Win Benutzerhandbuch

update.seven win

Benutzerhandbuch

update software AG

update.seven win Benutzerhandbuch Version 7.0, Service Pack 1 Juli 2006

Dieses Dokument enthält Informationen, die durch die einschlägigen Urheberrechtsgesetze sowie durch die mit update geschlossenen Lizenzverträge urheberrechtlich und markenrechtlich geschützt sind. Der Benutzer ist dazu berechtigt, die bereitgestellten Informationen zu laden, sie in lokale Datenbanken aufzunehmen und aufzubewahren, sowie in elektronischer Form weiterzuleiten. Zahlreiche Bezeichnungen, die von Herstellern und Händlern verwendet werden, sind eingetragene Warenzeichen. marketing.manager ist eine markenrechtlich geschützte Bildmarke von update. Dieses Dokument hat rein informativen Charakter und kann ohne vorherige Ankündigung geändert werden. UPDATE GIBT IN DIESEM DOKUMENT KEINE GARANTIEN AB, WEDER AUSDRÜCKLICHE NOCH KONKLUDENTE. Der Inhalt dieses Dokuments stellt keine Empfehlung von update dar. Einige der in der Dokumentation Bildschirminhalten sind fiktiv.

enthaltenen

Firmenbezeichnungen,

Namen,

und/oder

Daten

in

Änderungen und Fehler vorbehalten. Copyright © by update software AG, 1988-2006 Alle Rechte vorbehalten update software AG Operngasse 17 -21 A-1040 Wien/Österreich Tel.: +43/1/878 55 - 0 Fax: +43/1/878 55 - 200 www.update.com [email protected]

i

Inhalt Einführung

1

Was ist update.seven?.......................................................................................................................... 1 Neue Funktionen in Version 7.0............................................................................................................. 1 Dokumentation .................................................................................................................................... 2 Schreibweise........................................................................................................................................ 2 Bezeichnungen..................................................................................................................................... 3 Aufbau der Datenbank.......................................................................................................................... 4 Daten zur Firma......................................................................................................................... 4 Daten zur Person ....................................................................................................................... 5 Daten in abhängigen Infobereichen ............................................................................................ 5 Daten in unabhängigen Infobereichen......................................................................................... 5

Starten und Anmelden

7

Konfiguration der Datenbank ................................................................................................................ 7 update.seven starten............................................................................................................................ 7 update.seven beenden ......................................................................................................................... 7 Passwort ändern .................................................................................................................................. 8 Erweiterte Einstellungen ....................................................................................................................... 8 Einstiegsseite ....................................................................................................................................... 9

Benutzeroberfläche

11

Titelleiste........................................................................................................................................... 11 Symbolleiste ...................................................................................................................................... 12 Menüleiste ......................................................................................................................................... 12 Menüoptionen ......................................................................................................................... 12 Funktionsleiste ................................................................................................................................... 12 Schaltflächen der Funktionsleiste .............................................................................................. 13 Kopfzeile............................................................................................................................................ 14 Infobereichsname .................................................................................................................... 14 Schaltflächen der Kopfzeile....................................................................................................... 15 Ansichtsmodus ........................................................................................................................ 17 Kontextmenü ..................................................................................................................................... 18 Konfiguration des Kontextmenüs .............................................................................................. 18 Kontextmenü öffnen ................................................................................................................ 18 Position des Kontextmenüs verändern....................................................................................... 19 Kontextmenü minimieren ......................................................................................................... 19 Kontextmenü schließen ............................................................................................................ 19 Größe des Kontextmenüs mit der Maus verändern ..................................................................... 19 Vorgängermaske ................................................................................................................................ 20 Hyperlinks ......................................................................................................................................... 20 Referenzen ........................................................................................................................................ 21 Masken.............................................................................................................................................. 22 Fixe Masken ............................................................................................................................ 22 Freie Masken ........................................................................................................................... 23 Maskenzusatz .......................................................................................................................... 24 Ansichtsoptionen für freie Masken und Maskenzusatz................................................................. 25 Listen ................................................................................................................................................ 25 Listen definieren ...................................................................................................................... 25 Spaltenposition ändern............................................................................................................. 26 Spaltenbreite ändern................................................................................................................ 26 Listenoptionen einstellen .......................................................................................................... 27

ii Listen speichern, laden und löschen.......................................................................................... 27 Integrationsansicht............................................................................................................................. 28 Integrierte Ansicht als Voreinstellung wählen............................................................................. 28 Integrierten Infobereich ausgliedern ......................................................................................... 28 Infobereich eingliedern ............................................................................................................ 29 Integrierte Infobereiche anordnen ............................................................................................ 29 Größe von Infobereichen ändern .............................................................................................. 29 Anordnung der Infobereiche anzeigen....................................................................................... 29 Integrierte Infobereiche verschieben......................................................................................... 30 Integrierte Infobereiche schließen............................................................................................. 30 Schaltflächen in der Integrationsansicht .................................................................................... 30 Feldtypen .......................................................................................................................................... 30 Numerische Felder ................................................................................................................... 31 Textfelder ............................................................................................................................... 31 Datumsfelder........................................................................................................................... 31 Zeitfelder ................................................................................................................................ 33 Katalogfelder ........................................................................................................................... 33 Telefonfelder ........................................................................................................................... 38 Mussfelder .............................................................................................................................. 38 Anzeige konfigurieren ......................................................................................................................... 39 Allgemeine Einstellungen.......................................................................................................... 39 Farben .................................................................................................................................... 39 Farben für Balken- und Tortenansichten.................................................................................... 41 Kontextmenü / Kopfzeile .......................................................................................................... 42 Symbolleiste ............................................................................................................................ 43 Arbeitsflächen.......................................................................................................................... 44

Grundfunktionen

49

Datensätze anzeigen .......................................................................................................................... 49 Blättern ............................................................................................................................................. 50 Neuaufnahme .................................................................................................................................... 50 Neuaufnahme einer Firma ........................................................................................................ 51 Neuaufnahme einer Person ...................................................................................................... 51 Abgleich .................................................................................................................................. 52 Neuaufnahme von Zusatzinfos.................................................................................................. 53 Neuaufnahme und Vorgaben .................................................................................................... 53 Bearbeiten ......................................................................................................................................... 54 Löschen............................................................................................................................................. 55 Firma und/oder Person löschen ................................................................................................ 55 Datensatz zum Löschen kennzeichnen ...................................................................................... 55 Löschen und Kommunikation.................................................................................................... 55 Suchen .............................................................................................................................................. 56 Suche starten .......................................................................................................................... 56 Suche durchführen .................................................................................................................. 56 Suchmaske.............................................................................................................................. 58 Suche nach einer Firma bzw. Person......................................................................................... 59 Phonetische Suche................................................................................................................... 62 Suche nach einer Person innerhalb einer Firma.......................................................................... 63 Telefonnummern und E-Mail-Adressen suchen........................................................................... 63 Suchbeispiele .......................................................................................................................... 64 Sortieren ........................................................................................................................................... 68 Sortieren durch Klicken auf die Kopfzeile ................................................................................... 68 Sortieren nach beliebigen Feldern ............................................................................................. 69 Schnelles Sortieren mit fixen Indizes ......................................................................................... 70 Favoriten ........................................................................................................................................... 70 Datensätze zur Favoritenliste hinzufügen................................................................................... 70 Favoriten anzeigen und bearbeiten ........................................................................................... 70 Bedingungen...................................................................................................................................... 71 Bedingung definieren ............................................................................................................... 71 Bedingung aktivieren ............................................................................................................... 75 Bedingung laden...................................................................................................................... 75

iii Bedingungen auf Datumsfelder................................................................................................. 75 Autofilter................................................................................................................................. 76 Drucken............................................................................................................................................. 77 Drucken über die Menüoption................................................................................................... 77 Drucken im Druckmodul ........................................................................................................... 79 Formate............................................................................................................................................. 86 Infobereich Formate ................................................................................................................ 86 Formate speichern, laden und löschen ...................................................................................... 87 Formate überschreiben ............................................................................................................ 87 Ansicht und Export von Formaten ............................................................................................. 88 Kopfzeile eines Formats ........................................................................................................... 89 Navigatorfenster ................................................................................................................................ 90 Navigator öffnen...................................................................................................................... 90 Zeichen anzeigen und ausblenden ............................................................................................ 90 Navigatorfenster schließen ....................................................................................................... 91 Übergabefelder .................................................................................................................................. 91 Infobereiche auswählen ........................................................................................................... 91 Einstellungen definieren ........................................................................................................... 93 Felder auswählen..................................................................................................................... 95 Ergebnis überprüfen ................................................................................................................ 96 Übergabe von Bearbeiterdaten ................................................................................................. 97

Kontaktmanagement

99

Kontakte............................................................................................................................................ 99 Eigene Kontakte anlegen........................................................................................................ 100 Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen......................................................... 100 Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzufügen ................................................................ 102 Kontakte verschieben............................................................................................................. 102 Kontakte löschen ................................................................................................................... 103 Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben ..................................................... 103 Kontakte, Aktivitäten und Kampagnen..................................................................................... 103 Kontakte in Kalender und Tagesübersicht anzeigen.................................................................. 103 Aufgaben......................................................................................................................................... 104 Aufgaben anlegen.................................................................................................................. 104 Bearbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen .................................................................................. 108 Projekte in Aufgaben.............................................................................................................. 108 Aufgaben verschieben............................................................................................................ 109 Aufgaben löschen .................................................................................................................. 110 Aufgaben an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben .................................................... 110 Fehlzeiten ........................................................................................................................................ 110 Fehlzeiten anlegen................................................................................................................. 111 Fehlzeiten verschieben ........................................................................................................... 112 Fehlzeiten löschen ................................................................................................................. 112 Fehlzeiten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben ................................................... 112 Kontextmenü für Fehlzeiten.................................................................................................... 113 Erinnerungen ................................................................................................................................... 113 Erinnerungen für alle Teilnehmer anlegen ............................................................................... 113 Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten .............................................................. 114 update.seven bei fälligen Erinnerungen im Vordergrund anzeigen............................................. 115 Erinnerungen als Popup-Fenster anzeigen ............................................................................... 116 Kontextmenü für Erinnerungen............................................................................................... 116 ToDo-Liste ....................................................................................................................................... 117 Felder des Infobereichs ToDo-Liste ......................................................................................... 118 Kontextmenü für ToDo-Listen................................................................................................. 118 ToDo-Liste zu Kontakten ........................................................................................................ 119 ToDo-Liste zu Aufgaben ......................................................................................................... 120 ToDo-Liste zu Fehlzeiten ........................................................................................................ 121 ToDo-Liste bei Aktivitäten ...................................................................................................... 122 Meldungen....................................................................................................................................... 122 Kontextmenü für Meldungslisten............................................................................................. 123 Meldungen zu Kontakten, Aufgaben und Fehlzeiten ................................................................. 123

iv update.seven bei fälligen Meldungen im Vordergrund anzeigen ................................................ 124 Meldungen als Popup-Fenster anzeigen................................................................................... 125 Meldungen bei Aktivitäten ...................................................................................................... 125 ToDo-Eskalation ............................................................................................................................... 125 Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten...................................................................................... 126

Kalender und Tagesübersicht

127

Kalender.......................................................................................................................................... 127 Terminansichten .................................................................................................................... 128 Blättern................................................................................................................................. 128 Termine mit der Tastatur markieren........................................................................................ 128 Dauer und Art eines Termins .................................................................................................. 129 Ganztägige Termine............................................................................................................... 130 Kleiner Kalender .................................................................................................................... 130 Termine anlegen, bearbeiten und löschen ............................................................................... 131 Termine verschieben und Termindauer ändern ........................................................................ 131 Kontextmenü im Kalender ...................................................................................................... 132 Termineinstellungen .............................................................................................................. 132 Oberflächeneinstellungen im Kalender..................................................................................... 133 Vordefinierte Ansichten .......................................................................................................... 135 Termine drucken ................................................................................................................... 135 Termine verteilen .................................................................................................................. 136 Termine an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben ...................................................... 139 Kalender-Ländereinstellungen................................................................................................. 139 Terminüberschneidungen ....................................................................................................... 139 Tagesübersicht................................................................................................................................. 140 Schaltflächen im Infobereich Tagesübersicht ........................................................................... 141 Termineinstellungen .............................................................................................................. 142

Kampagnenmanagement

143

Beispielkampagne ............................................................................................................................ 143 Kampagne anlegen ................................................................................................................ 143 Aktivitäten hinzufügen ........................................................................................................... 144 Aktivitätsbearbeiter anlegen ................................................................................................... 144 Aktivitätsdurchführung für "Erstbrief" anlegen ......................................................................... 144 Zielgruppe generieren ............................................................................................................ 145 Zielgruppe bearbeiten ............................................................................................................ 145 Aktivität "Erstbrief" generieren................................................................................................ 146 Aktivitätsdurchführung für "Erinnerung" anlegen ..................................................................... 147 Aktivität "Erinnerung" generieren............................................................................................ 147 Responses und Folgeaktivität definieren.................................................................................. 147 Kontakte bearbeiten und Responses erfassen .......................................................................... 148 Aktivitätsdurchführung für "Einladung" anlegen ....................................................................... 149 Aktivität "Einladung" generieren ............................................................................................. 149 Kampagnen ..................................................................................................................................... 150 Kampagnen anlegen .............................................................................................................. 150 Kampagnenplanung ............................................................................................................... 151 Kampagnendesigner .............................................................................................................. 154 Marketing-Kalender................................................................................................................ 157 Aktivitäten ....................................................................................................................................... 160 Aktivitätstypen....................................................................................................................... 161 Aktivitätsstadien .................................................................................................................... 161 Aktivitäten planen.................................................................................................................. 162 Aktivitäten definieren ............................................................................................................. 162 Aktivitäten löschen................................................................................................................. 164 Aktivitäten suchen ................................................................................................................. 164 Zusatzinformationen zur Aktivität ...................................................................................................... 165 Aktivitätsbearbeiter................................................................................................................ 165 Aktivitätsdurchführung ........................................................................................................... 166 Aktivitäts-Zielgruppe .............................................................................................................. 175

v Aktivitäts-Response................................................................................................................ 178 Aktivitätsstatistik.................................................................................................................... 179 Aktivitätsprotokoll .................................................................................................................. 179 Protokolldatei ........................................................................................................................ 180 Telemarketing-Planung (nur Version BTB) ............................................................................... 180 Aktivitäten generieren ...................................................................................................................... 182 Dialogfeld zum Generieren ..................................................................................................... 182 Registerkarten des Dialogfelds zum Generieren ....................................................................... 184 Aktivitäten nachbearbeiten................................................................................................................ 186 Generierte Datensätze bearbeiten und löschen ........................................................................ 186 Datensätze einer Aktivität manuell zuordnen ........................................................................... 187 Aktivität nachträglich einer Kampagne zuordnen...................................................................... 187 Generierte Datensätze berechnen ........................................................................................... 188 Vorlagen.......................................................................................................................................... 188 Kampagnenvorlagen .............................................................................................................. 189 Aktivitätsvorlagen .................................................................................................................. 189 Verwendung von Vorlagen ..................................................................................................... 189

Umfragen

191

Fragebogen ..................................................................................................................................... 191 Fragen und Antworten...................................................................................................................... 192 Allgemeine Optionen für Fragen und Antworten....................................................................... 192 Antworten als Optionsfelder anzeigen ..................................................................................... 193 Antworten als Kontrollkästchen anzeigen................................................................................. 194 Antworten als Textfelder anzeigen .......................................................................................... 195 Antworten als Felder aus der Datenbank anzeigen ................................................................... 195 Antwort lesen und zurückschreiben......................................................................................... 196 Fragebogen mit Verzweigungen.............................................................................................. 197 Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen ......................................................... 198 Umfrage-Analyse für Fragen................................................................................................... 199 Umfrage .......................................................................................................................................... 199 Durchführen der Umfrage ...................................................................................................... 200 Ansicht und Gliederung des Fragebogens ................................................................................ 200 Auswertung........................................................................................................................... 201 Umfragen kopieren........................................................................................................................... 202 Umfragen, Kontakte und Aktivitäten .................................................................................................. 202

Dokumentverwaltung

203

Dokument-Infobereiche .................................................................................................................... 203 Dokumente ........................................................................................................................... 203 Dokumente (kundenbezogen)................................................................................................. 203 Dokumentübersicht und Dokument-Links ................................................................................ 203 Dokument-Links und kundenbezogene Dokumente - Vor- und Nachteile ................................... 204 Standarddokumente erzeugen........................................................................................................... 204 OLE-Objekte erzeugen...................................................................................................................... 205 Dokumente über die Dokumentübersicht einbinden ............................................................................ 206 Dokumente bearbeiten ..................................................................................................................... 206 Dokumente exportieren .................................................................................................................... 207 Dokumente einem Datensatz zuordnen.............................................................................................. 207 Vom Dokument ausgehend .................................................................................................... 207 Vom Datensatz ausgehend ..................................................................................................... 208 Dokumente löschen.......................................................................................................................... 209 Dokumentfelder ............................................................................................................................... 209 Dokumente in Dokumentfelder eintragen ................................................................................ 209 Anzeigeoptionen in Dokumentfeldern ...................................................................................... 210 Zusätzliche Dokumentfelder definieren.................................................................................... 210 Dokumente und Einzelbriefe ............................................................................................................. 210

vi

update.seven und Fremdprodukte

213

Textverarbeitung.............................................................................................................................. 213 Etikettformate ....................................................................................................................... 213 Serienbriefe erstellen ............................................................................................................. 216 Einzelbrief ............................................................................................................................. 220 Tabellenkalkulation........................................................................................................................... 221 Übergabe an die Tabellenkalkulation....................................................................................... 221 Direktübergabe...................................................................................................................... 222 Übergabe mit Übergabefeldern ............................................................................................... 223 Dokumente aus einem Datensatz heraus öffnen................................................................................. 224 Dokumentverzeichnisse.......................................................................................................... 224 E-Mail-Programme............................................................................................................................ 225 Lotus Notes-Anbindung .......................................................................................................... 225 Microsoft Outlook- bzw. Exchange-Anbindung ......................................................................... 226 E-Mails über SMTP versenden................................................................................................. 227 E-Mails als Kontakte anlegen .................................................................................................. 227 E-Mails direkt aus einem Kontakt bzw. einer Notiz senden........................................................ 229 Datensätze als Verknüpfung versenden................................................................................... 230 Datensätze in die Zwischenablage kopieren ............................................................................. 231 update.seven - DDE-Server............................................................................................................... 231 Übergabetipps.................................................................................................................................. 231 Übergeben von unabhängigen Infobereichen........................................................................... 231 Übergabefelder und Rechte .................................................................................................... 232 Bearbeiter bei Einzel- und Serienbriefen .................................................................................. 232 Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen....................................................................... 233

Selektionen

235

Selektion definieren.......................................................................................................................... 235 Selektionsoptionen................................................................................................................. 237 Kontextmenü einer Selektion .................................................................................................. 239 Selektion nach Umfrageantworten .......................................................................................... 240 Beispiel: Selektion nach Geburtstagen..................................................................................... 240 Beispiel: Firmen/Personen mit Kriterien auf Objekte selektieren (nur BTB) ................................ 241 Selektionsbedingungen verknüpfen ................................................................................................... 241 Selektionsbedingung ändern ............................................................................................................. 241 Selektionsbedingung laden und speichern.......................................................................................... 241 Selektion generieren......................................................................................................................... 242 Selektion aktualisieren ...................................................................................................................... 242 Selektion anzeigen/bearbeiten .......................................................................................................... 243 Hinzufügen von Firmen/Personen zur Selektion ....................................................................... 243 Neue Firmen/Personen aufnehmen ......................................................................................... 244 Selektionsdaten verändern ..................................................................................................... 244 Manuell aufgenommene Firmen anzeigen................................................................................ 244 Sortieren ............................................................................................................................... 245 Mehrere Firmen/Personen hinzufügen ..................................................................................... 245 Einzelne Firma löschen........................................................................................................... 245 Datensätze markieren ............................................................................................................ 245 Mehrere Firmen löschen ......................................................................................................... 246 Nur markierte oder manuell aufgenommene Firmen anzeigen .................................................. 246 Selektion senden/kopieren ................................................................................................................ 246 Selektion löschen ............................................................................................................................. 247 Selektion und Aktivitäten .................................................................................................................. 247 Selektion drucken............................................................................................................................. 247 Selektionsmaske drucken ....................................................................................................... 247 Selektionsbedingungen drucken.............................................................................................. 248 Variable Selektionen ......................................................................................................................... 248 Variable Bedingungen definieren............................................................................................. 248 Variable Bedingungen auf Datumsfelder.................................................................................. 249 Variable Bedingungen ändern ................................................................................................. 251

vii Variable Werte in andere Felder übernehmen .......................................................................... 252 Autoselektionen ............................................................................................................................... 252 Zeitgesteuerte Autoselektion .................................................................................................. 253 Schnitt- und Vereinigungsmengen von Selektionen............................................................................. 253 Erstellen von Schnitt- und Vereinigungsmengen ...................................................................... 255 Beispiele für verschiedene Selektionen .................................................................................... 256 Schnitt- und Vereinigungsmengen mit Autoselektionen ............................................................ 257 Schnittmengen mehrerer Selektionen mit Autoselektion ........................................................... 258 Beispiel: Schnittmenge von drei Selektionen ............................................................................ 258 Erweiterte Selektionen...................................................................................................................... 259 Erweiterte Bedingungen definieren ......................................................................................... 259 Dialogfeld Erweiterte Bedingungen ......................................................................................... 261 Dialogfeld Bedingung definieren ............................................................................................. 261 Kalkulationsmöglichkeiten ...................................................................................................... 263 Beispiele für erweiterte Bedingungen ...................................................................................... 265

Analysen

267

Einfache Analysen ............................................................................................................................ 267 Übergabefelder definieren ...................................................................................................... 267 Analyse definieren ................................................................................................................. 268 Analyse anpassen .................................................................................................................. 269 Analyse verwenden................................................................................................................ 270 Aggregierungen ............................................................................................................................... 271 Skalierungen.................................................................................................................................... 272 Fixe Skalierung ...................................................................................................................... 272 Dynamische Skalierung .......................................................................................................... 273 Analysen im Kontext......................................................................................................................... 274 Komplexe Analysen .......................................................................................................................... 275 Bedingungen ......................................................................................................................... 275 Mehrere Skalierungen ............................................................................................................ 276 Analysen auf abhängige Infobereiche...................................................................................... 276 Analysen auf mehrere Infobereiche......................................................................................... 278 Quadrantenansicht ........................................................................................................................... 280 Zeitachsenansicht............................................................................................................................. 282 Zeilenweise Darstellung.......................................................................................................... 282 Drill-Through ......................................................................................................................... 285 Verwendung mehrerer Achsen................................................................................................ 285 Aggregierung ........................................................................................................................ 285 Einzeldarstellung.................................................................................................................... 286

Zeitachsen

289

Zeitachse definieren ......................................................................................................................... 289 Referenztext definieren .......................................................................................................... 291 Zeitachse anzeigen........................................................................................................................... 292

Reports

295

Reportformat definieren.................................................................................................................... 295 Reports erstellen .............................................................................................................................. 297 Reports in update.seven anzeigen ..................................................................................................... 298 Daten in eine Tabellenkalkulation übertragen..................................................................................... 298 XML-Format ..................................................................................................................................... 300 Stylesheets ...................................................................................................................................... 301 UpdateReportList.xslt ............................................................................................................. 301 UpdateReportMask.xslt .......................................................................................................... 302 UpdateStartpage.xslt.............................................................................................................. 302 UpdateReportMaskWordML.xslt .............................................................................................. 305 UpdateReportListWordML.xslt................................................................................................. 305 UpdateReport_PartnerOTC.xslt (nur Version OTC) ................................................................... 306

viii UpdateReport_CallsOTC.xslt (nur Version OTC) ....................................................................... 309 UpdateReport_ProductFS.xslt (nur Version FS) ........................................................................ 313

Andere Infobereiche und Funktionen

315

Bearbeiter zuordnen ......................................................................................................................... 315 Ortetabelle....................................................................................................................................... 315 Organigramm................................................................................................................................... 316 Sperren ........................................................................................................................................... 316 Sperre Aktivität...................................................................................................................... 316 Sperre Selektion .................................................................................................................... 316 Firmen und Personen zusammenführen ............................................................................................. 317 Zusammenführen von Firmen ................................................................................................. 317 Zusammenführen von Personen ............................................................................................. 319 Konfliktlösung und Protokoll ................................................................................................... 319 Personen mit einer anderen Firma verknüpfen......................................................................... 322 Verknüpfen von identischen Personen..................................................................................... 322 Beziehungen .................................................................................................................................... 322 Beziehungen anlegen ............................................................................................................. 323 Gegenbeziehungen definieren................................................................................................. 324 Beziehungshierarchie ............................................................................................................. 325 Beispiel: Hierarchien und Partnerschaften ............................................................................... 327 Konzernbeziehung ................................................................................................................. 328 Zusatzinformationen zu Firma und/oder Person.................................................................................. 329 Ext. Firmenschlüssel .............................................................................................................. 329 Ext. Personenschlüssel ........................................................................................................... 329 Interesse............................................................................................................................... 329 Mailing .................................................................................................................................. 329 Notiz ..................................................................................................................................... 330 Zusatzadresse ....................................................................................................................... 330 Arbeitsaufträge...................................................................................................................... 330 Info 1, Info 2 und Info 3 ........................................................................................................ 332 Internet-Interessent ......................................................................................................................... 332 Kunden generieren ................................................................................................................ 333 Abhängige Infobereiche zu Internet-Interessenten .................................................................. 333 Laden von Internet-Interessenten........................................................................................... 335 Event-Tabelle................................................................................................................................... 336 Aktivitäten und Events ........................................................................................................... 336

Tastaturbefehle

337

Tastaturbefehle für Masken und Listen .............................................................................................. 337 Tastaturbefehle für Tabellen ............................................................................................................. 339 Blöcke mit Registerkarten ................................................................................................................. 340 Sonstige Tastaturbefehle .................................................................................................................. 341

Index

343

1

KAPITEL 1

Einführung Was ist update.seven? update.seven ist die CRM-Suite von update. CRM (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement) ist die strategische Entscheidung Ihres Unternehmens, den gesamten Wertschöpfungsprozess um die Bedürfnisse Ihrer Kunden anzuordnen. Unsere umfassende und flexible CRM-Softwarelösung ist für Ihr Unternehmen optimal geeignet, wenn Sie geringe Projektlaufzeiten, branchenspezifisch vordefinierte Geschäftsprozesse sowie moderne Systemarchitektur gepaart mit ausgereifter Funktionalität zu schätzen wissen. Unsere Business-Lösungen entsprechen den Anforderungen von Unternehmen jeglicher Größe, unabhängig davon, ob Sie eine kleine Abteilungslösung oder eine Lösung für einen weltweit agierenden Konzern benötigen. Dabei werden alle spezifischen Geschäftsprozesse für die Bereiche Marketing, Vertrieb und Service abgebildet und ermöglichen so eine umfassende Betreuung Ihrer Kundenprozesse - von der Kundengewinnung über die optimale Betreuung bis hin zum punktgenauen Service. update.seven win ist das Windows-Modul der update.seven-Produkt-Suite und ermöglicht Ihnen, die Effizienz in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service zu steigern. So können Sie ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten. update.seven win kann ohne Programmierkenntnisse rasch implementiert und einfach an Ihre Prozesse angepasst werden. Dadurch verbessern Sie Ihre Planungsgrundlagen, beschleunigen den Einsatz und erreichen letztlich den Return on Investment erheblich schneller.

Neue Funktionen in Version 7.0 •

Unicode-Unterstützung

•

Zeitachsen zur anschaulichen Darstellung der Kundeninteraktionen, Ö Zeitachsen auf Seite 289

•

Erstellung von Favoritendatensätzen für Daten, die Sie besonders oft verwenden, Ö Favoriten auf Seite 70

•

Berücksichtigung von unterschiedlichen Zeitzonen für internationale Zusammenarbeit

•

Definition von neuen Infobereichen, Feldern und Katalogen, Ö Datenmodell im Administratorhandbuch 1

•

Das Beziehungsmanagement hat in allen Branchenversionen die gleiche Funktionalität, Ö Beziehungen auf Seite 322

•

Verbessertes Kampagnenmanagement, Ö Kampagnenmanagement auf Seite 143

•

Erweiterte Dokumentverwaltung, Ö Dokumentverwaltung auf Seite 203

•

Frei definierbare Feiertagseinstellungen Administratorhandbuch 2

•

Verbesserte Organisation von Produkten und Verträgen in der Branchenversion FS, Ö Handbuch Business Logic FS

•

Neue Möglichkeiten zur Konfiguration, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2

•

Definition von neuen Ebenen, Ö Ebenen definieren im Administratorhandbuch 2

für

den

Kalender,

Ö

Kalender

im

2

Benutzerhandbuch update.seven win

Dokumentation In diesem Handbuch finden Sie Informationen zu den allgemeinen Funktionen von update.seven: •

Starten und Anmeldung bei update.seven

•

Elemente der update.seven-Benutzeroberfläche (z. B. Kontextmenüs, Masken, Listen, Feldtypen) und deren Verwendung und Konfiguration

•

Grundfunktionen wie Neuaufnahme von Datensätzen, Suchen, Sortieren, Drucken. Diese Funktionen verhalten sich in vielen Bereichen der Datenbank ähnlich.

•

Kontaktmanagement, d.h. die Arbeit mit Informationen über Ihre Kundenbesuche, telefonate und -E-Mails

•

Umgang mit Terminen in Kalender und Tagesübersicht

•

Durchführung von automatisierten Kampagnen (z. B. E-Mail-Aussendungen für MarketingKampagnen)

•

Durchführung von Umfragen

•

Dokumentverwaltung für allgemeine und kundenspezifische Dokumente

•

Zusammenarbeit mit Fremdprodukten wie Ihrer Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Ihrem E-Mail-Programm

•

Filterung von Zielgruppen mit Selektionen

•

Analysen, Zeitachsen und Reports für einen Überblick über Ihre Aktivitäten

Weitere Informationen zur Business Logic finden Branchenversionen (Business Logic BTB, FS oder OTC).

Sie

in

den

Handbüchern

der

Informationen zur Administration befinden sich in den Administratorhandbüchern 1 und 2. Wenn die Dokumentation bei der Installation ausgewählt wurde, finden Sie die PDF-Dateien im Verzeichnis ..\Manuals Ihrer update.seven-Installation. Die Hilfedateien im CHM-Format befinden sich im Verzeichnis ..\system\exe und können mit der Menüoption Hilfe Æ update.seven Hilfe aufgerufen werden. Wenn für Ihre Version eine Feldhilfe zur Verfügung steht, können Sie Informationen zu den einzelnen Feldern der Datenbank erhalten: Klicken Sie dazu auf ein Feld, und drücken Sie die Taste F1. Dieses Handbuch beschreibt die Standardfunktionen von update.seven. Das Produkt kann aber einfach und flexibel an Ihre Anforderungen angepasst werden: Ihr update-Betreuer oder Ihr Administrator kann die Darstellung von Daten in Masken beeinflussen oder durch Workflows und Trigger Funktionen ändern oder neu definieren. Deshalb kann es vorkommen, dass die hier beschriebenen Masken und Funktionen nicht exakt Ihrer update.seven-Installation entsprechen.

Schreibweise In diesem Benutzerhandbuch wird folgende Schreibweise verwendet: •

Kursive Schreibweise: Alle Namen wie Dialogtitel, Feldnamen, Kontrollkästchen und Infobereiche werden kursiv geschrieben.

•

Menüoptionen: Die Anweisung "Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Maskenzusatz." bedeutet, dass Sie im Menü Ansicht den Befehl Maskenzusatz wählen müssen.

•

Fette Schreibweise: Besonders wichtige Informationen werden mit fetter Schreibweise hervorgehoben.

•

Tastenkombinationen: Gleichzeitige Tastenanschläge werden dadurch gekennzeichnet, dass zwischen den Tastenbezeichnungen ein Pluszeichen steht, z. B: Alt+D.

•

Anmerkungen und Tipps: Anmerkung: Hinweise und Tipps werden auf diese Weise im Text hervorgehoben.

Kapitel 1 Einführung

3

•

Verweise: Verweise auf andere Kapitel oder andere Dokumente werden durch das Zeichen Ö gekennzeichnet.

•

Geschlechtsneutrale Formulierung: Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf geschlechtsspezifische Bezeichnungen (z. B. "BearbeiterIn", "AdministratorIn") verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten grundsätzlich für beide Geschlechter.

Bezeichnungen In diesem Benutzerhandbuch werden folgende Bezeichnungen verwendet: •

Dialogfeld: Ein Dialogfeld ist ein Fenster, in dem Sie eine oder mehrere Einstellungen oder Optionen auswählen können.

•

Kontrollkästchen: Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken, wird ein Häkchen ( ) angezeigt, und die Option ist aktiviert. Sie können auch mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig aktivieren.

•

Optionsfeld: Wenn Sie auf eine Option klicken, wird ein schwarzer Punkt im ausgewählten Kreis angezeigt, und die Option ist aktiviert. Aus einer Gruppe von Optionsfeldern kann nur ein einziges aktiviert sein.

•

Textfeld: Hier können Sie Text eingeben. Um mehr als eine Zeile einzugeben, drücken Sie die Eingabetaste.

•

Listenfeld: Enthält eine Liste, durch die Sie blättern können. Wählen Sie einen Eintrag durch Anklicken aus.

•

Dropdown-Liste: Sie können durch Anklicken der Pfeilschaltfläche eine Liste mit mehreren Auswahlmöglichkeiten öffnen. Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn auszuwählen.

•

Schaltfläche: Fast alle Dialogfelder verfügen über die Schaltflächen OK und Abbrechen, viele auch über die Schaltflächen Laden und Speichern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Aktion auszulösen. Oder verwenden Sie die Tabulatortaste, um zur Schaltfläche zu gelangen, und danach die Eingabe- oder Leertaste, um sie auszuwählen.

4

Benutzerhandbuch update.seven win

Aufbau der Datenbank Die update.seven-Datenbank besteht aus Infobereichen, die jeweils Daten gleichen Typs enthalten. Diese Daten sind durch eine Reihe von Feldern charakterisiert. Felder eines Datensatzes können in einer Maske angezeigt bzw. bearbeitet werden. Die Datenbank ist hierarchisch aufgebaut. So ist z. B. die Person der Firma untergeordnet. Das bedeutet, dass es zu einer Firma mehrere Personen als Ansprechpartner geben kann. Die Daten werden in Ebenen dargestellt. Eine Ebene kann einen oder mehrere Infobereiche und eventuell dazugehörige Funktionen enthalten. Z. B. enthält die Ebene Firma+Person den Infobereich Firma für Firmendaten und den Infobereich Person mit den dazugehörigen Kontaktpersonen. Alle Personen sind also mit dem Unternehmen, in dem sie arbeiten, verbunden. Zu jeder Firma bzw. Person gibt es darüber hinaus eine Vielzahl von Zusatzinformationen, die in abhängigen Infobereichen abgelegt sind. Jede Zusatzinformation, z. B. ein Kontakt oder ein Angebot, ist also einer Kontaktperson bzw. Firma zugeordnet. Man spricht dabei von personenbezogenen bzw. firmenbezogenen Zusatzinformationen. Die Zusatzinformationen werden in abhängigen Ebenen zur Firma/Person dargestellt. In unabhängigen Infobereichen werden allgemeine Daten abgelegt, die sich nicht auf eine bestimmte Firma/Person beziehen. Unabhängige Bereiche sind z. B. Aktivitäten, Projekte oder Kampagnen. Diese können mit mehreren Firmen und Personen verknüpft werden. So erhalten Sie z. B. Informationen darüber, welche Kontaktpersonen im Rahmen welcher Aktion ein Mailing erhalten haben oder angerufen wurden.

Daten zur Firma In der oberen Hälfte der Maske in der Ebene Firma+Person werden Informationen über die Firma angezeigt.

In der Firmenmaske legen Sie Informationen wie den Firmennamen, Adresse, Telefon- und Faxnummer etc. zu Ihren Kunden und potenziellen Kunden ab. In allen Infobereichen ist die Suche nach Firma/Person über die Menüoption Daten Æ Suche Æ

Firma oder Daten Æ Suche Æ Person möglich.

Manche Werte werden als Symbole dargestellt, z. B. die Katalogwerte des fixen Katalogs Akquisition und des Feldes ABC.

Kapitel 1 Einführung

5

Daten zur Person Die untere Hälfte der Maske enthält Daten zu den Personen, die in den einzelnen Unternehmen Ihre Ansprechpartner sind.

Zu jeder Firma können beliebig viele Kontaktpersonen angelegt werden. Die Katalogwerte des fixen Katalogs Akquisition und des Feldes Priorität werden in Symbolform neben den Personendaten angezeigt.

Daten in abhängigen Infobereichen Wenn Sie ausgehend von einer Firma oder Person in einen abhängigen Infobereich wechseln, können Sie abhängige, d. h. fix mit der Firma oder Person verbundene Datensätze anzeigen und bearbeiten. Wenn Sie z. B. von einem Firmendatensatz in den Infobereich Kontakt wechseln, sehen Sie alle Kontakte zu dieser Firma. Manche abhängige Datensätze können sowohl firmen- als auch personenbezogen angelegt werden. Um nur firmenbezogene bzw. personenbezogene Daten anzuzeigen, wählen Sie im Menü Daten die Option firmenbezogen oder personenbezogen. Mit der Option alles zur Firma zeigen Sie beides an. Anmerkung: Wenn Sie Datensätze zu Firmen ohne Personen erfassen, besteht kein Unterschied zwischen den Optionen firmenbezogen und personenbezogen. Das bedeutet, dass abhängige Daten immer angezeigt werden, gleichgültig ob Sie firmenbezogen oder personenbezogen wählen.

Daten in unabhängigen Infobereichen In unabhängigen Infobereichen wie Aktivität, Artikelstamm oder Kampagne werden zentrale Daten verwaltet, die nicht hierarchisch einem anderen Infobereich untergeordnet sind. Sie können allerdings auf unterschiedliche Weise mit anderen Infobereichen verknüpft werden. Z. B. ist eine Kampagne nicht einer Person zugeordnet, sondern mehrere Personen können als Kampagnenzielgruppe definiert werden.

7

KAPITEL 2

Starten und Anmelden Konfiguration der Datenbank Die Konfiguration der Datenbank wird vom Administrator vorgenommen. Wenn Sie beim Starten eine Aufforderung zum Konfigurieren erhalten, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

update.seven starten Wenn die Konfiguration von Ihrem Administrator durchgeführt wurde, können Sie die Datenbank starten:

1

Doppelklicken Sie auf das update.seven-Symbol

2

Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.

3

Geben Sie Ihr Passwort ein.

4

Wählen Sie OK.

auf Ihrem Desktop.

Der Name, mit dem Sie sich bei update.seven anmelden, ist Ihre Identifikation als Benutzer des Systems. Anmerkung: Der Benutzername wird bei der Eingabe automatisch in Großbuchstaben umgesetzt, um Fehleingaben zu vermeiden. Sonderzeichen sind jedoch genau zu beachten. Möglicherweise hat der Administrator definiert, dass update.seven ohne Passworteingabe geöffnet wird, wenn update.seven-Benutzer und Windows-Benutzer gleich sind, Ö PasswortEinstellungen im Administratorhandbuch 1.

update.seven beenden Befolgen Sie einen der folgenden Schritte: •

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Ende.

•

Doppelklicken Sie am linken oberen Rand des Fensters auf das kleine update.sevenSymbol.

•

Klicken Sie am rechten oberen Rand des Fensters auf die Schaltfläche zum Schließen.

•

Drücken Sie Alt+F4.

8

Benutzerhandbuch update.seven win

Passwort ändern Die Vergabe eines ersten Passworts hat sicherlich Ihr Administrator für Sie erledigt. Sie können Ihr Passwort ändern, wenn Sie sich bei update.seven anmelden.

1

Starten Sie update.seven.

2

Geben Sie Ihren Namen und das derzeitige Passwort ein.

3

Wählen Sie Erweitern.

4

Wählen Sie das Kontrollkästchen Passwort ändern.

5

Bestätigen Sie mit OK. Das Dialogfeld Passwort ändern wird geöffnet.

6

Geben Sie das neue Passwort ein, und bestätigen Sie mit OK.

7

Geben Sie das Passwort nochmals ein, und bestätigen Sie erneut mit OK. Wenn die beiden Eingaben nicht identisch sind, wird die Meldung "Passwort wurde nicht geändert." angezeigt. Wenn Sie zweimal dasselbe Passwort eingegeben haben, wird update.seven gestartet. Bei der nächsten Anmeldung wird bereits das neue Passwort verlangt.

Anmerkung: Der Administrator kann festlegen, dass Ihr Passwort regelmäßig geändert werden muss. Er kann auch definieren, ob das Passwort den Benutzernamen nicht enthalten darf, ob es bestimmte Zeichen enthalten muss, und ob eine minimale Länge eingehalten werden muss, Ö Passwort-Einstellungen im Administratorhandbuch 1.

Erweiterte Einstellungen Folgende erweiterte Einstellungen stehen zur Verfügung:

1

Klicken Sie im Dialogfeld zur Anmeldung auf die Schaltfläche Erweitern.

2

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte Einstellungen laden, wenn beim Einstieg in update.seven die Einstellungen Ihrer letzten Sitzung (z. B. geöffnete Fenster, geladene Listen etc.) berücksichtigt werden sollen. Andernfalls werden die Originaleinstellungen verwendet.

Kapitel 2 Starten und Anmelden

9

3

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Telefonprofil ändern, wenn Sie zwischen den für Sie vordefinierten Telefonprofilen wechseln möchten.

4

Wählen Sie Aktive Benutzer, um eine Liste mit den derzeit bei update.seven angemeldeten Benutzern anzuzeigen.

5

Wenn auf der aktuellen Station mehrere Sprachen für update.seven eingerichtet sind, können Sie die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste auswählen. Anmerkung: Es stehen nur jene Sprachen zur Verfügung, für die eine Lizenz vorhanden ist.

Einstiegsseite Wenn Sie update.seven starten, wird eine Einstiegsseite geöffnet, von der aus Sie auf wichtige Optionen zugreifen können.

Klicken Sie auf einen Hyperlink, um in den jeweiligen Bereich zu gelangen, oder um ein Dokument, eine Webseite oder eine Suche zu öffnen. Es gibt eine standardmäßig vordefinierte Einstiegsseite, der Administrator kann jedoch eigene Einstiegsseiten konfigurieren und darin beliebige Infobereiche, Workflows, Arbeitsflächen, Dokumente oder Hyperlinks zu Webseiten integrieren, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Wenn Sie von der Einstiegsseite aus Dokumente oder Webseiten aufrufen, bleibt die Einstiegsseite geöffnet. Beim Klicken auf andere Optionen wird die Einstiegsseite geschlossen. Alle zur Verfügung stehenden Optionen können Sie auch durch Rechtsklick auf die Einstiegsseite öffnen.

11

KAPITEL 3

Benutzeroberfläche In diesem Abschnitt finden Sie eine kurze Übersicht über die update.seven-Benutzeroberfläche und deren einzelne Elemente.

1

Titelleiste

2

Menüleiste

3

Funktionsleiste

4

Kopfzeile

5

Symbolleiste

6

Vorgängermaske

7

Kontextmenü (angedockt)

Titelleiste In der Titelleiste werden folgende Informationen angezeigt: •

Ein eventuell gestartetes Modul

•

Der Bearbeitername (falls nicht vorhanden, der Alias- oder der Login-Name)

•

Der aktuelle Infobereich

12

Benutzerhandbuch update.seven win

Symbolleiste Die Symbolleiste befindet sich am linken Bildschirmrand. Hier können Sie zu den Infobereichen gelangen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken oder Strg+Umschalt+Buchstabe drücken. Sie können auch mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste klicken und im angezeigten Menü einen Infobereich wählen. Der Name des Infobereichs wird eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger über dem Symbol platzieren. Durch Klicken auf die Pfeilschaltflächen können Sie Menüs öffnen bzw. schließen. Die Symbolleiste kann durch Farben, Rahmen etc. angepasst werden. Einige der Einstellungen, z. B. ob in der Symbolleiste Text und Symbole angezeigt werden sollen, können Sie selbst vornehmen, sofern es Ihre Rechte zulassen, Ö Allgemeine Einstellungen auf Seite 39. Der Administrator kann u. a. festlegen, welche Elemente, Arbeitsflächen und Workflows als Symbole zur Verfügung stehen, die angezeigten Infobereiche in auf- und zuklappbare Menüs unterteilen, sowie Trennlinien oder ein eigenes Logo einfügen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Menüleiste Die Menüleiste befindet sich direkt unterhalb der Titelleiste.

Hier finden Sie alle Menüs, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Menüoptionen Für Menüoptionen gilt: •

Abgeblendete (graue) Menüoptionen sind zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar.

•

Menüoptionen mit einem Häkchen sind aktiv. Diese Auswahlart wird für Befehle verwendet, mit denen zwischen zwei Zuständen gewechselt werden kann.

•

Neben den Menüoptionen werden Tastenkombinationen angezeigt. Verwenden Sie diese Tastenkombinationen zum Auswählen der Menüoption, ohne vorher das Menü zu öffnen.

•

Ein Dreieck markiert eine Option, bei der sich ein Untermenü befindet.

Anmerkung: Die Optionen im Menü Info können konfiguriert werden. Zusätzlich können die Menüoptionen auch umbenannt werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Funktionsleiste Die Funktionsleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste und enthält einige Schaltflächen, die in allen Infobereichen und Ansichten zur Verfügung stehen. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die Funktionsleiste klicken, um ein Menü mit den zur Verfügung stehenden Optionen anzuzeigen.

Platzieren Sie den Mauszeiger über den Schaltflächen, um die Tooltips anzuzeigen, falls der Administrator dies für Sie eingerichtet hat.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

13

Mit Ausnahme der Schaltflächen Suche, Neu und Programmaufruf werden alle Schaltflächen standardmäßig angezeigt, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Schaltflächen der Funktionsleiste Folgende Schaltflächen stehen in der Funktionsleiste zur Verfügung:

Zurück Navigiert zur vorigen Ansicht. Ist nach mindestens einer Navigation innerhalb von update.seven aktiv.

Vorwärts Navigiert zur folgenden Ansicht. Ist aktiv, wenn Sie mindestens einmal die Schaltfläche Zurück gewählt haben.

Aktualisieren Aktualisiert die angezeigten Daten.

Startebene Navigiert zur Startebene.

Übergeordnete Ebene Navigiert zur übergeordneten Ebene bzw. zu der in der Vorgängermaske angezeigten Ebene, Ö Vorgängermaske auf Seite 20.

Drucken Druckt den aktiven Infobereich, Ö Drucken auf Seite 77. Steht standardmäßig zur Verfügung, kann aber auch deaktiviert werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Horizontal anordnen Ordnet die Infobereiche in der integrierten Ansicht horizontal an, Ö Integrationsansicht auf Seite 28. Ist aktiv, wenn Sie mehrere Ebenen geöffnet haben.

Vertikal anordnen Ordnet die Infobereiche in der integrierten Ansicht vertikal an, Ö Integrationsansicht auf Seite 28. Ist aktiv, wenn Sie mehrere Ebenen geöffnet haben.

Meldungsliste Navigiert in den Infobereich Meldungsliste, Ö Kontaktmanagement auf Seite 99. Blinkt bei neuen Meldungsdatensätzen. Wird nur angezeigt, wenn unter Extras Æ Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Meldungen aktiviert ist.

Erinnerungsliste Navigiert in den Infobereich Erinnerungsliste, Ö Kontaktmanagement auf Seite 99. Blinkt bei neuen Erinnerungsdatensätzen. Wird nur angezeigt, wenn unter Extras Æ Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Erinnerungen aktiviert ist.

14

Benutzerhandbuch update.seven win Neu Legt einen Datensatz in einem bestimmten Infobereich neu an. Steht standardmäßig nicht zur Verfügung. Der Administrator kann konfigurieren, für welche Infobereiche Sie mit Hilfe dieser Schaltfläche neue Datensätze anlegen können, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, um die zur Verfügung stehenden Infobereiche anzuzeigen. Wählen Sie einen Infobereich aus, um zur Maske für die Neuanlage zu gelangen, Ö Neuaufnahme auf Seite 50.

Suche Sucht einen Datensatz in einem bestimmten Infobereich. Steht standardmäßig nicht zur Verfügung. Der Administrator kann konfigurieren, für welche Infobereiche die Suche mit Hilfe dieser Schaltfläche zur Verfügung steht, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, um die zur Verfügung stehenden Infobereiche anzuzeigen. Wählen Sie einen Infobereich aus, um zur Suchmaske des entsprechenden Infobereichs zu gelangen, Ö Suchmaske auf Seite 58.

Programmaufruf Ruft ein Fremdprogramm auf. Steht standardmäßig nicht zur Verfügung. Ihr Administrator kann konfigurieren, welche Programme hier aufgerufen werden können. Maximal sind fünf Programmaufrufe möglich, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Kopfzeile Der Kopfzeile eines Infobereichs enthält den Infobereichsnamen, einige Schaltflächen und Informationen über den Ansichtsmodus.

Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Kopfzeile, um sie auszublenden. Durch nochmaliges Doppelklicken auf den verbleibenden Streifen wird sie wieder eingeblendet. Die Kopfzeile ist frei konfigurierbar, und der Administrator kann Ihnen genau die Informationen und Schaltflächen zur Verfügung stellen, die Sie brauchen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie einige Einstellungen der Kopfzeile selbst vornehmen, falls dies in Ihren Rechten vorgesehen ist, Ö Kontextmenü / Kopfzeile auf Seite 42.

Infobereichsname Die Kopfzeile eines Infobereichs enthält abhängig von Ihren Einstellungen den Namen oder die Referenz sowie das zugehörige Symbol des aktiven Infobereichs.

Der Administrator kann die Kopfzeile so konfigurieren, dass statt des Infobereichsnamens eine Referenz angezeigt wird (z. B. "Kontakt von Herrn X"). Zusätzlich kann der Administrator definieren, ob das Symbol angezeigt wird.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

15

Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie Schrift und Gesamtbreite der Kopfzeile festlegen. Die Referenzen werden auch in den Suchfeldern in der Maske angezeigt, wenn Sie Verknüpfungen zu anderen Infobereichen herstellen.

Schaltflächen der Kopfzeile Der mittlere Teil der Kopfzeile enthält einige Schaltflächen. Sie können entweder direkt auf diese Schaltflächen klicken oder mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile klicken, um ein Menü mit den zur Verfügung stehenden Optionen anzuzeigen. Nicht alle Schaltflächen stehen standardmäßig zur Verfügung, sondern einige müssen vom Administrator konfiguriert werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Es ist auch möglich, dass Schaltflächen, die standardmäßig angezeigt werden, für Sie gesperrt und inaktiv sind. Es können auch Workflows, Trigger, Arbeitsflächen sowie Einzelbriefformate zur Verfügung gestellt werden. Einige Einstellungen der Kopfzeile können Sie über die Menüoption Ansicht Æ DesktopEigenschaften selbst vornehmen. Die wichtigsten Schaltflächen sind:

1. Datensatz / Letzter Datensatz Blättert zum ersten / letzten Datensatz.

Seite zurück / Seite vor Blättert seitenweise in der Listenansicht.

Datensatz zurück / Datensatz vor Blättert zum vorigen/nächsten Datensatz. Anmerkung: Die Blätterschaltflächen sind deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden oder das Blättern in eine bestimmte Richtung nicht möglich ist.

Markieren Markiert Listen in Selektionen, Ö Datensätze markieren auf Seite 245 und Aktivitäten generieren auf Seite 182.

Suchen (Strg + S) Öffnet die Suchmaske für den aktiven Infobereich, Ö Suchmaske auf Seite 58. In

manchen

Infobereichen

(z. B.

Firma,

Angebot)

wird

die

Schaltfläche

Spezialsuche angezeigt, mit der Sie zu einer speziellen Suchfunktion gelangen, Ö Suchen auf Seite 56.

Diese Schaltflächen sind deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.

Neu (Strg + N) Legt einen neuen Datensatz für den aktiven Infobereich an, Ö Neuaufnahme auf Seite 50. Falls Ihr Administrator dies für Sie konfiguriert hat, können Sie über eine Pfeilschaltfläche verschiedene Neuanlagetypen wählen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.

16

Benutzerhandbuch update.seven win Bearbeiten (Strg + E) Ermöglicht, bestehende Eintragungen zu bearbeiten bzw. zu ergänzen und wechselt in den Bearbeitungsmodus. Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.

Löschen (Strg + L) Löscht den aktuell angezeigten Datensatz. Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.

Speichern (Strg + S) Speichert den aktuell angezeigten Datensatz. Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Ansichtsmodus befinden.

