tạo ra với Style khác. Ví dụ, bằng cách chọn Style Default Paragraph Font, bạn yêu cầu Word luôn luôn hiển thị văn bản theo Default Paragraph Font dù Font đó là gì. Nếu bạn thay đổi Style mặc định thì các Style dựa trên đó sẽ thay đổi theo Style đó. Style bạn đang khởi tạo sẽ thừa hưởng các địng dạng từ Style được chọn từ danh sách thả xuống Based On. Chú ý: Khi bạn chọn Style từ danh sách thả xuống Based On, hoặc chọn Style như Normal hoặc Default Paragraph Font, hoặc là chọn không có Style. Nếu bạn chọn Style phức tạp từ danh sách thả xuống và sau này bạn thay đổi Style đó, các thay đổi phức tạp sẽ được Style thừa hưởng . Điều đó có thể gây ra các hậu qủa xấu. Nhưng bằng cách liên kết Style hoặc không dùng Style, bạn có thể yên tâm là các thay đổi đối với Style nền sẽ không có các tác động với Style bạn đang tạo. Style For Following Paragraph: Nếu muốn, bạn có thể chọn một Style nào đó từ danh sách thả xuống, khi Style bạn đang tạo luôn luôn có một Style hiện theo sau. Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn đã tạo vào Template cơ sở để tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực được tạo lập, trừ khi hộp kiểm này được đánh dấu. Nhấp hộp này để lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành. Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này người đó có thể rút Style bạn tạo ra nếu hộp này được đánh dấu kiểm. Automatically Update: Thông thường , khi thay đổi định dạng đối với một đoạn văn, Style được gán với đoạn văn đó sẽ không thay đổi. Đánh dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác định Style đó mỗi khi định dạng lại đoạn văn đã gán Style này. Khi hộp này được đánh dấu kiểm, tất cả các đoạn văn được gán Style nói trên trong tài liệu được tái định dạng một cách tự động mỗi khi bạn định dạng lại một đoạn văn riêng lẻ đã được gán Style trên. Tip: Nếu bạn thích nó ra các lệnh bằng cách nhấn phím, kể cá các lệnh về Style, hãy nhấp vào nút Shortcut Key. Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện.

- Nhấp nút Format. Bạn sẽ thấy Menu gồm các mục chọn định dạng (Bảng l liệt kê các lệnh tương đương với các tùy chọn này) - Chọn tùy ý để mở một hộp thoại và đưa ra các lệnh định dạng. Ví dụ, chọn Paragraph để mở hộp thoại Paragraph. - Trong hộp thoại đó, chọn các tùy chọn định dạng cho Style mới, sau đó nhấp OK. - Lặp lại các bước từ 1 đến 9 nhiều lần theo yêu cầu để tạo lập Style. 5.Sao chép Styles tới tài liệu khác. Để sao chép Style từ một tài liệu vào tài liệu khác, bạn chỉ cần sao chép đoạn văn đã gán Style đó từ tài liệu đầu đến tài liệu thứ hai. Bạn sao chép toàn bộ đoạn văn (kể cả ký hiệu đoạn văn ở cuối đoạn văn đó), Style ở tài liệu đầu sẽ được đưa vào tài liệu thứ hai một cách an toàn và được áp dụng ở đó. Sau khi bạn sao chép đoạn văn trên, hãy xóa văn bản đó. Mặc dù văn bản đã được xóa, Style được gán vẫn ở lại trọng tài liệu và hiện diện trong danh sách Style thả xuống. Chú ý: Để sao chép Style, tên Style đó phải khác với tất cả các tên Style đã có ở tài liệu tiếp nhận. Bạn có thể đổi tên Style được sao chép Lý do khiến bạn phải sao chép toàn bộ đoạn văn (bằng cách nhấp đúp trái) là vì các định dạng của Word - kể cả các Style- cho mỗi đoạn văn đều được lưu giữ trong ký hiệu đoạn văn (Paragraph Symbol) ở cuối đoạn văn đó. Bạn có thể thấy ký hiệu này bằng cách nhấp Show/Hide. Bằng cách sao chép toàn bộ đoạn văn, bạn cũng sao chép ký hiệu đoạn văn. Ghi chú: Bạn cũng có thể dùng Organizer để sao chép các Style từ tài liệu này đến tài liệu khác. Bạn nên xem phần “kết hợp các Style cho Template” ở phần cuối chương này. Kỹ thuật kết hợp các Style cho Template tương tự các kỹ thuật sao chép Style giữa các tài liệu

BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN. I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT 1. Tài liệu chủ và tài liệu con Các tài liệu chính để hệ thống hóa word có một đặc tính được gọi là tài liệu chính, dùng để làm việc trên các dán BOOK-LENGTH. Nếu bạn đang viết một cuốn sách dày 500 trang, sẽ rất khó khăn khi đặt tất cả 500 trang vào một tài liệu duy nhất. Bạn hãy thử tưởng tượng một đoạn văn hoặc tiêu đề nào đó trong tác phẩm dài như vậy. Thay gộp 500 trang cùng một lúc, bạn có thể tạo tài liệu chính, tập hợp gồm các tài liệu phụ được tổ chức thành một tổng thể. Sau khi tác phầm đó được tổ chức thành các tài liệu phụ, là mở tài liệu phụ, bắt đầu làm việc với tài liệu đó. Các thay đổi được thực hiện đối với các tài liệu phụ này được ghi đầy đủ vào tài liệu chính. Và khi bạn làm việc trong tài liệu chính, các thay đổi đã thực hiện đó cũng được ghi vào tài liệu phụ. Mọi điều làm được trong màn hình Outline, đều có thể được làm đối với tài liệu chính, nhưng bạn có thể thực hiện điều đó cùng một lúc với nhiều tài liệu phụ. Nói cách khác, bạn có thể xem tác phẩm đó có được hệ thống hoá tốt hay không, có thể di chuyển các tiêu đề và văn bản từ tài liệu này đến tài liệu phụ khác nếu cần. Vì vậy các tài liệu chính, bên cạnh việc giúp bạn làm việc dễ dàng hơn trên các tài liệu dài, còn cho phép bạn sử dụng mọi ưu điểm của màn hình Outline. Chú ý: Hiểu phương pháp làm việc trong màn hình Outline là điều quan trọng khi bạn làm việc với các tài liệu chính. Bạn không nên tạo ra một tài liệu chính trừ khi bạn biết sử dụng và vận hành tất cả các nút trên thanh công cụ Outlining. 2. Tạo tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ Một tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ bao gồm nhiều tài liệu trong nhiều hồ sơ, ta có thể kết hợp các tài liệu đó bằng cách làm theo các bước sau: - Tạo hồ sơ cho tài liệu chính. - Tạo tài liệu mới.

- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn mới tạo lập. Bạn tạo ra một tài liệu chính. - Chọn View/Outline. Thanh công cụ Master Document xuất hiện - Nhấp nút Insert Subdocument. Bạn sẽ thấy hộp thoại lnsert Subdocument - Tìm và nhấp tập tin đầu bên mà bạn muốn trở thành một phần của tài liệu chính, sau đó nhấp Open. - Nhấp nút l hoặc 2 trên thanh công cụ Master Document. Để làm việc dễ dàng hơn trong màn hình Master Document, bạn chỉ nên cho xuất hiện một hoặc hai tiêu đề. - Đến cuối tài liệu chính và lặp lại các bước 5 và 6 nhiều lần tùy theo yêu cầu để chèn tất cả các tài liệu phụ. Các tài liệu hiện hữu vẫn giữ các tên gốc của chúng, khi được chèn vào tài liệu chính. 3. Tạo tài liệu chủ để làm việc chung một nhóm Bạn hãy làm theo các bước sau, để tạo tài liệu chủ để làm việc chung một nhóm: - Tạo hồ sơ cho tài liệu chính. - Tạo tài liệu mới. - Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn đã tạo ra ở bước 1. - Chọn View/Outline thanh công cụ Master Document xuất hiện cùng với thanh công cụ Outlining. - Nhập các tiêu đề vào tài liệu nêu trên. Nói cách khác, bạn xây dựng đề cương cho tác phẩm của mình. Khi nhập các tiêu đề, bạn hãy gán cho mỗi tiêu đề một Style tiêu đề. Trong các bước 6 và 7, bạn sẽ chia đề cương thành các tài liệu mẫu, vì vậy, phải gắn Style Heading 1 cho tiêu đề thứ nhất trong từng tài liệu phụ. - Chọn các tiêu đề cho tài liệu phụ thứ nhất. Để thực hiện điều đó bạn hãy nhấp dấu cộng (+) bên cạnh tiêu đề đã được gán cho Style Heading 1. - Nhấp nút Create Subdocument trên thanh công cụ Master Document. Như trên hình 4, hộp màu xám xuất hiện xung quanh các tài liệu phụ. Trong khi đó, một biểu tượng tài liệu phụ xuất hiện ở góc trên bên trái hộp đó. - Chọn loạt tiêu đề tiếp theo và nhấp lại nút Create Subdocument.

Tiếp tục công việc này cho đến khi bạn tạo ra tất cả các tài liệu phụ. Lưu tài liệu chính. Khi bạn lưu tài liệu chính, Word cũng lưu các tài liệu phụ của tài liệu đó Word đặt tên các tài liệu phụ, tiêu đề thứ nhất của mỗi tài liệu phụ đó.

Hình 4: Tạo tài liệu chính II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ 1.Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con Muèn xße réng c¸c tµi liÖu con ®Ó thÊy ®îc néi dung bªn trong cña mçi tµi liÖu ta nhÊp chuét vµo nót Expand trªn thanh c«ng cô Outlining ( nót cã biÓu tîng lµ dÊu +). Muèn xÕp gän c¸c tµi liÖu con ®Ó tiÖn theo dâi ®îc toµn bé néi dung ®Çu môc cã trong tµi liÖu ta nhÊp chuét vµo nót Collapse trªn thanh c«ng cô Outlining ( nót cã biÓu tîng lµ dÊu -). 2.Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ

ĐÓ lµm viÖc trªn tµi liÖu chÝnh hoÆc mét trong c¸c tµi liÖu phô, b¹n cã thÓ b¾t ®Çu tõ tµi liÖu chÝnh, hoÆc tõ tµi liÖu phô. B¹n cã thÓ më mét tµi liÖu phô bÊt kú, lµm viÖc trªn ®ã, lu, vµ ®ãng kh«ng cÇn biÕt ®ã lµ mét phÇn cña tµi liÖu chÝnh. Tuy nhiªn h·y më tµi liÖu chÝnh, vµ b¹n sÏ thÊy tµi liÖu nh trªn H×nh 5. C¸c ký tù cã g¹ch díi lµ siªu nèi kÕt ®Òu cã ghi ®-

êng dÉn ®Õn tµi liÖu phô. B»ng c¸ch nhÊp mét siªu nèi kÕt, b¹n cã thÓ më tµi liÖu phô vµ b¾t ®Çu lµm viÖc. NÕu b¹n lµm viÖc trùc tiÕp trªn tµi liÖu chÝnh, b¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu ®ã b»ng c¸ch nhÊp nót Expand Subdocuments, b¹n sÏ thÊy tµi liÖu chÝnh trong mµn h×nh Outline. Để làm việc trên một trong các tài liệu phụ, bạn có thể bắt đầu từ tài liệu chính, hoặc từ tài liệu phụ. Bạn có thể mở một tài liệu phụ bất kỳ, làm việc trên đó, lưu, và đóng không cần biết đó là một phần của tài liệu chính.

Hình 5: Nhấp siêu nối kết để mở tài liệu phụ hoặc nhấp nút Expand Subdocuments để làm việc trong tài liệu chính. Tuy nhiên, hãy mở tài liệu chính, và bạn sẽ thấy tài liệu như trên hình 5. Các ký tự có gạch dưới là siêu nối kết đều có ghi đường dẫn đến tài liệu phụ. Bằng cách nhấp một siêu nối kết, bạn có thể mở tài liệu phụ và bắt đầu làm việc. 3.Sắp xếp lại các tài liệu phụ Muốn sắp xếp lại các tài liệu phụ ta nhấp và giữ chuột vào biểu tượng tài liệu con cần sắp xếp lại vị trí rồi kéo tài liệu đó đến vị trí mới của nó sau đó mới nhả chuột. 4.Chia cắt tài liệu phụ thành hai Để phân chia tài liệu phụ thành hai, bạn hãy nhấp tiêu đề thứ nhất của tài liệu phụ đó, nhấp nút Expand. Tiếp theo, nhấp vào tiêu đề sẽ trở thành tiêu đề thứ nhất của tài liệu phụ mới và nhấp nút Split Subdocument.

