Word Co Ban

MỤC LỤC BÀI 1: MỞ ĐẦU...........................................................................................................4 1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 4 1.

Mở một ứng dụng xử lí văn bản.......................................................................4

2. Mở một tài liệu đã có sẵn, sửa đổi một vài chỗ và ghi lưu................................5 3. Mở một số tài liệu..............................................................................................6 4. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu..........................................................................6 5. Ghi lưu một tài liệu đang có trên đĩa cứng, đĩa mềm.........................................6 6. Đóng tài liệu.......................................................................................................7 7. Sử dụng chức năng trợ giúp -Help.....................................................................7 2. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN........................................................7 1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang......................................................................7 2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ .....................................................................7 3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ....................................................................8 3. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU......................................................8 1. Ghi lưu một tài liệu dưới một khuôn dạng khác ................................................8 2. Lưu tài liệu dưới dạng thích hợp để đưa lên Website.........................................8 BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ................................................................................9 I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU .....................................................................................9 1. Chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản...........................9 2. Sử dụng lệnh Undo:............................................................................................9 3. Thêm một đoạn paragraph..................................................................................9 4. Chèn các kí hiệu/ký tự đặc biệt...........................................................................9 5. Chèn một dấu ngắt trang...................................................................................10 2. LỰA CHỌN DỮ LIỆU .....................................................................................10 1. Đánh dấu chọn một ký tự, một từ một câu, toàn bộ văn bản............................10 3. SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA................................................................11 1. Dùng công cụ sao chép và dán..........................................................................11 2. Sao chép và di chuyển khúc văn bản giữa nhiều tài liệu đang mở....................11 3. Xóa một đoạn văn bản.......................................................................................11

1

4. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.............................................................................11 1. Dùng công cụ tìm kiếm một từ, một câu trong một văn bản............................12 2. Dùng công cụ thay thế một từ, một câu trong một văn bản.............................13 I. ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ......................................................................14 1. Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ..........................................................14 2. Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân...........................................................14 3. Dùng chữ có các màu khác nhau.......................................................................14 4. Dùng các lựa chọn căn lề và dàn đều cả hai lề..................................................15 5. Thụt đầu dòng...................................................................................................15 6. Thay đổi độ dãn dòng........................................................................................15 7. Sao chép khuôn dạng từ một khúc văn bản đã chọn.........................................15 2. ĐỊNH DẠNG CHUNG.......................................................................................16 1. Sử dụng và thiết lập dấu nhảy cột (tab) để căn thẳng cột: trái, phải, giữa, theo dấu chấm thập phân:..............................................................................................16 2. Thêm đường viền biên (border) cho mọi tài liệu:.............................................16 3. Dùng danh sách liệt kê gạch đầu dòng và liệt kê đánh số:................................16 3. KHUÔN DẠNG MẪU........................................................................................17 1. Chọn một khuôn mẫu cho tài liệu (Template) thích hợp để dùng cho một công việc cụ thể.............................................................................................................17 2. Làm việc với một khuôn mẫu cho một công việc cụ thể..................................17 BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU........................................................................19 I. KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG..................................................19 1. Áp dụng một styles có sẵn cho một tài liệu......................................................19 2. Chèn thêm số trang cho một tài liệu.................................................................20 2. ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG....................................................................21 1. Thêm đầu trang và chân trang cho một tài liệu.................................................21 2. Thêm ngày tháng, tác giả, số trang ................................................................22 3. Áp dụng các định dạng chữ cơ bản trong đầu trang và chân trang.................22 3. KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP.......................................................22 4. BÀI TRÍ TÀI LIỆU............................................................................................23

2

1. Thay đổi bài trí của tài liệu: trang đứng trang nằm ngang, kích thước trang… ...............................................................................................................................23 2. Thay đổi mép lề của tài liệu............................................................................24 BÀI 5: IN ẤN...............................................................................................................26 I. CHUẨN BỊ IN......................................................................................................26 1. Xem một tài liệu trước khi in............................................................................26 2. Dùng các lựa chọn in cơ sở.............................................................................26 3. In một tài liệu từ máy in đã cài đặt sẵn...........................................................26 BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO...................................................................29 I. BẢNG...................................................................................................................29 1. Tạo bảng biểu đơn giản ...................................................................................29 2. Thay đổi thuộc tính ô: định dạng chữ, kích thước, màu.................................29 3. Thêm và xóa cột dòng.....................................................................................30 4. Thêm các đường viền cho bảng......................................................................31 5. Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động.......................................................31 2. HÌNH VẼ VÀ ẢNH...........................................................................................31 1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào một tài liệu...............................................31 2. Thêm các hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ, màu tô nền.........................................................................................................................32 3. Di chuyển các hình ảnh hay hình vẽ trong một tài liệu...................................32 4. Co giãn một hình..............................................................................................32 3. NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU........................................32 1. Nhập một bảng tính vào tài liệu ......................................................................32 2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu........................................33 4. TRỘN VĂN BẢN................................................................................................34 1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động...........34 2. Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu.......................36

3

BÀI 1: MỞ ĐẦU 1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.

Mở một ứng dụng xử lí văn bản

Khái niệm chung về WINWORD: Microsoft Word (Word) là một chương trình soạn thảo văn bản chạy trong môi trường Window. Chỉ sau một khoảng thời gian ngắn học sử dụng Winword ở mức độ cơ bản, ta có thể soạn thảo nhanh chóng, sáng sủa các tài liệu thông thường như một bản tin, bản hợp đồng... Sử dụng Winword cùng với một loạt các chương trình phụ trợ như Equation, Word Art, Draw... có thể tạo ra được một tài liệu với các đối tượng đồ hoạ phong phú. Khởi động chương trình

1. Vào Start/Programs/Microsoft Word. 2. Nhấn đúp chuột tại biểu tượng của chương trình Winword (biểu tượng này thường ở trên nền màn hình hoặc trên thanh biểu tượng Ms Office phía góc trái trên màn hình) Cửa sổ Word sau khi khởi động

Sau khi khởi động cửa sổ chương trình Winword sẽ được mở ra và có sẵn một cửa sổ rỗng để nhập văn bản gọi là cửa sổ tài liệu (cửa sổ có tiêu đề Document 1). Trong cửa sổ tài liệu có con trỏ văn bản (là một vạch đứng nhấp nháy chỉ vị trí sẽ hiện ra ký tự đánh vào) Ngoài ra cửa sổ chương trình Word còn có các thành phần quan trọng khác:

3. Các thanh công cụ (Tool Bar) nằm kề dưới thanh tiêu đề, trên đó gồm các công cụ xử lý văn bản, bấm một công cụ, một lệnh tương ứng sẽ

4

được thực hiện. Thường có thanh tiêu chuẩn (Standard) và thanh định dạng (Formating) hiện sẵn.

