Word Bun

Capitolul 6. PROCESOARE DE TEXTE. 6.1. Procesoare de documente si editoare de texte. 6.2. Procesorul de documente Word.

6.1. Procesoare de documente şi editoare de texte Programele de editare ocupă un loc important în cadrul programelor utilitare incluse în software-ul oricărui sistem de calcul. Programele de editare permit introducerea, într-o manieră interactivă, a unor documente şi păstrarea lor în memoria externă a sistemului de calcul, în scopul consultării sau modificării lor ulterioare. Pentru preluarea, în regim interactiv, a datelor se folosesc echipamentele de intrare (ex: tastatură, scanner, mouse, etc.); la memorarea documentelor în memoria externă a sistemului de calcul se folosesc unităţi de hard-disk, floppy-disk, CD, unităţi de bandă magnetică, etc. În funcţie de facilităţile pe care le oferă utilizatorului, programele de editare se împart în două mari categorii: •

programe editoare de texte

•

programe procesoare de documente.

Editoarele de texte au mai puţine facilităţi, fiind destinate, mai ales, preluării de texte şi memorării lor în fişiere de tip text, adică în fişiere în care datele sunt codificate utilizând un cod alfanumeric, de exemplu codul ASCII. Fiecare sistem de operare interactiv posedă un astfel de program de editare texte, de exemplu: programul EDIT pentru MS-DOS, programul Notepad pentru Windows, editoarele ed, ex, vi, pentru Unix, etc. Editoarele de texte pot fi utilizate pentru preluarea în memoria externă a sistemelor de calcul a programelor, în varianta lor iniţială, aceea de program sursă. Prin dezvoltarea, în cadrul software-ului de programare, a mediilor de programare, a fost inclus, ca o componentă a unui mediu de programare, şi editorul de texte, tocmai pentru a putea realiza preluarea iniţială a programului sursă şi, eventual, modificarea ulterioară a acestuia. Pentru exemplificare, descriem, pe scurt, funcţiile oferite de Notepad, editorul de texte Windows:

•

această aplicaţie permite generarea de documente de tip text, pe care le memorează în fişiere ASCII cu extensia implicită .TXT

•

documentele astfel memorate pot fi ulterior modificate sau listate

•

ca facilitate de editare a textelor, este posibilă alegerea fontului cu care se scrie, incluzând în alegerea făcută: numele fontului, dimensiunea caracterelor, stilul de afişare (Regular, Bold, Italic, Bold Italic) ca şi tipul de caractere folosit: latine, chirilice, greceşti, etc.

•

este posibilă manevrarea blocurilor de text, prin copierea sau mutarea lor, de la o poziţie din text la alta; copierea unui bloc (Copy) se face cu păstrarea imaginii iniţiale a blocului în text, în timp ce mutarea unui bloc de text (Cut) se face cu ştergerea blocului din poziţia iniţială şi inserarea lui (Paste) în noua poziţie

•

ca facilitate suplimentară este oferită o funcţie de căutare şi localizare în text a unui grup de caractere (Find), cu posibilitatea de repetare a căutării (Find Next) sau de înlocuire a grupului găsit cu un altul (Replace)

•

în plus, aplicaţia permite inserarea în textul editat a datei şi orei curente, gestionate de sistemul de operare.

O proprietate importantă a editoarelor de texte este faptul că aceste aplicaţii generează fişiere de tipul WYSIWYG (What You See Is What You Get), adică fişiere în care nu sunt inserate decât caracterele vizibile, codificate alfanumeric, fără a include şi caractere 'ascunse', de exemplu

caractere pentru controlul formatului de afişare a documentului sau pentru descrierea alinierii în pagină, în paragrafe, în interiorul rândului, etc. În general, utilizarea unor astfel de caractere de formatare este proprie aplicaţiei care a generat documentul şi, din acest motiv, un astfel de document poate fi citit, ulterior, numai cu aplicaţia cu care a fost generat. În contrast, un fişier de tip WYSIWYG poate fi citit cu orice aplicaţie care poate prelucra fişiere de tip text. Un exemplu de aplicaţii care nu generează fişiere de tip WYSIWYG sunt procesoarele de documente. O aplicaţie procesoare de documente oferă un pachet de funcţii mult mai bogat, care permite generarea unor documente complexe, asigurând şi funcţii suplimentare de lucru cu aceste documente. Exemple de aplicaţii procesoare de documente sunt: Wordstar pentru CP/M şi preluat ulterior în MS-DOS, Write pentru mediul Windows 3.x sau Word pentru Windows 9x. Funcţiile pe care le poate asigura un procesor de documente sunt: •

introducerea, memorarea, modificarea şi tipărirea documentului

•

definirea aspectului documentului: ○ caracterele folosite ○ alinierea în pagină ○ formatarea paginilor

•

lucrul în document la nivel de bloc, pentru operaţii de copiere, mutare, ştergere, localizare, înlocuire, etc.