5.Kết hợp hai tài liệu phụ thành một Để kết hợp hai tài liệu phụ thành một, bạn hãy sắp xếp các tài liệu phụ xếp chồng lên nhau trong tài liệu chính. Tiếp theo, bạn chọn các tài liệu phụ đó. Để làm điều này, bạn nhấp biểu tượng của tài liệu phụ đầu tiên, nhấn giữ SHIFT và nhấp vào từng biểu tượng của tài liệu phụ bạn muốn lồng ghép (xem Hình 6). Sau khi chọn xong, bạn hãy nhấp nút Merge Subdocument.

Nhấp SHIFT để chọn nhiều tài liệu Hình 6: Xoá,phụ trộn, phân chia và khoá các tài liệu phụ của một tài liệu chính nào đó. 6.Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ Để cắt bỏ một tài liệu con ra khỏi tài liệu chủ, bạn hãy nhấp biểu tượng tài liệu đó sau đó nhấp nút Delete trên bàn phím hoặc vào Edit/Clear rồi chọn Content Del. Khi bạn xóa một tài liệu phụ theo cách này, tài liệu không bị xóa khỏi đĩa cứng, chỉ bị xóa khỏi tài liệu chính. 7.ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ Để chuyển đổi một tài liệu con thành một phần tài liệu chủ, bạn hãy nhấp biểu tượng tài liệu đó sau đó nhấp nút Remove Subdocument trên thanh công cụ Outlining

BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU I. BẢNG MỤC LỤC 1. Tạo bảng mục lục §Ó t¹o b¶ng môc lôc ®¬n gi¶n, chØ cã c¸c tiªu ®Ò trong tµi liÖu b¹n h·y lµm theo c¸c bíc sau: - ë ®Çu tµi liÖu ®ã, b¹n gâ Table Of Contents vµ nhÊn ENTER mét hoÆc hai lÇn. - Chän lnsert/Index and Tables. - NhÊp Table of Contents trong hép tho¹i Index and Tables. Xem H×nh 11-13. - Trong hép Formats, chän ®Þnh d¹ng cho b¶ng môc lôc ®ã. Khi nhÊp kiÓu ®Þnh d¹ng, b¹n h·y quan s¸t hép Preview, hép nµy nªu ra d¸ng vÎ c¸c kiÒu ®Þnh d¹ng ®ã trong b¶n in vµ trªn trang Web. - Trang hép Show Levels, b¹n nhËp mét sè ®Ó chän møc tiªu ®Ò sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng môc lôc. VÝ dô, nhËp sè 1, cã nghÜa lµ chØ ®Æt c¸c tiªu ®Ò cã Heading 1 vµo b¶ng môc lôc. NhËp sè 3 cã nghÜa lµ ®a c¸c tiªu ®Ò cã Heading l, Heading 2 vµ Heading 3 vµo b¶ng môc lôc. - Tïy thuéc vµo ®Þnh d¹ng b¹n chän cho b¶ng môc lôc, b¹n cã thÓ chØnh söa b»ng c¸ch chän c¸c tïy chän ë cuèi tab Table Of Contents Show Page Numbers: B¶ng môc lôc gép c¸c sè trang, trõ khi b¹n xãa dÊu kiÓm ë hép nµy. Right Align Page Number: Sè trang ®îc căn ®Òu bªn ph¶i ®Ó cho dßng sè 1 vµ dßng sè 10 ®øng th¼ng hµng víi nhau, b¹n cã thÓ căn tr¸i b»ng c¸ch xãa dÊu kiÓm ë hép nµy.

Tab Leader : §êng dÉn lµ mét hµng dÊu chÊm híng m¾t ngêi ®äc tõ tiªu ®Ò ®Õn số trang cña tiªu ®Ò ®ã. B¹n cã thÓ chän kiÓu ®êng dÉn danh s¸ch th¶ xuèng. NÕu b¹n chän kh«ng hiÓn thÞ sè trang, hép Tab Leader cã mÇu x¸m, ®iÒu ®ã cã nghÜa lµ kh«ng cã ®êng dÉn. - NhÊp OK Chó ý: NÕu b¹n ®ang t¹o b¶ng môc lôc hoÆc b¶ng bÊt kú cho trang Web, b¹n nªn xãa dÊu kiÓm ë hép Show Page numbers.

Hình 7: Tạo ra bảng mục lục 2. Lựa chọn các khuôn dạng Ngoµi c¸c tiªu ®Ò, b¹n cã thÓ ®a phÇn tµi liÖu bÊt kú ®· g¸n Style vµo b¶ng môc lôc. VÝ dô, c¸c chó thÝch, c¸c ®o¹n v¨n, vµ c¸c th«ng

c¸o ®· ®îc g¸n mét Style, ®Òu cã thÓ ®îc ®a vµo

b¶ng môc lôc. Ngoµi ra, b¹n còng cã thÓ lo¹i c¸c tiªu ®Ò ra khái b¶ng môc lôc. §Ó chän chÝnh x¸c néi dung sÏ ®a vµo b¶ng môc lôc, b¹n h·y chän lnsert/ Index and Tables vµ nhÊp Table of Contents ë hép ho¹i Index and Table (xem H×nh 7). Chän kiÓu b¶ng môc lôc, møc tiªu ®Ò ®a vµo b¶n môc lôc, v.v..., vµ thùc hiÖn c¸c bíc sau: - NhÊp nót Option B¹n thÊy hép tho¹i Table of Contents Options nh trªn H×nh 8. - Trong hép TOC Level bªn c¹nh tõng tªn Style, b¹n nhËp sè møc ®Ó b¸o cho Word biÕt møc Style sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng

môc lôc. VÝ dô, trong H×nh 8, c¸c tiªu ®Ò ®îc g¸n Style Digression sÏ ®îc ®Þnh d¹ng vµ thôt vµo nh c¸c tiªu ®Ò ®îc g¸n Style Heading 3, bởi v× sè 3 ®îc nhËp vµo hép TOC Level bªn c¹nh tªn c¶ hai Style nµy. - NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Table of Contents Options. - NhÊp OK ë hép tho¹i Index and Table.