4. Thanh trạng thái (Status Bar) nằm ở đáy cửa sổ, trên đó hiển thị một số thông tin về tài liệu đang soạn thảo như số thứ tự trang hiện thời, vị trí hiện tại của con trỏ,... 5. Thanh cuộn đứng (ở sát cạnh phải) và thanh cuộn ngang (ở sát cạnh đáy) sử dụng để cuộn tài liệu lên, xuống, sang phải, sang trái để hiện các phần bị khuất. 6. Mỗi người có thể thay đổi các thành phần của màn hình cho phù hợp với công việc của mình (xem phần nâng cao). 2. Mở một tài liệu đã có sẵn, sửa đổi một vài chỗ và ghi lưu.

7. Chọn lệnh File\Open hoặc biểu tượng Open

hộp thoại Open hiện

ra

8. Trong khung Look in tìm file tài liệu muốn mở, chọn Open để mở file cần sửa đổi, sau khi sửa đổi chọn File\Save As xuất hiện hộp thoại Save As. Sau khi sửa bạn muốn đổi tên thành file khác thì đánh tên trong hộp File Name.

5

Nếu không bạn nhấn vào biểu tượng

máy sẽ mặc định tên file cũ và lưu đè lên nó.

3. Mở một số tài liệu. Tương tự như mở một tài liệu. Tuy nhiên tại một thời điểm chỉ có một cửa sổ được kích hoạt, muốn mở một tài liệu khác đã được mở trước đó ta nháy mục Window để hiện Menu dọc Window, chọn số thứ tự tương ứng với cửa sổ được kích hoạt. Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Word lên màn hình, ta mở tất cả các tập tin muốn xem, chọn Window\ Arrange All. 4. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu.

− Bắt đầu soạn một tài liệu mới (Mở cửa sổ tài liệu mới) thì bấm dụng cụ New (hoặc chọn lệnh File\New\Blank Document), nếu xuất hiện hộp thoại New, chọn OK. Chương trình sẽ mở thêm một cửa sổ tài liệu mới (trang giấy trắng) có con trỏ văn bản, sẵn sàng nhập văn bản.

− Chọn lệnh File\Save,gõ tên file tài liệu vào mục File name và chọn thư mục sẽ chứa file tài liệu đó trong mục Save in, chọn OK. File tài liệu sẽ được ghi vào thư mục được chọn (hoặc thư mục ngầm định My document). 5. Ghi lưu một tài liệu đang có trên đĩa cứng, đĩa mềm. Để lưu giữ tài liệu ta phải ghi ra đĩa. Trong quá trình soạn tài liệu ta phải làm thao tác này nhiều lần. Chọn lệnh File\Save, có 2 khả năng xảy ra:

9. Nếu là tài liệu mới soạn (đây là lần đầu tiên ghi ra đĩa), sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Gõ ngay tên file tài liệu (vào mục File name) và chọn thư mục sẽ chứa file tài liệu đó (trong mục Save in). Chọn OK. File tài liệu sẽ được ghi vào thư mục được chọn (hoặc thư mục ngầm định My document).

10. Nếu tài liệu trên màn hình là tài liệu có sẵn trong đĩa (đã có sẵn tên file) ta chỉ mở ra xem sửa hoặc đánh thêm vào, thì sự thay đổi của tài liệu đó đựoc ghi lại theo tên đã có mà không đưa ra hộp thoại Save As.

6

6. Đóng tài liệu. Chỉ việc đóng cửa sổ của chương trình hoặc mở thực đơn File, chọn Exit. Trước khi kết thúc cần tiến hành ghi các tài liệu đang soạn ra đĩa, nếu không máy sẽ hỏi bạn có lưu file không. Nếu chọn No chương trình sẽ thoát ngay và không lưu. Còn chọn Yes chương trình sẽ thoát và lưu với tên file mặc định, rồi đóng các cửa sổ tài liệu lại (xem phần sau) 7. Sử dụng chức năng trợ giúp -Help Chọn Help trên thanh Toolbar chọn Microsoft Word Help hoặc dùng phím tắt Alt+H / F1 2. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN.

1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang. Có 4 kiểu xem tài liệu trên màn hình:

11. Kiểu Normal: Trong kiểu này, văn bản không có lề, không hiện cột văn bản

12. Kiểu Online Layout: Trong kiểu này, văn bản được thể hiện thành hai phần riêng biệt: nửa trái hiện tiêu đề và tên các thành phần chính trong văn bản; nửa phải hiện nội dung của văn bản.

13. Kiểu Page Layout: Nhìn được số trang, tiêu đề đầu\cuối trang; văn bản giống như khi được in ra giấy.

14. Kiểu Outline: Cho phép nhìn văn bản theo từng mức khác nhau tính từ phía lề trái của trang, sâu nhất là 9 mức.

15. Kiểu Master Document: Gần như kiểu Outline, không hiện ranh giới trang của văn bản. Để chọn một cách ta dùng menu View, hoặc nháy chuột vào một trong 4 nút ở đầu trái thanh cuốn ngang. Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh View/Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close của hộp Full Screen. 2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi chọn Zoom. Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK.Muốn xem toàn bộ màn hình vào View chọn Full Screen.

7

3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không muốn xuất hiện trên màn hình. Hoặc chọn View\Toolbars\Customize xuất hiện bảng Customize chọn tab Toolbars để sửa đổi hiển thị. Chọn Comamands để xem các lệnh của các thanh công cụ.

3. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU

1. Ghi lưu một tài liệu dưới một khuôn dạng khác Trong Word có thể lưu được các file dưới các dạng tệp thuần chữ (TXT), tệp Rich Text Format (RTF), tệp khuôn mẫu tài liệu, tệp của phần mềm khác, phiên bản khác… Vào File\Save As xuất hiện bảng Save As (như phần trên) rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Save. 2. Lưu tài liệu dưới dạng thích hợp để đưa lên Website. Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter.

8

BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ I.

CHÈN THÊM DỮ LIỆU

1. Chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản Việc chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản là giống nhau: 16. Chọn vị trí cần chèn 17. Nhập dữ liệu tại vị trí cần nhập dữ liệu. Trong trường hợp bạn muốn chèn dữ liệu mới đồng thời xóa dữ liệu cũ ở vị trí cần chèn ta có thể sử dụng nút Insert trên bàn phím. 2. Sử dụng lệnh Undo: Muốn quay trở lại trạng thái lúc trước ta dùng lệnh Undo:

18. Vào Edit/Undo 19. Hoặc dùng thanh công cụ có biểu tượng 20. Sử dụng phím tắt Ctrl + Z 3. Thêm một đoạn paragraph 21. Chọn vị trí cần thêm 22. Nhập dữ liệu tại vị trí cần nhập dữ liệu. 23. Nhấn Enter. 4. Chèn các kí hiệu/ký tự đặc biệt Dùng Symbol 24. Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn

25. Chọn Insert / Symbol. 26. Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn chọn.

27. Nhấp chuột tại ký tự muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert 28. Nhấn Close để kết thúc.

9

5. Chèn một dấu ngắt trang Trong một văn bản dài ngầm định chỉ gồm 1 Section, khi cần từ một vị trí nào đó ngắt sang phần mới, để con trỏ ở vị trí đó, chèn một dấu ngắt phần bằng lệnh Insert \ Break

Trong hộp thoại Break vừa xuất hiện, chọn Continuous, chọn OK. Một dấu ngắt Section sẽ được tạo ra ở vị trí con trỏ (là một đường ngang trên dấu có ghi End of Section nếu ở trong chế độ hiển thị Normal View) Nếu chèn sai vị trí dấu ngắt phần có thể đặt con trỏ vào dấu, gõ phím Delete xoá bỏ, chèn dấu mới vào vị trí chính xác. 2. LỰA CHỌN DỮ LIỆU 1. Đánh dấu chọn một ký tự, một từ một câu, toàn bộ văn bản Chọn văn bản là thao tác nhằm chỉ định phần văn bản gồm nhiều ký tự liên tiếp trước khi xử lý (có thể là một cụm từ, một câu...). Phần văn bản được chọn sẽ thể hiện trên nền màu đen, còn thao tác chọn văn bản còn được gọi là bôi đen và phần văn bản được chọn cũng còn gọi là khối văn bản. Các thao tác chọn văn bản:

29. Chọn một phần bất kỳ: dùng chuột kéo từ ký tự đầu đến khi chọn xong ký tự cuối. Thông thường ta kéo từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.

30. Chọn một dòng: bấm chuột tại đầu dòng đó (trên vùng chọn, sát cạnh trái cửa sổ)

31. Chọn nhiều dòng: chọn dòng trên cùng rồi kéo dọc theo đầu các dòng cần chọn tiếp theo

32. Chọn một đoạn: nhấp đúp tại đầu một dòng trong đoạn. 33. Chọn toàn bộ văn bản: nhấn giữ phím Ctrl và bấm chuột tại vị trí bất kỳ trên vùng chọn hoặc bấm các phím Ctrl + A.

34. Huỷ bỏ sự chọn chọn: bấm chuột tại bất cứ vị trí nào trong văn bản.

10

Có thể bấm các phím để chọn văn bản 35. Để con trỏ tại đầu phần văn bản cần chọn.

36. Nhấn giữ phím SHIFT, gõ các phím di chuyển con trỏ theo hướng đến cuối phần văn bản đó (các phím mũi tên, Home, End,..). 3. SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA

1. Dùng công cụ sao chép và dán. Để tạo một khúc sao đúp trong một tài liệu hoặc di chuyển một đoạn văn bản trong một tài liệu. Di chuyển khối văn bản 37. Chọn khối cần di chuyển

38. Bấm nút Cut trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl+X để cắt khối đưa vào vùng nhớ tạm 39. Chuyển con trỏ tới vị trí mới sẽ đặt khối

40. Bấm nút Paste trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl+P để dán khối văn bản đang lưu trong vùng nhớ tạm vào vị trí con trỏ. Sao chép khối văn bản 41. Chọn khối cần di chuyển

42. Bấm nút Copy trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl+C để sao chép khối vào vùng nhớ tạm 43. Chuyển con trỏ tới vị trí mới sẽ đặt khối

44. Bấm nút Paste hoặc dùng phím tắt Ctrl+P để dán khối văn bản đang lưu trong vùng nhớ tạm vào vị trí con trỏ. Có thể dán nhiều lần. 2. Sao chép và di chuyển khúc văn bản giữa nhiều tài liệu đang mở Tương tự như phần trên . 3. Xóa một đoạn văn bản Chọn khối văn bản cần xoá, gõ phím Delete hoặc Backspace hoặc dùng phím tắt Ctrl+X 4.

TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ

Khi soạn thảo, có khi ta cần phải tìm hoặc thay thế một từ (hoặc cụm từ) nào đó trong văn bản. Nếu văn bản có nhiều trang thì việc tìm kiếm trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian. Khắc phục công việc này, Winword có trang bị hai công cụ Find (Tìm) và Replace (Thay thế).