•

includerea în document a unor secvenţe speciale, de exemplu: antet de pagină, sfârşit de pagină, note de subsol, comentarii pe marginea documentului, formule standard de adresare, marcaje, etc.

•

includerea în document a unor 'obiecte' speciale: ○ imagini ○ tabele ○ legături către alte documente (legături numite hyperlink-uri), etc.

•

funcţii speciale, de tipul: verificare şi corectare automată a erorilor de ortografie, sintaxă sau formatare a documentului; evidenţa modificărilor aduse în document, prin jurnalizare sau prin evidenţă statistică; definirea şi utilizarea unor secvenţe de comenzi, numite macrouri, etc.

•

generatoare automate diverse, cum ar fi generatorul de tabele, generatorul de documente de un anumit fel, etc..

Rezultatul utilizării unui procesor de documente poate fi un document complex, care să includă atât text, cât şi imagini, reprezentări tabelare sau grafice, şi care să fie corelat cu alte documente, prin intermediul

legăturilor de tip hyperlink. Un astfel de document este cunoscut sub numele de document hypertext.

6.2. Procesorul de documente Word. Aspectul ferestrelor. Procesorul de documente Word face parte din pachetul de aplicaţii Office, dezvoltat de firma Microsoft, pentru sistemul de operare Windows. Această aplicaţie are, pe de o parte, trăsăturile generale ale unei aplicaţii Windows şi, pe de altă parte, trăsături care o particularizează, trăsături legate de funcţiile ei specifice. Ca pentru orice aplicaţie Windows, şi pentru aplicaţia Word interfaţa cu utilizatorul este realizată prin intermediul ferestrei de aplicaţie. Fiecare document cu care se lucrează, la un moment dat, sub controlul aplicaţiei Word, are ataşată o fereastră document; Word este o aplicaţie care poate gestiona, la un moment dat, mai multe ferestre document. Fereastra de aplicaţie Word include toate elementele caracteristice unei ferestre Windows:

•

bara de titlu, în care poate să apară afişat şi numele documentului activ;

•

bara cu meniul orizontal al aplicaţiei;

•

una sau mai multe bare cu instrumente ale aplicaţiei, adică butoane de comandă, grupate pe tipuri de funcţii; fiecare grup de butoane de comandă poate fi afişat sau nu în fereastra aplicaţiei, în funcţie de alegerea făcută în opţiunea View>Toolbars

•

bara de stare, în care se indică poziţia curentă în documentul activ, dimensiunea documentului şi alte informaţii legate de contextul de lucru.

Aplicaţia Word poate gestiona simultan mai multe documente; fiecărui document deschis îi este atribuită o fereastră document; în acest fel, la un moment dat, pot fi deschise mai multe ferestre document, dar o singură fereastră document este activă, adică afişează cursorul în document şi permite lucrul cu documentul respectiv. Lista tuturor ferestrelor document deschise, la un moment dat, este afişată în capitolul al doilea al meniului Window; prin intermediul acestei liste se poate comuta de la un document activ la altul, alegând, din listă, numele documentului dorit. O fereastră document poate conţine: •

bară orizontală şi una verticală care includ riglele pentru definirea alinierii în rând şi în pagină, dacă a fost selectată opţiunea View>Ruler;

•

barele de defilare orizontală şi verticală, împreună cu butoanele de comandă, pentru deplasarea rapidă în document.

Crearea, memorarea şi tipărirea unui document Word.

Un document Word poate fi creat interactiv, introducându-l de la tastatură, sau poate fi creat pornind de la alte fişiere, text sau de altă natură, preluate din discul sistemului. Generarea unui nou document Word poate fi făcută cu ajutorul generatorului de documente care se activează la secvenţa de comenzi File>New. Acesta permite generarea unui document nou sau a unei machete de document (Template); pentru diferite tipuri de documente, generatorul oferă un set de machete din care

poate fi selectată cea dorită, pentru generareanoului document. Un document creat trebuie să fie salvat în memoria externă a sistemului de calcul, pentru a permite accesarea sa ulterioară. Operaţia de salvare în disc a documentului din fereastra activă se realizează cu comanda File>Save As, caz în care se cere şi numele sub care va fi salvat documentul, sau cu comanda File>Save, în cazul în care se acoperă o imagine a documentului, deja creată în disc.