Hình 8 : Nhấp số vào ô kế bên Style được gộp vào mục lục 3. Cập nhật bản mục lục sau sửa đổi văn bản . Gi¶ sö b¹n thªm mét vµi phÇn vµo tµi liÖu vµ mçi phÇn cã mét tiªu ®Ò. Trong khi ®ã, b¹n xãa bít mét hoÆc hai phÇn kh¸c cïng víi c¸c tiªu ®Ò cña chóng. Lóc nµy b¶ng môc lôc kh«ng cßn chÝnh x¸c n÷a. §Ó cËp nhËt b¶ng môc lôc, b¹n h·y nhÊp ®Ó b¶ng ®ã cã mµu x¸m, nhÊn F9 hoÆc b¹n nhÊp ph¶i chuét ®Ó xuÊt hiÖn menu ®èi tîng, trong menu nµy b¹n chän Update Field. Khi ®ã sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i Update Table of Contents. B¹n nªn râ chØ cËp nhËt c¸c sè trang hay cËp nhËt toµn bé b¶ng môc lôc b»ng c¸ch chän mét trong 2 trêng råi nhÊp OK.

II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO 1.Tạo bảng tham khảo chéo,lựa chọn các khuôn dạng B¹n h·y lµm theo c¸c bíc sau ®Ó t¹o mét b¶ng tham kh¶o chÐo: Gâ v¨n b¶n cña tham kh¶o chÐo ®ã. To a Page Number: nÕu chØ dÉn tham kh¶o cña b¹n dÉn ®Õn sè trang, b¹n h·y gâ mét dßng ch¼ng h¹n: “ §Ó biÕt thªm vÒ C¸ch m¹ng Th¸ng T¸m b¹n h·y xem trang”. NhËp mét kho¶ng trèng sau ch “ trang”. Sè trang sÏ xuÊt hiÖn sau kho¶ng trèng nµy. To a Heading: nÕu chØ dÉn tham kh¶o cña b¹n dÉn ®Õn mét tiªu ®Ò nµo ®ã, b¹n h·y gâ mét dßng ch¼ng h¹n: “ §Ó biÕt thªm vÒ ph¬ng tr×nh bËc hai,xem ...”. Tiªu ®Ò sÏ ®øng ngay sau dÊu ngoÆc kÐp, v× vËy kh«ng cÇn nhËp kho¶ng trèng vµo sau dÊu ngoÆc kÐp. Chän Insert/Cross-reference. Hét tho¹i Cross-reference xuÊt hiÖn

Trong danh s¸ch Reference Type, chän néi dung dßng tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn. Ngo¹i trõ Bookmark, b¹n ph¶i g¸n Style hoÆc ghi chó cho tÊt c¶ tïy chän ®îc liÖt kª ë danh s¸ch ®ã nÕu b¹n muèn tham kh¶o chóng.C¸c thÎ ®¸nh dÊu dïng ®Ó dÉn ®Õn c¸c sè trang trong tham kh¶o chÐo. §Ó tham kh¶o mét trang cô thÓ trªn ®o¹n v¨n , b¹n h·y nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i nµy cuén ®Õn ®o¹n v¨n ®ã vµ ®Æt thÎ ®¸nh dÊu ë ®ã b¨ng lÖnh Bookmark cña menu Insert. Trong danh s¸ch sæ xuèng Insert Reference To, néi dung ®· chän ë bíc 3 x¸c ®Þnh sù tham kh¶o hoÆc dÉn ®Õn kho¶n môc ®îc ®¸nh sè, tiªu ®Ò hoÆc sè trang. Thùc hiÖn sù chän lùa thÝch hîp ë danh s¸ch Insert Reference To, b¹n tu©n theo c¸c bíc sau ®Ó t¹o ra tham kháa chÐo ®Õn v¨n b¶n, sè, hoÆc sè trang. Text: Chän tïy chän nµy ( Heading Text, Bookmark Text...) ®Ó gép v¨n b¶n vµo tham chiÕu chÐo ®ã. Number: Chän tïy chän nµy ®Ó tham kh¶o ®o¹n v¨n cã thÎ ®¸nh dÊu. NhÊp ®Ó xãa dÊu kiÓm ë Insert As Hyperlink nÕu b¹n kh«ng muèn t¹o siªu nèi kÕt nh mét phÇn cña tham kh¶o chÐo ®ã. B¹n cã thÓ thªm ch÷ trªn hoÆc díi cho tham kháa chÐo b»ng c¸ch nhÊp hép kiÓm Include Above/Below Trong hép For Which Heading, nhÊp néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn, cã thÓ lµ tiªu ®Ò, thÎ ®¸nh dÊu, chó thÝch cuèi trang... NhÊp nót Insert NhÊp nót Close.

2.Thay đổi tham chiếu §Ó thay ®æi tham chiÕu ta chän tham chiÕu cÇn thay ®æi råi vµo menu Insert/Reference chän Cross-Reference, xuÊt hiÖn hép tho¹i Cross-Reference, trong môc For Which Heading ta cã thÓ chän néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn. 3.Cập nhật sau sửa đổi văn bản §Ó cËp nhËt tÊt c¶ c¸c tham kh¶o chÐo trong tµi liÖu b¹n h·y chän toµn bé tµi liÖu ®ã, hoÆc nhÊp F9 hoÆc nhÊp ph¶i chuét vµ chän Update Field ë trong menu ®èi tîng. III. BẢNG CHỈ MỤC 1.Đánh dấu một chỉ mục. Tạo, định dạng, xóa một chỉ mục §Ó ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n më hép tho¹i Mark Index Entry. Sau khi më hép nµy, b¹n cã thÓ ®Æt vµo mét gãc nµo ®ã, cuén toµn bé tµi liÖu vµ ®¸nh dÊu c¸c môc khi b¹n cuén qua tµi liÖu. §Õn vÞ trÝ ®Çu tiªn b¹n muèn ®¸nh dÊu mét môc cña b¶ng chØ môc. NÕu mét tõ hoÆc mét côm tõ nµo ®ã trong v¨n b¶n cã thÓ ®îc gép trong môc nµy, b¹n h·y chän tõ hoÆc côm tõ ®ã. B¹n cã thÓ tiÕt kiÖm thêi gian b»ng c¸ch nµy. NhÊn Alt+Shift + X. B¹n h·y xem héi tho¹i Mark Index Entry. C¸c ph¬ng ph¸p xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc. Mét môc cña b¶ng chØ môc có thÓ lµ chØ dÉn tham kh¶o, môc chÝnh, môc phô, hoÆc môc phô cña môc phô. Ngoµi ra, c¸c môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ liªn quan ®Õn mét hoÆc nhiÒu trang. Minh häa sau ®©y nªu ra c¸c kiÓu môc kh¸c nhau cña b¶ng chØ môc b¹n cã thÓ t¹o ra víi Word: celcium, 58 Califonia, 147-170 econonly 162 .