Abbrechen (Strg + A) Abbruch der aktuellen Operation. Alle Änderungen werden rückgängig gemacht, und Sie wechseln in den Ansichtsmodus. Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Ansichtsmodus befinden. Anmerkung: Ihr Administrator kann konfigurieren, ob die Schaltflächen Bearbeiten, Löschen, Speichern und Abbrechen in der Kopfzeile angezeigt werden oder ob Sie Datensätze über das Kontextmenü bearbeiten können, Ö Kontextmenü auf Seite 18 und Desktop im Administratorhandbuch 2. Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Rechte zum Löschen, Bearbeiten oder Neuanlegen besitzen, sind die entsprechenden Schaltflächen deaktiviert.

Maske (Strg + M) / Liste (Strg + T) Wechseln von der Masken- zur Listenansicht und umgekehrt.

Person (Strg + P) Zeigt die Personen der aktuellen Firma an. Steht nur im Infobereich Firma+Person zur Verfügung.

Drucken (Strg + D) Druckt den aktiven Infobereich, Ö Drucken auf Seite 77.

Kontextmenü (Strg + K) Öffnet das Kontextmenü, Ö Kontextmenü auf Seite 18.

Excel (Strg + X) Übergibt

den

aktuell

angezeigten

Tabellenkalkulation auf Seite 221.

Infobereich

an

Microsoft

Excel,

Ö

Abhängigkeit (Strg + B) Öffnet ein Kontextmenü mit den Optionen firmenbezogen, personenbezogen oder alles zur Firma. Je nach Ihrer Wahl werden die entsprechenden Informationen angezeigt, Ö Zusatzinformationen zu Firma und/oder Person auf Seite 329. Die jeweils aktive Option wird mit einem Häkchen und inaktiv angezeigt. Anmerkung: Wenn Sie Datensätze zu Firmen ohne Personen erfassen, besteht kein Unterschied zwischen den Optionen firmenbezogen und personenbezogen. Das bedeutet, dass abhängige Daten immer angezeigt werden, egal ob Sie firmenbezogen oder personenbezogen wählen.

Gefunden (Strg + G) Führt identische Firmen oder Personen zusammen, Ö Neuaufnahme einer Firma auf Seite 51 und Abgleich - Person auf Seite 52. Steht nur in der Abgleichmaske zur Verfügung.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

17

Löschen (Strg + R) Entfernt Einträge, stellt Originaleinstellungen wieder her. Steht z. B. im Infobereich Selektion oder bei der Definition von Vorgabewerten zur Verfügung.

Laden (Strg + L) Lädt Formate, Selektionen, Rechte etc.

Start (Strg + T) Startet Selektionen, Importformate, etc.

Speichern (Strg + S) Speichert verschiedene Daten (z. B. bei Selektionen, Rechten).

Übergabe (Strg + Ü) Übergabe an Textverarbeitung, Ö Textverarbeitung auf Seite 213. Ist nur aktiv, wenn die Verbindung mit der Textverarbeitung hergestellt wurde.

Dokumentübersicht Zeigt die Dokumentübersicht an, Ö Dokumentverwaltung auf Seite 203.

Ansichtsmodus Der rechte Teil der Kopfzeile gibt Auskunft über die aktuelle Sortierung und den Modus, in dem Sie sich befinden.

In diesem Beispiel befinden Sie sich im Anzeigemodus im Infobereich Firma, und der Datensatz ist nach dem Feld Finr sortiert. Außerdem werden die aktiven Bedingungen angezeigt. Zusätzlich werden folgende Schaltflächen angezeigt:

Integrieren (F3) / Eigenes Fenster (F3) Wechselt zwischen integrierter und voller Ansicht, Ö Integrationsansicht auf Seite 28. Wird angezeigt, wenn mehrere Infobereiche geöffnet sind.

Schließen (F4) Schließt die aktuelle Ansicht. Wird in manchen untergeordneten Infobereichen zusätzlich angezeigt (z. B.

Erinnerung bearbeiten, Meldung bearbeiten).

Wenn dieses Symbol angezeigt wird, müssen Sie diesen Infobereich schließen, um wie gewohnt in update.seven weiter arbeiten zu können. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol richten, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

18

Benutzerhandbuch update.seven win

Kontextmenü Über das Kontextmenü können Sie auf häufig benötigte Infobereiche, Menüoptionen, Workflows, Arbeitsflächen etc. zugreifen. Das Kontextmenü ist für jeden Infobereich frei konfigurierbar, und der Administrator kann die verfügbaren Optionen genau auf Ihre Anforderungen abstimmen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Konfiguration des Kontextmenüs Konfiguration durch den Benutzer Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie (mit den entsprechenden Benutzerrechten): •

Definieren, ob das Kontextmenü angedockt am rechten Rand, frei beweglich links oben oder nur als Popup bei Rechtsklick zur Verfügung steht.

•

Festlegen, ob das angedockte oder frei bewegliche Kontextmenü immer geöffnet bleiben soll.

•

Größe und Schriftart des Kontextmenüs definieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Ö Kontextmenü / Kopfzeile auf Seite 42.

Konfiguration durch den Administrator In den Desktop-Einstellungen kann der Administrator: •

Festlegen, dass die Menüoptionen des Kontextmenüs als Schaltflächen in der Maske dargestellt werden.

•

Zusätzliche Optionen definieren, z. B. zum Zugriff auf andere Infobereiche oder zum Ausführen von Funktionen wie Bearbeiten und Speichern.

•

Bei Verknüpfungen zu anderen Infobereichen definieren, ob freier Text oder eine Referenz angezeigt wird, Ö Referenzen auf Seite 21.

•

Festlegen, in welchen Ansichten (Maske, Liste, Ansichtsmodus, Bearbeitungsmodus) welche Optionen des Kontextmenüs zur Verfügung stehen sollen.

Kontextmenü öffnen Sie haben folgende Möglichkeiten, um das Kontextmenü zu öffnen: •

In der Maskenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Maske.

•

In der Listenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Datensatz.

•

In beiden Ansichten können Sie auf die Schaltfläche klicken.

•

Ein angedocktes Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie auf die Lasche am rechten Bildschirmrand klicken.

•

Ein frei bewegliches Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie auf die Pfeilschaltfläche in seiner Kopfzeile klicken.

(Kontextmenü) in der Kopfzeile

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

•

19

Wählen Sie Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften Æ Kontextmenü/Kopfzeile Æ Geöffnet anzeigen, damit das Kontextmenü dauernd geöffnet bleibt.

Position des Kontextmenüs verändern Sie können die Position eines angedockten bzw. frei beweglichen Kontextmenüs verändern. Klicken Sie dazu in die Kopfzeile des Kontextmenüs und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle.

Kontextmenü minimieren Sie haben folgende Möglichkeiten, um das Kontextmenü zu minimieren: •

Wenn sich das Kontextmenü angedockt am Rand der Maske befindet, klicken Sie auf die Lasche mit dem Pfeilsymbol. Am Rand der Maske wird nun nur noch die Lasche angezeigt.

•

Wenn das Kontextmenü frei beweglich ist, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche Kopfzeile.

in der

Es wird nun nur noch die Kopfzeile angezeigt.

Kontextmenü schließen Sie haben folgende Möglichkeiten, um das Kontextmenü zu schließen: •

Klicken Sie in der Kopfzeile des Kontextmenüs auf die Schaltfläche

•

Um das frei bewegliche Kontextmenü wieder herzustellen, klicken Sie auf die Option Kontextmenü in der Kopfzeile des Infobereichs, oder öffnen Sie das Menü mit Rechtsklick in die Maske. Wählen Sie dann die Option Kontextmenü.

.

Größe des Kontextmenüs mit der Maus verändern Die Größe des Kontextmenüs kann auch direkt in der Maske mit der Maus festgelegt und verändert werden. Diese Änderungen sind ebenenabhängig, und die in den DesktopEinstellungen definierte Größe kann jederzeit wiederhergestellt werden. Um die Größe des Kontextmenüs mit der Maus zu verändern:

1

Klicken Sie in der Kopfzeile des Kontextmenüs auf das Symbol in

.

. Das Symbol ändert sich

20

Benutzerhandbuch update.seven win

2

Wenn Sie den Mauszeiger über die Ränder des Kontextmenüs bewegen, wird ein Pfeilsymbol angezeigt, mit dem Sie die Größe des Kontextmenüs beliebig verändern können.

3

Sobald Sie erneut auf das Symbol wieder die ursprüngliche Größe.

in der Kopfzeile klicken, erhält das Kontextmenü

Vorgängermaske Sobald Sie sich in einem abhängigen Infobereich befinden, sehen Sie links neben der Maske des Infobereichs die Vorgängermaske mit dem übergeordneten Infobereich.

Sie haben folgende Möglichkeiten, um in den übergeordneten Infobereich zu wechseln: •

Blättern: Mit Hilfe der Blätterschaltflächen können Sie sowohl in den übergeordneten Datensätzen (im Beispiel: Firmen und Personen) als auch in den abhängigen Datensätzen (im Beispiel: Kontakte) blättern.

•

Übergeordneten Infobereich auswählen: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Vorgängermaske.

Hyperlinks In manchen Feldern von Masken und Listen, in Vorgängermasken sowie im Kontextmenü werden Hyperlinks angezeigt. Folgende Hyperlinks können angezeigt werden: •

E-Mail-Adressen und Webseiten: Durch Klicken auf Hyperlinks in Masken und Listen wird z. B. Ihr E-Mail-Programm oder der Web-Browser geöffnet.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

21

Anmerkung: Schreiben Sie bei Internetadressen, die nicht mit "www" beginnen, "http://" an den Beginn, sonst kann die Adresse nicht aufgerufen werden, und Sie erhalten die Fehlermeldung: "Ziel konnte nicht gefunden werden!" •

Dokumente: Durch Klicken auf die Hyperlinks in Dokumentfeldern wird entsprechende Dokument in Ihrem Standard-Textverarbeitungsprogramm geöffnet.

•

Verknüpfte Infobereiche: In manchen Feldern einer Maske können Sie zu verknüpften Infobereichen gelangen.

•

Vorgängermaske: Durch Klicken auf die Hyperlinks in der Vorgängermaske gelangen Sie in den übergeordneten Infobereich, Ö Vorgängermaske auf Seite 20.

•

Kontextmenü: Durch Klicken auf die Hyperlinks im Kontextmenü gelangen Sie zu Infobereichen, Workflows, Arbeitsflächen etc., Ö Kontextmenü auf Seite 18.

das

Referenzen Referenzen sind Informationen, die in verschiedenen Bereichen zur näheren Erläuterung eines Infobereichs angezeigt werden. In folgenden Bereichen finden Sie Referenzen: •

In der Kopfzeile eines Infobereichs, falls dies vom Administrator definiert wurde, Ö Kopfzeile eines Infobereichs auf Seite 14.

•

Als Hyperlink in bestimmten Feldern in Masken und Listen, Ö Hyperlinks auf Seite 20.

•

In der Vorgängermaske, falls dies vom Administrator definiert wurde, Ö Vorgängermaske auf Seite 20.

•

Im Kontextmenü, Ö Kontextmenü auf Seite 18.

22

Benutzerhandbuch update.seven win

Masken Sie können zwischen zwei Ansichten wählen: Maske und Liste. Die Maske ist das zentrale Eingabe- und Anzeigemedium in update.seven. Sie entspricht einem Formular zur Eingabe von Daten. Wählen Sie in der Kopfzeile die Schaltfläche wechseln.

(Maske), um in die Maskenansicht zu

Die Daten werden in die Felder der Maske eingetragen. Masken können individuell konfiguriert werden, Ö Desktop und Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Fixe Masken Standardmäßig befinden Sie sich in der fixen Maske; das kann entweder eine Originalmaske oder im Maskengenerator erstellte Maske sein. Im Menü Ansicht ist die Menüoption Fixe Maske mit einem Häkchen markiert. Originalmasken werden von update mitgeliefert und können nicht gelöscht oder bearbeitet werden. Auch für jede Vorgängermaske (also die Maske für den übergeordneten Infobereich) gibt es eine Originalmaske. Anmerkung: Im Maskengenerator können Masken abhängig von bestimmten Kriterien definiert werden ("Filtermasken"). Eine solche Maske könnte zum Beispiel abhängig vom Status eines Kunden jeweils unterschiedliche Felder anzeigen. Im Menü Ansicht stehen Ihnen folgende Maskenoptionen zur Verfügung: •

Fixe Maske lädt immer die zuletzt verwendete fixe Maske.

•

Maske laden erlaubt Ihnen den Zugriff auf Masken, die Ihr Administrator definiert hat.

•

Originalmaske laden lädt die Originalmaske. Wenn die Menüoption deaktiviert ist, befinden

•

Vorgängermaske laden erlaubt Ihnen, weitere Masken zu laden, die Ihr Administrator im

•

Original-Vorgängermaske laden lädt die Originalmaske. Wenn die Menüoption deaktiviert ist, befinden Sie sich bereits in der Originalmaske der Vorgängermaske.

Sie sich bereits in der Originalmaske des Infobereichs.

Maskengenerator speziell für die Vorgängermaske des aktuellen Infobereichs definiert hat.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

23

Freie Masken Eine freie Maske können Sie selbst für jeden beliebigen Infobereich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können zum Beispiel Masken erstellen, die nur jene Felder enthalten, die für einen bestimmten Arbeitsvorgang erforderlich sind. Grafische Elemente wie Symbole, Bilder, Feldschriften etc. stehen Ihnen dabei jedoch nicht zur Verfügung. Um eine freie Maske zu definieren, wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske. Die Felder des Infobereichs werden in einem Fenster angezeigt.

Freie Masken bearbeiten •

Klicken Sie in ein Feld, um den Inhalt zu bearbeiten.

•

Klicken Sie auf den Feldnamen und ziehen Sie das Feld bei gedrückter Maustaste an den gewünschten Ort. Beim Verschieben werden Feldrahmen und Inhalt angezeigt.

•

Sie können die Breite der einzelnen Fenster durch Ziehen des Rahmens mit der Maus verändern.

Felder ausblenden (Schnellmethode) Um Felder auszublenden, die Sie kurzfristig nicht benötigen:

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Feld. Folgende Meldung wird angezeigt: "Markiertes Feld ausblenden?"

2

Bestätigen Sie mit OK. Das Feld wird nun aus der Maske entfernt, jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht.

Felder ein- und ausblenden Um Felder ein- und auszublenden:

1

Klicken Sie in den Infobereich, in dem Sie ein Feld ein- bzw. ausblenden möchten.

2

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Felder laden. Ein Dialogfeld mit allen Datenfeldern des Infobereichs wird geöffnet.

3

Wenn Sie ein Feld ausblenden bzw. einblenden möchten, deaktivieren bzw. aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

4

Bestätigen Sie mit OK. In der aktuellen Maske werden nur die Felder angezeigt, die mit einem Häkchen markiert sind.

24

Benutzerhandbuch update.seven win

Freie Masken speichern, laden und löschen Sie können eine freie Maske, die Sie erstellt bzw. modifiziert haben, speichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder laden. Um eine freie Maske zu speichern:

1

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske speichern (Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie sich in der freien Maske bzw. im Maskenzusatz befinden).

2

Geben Sie einen Namen für die Maske ein.

3

Bestätigen Sie mit OK.

Um eine freie Maske zu laden:

1

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske laden.

2

Wählen Sie eine Maske aus.

3

Bestätigen Sie mit OK.

Um eine freie Maske zu löschen:

1

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske laden.

2

Wählen Sie eine Maske aus.

3

Wählen Sie Löschen.

4

Bestätigen Sie alle folgenden Meldungen.

5

Schließen Sie das Fenster mit Abbrechen.

Sie können Masken auch an andere Benutzer senden, für andere sperren oder ein Format löschen, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

Maskenzusatz Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Maskenzusatz, um in den Maskenzusatz zu gelangen.

Ein Fenster mit allen Feldern des Infobereichs wird angezeigt. Tipp: Daten können sowohl in der Maske als auch im Maskenzusatz neu eingegeben oder aktualisiert werden.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

25

Ansichtsoptionen für freie Masken und Maskenzusatz Im unteren Fensterbereich der freien Maske bzw. des Maskenzusatzes stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung. Horizontal/vertikal anordnen (nur in der Ebene Firma+Person) Felder alphabetisch/nach Nummern sortieren Alle Felder laden Letzte Änderung anzeigen / Feldinhalte anzeigen Nur Felder mit Inhalt anzeigen / Alle Felder anzeigen Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den linken Feldrand in einem Feldzwischenraum und ziehen Sie alle Felder nach rechts, wenn nicht der ganze Feldname sichtbar ist.

Sie können auch die Abkürzung des Infobereichs, Feldnummern und Feldtypen anzeigen. Doppelklicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile. Um diese Anzeige wieder auszuschalten, doppelklicken Sie erneut auf die Kopfzeile.

Listen Unter einer Liste versteht man die zeilenweise Darstellung von Datensätzen. Wählen Sie die Schaltfläche

(Liste), um in die Listenansicht zu wechseln.

Sobald Sie in der Listenansicht sind, wird statt der Schaltfläche Liste die Schaltfläche Maske angezeigt, sodass Sie zur Maskenansicht zurückkehren können.

Listen definieren Alle Felder, die im jeweiligen Infobereich vorhanden sind, können in beliebiger Kombination in eine Liste übernommen werden. Um eine Liste zu definieren:

1

Öffnen Sie die Listenansicht, die Sie verwenden möchten.

26

Benutzerhandbuch update.seven win

2

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren. Das Dialogfeld Liste erstellen wird geöffnet.

3

Klicken Sie unter Infobereich auf den gewünschten Infobereich. Die zur Verfügung stehenden Felder werden nun unter Feld angezeigt.

4

Doppelklicken Sie auf einen Eintrag unter Feld, um ein Feld der Liste hinzuzufügen. Das Feld wird nun unter Liste angezeigt. Durch Doppelklick können Sie das Feld wieder aus der Liste löschen. Im unteren Bereich des Dialogfelds wird eine Vorschau auf die aktuell ausgewählten Felder angezeigt. Sie können nun die Spaltenpositionen und die Spaltenbreite ändern und verschiedene andere Ansichtsoptionen für die Liste auswählen, Ö Spaltenposition ändern auf Seite 26, Spaltenbreite ändern auf Seite 26 und Listenoptionen einstellen auf Seite 27.

5

Klicken Sie auf OK, bestätigen Sie die Meldung mit Ja, und geben Sie einen Namen für die Liste ein.

6

Klicken Sie auf OK. Die Liste ist jetzt gespeichert.

Spaltenposition ändern Die Position kann sowohl im Dialogfeld Liste erstellen als auch direkt in der Listenansicht verändert werden. Klicken Sie dazu auf den Spaltenkopf mit der Feldbezeichnung und ziehen Sie ihn an die gewünschte Position.

Spaltenbreite ändern 1

Platzieren Sie den Mauszeiger auf die vertikale Linie des Feldes, dessen Breite Sie verändern möchten. Der Mauszeiger ändert seine Form.

2

Ziehen Sie die Linie bei gedrückter Maustaste in die gewünschte Breite.

3

Lassen Sie die Maustaste los.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

27

Listenoptionen einstellen Sie können folgende Listenoptionen einstellen: •

Aufteilen: Passt die Spaltenbreite der ausgewählten Datenfelder der Liste so an, dass alle

•

Neu: Erzeugt eine neue, leere Liste im unteren Fensterbereich.

•

Ausrichtung: Definiert die Ausrichtung der Feldinhalte für ein bestimmtes Feld. Markieren Sie ein Feld im Listenfeld Liste, und klicken Sie auf Ausrichtung. Im angezeigten Optionsfeld können Sie zwischen links, rechts und zentriert wählen.

•

Kopfzeile: Ändert den Text für den Spaltenkopf. Wenn auf Ihrer Station mehrere Sprachen eingerichtet sind, können Sie die Bezeichnung auch für die anderen Sprachen ändern.

•

Verbindung: Mit dieser Schaltfläche können Sie mehrere Felder zu einer Spalte verbinden:

Spalten sichtbar sind.

1.

Markieren Sie eines der Felder im Block Liste.

2.

Klicken Sie auf Verbindung.

3.

Wählen Sie das zweite Feld aus.

4.

Bestätigen Sie mit OK. In der Listenansicht werden nun zwei Felder innerhalb einer Spalte angezeigt.

•

Trennzeichen: Geben Sie hier das Trennzeichen zwischen zwei Feldern innerhalb eines

•

Spalten: Die Liste kann in eine, zwei oder drei Spalten aufgeteilt werden. Eine Vorschau ist

•

Summenzeile: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird in der Listenansicht am

•

Ausgew. Datensatz: Mit der Schaltfläche Ausgew. Datensatz legen Sie folgende

Spaltenkopfes ein.

im unteren Bereich zu sehen.

unteren Rand eine Summenzeile eingeblendet, in der z. B. die Auftragssumme zu einer Firma angezeigt wird.

Einstellungen fest: o

Position der Kontrollleiste links, rechts oder an beiden Seiten der Liste

o

Hervorheben des aktuellen Eintrags mit einem grauen Balken

o

Position des Dreiecks in der linken und/oder rechten Kontrollleiste

•

Schrift Kopfzeile: Mit dieser Schaltfläche können Sie die Schriftart der Kopfzeile einstellen.

•

Schrift Zeile: Mit dieser Schaltfläche können Sie die Schriftart für die anderen Listenzeilen einstellen.

Listen speichern, laden und löschen Sie können eine Liste, die Sie erstellt bzw. geändert haben, speichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder laden.

1

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren bzw. Ansicht Æ Liste laden. Diese Befehle stehen nur in der Listenansicht zur Verfügung.

2

Geben Sie einen Namen für die Liste ein, oder wählen Sie die gewünschte Liste aus.

3

Sie können Listen auch an andere Benutzer senden, für andere sperren oder ein Format löschen, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

4

Bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Aktuelle Listeneinstellungen eines Benutzers, d. h. die jeweils zuletzt in einem Infobereich definierten Listen, werden beim Abmelden von update.seven im Verzeichnis \FRM des jeweiligen Benutzers in der Datei eb1.cfg gespeichert und beim nächsten Einstieg in die Datenbank wieder aktiviert.

28

Benutzerhandbuch update.seven win

Integrationsansicht Die Infobereiche Firma/Person oder Objekt haben eine Vielzahl von abhängigen Infobereichen, z. B. Kontakt, Notiz, Angebot, Auftrag usw. update.seven kann so konfiguriert werden, dass diese Beziehungen in der Integrationsansicht dargestellt werden - übergeordnete und abhängige Infobereiche werden gleichzeitig angezeigt.

Anmerkung: In der integrierten Ansicht können maximal fünf abhängige Ebenen gleichzeitig dargestellt werden. Bei den nicht aktiven Bereichen wird die Kopfzeile grau dargestellt. Wenn die Option Integrieren nicht aktiviert ist, wird der Infobereich in einem "eigenen Fenster" angezeigt.

Integrierte Ansicht als Voreinstellung wählen Um die integrierte Ansicht als Voreinstellung zu wählen:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Desktop definieren.

2

Wählen Sie im darauf folgenden Dialogfeld die Schaltfläche Oberfläche.

3

Aktivieren Sie in der Registerkarte Sonstiges Kontrollkästchen Ebenen integriert öffnen.

des

Dialogfelds

Oberfläche

Alle Infobereiche werden in integrierter Ansicht geöffnet, wenn dies möglich ist.

4

Bestätigen Sie mit OK.

5

Speichern Sie das Format, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Alle Infobereiche, die Sie nun öffnen, werden in integrierter Ansicht dargestellt.

Integrierten Infobereich ausgliedern Um einen abhängigen Infobereich aus der Integrationsansicht auszugliedern:

1

Klicken Sie auf den Infobereich.

das

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

2

29

(Eigenes Fenster), oder

Klicken Sie in der Kopfzeile des Infobereichs auf das Symbol drücken Sie F3. Der Infobereich wird ausgegliedert und als Vollbildschirm angezeigt.

Anmerkung: Die Option Ebenen integriert öffnen wird durch diesen Vorgang nicht aufgehoben. Wenn Sie einen Infobereich ausgegliedert haben und dann einen anderen abhängigen Infobereich öffnen, wird dieser in der Integrationsansicht geöffnet.

Infobereich eingliedern Um einen Infobereich wieder in die Integrationsansicht einzugliedern: •

Klicken Sie in der Kopfzeile des Infobereichs auf das Symbol

•

Drücken Sie die Funktionstaste F3.

(Integrieren).

Der Infobereich wird in die Integrationsansicht des übergeordneten Infobereichs integriert.

Integrierte Infobereiche anordnen Sie können Infobereiche vertikal bzw. horizontal anordnen. Klicken Sie in der Funktionsleiste oder in der Kopfzeile des übergeordneten Infobereichs auf die Schaltfläche Horizontal ( dann links bzw. oben.

) oder Vertikal (

). Der übergeordnete Infobereich befindet sich

Größe von Infobereichen ändern Um die Größe eines Infobereichs zu ändern:

1

Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie, die Sie verschieben möchten. Er wird als Doppelpfeil angezeigt.

2

Klicken Sie auf die Trennlinie und verschieben Sie sie.

Anordnung der Infobereiche anzeigen Um die Anordnung von Infobereichen anzeigen zu lassen:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Desktop definieren.

2

Klicken Sie im darauf folgenden Dialogfeld auf Oberfläche.

3

Aktivieren Sie in der Registerkarte Sonstiges das Kontrollkästchen Anordnung der Ebenen

anzeigen.

4

Speichern Sie das Format, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

5

Bestätigen Sie mit OK. Zwischen dem übergeordneten und den dazugehörigen abhängigen Infobereichen wird ein kleiner roter Pfeil eingeblendet.

30

Benutzerhandbuch update.seven win

Integrierte Infobereiche verschieben Die Anordnung der Infobereiche kann direkt in der Integrationsansicht verändert werden.

1

Klicken Sie den Infobereich an, den Sie verschieben möchten.

2

Ziehen Sie den Infobereich bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Der Infobereich wird währenddessen als grauer Schatten dargestellt.

Integrierte Infobereiche schließen Um integrierte Infobereiche zu schließen: Klicken Sie in der Kopfzeile des Infobereichs auf die Schaltfläche zum Schließen ( drücken Sie die Funktionstaste F4.

), oder

Schaltflächen in der Integrationsansicht In einigen Fällen sind die Fenster der Infobereiche in der Integrationsansicht nicht groß genug, um alle Schaltflächen anzuzeigen. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand der Kopfzeile, um ein Kontextmenü mit den fehlenden Optionen zu öffnen.

Feldtypen In update.seven gibt es folgende Feldtypen: •

Numerische Felder, Ö Numerische Felder auf Seite 31

•

Textfelder, Ö Textfelder auf Seite 31

•

Datumsfelder, Ö Datumsfelder auf Seite 31

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

31

Zeitfelder, Ö Zeitfelder auf Seite 33

•

variable Katalogfelder, Ö Katalogfelder auf Seite 33

•

Fixe und

•

Logische Felder

Numerische Felder Numerische Felder enthalten Zahlenwerte (ganze Zahlen, Dezimalzahlen oder Prozentzahlen). Dabei wird folgende Unterscheidung getroffen: •

Zahlen, mit denen Rechenoperationen durchgeführt werden und die daher in einer direkten Verbindung zu bestimmten Hierarchieebenen der Datenbank stehen. Ein Beispiel dafür ist das Feld Kosten im Infobereich Kontakt, das im Infobereich Aktivität summiert wird.

•

Zahlenfelder, die unabhängig von der Struktur der Datenbank sind und reinen Informationscharakter besitzen, wie z. B. das Feld Mitarbeiter im Infobereich Firma.

Textfelder Texte werden in einem Textfeld eingegeben (z. B. in den Infobereichen Notiz und Kontakt). Im Menü Bearbeiten stehen Ihnen einige Menüoptionen zur Textbearbeitung zur Verfügung. Diese Optionen sind nur im Textmodus aktiv. Anmerkung: Sie können in Textfeldern die Tabulatortaste auch verwenden, um Tabulatorzeichen in den Text einzufügen. Diese Funktion muss gesondert eingestellt werden, da standardmäßig der Tabulator von einem Eingabefeld zum nächsten wechselt und nicht auf Einträge innerhalb eines Feldes wirkt. Wählen Sie dazu die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabulator im Text. Wenn Sie ostasiatische oder sonstige Double-Byte-Zeichen eingeben möchten, muss das entsprechende Sprachpaket des Betriebssystems installiert sein (Start Æ Einstellungen Æ Systemsteuerung Æ Ländereinstellungen Æ Allgemein).

Datumsfelder Datenbankfelder, in denen ein Datum erfasst werden soll, sind vom System vorkonfiguriert. Das von update.seven verwendete Standardformat für die Eingabe in Datumsfelder ist das Format TT.MM.JJJJ. Felder, in denen nur Monat und Jahr erfasst werden, sind zumeist im Format MM/JJJJ eingetragen. Anmerkung: Wenn Sie dieses Eingabeformat nicht verwenden möchten, kann Ihr Administrator in den Desktopeinstellungen festlegen, dass Datumsfelder wie normale Eingabefelder erfasst werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Wenn Sie in ein Datumsfeld klicken, ändert sich die Anzeige des Feldes, das nun ein Kontrollkästchen links vom Datum, rechts davon zwei Pfeilschaltflächen zum Blättern sowie eine Pfeilschaltfläche zum Öffnen des Kalenders enthält.

Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren (also den Eintrag löschen möchten), wird dieser abgeblendet und verschwindet, sobald Sie in ein anderes Feld klicken.

Wenn Sie in ein leeres Datumsfeld klicken, wird standardmäßig das aktuelle Datum deaktiviert dargestellt, sodass Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens rasch das aktuelle Datum einfügen können.

32

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Wenn ein Datumsfeld möglicherweise zu klein für die Anzeige wird, sobald Sie in das Feld klicken, können Sie die Feldgröße im Maskengenerator einfach anpassen, Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Eingabe des Datums Um ein Datum zu ändern:

1

Wenn links vom Datum kein Häkchen angezeigt wird, klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um die Datumseingabe zu aktivieren.

2

Klicken Sie danach auf die Tages-, Monats- oder Jahreszahl, um diese direkt einzugeben. Oder verwenden Sie dazu die Pfeilschaltflächen rechts neben dem Datum, um die Zahlen um jeweils eine Einheit zu erhöhen bzw. zu vermindern. Sie können stattdessen auch auf die Pfeilschaltfläche rechts außen klicken, um den Kalender zu öffnen und dort das Datum auszuwählen. Tipp: Verwenden Sie die Leertaste, um das Kontrollkästchen zu aktivieren bzw. deaktivieren, und bewegen Sie den Mauszeiger mit Hilfe der Pfeiltaste nach rechts auf Ihrer Tastatur zum Tag, Monat und Jahr des Datums.

Kalender Um den kleinen Kalender zur Datumseingabe zu verwenden:

1

Wählen Sie das Kalendersymbol öffnen.

rechts neben dem Datumsfeld, um den Kalender zu

Der aktuelle Tag ist türkis hinterlegt, und der markierte Tag grün mit roter Umrandung dargestellt.

2

Wählen Sie das gewünschte Datum und bestätigen Sie mit OK.

Wenn Sie in speziellen Fällen auch einen Zeitraum angeben können (z. B. beim Verteilen von Terminen im Kalender), stehen Ihnen im Kalender statt des Feldes Datum die Felder Von und Bis zur Verfügung, Ö Termine verteilen auf Seite 136. Sie können direkt im Kalender einen bestimmten Zeitraum angeben, indem Sie bei gedrückter Umschalttaste den gewünschten Bereich markieren.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

33

Zeitfelder Wenn Sie in ein Zeitfeld klicken, ändert sich die Anzeige des Feldes, das nun ein Kontrollkästchen links von der Uhrzeit und rechts davon zwei Pfeilschaltflächen zum Blättern enthält.

Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren (also den Eintrag löschen möchten), wird dieser inaktiv angezeigt und verschwindet, sobald Sie in ein anderes Feld klicken.

Wenn Sie in ein leeres Zeitfeld klicken, wird standardmäßig die aktuelle Uhrzeit inaktiv dargestellt, so dass Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens rasch die aktuelle Zeit einfügen können. Anmerkung: Wenn ein Zeitfeld zu klein für die Anzeige wird, sobald Sie in das Feld klicken, können Sie die Feldgröße im Maskengenerator einfach anpassen, Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Eingabe der Uhrzeit Um die Uhrzeit zu ändern:

1

Wenn links von der Uhrzeit kein Häkchen angezeigt wird, klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um die Zeitangabe zu aktivieren.

2

Klicken Sie danach auf die Stunden-, Minuten- oder Sekundenzahl, um diese direkt einzugeben. Oder verwenden Sie dazu die Pfeilschaltflächen rechts neben der Uhrzeit, um die Zeit um jeweils eine Einheit zu erhöhen bzw. zu vermindern.

Tipp: Verwenden Sie die Leertaste, um das Kontrollkästchen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, und bewegen Sie den Mauszeiger mit Hilfe der Pfeiltaste nach rechts auf Ihrer Tastatur zu den Stunden, Minuten und Sekunden der Uhrzeit. Wenn Sie dieses Eingabeformat nicht verwenden möchten, kann der Administrator in den Desktop-Einstellungen festlegen, dass Zeitfelder wie normale Eingabefelder erfasst werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Katalogfelder Kataloge sind vordefinierte Werte, aus denen Sie bei der Eingabe von Felddaten auswählen können. Dadurch können Sie Daten schnell und einheitlich erfassen. Darüber hinaus werden durch Kataloge Fehleingaben bzw. die Verwendung verschiedener Begriffe für ein Kriterium verhindert. update.seven verfügt über verschiedene Arten von Katalogen: •

Fixe Kataloge

•

Variable Kataloge

Klicken Sie auf das Symbol

, um fixe Kataloge zu öffnen.

Klicken Sie auf das Symbol

, um variable Kataloge zu öffnen.

Die Katalogwartung wird vom Administrator im Modul Wartung vorgenommen. Katalogfelder können in der Maskenansicht optisch durch eine blaue Umrandung hervorgehoben werden. Diese Einstellung wird vom Administrator definiert, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Bei Katalogen, denen Symbole zugeordnet sind, kann der Administrator definieren, ob diese Symbole im Feld, rechts neben dem Feld oder gar nicht angezeigt werden sollen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

34

Benutzerhandbuch update.seven win

Fixe Kataloge Fixe Kataloge sind Kataloge, deren Werte vom System vorgegeben sind.

Beispiel: Die Kontaktart eines Kontaktdatensatzes. Hier stehen die Begriffe "Telefon", "Besuch", "Brief", "Veranstaltung", "Fax", "E-Mail", "Info" und "Internet" zur Auswahl.

Fixe Kataloge gibt es überall dort, wo Standardisierungen auch firmenübergreifend sinnvoll sind bzw. wo mit den Katalogeinträgen fixe Auswertungen verknüpft sind. Anmerkung: Fixe Katalogwerte können nur vom Administrator verändert werden, Ö Wartungsmodul im Administratorhandbuch 1.

Variable Kataloge Der Inhalt variabler Kataloge kann speziell für Ihr Unternehmen definiert werden. Die Kataloge werden vom Administrator aufgebaut und bei Bedarf überarbeitet und erweitert.

Beispiel: Im Katalog Land werden alle Länder angezeigt, die z. B. bei der Erfassung von Firmen zur Verfügung stehen.

Vor der Arbeit mit Ihrer Datenbank werden gemeinsam mit dem Administrator und anderen Benutzern firmenspezifische, standardisierte Werte für alle Katalogfelder erarbeitet. Variable Kataloge sind im Gegensatz zu fixen Katalogen mandantenfähig, d. h. die Einträge können jeweils nur bestimmten Benutzern für Zugriff und Bearbeitung zugewiesen sein. Wenn ein Katalog entsprechend eingerichtet ist, wird zum Katalogeintrag auch die Mandantennummer angezeigt.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

35

Wenn es für einen Katalogwert sowohl einen Wert ohne Mandanten gibt als auch mindestens einen mit Mandanten, wird bei dem Eintrag ohne Mandanten die Nummer "0" angezeigt. Diese Situation sollte allerdings vom Administrator beim Einrichten der mandantenfähigen Kataloge vermieden werden. Details zur Katalogwartung und Mandantenfähigkeit finden Sie unter Wartungsmodul und

Mandanten im Administratorhandbuch 1.

Darstellung von variablen Katalogen als Dropdown-Liste Ihr Administrator kann auch bestimmen, dass Kataloge als Dropdown-Listen dargestellt werden, Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Wenn Sie das Recht besitzen, in diesem Katalog Werte neu anzulegen, sieht die Maske wie folgt aus:

Mit dem Symbol Dropdown-Liste.

öffnen Sie das Katalog-Dialogfeld, mit dem Symbol

öffnen Sie die

Suche nach Katalogwerten Um nach einem Katalogwert zu suchen, tragen Sie dessen Beginn (ohne Platzhalter) in das (Suchen). Alternativ dazu Eingabefeld ganz oben ein, und klicken Sie auf das Symbol können Sie in die Liste klicken und den Anfangsbuchstaben des gesuchten Wertes tippen.

36

Benutzerhandbuch update.seven win

Bearbeiterkatalog

Der Bearbeiterkatalog bietet einige besondere Funktionen:

aktuell maximal

Zeigt die Zahl der markierten Bearbeiter an. Zeigt an, wie viele Bearbeiter maximal gewählt werden können. Im Feld

Bearbeiter des Infobereichs Kontakt können Sie nur einen Bearbeiter wählen, im Feld Teilnehmer bis zu zwanzig. Liste (Alt + L) Zeigt die Liste der Gruppenzugehörigkeit an.

zur

Verfügung

stehenden

Bearbeiter

ohne

Bearbeiter (Alt + B) Zeigt die Liste der Bearbeiter an. Durch Klicken auf das Zeichen "+" neben den Bearbeitern gelangen Sie zur Bearbeitergruppe.

Ein Bearbeiter kann auch mehreren Bearbeitergruppen zugeordnet sein. Anmerkung: Aus Performancegründen kann Ihr Administrator das BearbeiterDialogfeld so konfigurieren, dass es immer in Listenansicht geöffnet wird.

Gruppen (Alt + G) Zeigt die Liste der Bearbeitergruppen an. Durch Klicken auf das Zeichen "+" neben den Gruppen gelangen Sie zu den zugehörigen Bearbeitern.

Wenn Sie den Bearbeiterkatalog aus einem Bearbeiterfeld öffnen, können Sie keine Gruppen, sondern nur einzelne Bearbeiter auswählen. Wenn Sie den Bearbeiterkatalog aus einem Gruppenfeld öffnen, können Sie keine einzelnen Bearbeiter, sondern nur gesamte Gruppen auswählen.

Ressourcen (Alt + R) Steht nur zur Verfügung, wenn der Bearbeiterkatalog über das Feld Teilnehmer (Infobereich Kontakt, Aufgaben) geöffnet wird, Ö Kontaktmanagement auf Seite 99.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

37

Ausgewählte anzeigen (Alt + W) Zeigt die markierten Bearbeiter an.

Alle anzeigen (Alt + A) Zeigt wieder alle Bearbeiter an.

Aktuelle Auswahl löschen (Alt + S) Steht nur zur Verfügung, wenn im Bearbeiterkatalog mehrere Bearbeiter ausgewählt werden können.

Gesamte Auswahl löschen (Alt + C) Steht nur zur Verfügung, wenn im Bearbeiterkatalog mehrere Bearbeiter ausgewählt werden können.

Hierarchische Kataloge Dabei handelt es sich um variable Kataloge, die mit anderen Katalogen verbunden sind. Der Katalog Produkt ist z. B. hierarchisch mit dem Katalog Produktgruppe verknüpft. Je nach Auswahl aus dem Katalog Produktgruppe stehen im Katalog Produkt andere Einträge zur Verfügung.

Kataloge öffnen Um einen Katalog zu öffnen: •

Doppelklicken Sie in ein Katalogfeld.

•

Klicken Sie in einem Katalogfeld auf das Symbol (

•

Geben Sie einen Buchstaben in das Feld ein, und drücken Sie die Eingabetaste.

oder

).

Tipp: Wenn Sie einen Buchstaben in das Feld eingeben, ist der Auswahlbalken bereits auf dem ersten Eintrag mit dem gesuchten Anfangsbuchstaben platziert bzw. auf dem Eintrag, der dem Buchstaben alphabetisch am nächsten kommt. Sie können nun einen Eintrag aus dem Katalog auswählen und die Auswahl mit OK bestätigen.

38

Benutzerhandbuch update.seven win

Neue Katalogeinträge erstellen Wenn dies in Ihren Rechten vorgesehen ist, können Sie neue Einträge zu freien Katalogen hinzufügen.

1

Tragen Sie den gewünschten neuen Eintrag in das Katalogfeld ein.

2

Klicken Sie nun in ein anderes Feld, oder drücken Sie die Eingabetaste. Das Auswahldialogfeld mit dem entsprechenden Katalog wird angezeigt.

3

Klicken Sie auf

(Neu).

Das Dialogfeld wird geschlossen, und der neue Eintrag ist nun im Katalogfeld eingetragen. Wenn der Katalog mandantenfähig eingerichtet ist, wird auch automatisch Mandantennummer eingetragen und angezeigt (in diesem Fall "1000" und "101").

die

Katalogwartung Der Administrator legt fest, ob Sie neue Katalogwerte in die Datenbank aufnehmen dürfen. Das Bearbeiten oder Löschen von Katalogwerten ist ausschließlich im Modul Wartung möglich.

Telefonfelder Wenn eine Telefonanbindung über update.seven phone eingerichtet ist, können Sie über das Telefonsymbol in den Telefonfeldern die eingetragene Nummer wählen, Ö Benutzerhandbuch update.seven phone.

Mussfelder Der Administrator kann beliebige Mussfelder für jeden Infobereich definieren und optisch durch Rahmen sowie "*" oder "!" hervorheben, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Sollten Sie bei der Eingabe ein Mussfeld übersehen haben, teilt Ihnen dies update.seven beim Speichern mit, z. B. mit der Meldung: "PLZ fehlt!"

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

39

Anzeige konfigurieren Über die Menüoption Extras Æ Desktop laden können Sie einen vom Administrator zuvor erstellten Desktop laden. Der Desktop definiert die Konfiguration der gesamten update.sevenOberfläche (z. B. Symbolleisten pro Ebene, Zugriffsrechte, Bedingungen pro Ebene) und kann einer Station, einer Gruppe oder einem Bearbeiter zugewiesen werden. Die integrierte Ansicht mit allen Einstellungen (Fenstergröße, Bedingungen, Sortierung usw.) kann mit der Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern gespeichert werden, Ö Arbeitsflächen auf Seite 44.

Allgemeine Einstellungen Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie Einstellungen der Benutzeroberfläche vornehmen. Diese Einstellungen überschreiben die vom Administrator vorgenommenen Desktopeinstellungen, d. h. sie werden bei der Neuanmeldung bei update.seven wieder geladen. Mit der Schaltfläche Alles zurücksetzen in den Registerkarten des Dialogfelds DesktopEigenschaften werden die Benutzereinstellungen auf die vom Administrator definierten

Desktopeinstellungen oder - falls kein Desktop definiert wurde - die update.sevenStandardmaske zurückgesetzt. Anmerkung: Möglicherweise wird die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften inaktiv angezeigt. In diesem Fall hat der Administrator diese Einstellungen für Sie vorgenommen und den Zugriff gesperrt, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Farben In dieser Registerkarte können Sie das Aussehen von update.seven verändern.

40

Benutzerhandbuch update.seven win

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Muster: Hier werden die aktuellen Einstellungen des Farbschemas angezeigt.

•

Farbschema: Wählen Sie in der Dropdown-Liste ein Farbschema aus. Änderungen an einem Schema können nicht gesondert gespeichert werden, bleiben aber beim Bestätigen mit OK erhalten.

•

Symbolleiste: Hier wird die Schriftfarbe für die Symbole in der variablen Symbolleiste

definiert.

•

Vorgängermaske: Hier wird die Farbe der Vorgängermaske definiert. Das entsprechende

•

Aktive Ebene: Hier wird die Hintergrundfarbe der aktuellen Ebene bestimmt.

Symbol in der Symbolleiste wird in derselben Farbe angezeigt.

Damit diese Einstellung wirkt, muss der Administrator in den Desktopim Oberflächeneinstellungen zusätzliche Einstellungen vornehmen, Ö Desktop Administratorhandbuch 2. Tipp: Diese Einstellung ist beim Arbeiten mit integrierten Ansichten besonders hilfreich. •

Fixe Symbolleiste: Hier wird die Hintergrundfarbe der fixen Symbolleiste bestimmt.

•

Kontextmenü: Hier wird die Hintergrundfarbe des Kontextmenüs definiert.

•

Rahmen: Hier wird die Rahmenfarbe des Kontextmenüs definiert.

•

Hyperlinks: o

Immer unterstrichen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Hyperlinks (E-MailAdressen, Internetadressen, Verweise zu anderen Infobereichen) in den Masken unterstrichen wie in einem Webbrowser angezeigt werden sollen.

o

Farbe auswählen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um im Feld Farbe die

Schriftfarbe der Hyperlinks zu ändern. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, können Sie das Feld Farbe nicht bearbeiten, und die Hyperlinks werden nicht in einer eigenen Farbe angezeigt. o

Farbe: Hier können Sie die Farbe auswählen, in der Hyperlinks angezeigt werden. Sie können das Feld nur bearbeiten, wenn das Kontrollkästchen Farbe auswählen aktiviert ist.

•

Kopfzeile: Wählen Sie hier die zwei Farben für den Farbverlauf der Kopfzeile eines Infobereichs. Mit Hilfe der Schaltfläche horizontalem Farbverlauf wechseln.

•

können Sie zwischen vertikalem und

Globale Maskenfarben: Hier können Sie vom Administrator vordefinierte Farbschemata für Masken, Listen und Tabellen auswählen.

Falls keine Formate vordefiniert wurden, werden in den Dropdown-Listen Masken, Listen und Tabellen die standardmäßigen update.seven-Farbschemata angezeigt. Tabellen sind spezielle Bildschirmelemente in update.seven, die Listen sehr ähnlich sind, jedoch andere Funktionen haben und im Maskengenerator nicht bearbeitet werden können. Tabellen gibt es beispielsweise in den Ebenen Selektion, Druckformat definieren oder Terminverteilung. In diesen Ebenen ist es meistens nicht möglich, zwischen Masken- und Listendarstellung zu wechseln. Der Administrator kann für Sie drei verschiedene Tabellenvorlagen konfigurieren, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

41

Farben für Balken- und Tortenansichten In der Registerkarte Analyse können Sie Anzahl und Farbe der sichtbaren Balken und Farben in der Balken- bzw. Tortenansicht definieren. Die Einstellungen gelten für alle Analysen (z. B. Pipeline), auch für das Modul Analyse, Ö Analysemodul im Administratorhandbuch 1.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Sichtbare Balken: Geben Sie hier die Anzahl der sichtbaren Balken an. Sie können bis zu 10 Balken wählen. Es wird immer nur eine Torte angezeigt. Die Definition der Farben für die Tortenansicht erfolgt wie jene der Balkenansicht.

•

Neu (

) erlaubt, neue Balken- oder Tortenfarben zu definieren. Wenn Sie bereits 10 Farben gewählt haben, wird diese Schaltfläche abgeblendet angezeigt, d. h. Sie können keine weiteren Farben definieren.

•

Löschen (

•

) erlaubt, definierte Balken- oder Tortenfarben aus der Liste zu entfernen.

erlaubt, bereits definierte Balken- oder Tortenfarben zu ändern.

42

Benutzerhandbuch update.seven win

Kontextmenü / Kopfzeile In dieser Registerkarte können Sie Einstellungen für das Kontextmenü und die InfobereichsKopfzeile vornehmen, Ö Kontextmenü auf Seite 18 und Kopfzeile eines Infobereichs auf Seite 14.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Block Kontextmenü •

Angedockt: Das Kontextmenü wird beim Starten von update.seven angedockt am rechten Rand der Maske angezeigt. Die Position des Kontextmenüs kann beliebig verändert werden. Wenn Sie in einen anderen Infobereich wechseln und dann in den Ausgangsinfobereich zurückkehren, wird das Kontextmenü weiterhin in der von Ihnen bestimmten Position angezeigt.

•

Frei beweglich: Das Kontextmenü wird beim Starten von update.seven frei beweglich am linken oberen Rand der Maske unter der Kopfzeile angezeigt.

Die Position des Kontextmenüs kann beliebig verändert werden. Wenn Sie in einen anderen Infobereich wechseln und dann in den Ausgangsinfobereich zurückkehren, wird das Kontextmenü weiterhin in der von Ihnen bestimmten Position angezeigt. •

Nur Popup: Das Kontextmenü ist nur über Klicken mit der rechten Maustaste auf die Maske oder über die Schaltfläche Kontextmenü in der Kopfzeile verfügbar. Auch wenn Sie eine andere Option als Nur Popup gewählt haben, steht das Popup-Menü jederzeit über Klicken mit der rechten Maustaste auf die Maske oder Liste zur Verfügung.

•

Letzte Einstellung merken: Das Kontextmenü wird in der gleichen Position wie beim letzten Schließen von update.seven angezeigt.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

43

•

Geöffnet anzeigen: Das Kontextmenü wird geöffnet angezeigt.

•

Größe: Hier können Sie die Größe des Kontextmenüs verändern. Der maximale Wert ist

•

Schrift: Mit Hilfe der Schaltfläche Kontextmenü können Sie Schriftgröße, Schriftart,

•

Mit Hilfe der Schaltfläche Kontextmenü Inhalt können Sie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe usw. der Kontextmenüoptionen festlegen.

40 %.

Schriftfarbe usw. der Kopfzeile des Kontextmenüs definieren.

Block Kopfzeile •

Kopfzeileninfo: Hier können Sie festlegen, wie viel Prozent der gesamten Breite der

•

Navigationspfeile: Die Schaltflächen zum Blättern stehen in der Kopfzeile zur Verfügung.

•

Eine Zeile: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn der Text der Kopfzeileninfo in einer Zeile angezeigt werden soll.

•

Zwei Zeilen: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn in den Text der Kopfzeileninfo ein Zeilenumbruch eingefügt werden soll.

•

Schrift: Hier können Sie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe etc. für die Teile der Kopfzeile

Kopfzeile die Kopfzeileninfo einnehmen soll. Falls der Text länger als die hier festgelegte Breite ist, wird er gekürzt und abgeschnittene Teil durch "..." dargestellt.

(Die Schaltflächen zum Blättern in der Vorgängermaske sind von dieser Option nicht betroffen, sie werden in jedem Fall angezeigt).

definieren.

Symbolleiste In dieser Registerkarte können Ö Symbolleiste auf Seite 12.

Sie

Einstellungen

für

die

Symbolleiste

vornehmen,

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Text anzeigen: Nur die Infobereichsnamen werden angezeigt. In diesem Fall wird der Text linksbündig dargestellt.

•

Symbol anzeigen: Nur die Symbole der Infobereiche werden angezeigt.

•

Text und Symbol anzeigen: Sowohl Infobereichsnamen als auch Symbole werden angezeigt.

In diesem Fall wird der Text zentriert unter dem Symbol dargestellt. •

Höhe der Trennlinie: Hier können Sie die Stärke der Trennlinien zwischen den einzelnen

Ebenen definieren.

44

Benutzerhandbuch update.seven win •

Symbol neben Text: In diesem Fall wird der Text rechts neben dem Symbol dargestellt.

•

Schrift: Hier können Sie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe etc. für die Kopfzeilen (Überschriften der Menügruppen) sowie der Infobereichsnamen in der Symbolleiste festlegen.

Arbeitsflächen Arbeitsflächen werden mit der Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern gespeichert und mit Ansicht Æ Als Arbeitsfläche laden geladen. Folgende Einstellungen werden dabei gespeichert: •

Anzahl und Anordnung der Ebenen einer integrierten Ansicht, wobei Masken- oder Listenansichten gemischt sein können.

•

Die aktuellen Bedingungen und Sortierungen aller Ebenen

•

Die aktuelle Einstellung firmenbezogen oder personenbezogen

•

Infobereiche, die über einen Workflow geöffnet wurden. Dabei gelten folgende Einschränkungen: o

Der oberste Infobereich einer Arbeitsfläche darf kein Workflow sein (es wird eine Meldung beim Speichern der Arbeitsfläche ausgegeben).

o

Es wird nur das Workflow-Format gespeichert, und nicht Anordnung und Positionen der Infobereiche, die vom Workflow geöffnet werden.

o

Wenn der gleiche Workflow schon einmal nicht integriert geöffnet ist, wird der Workflow ein zweites Mal integriert geöffnet.