Extensia implicită sub care se salvează un document Word este .DOC; extensia implicită pentru o machetă de document este .DOT . Pentru a deschide un document salvat anterior în disc se utilizează opţiunile File>Open; fereastra de dialog care se deschide permite declararea numelui de fişier care conţine documentul dorit sau căutarea şi localizarea lui în disc, conform unui set de criterii care se pot defini:

•

după tipul fişierului

•

după folderul sau calea în arborele de directori către subarborele în care se realizează căutarea

•

după conţinutul fişierului

•

după data ultimei modificări, etc.

Opţiunea File>Close are ca efect închiderea ferestrei document active; dacă documentul care a fost editat în fereastra document a fost salvat în disc, atunci se închide şi fişierul în care a fost salvat documentul; dacă nu a fost salvat în disc, documentul introdus se pierde; din acest motiv, înainte de a închide fereastra document, aplicaţia Word oferă o ultimă şansă utilizatorului, pentru a salva documentul editat. Penultimul capitol al meniului File conţine lista ultimelor documente deschise; această listă este permanent actualizată şi este memorată până la activarea următoare a aplicaţiei Word; în felul acesta se poate deschide rapid unul dintre ultimele documente cu care s-a lucrat. Un alt capitol al meniului File permite gestionarea imprimării documentului activ. În acest scop, se defineşte mai întâi aşezarea în pagină, prin: •

definirea dimensiunii marginilor laterale ale paginilor documentului

•

alegerea tipului şi dimensiunii paginilor

•

definirea orientării textului în pagină: Portrait pentru orientarea paginii pe verticală sau Landscape pentru orientarea paginii pe orizontală, etc.

Toate aceste setări pot fi făcute utilizând paginile ferestrei de dialog deschise de comanda File>Page Setup. Vizualizarea aspectului general al documentului, aşa cum apare acesta când este imprimat, se poate realiza cu opţiunea File>Print Preview. În sfârşit, comanda de listare este File>Print; această comandă deschide o fereastră de dialog care permite utilizatorului să declare: •

tipul de imprimantă folosit şi caracteristicile tehnice ale operaţiei de listare

•

domeniul de pagini din document care se imprimă şi natura informaţiilor imprimate (documentul propriu-zis, comentariile,

formulele standard, etc.) •

ordinea de imprimare a paginilor, numărul de exemplare din fiecare pagină, etc.

Funcţii de formatare a documentelor Word. Prima operaţie privind formatarea documentului Word este definirea încadrării în pagină, prezentată în paragraful anterior (File>Page Setup). Aspectul textului editat se defineşte cu comanda Format>Font, selectând:

•

fontul şi stilul fontului (normal, îngroşat, înclinat)

•

dimensiunea şi culoarea caracterelor

•

opţiuni suplimentare: caracter subliniat, exponent, indice, caracter animat, etc.

Pot fi inserate în document simboluri speciale, de exemplu: operatori matematici, literele alfabetului specific diverselor limbi, semne de punctuaţie speciale, alte simboluri - săgeţi, figuri geometrice, chenare, etc. Comanda Insert>Symbol permite selectarea unui astfel de caracter special, pentru a fi inserat în document sau permite definirea unei combinaţii de taste (Shortcut Key) a cărei utilizare să aibă ca efect inserarea caracterului ales în document. Opţiunea Format>Paragraph permite:

•

definirea modului de aliniere a textului în paragrafe

•

definirea distanţei dintre rândurile textului

•

definirea poziţiei în pagină pentru punctele de aliniere la utilizarea tastei Tab, precum şi a modului de aliniere în jurul acestor puncte, etc.

Pentru introducerea de efecte speciale în pagină, de tipul chenarelor, marginilor sau fundalurilor, pentru o întreagă pagină sau pentru un paragraf, se foloseşte comanda Format>Borders and Shading. În sfârşit, se pot defini simbolurile care marchează în text enumerările, simple sau imbricate, folosind comanda Format>Bullets and Numbering.

În documentul Word pot fi inserate anumite enunţuri speciale, care pot fi gestionate la nivel de document: •

antetul de pagină şi finalul de pagină se definesc o singură dată şi vor fi tipărite pe fiecare pagină a documentului; pentru a le defini sau a le modifica, se dă comanda View>Header and Footer;

•

numărul paginii, cu descrierea modului de inserare în pagină, a formatului de afişare şi a secvenţei care se numerotează, cu comanda Insert>Page Numbers;

•

data şi ora gestionate de sistem, într-un format de afişare ales cu comanda Insert>Date and Time;