agncure. 163 industly 165 geoglaphy 148 history 154 Khi b¹n ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, World sÏ hái kiÓu môc b¹n ®¸nh dÊu. Hép tho¹i Mark Indexentry cã c¸c nót tuú chän vµ c¸c hép v¨n b¶n ®Ó ®a ra c¸c kiÓu môc sau ®©y vµo b¶ng chØ môc: Cross-reference: ChØ dÉn tham kh¶o ®a ngêi ®äc ®Õn môc kh¸c trong b¶ng chØ môc. CÇn b¶o ®¶m, khi b¹n nhËp chØ dÉn tham kh¶o, ®Òu ®îc tham kh¶o ph¶i hiÖn diÖn trong b¶ng chØ môc. Subentry: Môc phô lµ môc lÖ thuéc vµo môc chÝnh trong b¶ng chØ môc, ®a ra th«ng tin cô thÓ vÒ mét chñ ®Ò chung ®îc liÖt kª trong b¶ng chØ môc. Sub- Subentry: Mét Sub- Subentry lÖ thuéc vµo mét môc phô (vµ còng lÖ thuéc vµo môc chÝnh cña môc phô ®ã), ®i ra th«ng tin tõng chi tiÕt vÒ mét môc phô nµo ®ã. Page Range: Ngoµi viÖc tham kh¶o mét trang, môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ tham kh¶o ®Õn hai hoÆc nhiÒu trang. §Ó cã c¸c môc cña b¶ng chØ môc liªn quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i nhËp mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) gép toµn bé v¨n b¶n trong kho¶ng trang ®ã. B¸o cho Word xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc: Main Entry: NhËp môc chÝnh vµo ®©y. NÕu b¹n ®· chän mét tõ hoÆc côm tõ nµo ®ã ë bíc l, tõ nµy sÏ xuÊt-hiÖn ë hép Main Entry. B¹n hiÖu chÝnh tõ côm tõ nµy hoÆc gi÷ nguyªn nã. Tõ hoÆc côm tõ b¹n ®· ®a vµo hép nµy sÏ xuÊt hiÖn ë b¶ng chØ môc.

Subentry: §a v¨n b¶n môc con hoÆc môc phô cña môc phô vµo hép nµy. §Ó trèng hép nµy nÕu môc (chÝnh) kh«ng cã môc phô. ®Ó nhËp môc cña môc phô (sub-subentry), b¹n h·y gâ mét ®Êu hai chÊm (:) gâ môc cña môc phô ®ã, nh trªn B¸o cho Word xö lý chØ dÉn tham kh¶o trang cña môc ®ã: Cross-reference: §Ó dÉn ngêi ®äc ®Õn môc chÝnh trong b¶ng chØ môc, b¹n h·y gâ tªn mục chÝnh ®ã vµo hép nµy sau tõ "See" (xem). §iÒu b¹n gâ vµo hép nµy sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng chØ môc. Current Page: NhÊp vµo ®©y ®ể t¹o ra dÊu chØ dÉn tham kh¶o b¶ng chØ môc ®èi víi trang thuéc tµi liÖu ®ã Page Range: NhÊp ®Ó t¹o ra chØ dÉn tham kh¶o ®Õn kho¶ng c¸ch trang. §Ó t¹o ra mét môc liªn quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i t¹o mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) bao gåm c¸c trang ®ã. B¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu nµy b»ng c¸ch nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i Mark Index Entry, chän tÊt c¶ v¨n b¶n cña trang ®ã, gâ tªn trong hép v¨n b¶n Bookmark Name vµ nhÊp Add. Sau ®ã, trong hép tho¹i Mark Entry, nhÊp mòi tªn chØ xuèng ë nót tïy chän Page Range, vµ chän thÓ ®¸nh dÊu tham kh¶o nãi trªn ë danh s¸ch th¶ xuèng. NhÊp « kiÓm Bold hoÆc Italic ®Ó b¸o cho Word biÕt b¹n muèn in ®Ëm hay in nghiªng sè trang hoÆc sè lo¹t trang ë môc liªn quan trong b¶ng chØ môc. Trong mét sè b¶ng chØ môc, trang hoÆc lo¹t trang cña c¸c trang gi¶i thÝch vÊn ®Ò têng tËn ®îc viÕt theo ch÷ in ®Ëm hoÆc in nghiªng ®Ó ngêi ®îi cã thÓ ®Õn ®ã tríc, nÕu hä muèn. NhÊp nót Malk hoÆc Mark All: Mark: §a môc ®· chän vµo b¶ng chØ môc.

Mark All: NÕu b¹n ®· chän mét tõ nµo ®ã ë bíc l, b¹n cã thÓ nhÊp nót Mark All ®Ó yªu cÇu Word ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c tõ trong tµi liÖu ®ång nhÊt víi tõ trong hép Main Entry. NhÊp bªn ngoài hép tho¹i Mark lndex Entry vµ t×m tõ hoÆc côm tõ tiÕp theo cho b¶ng chØ môc, lÆp l¹i c¸c bíc 2 ®Õn 6 ®Ó ®¸nh dÊu thªm c¸c môc kh¸c. NhÊp Close khi b¹n ®· lµm xong ®Ó ®ãng hộp thoại Mark lndex Entry. Khi lµm xong b¹n h·y xem l¹i c¸c m· trêng ë tµi liÖu cña b¹n, b¹n cã thÓ che khuÊt c¸c m· trêng nµy b»ng c¸ch nhÊp nót Show/Hide. 2.Tạo và xóa bảng chỉ mục Sau khi ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n cã thÓ t¹o ra b¶ng chØ môc, b»ng c¸ch lµm theo c¸c bíc sau: §Õn cuèi tµi liÖu, chÌn mét dÊu ng¾t trang, gâ ch÷ Index, vµ nhÊn ENTER hai lÇn. Chän Insert/Index and Table ®Ó më hép tho¹i Index and Table. NÕu cÇn, h·y nhÊp Index. Môc nµy ®îc tr×nh bµy ë H×nh 10.