11

1. Dùng công cụ tìm kiếm một từ, một câu trong một văn bản Lệnh Find (Tìm kiếm) cho phép tìm một ký tự, một từ, một cụm từ, ký tự đặc biệt như dấu ngắt đoạn văn, dấu ngắt trang v.v ... Để tìm kiếm, ta tiến hành qua các bước sau: Thực hiện: Edit\Find hoặc dùng phím tắt Ctrl+F , khi đó xuất hiện hộp thoại Find and Replace:

45. Nhập nội dung cần tìm kiếm vào trong khung Find what của hộp thoại (Có thể không hiện font chữ tiếng Việt)

46. Nhấn nút Find Next, Winword sẽ dò tìm, khi thấy từ nào sẽ hiện lên và từ đó được bôi đen nằm sát hộp thoại 47. Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản

48. Nhấn nút Find Next để tìm tiếp 49. Nhấn nút Cancel để kết thúc. Các lựa chọn trong hộp thoại Find Find What: Nhập văn bản cần tìm kiếm Search: Chọn hướng tìm + Up: Từ con trỏ về đầu đoạn văn + Down: Từ con trỏ đến hết văn bản + All: Tìm trong toàn bộ văn bản Match Case: Nếu được đánh dấu thì Winword sẽ tìm các ký tự và từ chính xác như đã nhập vào khung Find What Find Whole Word Only: Nếu được chọn, Winword sẽ tìm một từ như đã nhập vào trong khung Find What. Nếu không chọn mục này thì Winword sẽ tìm luôn tất cả các từ cùng vần Use Pattern Matching: Cho phép tìm các từ, ký tự hoặc số theo đúng điều kiện mà ta đưa ra Format: Nhấn trên nút Format để xác định các thuộc tính định dạng của văn bản cần tìm (Font, Paragraph, Style, Language) Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm Special: Liệt kê danh sách các ký hiệu đặc biệt Trong quá trình tìm kiếm, Winword có thể sẽ đưa ra các thông báo cho ta biết kết quả hoặc yêu cầu bổ sung thêm điều kiện tìm kiếm.

12

2. Dùng công cụ thay thế một từ, một câu trong một văn bản Khi đã tìm thấy từ cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày trên đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace. Nếu muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace hoặc dùng phím tắt Ctrl+H, Winword sẽ hiển thị hộp thoại Replace:

50. Nhập nội dung cần tìm trong khung Find What 51. Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With 52. Nhấn nút Find Next, Winword sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy nếu bạn muốn thay thế thì nhấn nút Replace, nếu bỏ qua không muốn thay thế thì nhấn nút Find Next. Nếu muốn thay thế tất cả thì nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.

53. Nhấn nút Cancel để kết thúc.

13

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG I.

ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ

1. Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ a. Định dạng Font chữ 54. Thay đổi font chữ: 1. Chọn khối văn bản cần định dạng

2. Nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp tên Font chữ trên thanh định dạng, một danh sách các tên Font hiện ra, chọn Font cần sử dụng. 55. Thay đổi cỡ chữ: 3. Chọn khối văn bản cần định dạng

4. Nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Font Size, chọn số chỉ cỡ Font. Định dạng ký tự trong Menu: 56. Chọn khối văn bản cần định dạng

57. Vào Format/Font, xuất hiện hộp thoại Font, chọn font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ và các định dạng khác của văn bản trong hộp font. Cách gõ chỉ số trên, chỉ số dưới:

58. Chỉ số trên: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím = gõ chỉ số 59. Chỉ số dưới: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + phím = gõ chỉ số Chú ý: Muốn con trỏ trở về bình thường, gõ lại tổ hợp các phím trên lần thứ 2 2. Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân

60. Có 3 kiểu thể hiện: đậm (Bold), nghiêng (Italic), gạch dưới (Underline) 61. Muốn chọn kiểu kí tự nào thì Click vào một trong các kí tự B, I ,U trên thanh công cụ. Định dạng ký tự trong Menu 62. Chọn khối văn bản cần định dạng

63. Vào Format/Font, xuất hiện hộp thoại Font , chọn kiểu chữ trong phần Font style 3. Dùng chữ có các màu khác nhau Định dạng ký tự trong Menu 64. Chọn khối văn bản cần định dạng

14

65. Vào Format/Font, xuất hiện hộp thoại Font , trong phần Font Color lựa chọn màu cho khối văn bản. 4. Dùng các lựa chọn căn lề và dàn đều cả hai lề Theo mặc định, khi văn bản được nhập vào tài liệu được tự động căn thẳng hàng theo lề trái của trang. Tuy nhiên ta có thể thay đổi căn hàng văn bản bằng các nút lệnh: Left, Right, Center, Justified theo cách sau: 66. Chọn khối văn bản muốn căn hàng.

67. Chọn nút lệnh trên thanh công cụ . 5. Thụt đầu dòng 68. Đặt con trỏ chuột ở trước dòng, hoặc đoạn muốn thụt vào

69. Nhắp chuột vào nút Increase Indent trên thanh công cụ chuẩn để thụt vào 1/2 inch

70. Nếu

muốn

thiết

lập

một

kiểu

thụt

dòng

khác:

Format/Paragraph/Indent and Spacing để đưa các tuỳ chọn của Tab này ra phía trước hộp thoại 6. Thay đổi độ dãn dòng 71. Đánh dấu chọn đoạn văn bản cần thay đổi khoảng cách dòng 72. Format / Paragraph / Indent and Spacing

73. Nhắp chuột vào danh sách Line Spacing Chú ý: Bạn có thể nhấn phím tắt Ctrl + 1: dòng đơn Ctrl + 2: dòng đôi Ctrl + 5: dòng gấp rưỡi 7. Sao chép khuôn dạng từ một khúc văn bản đã chọn Khi cần định dạng một hoặc khối văn bản giống như một phần văn bản đã được định dạng, ta dùng cách sao chép định dạng như sau: 74. Chọn văn bản có định dạng cần sao chép.

75. Bấm nút Format Painter (bấm đúp nếu cần sao nhiều lần). 76. Bôi đen lần lượt các phần văn bản muốn nhận định dạng cần sao. Bấm ESC nếu thôi không sao tiếp nữa. Có thể bấm tổ hợp phím CTRL+SHIFT+C, và CTRL+ SHIFT+ V.

15

2. ĐỊNH DẠNG CHUNG 1. Sử dụng và thiết lập dấu nhảy cột (tab) để căn thẳng cột: trái, phải, giữa, theo dấu chấm thập phân:

77. Vào Format\Tabs 78. Chọn vị trí căn: trái (left), phải (right), giữa (center)

2. Thêm đường viền biên (border) cho mọi tài liệu:

79. Vào Format\Borders and Shading 80. Chọn đường viền thích hợp trong mục Style và mục Width chọn độ đậm cho đường viền, sau đó chọn OK.