•

notele de subsol de pagină sau de sfârşit de document pot fi adăugate cu Insert>Footnote şi consultate cu View>Footnotes; caracteristica lor principală este că pot fi numerotate în secvenţă, în interiorul paginii, al secţiunii sau al întregului document;

•

comentariile pe marginea documentului pot fi inserate cu Insert>Comment şi pot fi vizualizate cu View>Comments; aceste comentarii pot fi listate separat de document; sunt marcate punctele din document unde au fost inserate comentarii;

•

pot fi folosite în interiorul documentului anumite formule standard: de adresare, la începutul sau la sfârşitul documentului, de început sau de sfârşit de pagină, semnătura, etc.; acestea sunt selectate dintr-o listă, în care sunt grupate după semnificaţie, cu comanda Insert>AutoText; cu secvenţa de comenzi Insert>AutoText>AutoText este posibilă modificarea acestei liste, precum şi definirea regulilor de realizare a corecţiilor automate în document.

Editarea documentelor Word. Operaţia de editare a unui document se referă la adăugarea, ştergerea sau modificarea conţinutului documentului. Pentru uşurarea operaţiei de editare a documentelor, aplicaţia Word oferă utilizatorului posibilitatea de definire a blocurilor, în document şi de realizare a operaţiilor la nivel de bloc. Odată selectat, cu combinaţia de taste Shift+săgeată sau prin baleiere cu mouse-ul, un bloc poate fi copiat, mutat sau şters din document; se pot modifica, de asemenea, şi opţiunile de formatare, pentru un întreg bloc. Pentru selectarea întregului document activ se poate folosi comanda Edit>Select All. Pentru anularea efectului ultimelor operaţii de modificare a conţinutului documentului editat poate fi utilizată comanda Edit>Undo; aplicaţia Word memorează în secvenţă operaţiile efectuate asupra documentului şi poate anula efectul acestora, în ordinea inversă efectuării lor, pentru un număr limitat de operaţii. Comanda inversă celei de anulare este comanda Edit>Redo sau Edit>Repeat, după caz. O facilitate importantă oferită de aplicaţia Word, pentru editarea documentelor, este posibilitatea de a transfera datele între diferite aplicaţii Windows aflate în execuţie. Acest transfer de date se poate face

prin intermediul memoriei Clipboard, memorie gestionată în comun de aplicaţiile Windows. În cazul general, datele sunt memorate în Clipboard la nivel de bloc, prin intermediul comenzilor de editare Edit>Copy sau Edit>Cut; pentru inserarea în document a unui bloc memorat deja în Clipboard se foloseşte comanda Edit>Paste.

Se poate memora în Clipboard, pentru a fi inserată apoi într-un document, imaginea curentă a ecranului, prin activarea tastei PrtScrn, sau se poate memora conţinutul ferestrei active, cu activarea tastelor Alt+PrtScrn. Legătura de date care se realizează prin intermediul memoriei Clipboard între două aplicaţii Windows este o legătură instantanee, de moment; imaginea datelor care se transmit de la o aplicaţie la alta este o imagine statică. Este posibilă definirea unei legături permanente, prin date, între două aplicaţii Windows, folosind tehnica OLE (Object Linking and Embedding). Această tehnică permite conectarea a două aplicaţii, pentru utilizarea în comun a datelor, în două moduri: •

prin legare

•

prin încastrare.

Pentru explicarea tehnicii OLE se definesc următoarele elemente implicate: •

aplicaţia sursă (sau aplicaţia server) - este aplicaţia care a generat documentul sursă;

•

documentul sursă - este documentul care va furniza blocul de date ce va fi folosit în comun;

•

aplicaţia destinaţie (sau aplicaţia client) - este aplicaţia care a generat documentul destinaţie;

•

documentul destinaţie - este documentul care va primi blocul de

date care va fi folosit în comun.

Conectarea prin legare a două aplicaţii are loc atunci când în aplicaţia client se memorează, odată cu blocul de date, şi legătura către documentul sursă; rezultatul legării celor două documente este că atunci când se modifică blocul de date în documentul sursă, acesta va apărea modificat şi în documentul destinaţie. Restricţia care se impune în cazul utilizării procedeului de legare este de a nu modifica locaţia documentului sursă; în caz contrar, legătura definită în documentul destinaţie se rupe şi blocul inserat capătă un caracter static. Pentru a realiza legarea într-un document Word se foloseşte comanda Edit>Paste Special>Paste Link. Comanda Edit>Links permite vizualizarea şi gestionarea tuturor legăturilor definite pentru documentul activ, ca document client. Conectarea prin încastrare a două aplicaţii se realizează atunci când, prin inserarea blocului în documentul destinaţie, se memorează şi legătura cu aplicaţia server; în acest caz, pentru a realiza modificarea blocului în documentul destinaţie, se activează automat aplicaţia server, cea care a generat blocul. Operaţia de încastrare se realizează cu comanda Insert>Object. Un alt instrument oferit utilizatorului pentru editarea documentelor Word este facilitatea de căutare, cu comanda Edit>Find, eventual de căutare cu înlocuire a enunţului localizat cu un altul, cu comanda Edit>Replace.