Hình 10: Sự

tạo lập bảng chỉ mục

Tip: H·y quan s¸t hép Preview b¹n thùc hiÖn c¸c lùa chän lµ b¹n cã thÓ xem kÕt qña cña c¸c t×m chän ®· chän trong hép tho¹i Index and Table Díi Type, b¹n h·y chän Run-in thay v× lndented nÕu b¹n muèn c¸c môc phô vµ c¸c môc con díi c¸c môc chÝnh. Víi tïy chän lndented c¸c môc phô vµ môc phô cña môc con ®îc thôt vµo, nh trong Preview trªn H×nh 10. NhÊp vµo ®Þnh d¹ng cña hép th¶ xuèng Formats. B¹n cã thÓ thö nghiÖm tïy ý, nhng h·y quan s¸t hép Preview. Chän tïy chän ë cuèi hép tho¹i ®ã, ®Ó cã h×nh thøc b¶ng chØ môc mong muèn: Right Align Page Numbers: C¸c sè trang xuÊt hiÖn sau c¸c môc tõ, trõ khi b¹n nhÊp « kiÓm nµy, trong trêng hîp ®ã c¸c sè trang xuÊt hiÖn. Columns: NÕu b¹n cã thÓ chia trang ra h¬n hai cét hoÆc chØ muèn mét cét, h·y nhËp gi¸ trÞ vµo hép Columns. C¸c b¶ng chØ môc cã c¸c môc con cña môc phô kh«ng thÓ khíp víi h¬n hai cét trªn mét trang. Tab Leader: §êng dÉn lµ d·y c¸c dÊu chÊm. H·y chän mét kiÓu ®êng dÉn ®Ó ®a vµo gi÷a môc tõ vµ sè trang, nÕu b¹n muèn vµ nÕu kiÓu ®Þnh d¹ng cña b¶ng chØ môc b¹n chän ë bíc 5 cÇn cã ®êng dÉn. NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Index and Table. Muèn xãa b¶ng chØ môc ta chän b¶ng chØ môc ®ã råi vµo menu Edit/Clear chän Content Del. 3. Cập nhật chỉ mục sau sửa đổi văn bản HiÖu chØnh vµ cËp nhËt b¶ng chØ môc Sau khi t¹o b¶ng chØ môc, b¹n h·y xem xÐt cÈn thËn. B¶o ®¶m tÊt c¶ c¸c môc ®Òu cã Ých cho ngêi ®äc. NÕu nhËn thÊy mét

môc nµo ®ã kh«ng phï hîp, b¹n h·y t×m nã träng tµi liÖu vµ xãa bá hoÆc hiÖu chØnh m· trêng cña b¶ng chØ môc ®ã. B¹n cÇn cËp nhËt b¶ng chØ môc sau khi hoµn tÊt viÖc hiÖu chØnh. PhÇn tiÕp theo sÏ gi¶i thÝch c¸ch lµm c¸c viÖc ®ã. HiÖu chØnh c¸c môc cña b¶ng chØ môc B¹n h·y lµm theo c¸c bíc sau ®Ó t×m vµ hiÖu chØnh mét môc cña b¶ng chØ môc trong tµi liÖu: - NÕu b¹n kh«ng thÓ t×m thÊy c¸c m· trêng vµ c¸c môc cña b¶ng chØ môc trong v¨n b¶n, h·y nhÊp nót Show/Hide trªn thanh c«ng cô Standard - §äc lít qua tµi liÖu ®Ó t×m môc ®ã, hoÆc chän Edit/Find, vµ trong hép tho¹i Find and Replace, nhËp môc b¹n ®ang t×m kiÕm råi nhÊp nót Find Next. B¹n h·y nhËp môc ®ã thËt ®óng tõng mÉu tù mét. LÖnh Find t×m kiÕm c¸c môc cña b¶ng chØ môc t¬ng tù nh t×m kiÕm c¸c tõ- b¹n chØ cÇn nhÊp nót Show/Hide. - NÕu b¹n sö dông tÝnh n¨ng Find ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ môc cÇn t×m, khi Word t×m môc ®ã, b¹n h·y nhÊp Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i Find and Replace. C¸c môc cña b¶ng chØ môc trong c¸c dÊu ngoÆc ®¬n vµ ngoÆc kÐp cã c¸c ch÷ XE ®øng tríc. - HiÖu chØnh môc ®ã cña b¶ng chØ môc b»ng c¸ch nhÊp gi÷a c¸c dÊu ngoÆc kÐp ®Ó xãa vµ nhËp c¸c mÉu tù kh¸c, hoÆc xãa môc ®ã b»ng c¸ch chän vµ nhÊn phÝm DELETE. CËp nhËt b¶ng chØ môc §Ó cËp nhËt b¶ng chØ môc, sau khi ®· hiÖu chØnh hoÆc bæ sung c¸c môc kh¸c, hoÆc b¹n nhÊp ph¶i vµ chän Update Field ë menu t¾t, hoÆc nhÊp vµ nhÊn F9.