3. Dùng danh sách liệt kê gạch đầu dòng và liệt kê đánh số:

81. Vào Format\Bullnets and Numbering để xuất hiện bảng

16

82. Chọn gạch đầu dòng trong tab Bullneted. 83. Chọn đánh số thích hợp trong tab Numbered. Ta có thể thay đổi các ký hiệu đầu dòng, khoảng cách giữa các ký hiệu với chữ đầu dòng... bằng cách nhấp vào Custumize. 3. KHUÔN DẠNG MẪU 1. Chọn một khuôn mẫu cho tài liệu (Template) thích hợp để dùng cho một công việc cụ thể

a. Khái niệm: Tệp mẫu là một dạng tư liệu đã được thiết kế thô trong đó có nhiều định dạng khác nhau. Khác với khi bạn sử dụng nút New trên thanh công cụ để tạo ra một tư liệu, khi đó Word tạo ra tệp mẫu Normal, là tệp mẫu không chứa nội dung và định dạng. Tác dụng: Các tệp mẫu của Word giúp bạn tạo được rất nhiều kiểu tư liệu khác nhau, từ các bản fax đến các bản ghi nhớ. Cách tạo:

84. Chọn File/New, xuất hiện hộp thoại New 85. Nhắp Tab Momos 86. Chọn khuôn mẫu Contemporary Memo

87. Nhắp nút OK. 88. Lúc này Word sẽ tạo mới một tư liệu dựa trên tệp mẫu Contemporary Memo. Nhắp lên dòng hướng dẫn “nhắp tại đây và gõ tên” (Click here and type name) và gõ nội dung mới ghi đè lên chúng. 89. Đọc các dòng hướng dẫn khi sử dụng tệp mẫu. 90. Lựa các thông tin rồi gõ đè lên chúng (nội dung mới của bạn sẽ ghi đè lên dòng hướng dẫn được chọn ). 91. Đóng tài liệu lại và không cần lưu trữ nó. 2. Làm việc với một khuôn mẫu cho một công việc cụ thể Dùng đồ thuật Wizard

17

a. Khái niệm: Wizard cũng như các tệp tin khác, sẽ có sẵn nội dung và các định dạng làm mẫu. Nhưng nó sẽ hỏi bạn những thứ bạn cần gộp vào tư liệu và chỉ tạo ra đúng cái bạn yêu cầu. b. Tác dụng: Wizard sẽ tạo ra những tư liệu rất giống với các tệp mẫu gốc, cũng có những dòng hướng dẫn để giúp bạn điền nội dung. Cách tạo:

92. Chọn File/New, xuất hiện hộp thoại New 93. Nhắp Tab Momos

94. Chọn khuôn mẫu Memo Wizard 95. Nhắp nút OK để chạy Wizard. 96. Lúc này Word sẽ mở trang đầu tiên của Wizard. Nhắp lên nút Next. 97. Wizard sẽ đưa ra câu hỏi đầu tiên của nó. Đánh dấu một trong ba nút tuỳ chọn rồi nhắp lên nút Next lần nữa.

98. Tiếp tục trả lời các câu hỏi của Wizart sau đó nhắp Next cho đến khi nhắp nút Finish. Đóng tài liệu lại và không cần lưu trữ nó.

18

BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU I.

KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG

1. Áp dụng một styles có sẵn cho một tài liệu a. Định nghĩa Style: 99. Một tập hợp các thuộc tính định dạng: font, size, căn hàng theo chiều ngang, khoảng cách giữa các ký tự, ... được gọi là một mẫu định dạng (Style). 100.Sau khi đã có các style, việc định dạng văn bản bằng cách sử dụng các style sẽ là một phương pháp tiện lợi nhất cho người sử dụng. Tạo Style:

101.Thực hiện Format\Style and Formating, xuất hiện hộp thoại Style:

102.Chọn New, xuất hiện hộp thoại New Style:

19

5. Khung Name: Nhập tên Style ( Mặc nhiên là Style 1) 6. Nút Format: Chọn các mục cần định dạng cho Style: Font, lề, tab,...

7. Nhấn OK để chọn. Sửa chữa Style:

103.Thực hiện Format\Style and Formating. 104.Nhấn chuột phải vào tên Style chọn Modify từ menu và xuất hiện hộp thoại như hộp New Style.

105.Thay đổi các mục trong Style ( Font, Tab, ...) 106.Nhấn OK để ghi nhận sự thay đổi. d. Sử dụng Style: 107.Đánh dấu (Bôi đen) các đoạn văn bản cần định dạng theo mẫu Style.

108.Nhấn nút Style and Formating trên thanh công cụ định dạng, nhấn chuột tại kiểu Style. 109.Các đoạn văn bản được đánh dấu sẽ có kiểu định dạng của Style đã chọn. 2. Chèn thêm số trang cho một tài liệu

110.Vào Insert/Page number 111.Xuất hiện hộp thoại Page Number 112.Trong mục Position chọn vị trí đánh số trang: 8. Top of Page: Đánh số ở đầu trang 9. Bottom of Page: Đánh số ở cuối trang

20

113.Trong mục Alignment: chọn Left, Center, Right hoặc Inside hay Outside để đặt số trang ở bên trái, giữa, bên phải, nằm phía trong cùng hay ngoài cùng của trang.

114.Nếu đánh số ngay từ trang đầu tiên ta chọn hộp Show Number in First Pag

115.Nhấn vào nút Format để chọn kiểu đánh số trang. Gõ số bắt đầu của trang đầu tiên ở hộp Start At.

2. ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG 1. Thêm đầu trang và chân trang cho một tài liệu Phần đầu trang (Header) hoặc phần chân trang (Footer) được tạo ra gồm một hoặc vài dòng ở phần lề trên của mỗi trang (nếu tài liệu gồm nhiều trang). Phần này thường gồm tên tác giả, tên cơ quan, số thứ tự của trang,...