Poziţionarea într-un document se poate face cu comanda Edit>Go to; are loc poziţionarea conform criteriului ales: număr de pagină, număr de linie, marcaj, comentariu, notă de subsol, tabel, etc. Modificarea tipului de caracter folosit în textul selectat (majuscule sau minuscule) se poate realiza automat cu comanda Format>Change Case.

Verificarea corectitudinii ortografice şi gramaticale a textului, pentru o limbă selectată dintr-o listă, se realizează automat, conform opţiunilor definite cu comanda Tools>Spelling and Grammar. Obiecte speciale în documentele Word. Documentul Word poate fi îmbogăţit şi cu alte elemente, în afara informaţiei de tip text:

•

elemente de tip: imagine, sunet, secvenţe video, introduse cu comanda Insert>Picture; aceste elemente sunt existente deja în disc, în momentul inserării lor, ele fiind create cu aplicaţii specifice

•

altă posibilitate este de a genera elementul dorit, prin activarea unei aplicaţii dedicate, selectate dintr-o listă de aplicaţii prezentată de comanda Insert>Object

•

legăturile de tip hyperlink, către alte fişiere, pot fi definite cu comanda Insert>Hyperlink; se precizează locaţia fişierului către care se defineşte legătura, eventual şi un marcaj (Bookmark), în interiorul acestui fişier, către care se va face legătura; odată definit un hyperlink în documentul Word, prin selectarea acestuia, se încarcă automat fişierul spre care s-a definit legătura şi, dacă este cazul, se face localizarea automată a marcajului, în interiorul acestui fişier; dacă fişerul spre care s-a definit legătura nu este un document Word, atunci încărcarea acestuia se face prin activarea aplicaţiei care l-a generat

•

pentru definirea unui marcaj în interiorul documentului Word se foloseşte comanda Insert>Bookmark; se poate defini o listă de etichete, după care se asociază fiecare etichetă din listă la un punct din documentul Word, care va putea fi localizat astfel prin intermediul etichetei respective.

Realizarea tabelelor cu aplicaţia Word. Aplicaţia Word dispune de facilităţi de generare automată, de gestionare şi de valorificare a structurilor de date tabelare. În acest scop au fost definite comenzile grupate sub opţiunea Table din meniul principal.

Pentru a insera un nou tabel într-un document se poate folosi generatorul automat de tabele, apelat cu comanda Table>Insert Table>Autoformat, sau se poate desena tabelul, folosind instrumentele oferite de opţiunea Table>Draw Table. Într-un tabel se pot efectua operaţii cu linii, coloane sau celule (câmpuri); ele pot fi inserate sau selectate pentru modificare, copiere, mutare, ştergere sau formatare.

Două operaţii speciale cu celulele din tabel sunt: operaţia de împărţire a unei celule (Split Cell) şi operaţia de contopire a mai multor celule adiacente (Merge Cells). Ca posibilităţi de formatare a datelor într-un tabel, poate fi definită alinierea în celulă, pe orizontală sau pe verticală, poate fi definită orientarea textului din celulă, poate fi definit stilul şi grosimea chenarelor, se pot alege opţiuni de colorare pentru caractere şi fundalul celulelor, etc. cu ajutorul butoanelor de comandă ale barei de instrumente Tables and Borders.

Pentru valorificarea datelor memorate în tabele, acestea pot fi ordonate după cel mult trei criterii, cu opţiunea Table>Sort.

Pot fi definite formule de calcul simple, având ca operanzi date din celulele din tabel; de exemplu, se pot însuma celulele adiacente aflate la stânga SUM(LEFT) sau deasupra SUM(ABOVE) celulei curente, în care se va înscrie rezultatul. Aceste formule se pot defini folosind comanda Table>Formula; operatorii pe care această comandă îi oferă utilizatorului sunt: minim, maxim, medie, modul, valoare rotunjită, operator condiţional, de numărare, etc. Pentru definirea operatorului de însumare pe coloană, în sus, până la prima celulă nenumerică, respectiv pe linie la stânga, se foloseşte butonul de comandă cu simbolul Σ.

Performanţe mult superioare se obţin prin organizarea tabelară a datelor cu ajutorul foilor de calcul gestionate de aplicaţia Excel.