Standardarbeitsflächen In der Standardversion von update.seven sind für folgende Infobereiche Arbeitsflächen vordefiniert: •

BTB: Firma, Aktivität, Objekte, Opportunity, Artikelstamm, Angebot, Auftrag, Installierte Basis, Spesen

•

FS: Firma, Kampagne, Beratung, Vertrag, Wertpapierdepot, Spesen

•

OTC: Firma, Aktivität, Spesen, Vergütung, Installierte Basis

Artikelstamm,

Bestandsverwaltung,

Auftrag,

POS,

Voraussetzung für diese mitgelieferten Standardarbeitsflächen ist eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768. Sie sind nur so lange aktiv, bis ein Desktop definiert wird. Um sie weiter verwenden zu können, müssen Sie sie in einen Desktop integrieren, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Arbeitsfläche definieren Um eine Arbeitsfläche zu definieren:

1

Konfigurieren Sie die integrierte Ansicht nach Wunsch. Beispiel: Eine Ansicht der Firma mit den abhängigen Infobereichen Mailing und Kontakt wird definiert, wobei die Kontakte in Listenansicht dargestellt werden. Bedingungen: Mailing: Aktivität = Akquisition, Kontakt: Kontakt = Telefon.

2

Speichern Sie die Bedingungen. Anmerkung: Wenn auf mehreren Stationen Arbeitsflächen definiert werden, sollte der Name auch die Stationsnummer bzw. -bezeichnung beinhalten, sonst könnte es zu Problemen bei der Kommunikation kommen, Ö Station im Administratorhandbuch 2.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

45

Sortierung: Kontakt nach Datum (absteigend)

3

Klicken Sie in die Ebene Firma+Person. Damit legen Sie fest, dass die abhängigen Infobereiche der integrierten Ansicht ebenfalls zu speichern sind.

4

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern. Die ausgewählten Einstellungen werden angezeigt.

Im rechten Feld wird die Positionierung der Ebenen dargestellt. Das Dialogfeld zeigt im linken Feld die integrierte Ansicht als Baumansicht mit der Ebenennummer jeder Ebene. Klicken Sie auf das Plus- bzw. Minuszeichen links von dem Eintrag, um untergeordnete Informationen anzuzeigen bzw. auszublenden.

46

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Sie können einzelne Optionen aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie auf das Kästchen links neben der Option klicken. o

Maske/Liste: Zeigt die aktuell geladene Maske bzw. Liste an.

o

Kopfzeile sichtbar: Die Kopfzeile des Infobereichs wird angezeigt.

o

Die Information, ob die Maske in Vollansicht oder Integrationsansicht angezeigt wird, steht nur für die übergeordnete Ebene zur Verfügung.

o

Sortierung: Zeigt die aktuell geladenen Sortierungen an. In diesem Fall gilt als Sortierfolge Firma und als Sortierung Finr.

Anmerkung: Wenn beim Laden einer Arbeitsfläche mit aktiver Sortierung eine Selektion geöffnet war, so wird diese Selektion automatisch geschlossen. Wenn die Selektion geöffnet bleiben soll, müssen Sie die Einstellung Sortierung deaktivieren. o

Sortieren: Hier wird eine aufsteigende Sortierung der Firmen angegeben sowie die Felder, nach denen sortiert wird.

o

Bedingungen: zeigt an, welche Bedingung definiert und aktiviert ist.

o

Bereiche (z.B. Firma, Person): Die aktuelle Ansicht (z.B. nur Firma oder auch Person) wird in der Arbeitsfläche gespeichert.

o

Anordnung: gibt die Größe einer Ebene in Prozent und vertikale bzw. horizontale Anordnung an.

6

Bestätigen Sie mit OK. Das Dialogfeld zum Speichern von Formaten wird geöffnet, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Geben Sie für die Arbeitsfläche einen Namen ein, und bestätigen Sie mit OK.

Arbeitsfläche laden Um eine Arbeitsfläche zu laden:

1

Klicken Sie auf den Infobereich, für den Sie eine Arbeitsfläche laden möchten.

2

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Arbeitsfläche laden. Das Dialogfeld zum Laden von Formaten wird geöffnet, Ö Formate speichern, laden und

löschen auf Seite 87.

3

Wählen Sie die gewünschte Arbeitsfläche, und bestätigen Sie mit OK. Die Arbeitsfläche wird geladen, wobei die gespeicherte integrierte Ansicht berücksichtigt wird.

Das Dialogfeld Laden enthält immer die folgenden Arbeitsflächen: •

Alle Arbeitsflächen mit einer unabhängigen Ebene als oberste, z. B. Aktivität, Spesen, Kalender/Tagesübersicht usw.

•

Arbeitsflächen, die von der aktuellen Ebene gespeichert wurden sowie Arbeitsflächen, die zu übergeordneten Ebenen (Firma+Person) gespeichert wurden. Beispiel: Eine Arbeitsfläche enthält Auftrag & Auftragspositionen. Beim Laden sehen Sie alle Arbeitsflächen zur Firma/Person sowie jene, die von der Ebene Auftrag und Auftragspositionen gespeichert wurden.

Folgende Arbeitsflächen sind nicht zu sehen: •

Alle Arbeitsflächen, die zu einer abhängigen Ebene gespeichert wurden. Beispiel: Von der Ebene Firma+Person sehen Sie nicht die Arbeitsfläche(n), die z. B. zu Auftrag und AuftragsPos. sowie anderen abhängigen Ebenen gespeichert wurden. Anmerkung: Wenn Sie für einen Infobereich variable Bedingungen definiert haben (z. B. Geburtstag beim Feld Geboren), können Sie diese Bedingung beim Laden noch ändern, Ö Variable Selektionen auf Seite 248.

Kapitel 3 Benutzeroberfläche

47

Arbeitsflächen als Symbole / Menüoptionen bereitstellen Vordefinierte Arbeitsflächen können als Symbol in die Symbolleiste und als Menüoption in das Menü Info integriert werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Außerdem kann der Administrator definieren, dass Arbeitsflächen über das Kontextmenü geöffnet werden können, Ö Kontextmenü auf Seite 18.

Konfliktlösung bei bereits geöffneten Ebenen

Im obigen Beispiel werden beim Laden der neuen Arbeitsfläche alle Subebenen zur Opportunity, der aktuellen Ansicht, geschlossen. Die neue Arbeitsfläche mit der Opportunity als oberste Ebene wird zur Firma geladen, wobei alle Bedingungen, Sortierungen etc. neu geladen werden.

49

KAPITEL 4

Grundfunktionen Datensätze anzeigen Sie haben folgende Möglichkeiten, um einen Datensatz anzuzeigen: •

Wählen Sie den entsprechenden Infobereich im Menü Info, und verwenden Sie die Blätterschaltflächen, um zum gewünschten Datensatz zu gelangen.

•

Wählen Sie den entsprechenden Infobereich im Menü Info, und verwenden Sie die Schaltfläche Suchen ( Kriterien zu suchen.

oder

) in der Kopfzeile, um den Datensatz nach bestimmten

•

In vielen Infobereichen können Sie mit einer Option im Kontextmenü abhängige Datensätze anzeigen.

•

Um zwischen zwei geöffneten Ansichten zu wechseln, wählen Sie im Menü Fenster den gewünschten unabhängigen Infobereich aus.

•

Für die Ebene Firma+Person können Sie mit der Menüoption Ansicht Æ Bereiche wählen, welcher Teil (Firma oder Person) angezeigt werden soll. Standardmäßig sind beide Optionen aktiv, d. h. Firmen und Personendaten werden gleichzeitig dargestellt. Anmerkung: Wenn Sie sich in einer Selektion befinden und über die Menüoption Ansicht Æ Bereiche eine Änderung vornehmen, wechseln Sie automatisch in gesamte Datenbank.

50

Benutzerhandbuch update.seven win

Blättern Sie haben zwei Blätterleisten zur Verfügung, um zwischen Datensätzen zu blättern.

Die Blätterleiste in der Vorgängermaske ist nur verfügbar, wenn Sie sich in einem abhängigen Infobereich, z. B. im Infobereich Kontakt, befinden. Hier blättern Sie zwischen den übergeordneten Datensätzen, und es wird jeweils der erste Datensatz des abhängigen Infobereichs angezeigt, also z. B. der erste Kontaktdatensatz einer bestimmten Firma/Person. Die zweite Blätterleiste in der Kopfzeile ist in allen Infobereichen verfügbar. Hier können Sie zwischen den Datensätzen des jeweiligen Infobereichs blättern.

Datensatz zurück / Datensatz vor Blättern von einem Datensatz zum anderen. Wenn die Schaltfläche länger als eine halbe Sekunde angeklickt wird, wird automatisch schnell geblättert.

Seite zurück / Seite vor Werden nur in der Listenansicht aktiv. Blättern um eine ganze Bildschirmseite, unabhängig vom aktuell markierten Datensatz.

Blättern zum Anfang / Ende Blättern zum Anfang bzw. Ende der Datenbank, der aktuellen Selektion oder der Datensätze, die eine zuvor definierte Bedingung erfüllen.

Neuaufnahme Sie starten die Neuaufnahme in allen Bereichen der Datenbank mit der Schaltfläche Neu (

).

Anmerkung: Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Rechte zur Neuanlage besitzen, ist die entsprechende Schaltfläche deaktiviert. Für eine raschere Eingabe können Datenfelder einer aktuellen Maske über die Menüoption Bearbeiten Æ Datensatz kopieren kopiert und mit Bearbeiten Æ Datensatz einfügen in eine neue Maske eingefügt werden.

Kapitel 4 Grundfunktionen

51

Neuaufnahme einer Firma Um eine Firma neu anzulegen:

1

Wählen Sie die Schaltfläche Neu (

). Das Dialogfeld Neuaufnahme wird geöffnet.

2

Klicken Sie auf Firma + Person.

3

Erfassen Sie die Firmendaten.

4

Wenn Sie mit der neuen Firma auch eine neue Person in die Datenbank aufnehmen möchten, erfassen Sie den unteren Block mit den Personendaten.

5

Bestätigen Sie die Neuaufnahme mit Speichern (

6

Möglicherweise wird nun die Maske Abgleich angezeigt.

).

Ähnliche Firmen werden in der Liste darunter angezeigt. o

Falls die Datensätze nicht identisch sind, klicken Sie auf Neu in der Kopfzeile, und der Datensatz wird neu angelegt.

o

Wenn Sie stattdessen auf Abbrechen klicken, wird der Datensatz nicht neu aufgenommen.

o

Wenn die Firma in der Liste identisch mit der neu aufgenommenen Firma ist, markieren Sie die Firma in der Liste und wählen Sie die Schaltfläche Gefunden ( ). Die beiden Firmen werden zusammengeführt. Die neu eingegebene Person wird mit der bereits existierenden Firma verknüpft, oder es wird (bei ähnlichen Personen) eventuell die Maske Abgleich Person angezeigt.

Neuaufnahme einer Person Um eine Person zu einer bereits vorhandenen Firma anzulegen:

1

Wechseln Sie zur Firma, zu der Sie Personen anlegen möchten.

2

Klicken Sie auf Neu (

3

Wählen Sie Person in Firma.

4

Erfassen Sie die Personenmaske. (Die Firmendaten können an dieser Stelle nicht bearbeitet werden.)

).

52

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Bestätigen Sie die Neuaufnahme mit Speichern (

).

Abgleich - Person Um Doppeleinträge zu vermeiden, wird bei Ähnlichkeit der Firma oder Person der Abgleichvorgang automatisch gestartet. Folgende Einträge werden aufgelistet: •

Identische oder ähnliche Personen der Firma

•

Identische oder ähnliche Personen der gesamten Datenbank (dazu müssen über die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen im Dialogfeld Einstellungen im Bereich Abgleich Person die Kontrollkästchen Name und Adresse aktiviert sein).

Wenn die Person in der Firma noch nicht existiert, können Sie mit der Schaltfläche Neu die Neuaufnahme der Kontaktperson bestätigen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Person klicken, werden in einem Dialogfeld alle Personen zur ausgewählten Firma angezeigt. Kehren Sie mit OK oder Abbrechen in die Maske Abgleich Firma+Person zurück. Wenn Sie keine weiteren Personen oder Firmen aufnehmen möchten, kehren Sie mit der Schaltfläche Abbrechen in den Kundendatensatz zurück.

Privatperson aufnehmen Um Personen aufzunehmen, die keiner Firma zuzuordnen sind:

1 2

Wählen Sie Neu und Firma + Person. Geben Sie in der Firmenmaske im Feld Firma den Nachnamen und in den Feldern Plz, Ort,

Straße die Adresse ein.

3

Tragen Sie die übrigen Informationen in die Personenmaske ein.

4

Klicken Sie auf Speichern.

Privatadressen von Kontaktpersonen Kontaktpersonen, die nur Mailings an die Privatadresse erhalten möchten, sollten Sie nicht als Privatpersonen anlegen.

1

Ordnen Sie die Person ihrer Firma zu.

2

Wählen Sie die Registerkarte Privat.

3

Geben Sie die Privatadresse ein.

4

Wählen Sie die Registerkarte Diverses.

5

Doppelklicken Sie in das Feld Etikett, und wählen Sie aus dem Katalog einen Briefkopf, der auf die Privatadresse als Zustelladresse zugreift.

Abgleich Sie können festlegen, nach welchen Kriterien die neu aufzunehmenden Datensätze mit den bereits vorhandenen Datensätzen automatisch abgeglichen werden sollen. Um Kriterien für den Abgleich festzulegen:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2

Definieren Sie im Block Abgleich Person bzw. Abgleich Firma eine oder mehrere Optionen: o

Name: Der Firmenname bzw. der Name der Kontaktperson wird als Vergleichsmerkmal herangezogen. Es werden ähnliche Firmen bzw. Personen gesucht.

Kapitel 4 Grundfunktionen

53

Wenn der Abgleich der Kontaktperson nur innerhalb der Firma oder über die gesamte Datenbank ablaufen soll, aktivieren Sie unter im Block Abgleich Person die Kontrollkästchen Name und Adresse. o

Adresse: Sämtliche ähnlich klingende Firmen bzw. Personen am selben Standort werden aufgelistet.

o

Synonym: Firmen mit ähnlichen Kurzbezeichnungen im Textfeld Synonym werden gesucht.

Neuaufnahme von Zusatzinfos Um neue Kontakte, Notizen, Mailings usw. hinzuzufügen, wechseln Sie in den betreffenden Infobereich durch Anklicken des jeweiligen Symbols der Symbolleiste oder der entsprechenden Option im Menü Info. Sie können bei der Neuaufnahme bzw. bei der Ansicht von Zusatzinfos zwischen firmen- bzw. personenbezogenen Daten umschalten: •

Daten Æ firmenbezogen zeigt alle Zusatzinfos, die direkt von der Firma abhängig sind. Neuaufnahmen werden der Firma zugewiesen.

•

Daten Æ personenbezogen zeigt alle Zusatzinfos, die von einer Person abhängig sind.

•

Daten Æ alles zur Firma zeigt sowohl Zusatzinfos, die von der Firma als auch jene, die von

Neuaufnahmen werden der Person zugewiesen. der Person abhängig sind. Neuaufnahmen werden der Firma zugewiesen. Die gleichen Optionen stehen Ihnen über die Schaltfläche Abhängigkeit in der Kopfzeile zur Verfügung. Anmerkung: Wenn Sie Datensätze zu Firmen ohne Personen erfassen, besteht kein Unterschied zwischen den Optionen firmenbezogen und personenbezogen. Das bedeutet, dass abhängige Daten immer angezeigt werden, egal ob Sie firmenbezogen oder personenbezogen wählen. Mit der Schaltfläche Speichern bestätigen Sie die Neuaufnahme, mit der Schaltfläche Abbrechen wird der vorgenommene Eintrag ignoriert.

Neuaufnahme und Vorgaben Vorgaben sind Werte, die für die Neuaufnahme und die Suche vordefiniert sind. Vorgaben können für alle Masken festgelegt werden. Bei zukünftigen Neuaufnahmen werden diese Eintragungen in der Neuaufnahmemaske sofort auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie müssen nicht jedes Mal die gleichen Daten eintragen.

54

Benutzerhandbuch update.seven win

Vorgabewerte definieren Um Vorgabewerte zu definieren:

1

Aktivieren Sie zuerst das Fenster des Infobereichs (Firma+Person, Kontakt, Mailing etc.), in dem Sie Vorgaben benötigen.

2

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Vorgabewerte. Ein Fenster mit allen Feldern, für die Vorgabewerte möglich sind, wird angezeigt.

3

Geben Sie die Vorgabewerte in die Felder ein. Verwenden Sie die Katalogeinträge durch Eingabe eines Buchstaben und Drücken der Eingabetaste. Oder doppelklicken Sie in das Feld, und wählen Sie einen Eintrag. Mit der Schaltfläche Löschen können Sie die bereits getroffenen Einstellungen entfernen. Anmerkung: Bestehende Vorgabewertformate können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Laden laden.

4

Klicken Sie auf Speichern, um das Format zu speichern.

5

Wählen Sie Schließen, um das Fenster mit den Vorgabewerten zu schließen, und bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja. Sie kehren in den aktuellen Infobereich zurück.

Anmerkung: Der Administrator hat möglicherweise Felder gesperrt, auf die Sie nicht zugreifen können. Für diese Felder können Sie keine Vorgabewerte setzen bzw. ändern. In diesem Fall wenden Sie sich an den Administrator.

Vorgabewerte vom Administrator Vor der Aufnahme von großen Datenmengen sollten Sie weitere Vorgabewerte für gleich bleibende Feldeinträge (z. B. Branche oder Firmentyp etc.) festlegen. Folgende Vorgabewerte sollten Sie auf jeden Fall gemeinsam mit Ihrem Administrator definieren: •

Land: Die Eintragung des Landes im Infobereich Firma im Block Firmenadresse ist die Voraussetzung, um eine richtige Zuordnung von Ort und Postleitzahl zu ermöglichen. Die Eingabe des Landes beschleunigt die erfolgreiche Suche nach Firmen und Personen.

•

Sprache und Etikett: Die Definition der Sprache und des Etiketts als Vorgabewert bei der Person ist nötig, damit in einem Mailing auf die richtige Sprache und das richtige Etikett zugegriffen wird. So können Sie gewährleisten, dass der Kunde seinen Brief an die richtige Adresse mit der richtigen Anrede zugesendet erhält. Je nach Sprache definieren Sie verschiedene Titel, Anredeformen und Adressetiketten, die in einem eigenen Katalog abgelegt werden.

Bearbeiten Um einen Datensatz zu bearbeiten:

1

Öffnen Sie den Datensatz in der Maskenansicht.

2

Klicken Sie in ein Feld oder wählen Sie Bearbeiten (

).

Sie befinden sich jetzt im Bearbeitungsmodus. Dabei ändern sich auch die verfügbaren Schaltflächen.

3

Führen Sie die Änderungen durch.

4

Klicken Sie auf Speichern (

).

Der Datensatz wird gespeichert, und Sie kehren in die Standardmaske zurück.

Kapitel 4 Grundfunktionen

55

Anmerkung: Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Bearbeitungsrechte besitzen, ist die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert. Der Administrator kann konfigurieren, dass die Option Bearbeiten nicht über eine Schaltfläche, sondern über einen Eintrag im Kontextmenü zur Verfügung steht. Mit den Blätterschaltflächen können Sie zu anderen Datensätzen blättern, ohne dabei den Bearbeitungsmodus zu verlassen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie bei einigen aufeinander folgenden Datensätzen dieselben Änderungen durchführen möchten. Sie werden aufgefordert, geänderte Datensätze vor dem Weiterblättern zu speichern. Wenn Sie diese Meldung unterdrücken möchten, wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen und aktivieren Sie die Option Ohne Abfrage ändern.

Löschen Um einen Datensatz aus der Datenbank zu entfernen:

1

Wechseln Sie zum Datensatz.

2

Wählen Sie Löschen (

).

Anmerkung: Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Löschrechte besitzen, ist die Schaltfläche Löschen deaktiviert. Der Administrator kann konfigurieren, dass die Option Löschen nicht über eine Schaltfläche, sondern über einen Eintrag im Kontextmenü zur Verfügung steht.

Firma und/oder Person löschen Um eine Firma oder Person zu löschen:

1

Klicken Sie auf Löschen.

2

Bestätigen Sie die Meldung zum Löschen der Person mit Ja. Eine Meldung wird angezeigt, dass der Personendatensatz gelöscht wurde.

3

Eine weitere Meldung zum Löschen der Firma wird anzeigt.

4

Bestätigen Sie mit Ja, wenn Sie die Firma ebenfalls löschen wollen. Andernfalls wählen Sie

Nein.

Wenn Sie eine Firma bzw. Person löschen, werden alle entsprechenden Zusatzinformationen ebenfalls gelöscht.

Datensatz zum Löschen kennzeichnen Die Funktion zum Löschen von Datensätzen kann vom Administrator über das Modul Rechte für einzelne Benutzer eingeschränkt werden. Stattdessen kann der Administrator ein firmeninternes Löschkennzeichen definieren. Sie könnten z. B. ein Freifeld verwenden, um Löschkennzeichen zu setzen. Der Administrator oder ein anderer Mitarbeiter löscht regelmäßig Firmen und Personen, die mit diesem Kennzeichen versehen sind, nachdem er die betreffenden Datensätze kontrolliert hat.

Löschen und Kommunikation Wenn der Administrator einen Datensatz in der Zentraldatenbank löscht, müssen alle Stationen (Niederlassungen, Notebooks) über die Löschung informiert werden, bevor der Datensatz physisch gelöscht wird. Bis zur physischen Löschung eines Datensatzes können Sie mit der Menüoption Daten Æ Gelöschte Datensätze anzeigen bereits gelöschte Datensätze noch einmal anzeigen.

56

Benutzerhandbuch update.seven win

Suchen Suche starten Abhängig von Ihren Einstellungen und Rechten haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, nach Datensätzen zu suchen: •

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Suche. Die Suchmaske für den aktiven Infobereich wird geöffnet. Anmerkung: In manchen Infobereichen, wie z. B. in der Tagesübersicht oder im Kalender, steht keine Suche zur Verfügung

•

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Firma suchen um nach Firmen zu suchen.

•

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Person suchen um nach Personen zu suchen.

•

Wählen Sie die Schaltfläche Suche in der Funktionsleiste.

•

Wählen Sie Suchen (

•

Wählen Sie Spezialsuche ( ), um zu einer speziellen Suchmaske zu gelangen (z. B. in den Infobereichen Firma, Angebot, Objekt oder Artikelstamm).

•

Wählen Sie die Schaltfläche Suchen im Feld einer Maske oder Liste.

) in der Kopfzeile des Infobereichs.

Im Infobereich Kontakt können Sie z. B. im Feld -> Aktivität eine Aktivität suchen und auswählen. Es wird danach ein Hyperlink zum betreffenden Datensatz angezeigt.

Suche durchführen Um eine Suche durchzuführen:

1

Wechseln Sie in den Infobereich, für den Sie die Suche durchführen möchten.

2

Starten Sie die Suche, Ö Suche starten auf Seite 56.

Kapitel 4 Grundfunktionen

57

3

Die Suchmaske wird geöffnet.

4

Wenn die aktuelle Ebene mehrere Infobereiche enthält, können Sie unter Infobereich den Infobereich auswählen, in dem Sie suchen möchten.

5

Fünf Felder des Infobereichs stehen standardmäßig für die Suche zur Verfügung. o

Verwenden Sie eines dieser Felder für die Suche:

o

Oder deaktivieren Sie ein Standardfeld und aktivieren Sie ein anderes Feld:

6

Wählen Sie neben dem Suchfeld in der Spalte Vergleich einen Vergleichsoperator und in der Spalte Vergleichswert den gewünschten Wert aus.

7

Klicken Sie auf Suche starten.

8

Das Suchergebnis wird im Block Ergebnisse angezeigt.

9

Markieren Sie den gesuchten Datensatz und klicken Sie auf OK, oder doppelklicken Sie auf den Eintrag, um in die Maskenansicht des Datensatzes zu gelangen.

Weitere Informationen zur Suchmaske finden Sie unter Ö Suchmaske auf Seite 58.

58

Benutzerhandbuch update.seven win Informationen zur Spezialmaske für die Firmen- bzw. Personensuche finden Sie unter Ö Suche nach einer Firma bzw. Person auf Seite 59.

Suchmaske Felder der Suchmaske Folgende Felder stehen Ihnen in der Suchmaske zur Verfügung: •

Übersicht: Zeigt an, wie viele Infobereiche im Block Infobereich zur Auswahl stehen und

•

Infobereich: Der Infobereich, in dem Sie suchen.

wie viele aktive (definierte) und inaktive Suchbedingungen es gibt.

In der Ebene Firma+Person können Sie wählen, ob Sie anhand der Felder der Firma oder der Person suchen möchten. •

Felder: Alle Felder des Infobereichs. Sie können maximal fünf Suchfelder auswählen. Der Administrator kann definieren, dass dieser Bereich ausgeblendet ist und nur die vordefinierten Suchfelder zur Verfügung stehen.

•

Suchbedingungen: o

Spalte Suchfeld: Auflistung der gewählten Suchfelder. Der Inhalt dieser Felder wird mit den Vergleichswerten verglichen. Wenn Sie Bedingungen mit mehreren Feldern definieren, werden alle Suchbedingungen untereinander mit UND verknüpft (d.h. es müssen alle Bedingungen erfüllt werden).

o

Spalte Vergleich: Auswahlmöglichkeit des gewünschten Operators.

o

Spalte Vergleichswert: Eingabe des gewünschten Vergleichswerts. Bei speziellen Feldtypen wie Katalog- oder Datumsfeldern können Sie den Wert aus dem Katalog bzw. dem Kalender auswählen.

Sie können Suchbedingungen, die Sie häufig verwenden, inaktiv setzen, um Sie beim nächsten Mal nicht neu definieren zu müssen. Wählen Sie dazu in der Spalte Vergleich den "leeren" Wert. •

Vordefinierte Bedingung aktiv: Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der Administrator eine Suchbedingung vordefiniert hat, die Sie besonders häufig benutzen. Wählen Sie das Kontrollkästchen, um die Bedingung zu aktivieren.

Wenn Sie den Mauszeiger über das Feld Vordefinierte Bedingung aktiv bewegen, wird ein Tooltip mit erklärendem Text zu der Suchbedingung angezeigt, falls Ihr Administrator dies für Sie konfiguriert hat, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. •

Suchbereich: o

Aktueller Kontext: Es wird nur innerhalb des aktiven übergeordneten Datensatzes

gesucht. Es werden z. B. alle Kontakte durchsucht, die zu der in der Vorgängermaske angezeigten Person gehören.

o

Gesamte Datenbank: Es wird in der gesamten Datenbank nach passenden Treffern gesucht. In unabhängigen Infobereichen steht Ihnen nur diese Option zur Verfügung.

•

Kontrollkästchen Groß-/Kleinschreibung beachten: Die Suche wird unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung durchgeführt. Dieses Kontrollkästchen steht nur zur Verfügung, wenn der SQL-Server die Beachtung von Groß- und Kleinschreibung bei der Suche unterstützt.

•

Block Ergebnisse: Die Ergebnisse der Suche werden hier in Listenansicht angezeigt. Der Administrator kann die hier angezeigten Felder für Sie vordefinieren, und Sie können die Liste bearbeiten, Ö Listen definieren auf Seite 25. Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Ergebnisliste und klicken Sie auf OK, um zur Maskenansicht des betreffenden Datensatzes zu gelangen. Alternativ können Sie auf den Eintrag doppelklicken.

Kapitel 4 Grundfunktionen

59

Schaltflächen der Suchmaske Folgende Schaltflächen stehen Ihnen in der Suchmaske zur Verfügung: •

Suchdetails (Alt+T): Zeigt eine Übersicht der gewählten Sucheinstellungen an. Hier werden der gewählte Suchbereich, die über das Kontrollkästchen Vordefinierte Bedingung aktiv aktivierte Suchbedingung sowie die weiteren Suchfelder angezeigt.

•

Suche starten (Alt+S): Startet die Suche.

Die folgenden Schaltflächen stehen nur zur Verfügung, wenn der Administrator definiert, dass Sie Suchfelder ändern dürfen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2: •

(Vordefinierte Suchfelder, Alt+V): Zeigt die vordefinierten Suchbedingungen im Block Suchbedingungen an.

•

(Aktuelle Suchfelder löschen, Alt+K): Entfernt die bereits gewählten Suchbedingungen aus dem Block Suchbedingungen. Wenn Sie sich z. B. in der Suchmaske der Ebene Firma + Person befinden und im Block Infobereich den Infobereich Person gewählt haben, werden nur die Personensuchfelder gelöscht.

•

(Suchfelder aller Suchbedingungen.

Infobereiche

löschen,

Alt+L):

Entfernt

alle

gewählten

Wenn Sie sich in der Suchmaske der Ebene Firma+Person befinden, werden sowohl die Firmen- als auch die Personensuchbedingungen entfernt.

Suche nach einer Firma bzw. Person Bei der Firmen- bzw. Personensuche stehen Ihnen spezielle Suchmasken zur Verfügung. •

Um zur Firmensuchmaske zu gelangen, wählen Sie die Menüoption Daten Æ Firma suchen.

60

Benutzerhandbuch update.seven win •

Um zur Personensuchmaske zu gelangen, wählen Sie die Menüoption Daten Æ Person

suchen.

Suchvorgang In die verschiedenen Suchfelder können Sie die Informationen eintragen, die Ihnen über eine Firma bzw. Person bekannt sind. Mit der Schaltfläche Erweiterte Suche können Sie eine umfangreichere Suchmaske anzeigen, über die Schaltfläche Einfache Suche stehen die grundlegenden Optionen zur Verfügung. Für Firmen kann nach folgenden Kriterien gesucht werden: •

Firmenname

•

Synonym

•

Adresse (Land, Postleitzahl., Ort und Straße) Bei der Suche nach Postleitzahl und Ort muss immer das Land eingegeben werden, da die Zuordnung der Postleitzahl in der Ortetabelle mit dem Land verknüpft ist. Anmerkung: Wenn Sie nur den Ort und das Land bzw. die Straße und das Land eingeben, müssen Sie zusätzlich im Feld Firma den Platzhalter "*" eintragen. Bei Angabe von Postleitzahl und Land müssen Sie keine weiteren Werte eingeben.

•

Firmengruppe und Firmennummer Eine Firmennummer kann nur nach Eingabe der Firmengruppe gefunden werden (direkte Verknüpfung).

Bei der Personensuche können Sie die Suche eingrenzen bzw. beschleunigen, indem Sie Firmenfelder (Firma, Land, Plz usw.) erfassen. Der Suchvorgang erfolgt immer in mehreren Stufen und wird automatisch gestartet, sobald die Eingabe in ein Textfeld mit der Eingabe- bzw. Tabulatortaste bestätigt wird. Sie können die Suche mit Hilfe verschiedener Schaltflächen fortsetzen. Manche dieser Suchoptionen stehen nur in der erweiterten Suche zur Verfügung, Ö Suchoptionen der Firmenund Personensuche auf Seite 61. Falls das System nach dem ersten Suchlauf keine identischen Firmen findet und auch der Suchbegriff in keinem Firmenwortlaut enthalten ist, wird die Suche nach der nächsten Suchstufe (nach Name und phonetisch identischen Firmen) automatisch fortgesetzt.

Kapitel 4 Grundfunktionen

61

Suchoptionen Zusätzlich zur allgemeinen Suche, die mit der Eingabe- oder Tabulatortaste gestartet wird, können Sie mit den Schaltflächen der Suchmaske der Firmen- bzw. Personensuche den Suchvorgang schrittweise fortsetzen: •

Positionieren: In der Suchliste werden Firmen aus der Datenbank angezeigt, wobei an

erster Stelle jene Firma angezeigt wird, die - je nach aktiver Reihenfolge in den Stammdaten - alphabetisch oder nach Firmennummer der gesuchten Firma am nächsten kommt.

Diese Funktion lädt den Rest der Daten, Firmen oder Personen, die an den gefundenen Datensatz anschließen. •

in Firma: Diese Schaltfläche ist nur beim Personenabgleich aktiv und sucht Personen

•

Name: Mit dieser Schaltfläche wird in der Datenbank nach Firmen bzw. Personen gesucht,

innerhalb der Firma.

deren Bezeichnung mit der von Ihnen eingetragenen Buchstabenkombination beginnt, wobei auch Wortteile zulässig sind. In der Firmensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Firma einen Namen oder einen Teil des Namens enthält. In der Personensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Nachname einen Namen oder einen Teil des Namens enthält.

•

Kurzname: Diese Schaltfläche steht nur in der Firmensuche zur Verfügung. Es wird nach der im Textfeld Synonym eingetragenen Kurzbezeichnung der Firma gesucht.

•

Adresse: Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn zusätzlich zum Feld Land auch Einträge in den Textfeldern Postleitzahl und/oder Ort enthalten sind. Es werden alle Firmen mit der eingegebenen Postleitzahl und/oder dem Ort aufgelistet.

•

Match: Diese Schaltfläche steht nur in der Firmensuche zur Verfügung. Es wird genau nach demWortteil gesucht, den Sie im Textfeld Firma eingetragen haben. Der Wortteil kann an einer beliebigen Stelle im Firmenwortlaut vorkommen. Wird z. B. die Zeichenfolge "sparkasse" eingegeben, so finden Sie sowohl Firmen, deren Name "Kreissparkasse xy" lautet, als auch Firmen wie "Stadtsparkasse xy". Falls aber der Text nicht exakt mit dem Wortteil im Firmenwortlaut übereinstimmt, wird die Firma nicht gefunden.

•

Phonetisch: Die Datenbank wird nach ähnlich klingenden Firmenwortlauten bzw. Personennamen durchsucht, Ö Phonetische Suche auf Seite 62.

•

Schnell: Bei der "normalen" Firmensuche können Sie nach Eingabe des Firmennamens (und Bestätigung durch die Tabulator- bzw. Eingabetaste) weitere Suchkriterien wie Land und Ort eingeben, während update.seven bereits mit der Suche beschäftigt ist.

Wenn Sie jedoch vor einer Match-Suche oder phonetischen Suche die Schaltfläche Schnell wählen, wird die Maske für die Eingabe weiterer Kriterien gesperrt. update.seven sucht mit höchstmöglicher Geschwindigkeit nach der gewünschten Firma. •

Ext. Schlüssel: Wählen Sie die Schaltfläche Ext.Schlüssel, und geben Sie im Dialogfeld Ext.Firmenschlüssel einen Firmenschlüssel ein. Die Firma bzw. Person, die diesen externen

Schlüssel benützt, wird gesucht. Existiert der externe Schlüssel, wird die Firma bzw. Person angezeigt, sonst wird eine Fehlermeldung angezeigt. •

Tel. / E-Mail: Wählen Sie die Schaltfläche Tel./E-Mail, und geben Sie im Dialogfeld Suche: Telefon, E-Mail die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein, zu der Sie die zugehörige

Firma oder Person suchen. Die Firma bzw. Person, die diese Telefonnummer bzw. E-MailAdresse hat, wird gesucht. Im Telefonfeld können Sie eine beliebige Anzahl von Ziffern eingeben.

Weitere Informationen zur Telefon- und E-Mail-Suche, Ö Telefonnummern und E-Mail-

Adressen suchen auf Seite 63. •

Löschen: Mit der Schaltfläche Löschen werden alle Einträge aus den Suchfeldern gelöscht.

•

Stopp: Die Schaltfläche Stopp beendet die Suche vorzeitig (falls Sie in der Suchliste bereits das gewünschte Ergebnis sehen).

62

Benutzerhandbuch update.seven win

Suchergebnis Das Suchergebnis wird im unteren Bereich des Fensters angezeigt. Die Schaltflächen OK ( Suche.

) bzw. Abbrechen (

) dienen zum Bestätigen bzw. Abbrechen der

Verwenden Sie die Blätterschaltflächen, um durch die Einträge der Suchliste zu blättern. Am linken Rand der Liste verläuft eine senkrechte Kontrollleiste. Das Dreieck markiert den aktuellen Datensatz. Darüber hinaus wird die Suchfunktion durch eine Summenanzeige unterstützt, z. B. 28/10/0. (Anzahl der gesamten möglichen Datensätze/Gezählte Datensätze/Gefundene Datensätze). Wenn die gewünschte Person bzw. Firma gefunden wurde:

1

Klicken Sie auf die Firma bzw. Person. Sie wird durch das Dreieck der Kontrollleiste markiert.

2

Bestätigen Sie das Suchergebnis mit OK. Alternativ können Sie auf den gewünschten Eintrag doppelklicken. Die gesuchte Datensatz wird geöffnet. Die Firmen bzw. Personen, die in vorangegangenen Suchvorgängen in der Ergebnisliste angezeigt wurden, stehen in der Dropdown-Liste Zuletzt verwendete Firmen oder Zuletzt verwendete Personen in der Suchmaske zur Verfügung.

Phonetische Suche Die Datenbank wird nach ähnlich klingenden Firmenwortlauten bzw. Personennamen durchsucht. Das System stuft bestimmte Buchstaben bzw. Buchstabenkombinationen als phonetisch ähnlich ein und sucht z. B. bei der Eingabe von "Meier" auch nach "Maier", "Mair", "Mayer" usw. In der Firmensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Firma einen Namen oder einen Teil des Namens enthält. In der Personensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Nachname einen Namen oder einen Teil des Namens enthält. •

Die phonetische Suche ist auf die internationale Phonetik ausgerichtet. Das heißt, die deutsche Schreibweise wird nicht berücksichtigt.

•

Teilwörter können auch als Sucheinträge eingegeben werden.

•

Es wird nach dem gesprochenen und nicht nach dem geschriebenen Wort sortiert/gesucht.

•

Vokale werden beim Suchen vollkommen unterdrückt, nur die Konsonanten spielen eine Rolle. Die Konsonanten sind in Ähnlichkeitsklassen eingeteilt:

•

o

B=F=P=V

o

C=G=J=K=Q=S=X=Z

o

D=T

o

M=N

o

Vokale=W=Y=H.

Um Doppelnamen zu suchen, müssen Doppeleinträge eingegeben werden. Ein einzelner Eintrag genügt nicht, um einen Doppelnamen zu finden.

Kapitel 4 Grundfunktionen

63

Suche nach einer Person innerhalb einer Firma 1

Öffnen Sie die Firma in der Maskenansicht oder markieren Sie sie in einer Liste.

2

Klicken Sie auf Person (

3

Markieren Sie die gesuchte Person und bestätigen Sie mit OK, oder doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag.

). Das Dialogfeld Auswahl Person wird geöffnet.

Sie gelangen in die Maskenansicht.

Telefonnummern und E-Mail-Adressen suchen Um eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu suchen:

1

Klicken Sie in der Suche auf die Schaltfläche Tel./E-Mail oder wählen Sie bei einem Datensatz die Kontextmenüoption Tel.Nr. suchen.

2

Geben Sie im Dialogfeld Suche: Telefon, E-Mail die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein, zu der Sie die zugehörige Firma oder Person suchen.

3

Klicken Sie auf Start. Alle Firmen und Personen werden aufgelistet, deren Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse mit der eingetragenen Zeichenfolge beginnt.

4

Markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf OK oder doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um zum Datensatz zu gelangen. Klicken Sie auf Abbrechen, um bei der aktuellen Firma zu bleiben.

update.seven erkennt anhand der Einstellungen in Ihrem Telefonprofil, ob es sich bei der von Ihnen eingegebenen Nummer um eine Ortsnummer, eine Inlandsnummer oder eine Auslandsnummer handelt. Das folgende Beispiel zeigt, wie die so genannten Suchnummern in der Telefonnummerntabelle gespeichert werden: Rufnummer

setzt sich zusammen aus

Suchnummer

+43 1 87855 od. 0043 1 878555

Vwl.L. + Vwl.O. + Telefon

43187855

Führende Nullen und "+" werden gestrichen. Bei den folgenden Beispielen wird angenommen, dass Sie sich in Wien befinden. Eingegebene Nummer

ergänzt wird

Suchnummer

Ortsnummer: 87855

Vwl.O. und Vwl.L.

43187855

Inlandsnummer: 02944 2378

Vwl.L.

43129442378

Auslandsnummer: +49 89 123456

-

4989123456

Wenn Sie eine Nummer eingeben, wird die Suchnummer rekonstruiert. Wenn Sie die Nummer mit "00" oder "+" eingeben, werden diese Zeichen gestrichen. Wenn Sie nur die Nummer ohne Vorwahlen eingeben, werden die Vorwahlen ergänzt.

64

Benutzerhandbuch update.seven win

Danach wird die vollständige Nummer in der Datenbank gesucht. Wird die Nummer nicht gefunden, wird die letzte Stelle abgeschnitten und nochmals gesucht. Die Suche wird beendet: •

Wenn sich unter den gefundenen Nummern eine Firmennummer befindet

•

Nach maximal fünf abgeschnittenen Stellen

•

Wenn die verbleibende Nummer nur noch sechs Stellen hat.

Im obigen Beispiel wurde die Durchwahl "565" nicht gefunden, angezeigt werden alle Einträge der gefundenen Firma update software AG in Wien. Anmerkung: Die Telefonnummern werden im Infobereich Tel.Nr/E-Mail automatisch gespeichert. Wenn bei der Suche Probleme auftreten, können Sie dort die Option Füllen im Kontextmenü wählen, um alle Nummern zu aktualisieren. Die Suche nach E-Mail-Adressen funktioniert wie die Telefonnummernsuche. Geben Sie die Anfangsbuchstaben der E-Mail-Adresse ein, und starten Sie die Suche (benutzen Sie keine Platzhalter wie * oder ?).

Suchbeispiele Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die Suche verwenden, wenn Sie von der gesuchten Firma, Person bzw. dem gesuchten Objekt Teile des Namens und der Adresse kennen. Anmerkung: Wenn die Option Suche bei Klick im Infobereich Konfiguration aktiviert ist, startet die Suche erst dann, wenn Sie auf eine der Schaltflächen klicken. Bekannt ist

Felder erfassen mit

Suchoption

Firma, deren Name mit "Trochus" beginnt.

Firma = Trochus

Firma

Firma, deren Name mit "Trochus" beginnt und die in Deutschland, in einem Ort, dessen Plz mit "35" beginnt, ihren Sitz hat.

Firma = Trochus Land = Deutschland Plz = 35*

Firma

Firma, deren Name das Wort "Trochus" enthält und die in Deutschland, in einem Ort, dessen Plz mit "35" beginnt, ihren Sitz hat.

Firma = Trochus Land = Deutschland Plz = 35*

Adresse

Firma, deren Name das Wort "Trochus" oder "Drochus" enthält und die in Deutschland, in einem Ort, dessen Plz mit "35" beginnt, ihren Sitz hat.

Firma = rochus Land = Deutschland Plz = 35*

Match

Kapitel 4 Grundfunktionen

65

Bekannt ist

Felder erfassen mit

Suchoption

Firma, deren Name mit "Trochus" beginnt und die eine AG ist (d. h. AG ist im Firmennamen enthalten).

Firma = Trochus*AG*

Firma

Person, deren Nachname mit "Chr" beginnt.

Person = Chr

Name

Person, deren Nachname mit "Chr" beginnt und deren Vorname Gerald, Gerhard oder ähnlich ist (beginnt sicher mit "Ger").

Person = Chr Vorname = Ger*

Name

Person, deren Nachname mit "Chr" beginnt und Person = Chr deren Vorname entweder "Gerald" oder "Gerhard" ist. Vorname = Ger*d

Name

Person, deren Privatadresse eingetragen ist und die in Österreich wohnt, in einem Ort, dessen Plz mit "234" beginnt.

Land = Österreich Plz = 234*

Adresse

Person, deren Name "Krust" oder "Krauss" oder ähnlich ist, wobei evt. ein stummes h oder zwei Selbstlaute enthalten sind.

Person = Khrauss

Phonetisch

Person, die "Maier" oder "Meyr" heißt (exakte Schreibweise nicht bekannt) und die in "Deutschland", in "München" wohnt.

Person = Maier Land = Deutschland Ort = München

Phonetisch

Person, deren Name mit "L" beginnt und die in einer Firma arbeitet, deren Firmenname das Wort "Marketing" enthält und die eine AG ist.

Person = L Name Firma = Marketing*AG*

Objekt, dessen Name mit "Haus" beginnt und das in Österreich, in einem Ort, dessen Plz mit "2" beginnt, liegt.

Objekt = Haus Land = Österreich Plz = 2*

Name

Objekt, dessen Name das Wort "Haus" enthält und das in Österreich, in einem Ort, dessen Plz mit "2" beginnt, liegt.

entweder:

Adresse

oder:

Match

Objekt = *Haus* Land = Österreich Plz = 2* Objekt = Haus Land = Österreich Plz = 2*

Suchregeln bei der Firmensuche Folgende Felder stehen Ihnen für die Einschränkung des Suchergebnisses in der Firmensuche zur Verfügung: •

Figr, Finr Wenn Sie den Schlüssel der Firma (= Figr + Finr) kennen, tragen Sie ihn ein. In diesem Fall müssen Sie sonst nichts eintragen. Verwenden Sie die Suchoption Positionieren. Die Firma wird als erste in der Liste angezeigt.

•

Firma Wenn Sie den exakten Beginn des Firmennamens kennen, tragen Sie ihn ein. Verwenden Sie die Suchoption Name. Wenn Sie von einem weiteren Wort im Firmennamen den exakten Beginn kennen, tragen Sie ihn ein, und trennen Sie die beiden Begriffe durch *. Wenn Sie Platzhalter verwenden, müssen Sie auch ein * am Ende einfügen, außer Sie tragen auch das Ende des Namens ein.

66

Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie zusätzlich die Postleitzahl, den Ort oder deren Beginn kennen, können Sie sie eintragen und dabei auch Platzhalter verwenden. Tragen Sie dabei immer auch das Land ein. Wenn Sie von einem Wort im Firmennamen, das nicht das erste Wort ist, den exakten Beginn kennen, sollten Sie zusätzlich unbedingt das Land und zumindest die erste Stelle der Postleitzahl kennen. Tragen Sie Land, Postleitzahl und den Beginn des Wortes aus dem Firmennamen ein, und verwenden Sie die Suchoption Adresse. Wenn Sie die Postleitzahl nicht kennen, sollte entweder der Wortteil sehr prägnant (d. h. lang oder selten) sein, oder Sie sollten zusätzlich den Ort und das Land kennen. Verwenden Sie die Suchoption Match, und rechnen Sie mit einer langen Suchzeit. Wenn Sie nur einen Teil eines Wortes exakt wissen, wäre es ebenfalls vorteilhaft, Land und Postleitzahl zu kennen. Verwenden Sie die Suchoption Match. •

Synonym Wenn Sie den Beginn des Synonyms exakt kennen, tragen Sie ihn ein. Verwenden Sie die Suchoption Kurzname. Sie können auch Platzhalter verwenden. Wenn Sie Platzhalter verwenden und nur den Anfang eingeben, fügen Sie ein * an. Wenn Sie zusätzlich Land, Postleitzahl und/oder Ort kennen, können Sie sie eintragen und dabei auch Platzhalter im herkömmlichen Sinn verwenden.

•

Land, Plz, Ort Wenn Sie von Postleitzahl oder Ort nur den Beginn kennen, fügen Sie ein * an. Wenn Sie Land und den Beginn der Postleitzahl kennen (und nichts vom Firmennamen oder Synonym), tragen Sie diese ein, und verwenden Sie die Suchoption Adresse. Wenn Sie den Ortsnamen ganz oder teilweise kennen, können Sie ihn eingeben. Sie können dabei auch Platzhalter verwenden.

•

Straße Wenn Sie einen Teil des Straßennamens kennen, tragen Sie ihn ein. Sie werden dann möglicherweise auch ähnlich klingende Straßen als Ergebnis erhalten. Anmerkung: Es wird empfohlen, die phonetische Firmensuche nicht zu verwenden. Die phonetische Suche können Sie unter Allgemeine Einstellungen im Infobereich Konfiguration deaktivieren, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Suchregeln bei der Personensuche Folgende Felder stehen Ihnen für die Einschränkung des Suchergebnisses in der Personensuche zur Verfügung: •

Figr, Finr, Pgr, Pnr Wenn Sie den Schlüssel der Person (= Figr+Finr+Pgr+Pnr) kennen, tragen Sie ihn ein. In diesem Fall müssen Sie sonst nichts eintragen. Verwenden Sie die Suchoption Positionieren. Die Person wird als erste in der Liste angezeigt.

•

Nachname Wenn Sie den exakten Beginn des Nachnamens kennen, tragen Sie ihn ein. Verwenden Sie die Suchoption Name. Wenn Sie den Nachnamen nur ungefähr kennen, tragen Sie ihn so genau wie möglich ein, und verwenden Sie die Option Phonetisch: Wenn Sie nicht wissen, ob es sich um einen Doppelbuchstaben handelt, tragen Sie einen Doppelbuchstaben ein. Wenn Sie nicht wissen, ob z. B. "c" oder "z", oder "d" oder "t", fügen Sie einfach eines der beiden ein.

Kapitel 4 Grundfunktionen

67

Wenn Sie nicht wissen, ob an einer Stelle ein stummes "h" enthalten ist, fügen Sie es ein. Genauso gehen Sie vor, wenn Sie nicht wissen, ob ein Selbstlaut enthalten ist: Tippen Sie Maier statt Mair, Kahlschlag statt Kalschlag und Hugelmann statt Huglmann. Wenn Sie etwas von der Privatadresse (obere Felder Land, Plz, Ort) kennen und wissen, dass sie eingetragen ist, tragen Sie die entsprechenden Werte ein. Sie können auch Platzhalter verwenden. •

Vorname Wenn Sie den Vornamen oder dessen Beginn kennen, tragen Sie ihn ein. Wenn Sie mit der Option Phonetisch suchen, wirkt dies auch auf den Vornamen. Wenn Sie nur den Beginn des Vornamens kennen, fügen Sie ein * an.

•

Geschlecht Wenn Sie das Geschlecht kennen, tragen Sie es ein.

•

Land, Postleitzahl, Ort, Straße (obere Felder - Privatadresse) Wenn Sie nur den Beginn von Ort bzw. Postleitzahl kennen, fügen Sie ein * an. Wenn Sie den Nachnamen nicht kennen, jedoch das Land und Postleitzahl (oder deren Beginn), so tragen Sie sie ein, und verwenden Sie die Suchoption Adresse. Wenn Sie zusätzlich den Ort oder dessen Beginn kennen, können Sie diesen eintragen. Sie können für den Ort auch Platzhalter verwenden. Wenn Sie den Straßennamen oder dessen Beginn kennen, so tragen Sie ihn ein. Beim Straßennamen erhalten Sie auch ähnlich klingende Straßen.

•

Firma Wenn Sie zusätzlich zu Nachname oder Privatadresse den Beginn eines Wortes des Firmennamens exakt kennen, können Sie ihn eintragen. Wenn Sie nur einen Teil des Firmennamens kennen, fügen Sie gegebenenfalls am Anfang und am Ende ein * ein.

•

Synonym Dieses Feld kann für die Suche nicht verwendet werden.

•

Land, Plz, Ort, Straße (untere Felder - Firmenadresse) Wenn Sie Teile der Firmenadresse kennen, können Sie sie in jedem Fall eintragen, soweit exakt bekannt. Sie können für Postleitzahl und Ort auch Platzhalter verwenden. Wenn Sie den Straßennamen oder dessen Beginn kennen, tragen Sie ihn ein. Beim Straßennamen erhalten Sie auch ähnlich klingende Straßen. Wenn Sie nur den Beginn von Ort bzw. Postleitzahl kennen, fügen Sie ein * an.

Objektsuche (nur BTB) Folgende Felder stehen Ihnen für die Einschränkung des Suchergebnisses in der Objektsuche (nur BTB) zur Verfügung: •

StatNr, ObjektNr Wenn Sie den Schlüssel des Objekts (= StatNr+ObjektNr) kennen, tragen Sie ihn ein. In diesem Fall müssen Sie sonst nichts eintragen. Verwenden Sie die Suchoption Positionieren. Das Objekt wird als erstes in der Liste angezeigt.

•

Objekt Wenn Sie den exakten Beginn des Objektnamens kennen, geben Sie ihn ein, und verwenden Sie die Suchoption Name. Wenn Sie zusätzlich Postleitzahl oder Ort kennen, können Sie sie eintragen und dabei auch Platzhalter verwenden. Tragen Sie dabei immer auch das Land ein.

68

Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie den exakten Beginn eines Wortes im Objekt kennen sowie das Land und zumindest den Beginn der Postleitzahl, tragen Sie Land und Postleitzahl sowie den Wortanfang ein, und wählen Sie die Option Adresse. Wenn Sie nur einen prägnanten Teil des Objektnamens kennen, der aber kein Wortanfang ist, und zusätzlich Land und den Beginn der Postleitzahl, tragen Sie Land, Postleitzahl sowie den Teil des Objektnamen ein, und wählen Sie die Option Match. •

Land, Plz Wenn Sie nur das Land und die Postleitzahl kennen, tragen Sie die Begriffe ein, und wählen Sie die Option Adresse. Wenn Sie nur den Beginn der Postleitzahl kennen, fügen Sie ein * an.