116.Chọn chế độ hiển thị Page Layout (để quan sát được lề trên của trang)

117.Thực hiện lệnh View\ Header and Footer Con trỏ sẽ xuất hiện ở phần lề trên của trang để ta tiến hành soạn nội dung của đầu trang, đồng thời thanh công cụ Header and Footer xuất hiện bổ sung để ta sử dụng.

Tiến hành soạn và định dạng nội dung phần đầu trang như bình thường. Kết thúc soạn, bấm vào công cụ Close

21

2.

Thêm ngày tháng, tác giả, số trang

Trong hộp thoại Header and Footer ta có thể thêm những nội dung cần thiết vào đầu trang và chân trang bằng cách : Bấm vào công cụ Page Number để chèn số trang, Date để hiện ngày tháng, Switch beetwen header and footer để chuyển sang soạn đáy trang hoặc ngược lại, Autotext gồm nhiều nội dung hữu ích khác. 3.

Áp dụng các định dạng chữ cơ bản trong đầu trang và chân trang

Tương tự như trong văn bản thông thường 3.

KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP.

1. Bật/ tắt công cụ kiểm tra chính tả (spell-check) và sửa lỗi khi cần AutoCorrect là một chức năng tự động sửa lỗi, Winword cho phép thay thế một từ này (viết sai) thành một từ khác (viết đúng) trong đó việc thay thế là hoàn toàn tự động. Thực hiện việc này bằng cách: Mở trình đơn Tools\AutoCorrect Option xuất hiện hộp thoại:

Ta định nghĩa các cặp từ ngữ cần sửa lỗi tự động: Trong khung Replace, hãy nhập từ sai, ví dụ CN. Trong khung With, ta hãy nhập từ đúng, ví dụ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ”, sau đó nhấn nút Add, cặp từ ngữ này được đưa vào danh sách.

22

Từ lúc này trở đi, trong văn bản bất cứ lúc nào khi bạn nhập chữ “CN” và nhấn phím cách thì chữ CN sẽ được thay thế bằng “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ”. 4. BÀI TRÍ TÀI LIỆU

1.

Thay đổi bài trí của tài liệu: trang đứng trang nằm ngang, kích thước trang…

118.Vào File\Page Setup để thay đổi cách trình bày tài liệu

119.Mở khung Paper Size, chọn một trong các cỡ trang chuẩn (thường dùng cỡ A4 hay Letter). Ta cũng có thể lựa chọn kích thước trang bằng cách khai báo chiều rộng, chiều dài trang trong các mục Width và Height.

120.Trong khung Orientation có thể chọn một trong 2 hướng bài trí tài liệu:

10. Portrait (hướng đứng) để văn bản theo chiều rộng tờ giấy 11. Landscape (hướng nằm) để văn bản theo chiều dài (xoay chiều), do đó chiều dài dòng sẽ lớn hơn

23

2.

Thay đổi mép lề của tài liệu

Một tài liệu thực chất bao gồm các đoạn văn bản kế tiếp nhau, khi trình bày thì một số đoạn văn bản có thể có các định dạng giống nhau a.

Căn chỉnh đoạn vào giữa hoặc sang phải, sang trái bằng các công cụ căn chỉnh 121.Chọn đoạn văn bản cần định dạng: đặt con trỏ vào đoạn đó. Muốn chọn đồng thời nhiều đoạn thì phải bôi đen các đoạn đó.

122.Bấm vào công cụ Center trên thanh định dạng thì đoạn sẽ được căn dồn vào giữa, các dòng sẽ cách đều 2 lề của đoạn. Thường các tiêu đề chính của tài liệu được căn ra giữa. Tương tự, các công cụ Left Aligment - Căn dồn trở lại lề bên trái; Right Aligment - Căn dồn trở lại lề bên phải; Justify-giãn đều cho thẳng cả 2 lề. . Sử dụng thước để dịch lề trái hoặc lề phải của đoạn (Indents) 123.Trên thước ngang, bên trái và bên phải có các con chạy, đó là các điểm mốc của lề trái và lề phải của đoạn. Bình thường các điểm mốc đó nằm tại ranh giới giữa phần màu xám và phần màu trắng của thước có nghĩa là lề của đoạn trùng với lề của trang. Dùng chuột để kéo các điểm mốc đó sẽ dịch chuyển lề thụt vào hoặc lùi ra 124.Trước khi kéo điểm mốc, cần chọn các đoạn cần dịch lề. 125.Khi kéo điểm mốc phải đặt chuột chính xác tại mốc cần kéo. Đặc biệt, mốc bên trái có 3 con chạy nhỏ: con chạy phía trên cùng để dịch riêng dòng đầu của đoạn, con chạy dưới cùng (hình ô vuông) để dịch lề cả đoạn, con chạy giữa để dịch lề cả đoạn trừ dòng đầu. . Sử dụng hộp thoại Paragraph đề chọn khoảng phía trước/ phía sau của đoạn (Spacing before/ after) hoặc khoảng cách giữa các dòng của đoạn

126.Chọn lệnh Format\Paragraph. Trong hộp thoại Paragraph vừa xuất hiện, chọn Indents and Spacing

24

127.Trong đó có khung Spacing gồm:

12. Khoảng cách phía trước của đoạn văn được thay đổi bằng cách chữa lại trị số mục của mục Before chẳng hạn là 6 (sẽ tương đương nửa khoảng được tạo ra khi bấm phím Enter).

13. Khoảng cách phía sau của đoạn văn được thay đổi bằng cách chữa lại trị số mục của mục After chẳng hạn là 12 (sẽ tương đương 1 khoảng được tạo ra khi bấm phím Enter).

−Muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (độ dãn dòng), mở khung Line Spacing, chọn một kiểu dãn dòng: single (khoảng cách đơn); 1.5 line (khoảng cách gấp rưỡi); double (khoảng cách gấp đôi); Exactly (khoảng cách chính xác theo trị số chọn trong mục At, chẳng hạn là 15pt); At Least (khoảng cách chính xác theo trị số chọn trong mục At, nhưng có thể thay đổi nếu cỡ chữ của dòng quá lớn

128.Bấm OK để đóng hộp thoại. 129.Ngoài ra trong hộp thoại đó còn có các mục Alignment để thực hiện căn chỉnh đoạn vào giữa, sang phải, sang trái , và mục Indentation để dịch lề trái, phải, dòng đầu của đoạn...