BÀI 4: CÁC VẤN ĐỀ KHÁC I.TIÊU ĐỀ CỦA MỘT ĐỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION 1.Caption là gì? §«i khi c¸c b¸o c¸o hoÆc c¸c tiÓu luËn hoÆc ®å ¸n ë nhµ trêng , ngoµi b¶ng môc lôc th«ng thêng cßn cã c¸c b¶ng kh¸c ®Ó liÖt kª c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ vµ c¸c minh häa .Word cã thÓ t¹o ra c¸c lo¹i b¶ng nµy mét c¸ch dÔ dµng .Tuy nhiªn ®Ó Word lËp b¶ng kiÓu nµy , b¹n ph¶i sö dông lÖnh Caption cña menu Insert ®Ó ®Æt chó thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh, ®å thÞ...VËy Caption lµ

mét lÖnh ®Æc biÖt ®Ó ®Æt chó thÝch lªn c¸c

h×nh ¶nh ®å thÞ, ph¬ng tr×nh, c¸c danh s¸ch vµ c¸c ch¬ng tr×nh. LÖnh nµy t¹o ra c¸c chó thÝch dÔ dµng h¬n, nhng u ®iÓm chÝnh cña lÖnh nµy lµ cã thÓ tù ®éng ®¸nh sèc¸c chó thÝch. Khi b¹n thªm hoÆc bít mét chó thÝch th× c¸c chó thÝch kh¸c sÏ tù ®éng ®¸nh sè l¹i. 2.Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu đã có. §Ó nhËp chó thÝch, b¹n b¾t ®Çu b»ng c¸ch chän phÇn ®îc chó thÝch. Trong trêng hîp h×nh ¶nh, ®å thÞ, b¶ng, vµ ph¬ng tr×nh, b¹n chØ cÇn nhÊp lªn chóng. B»ng c¸ch nhÊp, b¹n chän chóng. Nhng ®Ó ®Æt chó thÝch cho danh s¸ch hoÆc c¸c dßng ch¬ng tr×nh, tríc hÕt chän tÊt c¶ c¸c dßng ®ã. B¹n h·y lµm theo c¸c bíc sau ®Ó chó thÝch h×nh ¶nh, ®å thÞ mét c¸ch tù ®éng: - Chän phÇn ®îc chó thÝch. - Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh trªn H×nh 11

- Trong hép Caption, nhËp chó thÝch. Nh h×nh 11, b¹n ph¶i nhËp dÊu c©u vµo sau sè h×nh ¶nh. Th«ng thêng, mét dÊu hai chÊm ( : ) hoÆc dÊu chÊm sÏ theo sau m· sè h×nh ¶nh. - NÕu cÇn, b¹n nhÊp danh s¸ch Label vµ b¸o cho Word biÕt b¹n ®ang g¸n vµo chó thÝch ®ã. - NhÊp danh s¸ch Position vµ chän Above Selected Item hoÆc Selected Item ®Ó b¸o cho Word biÕt vÞ trÝ cña chó thÝch. - NhÊp OK.

Hình 11: Đặt chú thích cho hình ảnh. Word tự động đánh số các chú thích này. 3.Gắn caption tự động cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu . Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh trªn H×nh 11. Muèn g¾n Caption tù ®éng cho b¶ng h×nh vÏ ph¬ng tr×nh hay môc d÷ liÖu b¹n nhÊp vµo AutoCaption, xuÊt hiÖn hép tho¹i AutoCaption. Trong môc Add caption when inserting b¹n cã thÓ chän nh÷ng d¹ng file ®îc g¾n tù ®éng Caption khi ®îc chÌn vµo trong tµi liÖu so¹n th¶o v¨n b¶n nµy cña b¹n.Trong Option, b¹n cã thÓ lùa chän nh·n sö dông ®Ó chó thÝch(Use label), vÞ trÝ ®Æt chó thÝch( Position)....Sau khi ®Þnh d¹ng xong Caption b¹n nhÊp OK.

II.SOẠN THẢO VÀ ĐỊNH DẠNG CAPTION 1.Thay đổi nhãn Chän ®èi tîng muèn thay ®æi nh·n. Tõ hép tho¹i Caption chän New Label xuÊt hiÖn hép tho¹i NewLabel vµ ®¸nh tªn míi vµo hép Label

2.Thay đổi khuôn dạng đánh số Tõ hép tho¹i Caption chän Numbering xuÊt hiÖn hép tho¹i Caption Numbering vµ chän trong hép Format ®Ó thay ®æi

khu«n d¹ng ®¸nh sè

3.ChÌn thªm sè ch¬ng vµo Caption Tõ hép tho¹i Caption Numbering chän Include Chapter number ®Ó thªm sè ch¬ng vµo Caption III.ĐIỂM ĐÁNH DẤU - BOOKMARK 1.Bookmark là gì Bookmark nhËn d¹ng mét vÞ trÝ hay chØ ra mét ®Ò môc mµ b¹n ®Æt tªn vµ x¸c ®Þnh cho c¸c tham kh¶o vÒ sau.VD: b¹n cã thÓ dïng bookmark ®Ó x¸c ®Þnh chñ ®Ò mµ b¹n muèn söa ®æi,thay v× ph¶i cuén v¨n b¶n ®Õn ®øng chñ ®Ò ®ã b¹n cã thÓ di chuyÓn ®Õn vÞ trÝ ®ã b»ng c¸ch sö dông hép Bookmark. 2.Chèn thêm bookmark Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn.

NhËp tªn Bookmark vµo hép Bookmark name.Trong nh·n Sort by b¹n chän c¸ch mµ b¹n muèn hiÓn thÞ tªn Bookmark . Sau ®ã chän Add. 3.Di chuyển đến một bookmark NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + G hoÆc vµo Edit chän Go To, hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn, sau ®ã trong trêng Go to What b¹n chän Bookmark, trong hép Enter bookmark

name b¹n gâ tªn bookmark mµ b¹n muèn di chuyÓn tíi råi nhÊp OK.

4.Hiển thị bookmark Muèn hiÓn thÞ mét Bookmark, ta më hép tho¹i Bookmark , nhÊp dÊu chän môc Hidden Bookmark. 5.Xóa bookmark Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn. Sau ®ã lùa chän Bookmark cÇn xo¸ vµ chän Delete IV.CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES, ENDNOTES 1.Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và cuối tài liệu C¸c chó thÝch cuèi trang, chØ dÉn tham kh¶o, gi¶i thÝch, hoÆc b×nh luËn xuÊt hiÖn ë cuèi trang chØ lµ chuyÖn nhá, nhng Ýt nhÊt Word còng gióp cho b¹n gi¶m bít b¨n kho¨n vÒ viÖc ®¸nh sè vµ ®Þnh d¹ng chóng. V©ng, b¹n vÉn thêng ph¶i liÖt kª c¸c t¸c gi¶, c¸c t¸c phÈm cña hä, ngµy th¸ng c¸c t¸c: phÈm ®îc xuÊt b¶n, b¹n kh«ng cÇn bËn t©m vÒ chó thÝch cuèi trang kh«ng liªn tôc hoÆc cã khíp víi trang hay kh«ng. Word sÏ sÏ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®ã. Word còng xö lý c¸c chó thÝch cuèi ch¬ng hoÆc cuèi tµi liÖu, c¸c chó thÝch nµy t¬ng tù chó thÝch cuèi trang nhng ë cuèi ch¬ng hoÆc cuèi tµi liÖu.