•

Ort Kann nur bei der Suchoption Match verwendet werden. In diesem Fall können Sie einen beliebigen Teil des Ortes eintragen.

•

Straße Wenn Sie den Straßennamen oder dessen Beginn kennen, tragen Sie ihn ein. Beim Straßennamen erhalten Sie auch ähnlich klingende Straßen. Anmerkung: Es wird empfohlen, die phonetische Objektsuche nicht zu verwenden. Die phonetische Suche können Sie unter Allgemeine Einstellungen im Infobereich Konfiguration deaktivieren, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Sortieren Sortieren durch Klicken auf die Kopfzeile Um Einträge zu sortieren:

1

Klicken Sie in einer Listenansicht auf die Kopfzeile der Spalte. Die Liste wird nach diesem Feld aufsteigend sortiert. In der Kopfzeile wird ein Pfeil nach oben angezeigt.

Anmerkung: Im Menü Daten wird automatisch die Menüoption aufsteigend aktiviert. Das unter der Menüoption Daten Æ Sortierung eingestellte Sortierkriterium wird entfernt und automatisch durch das Sortierfeld ersetzt.

2

Klicken Sie erneut auf die Kopfzeile der Spalte. Die Liste wird nach diesem Feld absteigend sortiert, und in der Kopfzeile wird ein Pfeil nach unten angezeigt. Anmerkung: Im Menü Daten wird automatisch die Menüoption absteigend aktiviert.

3

Klicken Sie erneut auf die Kopfzeile der Spalte.

Kapitel 4 Grundfunktionen

69

Die Sortierung der Liste wird entfernt, und die Daten werden nach dem unter der Menüoption Daten Æ Sortierung eingestellten Kriterium sortiert.

Sortieren nach beliebigen Feldern Um die Daten eines Infobereichs nach beliebigen Feldern zu sortieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Sortieren. Das Dialogfeld Sortieren wird angezeigt.

2

Verwenden Sie die Schaltflächen

(Reihenfolge),

(Feldnummer),

(Feldtyp)

(Feldlänge), um die gewünschten Zusatzinformationen neben den Feldnamen und anzuzeigen.

3

Durch Doppelklicken auf das jeweilige Feld oder Aktivieren des Kontrollkästchens wählen Sie Ihre Sortierkriterien aus. Die Felder werden in jener Reihenfolge zur Sortierung verwendet, in der sie ausgewählt werden. Anmerkung: Klicken Sie in das Listenfeld, und geben Sie den Anfangsbuchstaben ein, um rasch zum gewünschten Feld zu gelangen.

4

Mit den Kontrollkästchen Absteigend und Groß-/Kleinschreibung legen Sie fest, ob die Sortierfolge auf- oder absteigend sein soll und ob dabei Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden sollen.

5

Klicken Sie auf OK. Alle Datensätze des aktuellen Bereichs werden sortiert. Der Index, der dafür benötigt wird, ist nicht vorbereitet, sondern wird temporär erzeugt, was bei großen Datenmengen länger dauern kann. Die Sortierung bleibt für jeden Infobereich erhalten. Wenn Sie sich von update.seven abund dann wieder anmelden, sind die zuvor definierten Sortierungen noch aktiv. Die Sortierung wird auch beim Ausdrucken von Listen berücksichtigt.

70

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: In der Listenansicht wird die Reihenfolge der ausgewählten Sortierkriterien durch hochgestellte Ziffern in den Spaltenköpfen angezeigt. Da das Sortieren ab einer Anzahl von 20.000 Datensätzen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, ist es empfehlenswert, die zu sortierenden Datensätze durch das Definieren von Bedingungen oder Selektionen einzuschränken, Ö Bedingungen auf Seite 71 und Selektionen auf Seite 235.

Schnelles Sortieren mit fixen Indizes Mit Sortierfeldern, die mit einem fixen Index hinterlegt sind, können Sie Daten in Sekundenschnelle sortieren.

1

Wenn die aktuelle Ebene mehr als einen Infobereich enthält, wählen Sie mit der Menüoption Daten Æ Sortierfolge aus, welchen Infobereich Sie sortieren möchten.

2

Wählen Sie Daten Æ Sortierung und wählen Sie den Index, der zur Sortierung verwendet werden soll.

Favoriten In der Favoritenliste können Sie Datensätze sammeln, die Sie besonders häufig verwenden.

Datensätze zur Favoritenliste hinzufügen Um einen Datensatz zur Favoritenliste hinzuzufügen:

1

Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Zu Favoritenliste. Der Datensatz wird im Infobereich Favoriten angezeigt.

Anmerkung: Standardmäßig können Sie Firmen, Personen und Kampagnen zu den Favoriten hinzufügen, in der Branchenversion BTB auch Opportunities und Objekte. Ihr Administrator kann diese Funktion auch für andere Infobereiche aktivieren, deren Schlüssel die Stationsnummer und Laufnummer enthält.

Favoriten anzeigen und bearbeiten Um die Favoritenliste anzuzeigen: •

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Favoriten.

•

Klicken Sie auf Favoriten in der Symbolleiste.

•

Verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F.

Wechseln Sie in die Listenansicht, um alle Favoriten anzuzeigen.

Kapitel 4 Grundfunktionen

71

Anmerkung: Um die Favoriten eines bestimmten Bearbeiters anzuzeigen, können Sie in den Infobereich Bearbeiter wechseln und die Kontextmenüoption Favoriten verwenden. Dazu benötigen Sie Administratorrechte.

Spalten der Favoritenliste Favorit

Klicken Sie auf einen Hyperlink in dieser Spalte, um zum entsprechenden Datensatz zu wechseln.

Bearbeiter

Zeigt den Bearbeiter an, dem der Favorit zugewiesen ist (im Normalfall der angemeldete Benutzer).

Typ

Infobereich des Favoriten (z.B. Person).

Kategorie

Enthält einen Text, mit dem die Favoriten sortiert werden können. Geben Sie eine Kategorie ein oder wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus dem Katalog aus. So können Sie die Favoriten in verschiedene Gruppen einteilen. Durch Klicken auf die Kopfzeile der Liste in der Spalte Kategorie können Sie diese Gruppen dann sortieren.

Win

Der Datensatz soll als Favorit in update.seven win zur Verfügung stehen.

Web

Der Datensatz soll als Favorit in update.seven web zur Verfügung stehen.

Pda

Der Datensatz soll als Favorit in update.seven pda zur Verfügung stehen.

Kontextmenü der Favoritenliste Sie können mit den Optionen des Kontextmenüs bestimmen, welche Favoriten angezeigt werden. Die Optionen können miteinander kombiniert werden, z. B. können Sie ihre eigenen update.seven win-Favoriten anzeigen.

Eigene

Zeigt nur die eigenen Favoriten an. Ist standardmäßig aktiviert.

Win

Zeigt nur die Favoriten an, bei denen das Feld Win aktiviert ist. Ist standardmäßig aktiviert.

Firmen

Zeigt nur Firmen-Favoriten an. Ist standardmäßig deaktiviert.

Personen

Zeigt nur Personen-Favoriten an. Ist standardmäßig deaktiviert.

Anmerkung: Das Kontextmenü kann je nach den Definitionen Ihres Administrators auch andere als die angegebenen Infobereiche enthalten.

Bedingungen Bedingungen wirken wie Filter und bestimmen, welche Informationen angezeigt werden. So können Sie z. B. eine Bedingung definieren, mit der alle potenziellen Kunden oder alle geplanten Kontakte angezeigt werden. Bedingungen können in allen Infobereichen definiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass der entsprechende Infobereich gerade geöffnet ist.

Bedingung definieren Um eine Bedingung zu definieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren und danach den Infobereich. Das Dialogfeld Selektion wird geöffnet, Ö Optionen im Dialogfeld Selektion auf Seite 72.

2 3

Definieren Sie die Bedingungen, die die Datenmenge eingrenzen sollen, Ö Dialogfeld

Bedingung definieren auf Seite 73.

Speichern Sie, und bestätigen Sie mit OK. Sie kehren zum aktuellen Infobereich zurück.

72

Benutzerhandbuch update.seven win

4

Sie werden gefragt, ob Sie die aktuelle Bedingung aktivieren möchten. Bestätigen Sie mit

Ja.

Optionen im Dialogfeld Selektion Im Dialogfeld Bedingung definieren stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

•

Bedingungen: Name der Bedingung zum aktuellen Infobereich, wenn diese als Format mit der Schaltfläche Speichern gespeichert bzw. mit der Schaltfläche Laden geladen wurde.

•

Felder: Hier werden alle verfügbaren Felder des aktuellen Infobereichs angezeigt, zu denen Bedingungen definiert werden können. Doppelklicken Sie auf den Feldnamen, um das Dialogfeld Bedingung definieren zu öffnen.

Feldtypen Schaltet die Spalte Typ mit Symboldarstellungen der Feldtypen ein bzw. aus.

Reihenfolge Schaltet die Anzeige der Feldreihenfolge ein bzw. aus. Sortiert die ausgewählten Felder numerisch. Sortiert die mit Häkchen gekennzeichneten Felder entweder am Anfang oder am Ende der Liste.

•

Op.

Zeigt die Operatoren an.

Feldname

Behandelt die markierten Felder als eine Gruppe und sortiert sie.

Num

Sortiert die Felder numerisch.

Typ

Sortiert die ausgewählten Felder nach Feldgruppe. Reihenfolge: Alphanumerisch, Numerisch, freier Katalog, Markierungsfeld, Datumsfeld, fixer Katalog.

Operator ändern in

Ändert den Operator (UND oder ODER).

Ebenen: Für Selektionen, die logisch nicht in einem Schritt durchzuführen sind, können Sie mehrere Ebenen, d. h. Teilbedingungen, Position=Geschäftsführer und Priorität=1, Ebene Priorität=3).

definieren (z.B. Ebene 1: 2: Position=Marketingleiter und

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht, um eine Gesamtansicht der definierten Bedingungen zum aktuellen Infobereich anzuzeigen.

Kapitel 4 Grundfunktionen

73

Mit den Schaltflächen Zurück ( ) und Vorwärts ( ) gelangen Sie in die nächsthöhere oder nächsttiefere Ebene. Alle Felder des jeweiligen Infobereichs stehen wieder zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche

, um die Ebene zu löschen.

•

Bedingung: Im Block Bedingung werden die Bedingungen zum aktuell ausgewählten Feld

•

Operator als Text anzeigen: Die Operatoren werden als Text bzw. mathematische Zeichen

•

Vorgaben anzeigen: Wenn Vorgaben definiert wurden, wird zwischen zwei Anzeigewerten gewechselt.

angezeigt. Verknüpfungsart, Operator und Vorgabewerte werden für jede Bedingungszeile angezeigt. Zusätzlich wird in Klammern angegeben, ob das Feld als Variabel (mit V) oder als fixe Vorgabe (mit F) definiert wurde. angezeigt. Beispiel: Das "="-Zeichen wird als "gleich"-Text angezeigt.

Dialogfeld Bedingung definieren Im Dialogfeld Bedingung definieren stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

•

Verknüpfung: Damit eine Bedingung erfüllt wird, müssen entweder alle Bedingungen gemeinsam oder nur eine einzelne Bedingung erfüllt werden. o

Die Verknüpfung UND verlangt, dass sowohl der Vergleichswert A, z. B. (Postleitzahl größer 1000) als auch der Vergleichswert B (z. B. Postleitzahl kleiner 2000) zutreffen.

o

Die Verknüpfung ODER bedeutet, dass nur eine der angeführten Bedingungen erfüllt werden muss (z. B. entweder Branche=Chemie oder Branche=Textil).

Bei mehreren Vergleichswerten zu einem Feld wird die ODER-Verknüpfung als Vorgabe vorgeschlagen. •

Operator: Wählen Sie einen der folgenden Operatoren für die Bedingung: Operator

Erklärung

=

Gleich

>

Größer

<

Kleiner

<>

Ungleich

>=

Größer gleich

74

Benutzerhandbuch update.seven win

Operator

•

Erklärung

<=

Kleiner gleich

()

enthalten

)(

nicht enthalten

Enthalten / Nicht enthalten: Sie setzen z. B. im Infobereich Kontakt die Bedingung auf "Text () Angebot". Das bedeutet, das Wort "Angebot" soll im Feld Text der Kontakte (als ein Teil) enthalten sein.

Mit dem Vergleichsoperator ")( nicht enthalten" werden alle Kontakte gesucht, in deren Textfeld "Angebot" nicht enthalten ist. Wenn ein Feld exakt einem Eintrag entsprechen soll, verwenden Sie die Operatoren =

gleich bzw. im gegenteiligen Fall <> ungleich. •

•

Groß-/Kleinschreibung: Diese Einstellung ist nur bei Wortteilen in Textfeldern sinnvoll und

bewirkt, dass die berücksichtigt wird.

Groß-/Kleinschreibung

des

Vergleichswerts

bei

der

Selektion

Variabel: Hier wird festgelegt, ob die Bedingung beim Starten des Selektionsvorgangs vom Benutzer verändert werden kann, Ö Variable Selektionen auf Seite 248. Beispiel:

•

1.

Die Bedingung lautet Land=U.S.A., das Kontrollkästchen Variabel ist aktiviert, und die Selektion wurde gespeichert.

2.

Beim Starten der Selektion wird das Dialogfeld Bedingung ändern angezeigt.

3.

Klicken Sie in die Zeile mit der Bedingung Land.

4.

Geben Sie jetzt ein anderes Land direkt ein, oder doppelklicken Sie in das Feld, um den Länderkatalog zu öffnen und mehrere Länder auszuwählen. Die neuen Bedingungen werden beim Startvorgang berücksichtigt.

Vergleichswert: Geben Sie im Dialogfeld Bedingung definieren im Textfeld Vergleichswert den Wert direkt ein, oder wählen Sie aus dem jeweiligen Katalog. Doppelklicken Sie dazu in das Feld, oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche. Anmerkung: Vergleichswerte für Katalogfelder, die in das Textfeld Vergleichswert direkt eingegeben werden, können auch Platzhalter enthalten.

Sie können mehrere Katalogwerte durch Anklicken auswählen. Für jeden Katalogwert wird eine eigene Bedingungszeile angelegt, die alle mit ODER verknüpft sind. Alle Einstellungen, die im Dialogfeld Bedingung definieren ausgewählt sind, gelten für alle Katalogwerte des aktuellen Feldes bzw. der Bedingungszeilen.

Kapitel 4 Grundfunktionen

75

Bedingung aktivieren Um eine zuvor definierte Bedingung zu aktivieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung aktivieren.

2

Klicken Sie auf den Infobereichsnamen, dessen Bedingung aktiviert werden soll. Ein Häkchen zeigt an, dass die Bedingung aktiv ist. Anmerkung: Im Infobereich Firma können sowohl Bedingungen zur Firma als auch zur Person definiert werden. Wenn Sie beide Optionen aktivieren, wird die Vereinigung der Bedingungen angezeigt. In der Statuszeile und in der Kopfzeile des Infobereichs wird angezeigt, dass eine Bedingung aktiv ist sowie eventuell der Name der Bedingung.

Bedingung laden Alle Bedingungen zum Infobereich werden als Einheit (Format) gespeichert. Um eine Bedingung zu laden:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung laden.

2

Wählen Sie die Bedingung aus der Liste aus.

3

Klicken Sie auf OK. Die Bedingung ist jetzt aktiv.

Anmerkung: Eine Bedingung kann auch im Dialogfeld Selektion mit der Schaltfläche (Laden) geladen werden.

Bedingungen auf Datumsfelder Um eine Bedingung auf ein Datumsfeld zu definieren, z. B. für das Feld Datum im Infobereich Aktivität:

1

Wählen Sie im Infobereich Aktivität die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren Æ

Aktivität.

2

Doppelklicken Sie im Dialogfeld Selektion im Block Felder auf den Eintrag Datum.

3

Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren das Optionsfeld (=) Gleich.

4

Sie haben zwei Möglichkeiten: o

Für fixe Daten doppelklicken Sie in das Feld Vergleichswert. Der Kalender wird geöffnet, Ö Kalender auf Seite 32. Wählen Sie in den Dropdown-Listen Von und Bis einen Datumsbereich aus. Der markierte Bereich wird als zwei verknüpfte Bedingungen angezeigt (>=Von UND <=Bis).

o

Für variable Werte wählen Sie die Option Variabel.

Wählen Sie eine Vorgabe und einen relativen Zeitraum aus, z.B. "aktuelle Woche plus 2 Quartale". Der Zeitraum wird automatisch bei "Vergleichswert" eingetragen.

76

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Bestätigen Sie mit OK.

Autofilter Über die Option Autofilter können Sie rasch und einfach Bedingungen in Listen definieren.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile einer Spalte. Ein Kontextmenü wird angezeigt.

2

Wählen Sie Autofilter definieren. Je nach Art des Feldes werden unterschiedliche Dialogfelder angezeigt.

3

o

Bei Katalogen ein Katalogfeld für die Auswahl eines oder mehrerer Kataloge. Bei abhängigen Katalogen muss erst ein übergeordneter Katalogwert ausgewählt werden.

o

Bei logischen Feldern können Sie "Ja" oder "Nein" auswählen.

o

Bei allen übrigen Feldern wird ein Dialogfeld für die Definition einer Bedingung angezeigt. Hier können Sie einen Operator und einen Vergleichswert auswählen und verknüpfen.

Wählen Sie die gewünschten Werte und klicken Sie auf OK. Die Liste zeigt jetzt Informationen gemäß Ihren Bedingungen an. Die Option Autofilter wird im Kontextmenü mit einem Häkchen angezeigt, und in der Kopfzeile der Listenspalte wird ein Stern angezeigt. Wenn Sie Kriterien für weitere Spalten definieren, werden diese mit logischem UND verknüpft.

Um einen Autofilter zu entfernen: •

Wählen Sie Autofilter entfernen im Kontextmenü, um den Autofilter für die aktuelle Spalte zu deaktivieren.

•

Entfernen Sie das Häkchen bei der Option Autofilter im Kontextmenü, um den Autofilter für alle Felder zu deaktivieren. Anmerkung: Wenn Sie einen Autofilter zusätzlich zu einer aktiven Bedingung aktivieren, werden Sie darauf hingewiesen, dass die Bedingung entfernt wird. Bei Datumsfeldern können Sie im Kalender einen Zeitraum definieren. Dadurch wird eine zweizeilige Bedingung definiert, die jedoch nur über die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren bearbeitet werden kann.

Kapitel 4 Grundfunktionen

77

Drucken Drucken über die Menüoption Mehrere Datensätze ausdrucken In der Listenansicht können mehrere Datensätze ausgedruckt werden. In der Maskenansicht wird nur der aktuelle Datensatz ausgedruckt.

1

Wechseln Sie in die Listenansicht und wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

2

Sie können unter Kopfzeilentext eine andere Überschrift für den Ausdruck wählen.

3

Wenn Sie ab dem ersten Datensatz einer Liste drucken möchten, muss die Option Mit erstem Datensatz beginnen aktiv sein. Andernfalls beginnt der Ausdruck beim markierten

Datensatz.

4

Bestätigen Sie mit OK. Das Windows-Dialogfeld zum Drucken wird geöffnet.

5

Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf Drucken. Es werden alle Datensätze der Datenbank, einer Selektion bzw. jene Datensätze, auf die eine aktivierte Bedingung zutrifft, ausgedruckt.

6

Schließen Sie das Dialogfeld Drucken.

Anmerkung: Listen werden zur besseren Übersicht immer mit Trennlinien zwischen den Spalten und Zeilen ausgedruckt.

Daten zu einer Firma ausdrucken

1

Öffnen Sie eine Firma in der Maskenansicht oder markieren Sie sie in der Listenansicht.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

3

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überblick drucken. Anmerkung: Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn Sie bereits mindestens ein Überblicksdruckformat definiert haben, Ö Druckformate definieren auf Seite 78. Ohne Druckformat können Sie mit der Option Originalmaske die Originalmaske drucken (sonst wird die aktuelle Maske gedruckt).

78

Benutzerhandbuch update.seven win

o

Wenn noch kein Format ausgewählt ist, wird ein Dialogfeld zur Auswahl eines Druckformats geöffnet, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Wählen Sie das gewünschte Format aus.

o

Wenn schon ein Format ausgewählt ist, können Sie mit der Schaltfläche Laden ( ein anderes Format laden.

4

Bestätigen Sie mit OK. Das Windows-Dialogfeld zum Drucken wird geöffnet.

5

Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, und bestätigen Sie mit OK.

6

Schließen Sie das Dialogfeld Drucken.

)

Druckformate definieren Wenn Sie mit der Menüoption Datei Æ Drucken einen Überblick zu einer Firma ausdrucken möchten, z. B. alle Personen zu einer Firma oder alle Informationen zur einer Person, benötigen Sie ein Druckformat. Um ein Druckformat zu definieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Druckformat definieren.

Das kleine Fenster oberhalb der Tabelle zeigt den aktuellen Infobereich markiert an sowie in welcher Hierarchieebene Sie sich befinden. Sie können auf die Infobereichsnamen klicken, um in eine übergeordnete Ebene zurückzuwechseln. Alle abhängigen Infobereiche werden ebenfalls in der Tabelle angezeigt. Wenn Sie bei einem solchen Infobereich in die Spalte Abhängig klicken, werden alle Infobereiche angezeigt, die von diesem Infobereich abhängig sind. Wenn es zu einem Infobereich keine abhängigen Daten gibt, wird die Zelle in der Spalte Abhängig schraffiert dargestellt.

2

Aktivieren Sie alle Infobereiche, die Sie drucken möchten, in der Spalte Aktiv.

3

Geben Sie zusätzliche Optionen in die übrigen Spalten ein, Ö Optionen auf Seite 78.

4

Wählen Sie Speichern (

5

Geben Sie einen Namen für das Druckformat ein und wählen Sie OK.

).

Sie können Druckformate wieder laden oder löschen, oder auch an andere Benutzer senden oder für andere sperren, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

Optionen Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Infobereich: Der aktuelle Infobereich ist markiert. Alle abhängigen Infobereiche werden

•

Aktiv: Die auszudruckenden Infobereiche müssen durch Anklicken der Zelle Aktiv aktiviert

•

Reihenfolge: Hier wird angezeigt, in welcher Reihenfolge die Infobereiche zum Drucken aktiviert wurden.

darunter aufgelistet. werden.

Kapitel 4 Grundfunktionen

79

•

Seitenwechsel: Gibt an, nach welchem Datensatz ein Seitenwechsel stattfindet.

•

Maske: Wenn ein Infobereich abhängige Daten enthält, wird dieser Infobereich in Maskenform gedruckt. Die abhängigen Daten werden in Listenform darunter ausgedruckt. Wenn Sie in die Zelle Maske klicken, können Sie ein vordefiniertes Maskenformat zum Ausdrucken auswählen. Das Dialogfeld zum Laden des Formats zeigt alle Masken, die für den aktuellen Infobereich erstellt wurden, Ö Masken auf Seite 22. Wenn Sie kein Format auswählen, wird die aktuelle Maske dieses Infobereichs zum Ausdrucken verwendet.

•

Liste: Wenn Sie in die Zelle Liste klicken, können Sie eine vordefinierte Liste zum Ausdrucken auswählen. Das Dialogfeld zum Laden der Liste zeigt alle Formate, die mit der Menüoption Ansicht Æ Liste definieren erstellt wurden. Wenn Sie keine Liste auswählen, wird die aktuelle Liste dieses Infobereichs verwendet.

•

Bedingung: Es werden nur die Daten gedruckt, die die hier gesetzte Bedingung erfüllen. Zusätzlich werden die in der aktuellen Ebene mit der Menüoption Daten Æ Bedingung definieren gesetzten Bedingungen geprüft, Ö Bedingungen auf Seite 71.

•

Absteigend: Die Datensätze dieses Infobereichs werden in absteigender Reihenfolge

•

Satzanzahl: Erlaubt die Begrenzung des Ausdrucks von abhängigen Datensätzen (z. B. nur

ausgedruckt.

eine Person zur Firma).

Standardmäßig werden alle abhängigen Datensätze ausgedruckt. •

Relation: Verwenden Sie diese Option, wenn die Abhängigkeiten nicht eindeutig sind. Beim Anklicken der Zelle wird zwischen zwei Zuständen gewechselt:

•

o

1-1: Es werden nur die Zusatzinfos ausgedruckt, die von der Firma abhängig sind.

o

1-N: Es werden alle Zusatzinfos ausgedruckt (auch personenabhängige).

Abhängig: Wenn Sie auf die Zelle Abhängig klicken, werden alle abhängigen Datensätze

angezeigt.

Klicken Sie auf die Zelle zu dem Datensatz, den Sie mit ausdrucken wollen. Der Datensatz wird mit den darüberliegenden ausgedruckt. Wenn es zu einem Infobereich keine abhängigen Daten gibt, ist die Zelle in der Spalte Abhängig schraffiert.

Drucken im Druckmodul Im Modul Druck können Sie spezielle Listen und Masken generieren und ausdrucken, die auch Felder aus verschiedenen Infobereichen und Programmmodulen enthalten.

Starten Sie das Druckmodul über das Symbol Æ Module Æ Druck.

, oder wählen Sie die Menüoption Fenster

80

Benutzerhandbuch update.seven win

Optionen im Druckmodul Legen Sie hier vor dem Starten des Druckvorgangs alle Angaben über den Inhalt der Liste fest. Folgende Optionen stehen Ihnen im Druckmodul zur Verfügung: •

Format: Im Feld Format wird nach dem Speichern bzw. Laden der Einstellungen der Name

•

Überschrift: Im Textfeld Überschrift legen Sie die Titelzeile der Liste fest.

•

Selektion: Beim erstmaligem Anklicken wird das Dialogfeld zum Laden der Selektion

des Druckformats angezeigt, das Sie drucken möchten.

automatisch geöffnet. Wählen Sie eine Selektion aus.

Mit dem Laden einer Selektion schränken Sie den Zugriff auf ausgewählte Firmen- bzw. Personendatensätze der Datenbank ein. Um zu diesen Firmen/Personen nur bestimmte Zusatzinformationen (z. B. nur Kontaktdatensätze Bearbeiter=Meier) auszudrucken, müssen Sie den Bereich mit Bedingungen einschränken, Ö Bedingungen auf Seite 71. Wenn Sie dies bereits beim Selektieren durchgeführt haben, wird folgende Meldung angezeigt: "Wollen Sie die Selektionsbedingung laden?" Bestätigen Sie mit Ja. Die Selektion wird geladen, und der Selektionsname wird im Feld Sel.Name angezeigt. Die Zelle Bed. Aktiv zur Firma Selektionsbedingungen sind aktiviert.

(Person

usw.)

wird

aktiv

gesetzt,

und

die

Auf Pos. 0 wird das Feld Selektion angezeigt, wenn das Kontrollkästchen aktiv ist. Sie können dann Bedingungen zur Selektion definieren. •

Sel. Name: Name der aktuellen Selektionsdatei. Wenn Sie in das Feld doppelklicken, können Sie die Selektionsdatei auswählen. Das Kontrollkästchen Selektion kann unabhängig von der geladenen Selektion deaktiviert werden.

•

Absteigend: Reihung der sortierten Daten.

•

Sortiert n.: Sortkriterien der Druckliste. Wenn Sie in das Feld Sortiert n. doppelklicken, werden alle möglichen Felder für eine Sortierung aufgelistet. Es werden die Sortfelder jenes Infobereichs angezeigt, den Sie im Dialogfeld Druckformat definieren unter Reihenfolge an die erste Stelle gesetzt haben. Die Reihenfolge kann durch direktes Bearbeiten des Positionsfeldes geändert werden. Klicken in ein anderes Positionsfeld bestätigt die Änderung.

•

Bedingung exklusiv: Legt fest, ob die Firma/Person nur ausgedruckt werden soll, wenn mindestens ein Datensatz die Bedingung erfüllt. Beispiel: Sie setzen für den Infobereich Kontakt die Bedingung "Aktivität = Angebot". Wenn Sie das Kontrollkästchen Bedingung exklusiv wählen, werden alle Personen bzw. Firmen berücksichtigt, zu denen es mindestens einen Kontaktdatensatz mit der Aktivität Angebot gibt. Wenn das Kontrollfeld Bedingung exklusiv nicht aktiviert ist, werden alle Personen bzw. Firmen berücksichtigt, unabhängig davon, ob sie Kontaktdatensätze mit "Aktivität = Angebot" besitzen.

Kapitel 4 Grundfunktionen

81

Druckformat definieren Mit der Option Druckformat definieren im Kontextmenü oder der Menüoption Daten Æ Format definieren wird das Dialogfeld zur Definition des Druckformats geöffnet.

Listenzeile Wenn Sie alle zu druckenden Felder ausgewählt haben, werden alle diese Felder in der Listenzeile am unteren Rand des Dialogfelds in der derzeit gültigen Reihenfolge angezeigt:

Verwenden Sie die Listenzeile, um ein Feld direkt zu bearbeiten: •

Ziehen Sie das Feld an die gewünschte Position.

•

Ziehen Sie den Feldrand auf die gewünschte Größe.

•

Doppelklicken Sie auf das Feld, um das Dialogfeld Feldeigenschaften zu öffnen.

•

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, um es aus dem Druckformat zu löschen.

Felder auswählen Um Felder auszuwählen:

1

Wählen Sie in der Dropdown-Liste links oben den Infobereich, aus dem die Daten gedruckt werden sollen. Alle zur Verfügung stehenden Felder dieses Infobereichs werden darunter angezeigt.

2

Doppelklicken Sie auf die Felder in der Reihenfolge, in der sie auf der Liste ausgedruckt werden sollen. Die Reihenfolge kann jedoch später geändert werden, Ö Reihenfolge der Infobereiche ändern auf Seite 82. Die aktivierten Felder der Infobereiche werden nun im Listenfeld In Liste angezeigt. Doppelklicken Sie auf ein Feld in dieser Liste, um das Feld wieder aus der Liste zu entfernen.

82

Benutzerhandbuch update.seven win

Felder löschen •

Doppelklicken Sie auf ein Feld im Listenfeld In Liste.

•

Mit Löschen entfernen Sie alle Einträge aus dem Listenfeld.

•

Sie können einzelne Felder auch direkt in der Listenzeile löschen, Ö Listenzeile auf Seite 81.

Feldlänge ändern Die Länge des jeweils markierten Feldes wird im Feld Breite (cm) angezeigt und kann dort auch verändert werden. Tipp: Sie können die Feldgröße auch direkt in der Listenzeile verändern, Ö Listenzeile auf Seite 81.

Reihenfolge der Infobereiche ändern Wenn Sie Felder aus mehreren Infobereichen ausgewählt haben, müssen Sie festlegen, nach welchem Infobereich sortiert werden soll, d. h. Sie müssen für die ausgewählten Infobereiche eine Reihenfolge festlegen.

1

Wählen Sie die Schaltfläche Reihenfolge, um das Dialogfeld Reihenfolge der Infobereiche zu öffnen.

2

Markieren Sie den Infobereich, den Sie verschieben möchten.

3

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf jene Position, an der der Infobereich gereiht werden soll.

4

Sobald ein nach oben gerichteter Pfeil mit zwei waagrechten Linien angezeigt wird, können Sie durch Klicken den Infobereich verschieben.

Ist nun z. B. der Infobereich Kontakt an erster Stelle, stehen Ihnen für die Sortierung der Liste Kriterien aus diesem Infobereich (z. B. Sort, Datum etc.) zur Verfügung. Darüber hinaus bewirkt die Reihenfolge der Infobereiche auch einen geänderten Zugriff auf die Daten, die ausgedruckt werden sollen.

Beispiel: •

Bedingung auf Person: Position = Geschäftsführer; Reihenfolge: Firma, Person Gedruckt werden alle Firmen, aber nur jene Personen, die die Bedingung erfüllen. (Die Datenbank wird ausgehend von den Firmen auf die Bedingung geprüft.)

•

Bedingung auf Person: Position = Geschäftsführer; Reihenfolge: Person, Firma Gedruckt werden nur jene Firmen, zu denen es eine Person gibt, die die Bedingung erfüllt. (Die Datenbank wird ausgehend von den Personen auf die Bedingung geprüft.)

Kapitel 4 Grundfunktionen

83

Sie können die Reihenfolge nach Schließen des Dialogfelds auch direkt in der Drucktabelle durch Ändern des Eintrags in der Spalte Pos. bestimmen.

Feldeigenschaften Sie können für jedes Feld festlegen, wie es in der Liste grafisch dargestellt werden soll.

1

Öffnen Sie mit der Schaltfläche Feldeigenschaften oder durch Doppelklicken auf das entsprechende Feld in der Listenzeile das Dialogfeld Feldeigenschaften.

Im Dialogfeld werden die Nummer des Infobereichs, die Feldnummer sowie der Feldname angezeigt.

2

Wählen Sie die gewünschten Optionen.

3

Klicken Sie auf OK.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Ausrichtung: Hier legen Sie fest, ob die Feldinhalte linksbündig, rechtsbündig oder zentriert angezeigt werden.

•

Ausgabe: Hier bestimmen Sie die grafische Darstellung des Feldes.

•

o

Hintergrund: schattiertes Feld.

o

Rahmen: Trennlinie zwischen den Feldern.

o

Höhe variabel: die Zeilenhöhe wird an den Feldinhalt angepasst.

o

Zwischensumme: Zwischensummen des Feldes werden ausgegeben.

Schrift: Durch Anklicken der Schaltfläche Schrift können Sie für das entsprechende Feld Schriftart und Schriftgröße bestimmen.

84

Benutzerhandbuch update.seven win

Format der Liste Im rechten Teil des Fensters Druckformat definieren steht eine Reihe von Optionsfeldern zur Verfügung, über die Sie das Druckformat festlegen können: •

Format: Wählen Sie aus, ob die Liste im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. Anmerkung: Im Querformat kann nur gedruckt werden, wenn in der Systemsteuerung beim entsprechenden Standarddrucker das Hochformat aktiviert ist, beim Druckbefehl über den Befehl Einrichten jedoch ebenfalls das Querformat bestätigt wird.

•

Seitenrand (cm): Legen Sie den Abstand der Liste zu den Seitenrändern in Zentimeter fest.

•

Zeilen: Geben Sie an, auf wie viele Zeilen die Felder und Feldinhalte eines Datensatzes aufgeteilt werden sollen. o

Rahmen um Zeile: Zeilen werden mit Rahmen ausgedruckt.

o

Rahmen um Liste: Die Gesamtliste wird mit einem Rahmen gedruckt.

o

Felder ohne Rahmen: Felder werden ohne Rahmen ausgedruckt.

o

Leerzeilen unterdrücken: Leerzeilen von fehlenden Datensätzen werden nicht

ausgedruckt. o •

•

Feldschrift: Die Schrifteigenschaften der Zeilen werden hier definiert.

Kopfzeile o

Ausgeben: Die Kopfzeile mit der Feldbezeichnung wird ausgegeben.

o

Grau hinterlegt: Die Kopfzeile wird grau hinterlegt.

o

Felder mit Rahmen: Die Kopfzeile wird mit einem Rahmen ausgedruckt.

o

Schaltfläche Schrift: Die Schrifteigenschaften der Kopfzeile werden hier definiert.

Summen o

Ausgeben: Wenn Ihre Liste auch Zahlenfelder enthält, können Sie mit dieser Option eine Endsumme am Ende der Liste ausgeben.

•

o

Grau hinterlegt: Summenfelder werden grau hinterlegt.

o

Felder mit Rahmen: Summenfelder werden mit einem Rahmen ausgedruckt.

o

Zwischensumme auf Seite: Am Ende jeder Seite wird eine Zwischensumme generiert.

o

Schaltfläche Schrift: Die Schrifteigenschaften der Summen werden hier definiert.

Breite (cm): Die Feldbreite des aktuellen Feldes kann in diesem Feld direkt eingegeben

werden.

Tipp: Sie können die Feldgröße auch direkt in der Listenzeile verändern, Ö Listenzeile auf Seite 81. •

Ausgleich: Stellt alle Felder der Listenzeile nebeneinander und löscht vorhandene

•

Löschen: Löscht alle Felder aus dem Listenfeld In Liste.

Leerräume.

Druckformat speichern/laden Um das eingestellte Druckformat der Liste jederzeit wieder abrufen zu können, können Sie das Format speichern und später wieder laden. Klicken Sie nach der Definition des Druckformats auf OK und verwenden Sie die Schaltflächen Laden und Speichern.

Kapitel 4 Grundfunktionen

85

Bedingung definieren (Menü Daten) Bei Auswahl dieser Menüoption wird ein Untermenü angezeigt, in dem die in der Liste enthaltenen Infobereiche angeführt sind. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn ein Druckformat mit der Schaltfläche Laden ausgewählt wurde oder Sie über Daten Æ Format definieren eine Auswahl getroffen haben. Durch Anklicken des jeweiligen Infobereichs gelangen Sie in das Dialogfeld Selektion, Ö Optionen im Dialogfeld Selektion auf Seite 72.

Bedingungen Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn ein Druckformat mit der Schaltfläche Laden ausgewählt wurde oder Sie über Daten Æ Format definieren eine Auswahl getroffen haben. Es können nur Bedingungen auf Datenbereiche gesetzt werden, aus denen Felder in Ihrer Liste angezeigt werden. Sie können über Bedingungen einschränken, welche Datensätze aus einem Infobereich ausgedruckt werden sollen. Wählen Sie dazu die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren. Es werden alle Infobereiche, aus denen Felder in die Liste bereits übernommen worden sind, im Untermenü aufgelistet. Wählen Sie durch Anklicken den Infobereich aus, auf den eine Bedingung gesetzt werden soll. Das Dialogfeld Selektion-Bedingungen wird geöffnet. Hier können Sie Bedingungen zu den Listenfeldern definieren. Haben Sie die Bedingungen definiert, müssen Sie diese auch aktivieren. Sie können dies entweder über das Menü Daten Æ Bedingungen aktivieren oder direkt in der Drucktabelle durchführen, in der die ausgewählten Dateibereiche aufgelistet sind - Spalte Bed. aktiv .

Bedingung aktivieren (Menü Daten) Im Untermenü dieser Menüoption aktivieren Sie die Infobereiche, in denen Bedingungen auf den Ausdruck wirken sollen. Sie können Bedingungen auch in der Drucktabelle in der Spalte Bed. aktiv aktivieren.

Drucktabelle Unterhalb der Textfelder befindet sich eine Tabelle mit Grundinformationen über die Infobereiche in Ihrer Liste.

Folgende Informationen werden angezeigt: •

Pos.: Laufnummer des Infobereichs, die Sie im Dialogfeld Druckformat definieren unter Reihenfolge ausgewählt haben (die Werte können hier geändert werden).

•

Infobereich: Name des Infobereichs, den Sie im Dialogfeld Druckformat definieren ausgewählt haben.

•

Bed. Aktiv: Die aktiv gesetzte Bedingung. Anklicken der Zelle öffnet das Dialogfeld Selektion. Die Bedingungen zu diesem Infobereich können Sie in diesem Dialogfeld definieren.

Diese Option ist mit der Menüoption Daten Æ Bedingung definieren gleichzusetzen. Die Zellen Bed. Aktiv werden automatisch bei Auswahl einer Selektion aktiviert, wenn die Meldung "Wollen Sie die Selektionsbedingung laden?" mit Ja bestätigt wurde. Diese Option ist mit der Menüoption Daten Æ Bedingung aktivieren gleichzusetzen.

86

Benutzerhandbuch update.seven win •

Bedingungen zur Selektion: Wenn Sie eine Selektion geladen und das Kontrollkästchen Selektion aktiviert haben, können Sie Bedingungen zur Selektion definieren (Pos. 0 "Selektion" wird eingeblendet).

Bedingung auf manuell aufgenommene Datensätze: o

Bedingung "Manuell <> leer" (den vorhandenen Eintrag löschen, d. h. kein Eintrag als Vergleichswert).

Bedingung auf markierte Datensätze: o

Bedingung "Markiert <> leer" (den vorhandenen Eintrag löschen, d. h. kein Eintrag als Vergleichswert).

•

Trennlinie: Erzeugt nach Ende eines Datensatzes eine Trennlinie.

•

Seitenw.: Erzeugt nach den gewünschten Infobereichen ein Seitenwechsel.

•

Zw. Summe: Haben Sie im jeweiligen Infobereich auch Summenfelder ausgewählt, wird am Ende jedes Infobereichs eine Zwischensumme generiert.

•

Gedruckt: Anzahl der gedruckten Datensätze dieses Infobereichs.

Drucken der Liste Um eine Liste zu drucken:

1

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken. Das Windows-Dialogfeld zum Drucken wird geöffnet.

2

Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.

3

Starten Sie den Druckvorgang mit OK.

Formate Formate dienen dazu, Inhalte der Datenbank zu speichern, die nicht als Datensätze gespeichert werden können. Das gilt unter anderem für Aktivitätsformate, Analyseformate, Arbeitsflächen, Desktopformate, Etikettformate, Import- und Exportformate, Übergabefelderformate ("Read Engine") usw.

Infobereich Formate

Formate werden nicht im Infobereich Formate, sondern direkt im jeweiligen Bereich oder Dialogfeld (z. B. im Infobereich Selektion für Selektionsformate) erstellt und auch dort geladen. Formate sind keine Datensätze im engeren Sinn (d. h. mit Informationen in Feldern), aber zu jedem Format gibt es einen entsprechenden Datensatz. Dadurch können Sie Formate anzeigen, suchen und kommunizieren, jedoch nicht importieren und exportieren.

Felder des Infobereichs Formate •

Typ: Als Formattypen gelten Aktivität, Textverarbeitung, Liste, Maske, Selektion usw.

•

Name: Formatname, unter dem das Format gespeichert wurde.

Kapitel 4 Grundfunktionen

87

•

Station: Stationsnummer der Station, auf der das Format definiert wurde.

•

Benutzer: Name des Benutzers, der das Format erstellt hat.

•

Verteilerkennz.-1 und -2: Hier können Sie Zeichen eingeben, die die Verteilung der Formate bei der Kommunikation vereinfachen. Bei der Kommunikation kann eine Bedingung auf das Verteilerkennzeichen-Feld gesetzt werden.

•

Privat: Wenn diese Option aktiv ist, kann das Format nur von dem Bearbeiter angezeigt

•

Sperre: Wenn die Sperre aktiv ist, darf das Format nur von dem Bearbeiter verändert

und ausgewählt werden, der es erstellt hat.

werden, der das Format erzeugt hat (auf der gleichen Station).

Formate speichern, laden und löschen

Beim Laden und Speichern von Formaten steht Ihnen ein spezielles Dialogfeld zur Verfügung: •

Wenn Sie ein Format laden möchten, können Sie es in der Liste auswählen oder seinen Namen im Feld Name eingeben.

•

Wenn Sie ein Format speichern möchten, geben Sie im Feld Name die Bezeichnung des Formats ein.

•

Sie können das Format auch anderen Benutzern zur Verfügung stellen, indem Sie auf

Senden klicken. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld den bzw. die gewünschten Benutzer aus, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle, um das Format an alle Benutzer zu schicken.

•

Wenn das Format nur von dem Benutzer bearbeitet werden soll, der das Format erstellt hat, wählen Sie die Schaltfläche Sperre oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sperre.

•

Wenn das Format nur von dem Benutzer, der es erstellt hat, angezeigt und ausgewählt werden soll, wählen Sie die Schaltfläche Privat oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Privat. Anmerkung: Sie können die Einstellungen Sperre und Privat für schon bestehende Formate nicht beim Speichern, sondern nur beim Laden von Formaten ändern.

•

Wenn Sie ein Format löschen möchten, markieren Sie das Format in der Liste, und wählen Sie die Schaltfläche Löschen.

Bestätigen Sie mit OK.

Formate überschreiben Aktivieren Sie unter der Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Abfrage vor Überschreiben von Formaten, wenn vor dem Überschreiben von Formaten eine Meldung angezeigt werden soll.

88

Benutzerhandbuch update.seven win

Ansicht und Export von Formaten Die Dokumentation von wichtigen, komplexen Formaten (z. B. Desktop) kann u. a. für eine Fehlersuche sehr hilfreich sein. Mit der Druckansicht können Sie einen Gesamtausdruck für die Dokumentation oder Fehlersuche erstellen, die XML-Ansicht dient zur Übergabe an andere Systeme. Für folgende Formattypen gibt es eine Druck- und XML-Ansicht: •

Analyse

•

Kalender-Ansicht

•

Transformation

•

Aktivität

•

Kommunikation

•

Trigger

•

Arbeitsfläche

•

Mandantenrecht

•

Übergabefelder (Read Engine)

•

Autom. Selektion

•

Masken

•

update.phone Aktion

•

Benutzereinstellungen

•

Oberfläche

•

update.phone Aufgabe

•

Definierte Ebenen

•

Objektselektion

•

update.phone Bedingung

•

Desktop

•

Recht

•

Vorgabewertdatei

•

Etikett

•

Selektion

•

Workflow

•

Feldeigenschaften

•

Suchbedingung

•

XML-Reports

•

Import/Export

•

Telefonprofil

•

Zeitachse

•

Infobereich

•

Textverarbeitung

Für die folgenden Formattypen gibt es nur eine XML-Ansicht: Archiv, Datenmodell, Design, Freie Maske, Listen, Template, XP-Abfrage. Für eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Formate kontaktieren Sie Ihren updateBetreuer. In die Druck- und die XML-Ansicht gelangen Sie über das Kontextmenü des Infobereichs Formate.

Druckansicht einer Selektion

Kapitel 4 Grundfunktionen

89

XML-Ansicht einer Selektion

Anmerkung: Die Druckansicht zu den Workflows stellt nicht alle Informationen dar, sondern nur eine Übersicht über die definierten Parameter und Prozesse. Folgende Befehle stehen Ihnen zur Verfügung: Navigiert zurück in die vorherige Ansicht.

(Zurück)

Ist nur in der Druckansicht aktiv. (Vorwärts) (Speichern)

Navigiert zur nächsten Ansicht. Ist nur in der Druckansicht aktiv. Speichert die angezeigten Daten als XML-Datei (XML-Ansicht) oder als HTML-Datei (Druckansicht). Anmerkung: Die Bilder der Druckansicht werden im Verzeichnis "system\xml" der update.seven-Installation gespeichert. Um die gleiche Anzeige wie in update.seven zu erhalten, sollten Sie die HTML-Datei in Ihrem Benutzerverzeichnis der update.sevenInstallation speichern.

(Seitenansicht) (Drucken)

Zeigt eine Druckvorschau an. Druckt die angezeigten Daten.

Wenn ein Format Referenzen auf andere Formate enthält, für die eine Druckansicht verfügbar ist, wird der Name dieses Formats als Hyperlink angezeigt. Durch Klicken auf den Hyperlink wird nach einer Abfrage ("Soll dieses Format angezeigt werden?") dieses Format in der Druckansicht angezeigt. Mit der Schaltfläche Zurück in der Kopfzeile kehren Sie zum ursprünglichen Format zurück. In der Druckansicht werden die Formate immer mit Texten in der aktuellen Sprache angezeigt. Die Ausgabe der XML-Ansicht ist sprachunabhängig.

Kopfzeile eines Formats Die Kopfzeile eines Formats zeigt für alle Formate die gleichen Informationen: Formattyp

Vor dem Namen des aktuellen Formats steht immer der Name des Formattyps Einstellung Sperre ist für dieses Format gesetzt Einstellung Privat ist für dieses Format gesetzt

Benutzer

Erfasser des Formats

90

Benutzerhandbuch update.seven win

Erfasser

Ist derzeit immer leer

Neu

Datum der Neuanlage des Formats

Upd

Datum der letzten Bearbeitung des Formats

Navigatorfenster Im Navigatorfenster erhalten Sie einen Überblick über die Beziehungen zwischen den einzelnen Infobereichen. Sie können von hier aus auch zu diesen Infobereichen wechseln.

Navigator öffnen Wählen Sie die Menüoption Fenster Æ Navigator anzeigen.

Das Navigatorfenster wird geöffnet und zeigt alle Ebenen sowie deren Beziehungen untereinander an. Alle derzeit geöffneten Ebenen sind fett hervorgehoben. Anmerkung: Wenn im Navigator nur die aktuell geöffneten Ebenen angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster, und wählen Sie die Menüoption Alle Ebenen anzeigen. Wechseln Sie zwischen den derzeit geöffneten (fett hervorgehobenen) Ebenen, indem Sie auf die gewünschte Ebene klicken. Öffnen Sie eine neue Ebene, indem Sie im Navigator auf sie doppelklicken.

Zeichen anzeigen und ausblenden Die Plus- und Minuszeichen im Navigator werden dazu verwendet, um Teile der Baumansicht ein- bzw. auszublenden. Um diese Zeichen zu entfernen:

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Navigatorfenster. Ein Popup-Menü wird geöffnet.

2

Wählen Sie die Option +/- anzeigen. Damit können Sie die Zeichen +/- ein- und ausblenden.

Kapitel 4 Grundfunktionen

91

Navigatorfenster schließen •

Deaktivieren Sie die Menüoption Fenster Æ Navigator anzeigen.

•

Oder klicken Sie in der Leiste oben links auf die Schaltfläche

.

Übergabefelder Übergabefelder ermöglichen die Übergabe von Datenfeldern aus allen Infobereichen der Datenbank an verschiedene Funktionen von update.seven und andere Anwendungen und die Erstellung von Reports. Anmerkung: Übergabefelder sollten nicht verwendet werden, um Etikette für Serienbriefe zu erzeugen. Dazu können Sie Etikettformate definieren, Ö Etikettformate definieren auf Seite 213.

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Übergabefelder definieren. Das Dialogfeld Übergabefelder definieren wird geöffnet.

2

Sie können ein schon bestehendes Übergabeformat mit ihre Definitionen verwenden.

3

Wählen Sie die gewünschten Infobereiche aus, Ö Infobereiche auswählen auf Seite 91.

4

Definieren Sie Einstellungen für diese Infobereiche, Ö Einstellungen definieren auf Seite 93.

5

Wählen Sie die gewünschten Felder aus, Ö Felder auswählen auf Seite 95.

6

Erstellen Sie ein Testergebnis, Ö Ergebnis überprüfen auf Seite 96.

7

Klicken Sie auf (Speichern), geben Sie einen Namen für das Übergabeformat ein und klicken Sie auf OK und auf Schließen.

(Laden) als Ausgangspunkt für

Infobereiche auswählen Um einen Infobereich auszuwählen:

1

Wechseln Sie zur Registerkarte Infobereich.

2

Um Felder bestimmter Infobereiche als Übergabefeld zu definieren: o

Doppelklicken Sie auf den gewünschten Infobereich in der Liste Infobereich.

o

Oder markieren Sie den Infobereich und wählen Sie Hinzufügen ( der Taste Strg auch mehrere Infobereiche gleichzeitig markieren.

Der ausgewählte Infobereich wird in den Bereich Relation übernommen.

). Sie können mit

92

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird es mit einem roten Häkchen angezeigt ( ). Wenn Sie jetzt weitere Infobereiche hinzufügen, werden diese abhängig vom aktuellen Infobereich hinzugefügt. Klicken Sie erneut auf das Symbol entfernen.

, um das Häkchen wieder zu

Sie können folgende globale Einstellungen wählen: •

Ohne Rechteüberprüfung: Die im Modul Rechte erfassten Rechte werden ignoriert (nur für

•

Gelöschte Datensätze anzeigen: Auch als gelöscht markierte Datensätze werden übergeben

•

Absteigend: Die Datensätze werden absteigend sortiert.

•

Max. Datensätze: Geben Sie hier die maximale Anzahl der Datensätze an, die ausgegeben

den Administrator verfügbar).

(nur für den Administrator verfügbar).

werden sollen. Wenn Sie die Platzhalter für Felder in das Übergabeformat einfügen, müssen Sie entscheiden, wie viele abhängige Datensätze pro Infobereich übergeben werden sollen. Wollen Sie ein Übergabeformat für die Übergabe an Excel verwenden, muss die Anzahl der Datensätze leer bleiben.

Anmerkung: Sie können höchstens 40 Infobereiche in ein Übergabeformat aufnehmen.

Kapitel 4 Grundfunktionen

93

Einstellungen definieren Um Einstellungen zu definieren:

1

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ansicht, um die aktuellen Einstellungen des Infobereichs anzuzeigen. Alternativ können Sie auf das Pluszeichen klicken.

2

Klicken Sie auf Definieren, um die Einstellungen zu ändern. Alternativ können Sie auf den gewünschten Infobereich doppelklicken.

3

Im Bereich Übergeordneter Infobereich können Sie die Infobereiche auswählen, die dem ausgewählten Infobereich übergeordnet sein sollen.