25

BÀI 5: IN ẤN I.

CHUẨN BỊ IN

1. Xem một tài liệu trước khi in Màn hình Print Preview Word cho phép xem trước dáng vẻ của tài liệu để bạn phát hiện những sai sót và hiệu chỉnh rồi mới cho ra qua máy in.

130.Nhắp lên nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn (hoặc chọn trên menu File/ Print Preview)

131.Word chuyển qua kiểu xem Print Preview 132.Nhấn các phím Page Up và Page Down để xem các phần trên và dưới của tài liệu

133.Xem một trang: One Page 134.Thoát khỏi: Close Chú ý: Nhắp nút Shrink to Fit trên thanh công cụ Print Preview (là nút thứ tư từ trái qua) để dồn văn bản trên chỉ gọn trong một trang. 2.

Dùng các lựa chọn in cơ sở

a. In theo chế độ in ngầm định Khi máy in đã sẵn sàng, bấm chuột vào công cụ Print, tài liệu sẽ được in ra theo chế độ ngầm định: in lần lượt tất cả các trang, mỗi trang một bản. In theo ý muốn Thực hiện lệnh File\ Print hộp thoại sẽ xuất hiện:

− Copies (số bản in): Chọn chọn số bản cần in (ngầm chọn là 1) − Page Range (Phạm vi các trang cần in): Ngầm chọn là All tất cả các trang, nếu chỉ muốn in một số trang nào đó (chẳng hạn in lại) thì đánh số của các trang đó ở mục Pages (chẳng hạn 5,7,10-12)

− Bấm OK để in 3.

In một tài liệu từ máy in đã cài đặt sẵn

a. Chọn khổ giấy máy in 135.Chọn khổ giấy

136.Vào File/Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup như hình trên 26

137.Chọn phần Page Size: chọn cỡ giấy cho trang in 138.Orientation: chọn hướng giấy 14.

Portrait: hướng dọc

15.

Landscape: hướng ngang

139.Apply To: Nhấn chọn một trong ba khả năng áp dụng cỡ giấy in và hướng in cho:

16.

This Section: cho vùng hiện tại

17.

This Point Forward: in từ vị trí hiện tại dến vùng kế sau

18.

Whole Document : cho toàn bộ tài liệu.

. Giới thiệu các tham số khi in và chọn trang in

140.Vào File / Print 141.Hộp thoại Print xuất hiện

19. Printer: chọn kiểu máy in 20. Print What: chọn kiểu tài liệu muốn in 21. Copies: chọn số lần in một tài liệu 22. Page Range: Chọn trang in 23. All: in toàn bộ tài liệu 24. Current Page: Chỉ in trang tài liệu đang hiện hành 25. Pages: đánh số trang muốn in theo các nội dung sau:

27

142.Nếu muốn in một số trang liên tục ta đặt trang đầu và trang cuối cách nhau bởi dấu (-) ví dụ : 7-9 143.Nếu muốn in một số trang không liên tục: ta đặt các trang cách nhau bởi dấu (,) Ví dụ: 1,4,7

144.Chọn OK để in 145.Huỷ bỏ in: nhấn phím ESC trên bàn phím

28

BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO I.

BẢNG

1. Tạo bảng biểu đơn giản 146.Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu lập bảng

147.Chọn lệnh Table \ Insert Table 148.Sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table:

26. Gõ một số chỉ số lượng cột của bảng (vào khung Number of Columns)

27. Chọn khung Number of Rows, xoá số gợi ý, gõ một số chỉ số lượng hàng của bảng

28. Chọn OK. Một bảng rỗng gồm nhiều hàng và cột sẽ được chèn vào vị trí con trỏ. Giữa các hàng và các cột có đường lưới phân cách, đường lưới này sẽ không bị in ra, nhưng nó giúp định vị các ô bảng. Có thể hiện, ẩn đường lưới bằng cách chọn lệnh Table \ Gridlines 2.

Thay đổi thuộc tính ô: định dạng chữ, kích thước, màu..

Chọn các ô, hàng, cột: 149.Chọn một ô: nhấn trỏ chuột trên lề trái của ô đó

150.Chọn một hàng: vào Table/Select row 151.Chọn một cột: vào Table/Select column 152.Chọn nhiều ô, hàng, cột: Nhấn rê trỏ chuột chạy qua các ô, hàng, cột cần chọn. 29

153.Chọn toàn bảng: Table/Select Table Văn bản trong từng ô cũng được định dạng font và paragraph giống như văn bản ở ngoài (các cạnh trái, phải ô giống như lề trái, lề phải của trang). Mỗi ô có thể có một hay nhiều đoạn văn bản, các bức ảnh, ký hiệu, .... Thay đổi thuộc tính văn bản trong từng ô thao tác giống như với văn bản thuờng. 3.

Thêm và xóa cột dòng

a. Chèn thêm hàng, cột vào bảng * Chèn hàng: 154.Chọn hàng tại vị trí cần chèn

155.Thực hiện Table/Insert row 156.Hàng mới chèn vào sẽ nằm trên hàng được chọn. * Chèn thêm cột: 157.Chọn cột tại vị trí cần chèn.

158.Vào Table/Insert columns 159.Cột mới chèn vào sẽ nằm bên trái cột được chọn. Xoá hàng cột *Xoá hàng: 160.Chọn hàng cần xoá 161.Table / Delete Row *Xoá cột: 162.Chọn cột cần xoá 163.Table/Delete Columns *Xoá bảng: 164.Chọn bảng

165.Chọn Cut Nhập và tách ô trong bảng * Nhập ô (hoà ô) 166.Chọn các ô cần nhập

167.Chọn Table / Merge * Tách ô: 168.Chọn ô cần tách 169.Table / Split Cells 30

170.Gõ số cột cần tách vào hộp Number of columns 4.

Thêm các đường viền cho bảng 171.Chọn bảng

172.Format / Border and Shading, xuất hiện hộp thoại như đã nói ở trên:

173.Trong mục preets chọn các mục sau: 29. Grid: tạo đường kẻ cho toàn bảng 30. Box: tạo viền xung quanh 31. None: loại bỏ đường kẻ 174.Trong mục line chọn kiểu đường kẻ dùng cho bảng 175.Chọn OK 5.

Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động 176.Chọn mẫu bảng có sẵn 177.Đưa con trỏ vào trong bảng 178.Table / Table AutoFormat

179.Chọn mẫu bảng có sẵn trong hộp thoại Auto Format, nhấn OK 2.

HÌNH VẼ VÀ ẢNH

1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào một tài liệu

180.Để con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh, chọn lệnh Insert\Picture\Clip Art...

181.Trong hộp thoại Microsoft Clip Art có các thẻ Clip Art, Picture, để ta tìm và bấm chọn hình cần lấy ra rồi bấm nút Insert, hộp thoại đóng lại và hình sẽ được chèn vào vị trí con trỏ.

32. Có thể đưa thêm các hình ảnh khác vào Clip Art bằng cách bấm nút Import Clipart trong hộp thoại, sẽ xuất hiện tiếp hộp thoại để ta tìm và bấm chọn tên file ảnh (các Fie *.Wmf, *.bmp,...)

33. Hoặc có thể tìm và chọn file ảnh trực tiếp từ thư mục khác trên đĩa bằng hộp thoại Insert\Picture\From File,...

31

2.

Thêm các hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ, màu tô nền

Để con trỏ tại vị trí cần chèn hình vẽ, chọn lệnh Insert\Picture\Autoshpes

182.Trong hộp thoại Autoshapes có các hình vẽ để ta tìm và bấm chọn hình cần lấy ra, hộp thoại đóng lại và hình sẽ được chèn vào vị trí con trỏ.

183.Chọn hình ảnh (bằng cách bấm vào hình, một đường khung và các mốc vuông sẽ bao quanh ảnh) rồi chọn lệnh Format\ Autoshape để mở bảng Autoshape ra, sau đó thực hiện thay đổi hay lựa chọn các định dạng cần thiết cho hình vẽ. 3.

Di chuyển các hình ảnh hay hình vẽ trong một tài liệu 184.Nhắp lên hình ảnh để chọn nó

185.Nhắp lên nút Text Drawing trên thanh công cụ Picture 186.Chọn một tuỳ chọn nào đó. 187.Các chữ sẽ được xắp dọc theo hình ảnh. 188.Di chuyển: chọn tranh, xuất hiện mũi tên 4 đầu nhấn và giữ chuột kéo về vị trí mới. 4. Co giãn một hình 189.Nhắp lên hình ảnh để chọn nó. 190.Thay đổi kích thước:mũi tên hai đầu, kéo chỉnh. 3. NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU 1. Nhập một bảng tính vào tài liệu

191.Vào Insert\ Object 192.Nhấp vào tab Create from Flie, trong hộp thoại này ta gõ đường dẫn và tên đối tượng cần nhập vào mục File Name hoặc có thể nhấp vào Browse để chọn đối tượng.

193.Sau khi chọn xong nhấp OK

32

2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu

194.Vào Insert\ picture

195.Chọn đối tượng muốn nhập:From File(tệp hình ảnh),Chart (biểu đồ, đồ thị), giả sử ta muốn nhập một ảnh vào tài liệu, chọn From File. Xuất hiện hộp thoại Insert Picture, trong Look in bạn chọn thư mục có chứa ảnh cần nhập vào tài liệu, trong mục Name bạn chọn tên file ảnh cần nhập hoặc gõ tên file cần nhập vào mục File Name.Cuối cùng sau khi nhập xong bạn nhấp Insert.

33

4. TRỘN VĂN BẢN 1.

Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động 196.Bước 1: Tạo tài liệu chính (Main Document) Tài liệu chính được đánh bình thường tại cửa sổ Word, trong đó có thể sử dụng

cả đồ hoạ. 197.Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu Tạo nguồn dữ liệu bằng cách khai báo trường (field) để chèn vào văn bản chính. Vào menu Tools/Letters and Mailings, chọn Mail Merge Wizard.

Trong Select document type, chọn Directory. Nhấp Next: Starting document 34

Thiết lập và hiển thị thư mục của bạn

Bạn làm theo các bước sau Chọn Use the current document. Sau đó nhấp Next: Select recipients. Định vị và tạo nguồn dữ liệu , sau đó chọn người nhận Tạo một danh sách địa chỉ mới

1. Trong Select recipients, chọn Type a new list. 2. Nhấp Create. 3. Trong hộp New Address List ,bạn nhập những thông tin cần thiết vào dưới mục Enter Address information; như tiêu đề, tên, địa chỉ, bạn không cần phải điền tất cả các trường.

4. Nhấp New Entry. 5. Lặp lại các bước trên cho đến khi bạn điền tấtt cả các địa chỉ mà bạn muốn cho vào danh sách sau đó nhấp Close.

35

6. Trong hộp Save Address List ,nhập tên cho danh sách địa chỉ trong hộp File name và chọn thư mục đê ghi lại danh sách này

7. Nhấp Save. Tất cả những địa chỉ mà bạn vừa mới nhập vào trong danh sách sẽ xuất hiện trong hộp Mail Merge Recipients. 2.

Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu

Nhấp nút Open Data Source trên thanh công cụ Mail Merge, xuất hiện hộp thoại Select Data Source, bạn chọn file có chứa danh sách địa chỉ mà bạn vừa tạo ở bước trên rồi nhấp Open.

Nhấp nút Mail Merge Recipients trên thanh công cụ Mail Merge. Xuất hiện hộp Mail Merge Recipients. Trong hộp Mail Merge Recipients chọn những người nhận mà bạn muốn trộn 36

Nhấp OK . Nhấp nút Merge to New Document trên thanh công cụ Mail Merge. Trong hộp thoại Merge to a New Document bạn chọn:

o

Để trộn tất cả các bản ghi nhấp All.

o

Để trộn các bản ghi mà bạn nhìn thấy trong cửa sổ tài liệu nhấp Current record.

o

Để trộn một khoảng bản ghi nhấp From, và sau đó bạn điền số bản ghi trong hộp From và To.

Sau đó bạn nhấp OK.

37