Trõ khi b¹n x¸o trén c¸c tïy chän mÆc ®Þnh, c¸c chó thÝch cuèi trang thêng ë phÇn lÒ tr¸i ch©n trang vµ c¸c chó thÝch cuèi thêng ë cuèi tµi liÖu, trõ khi b¹n yªu cÇu Word ®Æt chóng ngay díi v¨n b¶n. Tµi liÖu cã thÓ cã c¶ chó thÝch cuèi trang vµ cuèi ch¬ng. Word ®¸nh sè c¸c chó thÝch cuèi trang b»ng ch÷ sè ¶ rËp vµ chó thÝch cuèi ch¬ng b»ng ch÷ sè la M·. 2.Chèn footnotes, endnotes §Ó chÌn chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch¬ng, b¹n h·y lµm theo c¸c bíc sau: - §Æt con trá ë vÞ trÝ trÝch dÉn chó thÝch. Nãi c¸ch kh¸c b¹n ®Æt con trá vÞ trÝ mµ b¹n muèn cã ch÷ sè hoÆc ký hiÖu ®¸nh dÊu sù tham kh¶o chó thÝch. -

Insert Footnote. B¹n thÊy hép tho¹i Footnote and

Endnote nh trªn H×nh 12. - Díi môc Insert, b¹n nhÊp Footnote ®Ó nhËp chó thÝch cuèi trang hoÆc nhÊp Endnote ®Ó nhËp chó thÝch cuèi ch¬ng. - Trong hép Format, b¹n b¸o cho Word biÕt c©u trÝch dÉn sÏ cã ch÷ sè hay ký hiÖu

H×nh 12 ChÌn chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch¬ng vµo tµi liÖu. - NhÊp OK. NÕu b¹n ®ang ë mµn h×nh Print Layout, Word sÏ ®a b¹n ®Õn cuèi trang hoÆc cuèi tµi 1iÖu hoÆc cuèi phÇn, n¬i ®ã, bªn c¹nh ký hiÖu hoÆc ch÷ sè, b¹n cã thÓ gâ chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch¬ng. Trong mµn h×nh Normal, hép c¸c chó thÝch sÏ më - Gâ chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch¬ng. - NhÊp Close nÕu b¹n ®ang ë mµn h×nh Normal ®Ó rêi bá hép chó thÝch trªn. Trong mµn h×nh Print Layout, b¹n h·y cuén trang lªn. 3.Các Option Thay ®æi hÖ thèng ®¸nh sè vµ vÞ trÝ c¸c chó thÝch Ta cã thÓ thay ®æi c¸c tïy chän chó gi¶i trong hép tho¹i Footnote and Endnote .B¹n h·y lµm theo c¸c bíc sau ®Ó thùc hiÖn ®iÒu ®ã: - NhÊp Insert Footnote. - NhÊp tab All Footnotes chän: Bottom of Page: §Æt c¸c chó thÝch ®Çu ch¬ng ë ®Çu trang Below text :§Æt c¸c chó thÝch ®Çu ch¬ng ë díi ®Ò môc. hoÆc nhÊp All Endnotes chän: End of Section, (nÕu tµi liÖu ®îc chia thµnh nhiÒu phÇn) ®Ó cho c¸c chó thÝch cuèi ch¬ng xuÊt hiÖn sau c¸c phÇn HoÆc chän End of Document ®Ó ®Æt c¸c chó thÝch cuèi ch¬ng ë cuèi tµi liÖu. Trong Convert: Chän tuú chän nµy ®Ó thay ®æi tÊt c¶ c¸c chó thÝch cuèi ch¬ng thµnh chó thÝch cuèi trang vµ ngîc l¹i.

Trong Apply change to, chän Whole Document nÕu muèn thay ®æi trong toµn bé v¨n b¶n, This Section nÕu muèn thay ®æi chØ trong phÇn nµy. NhÊp OK ë hép tho¹i Footnote and Endnote. 4.Các dịnh dạng đánh số §Ó thay ®æi l¹i hÖ thèng ®¸nh sè, b¹n thùc hiÖn chØnh söa trong hép Format: Trêng Number Format: chän kiÓu cña c©u trÝch dÉn lµ sè, ch÷ c¸i, hay lµ ch÷ sè la m·.. Trêng Start At: NhËp ch÷ sè hoÆc mÉu tù ®Ó b¾t ®Çu ®¸nh sè c¸c chó thÝch ë vÞ trÝ kh¸c 1, A hoÆc I. Trêng Numbering: Tuú chän Continuous ®¸nh sè c¸c chó thÝch liªn tôc tõ ®Çu ®Õn cuèi tµi liÖu, tuú chän Restart Section b¾t ®Çu ®¸nh sè l¹i tõ mçi phÇn trong tµi liÖu. Trêng Custom Mask: NhÊp Custom Mask ®Ó ®¸nh dÊu chó thÝch cã ký hiÖu. §Ó chän ký hiÖu (Symbol), b¹n nhËp vµo hép v¨n b¶n hoÆc nhÊp vµo nót Symboy ®Ó chän ký hiÖu. 5.Di chuyển footnotes, endnotes §Ó di chuyÓn chó thÝch, b¹n h·y chän chó thÝch råi rª ®Õn vÞ trÝ míi hoÆc c¾t vµ d¸n chó thÝch ®ã vµo vÞ trÝ míi. Khi b¹n di chuyÓn chó thÝch, tÊt c¶ c¸c lêi chó thÝch kh¸c ®Òu ®îc ®¸nh sè l¹i, nÕu cÇn. 6.Xóa footnotes, endnotes §Ó xãa chó thÝch, b¹n chän ký hiÖu hoÆc chú thÝch ®ã vµ nhÊn phÝm DELETE. C¸c chó thÝch kh¸c ®îc ®¸nh sè l¹i khi b¹n xãa mét chó thÝch nµo ®ã.