4

Wählen Sie einen Schlüssel aus einer der Dropdown-Listen aus: o

Die Liste Index wird nur angezeigt, wenn im Bereich Übergeordnete Ebene kein Infobereich ausgewählt wurde. Wählen Sie aus dem Primär- und den Sekundärschlüsseln des ausgewählten Infobereichs den gewünschten Index.

o

Die Liste Index-Beziehung wird nur angezeigt, wenn im Bereich Übergeordnete Ebene ein Infobereich ausgewählt wurde. Nur der Primärschlüssel des übergeordneten Infobereichs steht zur Verfügung.

Unter den Listen wird das Verhältnis der Infobereiche zueinander (1:n, 1:1, n:m, n:1) und eventuell die Art der Indexbeziehung (personenbezogen, firmenbezogen) angezeigt.

5

Sie können im Bereich Bedingung Bedingungen laden, bearbeiten, löschen und in einer Übersicht anzeigen, Ö Bedingungen auf Seite 71. Das Kontrollkästchen Aktiv ist nur verfügbar, wenn eine Bedingung ausgewählt wurde. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Bedingung zu aktivieren.

6

Bestimmen Sie, welche Art von Daten übergeben werden: o

Summe: Es werden nur Summenfelder übergeben.

o

Muss: Ein übergeordneter Datensatz wird nur dann ausgegeben, wenn ein abhängiger Infobereich existiert.

94

Benutzerhandbuch update.seven win

o

Existiert: Es werden keine Daten übergeben, aber die Bedingung oder Beziehung wird überprüft. Bei Auswahl dieser Option wird der Bereich Erweiterte Bedingungen angezeigt. Klicken Sie dort auf Ändern und setzen Sie eine Bedingung auf Anzahl und Summen (z. B. Personen mit weniger als drei Kontakten).

o

Existiert nicht: Es werden keine Daten übergeben, wenn der Infobereich nicht existiert.

o

Optional: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Muss-Bedingung für

abhängige Infobereiche aufzuheben. Voraussetzung ist, dass Sie mehrere Infobereiche haben, die einem Infobereich untergeordnet sind, und dass das Kontrollkästchen Muss aktiviert ist. o

Absteigend: Die Datensätze werden absteigend sortiert.

o

Max. Datensätze: Geben Sie an, wie viele Datensätze pro Infobereich bei der Übergabe an die Anwendung ausgegeben werden. Beispiel: Sie definieren ein Format mit dem Infobereich Firma und davon abhängig den Infobereich Angebot. Wenn Sie für den Infobereich Angebot in dieses Feld "3" eintragen, werden für eine Firma maximal 3 Angebote ausgegeben.

o

Feldpräfix: Hier können Sie das Feldpräfix des ausgewählten Infobereichs ändern. Dieses Präfix wird in die Vorlage des Serienbriefs übernommen.

Anmerkung: Der geänderte Präfixname darf nicht mit den gleichen Buchstaben beginnen wie das ursprünglich vorgegebene Infobereichskürzel. Ändern Sie also z.B. nicht das Kürzel FI in FIRMA. Eine Änderung in Kleinbuchstaben (z. B. firma) ist hingegen möglich. Beispiele für die Optionen Muss, Existiert und Existiert nicht für die Infobereiche Firma und Angebot:

7

o

Keine Option: alle Firmen- und Angebotsdatensätze werden ausgegeben.

o

Muss: alle Firmen- und Angebotsdatensätze, bei denen Angebote bei der Firma erfasst sind, werden ausgegeben.

o

Muss + Existiert: alle Firmendatensätze, bei denen ein Angebot erfasst ist, werden ausgegeben.

o

Muss + Existiert nicht: alle Firmendatensätze, bei denen keine Angebote erfasst sind, werden ausgegeben.

Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Kapitel 4 Grundfunktionen

95

Felder auswählen Um Felder auszuwählen:

1

Wechseln Sie im Dialogfeld Übergabefelder definieren zur Registerkarte Felder.

2

Wählen Sie aus, welche Felder im Bereich Felder [Infobereich] angezeigt werden sollen: o

Datenfelder: nur Felder, die Daten enthalten

o

Summenfelder: nur Felder, die Summen bzw. Zahlen enthalten

o

Sortfelder

Anmerkung: Das Optionsfeld Summenfelder ist nur aktiv, wenn im Bereich Infobereich ein abhängiger Infobereich ausgewählt wurde. Wenn Sie Sortfelder ausgewählt haben, klicken Sie auf Definieren, um zu bestimmen, nach welchem Feld sortiert werden soll, Ö Sortieren auf Seite 68.

Alle Infobereiche: Die Felder aller Infobereiche werden angezeigt. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um im Block Definition Felder nur den im Block Felder ausgewählten Infobereich anzuzeigen.

3

Das Feld Infobereich enthält alle Infobereiche, die in der Registerkarte Infobereich ausgewählt wurden. Markieren Sie einen Infobereich. Je nach ihren Einstellungen werden im Block Felder [Infobereich] alle Daten- oder Summenfelder des Infobereichs angezeigt.

4

Doppelklicken Sie auf das gewünschte Feld (oder markieren Sie es und wählen Sie

Hinzufügen).

Das Feld wird in den Bereich Felder übernommen. Anmerkung: Sie können auch mehrere Felder mit der Taste Strg markieren und gleichzeitig hinzufügen. Mit dem Kontrollkästchen Alle können Sie alle Felder hinzufügen.

96

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Fügen Sie eventuell weitere Felder hinzu.

6

Bearbeiten Sie, wenn notwendig, die Liste Felder:

7

o

), um ein markiertes Feld aus der Liste der Wählen Sie die Schaltfläche Entfernen ( Übergabefelder zu entfernen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Kontrollkästchen vor dem Infobereich oder Feld deaktiviert wird.

o

Mit Doppelklick können Sie ebenfalls Felder wieder aus der Liste Felder entfernen.

o

Mit dem Kontrollkästchen Alle können Sie alle Felder markieren.

o

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen eines Feldes, um es als Übergabefeld zu speichern, aber nicht auszugeben.

o

), um einen markierten Infobereich oder ein markiertes Feld Wählen Sie Löschen ( aus der Liste der Übergabefelder zu löschen. Wenn das Kontrollkästchen Alle aktiviert ist, aber kein Infobereich und kein Feld ausgewählt ist, werden alle Infobereiche und Felder gelöscht.

o

Wählen Sie Aufwärts (

), um ein markiertes Feld nach oben zu verschieben.

o

Wählen Sie Abwärts (

), um ein markiertes Feld nach unten zu verschieben.

Der Block Definition Felder zeigt die ausgewählten Felder an. Sie können in die Spalten Feldtexte und Länge klicken, um Einträge zu bearbeiten.

Ergebnis überprüfen

Klicken Sie auf Start, um das Ergebnis anzuzeigen. Diese Anzeige dient nur zur Information. Unter Ergebnis wird die Zahl der gefundenen Datensätze angezeigt.

Kapitel 4 Grundfunktionen

97

Übergabe von Bearbeiterdaten Kontakte sind über den ersten Bearbeiter, der im Kontakt eingetragen ist, mit den Bearbeitern der Bearbeitertabelle verbunden. Damit benötigen Sie nicht für jeden Bearbeiter ein eigenes Format, sondern Sie können für alle Bearbeiter ein einziges Übergabeformat verwenden. Auch wenn sich die Bearbeiterdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ändern, muss dies nicht extra im Übergabeformat nachgezogen werden. Sie können für Einzel- und Serienbriefe auf Daten der folgenden Bearbeiter zugreifen: Branchenversion

Firma

Person

Kontakt

BTB

AD1

AD

Bearbeiter

OTC

AD

AD

Bearbeiter

FS

KB1

KB1

Bearbeiter

Kontakt Wenn Sie einen Einzel- oder Serienbrief vom Kontakt übergeben, werden die Daten des Kontaktbearbeiters herangezogen.

Firma/Person oder abhängiger Infobereich Wenn Sie einen Einzel- oder Serienbrief von der Firmen- oder Personenebene bzw. von einer abhängigen Ebene (außer Kontakt) übergeben, werden die Daten der Bearbeiter aus der Firma bzw. Person übergeben. Die Sortierfolge bestimmt dabei, ob der Bearbeiter aus der Firma oder Person herangezogen wird. Wenn ein Bearbeiter mehrmals in der Bearbeitertabelle erfasst ist, werden bei der Übergabe an die Textverarbeitung die Daten des ersten gefundenen Bearbeiters übergeben. Bei der Übergabe an eine Tabellenkalkulation wird je Bearbeiter eine Zeile generiert.

Übergabe von Bearbeiterdaten aus der Firma Um Bearbeiterdaten aus der Firma zu übergeben:

1

Definieren Sie die folgenden Übergabefelder: Firma: Firma, Land, Plz, Ort, Straße, AD 1 bzw. KB 1 Person: Geschlecht, Vorname, Nachname Kontakt: Datum, Zeit, Enddatum, Endzeit, Bearbeiter, Text Bearbeiter: E-Mail 1, Vorwahl Land, Vorwahl Ort, Tel1

2

Erstellen Sie ein neues Word-Dokument und fügen Sie die den Übergabefeldern entsprechenden Seriendruckfelder ein, Ö Serienbriefe erstellen auf Seite 216.

3

Öffnen Sie den Infobereich Firma/Person, und suchen Sie die gewünschte Firma/Person.

4

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Kontakt, und suchen Sie den gewünschten Kontaktdatensatz, oder erstellen Sie gegebenenfalls einen neuen Kontakt.

Starten Sie die Übergabe an die Textverarbeitung mit der Schaltfläche Einzelbrief, Ö Textverarbeitung auf Seite 213.

98

Benutzerhandbuch update.seven win

Sie erhalten folgendes Ergebnis:

Da die Übergabe aus dem Kontakt erfolgt ist, wurden E-Mail und Telefonnummer des Kontaktbearbeiters an die Textverarbeitung übergeben. Bei einer Übergabe aus der Firma/Person würden die Daten des AD 1 übernommen.

Übergabe von Bearbeiterdaten für Serienbriefe Definieren Sie die folgenden Übergabefelder: Firma: Firma, Land, Plz, Ort, Straße, AD 1 bzw. KB 1 Bearbeiter: Geschlecht, Vorname, Nachname, E-Mail 1, Land, Plz, Ort, Straße, Vorwahl Land, Vorwahl Ort, Tel1. Sie erhalten folgendes Ergebnis:

99

KAPITEL 5

Kontaktmanagement In diesem Kapitel finden Sie eine Einführung in das Kontaktmanagement von update.seven. Sie erfahren, wie Sie Kundenkontakte (Telefonate, Briefe, Besuche, etc.), Aufgaben und Fehlzeiten erstellen und im Kalender bzw. in der Tagesübersicht anzeigen.

Kontakte

Der Infobereich Kontakt gibt Ihnen Einblick in die Entwicklungsgeschichte Ihrer Beziehung zu Interessenten und Kunden und stellt die Basis für eine persönliche Kundenbetreuung dar. Den Kontaktdatensätzen entnehmen Sie wichtige Informationen über Telefonate, Kundenbesuche und ähnliche Termine. Wenn Sie einen Kontakt mit einer Firma oder Person anlegen, sind Sie standardmäßig als Bearbeiter und damit Organisator des Kontakts eingetragen. Sie können zusätzliche Bearbeiter und Ressourcen sowie beliebige Firmen oder Personen der update.seven-Datenbank als Teilnehmer zu einem Kontakt hinzufügen, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite 100 und Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite 102. Diese internen Bearbeiter werden im Infobereich ToDo-Liste über den Kontakt informiert und können zu- oder abzusagen, Ö ToDo-Liste auf Seite 117 und Kontakte zu- oder absagen auf Seite 120. Außerdem können Sie Erinnerungen für Kontakte sowie Meldungen, z. B. über Zu- bzw. Absagen oder Kontaktänderungen, anzeigen, Ö Erinnerungen auf Seite 113 und ToDoEskalation auf Seite 125. Bei der Neuanlage können Kontakte Ö Terminüberschneidungen auf Seite 139.

auch

auf

Überschneidungen

geprüft

werden,

Anmerkung: Der Infobereich Kontaktübersicht ermöglicht Ihnen die firmenunabhängige Darstellung ihrer Kontakte. Wählen Sie dazu im Menü Info Æ Kontaktübersicht.

100

Benutzerhandbuch update.seven win

Eigene Kontakte anlegen Um eigene Kontakte anzulegen:

1

Suchen Sie die Person, mit der der Kontakt stattfinden soll, und zeigen Sie sie in der Ebene

Firma+Person an.

2

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kontakt.

3

Klicken Sie auf Neu (

).

Die Kontaktmaske wird angezeigt. Vorgabewerten bereits belegt sein.

4 5

Einige

Felder

können

durch

Definition

von

Erfassen Sie die kontaktbezogenen Felder: Kontakt, Status, Dauer, Wichtigkeit usw. Wenn Sie Ihr Administrator als Benutzer ordnungsgemäß angelegt hat, steht nun im Feld

Bearbeiter Ihr Name. Steht Ihr Name nicht im Feld Bearbeiter, oder wollen Sie den Kontakt

für einen anderen Bearbeiter anlegen, doppelklicken Sie in das Feld oder klicken Sie auf das Bearbeitersymbol ( 36.

). Der Bearbeiterkatalog wird geöffnet, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite

6

Wählen Sie den Bearbeiter aus dem Bearbeiterkatalog aus.

7

Bestätigen Sie mit Speichern.

Anmerkung: Wenn Sie im Feld Bearbeiter eine Änderung vornehmen, obwohl Sie nicht selber den Kontakt angelegt hatten, wird automatisch im Feld Kontakt von Ihr Name angezeigt. So weiß jeder Mitarbeiter, wer die letzte Änderung durchgeführt hat.

Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen Sie können über das Feld Teilnehmer weitere Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen. Dazu steht Ihnen ein erweiterter Bearbeiterkatalog zur Verfügung, der zusätzlich folgende Schaltflächen enthält:

Ressourcen (Alt + R) Aktuelle Auswahl löschen (Alt + S) Gesamte Auswahl löschen (Alt + C) Außerdem können Sie in der Spalte Teilnahmeart zwischen erforderlich, optional und zur

Information wählen.

Im Feld Teilnehmer können Sie bis zu zwanzig Bearbeiter auswählen.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

101

Um Bearbeiter und Ressourcen einem Kontakt hinzuzufügen:

1

Legen Sie einen Kontakt an, Ö Eigene Kontakte anlegen auf Seite 100.

2

Aktivieren Sie im Bearbeiterkatalog des Feldes Teilnehmer die gewünschten Bearbeiter, und wählen Sie für jeden Teilnehmer in der Dropdown-Liste der Spalte Teilnahmeart den gewünschten Eintrag aus (erforderlich, optional, zur Information).

3

Falls Sie auch Ressourcen hinzufügen (z.B. Besprechungsräume reservieren) möchten, (Ressourcen), um die vorhandenen Ressourcen klicken Sie im Bearbeiterkatalog auf anzuzeigen. Als Teilnahmeart machen in diesem Fall nur "erforderlich" und "optional" Sinn.

4

Klicken Sie auf OK.

5

Speichern Sie den Datensatz. Im Fenster rechts neben der Kontaktmaske wird die Teilnehmerliste mit dem jeweiligen Teilnahmestatus angezeigt.

Die Firma oder Person, zu der der Kontaktdatensatz angelegt wird, wird in der Teilnehmerliste als Hyperlink dargestellt. Durch Klicken auf den Hyperlink gelangen Sie zum Datensatz der jeweiligen Firma oder Person. steht für den Teilnahmestatus erforderlich,

zur Information und

für optional.

Anmerkung: Der Erfasser des Kontakts wird automatisch mit der Teilnahmeart erforderlich in die Teilnehmerliste übernommen.

6

Der Kontakt wird nach dem Aktualisieren in den Infobereichen Kontakt, Kalender und Tagesübersicht der Teilnehmer angezeigt. Das Feld Bearbeiter enthält standardmäßig den Organisator des Kontakts.

102

Benutzerhandbuch update.seven win

Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzufügen Sie können auch beliebige Firmen oder Personen der Datenbank zu einem Kontakt hinzufügen. Für diese Firmen und Personen stehen die Möglichkeiten der Erinnerungsliste, der Meldungsliste und der ToDo-Liste natürlich nicht zur Verfügung. Um Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzuzufügen:

1 2

Legen Sie einen Kontakt an, Ö Eigene Kontakte anlegen auf Seite 100. Wählen Sie nach dem Speichern des Datensatzes im Kontextmenü des Infobereichs

Kontakt die Option Kontaktbeteiligter. Der Infobereich Kontaktbeteiligter wird geöffnet.

3

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

4

Wählen Sie im Kontextmenü die Option Firma suchen oder Person suchen. Die Firmen- oder Personensuchmaske wird geöffnet, Ö Suchen auf Seite 56.

5

Suchen und wählen Sie die gewünschte Firma oder Person. Sie kehren automatisch in die Ebene Kontaktbeteiligter zurück, wo die gewählte Firma oder Person angezeigt wird.

6

Wählen Sie im Feld Teilnahmeart den gewünschten Eintrag.

7

Speichern Sie, und schließen Sie den Infobereich Kontaktbeteiligter. Sie kehren zu dem Kontaktdatensatz zurück, zu dem die Firma oder Person hinzugefügt wurde. In der Teilnehmerliste rechts neben der Kontaktmaske wird die hinzugefügte Firma oder Person als Hyperlink angezeigt.

Anmerkung: Auch die Person oder Firma, zu der der Kontaktdatensatz angelegt wurde, wird in der Teilnehmerliste als Hyperlink dargestellt.

8

Klicken Sie auf den Hyperlink, um direkt zum Datensatz der betreffenden Firma oder Person zu gelangen.

Infobereich Kontaktbeteiligung Der Infobereich Kontaktbeteiligung bietet die gleichen Möglichkeiten wie der Infobereich Kontakt, zusätzlich werden zu jeder Firma oder Person auch die Kontakte angezeigt, bei denen sie nur Kontaktbeteiligter ist, d. h. an denen sie über die Option Kontaktbeteiligter im Kontextmenü als Beteiligter hinzugefügt wurde.

Kontakte verschieben Wenn der Organisator einen Kontakt verschiebt, erhalten die Teilnehmer eine Meldung mit dem Eintrag "Änderung" im Feld Meldungstyp und der neuen Kontaktzeit im Feld Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122. Anmerkung: Beim Ändern von Kontakten erhalten die eingeladenen Bearbeiter auch dann eine Meldung, wenn im Kontaktdatensatz das Kontrollkästchen ToDo aktiviert ist.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

103

Im ToDo-Datensatz und im Kontaktdatensatz der eingeladenen Bearbeiter werden Start- und Endzeit, Start- und Enddatum sowie die Felder ToDo bis Datum, ToDo bis Zeit, Fällig-Datum und Fällig-Zeit des Kontakts aktualisiert. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt, zu dem der Organisator eine Meldung erhält, wenn nicht alle Teilnehmer mit der Teilnahmeart "erforderlich" zu- oder abgesagt haben, verschoben wird, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Kontakte löschen Wenn der Organisator einen Kontakt löscht, werden bei den Teilnehmern nach dem Aktualisieren der betreffende Kontaktdatensatz sowie die dazugehörigen ToDo-, Meldungs- und Erinnerungsdatensätze entfernt. Anmerkung: Die Teilnehmer des Kontakts haben nicht das Recht, den Kontaktdatensatz zu löschen. Die Meldung: "Satz kann nicht gelöscht werden!" wird angezeigt.

Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben Damit Sie Kontaktdaten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben können, muss im Infobereich Konfiguration Ihr E-Mail-Programm angegeben werden, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2. Sie können Kontakte auf zwei Arten übergeben: •

Übergabe über das Kontextmenü: Wählen Sie die Option Outlook im Kontextmenü eines Kontaktdatensatzes, um den Kontakt an das entsprechende Mailprogramm zu übergeben.

•

Übergabe über das Kontrollkästchen Ext.Kalender: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ext.Kalender im Maskenzusatz des Kontaktdatensatzes, um den Kontakt an das entsprechende Mailprogramm zu übergeben.

Kontakte, die in update.seven gelöscht werden, werden auch im Mailprogramm gelöscht.

Kontakte, Aktivitäten und Kampagnen Kontakte können auch im Rahmen von Aktivitäten und Kampagnen generiert werden, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182. Wenn Sie einen Kontakt manuell einer Aktivität zuordnen möchten, doppelklicken Sie in das Feld Akt-StNr oder auf das Symbol Suchen im Feld Æ Aktivität, und verwenden Sie das darauf folgende Dialogfeld, Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164. Wenn ein Kontakt automatisch im Rahmen einer Kampagne angelegt wurde, können Sie über die Felder Kampagne, Kamp.-StNr. und Kamp.Nr. auf die Kampagne zugreifen bzw. diese Felder bei einer Suche oder Selektion verwenden.

Kontakte in Kalender und Tagesübersicht anzeigen Jeder Kontakt, bei dem Sie als Bearbeiter eingetragen sind, wird automatisch im Kalender und in der Tagesübersicht angezeigt, Ö Kalender und Tagesübersicht auf Seite 127. Aus dem Kalender können Sie auch Kontakte neu anlegen.

104

Benutzerhandbuch update.seven win

Aufgaben Im Infobereich Aufgaben können Sie Aufgaben erfassen, die nicht von einem Kunden abhängig sind. Aufgaben werden im Kalender, nicht jedoch der Tagesübersicht angezeigt. Im Kalender können Aufgaben auch neu angelegt werden, Ö Kalender auf Seite 127. Im Infobereich Aufgaben stehen ähnliche Möglichkeiten wie im Infobereich Kontakt zur Verfügung: Aufgaben für sich selbst oder für andere Bearbeiter anlegen, Ö Aufgaben anlegen auf Seite 104.

• •

Erinnerungen für Aufgaben definieren, Ö Erinnerungen auf Seite 113.

•

Anstehende Aufgaben im Infobereich ToDo-Liste der Teilnehmer anzeigen, die dann die Möglichkeit zum Zu- oder Absagen haben, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

•

Bei Zu- oder Absagen sowie beim Verschieben von Aufgaben Meldungen im Infobereich

Meldungsliste anzeigen, Ö Meldungen auf Seite 122.

•

Eskalationsdatensätze erzeugen, wenn bis zur Startzeit der Aufgabe erforderlichen Teilnehmer zugesagt haben, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

•

Aufgaben als Projekte darstellen und in Teilprojekte unterteilen, Ö Projekte in Aufgaben auf Seite 108.

nicht

alle

Anmerkung: Bei den Projekten in Aufgaben besteht kein Zusammenhang mit dem Infobereich Projekt der Branchenversion BTB.

Aufgaben anlegen Um eine Aufgabe anzulegen:

1

Wählen Sie im Infobereich Aufgaben die Schaltfläche Neu.

2

In den Feldern Bearbeiter und Erfasser wird automatisch Ihr Name eingetragen. Wenn eine andere Person Organisator der Aufgabe sein soll, wählen Sie im Feld Bearbeiter einen anderen Bearbeiter aus.

3

Wählen Sie, falls gewünscht, im Feld Teilnehmer die Teilnehmer der Aufgabe aus, Ö Bearbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen auf Seite 108.

4

Geben Sie in den Feldern Startdatum und Startzeit das gewünschte Startdatum und die gewünschte Startzeit ein.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

5

105

Bestimmen Sie in den Feldern Enddatum und Endzeit das gewünschte Enddatum und die gewünschte Endzeit. Wenn Sie im Feld Dauer eine Dauer der Aufgabe angeben, werden diese beiden Felder anhand von Startdatum und Startzeit automatisch berechnet.

6

Aktivieren Sie in der Registerkarte ToDo das Kontrollkästchen ToDo, wenn für die Teilnehmer der Aufgabe ToDo-Datensätze angelegt werden sollen, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

7

Aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen ToDo-Eskal., wenn auch Meldungen und Eskalationsdatensätze angelegt werden sollen, Ö Meldungen auf Seite 122 und ToDoEskalation auf Seite 125.

8

Geben Sie im Feld Erinnern Dauer eine Zeit an, wenn die Teilnehmer nach einer bestimmten Zeit an die Aufgabe erinnert werden sollen, Ö Erinnerungen auf Seite 113.

9

Erfassen Sie bei Bedarf weitere Felder, und speichern Sie den Datensatz.

Felder des Infobereichs Aufgaben Folgende Felder stehen im Infobereich Aufgaben zur Verfügung: •

Bearbeiter: In diesem Feld ist in der Neuanlage-Maske standardmäßig der Name des angemeldeten update.seven-Benutzers eingetragen. Sie können hier auch einen anderen Bearbeiter auswählen, für den Sie eine Aufgabe anlegen möchten und der der Organisator der Aufgabe sein soll.

•

Erfasser: In diesem Feld ist immer der Bearbeiter eingetragen, der die Aufgabe anlegt.

• •

in Bearb. von: In diesem Feld wird der Bearbeiter eingetragen, der bei Einzelaufgaben als

Erster zusagt.

Teilnehmer: Hier steht Ihnen der erweiterte Bearbeiterkatalog zur Verfügung, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite 100. Allerdings können Sie bei

Aufgaben keine Ressourcen auswählen. •

Status: Aufgaben haben standardmäßig den Status "offen". Der Status der Aufgabe wird

•

Einzelaufgabe: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, reicht es, wenn einer der

automatisch auf "erledigt" gesetzt, wenn alle Beteiligten der Aufgabe den Status des zugehörigen ToDo-Datensatz auf "erledigt" setzen. Bei Einzelaufgaben reicht es, wenn einer der Beteiligten der Aufgabe den Status des ToDo-Datensatzes auf "erledigt" setzt.

beteiligten Bearbeiter zusagt, damit kein Eskalationsdatensatz angelegt wird. Dieser Bearbeiter wird in das Feld in Bearb. von übernommen, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

Außerdem wird der Status der Aufgabe auf "erledigt" gesetzt, sobald einer der Teilnehmer den ToDo-Status des ToDo-Datensatzes zur Aufgabe auf "erledigt" setzt, Ö Aufgaben auf erledigt setzen auf Seite 121. •

Startdatum: Standardmäßig ist das aktuelle Datum eingetragen, Sie können jedoch ein

•

Startzeit: Standardmäßig ist die aktuelle Zeit eingetragen, Sie können jedoch eine beliebige Startzeit auswählen.

•

Enddatum: Geben Sie das Enddatum der Aufgabe ein.

beliebiges Startdatum auswählen.

Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird das Enddatum anhand des Startdatums automatisch berechnet. •

Endzeit: Geben Sie die Endzeit der Aufgabe ein. Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird die Endzeit anhand der Startzeit automatisch berechnet. Anmerkung: Wenn Sie weder Startzeit noch Enddatum, Endzeit und Dauer angeben, werden in diese Felder beim Speichern automatisch Werte für einen eintägigen Termin eingetragen.

106

Benutzerhandbuch update.seven win •

Fällig-Datum: Wenn Sie dieses Feld nicht erfassen, wird der Eintrag aus dem Feld Enddatum übernommen. Wenn das Fällig-Datum vor dem aktuellen Datum liegt, und der

Status "offen" oder "in Bearbeitung" ist, gilt die Aufgabe als versäumt.

Das berechnete Fällig-Datum wird in das Feld ToDo bis Datum übernommen. •

Fällig-Zeit: Wenn Sie dieses Feld nicht erfassen, wird der Eintrag aus dem Feld Endzeit übernommen. Wenn die errechnete Fällig-Zeit vor der aktuellen Zeit liegt, wird hier die aktuelle Zeit eingetragen. Die berechnete Fällig-Zeit wird in das Feld ToDo bis Zeit übernommen.

•

Erledigt-Datum: Dieses Feld wird automatisch erfasst, wenn der Status der Aufgabe auf

•

Erledigt-Zeit: Dieses Feld wird automatisch erfasst, wenn der Status der Aufgabe auf

•

Dauer: Geben Sie die gewünschte Dauer der Aufgabe ein.

"erledigt" gesetzt wird.

"erledigt" gesetzt wird.

Dieses Feld wird automatisch berechnet, wenn die Felder Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit erfasst sind.

Registerkarte Info •

Ausführungstyp: Wählen Sie einen Eintrag aus, wenn aus dem Infobereich Aufgaben vordefinierte Trigger oder Workflows gestartet werden sollen. Trigger und Workflows werden über das Kontextmenü aktiviert, Ö Kontextmenü für Aufgaben auf Seite 107.

•

Ausf.-Format: Sie können ein vordefiniertes Workflow- oder Triggerformat auswählen, wenn Sie im Feld Ausführungstyp einen Eintrag gewählt haben. Trigger und Workflows werden über das Kontextmenü aktiviert, Ö Kontextmenü für Aufgaben auf Seite 107.

Registerkarte ToDo •

ToDo: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die beteiligten Bearbeiter der Aufgabe durch einen ToDo-Datensatz informiert werden sollen.

•

ToDo bis Datum: Hier wird nach dem Speichern der Aufgabe automatisch der Eintrag des Feldes Fällig-Datum übernommen. Sie können das Feld aber auch manuell erfassen. Wenn bis zu der eingetragenen Zeit und dem im Feld ToDo bis Datum eingetragenen Datum nicht alle beteiligten Bearbeiter der Aufgabe (oder bei Einzelaufgaben einer der beteiligten Bearbeiter) zugesagt haben, wird eskaliert, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

•

ToDo bis Zeit: Hier wird nach dem Speichern der Aufgabe automatisch der Eintrag des Feldes Fällig-Zeit übernommen. Sie können das Feld aber auch manuell erfassen. Wenn bis zu dem eingetragenen Datum und der im Feld ToDo bis Zeit eingetragenen Zeit nicht alle beteiligten Bearbeiter der Aufgabe (oder bei Einzelaufgaben einer der beteiligten Bearbeiter) zugesagt haben, wird eskaliert, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

•

ToDo-Eskal.: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn zusätzlich zu den ToDoDatensätzen auch Meldungen und Eskalationsdatensätze erzeugt Ö Meldungen auf Seite 122 und ToDo-Eskalation auf Seite 125.

werden

sollen,

Registerkarte Sonst •

Link-Nr.: Über dieses Feld können Sie die Aufgabe mit einem Datensatz verknüpfen. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, wählen Sie einen Infobereich aus und klicken Sie auf OK. Suchen Sie den Datensatz mit Hilfe der Suchmaske, Ö Suche durchführen auf Seite 56. Anmerkung: Sie können hier nur jene Infobereiche auswählen, für die es eine fixe Zuordnung zu einer Ebene gibt (z.B. Firma, Person, Kontakt). Wenn hier weitere Infobereiche angezeigt werden sollen, muss der Administrator diese im Desktop auf der Registerkarte Links definieren, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

•

107

Link: Dieses Feld enthält nach dem Speichern einen Link auf den verknüpften Datensatz.

Um den Zieldatensatz zu ändern, klicken Sie auf das Suchsymbol rechts.

Kontextmenü für Aufgaben Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Aufgaben standardmäßig zur Verfügung:

Eigene

Zeigt alle Aufgaben an, bei denen Sie im Feld Bearbeiter oder Teilnehmer eingetragen sind.

Delegierte

Zeigt alle Aufgaben an, bei denen Sie im Feld Erfasser eingetragen sind.

Bearbeiter

Zeigt alle Aufgaben aller Bearbeiter an.

Vertretung

Zeigt zusätzlich die Aufgaben der Bearbeiter an, bei denen Sie im Infobereich Bearbeiter als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.

Alle

Zeigt alle "eigenen", "delegierten" oder "Bearbeiter"-Aufgaben unabhängig von ihrem Status an.

Aktive

Zeigt alle Aufgaben mit dem Status "offen" oder "in Bearbeitung" an, deren Fällig-Datum entweder leer ist, in der Zukunft oder am aktuellen Tag (mit der Uhrzeit in der Zukunft) liegt.

Erledigte

Zeigt alle Aufgaben mit dem Status "erledigt" an.

Versäumte

Zeigt alle Aufgaben an, deren Fällig-Datum vergangen ist. Der Status "versäumt" hat in dem Fall keinen Einfluss. Wenn kein Fällig-Datum vorhanden ist und der Status entweder "offen", "in Bearbeitung" oder "versäumt" ist, gilt die Aufgabe als "versäumt".

Zusage

Sagt im Infobereich Aufgaben zu, Ö ToDo-Liste auf Seite 117. Ist aktiv, wenn Aufgaben mit ToDo-Datensätzen erstellt werden.

Absage

Sagt im Infobereich Aufgaben ab. Ist aktiv, wenn Aufgaben mit ToDo-Datensätzen erstellt werden.

Erledigt

Für Teilnehmer einer Aufgabe: Setzt den ToDo-Status des ToDo-Datensatzes dieser Aufgabe auf "erledigt" bzw. sendet eine Erledigungsmeldung an den Organisator der Aufgabe, Ö Aufgaben auf erledigt setzen auf Seite 121. Für den Organisator einer Aufgabe: Setzt den Status der Aufgabe auf "erledigt".

Ausführen

Startet

Neue Subaufgabe

Öffnet den Infobereich Neue Subaufgabe und legt eine Aufgabe an, die mit der aktuell angezeigten Aufgabe über das Feld Vorg.Aufgabe-Nr. verbunden wird.

Verbinde Aufgabe

Öffnet die Suchmaske für Aufgaben und sucht eine Aufgabe, die mit der aktuell angezeigten Aufgabe über das Feld Vorg.Aufgabe-Nr. verbunden werden soll.

Erinnerung

Öffnet den Infobereich Erinnerung bearbeiten, wo Sie bestehende Erinnerungen bearbeiten und für sich selbst neue Erinnerungen anlegen können, Ö Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten auf Seite 114.

vordefinierte

Trigger

oder

Workflows,

die

Ausführungstyp und Ausf.-Format eingetragen wurden.

in

den

Feldern

108

Benutzerhandbuch update.seven win Dokument

Öffnet in den Dokumentfeldern eingetragene Dokumente.

Outlook

Übergibt die Aufgabe direkt an Microsoft Outlook oder Lotus Notes, Ö Aufgaben an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 110.

Aufgabe Projektansicht

Unterteilt eine Aufgabe in mehrere Phasen, Ö Projekte in Aufgaben auf Seite 108.

Kontakt neu

Startet die Firmensuche und legt zur gewählten Firma einen neuen Kontakt an.

Bearbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen Das Hinzufügen von Bearbeitern zu einer Aufgabe funktioniert wie das Hinzufügen von Bearbeitern zu einem Kontakt, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite 100. Allerdings können Sie Aufgaben keine Ressourcen zuordnen, und das Fenster mit der Teilnehmerliste rechts neben der Maske steht nicht zur Verfügung.

Projekte in Aufgaben Sie können im Infobereich Aufgaben Projekte strukturieren: Die Teilaufgaben werden in Projekten zusammengefasst, indem Sie ihnen einen Typ zuordnen (Teilprojekt, Meilenstein,...) und sie dann je nach Projektstruktur verbinden. Um eine Aufgabe in Projekte zu unterteilen:

1 2

Legen Sie eine Aufgabe mit dem Eintrag "Projekt" im Feld Art an. Speichern Sie, und wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs Aufgabe die Option

Aufgabe - Projektansicht.

Die Ansicht Aufgabe - Projektansicht wird geöffnet.

Im Feld Text links neben der Maske wird in der ersten Zeile der Eintrag des Feldes Art der Ausgangsaufgabe angezeigt.

3

Legen Sie mit "Teilprojekt".

(Neu) einen Teilschritt zu der Ausgangsaufgabe an, z. B. mit der Art

In der Ansicht Aufgabe - Projektansicht stehen Ihnen die gleichen Felder wie im Infobereich Aufgaben zur Verfügung.

4

Nach dem Speichern des Datensatzes wird die Untergliederung der Aufgabe im Feld Text angezeigt. Durch Klicken auf einen Eintrag wird der jeweilige Datensatz in der Maske angezeigt.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

5

109

Sie können weitere Teilschritte für die Ausgangsaufgabe anlegen oder die Teilschritte weiter untergliedern, d. h. Sie legen für ein Teilprojekt untergeordnete Projekte an.

Wenn Sie die Maus über einem der Einträge positionieren, werden Fälligzeit, Fälligdatum, der Bearbeiter sowie der Betreff angezeigt, falls diese Felder erfasst wurden. Die Einträge in der Ansicht Text werden abhängig von der Art des Eintrags und je nach Status in verschiedenen Farben dargestellt: Eintragstyp und Status

Farbe

Projekt

Schwarz

Projekt mit Status "erledigt"

Grün

Teilprojekt

Schwarz

Teilprojekt mit Status "versäumt"

Rot

Teilprojekt mit Status "erledigt"

Grün

Meilenstein

Lila

Aufgabe

Blau

Aufgabe mit Status "versäumt"

Rot

Aufgabe mit Status "erledigt"

Grün

Zusätzlich wird für den Status "erledigt" das Symbol Symbol

und für den Status "versäumt" das

angezeigt.

Im Kontextmenü der Ansicht Aufgabe - Projektansicht stehen Ihnen einige der Optionen des Infobereichs Aufgaben zur Verfügung, Ö Kontextmenü für Aufgaben auf Seite 107. Anmerkung: Die Ansicht Aufgabe - Projektansicht kann nur in der Maskenansicht dargestellt werden. In dieser Ansicht stehen Ihnen die Schaltflächen zum Wechseln zwischen den einzelnen Datensätzen sowie für die Masken-/Listenansicht nicht zur Verfügung.

Aufgaben verschieben Wenn der Organisator eine Aufgabe verschiebt, erhalten die eingeladenen Bearbeiter eine Meldung mit dem Eintrag "Information" im Feld Meldungstyp und der neuen Zeit im Feld Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122. Im ToDo-Datensatz und im Aufgabendatensatz der beteiligten Bearbeiter werden Start- und Endzeit, Start- und Enddatum der Aufgabe sowie die Felder ToDo bis Datum, ToDo bis Zeit, Fällig-Datum und Fällig-Zeit aktualisiert. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt, an dem der Organisator eine Meldung erhält, wenn nicht alle beteiligten Bearbeiter zu- oder abgesagt haben, verschoben wird, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

110

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Beim Ändern von Aufgaben erhalten die beteiligten Bearbeiter auch dann eine Meldung, wenn im Aufgabendatensatz das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. nicht aktiviert wurde, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

Aufgaben löschen Wenn der Organisator oder ein beteiligter Bearbeiter eine Aufgabe löscht, wird der Aufgabendatensatz sowie die dazugehörigen ToDo-, Meldungs- und Erinnerungsdatensätze nach dem Aktualisieren entfernt. Beim Löschen von Aufgaben werden keine Meldungsdatensätze angelegt.

Aufgaben an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben Sie können Aufgaben auf zwei Arten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben: •

Über die Option Outlook im Kontextmenü des Aufgabendatensatzes

•

Über das Kontrollkästchen Ext.Kalender im Maskenzusatz des Aufgabendatensatzes

Weitere Informationen zur genauen Vorgangsweise finden Sie unter Ö Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 103.

Fehlzeiten Sie können im Infobereich Fehlzeiten Zeiten definieren, in denen ein Bearbeiter nicht für geschäftliche Termine zur Verfügung steht. Hier können Sie Urlaub, Krankenstand usw. eintragen. Fehlzeiten können auch an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übertragen werden. Ein Bearbeiter kann über die ToDo-Liste und die ToDo-Eskalation Fehlzeiten von seinem Vorgesetzten oder anderen Bearbeitern genehmigen lassen, Ö ToDo-Liste auf Seite 117. Wenn der Vorgesetzte die Fehlzeit nicht bis zum Start der Fehlzeit genehmigt, kann ein Eskalationsdatensatz erzeugt werden, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125. Außerdem können Sie Erinnerungen für sich selbst und für den Vorgesetzten anlegen, Ö Erinnerungen auf Seite 113. Fehlzeiten werden im Infobereich Kalender angezeigt, von wo aus auch neue Fehlzeiten angelegt werden können, Ö Kalender auf Seite 127.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

111

Fehlzeiten anlegen Um eine Fehlzeit anzulegen:

1

Wählen Sie im Infobereich Fehlzeiten die Schaltfläche Neu. Die Neuanlage-Maske für Fehlzeiten wird angezeigt.

2

Im Feld Bearbeiter ist automatisch Ihr Name eingetragen. Wenn Sie eine Fehlzeit für einen anderen Bearbeiter anlegen möchten, wählen Sie hier seinen Namen aus.

3

Wählen Sie den Grund für die Fehlzeit, und erfassen Sie die Datums- bzw. Dauerfelder.

4

Speichern Sie den Datensatz. Die Fehlzeit wird im Kalender angezeigt.

Felder des Infobereichs Fehlzeiten Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung: •

Bearbeiter: In dieses Feld wird bei der Neuanlage standardmäßig der Name des angemeldeten update.seven-Benutzers eingetragen.

Sie können hier aus dem Bearbeiterkatalog auch einen anderen Bearbeiter auswählen, für den Sie eine Fehlzeit anlegen möchten, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. •

Genehmigen von: Hier können Sie im Bearbeiterkatalog einen Bearbeiter auswählen, von dem die Fehlzeit genehmigt werden muss, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Per Trigger kann der Vorgesetzte automatisch in dieses Feld eingetragen werden, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.

•

Grund: Wählen Sie in diesem Katalogfeld den Grund der Fehlzeit aus.

•

Status: Der Status der Fehlzeit wird automatisch auf "zugesagt" oder "abgesagt" gesetzt, wenn der Vorgesetzte die Fehlzeit genehmigt oder absagt, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

•

Startdatum: Standardmäßig ist das Erstellungsdatum der Fehlzeit eingetragen, Sie können jedoch ein beliebiges Startdatum wählen.

•

Startzeit: Standardmäßig ist die Erstellungszeit der Fehlzeit eingetragen, Sie können jedoch

•

Enddatum: Geben Sie das Enddatum der Fehlzeit ein.

eine beliebige Startzeit wählen.

Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird das Enddatum anhand des Startdatums automatisch berechnet.

112

Benutzerhandbuch update.seven win •

Endzeit: Geben Sie die Endzeit der Fehlzeit ein. Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird die Endzeit anhand der Startzeit automatisch berechnet.

•

Dauer: Geben Sie die gewünschte Dauer der Fehlzeit ein. Dieses Feld wird automatisch berechnet, wenn die Felder Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit erfasst sind. Anmerkung: Wenn Sie weder Startzeit noch Enddatum, Endzeit und Dauer angeben, werden in diese Felder beim Speichern automatisch Werte für einen eintägigen Termin eingetragen.

•

Dauer in Tagen: Dieses Feld wird anhand von Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit bzw. Dauer automatisch erfasst und kann nicht bearbeitet werden. Die Angabe erfolgt in ganzen Tagen (d.h. 23 Stunden ergeben 0 Tage, 25 Stunden ergeben 1 Tag).

Registerkarte Info •

Betreff: Geben Sie hier einen Betreff für die Fehlzeit ein.

Registerkarte ToDo •

ToDo: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der im Feld Genehmigen von eingetragene Bearbeiter durch einen ToDo-Datensatz informiert werden soll, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

•

ToDo-Eskal.: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn zusätzlich zu den ToDoDatensätzen auch Meldungen und Eskalationsdatensätze erzeugt werden sollen, Ö ToDoEskalation auf Seite 125.

•

Erinnern Dauer: Tragen Sie hier eine Erinnerungszeit ein, wenn Erinnerungsdatensätze für die Fehlzeit angelegt werden sollen, Ö Erinnerungen auf Seite 113. Sie können den Zeitpunkt, an dem Sie erinnert werden möchten, in Minuten, Stunden etc. angeben. Wenn Sie beispielsweise "5 min" eintragen, erhalten Sie die Erinnerung fünf Minuten vor dem Start der Fehlzeit.

Fehlzeiten verschieben Wenn der Verfasser eine Fehlzeit, die von einem Vorgesetzten genehmigt werden soll, verschiebt, erhält der Vorgesetzte eine Meldung mit dem Meldungstyp "Information" und der geänderten Fehlzeit im Feld Meldung. Im ToDo-Datensatz und in der Fehlzeit des Vorgesetzten werden Start- und Endzeit, Start- und Enddatum sowie die Felder ToDo bis Datum, ToDo bis Zeit, Fällig-Datum und Fällig-Zeit aktualisiert. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt, zu dem der Organisator eine Meldung erhält, wenn nicht alle Teilnehmer mit der Teilnahmeart "erforderlich" zu- oder abgesagt haben, verschoben wird, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Fehlzeiten löschen Wenn der Verfasser eine Fehlzeit, die von einem Vorgesetzten genehmigt werden soll, löscht, wird die Fehlzeit sowie die dazugehörigen ToDo-, Meldungs- und Erinnerungsdatensätze (auch des Vorgesetzten) entfernt. Beim Löschen von Fehlzeiten werden keine Meldungsdatensätze für den Verfasser der Fehlzeit angelegt.

Fehlzeiten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben Sie können Fehlzeiten auf zwei Arten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben: •

Über die Option Outlook im Kontextmenü des Fehlzeitendatensatzes

•

Über das Kontrollkästchen Ext.Kalender im Maskenzusatz des Fehlzeitendatensatzes

Details zur Vorgangsweise finden Sie unter Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 103.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

113

Kontextmenü für Fehlzeiten Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Fehlzeiten standardmäßig zur Verfügung:

Eigene

Zeigt alle Fehlzeiten an, bei denen Sie im Feld Bearbeiter eingetragen sind.

Delegierte

Zeigt alle Fehlzeiten an, die Sie genehmigen sollen, d. h. bei denen Sie im Feld Genehmigen von eingetragen sind.

Bearbeiter

Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die Fehlzeiten aller Bearbeiter anzuzeigen.

Vertretung

Zeigt zusätzlich zu Ihren eigenen die Fehlzeiten der Bearbeiter an, bei denen Sie im Infobereich Bearbeiter als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.

Alle

Zeigt alle für Sie gültigen Fehlzeiten an.

Aktive

Zeigt alle Fehlzeiten an, deren Startdatum und Startzeit noch nicht überschritten sind.

Erledigte

Zeigt alle Fehlzeiten mit dem Status "zugesagt" oder "abgesagt" an.

Versäumte

Zeigt alle Fehlzeiten mit dem Status "offen" und dem Startdatum früher als heute an.

Zusage

Genehmigt Fehlzeiten, bei denen Sie im Feld Genehmigen von eingetragen sind, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Absage

Genehmigt Fehlzeiten nicht, bei denen Sie im Feld Genehmigen von eingetragen sind, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Erinnerung

Öffnet den Infobereich Erinnerung bearbeiten, wo Sie bestehende Erinnerungen bearbeiten und für sich selbst neue Erinnerungen anlegen können, Ö Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten auf Seite 114.

Outlook

Übergibt die Fehlzeit direkt an Microsoft Outlook oder Lotus Notes, Ö Fehlzeiten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 112.

Erinnerungen Sie können Erinnerungen für fällige Kontakte, Aufgaben und Fehlzeiten für alle Beteiligten oder nur für sich selbst erstellen. Erinnerungen werden im Infobereich Erinnerungsliste gespeichert. Pro Datensatz kann nur eine Erinnerung angelegt werden.

Erinnerungen für alle Teilnehmer anlegen Um eine Erinnerung für alle Teilnehmer anzulegen:

1

Legen Sie einen Kontakt oder eine Aufgabe mit den gewünschten Teilnehmern bzw. eine Fehlzeit mit einem vorgesetzten Bearbeiter im Feld Genehmigen von an.

2

Tragen Sie im Feld Erinnern Dauer die Erinnerungszeit ein. Wenn Sie beispielsweise "5 Min" eingeben, wird die Erinnerung fünf Minuten vor der Startzeit des Termins angezeigt.

3

Speichern Sie den Datensatz.

4

Zur angegebenen Erinnerungszeit blinkt bei allen Teilnehmern in der Funktionsleiste die Schaltfläche Erinnerungsliste ( berücksichtigt.

). Es wird dabei die Systemzeit des lokalen Computers

114

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Aktivieren Sie über die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Erinnerungen, damit die Schaltfläche Erinnerungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird die Schaltfläche Erinnerungsliste erst angezeigt, wenn Sie den Infobereich Erinnerungsliste über das Menü Info geöffnet haben. Wenn Sie sich bereits im Infobereich Erinnerungsliste befinden, blinkt die Schaltfläche Erinnerungsliste bei neuen Erinnerungen nicht.

5

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerungsliste, um in den gleichnamigen Infobereich zu gelangen.

6

Im Feld Bearb./Gr. wird der jeweilige Teilnehmer angezeigt. Das Feld Fällig-Datum enthält das Erinnerungsdatum, das Feld Fällig-Zeit die Erinnerungszeit. Diese beiden Felder werden automatisch berechnet, können aber bearbeitet werden.

7

Wählen Sie Erledigt im Kontextmenü, um den Erinnerungsdatensatz zu löschen. Andernfalls wird die Erinnerung beim nächsten Start von update.seven wieder angezeigt.

Anmerkung: Falls keine weiteren Teilnehmer eingeladen sind, können Sie auf diese Art auch eine Erinnerung nur für sich selbst anlegen. Sonst legen Sie die Erinnerung über das Kontextmenü im Infobereich Kontakt, Aufgabe oder Fehlzeit an.

Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten Sie können über das Kontextmenü des Infobereichs Kontakt, Aufgaben oder Fehlzeiten zu einem bestehenden Kontakt einen Erinnerungsdatensatz für sich selbst anlegen bzw. einen bestehenden Erinnerungsdatensatz bearbeiten. Erinnerungsdatensätze können nicht für andere Teilnehmer angelegt werden, und die hier vorgenommenen Änderungen sehen nur Sie selbst.

1

Wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs Kontakt, Aufgaben oder Fehlzeiten die Option

Erinnerung.

Der Infobereich Erinnerung bearbeiten wird geöffnet. o

Wenn bereits eine Erinnerung zu dem Datensatz existiert, wird sie angezeigt, und Sie können sie bearbeiten (z. B. die Erinnerungszeit im Feld Fällig-Zeit ändern).

o

Wenn noch keine Erinnerung zu dem Datensatz existiert, wird eine leere Maske angezeigt.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

2

115

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Die Neuanlage-Maske wird angezeigt, und die im Kontakt, der Aufgabe oder der Fehlzeit erfassten Felder werden automatisch übernommen.

3

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, z. B die Erinnerungszeit (Feld Fällig-Zeit) oder den Betreff, und speichern Sie den Datensatz.

update.seven bei fälligen Erinnerungen im Vordergrund anzeigen Um zu bestimmen, dass update.seven bei fälligen Erinnerungen im Vordergrund angezeigt wird, wenn es nicht die aktive Anwendung ist:

1 2

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen. Aktivieren Sie im Dialogfeld Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei

fälligen Erinnerungen.

3

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung/Meldung als Popup.

4

Bestätigen Sie mit OK.

Anmerkung: Diese Funktion hat keinen Einfluss auf das Blinken der Schaltfläche Erinnerungsliste in der Funktionsleiste bei fälligen Erinnerungen. update.seven reagiert nun bei fälligen Erinnerungen folgendermaßen: •

update.seven ist minimiert: Das Programm wird angezeigt und befindet sich im Vordergrund.

•

update.seven befindet sich im Hintergrund: o

Unter Windows NT und Windows 98 wird update.seven angezeigt und befindet sich im Vordergrund.

o

Unter Windows 2000, Windows XP oder höher blinkt das update.seven-Symbol in der Taskleiste.

Außerdem bewirkt das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktivieren bei fälligen Erinnerungen, dass die Erinnerungsliste beim Starten von update.seven geöffnet wird, d. h. dass die Schaltfläche Erinnerungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird. Wenn die Erinnerungsliste geschlossen wird, bleibt der Infobereich Erinnerungsliste im Hintergrund geöffnet, und die Schaltfläche Erinnerungsliste wird weiterhin in der Funktionsleiste angezeigt.

116

Benutzerhandbuch update.seven win

Erinnerungen als Popup-Fenster anzeigen Um zu definieren, dass bei fälligen Erinnerungen ein Popup-Fenster angezeigt wird:

1 2 3

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen. Aktivieren

Sie

im

Dialogfeld

Erinnerung/Meldung als Popup.

Sonstige

Einstellungen

das

Kontrollkästchen

Wenn das Fenster automatisch wieder ausgeblendet werden soll, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Popup automatisch ausblenden, und geben Sie bei Ausblenden nach die gewünschte Zahl ein. Anmerkung: Ohne diese Einstellung klicken Sie auf das Symbol schließen.

, um das Fenster zu

4

Wenn Sie durch Klicken nicht zur Erinnerung, sondern direkt zum entsprechenden Datensatz gelangen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Klick direkt Link öffnen.

5

Bestätigen Sie mit OK.

Bei fälligen Erinnerungen wird rechts unten ein kleines Fenster angezeigt, das Informationen zum betreffenden Kontakt, der Aufgabe oder der Fehlzeit enthält.

Wenn mehrere Fenster gleichzeitig sichtbar werden, werden sie versetzt angezeigt. Maximal können sechs Fenster gleichzeitig angezeigt werden.

Kontextmenü für Erinnerungen Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Erinnerungsliste zur Verfügung:

Eigene

Zeigt nur Ihre eigenen Erinnerungen an, d. h. die, bei denen Sie im Feld Bearb./Gr. eingetragen sind.

Bearbeiter

Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die Erinnerungen aller Bearbeiter anzuzeigen.

Vertretung

Zeigt zusätzlich zu Ihren eigenen Erinnerungen die von Bearbeitern an, bei im denen Sie als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter Administratorhandbuch 1.

Aktive

Standardeinstellung. Alle fälligen Erinnerungen werden angezeigt.

Erledigt

Die in der Maskenansicht angezeigte bzw. die in der Listenansicht markierte Erinnerung wird auf "erledigt" gesetzt und nicht mehr angezeigt.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

117

im Hintergrund Blendet den Infobereich Erinnerungsliste aus. Die Schaltfläche Erinnerungsliste

zum Öffnen der Erinnerungsliste wird jedoch weiterhin in der Funktionsleiste angezeigt.

Wenn Sie den Infobereich Erinnerungsliste schließen, verschwindet die Schaltfläche Erinnerungsliste, und Sie können den zugehörigen Infobereich nur über das Menü Info öffnen. Anmerkung: Wenn im Dialogfeld Sonstige Einstellungen (Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen) das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Erinnerungen aktiviert ist, bleibt der Infobereich Erinnerungsliste im Hintergrund geöffnet, auch wenn Sie ihn schließen.

Laden

Öffnet den entsprechenden Datensatz im Infobereich Kontakt, Aufgabe oder Fehlzeit. Anmerkung: Im Infobereich Erinnerung bearbeiten stehen Ihnen im Kontextmenü die Optionen im Hintergrund und Laden nicht zur Verfügung.

ToDo-Liste Im Infobereich ToDo-Liste kann angezeigt werden, welche Kontakte, Aufgaben oder Fehlzeiten eines Bearbeiters fällig sind. Standardmäßig können ToDo-Datensätze für Kontakte, Aufgaben und Fehlzeiten angelegt werden, über Trigger und Workflows ist es aber auch möglich, ToDoDatensätze für andere Infobereiche zu erzeugen. Die Bearbeiter können in den Kontextmenüs der Infobereiche ToDo-Liste, Kontakt, Aufgaben oder Fehlzeiten sowie Kalender zu- oder absagen. Zusätzlich werden ToDo-Datensätze auch bei Aktivitäten erzeugt, Ö ToDo-Liste bei Aktivitäten auf Seite 122. Damit ToDo-Datensätze angelegt werden, muss im Kontakt, in der Aufgabe oder in der Fehlzeit das Kontrollkästchen ToDo aktiviert werden. Anmerkung: ToDo-Datensätze werden auch im Infobereich Kalender angezeigt und können dort angelegt werden, Ö Kalender auf Seite 127. Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion und Text.

118

Benutzerhandbuch update.seven win

Felder des Infobereichs ToDo-Liste Folgende Felder stehen zur Verfügung: •

Bearb./Gr.: Der Bearbeiter, für den der ToDo-Datensatz angelegt wurde, wird angezeigt.

•

Von Bearbeiter: Der Organisator des Kontakts oder der Aufgabe bzw. der Erfasser der

•

ToDo-Typ: Bei Kontakten enthält dieses Feld immer den Eintrag "Terminplanung", bei

•

Teilnahmeart: Die im Kontakt- oder Aufgabendatensatz gewählte Teilnahmeart wird

•

Teilnahmestatus: Für den Organisator eines Kontakts oder einer Aufgabe wird automatisch

•

Fehlzeit wird angezeigt.

Aufgaben den Eintrag "Erledigung" und bei Fehlzeiten "Bewilligung".

angezeigt (beim Organisator automatisch "erforderlich"). Bei Fehlzeiten wird immer die Teilnahmeart "erforderlich" angezeigt.

der Teilnahmestatus "zugesagt" eingetragen. Die Teilnehmer eines Kontakts oder einer Aufgabe sowie der im Feld Genehmigen von einer Fehlzeit eingetragene Bearbeiter können den Teilnahmestatus hier manuell, über die Optionen Zusage und Absage im Kontextmenü, oder im Infobereich Kalender ändern, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

ToDo-Status: Der ToDo-Status ist automatisch "offen" und kann bei Kontakten nur manuell geändert werden. Bei Aufgaben kann der ToDo-Status über die Option Erledigt im Kontextmenü auf "erledigt" gesetzt werden. Dadurch wird auch der Status der Aufgabe auf "erledigt" gesetzt, sobald alle Teilnehmer den Status auf "erledigt" gesetzt haben. Bei Einzelaufgaben genügt es, wenn einer der Bearbeiter den ToDo-Status auf "erledigt" setzt.

Bei Fehlzeiten kann der ToDo-Status ebenfalls über das Kontextmenü auf "erledigt" gesetzt werden. •

Link: Wenn dies in den Desktop-Einstellungen definiert wurde, wird in diesem Feld ein Hyperlink angezeigt, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Durch Klicken auf den Hyperlink gelangen Sie direkt zu dem jeweiligen Kontaktdatensatz.

Kontextmenü für ToDo-Listen Folgende Optionen stehen Ihnen im Infobereich ToDo-Liste über das Kontextmenü zur Verfügung:

Eigene

Zeigt alle ToDo-Datensätze für den aktuellen Bearbeiter an. Ist inaktiv, wenn die Option Delegierte aktiv ist.

Delegierte

Zeigt alle ToDo-Datensätze an, bei denen der Bearbeiter im Feld Von Bearbeiter des ToDo-Datensatzes eingetragen ist. Ist inaktiv, wenn die Option Eigene aktiv ist.

Bearbeiter

Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die ToDo-Datensätze aller Bearbeiter anzuzeigen.

Vertretung

Zeigt zusätzlich zu den eigenen alle ToDo-Datensätze jener Bearbeiter an, bei denen der Bearbeiter im Infobereich Bearbeiter als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.

Alle

Zeigt alle ToDo-Datensätze an.

Aktive

Zeigt alle ToDo-Datensätze mit dem ToDo-Status "offen" an.

Erledigte

Zeigt alle ToDo-Datensätze mit dem ToDo-Status "erledigt" an.

Versäumte

Zeigt alle ToDo-Datensätze mit dem ToDo-Status "versäumt" an.

Zusage

Zusagen von Kontakten oder Aufgaben bzw. Bewilligen einer Fehlzeit, Ö ToDoListe auf Seite 117.

Absage

Absagen von Kontakten oder Aufgaben bzw. Ablehnen einer Fehlzeit.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

Erledigt

119

Setzt den Status des ToDo-Datensatzes auf "erledigt". Ist nur bei ToDo-Datensätzen aktiv, bei denen Sie als Bearbeiter eingetragen sind. Bei Kontakten steht diese Option nicht zur Verfügung.

Ausführen

Startet vordefinierte Trigger oder Workflows, die in den Feldern Ausführungstyp und Ausf.-Format eingetragen sind.

Laden

Öffnet den Kontakt, die Aufgabe oder die Fehlzeit zum markierten ToDoDatensatz.

ToDo-Liste zu Kontakten Mit Hilfe von ToDo-Datensätzen zu Kontakten können die Teilnehmer einen Kontakt zu- oder absagen. ToDo-Datensätze "Terminplanung".

zu

Kontakten

enthalten

im

Feld

ToDo-Typ

immer

den

Eintrag

Anmerkung: Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion und Text.

ToDo-Datensätze zu Kontakten anlegen

1

Legen Sie einen Kontakt mit mehreren Teilnehmern an, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite 100. Als Organisator des Kontakts erhalten Sie

automatisch die Teilnahmeart "erforderlich".

2

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ToDo in der Registerkarte ToDo.

3

Speichern Sie.

In der Teilnehmerliste neben der Kontaktmaske werden die Bearbeiter angezeigt. Sie selbst erhalten automatisch den Status "zugesagt" (

). Bearbeiter mit der Teilnahmeart

"erforderlich" und "optional" erhalten den Teilnahmestatus "offen" (

). Bearbeiter mit der

Teilnahmeart "zur Information" behalten den Status "zur Information" (

).

120

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: ToDo-Datensätze werden nur für Bearbeiter mit der Teilnahmeart "erforderlich" und "optional" angelegt. Für die Bearbeiter mit der Teilnahmeart "zur Information" wird nur eine Meldung angelegt, falls das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert wurde, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125. Wenn Sie Ressourcen hinzufügen, muss für diese Ressource im Infobereich Bearbeiter ein Bearbeiter als Vertretung eingetragen sein, damit dieser den ToDo-Datensatz erhält, Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.

4

Wechseln Sie in den Infobereich ToDo-Liste. Der ToDo-Datensatz für den Kontakt mit dem Teilnahmestatus "zugesagt" wird angezeigt. Alle anderen Bearbeiter mit Teilnahmeart "erforderlich" und "optional" haben nun ebenfalls einen ToDo-Datensatz für diesen Kontakt.

Kontakte zu- oder absagen Über das Kontextmenü der Infobereiche ToDo-Liste, Kontakt und Kalender können Sie Kontakte zu- oder absagen.

Infobereich ToDo-Liste Wählen Sie im Kontextmenü des gewünschten ToDo-Datensatzes die Option Zusage oder Absage. Der Eintrag im Feld Teilnahmestatus ändert sich Ihrer Auswahl entsprechend automatisch. Beim Organisator wird im Infobereich Kontakt der Status in der Teilnehmerliste nach dem Aktualisieren entsprechend geändert (von "offen" auf "abgesagt" oder "zugesagt").

Infobereiche Kontakt und Kalender Wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs Kontakt oder Kalender die Option Zusage oder Absage. Der Teilnahmestatus wird Ihrer Auswahl entsprechend in der Teilnehmerliste rechts neben der Kontaktmaske automatisch geändert. Anmerkung: Wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert ist, gelangen die Bearbeiter beim Zu- oder Absagen von Kontakten automatisch in den Infobereich Meldung bearbeiten, und der Organisator erhält eine entsprechende Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.

ToDo-Liste zu Aufgaben Mit Hilfe von ToDo-Datensätzen zu Aufgaben können die Teilnehmer eine Aufgabe zu- oder absagen.

ToDo-Datensätze zu Aufgaben anlegen ToDo-Datensätze für Aufgaben werden genauso angelegt wie im Infobereich Kontakt, Ö ToDoDatensätze zu Kontakten anlegen auf Seite 119. Im Unterschied zu Kontakten steht bei Aufgaben die Teilnehmerliste rechts neben der Maske nicht zur Verfügung, und Sie können keine Ressourcen auswählen. Das Feld ToDo-Typ enthält bei Aufgaben immer den Eintrag "Erledigung". Anmerkung: Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion und Text.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

121

Aufgaben zu- oder absagen Über das Kontextmenü in den Infobereichen ToDo-Liste, Aufgaben und Kalender können Sie Aufgaben zu- oder absagen. ToDo-Datensätze für Aufgaben werden genauso zu- oder abgesagt wie im Infobereich Kontakte, Ö Kontakte zu- oder absagen auf Seite 120. Anmerkung: Wenn die ToDo-Eskalation aktiviert ist, gelangen die Bearbeiter beim Zu- oder Absagen von Aufgaben automatisch in den Infobereich Meldung bearbeiten, und der Organisator erhält eine entsprechende Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.

Aufgaben auf erledigt setzen Mit Hilfe der Option Erledigt im Kontextmenü von ToDo-Datensätzen zu Aufgaben in den Infobereichen ToDo-Liste oder Kalender können Sie den ToDo-Status des Datensatzes auf "erledigt" setzen. Sobald alle Teilnehmer der Aufgabe den ToDo-Status auf "erledigt" gesetzt haben, wird das Feld Status der Aufgabe automatisch auf "erledigt" gesetzt. Bei Einzelaufgaben reicht es, wenn einer der Teilnehmer den ToDo-Status auf "erledigt" setzt. Wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert ist, wird außerdem eine Erledigungsmeldung an den Organisator der Aufgabe gesendet, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

ToDo-Liste zu Fehlzeiten Mit Hilfe von ToDo-Datensätzen zu Fehlzeiten kann ein vorgesetzter Bearbeiter Fehlzeiten genehmigen. ToDo-Datensätze zu Fehlzeiten enthalten im Feld ToDo-Typ immer den Eintrag "Bewilligung". Anmerkung: Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion und Text.

ToDo-Datensätze zu Fehlzeiten anlegen

1

Legen Sie eine Fehlzeit an, Ö Fehlzeiten anlegen auf Seite 111.

2

Wählen Sie den vorgesetzten Bearbeiter im Feld Genehmigen von aus, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36.

3

Aktivieren Sie in der Registerkarte ToDo das Kontrollkästchen ToDo.

4

Speichern Sie den Datensatz. Der Vorgesetzte erhält einen Datensatz im Infobereich ToDo-Liste. Das Feld ToDo-Typ enthält den Eintrag "Bewilligung", das Feld Teilnahmeart den Eintrag "erforderlich" und das Feld Teilnahmestatus den Eintrag "offen".

Anmerkung: Im Unterschied zu Kontakten und Aufgaben wird für den Erfasser der Fehlzeit kein ToDo-Datensatz angelegt.

Fehlzeiten zu- oder absagen Über das Kontextmenü in den Infobereichen ToDo-Liste, Fehlzeiten und Kalender können Sie eine Fehlzeit zu- oder absagen. ToDo-Datensätze zu Fehlzeiten werden genauso zu- oder abgesagt wie im Infobereich Kontakte, Ö Kontakte zu- oder absagen auf Seite 120. Anmerkung: Wenn die ToDo-Eskalation aktiviert ist, gelangen die Bearbeiter beim Zu- oder Absagen von Fehlzeiten automatisch in den Infobereich Meldung bearbeiten, und der Organisator erhält eine entsprechende Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.

122

Benutzerhandbuch update.seven win

ToDo-Liste bei Aktivitäten In folgenden Phasen einer Aktivität werden ToDo-Datensätze erzeugt: Der im Feld Ausf.Bearbeiter des Infobereichs Akt.-Durchführung eingetragene Bearbeiter erhält einen ToDo-Datensatz mit dem ToDo-Typ "Akt. Durchführen", Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166.

•

Das Feld Fällig-Datum enthält das im Feld Startdatum des Infobereichs Akt.-Durchführung enthaltene Datum, das Feld Fällig-Zeit die im Feld Startzeit des Infobereichs Akt.Durchführung eingetragene Zeit. Sobald der Bearbeiter eine Zielgruppe generiert hat (über die Option Generieren im Kontextmenü der Aktivität), wird das Fällig-Datum automatisch auf das im Feld Datum Bearb.-Ende enthaltene Datum geändert. Der Bearbeiter hat bereits den ersten Schritt ausgeführt, d. h. eine Zielgruppe generiert. Das nun im Feld Fällig-Datum angegebene Datum gibt an, bis wann er die Aktivität abschließen, also z. B. ein Mailing aussenden muss, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182. Der Bearbeiter, der im Infobereich Akt.-Bearbeiter eingetragen ist und die generierte Zielgruppe bearbeiten soll (Kontrollkästchen Zielgruppe ist aktiviert), erhält einen ToDoDatensatz mit dem ToDo-Typ Akt.-Zielgruppe bearbeiten, Ö Aktivitätsbearbeiter auf Seite 165 und Aktivitäts-Zielgruppe auf Seite 175.

•

Das Feld Fällig-Datum enthält das im Feld Datum Bearb.-Ende eingetragene Datum.

Meldungen Mit Hilfe des Infobereichs Meldungsliste können Sie für den Organisator von Kontakten oder Aufgaben sowie den Erfasser von Fehlzeiten im Infobereich Meldungsliste Meldungen erzeugen, wenn die eingeladenen Bearbeiter zu- oder absagen. Die eingeladenen Bearbeiter können für den Organisator beim Zu- oder Absagen im Infobereich Meldung bearbeiten die Meldungen bearbeiten und beliebigen Text eingeben. Damit Meldungen angelegt werden können, muss in Kontakten, Aufgaben oder Fehlzeiten zusätzlich zum Kontrollkästchen ToDo das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert sein. Anmerkung: Wenn der Organisator einen Kontakt oder eine Aufgabe ändert, erhalten alle Teilnehmer eine Meldung, auch wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. nicht aktiviert ist.

Meldungen werden auch in bestimmten Phasen des Kampagnenmanagements erzeugt, Ö Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten auf Seite 126.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

123

Kontextmenü für Meldungslisten Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Meldungsliste zur Verfügung:

Eigene

Zeigt alle Meldungen an, bei denen Sie der "Empfänger" sind, d. h. im Feld Bearb./Gr. eingetragen sind.

Delegierte

Zeigt alle Meldungen an, bei denen Sie der "Versender" sind, d. h. bei denen Sie im Feld Von Bearbeiter eingetragen sind.

Bearbeiter

Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die Meldungen aller Bearbeiter anzuzeigen.

Vertretung

Zeigt zusätzlich zu Ihren eigenen die Meldungen der Bearbeiter an, bei denen Sie als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.

Letzte Änderung

Zeigt nur die seit dem letzten Öffnen des Infobereichs Meldungsliste neu hinzugekommenen Meldungen an. Diese Ansicht ist standardmäßig aktiv, wenn Sie sich bei update.seven neu anmelden.

Erledigt

Zeigt die in der Maskenansicht angezeigte oder in der Listenansicht markierte Meldung nicht mehr an.

Im Hintergrund

Blendet den Infobereich Meldungsliste aus. Die Schaltfläche Meldungsliste wird jedoch weiterhin in der Funktionsleiste angezeigt. Wenn Sie den Infobereich Meldungsliste schließen, verschwindet die Schaltfläche Meldungsliste, und Sie können den zugehörigen Infobereich nur über das Menü Info öffnen. Anmerkung: Wenn im Dialogfeld Sonstige Einstellungen (Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen) das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Meldungen aktiviert ist, bleibt der Infobereich Meldungsliste im Hintergrund geöffnet, auch wenn Sie ihn schließen.

Laden

Öffnet den Kontakt, Meldungsdatensatz.

die

Aufgabe

oder

die

Fehlzeit

zum

markierten

Meldungen zu Kontakten, Aufgaben und Fehlzeiten Um Meldungen zu erzeugen:

1

Ein Bearbeiter legt einen Kontakt, eine Aufgabe oder eine Fehlzeit an, bei der Sie als Bearbeiter eingetragen sind. Er aktiviert in der Registerkarte ToDo die Kontrollkästchen ToDo und ToDo-Eskal.

2

Sie erhalten einen ToDo-Datensatz. Wählen Sie im Kontextmenü dieses Datensatzes (oder des betreffenden Kontakts oder des Kalenders beim betreffenden Kontakt) die Option Zusage oder Absage.

124

Benutzerhandbuch update.seven win Das Fenster Meldung bearbeiten wird geöffnet.

Das Feld Meldungstyp enthält je nach Auswahl im Kontextmenü den Eintrag Zusage oder Absage.

3

Geben Sie im Feld Text eine Nachricht ein.

4

Speichern Sie.

5

In der Funktionsleiste des anderen Bearbeiters blinkt die Schaltfläche Meldungsliste ( er erhält eine Meldung über die Zu- oder Absage.

),

Anmerkung: Die Schaltfläche Meldungsliste blinkt nicht, wenn der Infobereich Meldungsliste bereits geöffnet ist. Aktivieren Sie über die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Meldungen, damit die Schaltfläche Meldungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird die Schaltfläche Meldungsliste erst angezeigt, wenn Sie den Infobereich Meldungsliste über das Menü Info geöffnet haben. Zusätzlich werden bei Aufgaben auch Meldungen erzeugt, wenn der ToDo-Status des ToDoDatensatzes auf "erledigt" gesetzt wird.

update.seven bei fälligen Meldungen im Vordergrund anzeigen Um zu bestimmen, dass update.seven bei fälligen Meldungen im Vordergrund angezeigt wird, wenn es nicht die aktive Anwendung ist:

1 2

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen. Aktivieren Sie im Dialogfeld Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei

fälligen Meldungen.

3

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung/Meldung als Popup.

4

Bestätigen Sie mit OK.

Außerdem bewirkt das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktivieren bei fälligen Meldungen, dass die Meldungsliste beim Starten von update.seven geöffnet wird, d. h. dass die Schaltfläche Meldungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird. Wenn die Meldungsliste geschlossen wird, bleibt die Meldungsliste im Hintergrund geöffnet, und die Schaltfläche Meldungsliste wird weiterhin in der Funktionsleiste angezeigt.

Kapitel 5 Kontaktmanagement

125

Meldungen als Popup-Fenster anzeigen Sie können update.seven so konfigurieren, dass bei fälligen Meldungen ein Popup-Fenster angezeigt wird. Gehen Sie dazu vor wie bei Erinnerungen, Ö Erinnerungen als Popup-Fenster anzeigen auf Seite 116.

Meldungen bei Aktivitäten In folgenden Phasen einer Aktivität werden Meldungen erzeugt: •

Der verantwortliche Bearbeiter einer Aktivität (Feld Verantw. im Infobereich Aktivität) erhält eine Meldung mit dem Meldungstyp "Akt. durchführen", sobald der für die Durchführung der Aktivität zuständige Bearbeiter (Feld Ausf.Bearbeiter im Infobereich Akt.-Durchführung) in einer Aktivität generiert hat (Option Generieren im Kontextmenü des Infobereichs Aktivität), Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166 und Aktivitäten generieren auf Seite 182.

•

Der verantwortliche Bearbeiter einer Aktivität (Feld Verantw. im Infobereich Aktivität) erhält eine Meldung mit dem Meldungstyp Erledigung, wenn ein für die Durchführung der Aktivität oder die Bearbeitung der Zielgruppe verantwortlicher Bearbeiter seinen ToDoDatensatz auf "erledigt" setzt.

ToDo-Eskalation Wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert ist, erhält der Organisator eines Kontakts oder einer Aufgabe eine Meldung, wenn bis zur Startzeit des Kontakts oder der Aufgabe (Datum und Zeit in den Feldern ToDo bis Datum und ToDo bis Zeit) nicht alle eingeladenen Bearbeiter mit der Teilnahmeart "erforderlich" zu- oder abgesagt haben.

Anmerkung: Bei Einzelaufgaben reicht es, wenn einer der Teilnehmer bis zur Startzeit der Aufgabe zusagt, damit keine Eskalationsmeldung angelegt wird. Der Erfasser einer Fehlzeit erhält eine Meldung, wenn der Vorgesetzte, d. h. der im Feld Genehmigen von eingetragene Bearbeiter, bis zur Startzeit einer Fehlzeit (Datum und Zeit in den Feldern ToDo bis Datum und ToDo bis Zeit) die Fehlzeit nicht genehmigt hat. Eskalationsmeldungen können auch für Aktivitäten erzeugt werden, Ö Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten auf Seite 126. Eskalationsmeldungen enthalten im Feld Meldungstyp den Eintrag "Eskalation". Dadurch kann der Erfasser von Kontakten, Aufgaben oder Fehlzeiten entsprechend reagieren und die Teilnehmer z. B. auf anderem Weg informieren. Zusätzlich zur Eskalationsmeldung wird im Infobereich ToDo-Liste zur Information ein Eskalationsdatensatz erzeugt, der nur für den Administrator sichtbar ist. Bei diesem Datensatz ist das Kontrollkästchen Eskalieren aktiviert.

126

Benutzerhandbuch update.seven win

Folgende Voreinstellungen müssen für die ToDo-Eskalation getroffen werden: •

In der Registerkarte ToDo muss das Kontrollkästchen ToDo aktiviert werden.

•

In der Registerkarte ToDo muss das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert werden.

Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten Ein Bearbeiter kann in einer Eskalationsmeldung mit dem ToDo-Typ Eskalation darüber informiert werden, wenn der für die Durchführung der Aktivität zuständige Bearbeiter (Feld Ausf.Bearbeiter im Infobereich Akt.-Durchführung) bis zu dem in den Feldern Fällig-Datum und Fällig-Zeit seines ToDo-Datensatzes angegebenen Zeitpunkt keine Zielgruppe generiert hat, Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166 und Aktivitäten generieren auf Seite 182. Die Eskalationsmeldung wird für folgenden Bearbeiter angelegt: •

Wenn das Feld Eskal. an/Eskal. an-ID erfasst ist, wird eine Eskalationsmeldung für den hier gewählten Bearbeiter angelegt, es sei denn dieser Bearbeiter ist gleich dem im Feld Ausf.Bearbeiter eingetragenen Benutzer.

•

Wenn das Feld Eskal. an/Eskal. an-ID leer ist, wird eine Eskalationsmeldung für den im Feld Verantw. des Infobereichs Aktivität eingetragenen Bearbeiter angelegt, es sei denn dieser Bearbeiter ist gleich dem im Feld Ausf.Beabeiter eingetragenen Benutzer.

127

KAPITEL 6

Kalender und Tagesübersicht Kalender Im Kalender können Sie nicht nur Kontakte, sondern auch Aufgaben, Fehlzeiten und ToDoDatensätze anzeigen und neu anlegen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kalender oder wählen Sie die Menüoption Info Æ Kalender. Auf dem Bildschirm wird automatisch die Ansicht angezeigt, mit der update.seven zuletzt geschlossen wurde (in diesem Beispiel die Tagesansicht).

•

Unterhalb der Menüleiste befindet sich die spezielle Kopfzeile des Kalenders.

Hier stellen Sie ein, welche Termine bzw. Detailinformationen zu einem Termin angezeigt werden und wie Sie Termine auf andere Tage verteilen. den Schaltflächen Tagesansicht, Arbeitswochenansicht, Monatsansicht wechseln Sie zwischen diesen Anzeigen.

Wochenansicht

•

Mit

•

Unter der Terminanzeige wird eine Maske mit den Daten des markierten Datensatzes angezeigt. Für Kontakte wird rechts neben der Maske auch die Teilnehmerliste mit den eingeladenen Bearbeitern angezeigt.

und

Anmerkung: Sie können die in dieser Maske angezeigten Datensätze nicht bearbeiten. •

Rechts unten befindet sich der kleine Kalender, Ö Kleiner Kalender auf Seite 130. Wenn Sie sich in der Tages- oder Monatsansicht befinden, wird durch Klicken auf einen Tag im Kalender dieser Tag in der Terminanzeige angezeigt. Wenn Sie sich in der Arbeitswochen- oder Wochenansicht befinden, wird durch Klicken auf eine Arbeitswoche oder Woche dieser Zeitraum in der Terminanzeige angezeigt.

128

Benutzerhandbuch update.seven win

Terminansichten •

Tagesansicht (

•

Arbeitswochenansicht (

): zeigt nur Termine eines ausgewählten Tages an. ): zeigt nur Termine einer ausgewählten Arbeitswoche an.

Anmerkung: Wie viele Tage eine Arbeitswoche dauert, kann über die Schaltfläche Ansicht oder die Desktop-Einstellungen definiert werden, Ö Oberflächeneinstellungen im Kalender auf Seite 133 und Desktop im Administratorhandbuch 2. •

Wochenansicht (

): zeigt nur Termine einer ausgewählten Woche an.

•

Monatsansicht (

): zeigt nur Termine eines ausgewählten Monats an.

Die Spaltenköpfe enthalten die Wochentage. In der Wochen- und Monatsansicht wird der aktuelle Tag farblich hervorgehoben.

Blättern In der Tages- und Arbeitswochenansicht können Sie mit den beiden Pfeilen rechts und links in der Kopfzeile der Terminübersicht jeweils um eine Zeiteinheit vor- bzw. zurückblättern (einen Tag, eine Arbeitswoche). In der Wochen- und Monatsansicht können Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste am rechten Rand der Maske jeweils um eine Zeiteinheit vor- bzw. zurückblättern (eine Woche, ein Monat). Die Anzeige im Kalender wird dabei Ihren Änderungen entsprechend aktualisiert.

Termine mit der Tastatur markieren Um Termine mit der Tastatur zu markieren:

Tages- und Arbeitswochenansicht:

1

Verwenden Sie Pfeiltasten nach oben und nach unten, um den Markierungsbalken innerhalb eines Tages auf einen Termin zu bewegen. Durch Drücken der Pfeiltasten nach links oder rechts wechseln Sie zwischen den einzelnen Tagen.

2

Markieren Sie den Termin mit der Tabulatortaste. Durch mehrmaliges Drücken der Tabulatortaste wechseln Sie zwischen Terminen zur gleichen Uhrzeit.

Wochen- und Monatsansicht:

1

Mit Hilfe der Pfeiltasten bewegen Sie den Markierungsbalken zwischen den einzelnen Tagen der Wochen- und Monatsansicht.

2

Mit Hilfe der Tabulator-Taste wechseln Sie zwischen den Terminen des markierten Tages.

Mehrtägige Termine in der Tages- und Arbeitswochenansicht markieren:

1

Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Taste können Sie mehrtägige Termine in der Tages- und Arbeitswochenansicht markieren.

2

Durch Drücken der Tabulatortaste wechseln Sie zu dem Termin oder zu der Stelle im Kalender, die zuvor markiert war.

Mehrtägige Termine in der Wochen- und Monatsansicht: Mehrtägige Termine in der Wochen- und Monatsansicht werden so wie eintägige Termine markiert.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

129

Dauer und Art eines Termins Die Dauer eines Termins wird in der Wochen- und Monatsansicht durch einen vertikalen Balken angezeigt.

Die Farbe des Zeitbalkens zeigt an, um welche Art von Termin (Kontakt, Aufgabe, Fehlzeit oder ToDo-Liste) es sich handelt. In der Tages- und Arbeitswochenansicht werden belegte Zeiten durch einen vertikalen Balken angezeigt, es gibt aber keine Unterscheidung nach der Terminart.

Kontakte Bei Kontakten wird standardmäßig die Kontaktart angezeigt:

Aufgaben Bei Aufgaben wird standardmäßig der Status der Aufgabe angezeigt. offen

erledigt

in Bearbeitung

versäumt

Fehlzeiten Bei Fehlzeiten wird standardmäßig der Status der Fehlzeit angezeigt. offen

zugesagt

abgesagt

nicht relevant

ToDo-Liste Bei ToDo-Datensätzen werden Teilnahmeart, Teilnahmestatus und ToDo-Status angezeigt.

Teilnahmeart: erforderlich

optional

zur Information

Teilnahmestatus: offen

zugesagt

abgesagt

anzeigen

erledigt

nicht relevant

ToDo-Status offen

versäumt

130

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Farben und Texte können Sie über die Schaltfläche Ansicht oder die DesktopEinstellungen individuell anpassen, Ö Oberflächeneinstellungen im Kalender auf Seite 133 und Desktop im Administratorhandbuch 2.

Ganztägige Termine

Ein- und mehrtägige Termine werden in der Arbeitswochenansicht mit einem roten Stern gekennzeichnet. Die belegte Zeit ist durch einen vertikalen Balken markiert, und bei Null Uhr werden Informationen über den Termin angezeigt. In der Wochen- und Monatsansicht wird der Termin grau hinterlegt.

Kleiner Kalender Der kleine Kalender steht Ihnen rechts unter der Terminanzeige oder über die Schaltfläche

Popup-Kalender (

) zur Verfügung.

Am linken Rand des kleinen Kalenders wird die Kalenderwoche angezeigt. Der heutige Tag wird mit farbigem Hintergrund angezeigt, Feiertage werden in andersfarbiger Schrift angezeigt, wenn dies so konfiguriert wurde. Mit Hilfe der Blätterleiste am oberen Rand des Kalenders können Sie direkt einen Monat voroder zurückblättern. Wenn Sie direkt mit den Pfeilen bzw. der Bildlaufleiste im Kalender blättern, wird im Kalender der jeweils in der Terminanzeige dargestellte Kalendermonat angezeigt. Wenn Sie in der Tages- oder Monatsansicht einen Tag im Kalender markieren, wird dieser Tag in der Terminanzeige angezeigt. Wenn Sie sich in der Arbeitswochen- oder Wochenansicht befinden und den Kalender markieren, wird die entsprechende Arbeitswoche bzw. Woche in der Terminanzeige angezeigt. Klicken Sie unten links im kleinen Kalender auf den Hyperlink Heute, um in der jeweils aktiven Ansicht sowohl im Kalender als auch in der Terminanzeige den aktuellen Tag anzuzeigen.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

131

Klicken Sie unten rechts im kleinen Kalender auf den Hyperlink Monatsansicht, um die Monatsansicht anzuzeigen.

Von dieser Ansicht aus können Sie durch Klicken auf den Hyperlink Tagesansicht wieder in die Tagesansicht wechseln. Statt Heute steht Ihnen in der Monatsansicht der Hyperlink Aktueller Monat zur Verfügung, mit der Sie den aktuellen Monat anzeigen können. Im Popup-Kalender stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung: •

Schließen des Popup-Kalenders über die Taste Esc, die Eingabetaste und die Tabulatortaste.

•

Bestimmte Tage markieren und anzeigen über die Pfeiltasten.

•

Wechseln zum heutigen Tag über die Taste Pos1.

•

Wechseln zwischen Tages- und Monatsansicht über die Funktionstaste F2.

•

Wenn Sie im Popup-Kalender auf einen Tag klicken, wechseln Sie in der Terminanzeige auf diesen Tag, der Popup-Kalender wird jedoch sofort geschlossen.

Termine anlegen, bearbeiten und löschen Um einen Termin anzulegen:

1

Doppelklicken Sie auf eine beliebige leere Stelle in der Terminanzeige. Das Dialogfeld zur Neuanlage wird angezeigt.

2

Wählen Sie die Art des Termins durch Klicken auf den jeweiligen Hyperlink.

3

Je nach Terminart können Sie nun im jeweiligen Infobereich einen Datensatz anlegen. Anmerkung: Je nach Konfiguration durch den Administrator ist es möglich, dass Sie nicht zur Neuanlage eines Datensatzes, sondern in andere Bereiche gelangen.

4

o

Bei Neuanlage eines Kontakts gelangen Sie in die Firmensuche. Suchen Sie die Firma und Person, zu der Sie einen neuen Termin erfassen möchten, Ö Suchen auf Seite 56. Wählen Sie die Firma/Person aus. Legen Sie im Infobereich Kontakt den Kontakt an, Ö Kontakte auf Seite 99.

o

Bei Aufgaben, Fehlzeiten und ToDo-Listen gelangen Sie in den entsprechenden Infobereich. Legen Sie hier den Datensatz an, Ö Aufgaben auf Seite 104, Fehlzeiten auf Seite 110 und ToDo-Liste auf Seite 117.

Speichern Sie. Der Termin wird im Kalender angezeigt.

Doppelklicken Sie auf einen Termin, um zum Termin zu wechseln.

Termine verschieben und Termindauer ändern Um einen Termin zu verschieben:

1

Markieren Sie den Termin.

2

Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Termin, bis er sich in einen Vierfachpfeil ändert.

132

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Ziehen Sie jetzt den Termin bei gedrückter Maustaste an den gewünschten Zielpunkt.

4

Lassen Sie die Maustaste los. Der Termin wird an diese Stelle verschoben.

Um die Dauer eines Termins zu ändern:

1

Klicken Sie auf den Termin.

2

Bewegen Sie den Mauszeiger über den oberen oder unteren Rand des Termins, bis sich der Mauszeiger in einen Zweifachpfeil ändert.

3

Ziehen Sie den umrandeten Terminbalken bei gedrückter Maustaste.

4

Lassen Sie die Maustaste los, wenn die gewünschte Dauer erreicht ist.

Anmerkung: Die Dauer von ToDo-Datensätzen können Sie nicht verändern.

Kontextmenü im Kalender Im Kontextmenü des Infobereichs Kalender stehen abhängig vom Typ des Datensatzes unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

Kontakte, Aufgaben und Fehlzeiten: Wählen sie im Kontextmenü die Option Laden um zum Kontakt zu wechseln. Bei Datensätzen mit ToDo-Datensätzen bzw. mit ToDo- und Eskalationsdatensätzen stehen zusätzlich die Optionen Zusage und Absage zur Verfügung. Verwenden Sie diese Optionen um Termine zu- oder abzusagen. Die Option Ausführen ist aktiv, wenn ein Trigger oder Workflow definiert wurde, der von hier aus aufgerufen werden kann.

ToDo-Liste: Für ToDo-Datensätze stehen die Optionen Zusage, Absage und Laden zur Verfügung. Bei ToDo-Datensätzen zu Aufgaben und Fehlzeiten steht auch die Option Erledigt zur Verfügung, mit der Sie den Status des ToDo-Datensatzes auf "erledigt" setzen können, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Termineinstellungen Mit der Schaltfläche Ansicht filtern ( ) öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, welche Termine im Kalender angezeigt werden.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

133

Mit den Kontrollkästchen unter Kontakt, Status und Wichtigkeit können Sie definieren, welche Datensätze im Kalender angezeigt werden sollen. Abhängig von Ihrer firmeninternen Organisation können Sie festlegen, welche Termine angezeigt werden sollen (nur die des "aktuellen" Bearbeiters, einer Bearbeitergruppe, des Gruppenleiters oder der Bearbeiter, für die der "aktuelle" Bearbeiter als Vertretung eingetragen ist). Mit der Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen öffnen Sie den Bearbeiterkatalog. Wählen Sie hier Bearbeiter aus, deren Termine im Kalender angezeigt werden sollen, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Die gewählten Bearbeiter werden im Feld Aktive Bearbeiter: angezeigt. Unter Sonstiges können Sie durch Aktivieren der Kontrollkästchen auswählen, ob Sie die Termine aller Bearbeiter sehen möchten und ob auch Termine ohne Zeitangabe im Kalender angezeigt werden sollen. Mit Bearbeiter anzeigen werden die ausgewählten Bearbeiter in der Kopfzeile des Kalenders angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Oberflächeneinstellungen im Kalender Mit der Schaltfläche Einstellungen ( Kalender wie z. B. Farben definieren.

) können Sie verschiedene Ansichtsoptionen für den

Anmerkung: Möglicherweise hat der Administrator den Zugriff auf das Dialogfeld Kalender gesperrt. In diesem Fall erhalten Sie die Meldung: "Änderung der Einstellungen nicht erlaubt!"

134

Benutzerhandbuch update.seven win

Block Farben Hier können Sie die farbliche Darstellung von Terminen konfigurieren. Die gewählten Farben werden als Farbstreifen am linken Rand des entsprechenden Eintrags angezeigt. Um die Farbe eines Termintyps zu ändern:

1

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie die gewünschte Terminart.

2

Geben Sie in das Dialogfeld Texteingabe einen Namen ein, z. B. "Besuch", und klicken Sie auf OK. Das Fenster Selektion - wird angezeigt.

3

Definieren Sie die Bedingungen, z. B. "Kontakt = Besuch" und "Wichtigkeit = hoch", Ö

Bedingungen auf Seite 71.

Anmerkung: Statt die Schritte 1-3 auszuführen, können Sie auch den vordefinierten Eintrag für Kontakte mit der Kontaktart "Besuch" wählen und nur die Bedingung "Wichtigkeit = hoch" definieren.

4

Wählen Sie im angezeigten Fenster zur Farbauswahl den gewünschten Farbton, z.B. Blau.

5

Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Besuche mit der Wichtigkeit "hoch" werden in der Wochen- und Monatsansicht des Infobereichs Kalender mit blauem Rand angezeigt.

Bei Einträgen im Block Farben, die Sie im Dialogfeld Kalender selbst definiert haben, können Sie mit dem Symbol bearbeiten und mit

die Texte in mehreren Sprachen ändern, mit

die Bedingung

eine andere Farbe wählen.

Anmerkung: Bei Einträgen, die der Administrator in den Desktopeinstellungen für Sie definiert hat, können Sie nur die Bedingung und die Farbe ändern. Die Texte (in der Spalte Name) werden in grauer Schrift dargestellt und können nicht bearbeitet werden.

Block Einstellungen Zusätzlich können Sie im Block Einstellungen folgende Einstellungen vornehmen: •

Vormittag von/bis: Wählen Sie in den beiden Zeitfeldern eine Beginn- und Endzeit sowie im Feld daneben eine Farbe, mit der der Vormittag angezeigt werden soll.

•

Nachmittag von/bis: Wählen Sie in den beiden Zeitfeldern eine Beginn- und Endzeit sowie

•

Feiertage anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen anzeigen und wählen Sie eine

•

Rest: Wählen Sie hier eine Farbe für die Zeiten, die nicht als Vormittag, Nachmittag, etc.

•

Aktueller Tag: Wählen Sie hier eine Farbe, in der der Hintergrund des aktuellen Tages angezeigt werden soll.

im Feld daneben eine Farbe, mit der der Nachmittag angezeigt werden soll.

Farbe, wenn Feiertage (die Ziffern des Datums) in einer bestimmten Farbe angezeigt werden sollen. definiert sind.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

•

135

Kleiner Kalender als Popup: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, steht der kleine Kalender nur über die Schaltfläche Popup-Kalender in der Kopfzeile des Kalenders zur Verfügung. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird der kleine Kalender zusätzlich auch rechts unten im Kalender immer sichtbar angezeigt.

•

Schritte: Wählen Sie hier, ob die Stunden im Kalender in 30-Minuten-, 15-Minuten- oder Stundeneinheiten unterteilt werden.

•

Arbeitswoche/bis: Legen Sie in diesen beiden Feldern fest, welche Wochentage als

•

Bearbeiter: Wählen Sie hier, für wen im Kalender Datensätze angezeigt werden (für den aktuellen Bearbeiter, die gesamte Gruppe, den Gruppenleiter oder die Vertretung).

Arbeitswoche angezeigt werden.

Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Wenn Sie nichts markieren, werden alle Einträge angezeigt.

Vordefinierte Ansichten Möglicherweise hat Ihr Administrator Ansichten des Kalenders für Sie vorbereitet, die Sie über eine Dropdown-Liste im Infobereich Kalender auswählen können.

Termine drucken Um die Termine, die im Kalender angezeigt werden, zu drucken:

1

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

2

Wählen Sie mindestens eine der folgenden Optionen: o

Kalender drucken: Druckt die aktuelle Kalenderansicht.

o

Kontaktliste drucken: Druckt eine Liste aller Termine der aktuellen Kalenderansicht.

o

Kompakte Übersicht drucken: Druckt eine Übersicht der aktuellen Termine auf einer Seite.

136

Benutzerhandbuch update.seven win

Termine verteilen Mit der Verteilungsfunktion können Sie Termine pauschal um mehrere Tage verschieben. Im Krankheitsfall eines Mitarbeiters können Termine mit dieser Funktion auch auf eine definierte Gruppe von Mitarbeitern umverteilt werden.

1

Durch Klicken auf Verteilen ( ) gelangen Sie in den Infobereich Terminverteilung und in das Dialogfeld Terminverteilung.

Anmerkung: Die Schaltfläche Verteilen steht auch im Infobereich Tagesübersicht zur Verfügung.

2

Nehmen Sie im Dialogfeld Terminverteilung die gewünschten Einstellungen vor, Ö Felder des Dialogfelds Terminverteilung auf Seite 137.

3

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Sie gelangen in den Infobereich Terminverteilung, Ö Terminverteilung auf Seite 137. Mit der Option Termine im Kontextmenü können Sie die Einstellungen jetzt noch überarbeiten.

4

Verwenden Sie die Option Verteilen im Kontextmenü, um ein weiteres Dialogfeld

Terminverteilung zu öffnen.

Wählen Sie die gewünschten Optionen aus, Ö Felder des Dialogfelds Terminverteilung auf Seite 138.

5

Mit OK bestätigen Sie die getroffenen Einstellungen und starten die Terminverteilung. Sie gelangen zurück zur Verteilungstabelle. Sie können hier das Ergebnis kontrollieren.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

6

137

Kehren Sie mit Hilfe der Schaltfläche Schließen zurück in den Kalender, wo die Änderungen übernommen wurden.

Felder des Dialogfelds Terminverteilung Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Block Auswahl •

nach Datum: Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, bezieht sich die Terminverteilung auf

•

nach Aktivität: Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, bezieht sich die Terminverteilung auf alle Kontakte, die aus der im Block Aktivität gewählten Aktivität generiert wurden.

alle Kontakte des angegebenen Bearbeiters, die innerhalb des definierten Zeitraums liegen.

Block Datum Anmerkung: Der Block Datum ist nur aktiv, wenn Sie im Block Auswahl das Optionsfeld nach Datum gewählt haben. •

Jahr: Wählen Sie hier das Jahr, für das Termine verteilt werden sollen.

•

Woche: Wählen Sie hier die Kalenderwoche, für die Termine verteilt werden sollen.

•

Von...bis: Wählen Sie in den Feldern Von und bis einen Zeitraum aus, für den Termine verteilt werden sollen.

•

Aktivität: Wenn Sie im Block Auswahl die Option nach Aktivität gewählt haben, können Sie hier aus dem Katalog Aktivität die entsprechende Aktivität auswählen.

Block Status •

Status: Hier kann ausgewählt werden, ob nur Kontakte eines bestimmten Status verteilt werden sollen.

Block Bearbeiter •

Bearbeiter: Hier können Sie einen oder mehrere Bearbeiter auswählen, deren Termine verteilt werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen, um den Bearbeiterkatalog zu öffnen und Bearbeiter oder Gruppen auszuwählen, für die Termine verteilt werden sollen, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Wenn Sie keinen Bearbeiter oder keine Gruppe auswählen, werden die Termine aller Bearbeiter verteilt.

Terminverteilung In der Verteilungstabelle wird die Anzahl der Kontakte, die Ihrer Auswahl im Dialogfeld Terminverteilung entsprechen, in einer Übersicht angezeigt. Über der Tabelle werden die gewählten Bearbeiter und der gewählte Zeitraum angezeigt, in den Spalten die Kontaktarten.

138

Benutzerhandbuch update.seven win Mit der Option nach Datum im Dialogfeld Terminverteilung (Kontextmenü Termine) wird in der ersten Spalte das Datum der Kontakte, in der zweiten Spalte der Kontaktstatus angezeigt. In den Feldern sehen Sie die Anzahl der jeweils vorhandenen Kontakte. Mit der Option nach Aktivität im Dialogfeld Terminverteilung (Kontextmenü Termine) wird in der ersten Spalte der Bearbeitername, in der zweiten Spalte der Kontaktstatus angezeigt. In den Feldern wird die Anzahl der jeweils vorhandenen Kontakte angezeigt, die aus der im Dialogfeld Terminverteilung gewählten Aktivität generiert wurden.

Felder des Dialogfelds Terminverteilung Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Block Verschiebe Termine •

Um Tage: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn die Termine um eine bestimmte Anzahl von Tagen verschoben werden sollen. Es wird bei jedem Termin zum eingetragenen Datum die hier eingetragene Anzahl der Tage addiert.

•

In die Zeit von... bis...: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn die Termine innerhalb eines bestimmten Zeitraums verteilt werden sollen. Definieren Sie den gewünschten Zeitraum in den beiden Datumsfeldern.

•

Verschiebe ... Prozent: Sie können eine Zufallsverteilung für die Terminverschiebung

•

Von ... Terminen: Die Anzahl der Termine, die verschoben werden, wird vom System

angeben, z. B. dass nur 50 % der Termine verteilt werden sollen. In diesem Fall wird die Priorität der Termine bei der Verteilung berücksichtigt.

automatisch vorgegeben. Sie können die Zahl jedoch selbst ändern.

Block Bearbeiter •

Verteile auf Bearbeiter: Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, öffnen Sie über die Schaltfläche Bearbeiter Auswahl den Bearbeiterkatalog und wählen Sie aus, auf welche Bearbeiter die Termine verteilt werden sollen, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, werden die Termine auf den oder die im ursprünglichen Kontaktdatensatz eingetragenen Bearbeiter verteilt.

Einzelne Termine direkt verschieben Termine können direkt in der Ebene Terminverteilung verschoben werden.

1

Doppelklicken Sie auf den Termin, der verschoben werden soll. Der Mauszeiger ändert seine Form.

2

Klicken Sie in die gewünschte Datumszelle.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

3

Das Dialogfeld Terminverschiebung wird geöffnet.

4

Ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen, und bestätigen Sie mit OK.

139

Der Termin wird verschoben. Anmerkung: Termine mit dem Status "erledigt" können nicht verschoben werden.

Termine an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben Abhängig von der Einstellung im Infobereich Konfiguration wird die Schaltfläche Outlook (

)

oder Lotus Notes ( ) angezeigt, mit der Sie alle angezeigten Termine an das entsprechende Mailprogramm übergeben können, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Kalender-Ländereinstellungen Sie können Ländereinstellungen für Ihren Kalender definieren. Diese Option ist vor allem für die Anzeige von Feiertagen sehr hilfreich. Feiertage werden als rote Ziffern dargestellt. Um die Kalender-Ländereinstellungen auszuwählen:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2

Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Blocks Kalender einen länderspezifischen Kalender aus.

Terminüberschneidungen Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen und aktivieren Sie im Dialogfeld Sonstige Einstellungen die Option Kollisionscheck bei Kontaktanlage. Damit wird bei Kontaktneuanlagen auf Überschneidungen geprüft. Anmerkung: Terminüberschneidungen werden bei Kontakten, nicht aber bei Aufgaben und Fehlzeiten geprüft.

140

Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie einen Kontakt speichern möchten, der sich mit einem bereits existierenden überschneidet, gelangen Sie automatisch in die Ansicht Terminkollision am. Die Kontakte, die sich überschneiden, werden wie im Kalender angezeigt.

Sie können einen der Kontakte verschieben, Ö Termine verschieben und Termindauer ändern auf Seite 131. Sie gelangen allerdings nicht (wie im Kalender) durch Doppelklicken zum entsprechenden Kontaktdatensatz. Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben oder wenn Sie die Kontaktdatensätze nicht ändern möchten.

Tagesübersicht Im Infobereich Tagesübersicht können Sie Kontakte anlegen und anzeigen, jedoch keine Aufgaben und Fehlzeiten wie im Kalender. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Tagesübersicht, oder wählen Sie die Menüoption

Info Æ Tagesübersicht.

•

Mit Dropdown-Listen wählen Sie Monat und Jahr aus.

•

Anklicken eines Tages in der Tagesübersicht zeigt alle Termine des Tages in der Terminliste.

•

Mit den Pfeiltasten blättern Sie von einem Termin zum nächsten.

•

In der Terminliste sehen Sie die wichtigsten Daten des Kontakts.

•

Der weiße Pfeil markiert den aktuellen Termin. Den Pfeil bewegen Sie mit den Blätterschaltflächen oder mit den Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur.

Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht

141

Schaltflächen im Infobereich Tagesübersicht Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung: •

Neu: Startet die Suchfunktion. Suchen Sie die Firma und die Person, zu der Sie einen neuen Termin erfassen möchten. Nach Bestätigung der Firma/Person gelangen Sie automatisch in eine NeuanlageKontaktmaske.

•

Bearbeiten: Sie wechseln in den Bearbeitungsmodus des Kontakts. Sie können im Textfeld sowie in den Feldern Uhrzeit, Dauer, Einheit, Bearbeiter und Aktivität die Einträge verändern. Anmerkung: Die Felder der Maske können im Maskengenerator beliebig geändert werden, Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

•

Löschen: Wenn Sie die Berechtigung haben, können Sie mit dieser Funktion einen Kontaktdatensatz aus der Datenbank löschen.

•

Termine: Definiert Bedingungen für die Anzeige von Kontakten.

•

Verteilen: Verschiebt mehrere Termine gleichzeitig, Ö Termine verteilen auf Seite 136.

•

Markieren: Verändert den Status des aktuell markierten Kontakts. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

•

o

Bei Kontakten in der Vergangenheit können Sie zwischen "versäumt" und "erledigt" wechseln.

o

Bei Kontakten des heutigen Tages können Sie zwischen "geplant" und "erledigt" wechseln.

o

Bei Kontakten in der Zukunft können Sie zwischen "geplant", "erledigt" und "versäumt" wechseln.

Outlook (

) oder Lotus Notes( ): Eine dieser beiden Schaltflächen steht zur Verfügung, wenn im Infobereich Konfiguration ein entsprechender Eintrag konfiguriert wurde, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den im Kalender markierten Kontaktdatensatz an Microsoft Outlook oder Lotus Notes zu übergeben.

142

Benutzerhandbuch update.seven win

Termineinstellungen Mit der Schaltfläche Ansicht filtern ( ) öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, welche Termine in der Tagesübersicht angezeigt werden.

Mit den Kontrollkästchen unter Kontakt, Status und Wichtigkeit können Sie definieren, welche Datensätze angezeigt werden sollen. Abhängig von Ihrer firmeninternen Organisation können Sie festlegen, welche Termine angezeigt werden sollen (nur die des "aktuellen" Bearbeiters, einer Bearbeitergruppe, des Gruppenleiters oder der Bearbeiter, für die der "aktuelle" Bearbeiter als Vertretung eingetragen ist). Mit der Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen öffnen Sie den Bearbeiterkatalog. Wählen Sie hier Bearbeiter aus, deren Termine in der Tagesübersicht angezeigt werden sollen, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Die gewählten Bearbeiter werden im Listenfeld Aktive Bearbeiter: angezeigt. Unter Sonstiges können Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Termine ohne Zeit auswählen, ob auch Termine ohne Zeitangabe im Kalender angezeigt werden sollen. Mit Belegte Tage markieren werden Tage mit Terminen farblich hervorgehoben. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

143

KAPITEL 7

Kampagnenmanagement Mit Hilfe des Kampagnenmanagements können Sie Kampagnen planen und durchführen. Der Kunden- bzw. Interessentenkreis wird dabei als Zielgruppe durch speziell definierte Aktivitäten angesprochen. Aufgrund von Kundenreaktionen können automatisch Folgeaktivitäten ausgelöst werden. Sie können Kriterien für den Erfolg der Kampagne definieren und regelmäßig überprüfen.

Beispielkampagne In diesem Beispiel wird eine dreistufige Kampagne zur Neukundengewinnung mit drei aufeinander folgenden Aktivitäten angelegt: •

Erste Stufe: Erstbrief, entweder über den Kanal Brief oder E-Mail

•

Zweite Stufe: Erinnerungstelefonat mit Umfrage

•

Dritte Stufe: Einladung (Folgeaktivität, wenn der Telefonkontakt erfolgreich war)

Weitere Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie unter Kampagnen auf Seite 150, Aktivitäten auf Seite 160, Zusatzinformationen zur Aktivität auf Seite 165 und Aktivitäten generieren auf Seite 182. Anmerkung: Als Voraussetzung benötigen Sie eine Selektion, Ö Selektionen auf Seite 235. Achten Sie beim Erstellen der Beispielkampagne darauf, dass nur Firmen ohne eingetragene E-Mail-Adresse bzw. Testfirmen in der Selektion erfasst sind, damit Sie im Rahmen der Kampagne keine E-Mails an Ihre Kunden versenden. Für die Aktivitäten "Erstbrief" und "Einladung" müssen Sie jeweils einen Serienbrief definieren, für die Aktivität "Erinnerung" müssen Sie einen Fragebogen für die Umfrage definieren, Ö Umfragen auf Seite 191 und Serienbriefe erstellen auf Seite 216.

Kampagne anlegen Um eine Kampagne anzulegen:

1

Öffnen Sie den Infobereich Kampagne.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3

Geben Sie in das Feld Kamp.-Name den Namen für Ihre Kampagne ein (z. B. "Neukunden").

4

Tragen Sie im Katalogfeld Kamp.-Typ einen Typ ein (z.B. "Dreistufige Kampagne") oder wählen Sie einen Typ aus dem Katalog.

5

Tragen Sie im Feld Kamp.Start das heutige Datum und im Feld Kamp.Ende ein beliebiges Datum in der Zukunft ein.

6

Wählen Sie sich selbst im Feld Verantw. aus (in diesem Beispiel "Andrea Marr").

7

Speichern Sie.

144

Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten hinzufügen Um eine Aktivität hinzuzufügen

1

Wählen Sie im Infobereich Kampagne die Kontextmenüoption Aktivität. Der Infobereich Aktivität wird mit der Kampagne in der Vorgängermaske angezeigt.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3

Im Feld Verantw. wird der Bearbeiter aus dem Feld Verantw. der Kampagne übernommen. Sie können jedoch nach Bedarf einen anderen Bearbeiter auswählen. Im Feld Kampagne ist bereits "Neukunden" eingetragen.

4

Geben Sie im Feld Aktivität "Erstbrief" ein, im Feld Stufe den Wert "1", und im Feld

Akt.Variante "Brief".

5

Speichern Sie die Aktivität.

6

Legen Sie die anderen beiden Aktivitäten an: o

Erinnerung: Stufe 2, Akt.Variante "Telefonat"

o

Einladung: Stufe 3, Akt.Variante "Brief"

Aktivitätsbearbeiter anlegen Legen Sie mit der Option Akt.Bearbeiter im Kontextmenü der Aktivität die folgenden Aktivitätsbearbeiter an: •

Einen Kundenbetreuer bei Kontrollkästchen Zielgruppe.

•

Einen Telemarketingbetreuer bei der Aktivität "Erinnerung". Aktivieren Sie dabei das Kontrollkästchen Telefon.

•

Legen Sie sich selbst als Bearbeiter bei allen drei Aktivitäten an.

der

Aktivität

"Erstbrief".

Aktivieren

Sie

dabei

das

Aktivitätsdurchführung für "Erstbrief" anlegen Um die Aktivitätsdurchführung für die Aktivität "Erstbrief" anzulegen:

1

Wählen Sie bei der Aktivität "Erstbrief" die Kontextmenüoption Akt.-Durchführung. Der Infobereich Akt.-Durchführung wird geöffnet.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3

Wählen Sie im Katalogfeld Selektion/Abfrage eine vordefinierte Selektion aus.

4

Wählen Sie im Katalogfeld Durchführungsart "einmalig, Selektion/Abfrage durchführen" aus.

5

Geben Sie in das Feld Startdatum (Registerkarte Plan) das heutige Datum ein.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

145

6

Geben Sie in das Feld Bearb.-Dauer (in Tagen) "7" ein.

7

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zielgr. generieren.

8

Geben Sie in das Feld Gen. Mailingdatum (Registerkarte Generieren) das heutige Datum ein.

9

Wechseln Sie in die Registerkarte Versenden.

10

Wählen Sie im Katalogfeld Brief: Serienbrief den vorbereiteten Serienbrief, Ö Serienbriefe

erstellen auf Seite 216.

11

Geben Sie im Feld Betreff z. B. "Marketing-Event" ein.

12

Wählen Sie im Feld E-Mail: sende als die Option HTML.

13

Wählen Sie im Feld E-Mail: Body-Datei TXT das vorbereitete Textdokument, um den Textkörper der E-Mail zu definieren, Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite 172.

14

Speichern Sie.

15

Schließen Sie den Infobereich Akt.-Durchführung.

Anmerkung: Sie erhalten im Infobereich ToDo-Liste einen Datensatz mit dem Typ "Akt. durchführen".

Zielgruppe generieren Um die Zielgruppe zu generieren:

1

Wählen Sie aus dem Kontextmenü der Aktivität "Erstbrief" die Option Generieren. Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

2

Klicken Sie auf Start, um die Zielgruppe zu generieren. Die Zielgruppe und die Protokolldatensätze werden generiert.

3

Bestätigen Sie die Meldung.

4

Schließen Sie das Dialogfeld.

Zielgruppe bearbeiten Um die Zielgruppe zu bearbeiten:

1

Für den Kundenbetreuer der Aktivität "Erstbrief" wurde nach der Generierung der Zielgruppe im Infobereich ToDo-Liste jeweils ein Datensatz vom Typ "Akt.-Zielgruppe bearbeiten" zur Erinnerung angelegt.

2

Der Kundenbetreuer hat nun eine Woche Zeit, um die Zielgruppe zu bearbeiten (Menüoption Zielgruppe bearbeiten), d. h. Firmen/Personen zur Zielgruppe hinzufügen oder Firmen/Personen inaktiv zu setzen, damit sie bei der Generierung nicht berücksichtigt werden, Ö Zielgruppe bearbeiten auf Seite 177.

3

Nach der Bearbeitung der Zielgruppe sollte der Bearbeiter den ToDo-Status auf "erledigt" setzen.

146

Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivität "Erstbrief" generieren Um die Aktivität zu generieren:

1

Wählen Sie aus dem Kontextmenü der Aktivität "Erstbrief" die Menüoption Generieren. Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

2

Wählen Sie im Bereich Bevorzugter Kanal in der Spalte Variabel die Optionen Brief und E-

Mail aus.

3

Wählen Sie in der Spalte Reihenfolge im 1. Feld "E-Mail", im 2. Feld "Brief". Wenn bei der Person kein bevorzugter Kanal angegeben ist, wird dadurch dem Versand von E-Mails Vorrang gegeben.

4

Wählen Sie im Bereich Generieren die Option Mailing.

5

Wählen Sie in der Registerkarte Brief im Katalogfeld Übergabefelder ein Übergabeformat, Ö Übergabefelder definieren auf Seite 91.

6

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Textverarbeitung und die Option Datei.

7

Klicken Sie auf Start, um die Aktivität zu generieren.

8

Bestätigen Sie. Ein Meldungsfenster mit Informationen zur Generierung wird angezeigt.

9

Bestätigen Sie. Der Serienbrief wird im Textverarbeitungsprogramm angezeigt, und die Serien-E-Mail wird im Hintergrund erstellt und versendet. Nachdem die Aktivität generiert wurde, wird im Dialogfeld zum Generieren die Anzahl der generierten Datensätze angezeigt.

10

Bestätigen Sie.

11

Schließen Sie das Dialogfeld zum Generieren.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

147

Aktivitätsdurchführung für "Erinnerung" anlegen Um die Durchführung für die Aktivität "Erinnerung" anzulegen:

1

Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" die Kontextmenüoption Akt.-Durchführung. Der Infobereich Akt.-Durchführung wird geöffnet.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3

Wählen Sie im Katalogfeld Selektion/Abfrage dieselbe Selektion wie in der Aktivität "Erstbrief" aus.

4

Wählen Sie im Katalogfeld Durchführungsart "einmalig, Selektion/Abfrage durchführen" aus.

5

Geben Sie in das Feld Startdatum (Registerkarte Plan) das heutige Datum ein.

6

Geben Sie in der Registerkarte Generieren im Feld Gen. Kontaktdatum das Datum ein, an dem die Kontakte generiert werden sollen.

7

Wählen Sie im Feld Kontakt die Kontaktart "Telefon".

8

Wählen Sie im Katalogfeld Umfr.Frageb. einen vordefinierten Fragebogen aus, und geben Sie im Feld Umfr.Datum ein Datum an.

9

Speichern Sie.

10

Schließen Sie den Infobereich Akt.-Durchführung.

Aktivität "Erinnerung" generieren 1

Um die Aktivität "Erinnerung" zu generieren:

2

Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" die Menüoption Generieren. Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

3

Wählen Sie im Bereich Bevorzugter Kanal in der Spalte Fix die Option Telefon aus.

4

Wählen Sie im Bereich Generieren die Option Kontakt.

5

Klicken Sie auf Start, um die Aktivität zu generieren. Ein Meldungsfenster mit Informationen zur Generierung wird angezeigt. Kontaktdatensätze und ein entsprechender Protokolldatensatz werden generiert.

6

Die

Bestätigen Sie. Nachdem die Aktivität generiert wurde, wird im Dialogfeld zum Generieren die Anzahl der generierten Datensätze angezeigt.

7

Klicken Sie auf Schließen, um zur Aktivität zurückzukehren.

Responses und Folgeaktivität definieren Um Responses und Folgeaktivitäten zu definieren:

1

Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" im Kontextmenü die Option Akt.-Response. Der Infobereich Akt.-Response wird geöffnet.

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3

Geben Sie im Feld Akt.-Response die Response "nein, ich komme nicht" ein.

4

Speichern Sie.

148

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Legen Sie die Responses "bitte in Ruhe lassen" und "ja, ich komme" an.

6

Geben Sie bei der Response "ja, ich komme" eine Folgeaktivität ein: Suchen Sie durch Klicken auf die Pfeilschaltfläche im Feld Folgeakt.-Nr. nach der Aktivität "Einladung", Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164. Damit wird die Zielgruppe der Aktivität "Einladung" auf Kunden mit der Response "Ja, ich komme" eingeschränkt.

7

Speichern Sie.

Kontakte bearbeiten und Responses erfassen Um Kontakte zu bearbeiten und Responses zu erfassen:

1

Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" aus dem Kontextmenü die Option Kontakt

bearbeiten.

Sie wechseln in den Infobereich Kontakt bearbeiten.

Wenn der entsprechende Kunde angezeigt wird und Sie die Person am Telefon erreichen, können Sie den Kontakt bearbeiten.

2

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umfrage, und führen Sie die vorbereitete Umfrage durch.

3

Ändern Sie den Status des Kontakts (z. B. "erledigt").

4

Wählen Sie das Ergebnis des Gesprächs aus dem Katalogfeld Ergebnis (z. B. "erfolgreich").

5

Wählen Sie die Response in der Registerkarte Aktivität im Katalogfeld Akt.R1 (z. B. "ja ich komme)".

6

Erfassen Sie gegebenenfalls weitere Felder, z. B. Zeit und Dauer.

7

Speichern Sie.

8

Bearbeiten Sie nach Wunsch weitere Kontakte.

9

Schließen Sie den Infobereich Kontakt.

10

Wählen Sie im Kontextmenü die Option Akt.-Statistik.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

149

Im Infobereich Akt.-Statistik werden Kontakte mit den Änderungen angezeigt, die Sie für die Datensätze durchgeführt haben.

Aktivitätsdurchführung für "Einladung" anlegen Um die Durchführung für die Aktivität "Einladung" anzulegen:

1

Wählen Sie bei der Aktivität "Einladung" die Kontextmenüoption Akt.-Durchführung. Der Infobereich Akt.-Durchführung wird geöffnet.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3

Geben Sie in der Registerkarte Generieren in den Feldern Gen. Mailingdatum und Gen. Kontaktdatum das Datum ein, an dem Mailing- und Kontaktdatensätze generiert werden sollen.

4

Wählen Sie im Feld Kontakt die Kontaktart "Brief".

5

Wechseln Sie in die Registerkarte Versenden.

6

Wählen Sie im Katalogfeld Brief: Serienbrief den vorbereiteten Serienbrief, Ö Serienbriefe

erstellen auf Seite 216.

7

Speichern Sie.

8

Schließen Sie den Infobereich Akt.-Durchführung, und kehren Sie zur Aktivität "Einladung" zurück.

Aktivität "Einladung" generieren Um die Aktivität "Einladung" zu generieren:

1

Wählen Sie bei der Aktivität "Einladung" die Menüoption Generieren. Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

2

Wählen Sie im Bereich Bevorzugter Kanal in der Spalte Fix die Option Brief.

3

Wählen Sie im Bereich Generieren die Optionen Kontakt und Mailing.

4

Wählen Sie in der Registerkarte Brief im Übergabefeldformat, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

5

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Textverarbeitung und die Option Datei.

6

Klicken Sie auf Start, um die Aktivität zu generieren.

Katalogfeld

Übergabefelder

ein

Ein Meldungsfenster mit Informationen zur Generierung wird angezeigt. In diesem Beispiel werden die Mailing- und Kontaktdatensätze und ein entsprechender Protokolldatensatz generiert.

150

Benutzerhandbuch update.seven win

7

Bestätigen Sie. Der Serienbrief, die Mailing- und Kontaktdatensätze werden im Hintergrund für die Zielgruppe, d. h. alle Personen, die mit "ja, ich komme" geantwortet haben, erstellt. Der Serienbrief wird im Textverarbeitungsprogramm angezeigt und kann ausgedruckt und verschickt werden. Nachdem die Aktivität generiert wurde, wird im Dialogfeld zum Generieren die Anzahl der generierten Datensätze angezeigt.

8

Klicken Sie auf Abbrechen, um zur Aktivität zurückzukehren. Die Kampagne ist jetzt ausgeführt.

9

Setzen Sie den Status der Kampagne im Infobereich Kampagne im Feld Kamp.-Status auf "erledigt".

Kampagnen Kampagnen anlegen Um eine Kampagne anzulegen:

1

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Kampagne.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3

Erfassen Sie die wichtigsten Felder, Ö Felder des Infobereichs Kampagne auf Seite 151.

4

Wählen Sie Aktivität im Kontextmenü der Kampagne, um den Infobereich Aktivität zu öffnen und neue Aktivitäten zu dieser Kampagne anzulegen, anzuzeigen, durchzuführen, zu generieren, etc., Ö Aktivitäten auf Seite 160, Zusatzinformationen zur Aktivität auf Seite 165, Aktivitäten generieren auf Seite 182.

5

Speichern Sie.

Anmerkung: Sie können zum Anlegen einer Kampagne auch die Kampagnenplanung oder den Kampagnendesigner verwenden, Ö Kampagnenplanung auf Seite 151 und Kampagnendesigner auf Seite 154. Der Marketing-Kalender verschafft Ihnen eine Übersicht über alle aktuellen Kampagnen und Aktivitäten, Ö Marketing-Kalender auf Seite 157.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

151

Felder des Infobereichs Kampagne Folgende Felder sind wichtig beim Erfassen einer neuen Kampagne: • •

Kamp.-Name: Geben Sie einen Namen für die Kampagne ein. Kamp.Typ: Wählen Sie einen bestehenden Kampagnentyp aus oder geben Sie einen neuen

an.

•

Kamp.-Status: Erfassen Sie den Status der Kampagne. Folgende Katalogwerte stehen zur Verfügung: geplant, in Bearbeitung, erledigt, abgebrochen, Archiv und Vorlage, Ö Vorlagen auf Seite 188.

•

Kamp.-Start / Kamp.-Ende: Geben Sie den Start und das Ende der Kampagne ein.

•

Verantw.: Wählen Sie den Bearbeiter aus, der für diese Kampagne verantwortlich ist.

•

Berechnungsdatum: Die Statistikfelder der Aktivitäten werden zwar automatisch bei der Kampagne berechnet, zur Sicherheit können diese jedoch mit der Option Berechnung im Kontextmenü neu berechnet werden. In diesem Fall wird das aktuelle Datum automatisch in dieses Feld eingetragen. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.

•

Archivierdatum: Geben Sie ein, wann die Kampagne archiviert werden soll.

•

PktSumme-Soll / PktSumme-Ist / PktSumme-Proz / Gew.PktSumme-Soll / Gew.PktSummeIst / Gew.PktSumme-Proz: Über die Punktesummen können Sie pro Aktivität und Response Punkte vergeben, Sollwerte definieren und diese gewichten. Bei der Kampagne werden Soll-, Ist- und Prozentwerte der Aktivität hochgerechnet, Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178.

•

Fensterbereich Kontakt / Fensterbereich Mailing: In diesen Statistikfeldern werden die Statistiken der einzelnen Aktivitäten (Anzahl Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge) automatisch berechnet. Für diese Kategorien gibt es auch Sollfelder, die nach Bedarf im Infobereich Akt.-Statistik erfasst werden können. Die Felder des unteren Teils der Maske werden inaktiv dargestellt und automatisch erfasst.

Kampagnen berechnen Über die Option Berechnung des Kontextmenüs im Infobereich Kampagne können Sie die Statistikdaten der Kampagne berechnen. Diese werden in den Fensterbereichen Kontakt und Mailing angezeigt. Sie haben die Wahl, die Statistikwerte für alle oder nur für die aktuelle Kampagne zu berechnen.

Kampagnenplanung Über die Option Kampagnenplanung des Kontextmenüs im Infobereich Kampagne können Sie eine neue Kampagne anlegen (entweder auf Basis einer Vorlage oder ohne Vorlage) oder die aktuelle Kampagne anzeigen bzw. aktualisieren.

152

Benutzerhandbuch update.seven win

Kampagnen ohne Vorlage neu anlegen Um eine Kampagne ohne Vorlage neu anzulegen:

1

Wählen Sie im Dialogfeld Kampagnenplanung die Option Neu, um eine neue Kampagne anzulegen.

2

Bestätigen Sie mit OK.

3

Im oberen Teil des Fensters können Sie Felder, die aktiv angezeigt werden, direkt bearbeiten. Der untere Teil des Fensters dient zur Information, dabei werden die Namen der Aktivitäten in roter Schrift, die von der Aktivität abhängigen Infobereiche in lila Schrift und die Informationen in schwarzer Schrift dargestellt.

4

Bearbeiten Sie die abhängigen Infobereiche, Ö Inaktive Felder bearbeiten auf Seite 153.

5

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Plan speichern. Anmerkung: Dieser Schritt ist notwendig, da die Kampagne sonst nur im Zwischenspeicher Ihres Computers gespeichert wird und die Änderungen verloren gehen, sobald Sie die Ebene Kampagnenplanung verlassen.

6

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Kampagne laden, um die gespeicherte Kampagne zu laden.

Kampagnen mit Vorlage neu anlegen Um eine Kampagne mit Vorlage neu anzulegen:

1

Wählen Sie im Dialogfeld Kampagnenplanung die Option Vorlage, um eine neue Kampagne basierend auf der aktuellen Kampagne anzulegen.

2

Geben Sie im Feld Kamp.-Start das Startdatum für diese Kampagne an. Anmerkung: Wenn das Startdatum der Kampagne, die als Vorlage dient, der 30. Juli ist und Sie im Feld Kamp.-Start den 31. Juli als Startdatum auswählen, werden die Daten in den Datumsfeldern automatisch um einen Tag verschoben.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

3

153

Bestätigen Sie mit OK.

Die Daten der folgenden Infobereiche werden (mit neuen Laufnummern) kopiert:

Kampagne, Aktivität, Akt.-Bearbeiter, Akt.-Response, Akt.-Durchführung. Kopiert werden dabei alle Felder, die bei der Planung erfasst werden (z. B. Kamp.-Typ). Inhalte von

Feldern, die erst im Laufe der Bearbeitung ergänzt bzw. berechnet werden (z. B. Statistikfelder), werden nicht kopiert. Die Daten der folgenden Infobereiche werden nicht kopiert, da sie spezifisch für jede Aktivität sind: Akt.-Statistik, Akt.-Protokoll, Akt.-Zielgruppe, Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge. Anmerkung: Falls im Infobereich Akt.-Response der Vorlage eine Folgeaktivität innerhalb der gleichen Aktivität erfasst war, werden Stations- und Laufnummer der Folgeaktivität durch entsprechende neue Laufnummern innerhalb der neuen Kampagne ersetzt. Wenn die Aktivität zu einer anderen Kampagne angelegt wurde oder unabhängig von einer Kampagne ist, wird die ursprüngliche Folgeaktivität einschließlich ursprünglicher Stations- und Laufnummer kopiert.

4

Im oberen Teil des Fensters können Sie Felder, die aktiv angezeigt werden, bearbeiten. Der untere Teil des Fensters dient zur Information, dabei werden die Namen der Aktivitäten in roter Schrift, die von der Aktivität abhängigen Infobereiche in lila Schrift und die Informationen in schwarzer Schrift dargestellt.

5

Bearbeiten Sie die abhängigen Infobereiche, Ö Inaktive Felder bearbeiten auf Seite 153.

6

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Plan speichern. Anmerkung: Dieser Schritt ist notwendig, da die Kampagne sonst nur im Zwischenspeicher Ihres Computers gespeichert wird und die Änderungen verloren gehen, sobald Sie den Infobereich Kampagnenplanung verlassen.

7

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Kampagne laden, um die gespeicherte Kampagne zu laden.

Inaktive Felder bearbeiten Um inaktive Felder zu bearbeiten:

1

Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf Aktivität (in lila Schrift dargestellt). update.seven wechselt im oberen Bereich zur Registerkarte Aktivität.

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3

Sie können jetzt die gewünschten Daten erfassen.

4

Wiederholen Sie diesen Vorgang, falls Sie Daten in anderen Bereichen bearbeiten möchten.

154

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Speichern Sie.

Im unteren Bereich wird jetzt die angelegte Aktivität angezeigt und die Infobereiche Akt.-

Durchführung, Akt.-Bearbeiter und Akt.-Response werden darunter angezeigt.

Sie können Responses mit der Maus kopieren. Klicken Sie auf eine Response und ziehen Sie sie auf die gewünschte Aktivität.

Kampagnenplanungen anzeigen und bearbeiten Wählen Sie im Dialogfeld Kampagnenplanung die Option Aktualisieren, um einen Überblick über die wichtigsten Informationen zur Kampagne zu erhalten: •

Welche Aktivitäten umfasst die Kampagne?

•

Wie werden die Aktivitäten durchgeführt?

•

Wer bearbeitet die Aktivitäten?

•

Welche Responses gibt es pro Aktivität?

Sie können auch bestimmte Daten erfassen bzw. bearbeiten, Ö Kampagnen ohne Vorlage neu anlegen auf Seite 152.

Kampagnendesigner Der Kampagnendesigner hilft Ihnen mit einem grafischen Überblick über die Kampagnenstruktur bei der Erstellung von Kampagnen. Wenn Sie den Kampagnendesigner verwenden, haben Sie auch Zugriff auf Vorlagen, die für Aktivitäten definiert wurden. Um den Kampagnendesigner zu starten, wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs

Kampagne die Option Kampagnendesign.

Der Kampagnendesigner benötigt Adobe SVG Viewer. Wenn diese Software noch nicht auf Ihrem System installiert ist, wird eine englische Installationsanweisung mit einem Link zur Download-Seite angezeigt. Führen Sie das Installationsprogramm aus und starten Sie update.seven danach erneut. Anmerkung: Ihr Administrator informiert Sie darüber, welche Version des Internet Explorer der Kampagnendesigner benötigt.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

155

Überblick über die Kampagne Der Kampagnendesigner zeigt in der Vorgängermaske Details zur Kampagne an, und einen Überblick auf der rechten Seite. Sie können die Struktur der Kampagne im Überblick bearbeiten.

Kleiner Überblick

Rechts unten am Bildschirm wird ein kleiner Überblick der gesamten Kampagne dargestellt. Wenn Sie auf eine Stelle in diesem Überblick klicken, wird die Ansicht im Hauptfenster entsprechend zentriert. Verwenden Sie das Symbol zu verkleinern.

, um die Darstellung zu vergrößern. Verwenden Sie

Verwenden Sie das Symbol

, um das Kampagnenelement nach oben zu bewegen.

Verwenden Sie das Symbol anzupassen.

, um sie

, um den Überblick an die Größe des Anzeigebereichs

Bearbeiten der Kampagne Aktivitäten anlegen

Aktivitäten werden durch ein blaues Element gekennzeichnet und enthalten den Namen der Aktivität.

1

Klicken Sie auf das Element Aktivität links oben, um es auszuwählen.

2

Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, folgt das Element dem Mauszeiger. Sie können es mit jedem Element verbinden, das unten einen roten Kreis anzeigt:

156

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Bewegen Sie die Aktivität in die Nähe des Zielelements. Der Kreis wird grün. Dies zeigt an, dass die Aktivität verbunden werden kann:

4

Klicken Sie, um die Aktivität zu platzieren:

Sie werden aufgefordert, eine Aktivitätsvorlage aus der Liste der vorhandenen Vorlagen auszuwählen, Ö Vorlagen auf Seite 188. Sie können die Daten der Vorlage mit dem Kampagnenassistenten weiter bearbeiten, Ö Kampagnenassistent auf Seite 157.

Verbindungen anlegen

Sie können Folgeaktivitäten und Responses zuweisen, indem Sie sie mit dem entsprechenden Element verbinden.

1

Klicken Sie auf das Verbindungselement links oben. Elemente, die verbunden werden können, sind durch einen roten Kreis gekennzeichnet.

2

Klicken Sie auf den Kreis des Elements, für das Sie eine Verbindung hinzufügen wollen. Die verfügbaren Ziele werden dann durch einen roten Kreis gekennzeichnet.

3

Klicken Sie auf den Kreis des Zieles, um die Verbindung herzustellen. Bei der Verbindung der Aktivität werden Sie dazu aufgefordert, eine Response zu wählen oder einzugeben.

Responses ohne Folgeaktivitäten

Responses ohne Folgeaktivität sind mit dem Element Keine Folgeaktivität verbunden. Dieses Element wird automatisch neuen Responses hinzugefügt.

Elemente bearbeiten Klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke eines Elements, um das Menü anzuzeigen:

Mit dem Symbol können Sie die Daten für dieses Element bearbeiten. Die Details werden im unteren Bereich des Bildschirms angezeigt. Sie können die Daten bearbeiten, die durch Vorlagen zur Verfügung gestellt wurden. Mit dem Symbol Element verbinden.

können Sie ein Element neu positionieren, d. h. mit einem anderen

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

Das Symbol

157

löscht das Element.

Kampagnenassistent Wenn Sie im Kampagnendesigner einen Eintrag bearbeiten, wird im unteren Bereich der Kampagnenassistent angezeigt:

Verwenden Sie die Schaltflächen Weiter und Zurück, um durch die verschiedenen Einstellungen zur Aktivität zu navigieren. Wenn notwendig, können Sie die Daten bearbeiten (z.B. das Startdatum verschieben oder einen anderen Bearbeiter eintragen). Um die Responses und Bearbeiter (die in den Infobereichen Akt.-Bearbeiter und Akt.-Response eingegeben wurden) anzuzeigen und zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Option im Kontextmenü. Sie können die erforderlichen Responses hinzufügen und die Bearbeiterdaten ändern. Wenn Sie der Aktivität neue Responses hinzufügen und diese speichern, werden sie auch der Kampagnenübersicht hinzugefügt. Neue Responses werden ohne Folgeaktivität hinzugefügt. Um eine Folgeaktivität für eine Response festzulegen, fügen Sie mit dem Element Aktivität eine neue Aktivität hinzu und wählen Sie die gewünschte Aktivität aus der Liste der Vorlagen. In den Details zur Response können Sie jetzt sehen, dass die Aktivität im Feld Folgeaktivität angezeigt wird.

Anzeigen der Kampagne im Marketing-Kalender Klicken Sie auf das Symbol , um den Marketing-Kalender in der unteren Bildschirmhälfte anzuzeigen, Ö Marketing-Kalender auf Seite 157.

Marketing-Kalender Im Infobereich Marketing-Kalender werden alle aktuellen Aktivitäten und Kampagnen in einer Übersicht grafisch mit einem Indikator über den Fortschritt bzw. den Erfolg angezeigt. Sie haben mehrere Möglichkeiten, um den Infobereich Marketing-Kalender zu öffnen: •

Über die Option Marketing-Kalender im Kontextmenü des Infobereichs Kampagne

•

Über die Menüoption Info Æ Marketing-Kalender

158

Benutzerhandbuch update.seven win •

Über die Symbolleiste, falls dies so eingerichtet ist

In der grafischen Übersicht werden Kampagnen/Aktivitäten als farbige Blöcke mit dem Namen bzw. der Referenz der Kampagne/Aktivität angezeigt. Anmerkung: Die Referenz wird angezeigt, wenn unter der Menüoption Extras Æ Desktop definieren Referenzen für die Infobereiche Kampagne und Aktivität definiert wurden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Die Reihenfolge der Kampagnen/Aktivitäten hängt vom Startdatum ab. Das heutige Datum wird als vertikale Linie angezeigt. Je nach Status der Kampagne/Aktivität werden die Balken in unterschiedlichen Farben angezeigt: •

blau (geplant)

•

gelb (in Bearbeitung)

•

grün (erledigt)

•

rot (abgebrochen)

•

grau (Archiv)

Der Name einer Kampagne wird in fetter Schrift angezeigt, der einer Aktivität in normaler Schrift. Kampagnen werden angezeigt, wenn das aktuelle Datum zwischen die Daten in den Feldern Kamp.Start und Kamp.Ende fällt. Aktivitäten werden angezeigt, wenn das aktuelle Datum in den Zeitraum zwischen dem Datum im Feld Startdatum und dem spätesten Datum der folgenden Felder im Infobereich Akt.-Durchführung fällt: Datum generieren (Plan), Datum generiert (Ist), Datum Bearb.-Ende, Datum Response. Falls Aktivitäten wiederholt wurden, wird dies mit dem Symbol

gekennzeichnet.

Doppelklicken Sie auf eine Kampagne/Aktivität, um diese in Maskenansicht zu öffnen. Wenn eine Aktivität Teil einer Kampagne ist, wird diese mit der Kampagne in der Vorgängermaske angezeigt. Anmerkung: Sie können den Marketing-Kalender in gleicher Weise wie den Kalender konfigurieren. Verschiedene Farben und Texte sowie Masken für verschiedene Typen bzw. Status von Kampagnen und Aktivitäten können ausgewählt werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

159

Schaltflächen im Marketing-Kalender Folgende Schaltflächen stehen Ihnen im Infobereich Marketing-Kalender zur Verfügung: Zeigt nur Kampagnen an. Zeigt Kampagnen mit Aktivitäten an. Falls eine Aktivität Teil einer Kampagne ist, wird diese unterhalb der zugehörigen Kampagne angezeigt. Falls eine Kampagne mehrere zugehörige Aktivitäten hat, werden diese in jeweils einer eigenen Zeile angezeigt. Die Reihenfolge hängt vom Startdatum ab.

Klicken Sie auf den Pfeil nach oben bzw. nach unten in der rechten Ecke des Balkens, um auch Kampagnen aufgeklappt oder zugeklappt (mit oder ohne zugehörige Aktivität) anzuzeigen. Zeigt nur Aktivitäten an. Blättert zeitlich zurück oder nach vorne. Zeigt alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten in einer Monatsansicht an. Zeigt alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten in einer Quartalsansicht an. Zeigt alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten in einer Jahresansicht an. Berechnet alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten neu. Ändert die Einstellungen für die Anzeige, Ö Einstellungen auf Seite 160.

Fortschritt und Erfolg einer Kampagne/Aktivität Der Fortschritt bzw. Erfolg wird in einem Block unterhalb der Kampagne/Aktivität angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt werden:

Kampagne: Status "erledigt", "Archiv" Feld

Anzeige

Gew.PktSumme-Proz. >0

Gew.PktSumme-Proz.

Oder falls Gew.PktSummeProz.=0, dann Pkt.Summe-Proz. >0

PktSumme-Proz.

Aktivität: Status "in Bearbeitung", "erledigt", "Archiv" Feld

Anzeige

PktSumme-Proz. >0

PktSumme-Proz.

Falls PktSumme-Proz.=0 dann Mit Response >0

Mit Response : (Gesamt Ist + Mail. ges. Ist + Arb.Auftr.Erledigt Ist + Arb.Auftr.Offen Ist

Falls Mit Response =0

(Ohne Ergebnis (Mailing) + Ohne Ergebnis (Kontakt) + Arb.Auftr.Offen Ist) : (Gesamt Ist + Mail. ges. Ist + Arb.Auftr.Erledigt Ist + Arb.Auftr.Offen Ist

160

Benutzerhandbuch update.seven win

Einstellungen Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht Kampagnen/Aktivitäten angezeigt werden sollen.

filtern

und

bestimmen

Sie,

welche

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: • • •

Kampagne - Kamp.-Status: Wählen Sie den Status der Kampagnen aus, die angezeigt werden sollen.

Aktivität - Akt.Status: Wählen Sie den Status der Aktivitäten aus, die angezeigt werden

sollen.

Aktivität - Ausf.Status: Wählen Sie den Ausführungsstatus der Aktivitäten aus, die

angezeigt werden sollen.

•

Bearbeiter: Wählen Sie, ob Kampagnen/Aktivitäten für den aktuellen Bearbeiter, die

•

Aktive Bearbeiter: Die Bearbeiter, die Sie über die Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen ausgewählt haben, werden aufgelistet.

•

Alle Bearbeiter: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Kampagnen/Aktivitäten für

•

Bearbeiter/Gruppen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um bestimmte Bearbeiter und/oder

Bearbeitergruppe, den Gruppenleiter und/oder die Vertretung angezeigt werden sollen.

alle Bearbeiter angezeigt werden sollen.

Gruppen auszuwählen.

Aktivitäten Sie können mit Hilfe des Infobereichs Aktivität für bestimmte Zielgruppen Aktivitäten planen und durchführen, Ö Aktivitäts-Zielgruppe auf Seite 175. Der ausgewählte Kunden- bzw. Interessentenkreis wird dabei durch gezielte Aktivitäten angesprochen. Aktivitäten können entweder als Teil einer Kampagne oder unabhängig ausgeführt werden. Im Infobereich Aktivität können Sie: •

Kundenspezifische Aktivitäten definieren (z. B. Telefonbefragungen, Mailings)

•

Die Rollen der Bearbeiter definieren (z. B. Telemarketing, Kundenbetreuer)

•

Responses und Erfolgskriterien definieren

•

Kontakt-, Arbeitsauftrags- oder Mailingdatensätze generieren und bearbeiten

•

Die generierte Zielgruppe bearbeiten

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

•

Serienbriefe, Serien-SMS-Nachrichten, -Faxnachrichten bzw. E-Mails generieren

•

Ergebniskontrollen durchführen

161

Aktivitäten können über update.seven server auch automatisch gestartet werden, Ö update.seven server - Beispiel auf Seite 170 und update.seven server im Administratorhandbuch 2.

Aktivitätstypen Es gibt verschiedene Arten von Aktivitäten, die sich einerseits durch die Zusammensetzung der Zielgruppe und andererseits durch die Art der Kontaktaufnahme unterscheiden: •

Kontaktaktivität: Die Zielgruppe wird aus dem bestehenden Kundenstamm und/oder aus Interessenten über eine Selektion ermittelt und nach Bedarf nachbearbeitet. Für die Zielgruppe werden Telefonate oder Mailings generiert. Es gibt folgende Varianten von Kontaktaktivitäten: o

Mailingaktivität: Die Zielgruppe wird über ein Mailing (Brief, E-Mail, Fax oder SMS) kontaktiert, und Sie warten auf die eingehenden Responses.

o

Telefonaktivität: Die Zielgruppe wird telefonisch (z. B. in Zusammenhang mit einer Umfrage) von Telemarketing-Mitarbeitern kontaktiert.

o

Telefon-/Mailingaktivität: Eine Mischform aus Telefon- und Mailingaktivität, bei der die Personen je nach bevorzugtem Kanal telefonisch oder mit einem Mailing kontaktiert werden.

•

Folgeaktivität: Die Aktivität ist die Folgeaktivität einer oder mehrerer Aktivitäten, und die Zielgruppe besteht aus allen Firmen/Personen, die auf die Vorgängeraktivität die entsprechend definierte Response gegeben haben.

•

Medienaktivität: Die Aktivität wird in einer Zeitung oder einem anderen Publikationsmedium inseriert, und die Zielgruppe besteht aus allen Firmen/Personen, die daraufhin mit Ihnen in Kontakt treten (v. a. Personen, die noch nicht in update.seven erfasst sind).

Aktivitätsstadien Eine Kontaktaktivität durchläuft folgende Stadien: •

Die Zielgruppe wird ausgewählt.

•

Bei Bedarf kann die Zielgruppe z. B. von den Betreuern manuell kontrolliert und nachbearbeitet werden.

•

Telefonate und/oder Mailings werden generiert.

•

Die Telefonate werden durchgeführt und/oder

•

Responses auf Mailings werden automatisch oder manuell eingetragen.

Alle Informationen zu diesen Schritten können vom AktivitätsKampagnenverantwortlichen vorab oder tagesaktuell erfasst werden.

bzw.

vom

Bei Folgeaktivitäten entfällt im Allgemeinen die Selektion der Zielgruppe, da die Zielgruppe auf den Responses der Vorgängeraktivität(en) aufbaut. Medienaktivitäten durchlaufen folgende Stadien: •

Das Inserat wird aufgegeben. Dies erfolgt unabhängig von update.seven, es wird nur festgehalten, wann und wo das Inserat aufgegeben wurde.

•

Eingehende Telefonanrufe können einer Aktivität zugeordnet und die Person in der Datenbank gesucht und zugewiesen oder neu erfasst werden. Das Telefongespräch wird als Kontakt mit der Response erfasst und der Aktivität zugeordnet, indem der Anrufer den im Inserat enthaltenen Schlüssel mitteilt, und der Bearbeiter die Aktivität anhand des Schlüssels oder anderer Kriterien sucht.

162

Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten planen Der Verantwortliche für die Kampagne bzw. Aktivität sollte bei der Planung die folgenden Schritte berücksichtigen: •

Zielgruppe definieren: Im Infobereich Selektion wird die entsprechende Zielgruppe definiert und die so entstandene Selektion gespeichert, Ö Selektionen auf Seite 235. Das Feld Sperre Aktivität bei Firmen und Personen erlaubt es, diese bei der Aktivitätsgenerierung auszuschließen.

•

Dokumente verfassen: Die Serienbriefvorlagen der jeweiligen Zielgruppen müssen in der Textverarbeitung erstellt werden. Die Seriendruckfelder müssen in den jeweiligen Dokumenten aus update.seven eingefügt werden, Ö Serienbriefe erstellen auf Seite 216.

•

Etiketten und Übergabeformate definieren: Übergabeformate bzw. Etiketten, die zum Erstellen von Serienbriefen notwendig sind, müssen definiert werden.

Aktivitäten definieren Um eine Aktivität zu definieren:

1

Wenn die Aktivität nicht Teil einer Kampagne ist, klicken Sie in der Symbolleiste auf das entsprechende Symbol oder wählen die Menüoption Info Æ Aktivität. Wenn die Aktivität Teil einer Kampagne ist, wählen Sie im Kontextmenü der entsprechenden Kampagne die Menüoption Aktivität.

Anmerkung: Wenn die Aktivität Teil einer Kampagne ist, wird die entsprechende Kampagne in der Vorgängermaske angezeigt.

2

Geben Sie die Daten in die Felder ein, Ö Felder des Infobereichs Aktivität auf Seite 162.

3

Speichern Sie.

Felder des Infobereichs Aktivität Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung: •

Aktivität: Geben Sie eine Beschreibung der Aktivität ein (z. B. Einladung, Event, Erinnerung). Der Eintrag wird in den Aktivitätenkatalog übernommen bzw. kann aus dem Katalog ausgewählt werden. Wenn sich der Begriff noch nicht in Ihrem Katalog befindet, nehmen Sie ihn durch Auswahl der Schaltfläche Neu in den Katalog auf.

•

Stufe: In dieses Feld können Sie die Zahl der Aktivitätsstufe eingeben, wenn es sich um

•

Verantw.: Definieren Sie, welcher Mitarbeiter für die Aktivität und deren erfolgreiche

eine mehrstufige Aktion handelt.

Durchführung verantwortlich ist. Der aktuelle Bearbeiter wird automatisch in diesem Feld angezeigt, kann jedoch geändert werden.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

163

Anmerkung: Wurde der Status eines entsprechenden Datensatzes vom zuständigen Bearbeiter auf "erledigt" geändert, erhält der Verantwortliche der Aktivität eine Meldung des Typs "Erledigung" im Infobereich ToDo-Liste mit dem Text "ToDo:erledigt" im Feld Meldung. •

Gruppe (Maskenzusatz): Dieses Feld wird automatisch erfasst.

•

Akt.-Variante: Definieren Sie die Art der Aktivität. Für eine Mailingaktion wählen Sie z. B.

•

Dokument: Geben Sie den Namen des Standarddokuments ein, das Sie als Serienbrief Ihrer

•

Datum: Falls Sie hier kein Datum eingeben, wird automatisch das aktuelle Datum

•

Ausf.Status: Dieses Feld gibt an, wie die letzte Generierung gelaufen ist. Wird bei der

•

Text: Geben Sie eine Beschreibung der Aktivität ein, z.B. "Produkteinführung".

•

Akt.-Responses (Maskenzusatz): Legen Sie eine Standard-Response für die Aktivität fest.

•

Akt.-Schlüssel: Geben Sie ein Kennzeichen für Ihre Aktivität ein. Bei Inseraten in Zeitungen

•

Akt.-Status: Dieses Feld zeigt das Stadium an, in welchem sich die Aktivität befindet. Wenn die Aktivität als Vorlage verwendet werden soll, setzen Sie den Status auf "Vorlage", wenn Sie die Aktivität hinzufügen. Wenn Sie das nicht tun, wird der Status automatisch beim Generieren erfasst, kann jedoch später bearbeitet werden.

•

Land / Gebiet: Erfassen Sie das Gebiet und das Land, auf das sich diese Aktivität bezieht.

•

Kampagne: Dieses Feld ist eine Referenz auf die Kampagne, zu der diese Aktivität gehört und kann nicht bearbeitet werden.

•

Publ.-Bezeichnung / Publ.-Datum / Publ.-Medium: In diesen Feldern können Sie erfassen,

•

Kosten (Maskenzusatz): Tragen Sie hier die geschätzten Kosten der Aktivität vor der

"Brief".

Mailingaktion zugrunde legen (Dok-ID bei der Dokumentverwaltung). angezeigt.

Generierung automatisch gesetzt und kann nicht geändert werden.

Diese wird in allen von der Aktivität generierten Daten (Mailings, Kontakte, Arbeitsaufträge) in das Feld Akt.R1 übernommen. kann z. B. dieser Schlüssel angegeben werden und bei einem Anruf als Antwort auf das Inserat kann bei Angabe dieses Schlüssels die Aktivität zugeordnet werden.

wo und wann ein Inserat für diese Aktivität platziert wurde.

Durchführung ein. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Schätzung korrigieren.

Kontextmenü des Infobereichs Aktivität Im Kontextmenü stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: •

Dokument: Öffnet das im Feld Dokument eingetragene Dokument.

•

TM-Planung: Steht nur für die Branchenversion BTB zur Verfügung. Führt eine Telemarketingaktivität durch, Ö Telemarketing-Planung auf Seite 180.

•

Generieren: Generiert die Aktivität, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182. Ist nur aktiv, wenn die Durchführung der Aktivität im Infobereich Akt.-Durchführung erfasst wurde.

•

Berechnen: Berechnet die Aktivität, Ö Generierte Datensätze berechnen auf Seite 188. Erhält erst eine Funktion, wenn die Aktivität generiert wurde.

•

Zielgruppe bearbeiten: Wählen Sie diese Menüoption, um die Zielgruppe zu bearbeiten, Ö Zielgruppe bearbeiten auf Seite 177.

•

Akt.-Statistik: Zeigt die statistischen Daten dieser Aktivität an, Ö Aktivitätsstatistik auf Seite 179.

•

Akt.-Durchführung: Wählen Sie diese Menüoption, um die Aktivitätsdurchführung zu erfassen, Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166.

•

Aktivitätsprotokoll: Zeigt das Protokoll der einzelnen Durchführungsstadien der Aktivität an, Ö Aktivitätsprotokoll auf Seite 179.

•

Akt.-Bearbeiter: Wählen Sie diese Menüoption, um die Bearbeiter dieser Aktivität zu erfassen, Ö Aktivitätsbearbeiter auf Seite 165.

164

Benutzerhandbuch update.seven win • •

Akt.-Response: Wählen Sie diese Menüoption, um die Responses der Aktivität zu erfassen, Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178. Akt.-Zielgruppe: Öffnet die Zielgruppenübersicht der Aktivität, Ö Aktivitätszielgruppe auf Seite 175.

•

Kontakt bearbeiten/Mailing bearbeiten/Arb.Auftr.bearbeiten: Wählen Sie eine dieser Menüoptionen, um die Kontakte der Aktivität zu bearbeiten, Ö Generierte Datensätze bearbeiten und löschen auf Seite 186.

•

Zielgruppe löschen: Wählen Sie diese Menüoption, um alle Datensätze zu löschen, die im Infobereich Akt.-Zielgruppe zur Aktivität angelegt wurden. (Dazu benötigen Sie die Berechtigung zum Löschen von Zielgruppen.)

Aktivitäten löschen Um eine bereits angelegte Aktivität mit den dazu generierten Terminen zu löschen:

1

Wählen Sie die Aktivität aus.

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Folgende Meldung wird angezeigt: "Wollen Sie Aktivität löschen?"

3

Bestätigen Sie mit Ja. Folgende Meldung wird angezeigt: "Aktivitätstermine löschen?"

4

Bestätigen Sie nach Wunsch mit Ja oder Nein. Abhängig von dieser Auswahl wird die aktuelle Aktivität mit oder ohne allen generierten Kontakt-, Arbeitsauftrags- bzw. Mailingdatensätzen gelöscht.

Aktivitäten suchen Das Dialogfeld Suche Aktivität wird im Infobereich Kontakt, Mailing, Arbeitsauftrag, Akt.Response oder Event-Tabelle geöffnet.

1

Doppelklicken Sie im Feld Akt.-StNr. (Aktivitäts-Stationsnummer) oder Akt.-Nr. (Aktivitätsnummer) oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand des Feldes. Das Dialogfeld kann auch direkt im Infobereich Aktivität mit der Schaltfläche Suchen ( geöffnet werden.

2

Wählen Sie in den Listenfeldern Aktivität und Akt.Variante die gewünschten Einträge.

)

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

165

Wenn Sie mehrere Einträge gleichzeitig auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Einträge.

3

Geben Sie nach Wunsch auch einen Zeitraum, die Stufe und Aktivitätsnummer für die gesuchte Aktivität an.

4

Klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Aktivitäten werden im Listenfeld Aktivität angezeigt.

5

Wenn Sie die Aktivität dem Datensatz zuordnen möchten, klicken Sie auf OK.

Zusatzinformationen zur Aktivität Aktivitätsbearbeiter Im Infobereich Akt.-Bearbeiter erfassen Sie, welche Bearbeiter zusätzlich zum Aktivitätsverantwortlichen (Feld Verantw. im Infobereich Aktivität) an der Aktivität arbeiten.

Sie können einen Bearbeiter auswählen und festlegen, für welche Prozesse dieser Bearbeiter verantwortlich ist.

1

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

2

Wählen Sie im Feld Bearb. den gewünschten Bearbeiter. Das Feld Gruppe wird automatisch erfasst. Anmerkung: Sie können im Feld Bearb. auch eine Gruppe auswählen. Dadurch werden alle in dieser Gruppe enthaltenen Bearbeiter automatisch als Bearbeiter dieser Aktivität erfasst. Falls für einen Bearbeiter eine Vertretung angelegt wurde, wird auch der Vertreter als Bearbeiter dieser Aktivität erlaubt.

3

Wählen Sie im Katalogfeld Akt.-Bearb.-Rolle eine Rolle aus, oder erfassen Sie eine neue Rolle.

4

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Telefon, wenn dieser Bearbeiter Telefonate zu dieser Aktivität durchführt und/oder entgegennimmt.

5

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail, wenn dieser Bearbeiter eingehende E-Mails zu dieser Aktivität bearbeitet.

6

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zielgruppe, wenn diesem Bearbeiter ein Teil der Zielgruppe zugewiesen wird. Anmerkung: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird für den Zielgruppenbearbeiter, der zur Aktivität eingetragen wurde, nach der Generierung der Zielgruppe ein Datensatz im Infobereich ToDo-Liste mit dem Typ "Akt.-Zielgruppe bearbeiten" angelegt. Bei Änderung des Status auf "erledigt" erhält der Verantwortliche der Aktivität automatisch eine Meldung des Meldungstyps "Erledigung" mit dem Text "ToDo:erledigt" im Feld Meldung.

166

Benutzerhandbuch update.seven win

7

Speichern Sie.

Anmerkung: Das Kontrollkästchen In Bearbeitung kann zur Information aktiviert werden, solange ein Bearbeiter die Aktivität bearbeitet.

Aktivitätsdurchführung Im Infobereich Akt.-Durchführung werden alle wichtigen Informationen erfasst, die Sie für die Durchführung der Aktivität benötigen: •

Selektionsformat

•

Aktivitätsformat

•

Art der Durchführung

•

Zeitplan

•

Daten, die an die Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge übertragen werden

•

Dateiformate und andere Informationen über Mailings, E-Mails, SMS-Nachrichten und FaxNachrichten

•

Information über die Erstellung eines Protokolls Anmerkung: Falls die Aktivität Teil einer Kampagne ist, werden die entsprechende Kampagne und die Aktivität in der Vorgängermaske angezeigt.

Felder des Infobereichs Aktivitätsdurchführung •

Selektion/Abfrage: In diesem Katalogfeld wählen Sie die gewünschte Selektion bzw. Abfrage aus. Dadurch wird in die Felder Sel.Benutzer, Sel.benutzerbez. und Sel.Benutzer-ID

automatisch der aktuelle Benutzer eingetragen, damit auch ein anderer Benutzer auf die Selektion zugreifen kann. Um Abfragen aus update.seven web auswählen zu können, müssen Sie über das Katalogfeld Basis entweder Abfrage allgemein oder Abfrage benutzerbezogen auswählen. •

Aktivitätsformat: Wählen Sie ein Aktivitätsformat für die Generierung aus.

•

Durchführungsart: Über dieses Katalogfeld definieren Sie die Durchführungsart. Die folgenden Möglichkeiten stehen zur Verfügung: o

einmalig, Selektion/Abfrage durchführen: Sie generieren einmal und führen dabei die Selektion durch. Anwendbar vor allem bei Kontaktaktivitäten, bei denen die Zielgruppe erst neu ermittelt und später nachbearbeitet wird und entweder unmittelbar oder später Termine und/oder Mailings generiert werden.

Anmerkung: Wenn ein Benutzer, der die Selektion nicht angelegt hat, die Aktivität generieren will, muss er zuerst diese Selektion mit der Durchführungsart einmalig, Selektion/Abfrage durchführen durchführen. o

einmalig, Selektion nicht durchführen: Sie generieren einmal, ohne dabei die Selektion

durchzuführen. Anwendung vor allem bei Kontaktaktivitäten, bei denen die Zielgruppe zu einem früheren Zeitpunkt erstellt wurde und entweder unmittelbar oder später Kontakte und/oder Mailings generiert werden.

o

einmalig, nur Response-Verarbeitung: Bei dieser Aktivität existiert die Zielgruppe

schon. Typisch für Medienaktivitäten, bei denen die Zielgruppe der Folgeaktivität auf Basis der Responses aufgebaut wird.

o

wiederholt, Selektion immer durchführen: Die Aktivität findet regelmäßig zu den in den Feldern Frequenz und Eh. erfassten Werten statt. Die Zielgruppe wird jedes Mal gelöscht und neu generiert. Typisch z. B. für Newsletter. Die Definition, wer in die Zielgruppe fällt, wird anhand eines bestimmten Kriteriums, z. B. bestimmte Interessen, festgelegt.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

•

167

o

wiederholt, Selektion einmal durchführen / wiederholt, Selektion nie durchführen: Die Aktivität findet regelmäßig zu den in den Feldern Frequenz und Eh. erfassten Werten statt. Bei jedem neuen Durchlauf werden alle bereits erfassten Personen eines früheren Durchlaufs aus der Zielgruppe gelöscht, und das Generieren wird für die restlichen, nicht inaktiven, Personen durchgeführt. Anwendung z. B. bei Medienaktionen, bei denen laufend Responses eingehen, und bei denen z. B. einmal pro Woche anhand der neuen Responses ein Mailing generiert wird.

o

wiederholt, nur Response-Verarbeitung: Bei dieser wiederholten Aktivität baut sich die Zielgruppe alleine auf und es wird auch nichts generiert. Typisch für wiederholte Medienaktivitäten, bei denen es kein Antwortschreiben gibt, die Antwort unmittelbar per E-Mail erfolgt oder pro Response die eingehenden Meldungen an andere Aktivitäten weitergeleitet werden.

o

wiederholt, Pakete: Dies ist ein besonderer Fall einer wiederholten Aktivität: Die Wiederholung kennzeichnet nicht, dass die Aktivität jeweils neu mit gleicher bzw. aktueller Zielgruppe durchgeführt wird, sondern dass das Mailing nur an den Teil der Zielgruppe gesendet wird, die bisher noch kein Mailing erhalten haben. Maximal werden so viele versendet, wie im Feld Max. Paketgr. erfasst ist. Die Aktivität wird so lange durchgeführt, bis alle in der Zielgruppe enthaltenen Personen erreicht wurden. Anwendbar z. B. bei Mailings, die aus Kosten- oder Logistikgründen nicht auf einmal, sondern in mehreren Paketen verschickt werden sollen. Bei regelmäßigen Aktivitäten steht die Option, Mailings in Paketen zu verschicken, nicht zur Verfügung.

Ausf. Bearbeiter: Geben Sie hier den Bearbeiter an, der die Aktivität ausführen soll. Der aktuelle Bearbeiter wird automatisch erfasst, kann jedoch nach Bedarf geändert werden. Anmerkung: Für den ausführenden Bearbeiter wird im Infobereich ToDo-Liste automatisch ein Datensatz vom ToDo-Typ "Akt. durchführen" angelegt. Bei Änderung des Status auf "erledigt" erhält der Verantwortliche der Aktivität automatisch eine Meldung des Meldungstyps "Erledigung" mit dem Text "ToDo:erledigt" im Feld Meldung.

Registerkarte Plan Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Startdatum / Startzeit: In diesen Feldern können Sie das Datum und die Zeit erfassen, zu denen die Aktivität gestartet werden soll. Das Feld Startdatum steht auch im oberen Teil

•

Basis: Um Abfrageformate aus update.seven web auswählen zu können, müssen Sie hier entweder Abfrage allgemein oder Abfrage benutzerbezogen auswählen. Wenn Sie Selektionen aus update.seven win verwenden möchten, müssen Sie die Option Selektion

der Maske zur Verfügung.

auswählen. • •

Sel.Benutzer-ID / Sel.Benutzerbez. / Sel.Benutzer: Diese Felder werden automatisch erfasst, wenn Sie ein Selektionsformat auswählen, und können nicht bearbeitet werden.

Zielgr. generieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Zielgruppe generiert

werden soll.

•

Datum generieren (Plan) / Zeit generieren (Plan): In diesen Feldern legen Sie das Datum

•

Bearb.-Dauer in Tagen / Datum Bearb.-Start / Datum Bearb.-Ende / Zeit Bearb.-Start / Zeit Bearb.-Ende : Für den Fall, dass eine Zielgruppe generiert wird, legen Sie in diesen Feldern

und die Zeit fest, zu denen die Generierung stattfinden soll. Diese Felder werden beim Generieren erfasst, d. h. der Zeitpunkt des Generierens wird mit dem Ende der Zielgruppenbearbeitung gleichgesetzt, kann jedoch manuell bearbeitet werden.

den Zeitraum fest, in dem die Zielgruppe nachbearbeitet werden soll. Falls Sie im Feld Bearb.-Dauer in Tagen nichts erfassen, wird automatisch "7" eingetragen. Das Datum und die Zeit für die Bearbeitung werden beim Generieren automatisch erfasst, können jedoch manuell bearbeitet werden.

•

Datum Response / Zeit Response: In diesen Feldern legen Sie fest, bis wann Responses zur Aktivität erfasst werden können.

168

Benutzerhandbuch update.seven win

Registerkarte Generieren Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Gen. Kontaktdatum: Geben Sie hier das Datum ein, zu dem die Kontakte generiert werden

•

Kontakt: Wählen Sie hier die entsprechende Kontaktart aus. Folgende Kontaktarten stehen

•

Geschäftsbereich (BTB/OTC) / Produktgr. (BTB) / Warengruppe (OTC) / Produktart (FS): In

•

Personenbezogen: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Bearbeiter nicht aus der firmenbezogenen Vertriebsgruppe bzw. dem firmenbezogenen Kundenbetreuer übernommen werden soll, sondern aus der personenbezogenen Vertriebsgruppe/dem personenbezogenen Kundenbetreuer.

•

TM-Aktivität / DS-Dauer: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen TM-Aktivität, wenn diese Aktivität eine Telemarketingaktivität ist. In das Feld DS-Dauer geben Sie die durchschnittliche Dauer eines Telefonats ein.

•

Priorität: Wählen Sie die Priorität. Folgende Prioritäten stehen zur Verfügung: hoch, mittel,

•

Umfr.Fragebog. / Umfr.Datum: Wählen Sie hier den Fragebogen und das Datum für die Umfrage. Diese Felder werden in den Kontakt und den Arbeitsauftrag übernommen.

•

Gen. Mailingdatum: Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Mailings generiert werden

•

Einzelkosten / Währung: Geben Sie hier die Kosten pro Brief und die Währung an.

•

Arb.Auftr.Start / Arb.Auftr.Ende: Geben Sie das Start- und Enddatum für den Arbeitsauftrag

•

Kontakt-Vorgabewerte, Mailing-Vorgabewerte, Arb.Auftr.-Vorgabewerte: Hier können Sie ein zuvor definiertes Vorgabewerteformat für die Infobereiche Kontakt, Mailing bzw. Arbeitsauftrag laden. Die Vorgabewerte werden in alle generierten Kontakte, Mailings bzw. Arbeitsaufträge übernommen.

sollen. Dieses Feld wird in das Feld Datum des Kontakts übergeben, auch wenn der Kontakt zu einem anderen Datum generiert wurde. zur Verfügung: Telefon, Besuch, Brief, Veranstaltung, Fax, E-Mail, Info, Internet.

diesen Feldern können Sie festlegen, von welchem Teilbereich Ihres Unternehmens die Aktivität durchgeführt wird. Wenn Sie hier etwas erfassen, wird bei Zielgruppen und Kontakten nicht der Bearbeiter der Firma/Person übernommen, sondern der Bearbeiter der entsprechenden firmenbezogenen Vertriebsgruppe bzw. des entsprechenden Kundenbetreuers.

niedrig. Dieses Feld wird in den Kontakt und den Arbeitsauftrag übernommen.

sollen. Dieses Feld wird in das Feld Datum des Mailings übergeben, auch wenn das Mailing zu einem anderen Datum generiert wurde.

ein.

Registerkarte Einstellungen Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Autom. Start: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Aktivität automatisch gestartet werden soll, Ö update.seven server - Beispiel auf Seite 170 und update.seven server im Administratorhandbuch 2.

•

Frequenz / Eh.: In diesen Feldern legen Sie fest, wie oft eine wiederholte Aktivität

•

Monatstag: Falls Sie die Aktivität in einer monatlichen Frequenz durchführen, können Sie hier eintragen, an welchem Monatstag die Aktivität durchgeführt werden soll ("31" ist der Monatsletzte).

•

Zeit Beginn / Zeit Ende: Falls die Aktivität mehrmals täglich durchgeführt werden soll, d. h. im Feld Frequenz ist "Minute" oder "Stunde" ausgewählt, können Sie hier den Zeitraum einschränken.

•

Max. Paketgr. / Paket-Nr.: Im Feld Max. Paketgr. können Sie angeben, wie viele Mailings maximal pro Paket verschickt werden sollen. Im Feld Paket-Nr. wird die fortlaufende

durchgeführt werden soll, d. h. alle x Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre.

Nummer des zuletzt versendeten Pakets angegeben. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

169

•

Ausf.Status: In diesem Feld wird protokolliert, wie der Start verlaufen ist, dieses Feld kann bearbeitet werden, Ö Aktivitätsprotokoll auf Seite 179.

•

Ausf. Protokoll: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird im Benutzerverzeichnis

eine Protokolldatei für die Aktivität generiert. In dieser Datei sind mehr Informationen als im Infobereich Akt.-Protokoll enthalten. Es wird empfohlen, dieses Kontrollkästchen zu aktivieren.

•

Datum Sel. durchgef. / Datum Zielgr. generiert / Datum generiert (Ist): Diese Felder

•

Datum nächster Schritt / Zeit nächster Schritt: Diese Felder werden automatisch bei der

werden automatisch erfasst und können nicht bearbeitet werden.

Generierung erfasst und geben an, wann der nächste Schritt erfolgen soll, z. B. bei einer Wiederholung. Tipp: Die Aktivität können Sie auch direkt im Infobereich Akt.-Durchführung über die Option Generieren im Kontextmenü generieren, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182.

Registerkarte Versenden Sie können Details für generierte Kontakte, Mailings, Arbeitsaufträge und für Briefe, E-Mails, SMS-Nachrichten und Faxe definieren. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Brief/Fax: Serienbrief: Wählen Sie das vorbereitete Dokument aus, das mit der Steuerdatei zu einem Serienbrief bzw. -fax kombiniert werden soll, oder geben Sie den Pfad ein.

Wenn das Dokument in der Dokumentverwaltung gespeichert wird, können Sie in diesem Feld eine Dokument-ID in der Form AXXXX-Y oder KXXXX-Y eingeben. •

E-Mail/SMS: Body-Datei: Geben Sie hier die Datei an, die Sie für den Text von Serien-EMails, bzw. Serien-SMS-Nachrichten verwenden möchten.

Diese Datei kann in allen Formaten vorliegen, die in Microsoft Word geladen werden können. •

Brief/E-Mail/SMS/Fax: Steuerdatei: Die Steuerdatei ist die Datei, die das Ergebnis der Übergabefelder enthält. o

Wenn Sie eine bestehende Datei auswählen, wird sie bei der Generierung der Steuerdatei überschrieben.

o

Wenn Sie nur einen Dateinamen ohne Pfad angeben, wird die Steuerdatei unter diesem Namen in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt.

o

Wenn Sie weder Pfad noch Dateiname angeben, wird eine Datei 00tmp.doc in Ihrem Benutzerverzeichnis erzeugt.

Das Erstellen des Dokuments für den Serienbrief sowie das Mischen des Serienbriefs und dessen Ausdruck erfolgt über Ihr Textverarbeitungsprogramm. Anmerkung: Steuerdateien für SMS-Nachrichten enthalten nur den letzten generierten Datensatz. •

E-Mail/SMS: Body-Datei TXT: Geben Sie den Pfad des Text- oder HTML-Dokuments ein bzw. wählen Sie das gewünschte Dokument aus, um den Textkörper der Serien-E-Mail bzw. der Serien-SMS-Nachricht zu definieren. Diese Datei muss als txt- oder html-Datei vorliegen. Für die SMS-Funktion von update.seven gibt es folgende Voraussetzungen:

•

o

Sie benötigen ein Benutzerkonto bei einem SMS-Provider, der Ihnen Daten wie IDs, Passwort, Schnittstellenbeschreibung liefert.

o

Die Datei mmSMS.ini muss im Verzeichnis ...system\db mit den Daten des Providers eingerichtet werden, Ö Beispiel und Beschreibung für eine Datei mmSMS.ini auf Seite 175.

E-Mail/SMS: sende als: Wählen Sie, in welchem Format Ihre Serien-E-Mail oder -SMS versendet werden soll:

170

Benutzerhandbuch update.seven win

o

RTF: Rich Text Format. Wird nur von Microsoft Exchange korrekt versendet und empfangen.

o

TXT: reines Textformat ohne Formatierungen

o

HTML: HTML-Format. Wird von allen modernen E-Mail-Programmen unterstützt. Wenn im Serienbrief Grafiken enthalten sind, werden diese normalerweise nicht im Textkörper der E-Mail gespeichert, sondern mit einer Internet-Adresse verknüpft und beim Öffnen der E-Mail im Hintergrund heruntergeladen. Dadurch bleiben die versendeten E-Mails klein. Bei der Auswahl dieses Formats sollten Sie den Serienbrief nicht von Microsoft Word, sondern von update.seven mischen lassen, da die von Microsoft Word erstellten HTML-Dateien von E-Mail-Programmen möglicherweise nicht korrekt dargestellt werden, Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite 172.

•

E-Mail/SMS: nicht personalisiert: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die E-Mails

•

E-Mail von: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die als Absender der Serien-E-Mail eingetragen werden soll.

bzw. SMS-Nachrichten nicht personalisiert sein sollen, Informationen des Adressaten integriert werden sollen.

d. h.

keine

spezifischen

Anmerkung: Sie können auch hier Serien-E-Mails im Auftrag eines anderen Mitarbeiters versenden. Geben Sie im Feld die E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein. Diese Option funktioniert nur mit MAPI und nur, wenn Sie dazu berechtigt sind, unter dem anderen Namen E-Mails zu versenden. •

E-Mail Priorität: Geben Sie hier die Priorität ein, mit der die E-Mails versendet werden.

•

Betreff: Geben Sie in dieses Feld den Betreff der E-Mail ein.

•

Anlage 1 / Anlage 2 / Anlage 3 / Anlage 4: In diesen Feldern können Sie den Pfad der

•

Fragebogen senden / Fragebogen / Webserver-Adresse: Wenn Sie im Rahmen der Aktivität einen Fragebogen versenden möchten, wählen Sie das Feld Fragebogen senden und wählen Sie im Feld Fragebogen einen vorbereiteten Fragebogen aus. Geben Sie im Feld Webserver-Adresse den verwendeten Webserver an, Ö Umfragen in Serien-E-Mails auf

Dateien eingeben bzw. die gewünschten Dateien auswählen, die an die Serien-E-Mail angefügt werden sollen.

Seite 174.

update.seven server - Beispiel Aktivitäten können dem update.seven server-Benutzer zugewiesen werden. update.seven server erlaubt die automatische Ausführung von Prozessen zu einer festgelegten Zeit. Sie können während der Ausführung weiter arbeiten. Sie können z.B. bestimmen, dass die Ausführung während der Nacht stattfinden soll. Das entlastet den Server und beeinflusst seine Performance am Tag nicht. Der update.seven server wird durch Ihren Administrator konfiguriert. Fragen Sie Ihren Administrator nach dem Namen des update.seven server-Benutzers. Im folgenden Beispiel nehmen wir als Namen "u7Server" an. Für weitere Informationen zur Konfiguration des update.seven server-Benutzers, Ö update.seven server im Administratorhandbuch 2. Das folgende Beispiel zeigt, welche Einstellungen für die automatische Erzeugung und Ausführung von Aktivitäten notwendig sind:

1

Fügen Sie eine neue Aktivität hinzu. Geben Sie die Aktivität und die Aktivitätsvariante an und wählen Sie den Verantwortlichen. Möglicherweise hat Ihr Administrator spezielle Katalogwerte für automatische Aktivitäten angelegt.

2

Speichern Sie die Aktivität und wechseln Sie in den Infobereich Akt.-Durchführung. Wählen Sie das gewünschte Format und die Durchführungsart.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

171

3

Für einen automatischen Start der Aktivität müssen Sie Autom. Start auswählen und auf der Registerkarte Einstellungen den update.seven server-Benutzer als Bearbeiter eintragen.

4

In der Registerkarte Plan bestimmen Sie Datum und Uhrzeit der automatischen Ausführung unter Startdatum und Startzeit.

5

Wählen Sie das Kontrollkästchen Zielgr. generieren und geben Sie die Zeitspanne an, in der Bearbeiter die Zielgruppe bearbeiten können.

6

Unter Datum generieren (Plan) und Zeit generieren (Plan) geben Sie das Datum an, an dem Datensätze für die Zielgruppe generiert werden sollen. Die Art der generierten Datensätze (z.B. Kontakte) wird durch das Format der Aktivität bestimmt.

7

Auf diese Weise wird die Aktivität automatisch zur festgelegten Zeit ausgeführt und generiert.

8

Zur vereinbarten Zeit wird automatisch eine Zielgruppe generiert. Die Zielgruppe kann nun in der Zeitspanne bearbeitet werden, die zuvor im Infobereich

Akt.-Durchführung festgelegt wurde.

Für den update.seven server-Benutzer wurde ein ToDo-Datensatz mit dem Status "offen" erstellt. Zum Zeitpunkt, der im Infobereich Akt.-Durchführung angegeben wurde, werden für die Firmen und Personen in der (bearbeiteten) Zielgruppe Datensätze generiert. Der Status des ToDo-Datensatzes wird dann auf "erledigt" gesetzt.

172

Benutzerhandbuch update.seven win

Mischen der Serien-E-Mail in update.seven Um die Serien-E-Mail in update.seven zu mischen, erstellen Sie eine HTML-Datei und fügen die Mischfelder in den Text ein. Eine solche Datei könnte z. B. so aussehen: <%Gruß%>! Wie Sie wissen, wurden Sie für einen Test ausgewählt, um die Funktionalität des E-Mail-Mergings zu verbessern. <%KPNachname%> <%KPVorname%>
<%FIStraße%>
<%FIOrt%> Wie würden Sie antworten:
&KP46=<%url:Finr%>&KP47=<%url:Pgr%>&KP48 =<%url:Pnr%>&KP9=<%url:KPEmail%>">gefällt mir sehr
&KP46=<%url:Finr%>&KP47=<%url:Pgr%>&KP48 =<%url:Pnr%>&KP9=<%url:KPEmail%>">gefällt mir gar nicht
Mit freundlichen Grüßen Ihr Marketing Manager

Anmerkung: Das Präfix "url:" vor dem Feldnamen codiert das Feld wie eine URL, Ö RFC1738. Das Präfix "html:" vor dem Feldnamen codiert das Feld in HTML-Format. Zeichen, die in HTML-Format ungültig sind, werden dabei ersetzt, z. B. wird "&" ersetzt durch "&". Die E-Mail wird im HTML-fähigen E-Mail-Programm angezeigt:

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

173

Bedingungen in E-Mails Um den Inhalt abhängig von bestimmten Feldwerten dynamisch zu gestalten, können Sie If-, Then- und Else-Aussagen einfügen, z. B. wenn Sie einen Text für HTML-Empfänger und einen anderen Text für TXT-Empfänger gestalten möchten: <%$IF Wert = Feldname) %> (Text für "HTML"-Empfänger) <%$ELSE%> (Text für "Nur Text"-Empfänger) <%$FI%> Der Text wird dabei in einfachen Anführungszeichen angegeben, z. B.: <%$IF 'E-Mail HTML/RTF'= KPBevorzugterKan) %> Bei Dezimalzahlen wird ein Punkt (.) als Dezimalzeichen angegeben, z. B. "12.5". Folgende Operatoren können für den Vergleich verwendet werden: <; <=; >; >=; =; <> Innerhalb der Aussage können Sie auch gemischte Werte berechnen, also addieren (+), subtrahieren (-), multiplizieren (*) und dividieren (/) und in Klammern setzen, z. B. (2+FIFreiDez1)*3. In If-Aussagen können Sie folgende Operatoren auf die Werte anwenden: •

UCASE, um den Text in Großbuchstaben umzuwandeln, z. B. UCASE(KPVorname)

•

LCASE, um den Text in Kleinbuchstaben umzuwandeln, z. B. LCASE(KPVorname)

•

LEN, um die Länge des Textes zu ermitteln, z. B. LEN(KPVorname)

•

INSTR, um die (erste) Position eines Textes, Wertes oder im Text zu ermitteln. Beispiel: INSTR(KPEmail,"@update.com"), um festzustellen, wo bzw. ob die E-Mail-Adresse die Endung @update.com enthält. Bei [email protected] würde als Ergebnis 5 geliefert, bei [email protected] hingegen 0.

Um den Inhalt in den Formaten "HTML" und "Nur Text" unterschiedlich zu gestalten, senden Sie die E-Mail in HTML-Format, übergeben das Feld Bevorzugter Kanal aus dem Infobereich Person mit, fragen über If-Aussage (wie im Beispiel oben) ab, ob der Kanal "TXT", "HTML" bzw. "RTF" verwendet wird, und fügen entsprechend unterschiedliche Abschnitte ein, z. B. für HTML mit einem Bild direkt in der E-Mail sichtbar über Hyperlink, für RTF mit Verknüpfung auf eine Internetadresse.

Hyperlinks für Aktivitäts-Responses Mit Hilfe von HTML-Tags können Sie auch Hyperlinks für die Aktivitäts-Responses einfügen, Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite 172. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie: •

eine ASPX-Seite definieren, die die Response an update.seven weiterleitet.

•

ein entsprechendes Übergabeformat definieren. Die Felder Figr, Finr und Pnr und zusätzliche Kontrollfelder müssen darin auf jeden Fall enthalten sein. Mit Hilfe der Kontrollfelder wird ausgeschlossen, dass der Hyperlink manuell bearbeitet werden kann.

•

eine Aktivitäts-Response einschließlich einem eindeutigen Schlüssel (Feld Code im Infobereich Aktivität) erfassen:

174

Benutzerhandbuch update.seven win

& KP46=<%KPFinr%>& KP47=<%KPPgr%>& KP48=<%KPPnr%>& KP5=<%KPIntBez%>" >Angezeigter Text o

Unter "Type" wird definiert, dass bei der von der Webseite durchgeführten Aktion die E-Mail-Responses für Aktivitäten verarbeitet werden.

o

Unter "Variant" wird der Infobereich angegeben: "BR" für Mailing, "MA" für Kontakt oder "AF" für Arbeitsauftrag.

o

Unter "Action" wird definiert, dass der Infobereich z. B. mit "Update" aktualisiert wird. Mit "New" würde ein neuer Datensatz angelegt werden.

o

Unter "Code" wird der Wert aus dem Feld Code des Infobereichs Akt.-Response angegeben.

o

Felder werden über eine Kombination aus Infobereichskürzel und Feldnummer angegeben. Die Felder Figr, Finr, Pgr und Pnr werden für den Abgleich verwendet. Weitere Felder dienen der Kontrolle.

Die Antwortmöglichkeiten werden als Hyperlink dargestellt und nach Anklicken über die von Ihnen definierte ASPX-Seite direkt an update.seven geleitet, Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite 172. Der Benutzer wird dabei auf eine Webseite geleitet, die von Ihnen frei gestaltet werden kann. Dadurch können Sie Umfragen nicht nur im internen Firmennetz, sondern auch mit externen Personen durchführen.

Umfragen in Serien-E-Mails In Serien-E-Mails können Umfragen integriert werden. Der Empfänger kann die Fragen direkt in der E-Mail beantworten. Als Basis dienen Fragebogen, Ö Umfragen auf Seite 191. Die Fragebogen können Einfach-, Mehrfach- sowie reine Textantworten enthalten. Nicht möglich in E-Mails sind Antworten, die aus der Datenbank übernommen werden, Verzweigungen und Mussfragen. E-Mails mit Fragebogen sind immer HTML-Mails, enthalten jedoch einen Hyperlink zu einer Webseite, wo derselbe Fragebogen im Browser angezeigt wird. Ein Empfänger, der HTML-EMails nicht anzeigen kann, kann den Fragebogen mit Hilfe dieses Hyperlinks beantworten. Um diese Funktion nutzen zu können, muss Ihr Administrator verschiedene Voreinstellungen treffen, Ö Voreinstellungen für Serien-E-Mails im Administratorhandbuch 2. Um Serien-E-Mails mit integriertem Fragebogen zu generieren:

1

Legen Sie eine Aktivität an.

2

Legen Sie eine Aktivitätsdurchführung zu dieser Aktivität an und erfassen Sie die folgenden Felder: o

Tragen Sie im Feld Betreff einen Betreff der E-Mail ein.

o

Aktivieren Sie das Feld Fragebogen senden, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Fragebogen einen vordefinierten Fragebogen aus.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

175

o

Geben Sie im Feld Webserver-Adresse den Namen des verwendeten Webservers ein, z. B. http://www.update.com/question.

o

Wählen Sie im Feld Priorität die Priorität der E-Mail. "0" steht für Priorität "Hoch", "1" für Priorität "Mittel" und "2" für Priorität "Niedrig".

3

Wählen Sie die Option Generieren im Kontextmenü der Aktivität.

4

Erfassen Sie das Dialogfeld, Ö Dialogfeld zum Generieren auf Seite 182, und wählen Sie im Block Bevorzugter Kanal die Option E-Mail.

5

Klicken Sie auf Start. Alle Firmen und Personen, für die ein Kontakt generiert wurde, erhalten eine E-Mail mit integriertem Fragebogen. Ganz unten in der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Fragebogen im Browser geöffnet werden kann. Wenn der Empfänger nach Ausfüllen des Fragebogens die Schaltfläche unten klickt, wird der Fragebogen versendet und das Ergebnis in der update.seven-Datenbank gespeichert.

Beispiel und Beschreibung für eine Datei mmSMS.ini

Aktivitäts-Zielgruppe Die Zielgruppe wird statt einer Selektionsliste generiert, wenn Sie im Infobereich Akt.-

Durchführung das Kontrollkästchen Zielgruppe generieren aktivieren. Folgende Bearbeiter werden als Bearbeiter zugewiesen: •

Zuerst wird das Feld ID der Ebene Person geprüft. Wenn dieses Feld leer ist, wird im Feld AD der Ebene Person gesucht. Falls es auch hier keinen Bearbeiter gibt, wird

•

Der Bearbeiter der Firma (AD, AD1, KB1) oder

•

Der Bearbeiter aus dem Infobereich Vertriebsgruppe bzw. Kundenbetreuer zugewiesen, wenn Sie im Infobereich Akt.-Durchführung im Feld Geschäftsbereich (BTB, OTC), Warengruppe (OTC) bzw. Produktart (FS) einen Wert erfasst haben.

Die Zielgruppe hat im Vergleich zu einer Selektion folgende Vorteile: •

Zielgruppen sind nicht benutzerbezogen, sondern stehen allen Bearbeitern zur Verfügung. Über das Modul Rechte kann jedoch eingestellt werden, dass Bearbeiter nur den ihnen zugewiesenen Teil der Zielgruppe sehen bzw. bearbeiten dürfen.

•

Zielgruppen können kommuniziert werden.

•

Jede Firma/Person kann im Infobereich Akt.-Zielgruppe einem Bearbeiter zugeordnet werden.

176

Benutzerhandbuch update.seven win

Anzeige der Zielgruppe zu einer Aktivität Wählen Sie im Kontextmenü einer Aktivität die Option Akt.-Zielgruppe, um eine Übersicht der Zielgruppe im Infobereich Akt.-Zielgruppe anzuzeigen und Firmen/Personen neu in die Zielgruppe aufzunehmen, zu löschen oder inaktiv zu setzen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Inaktiv: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit diese Firma/Person beim Generieren nicht berücksichtigt wird.

•

Generiert: Dieses Kontrollkästchen wird beim Generieren der Zielgruppe aus dem Selektionsformat automatisch gesetzt. Bearbeiten Sie dieses Feld nicht.

•

Durchgeführt: Dieses Kontrollkästchen wird automatisch gesetzt, wenn entweder ein Datensatz in den Infobereichen Kontakt, Mailing und/oder Arbeitsauftrag zur Aktivität generiert wurde und/oder ein Telefonat, Serienbrief, eine Serien-E-Mail, -Fax oder -SMS zur Aktivität generiert wurde. Bearbeiten Sie dieses Feld nicht.

•

Aktivität: Die aktuelle Aktivität wird angezeigt. Wenn die Zielgruppe über den Infobereich Akt.-Response erstellt wurde, wird hier die Vorgängeraktivität angezeigt. Wenn die

•

Akt.-Response: Die Response wird angezeigt, die im Infobereich Akt.-Response erfasst wurde. Bearbeiten Sie dieses Feld nicht hier, sondern im Infobereich Akt.-Response,

Zielgruppe direkt von einer Aktivität aus erstellt wurde, wird hier diese Aktivität angezeigt.

Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178.

Kontextmenü Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Aktivität laden: Diese Menüoption ist nur aktiv, wenn der Infobereich Akt.-Zielgruppe von der Ebene Firma+Person aus geöffnet wurde. Wählen Sie diese Menüoption, um die ausgewählte Aktivität zu laden.

•

Laden: Wählen Sie diese Menüoption, um die Firma/Person zu laden.

•

Firma suchen / Person suchen: Diese Menüoptionen sind nur im Neuanlagemodus aktiv. Wählen Sie diese Menüoption, um nach einer Firma/Person zu suchen, Ö Suchen auf Seite 56. Anmerkung: Wenn Sie in der Ebene Firma+Person die Menüoption Info Æ Akt.Zielgruppe wählen, werden alle Zielgruppen angezeigt, in denen die Firma/Person enthalten ist.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

177

Zielgruppe bearbeiten Der Infobereich Zielgruppe bearbeiten steht als spezielle Ansicht für die Nachbearbeitung von Zielgruppen zur Verfügung. Die Zielgruppen werden nur angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt werden: •

Im Infobereich Akt.-Bearbeiter ist der aktuelle Bearbeiter erfasst und das Kontrollkästchen Zielgruppe ist aktiviert.

•

Das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit fallen in den Zeitbereich der folgenden Felder im Infobereich Akt.-Durchführung: Datum Bearb.-Start, Zeit Bearb.-Start, Datum Bearb.-Ende und Zeit Bearb.-Ende.

Um eine Zielgruppe zu bearbeiten:

1

Wählen Sie im Infobereich Aktivität die Option Zielgruppe bearbeiten aus dem Kontextmenü. Diese Option steht auch im Infobereich Kampagne zur Verfügung, hier können Sie jedoch nur die Zielgruppe für die in der ausgewählten Kampagne eingebundenen Aktivitäten bearbeiten.

2

Die Infobereiche Zielgruppe bearbeiten und Akt.-Zielgruppe werden geöffnet.

Angezeigt wird eine Liste aller Aktivitäten, bei denen der Bearbeiter gerade eine Zielgruppe bearbeiten muss und standardmäßig auch die gesamte Zielgruppe. Ihr Administrator kann je nach Bedarf definieren, dass nur die Zielgruppe des aktuellen Bearbeiters angezeigt wird, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2 und Rechtemodul im Administratorhandbuch 1.

3

Sie können neue Firmen/Personen erfassen, sowie bestehende löschen oder inaktiv setzen. Inaktive Datensätze werden bei der Generierung nicht berücksichtigt.

Anmerkung: Es wird empfohlen, Datensätze nicht zu löschen, sondern inaktiv zu setzen. So wird verhindert, dass ein anderer Bearbeiter den Datensatz, den Sie gelöscht haben, wieder hinzufügt.

178

Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäts-Response Im Infobereich Akt.-Response können Sie die Responses zu einer Aktivität erfassen sowie Folgeaktivitäten definieren. Zum Beispiel können Sie nach einem telefonischen Erstkontakt bei positiver Antwort als Folgeaktivität ein Angebot versenden. Sie können die Häufigkeiten der Responses hochrechnen, bewerten und diese als Erfolgsmaßstab für Aktivitäten und Kampagnen flexibel definieren. Anmerkung: Wenn Sie für ein Mailing eine Response auswählen und eine Folgeaktivität definieren, wird der aktuelle Benutzer in die Zielgruppe übernommen. Bei Kontakten wird der Bearbeiter aus dem Infobereich Kontakt übernommen. Das Katalogfeld Akt.-Responses ist abhängig vom Infobereich Aktivität, daher stehen für eine Aktivität erfasste Responses nicht bei anderen Aktivitäten zur Verfügung. Responses dienen sowohl der Kontrolle als auch der Analyse: Einerseits können Sie pro Response Sollwerte im Feld Anz. Soll definieren und mit den automatisch berechneten Istwerten im Feld Anz. Soll vergleichen. Responses können auch als Basis für die Definition der Zielgruppen von Folgeaktivitäten dienen. Eine Folgeaktivität wird nur ausgeführt, wenn eine bestimmte Response erfasst wurde. Im Infobereich Akt.-Statistik werden die Istpunkte der einzelnen Responses im Feld PktSumme Ist berechnet und mit einem im Infobereich Akt.-Statistik im Feld PktSumme Soll definierten Sollwert verglichen. Dadurch können Sie einen messbaren und flexiblen Erfolg Ihrer Aktivität definieren. Die Punkte der Aktivität können im Infobereich Akt.-Statistik auch für die Hochrechnung in der Kampagne gewichtet werden (Felder Gew.PktSumme-Ist und Gew.PktSumme-Soll). Die Punkte sowie die Gewichtungen werden im Infobereich Kampagne hochgerechnet, um eine messbare Größe für den Erfolg der gesamten Kampagne zu bekommen. Folgende Felder sind beim Erfassen eines neuen Response-Datensatzes im Infobereich Akt.-

Response besonders wichtig: •

Akt.-Response: Geben Sie eine Response ein. Dieses hierarchische Katalogfeld ist abhängig vom Katalogfeld Aktivität. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können Sie eine Response für

•

Folgeakt.-Nr. / Folgeakt.-Stnr. / Folgeaktivität: Wählen Sie eine Aktivität als Folgeaktivität

Personen definieren, die nicht auf Ihre Aktivität reagieren.

aus. Diese Folgeaktivität wird nur ausgeführt, wenn die entsprechende Response im Infobereich Kontakt oder Mailing erfasst wurde. Doppelklicken Sie in eines dieser Felder oder drücken Sie Alt+Pfeiltaste, um das Dialogfeld

Suche Aktivität zu öffnen. Sie können die gewünschte Aktivität suchen und dem Datensatz zuweisen, Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164. •

Anz. Soll / Anz. Ist: Im Feld Anz. Soll tragen Sie die geplante Anzahl der Responses ein, die tatsächliche Anzahl wird dann im Feld Anz. Ist angezeigt.

•

Einzelpunkte: Vergeben Sie für diese Response Punkte, z. B. bewerten Sie die Antwort "Ja,

•

Punkte Ist: Tatsächliche Summe der Punkte, die für diese Response berechnet wurden, ergibt sich auch aus Anz. Ist * Einzelpunkte.

•

Code: Geben Sie in diesem Feld eine Nummer ein oder generieren Sie eine Nummer aus

ich komme" mit 5 Punkten.

der Kombination von Stationsnummer und Laufnummer mit Hilfe eines Triggers. Diese Nummer wird für die Response-Verknüpfung in E-Mails benötigt.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

179

Aktivitätsstatistik Im Infobereich Akt.-Statistik können Sie sich einen Überblick über das Ergebnis der Aktivität verschaffen und das Ergebnis gewichten. In diesem Infobereich werden die Ist-Punkte der einzelnen Responses summiert und mit einem Sollwert verglichen.

Anmerkung: Falls das Feld Währung im Infobereich Aktivität geändert wird, müssen Sie den Datensatz im Infobereich Akt.-Statistik löschen und die Aktivität über die Option Berechnen im Kontextmenü der Aktivität neu berechnen. Dadurch wird im Infobereich Akt.Statistik automatisch ein neuer Datensatz mit der neuen Währung und der korrekten Berechnung angelegt.

Aktivitätsprotokoll Nachdem die Aktivität generiert wurde, d. h. Kontakte, Mailings etc. erstellt wurden, wird die Durchführung im Infobereich Aktivitätsprotokoll angezeigt. Sie können erkennen, welche Prozesse durchgeführt und wie viele Datensätze angelegt wurden.

Im Feld Ausf.Status wird der Status der Aktivität angezeigt. Folgende Werte sind möglich: •

Erledigt: Die Aktivität wurde korrekt ausgeführt.

•

Offen: Die Aktivität wurde gestartet, jedoch nicht korrekt beendet.

180

Benutzerhandbuch update.seven win

Bei einem manuellen Abbruch wird der Status der gerade laufenden Aktivität auf "Fehler" gesetzt, während alle noch folgenden Aktivitäten den Status "offen" erhalten. Dadurch können Sie feststellen, welche Aktivitäten abgebrochen wurden und welche noch offen sind. •

Warnung: Beim Starten der Aktivität ist ein Problem aufgetreten: Es gibt z. B. Firmen in der

•

Fehler: Beim Starten der Aktivität ist ein Fehler aufgetreten, der ein nochmaliges Durchführen der Aktivität nicht sinnvoll macht. Es wurde z. B. kein Aktivitätsformat eingetragen bzw. das eingetragene Format ist beschädigt oder wurde gelöscht bzw. es wurde keine Steuerdatei eingetragen.

Selektion, die inzwischen gelöscht wurden, oder das Benutzerrecht zur Neuanlage von Kontakten, Mailings oder Arbeitsaufträgen fehlt für einzelne oder alle Firmen.

Wenn eine Aktivität den Ausf. Status "offen" oder "Fehler" hat, wird sie nicht erneut gestartet.

Protokolldatei Wenn Sie im Infobereich Akt.-Durchführung das Kontrollkästchen Ausf.Protokoll aktiviert haben, wird täglich im Benutzerverzeichnis eine Protokolldatei angelegt.

Für jede Aktivität gibt es in der Protokolldatei die Abschnitte Info und Summary. Bei Fehlern werden Fehler zusätzlich im Bereich Errors protokolliert.

Telemarketing-Planung (nur Version BTB) Nachdem die Aktivität angelegt und die Felder TM-Aktivität und DS-Dauer im Infobereich Akt.Durchführung erfasst wurden, kann der Infobereich TM-Planung über das Kontextmenü der

Aktivität geöffnet werden. Hier können Sie Telemarketing-Kontakte für Bearbeiter anlegen. Als Voraussetzung müssen diese Bearbeiter im Infobereich Akt.-Bearbeiter für diese Aktivität erfasst sein, im Infobereich Bearbeiter muss das Feld TM-Bearbeiter aktiviert sein, und in den Feldern Mo von (vorm), Mo bis (nachm) etc. müssen Arbeitszeiten für Telemarketing-Aktivitäten erfasst sein.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

181

Im linken oberen Teil der Maske werden Informationen zur Aktivität, einschließlich der durchschnittlichen Dauer und des Aktionsbeginns und -endes angezeigt. Im rechten oberen Teil der Maske stehen folgende Felder zur Verfügung: •

Vertriebsgruppe: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Kontakte für Firmen, für die im Infobereich Vertriebsgruppe ein Bearbeiter im Feld TM-Bearbeiter erfasst ist, diesem Bearbeiter zugeteilt werden sollen, Ö Vertriebsgruppen im Handbuch Business Logic BTB. Die Anzahl der zugeteilten Telefonkontakte wird nach der Generierung der Kontakte in der Spalte Anzahl zugeteilt angezeigt.

•

Anzahl zugeteilt: Die Anzahl der auf Grund der Vertriebsgruppe zugeteilten Telefonkontakte wird nach der Vorschau bzw. Generierung der Kontakte in dieser Spalte angezeigt.

•

Samstag / Sonntag / Feiertag: Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, wenn die Telemarketing-Aktivität auch an diesen Tagen ausgeführt werden soll.

Im unteren Teil der Maske werden die aktiven Bearbeiter, die Anzahl der zugeteilten und verteilten Telefonate, die Gesamtanzahl der Telefonate und das Aktionsende pro Bearbeiter angezeigt. Anmerkung: Abhängig von Ihren Rechten werden entweder alle oder nur der aktuelle Bearbeiter angezeigt, Ö Rechtemodul im Administratorhandbuch 1. Um eine Telemarketing-Planung zu definieren:

1

Wählen Sie die gewünschten Bearbeiter, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Aktiv aktivieren.

2

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Selektion laden und wählen Sie eine Selektion aus.

3

Klicken Sie auf OK.

4

Wenn Sie eine Vorschau der Telefonate erhalten möchten, wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Vorschau. Ein Meldungsfenster mit dem Status der Ermittlung der Kundentermine wird angezeigt. Die Anzahl der Telefonate, der verteilten Telefonate und das jeweilige Aktionsende werden pro Bearbeiter in den entsprechenden Spalten angezeigt. Kontakte für Firmen, für die im Infobereich Vertriebsgruppe ein Bearbeiter im Feld TMBearbeiter erfasst ist, werden diesem Bearbeiter zugeteilt und in der Spalte Anzahl zugeteilt summiert.

5

Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Kontakte anlegen, um Kontakte zu generieren. Ein Meldungsfenster mit dem Status der Generierung der Kontakte wird angezeigt. Die Kontakte wurden generiert und können im Infobereich Kontakt bearbeitet werden.

Anmerkung: Wenn Sie mehrere Bearbeiter ausgewählt haben, von denen einer eine geringere Arbeitszeit eingetragen hat, werden die Kundentermine trotzdem gleichmäßig auf alle Bearbeiter verteilt, obwohl die übrigen Bearbeiter ohne den Bearbeiter mit der geringeren Arbeitszeit die Telemarketing-Aktivität weiterführen könnten.

182

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Aktivitäten generieren Nach der Definition einer Aktivität und einer Aktivitätsdurchführung legen Sie fest, wie und mit welchen Ergebnissen die Zielgruppe kontaktiert werden soll. Um eine Aktivität zu generieren:

1

Wählen Sie die Option Generieren im Kontextmenü der Infobereiche Aktivität oder Akt.-

Durchführung.

Das Dialogfeld zum Generieren wird geöffnet, Ö Dialogfeld zum Generieren auf Seite 182.

2

Wenn im Rahmen der Aktivität Datensätze in den Infobereichen Kontakt, Arbeitsauftrag und/oder Mailing generiert werden sollen, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen. Anmerkung: Wenn Sie in der Aktivitätsdurchführung Vorgabewerte für Kontakte, Arbeitsaufträge und Mailings speichern, werden diese Werte in die generierten Datensätze übernommen. Kontaktdatensätze werden als Termine der Telemarketing- bzw. Kundenbetreuer angezeigt. Arbeitsaufträge enthalten Aufgaben, die im Rahmen der regelmäßigen Kundentermine bearbeitet werden sollen. Mailingdatensätze protokollieren die Aussendung, die Response und das Ergebnis eines Briefs bzw. einer E-Mail.

3

Definieren Sie, über welchen Kanal Sie die Aktivität durchführen wollen. Wählen Sie dazu eine oder mehrere Optionen im Bereich Bevorzugter Kanal.

4

Klicken Sie auf Start, um die Daten zu generieren.

Dialogfeld zum Generieren

In der Titelleiste dieses Dialogfelds sehen Sie, welche Aktivität im Infobereich Akt.Durchführung und welche Stufe und welche Aktivitätsvariante im Infobereich Aktivität schon erfasst wurden. Wenn diese Felder nicht erfasst wurden, ist die Titelleiste leer bzw. nur die Informationen aus den erfassten Feldern werden angezeigt.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

183

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Aktivitätsformat: Hier können Sie das Aktivitätsformat laden und/oder speichern. Wenn dieses Format im Infobereich Akt.-Durchführung erfasst wurde, wird es übernommen und hier angezeigt.

Folgende Informationen werden im Aktivitätsformat gespeichert: Bevorzugte Kanäle, ob Kontakte, Mailings und/oder Arbeitsaufträge generiert werden sollen, die in den Registerkarten Brief, E-Mail, SMS und Fax erfassten Informationen. Anmerkung: Das Selektionsformat wird nicht als Teil des Aktivitätsformats gespeichert. Sie können ein Aktivitätsformat mit verschiedenen Selektionsformaten verwenden. Wenn Sie hier ein anderes Format auswählen, wird diese Änderung nicht in den Infobereich Akt.-Durchführung übernommen. Falls aber im Infobereich Akt.Durchführung kein Aktivitätsformat erfasst war, wird das Aktivitätsformat von hier übernommen. •

Selektion/Abfrage: Hier können Sie ein Selektionsformat auswählen. Anmerkung: Das im Infobereich Akt.-Durchführung ausgewählte Selektionsformat wird automatisch übernommen.

•

Markierte Datensätze / Nicht markierte Datensätze: Über diese Kontrollkästchen können Sie auswählen, ob markierte oder nicht markierte Datensätze der Selektion verwendet werden sollen. Falls Sie keine Option auswählen, werden markierte und nicht markierte Datensätze verwendet, Ö Datensätze markieren auf Seite 245. Anmerkung: Die im Infobereich Akt.-Durchführung ausgewählte Einstellung wird automatisch übernommen.

•

Bevorzugter Kanal: In diesem Bereich definieren Sie, über welchen Kanal bzw. welche Kanäle Sie die Aktivität generieren möchten. Zur Verfügung stehen folgende Kanäle: Telefon, Brief, E-Mail, SMS, Fax. o

Wählen Sie in der Spalte Fix einen Kanal aus, der immer verwendet werden soll.

o

Wählen Sie in der Spalte Variabel einen oder mehrere Kanäle aus. Dadurch werden Personen über den im Infobereich Person eingetragenen bevorzugten Kanal kontaktiert.

o

In der Spalte Reihenfolge kann die Priorität der Kanäle für die Personen festgelegt werden, bei denen ein anderer Kanal als der unter Variabel ausgewählte angegeben ist.

Bei variablen Kanälen wird für jede Person folgendes geprüft: o

Ist im Feld Bevorzugter Kanal im Infobereich Person ein Kanal erfasst?

o

Ist die notwendige Information erfasst, um die Person über den entsprechenden Kanal anzusprechen, d. h. ist z. B. beim Kanal "E-Mail" eine E-Mail-Adresse im Infobereich Person erfasst?

Wenn mindestens eine dieser Bedingungen zutrifft, werden die Kanäle nach der in der Spalte Reihenfolge festgelegten Reihenfolge geprüft. •

Generieren: Wählen Sie aus, welche Art von Datensätzen Sie generieren möchten: Kontakte, Arbeitsaufträge und/oder Mailingdatensätze. Wenn Sie keinen oder einen fixen Kanal auswählen, wählen Sie durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens, welche Art von Datensätzen Sie generieren möchten. Für den Kanal "Telefon" ist z. B. "Kontakt" typisch. Wenn Sie variable Kanäle auswählen, aktivieren Sie alle möglichen Optionen. Je nach Kanal wird eine andere Auswahl getroffen: o

Für den Kanal "Telefon" werden zuerst Kontakte, dann Arbeitsaufträge generiert.

o

Für die übrigen Kanäle besteht folgende Priorität: Mailing, Kontakt, Arbeitsauftrag.

184

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Im unteren Bereich steht Ihnen pro Kanal (außer für den Kanal "Telefon") eine Registerkarte zur Verfügung, in der Sie weitere Einstellungen treffen können, Ö Registerkarten des Dialogfelds zum Generieren auf Seite 184. Anmerkung: Wenn Sie in der Aktivitätsdurchführung Vorgabewerte für Kontakte, Arbeitsaufträge und Mailings speichern, werden diese Werte in die generierten Datensätze übernommen. •

Datensätze: Die Anzahl der generierten Datensätze.

•

Start / Abbrechen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um das Generieren von Kontakten, Mailings, Arbeitsaufträgen, Serienbriefen, -SMS, -Fax bzw. -E-Mails zu starten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, um das Generieren der Datensätze zu unterbrechen. Die bis dahin im Feld Datensätze gezählten Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge können Sie durch den Abbruch nicht mehr rückgängig machen. Sie können sie jedoch löschen, indem Sie die Aktivität löschen oder die Kontextmenüoptionen Kontakt bearbeiten, Mailing bearbeiten und/oder Arb.Auftr. bearb. wählen und die Datensätze einzeln löschen. Alternativ kann der Administrator einen Trigger einrichten, der alle Kontakte, Mailings bzw. Arbeitsaufträge zu einer Aktivität löscht. Sie sollten jedoch beachten, dass z. B. generierte E-Mails eventuell bereits angekommen sind und ein Löschen der Mailingdatensätze nicht sinnvoll ist. Anmerkung: Informationen über den Versand von E-Mails können als Mailing- oder Kontaktdatensätze vom Typ "E-Mail" generiert werden.

Registerkarten des Dialogfelds zum Generieren In den Registerkarten Brief, E-Mail, SMS und Fax können Sie definieren, wie Mailings, Serien-EMails, Serien-SMS-Nachrichten und Serien-Fax-Nachrichten generiert werden sollen. Einige Einstellungen wie die Steuerdatei, Dateiformate, Dateianlagen usw. werden aus dem Infobereich Aktivitätsdurchführung übernommen, Ö Felder des Infobereichs Aktivitätsdurchführung auf Seite 166 und Registerkarte Versenden auf Seite 169. Anmerkung: Es ist nicht möglich, direkt von update.seven aus Fax-Nachrichten zu versenden. Diese müssen Sie über eine externe Software versenden. Je nach Bearbeitungsart der externen Software wird entweder eine Steuerdatei oder ein Serienbrief erstellt. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Übergabefelder: Wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Laden ein Übergabeformat aus, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Bei der Auswahl eines Übergabeformats werden in der Steuerdatei pro Datensatz alle Felder ausgegeben, die im angegebenen Übergabeformat enthalten sind.

Übergeben Sie dieselben Felder zusätzlich vorher mit der Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung an das Serienbriefdokument. dann können Sie weitere Felder aus

allen Infobereichen in Ihren Serienbrief integrieren.

Mit den drei Dropdown-Listen Firma, Person, Firma und Zusatzadresse wird definiert, welche Etiketten zu verwenden sind, falls Etikette zur Firma und Person fehlen. •

Firma, Person: Fehlt der Etiketteintrag zur Person, wird das Etikettformat der Firma

•

Firma: Fehlt die Person zu einer Firma, wird das Etikettformat der Firma verwendet. Wenn die Firma keinen Etiketteintrag enthält, wird das erste Etikettformat in dieser DropdownListe verwendet.

verwendet. Wenn auch die Firma keinen Etiketteintrag enthält, wird das erste Etikett in dieser Dropdown-Liste verwendet.

Anmerkung: Bei der Aktivierung von beiden Dropdown-Listen werden fehlende Etiketteinträge zur Person UND fehlende Personen zur Firma (d. h. Personenetiketts) abgefangen, z. B. Firma/Person=c/o Etikett & Firma=Firma Std.-Etikett.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

•

185

Zusatzadresse: Verwendet das hier ausgewählte Zusatzadressformat der aktuellen Firma, wie es im Infobereich Zusatzadresse definiert ist, z. B. Lieferadresse. Wenn keine

Zusatzadresse definiert ist, wird das Etikettformat zur Person eingesetzt.

Serien-E-Mails werden nur an Firmen bzw. Personen versendet, bei denen eine E-MailAdresse eingetragen ist. Dabei werden die E-Mail-Felder in folgender Reihenfolge verwendet: Für Personen: 1.

E-Mail1

2.

E-Mail2

3.

Wenn bei Zusatzadresse ein Adresstyp eingetragen ist, die E-Mail-Adresse der zugehörigen Firma (Ermittlung wie unten).

Für Firmen: 1.

Wenn bei Zusatzadresse ein Adresstyp ausgewählt ist (z.B. Lieferadresse) und für die Firma im Infobereich Zusatzadresse eine Zusatzadresse dieses Adresstyps existiert, wird die dort eingetragene E-Mail-Adresse verwendet.

2.

E-Mail1

3.

E-Mail2

Wenn in diesen Feldern keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, wird an diese Firma bzw. Person keine E-Mail versendet. Anmerkung: Sie können auch für E-Mails eine Steuerdatei erstellen lassen. Diese Steuerdatei enthält jedoch nur den letzten generierten Datensatz. •

Zugeteilte Etikette ignorieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Etikettformate, die zur Firma und/oder Person definiert wurden, durch ein einheitliches Etikettformat zu überschreiben.

Fehlt jedoch eine Person zur Firma, wird automatisch das bei der Firma eingetragene Etikettformat verwendet. •

Sprachentransformation: Geben Sie an, ob Etikettformate bzw. Anrede- und Grußformen bei der Kommunikation in die jeweilige Landessprache transformiert werden.

Satzformat •

Variable oder fixe Feldlängen: Legen Sie fest, ob die Datensätze mit fixen Feldlängen oder

•

Datensätze nummerieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die ausgegebenen Datensätze in der Steuerdatei fortlaufend zu nummerieren.

•

Trennzeichen: Wählen Sie die Trennzeichen zwischen den einzelnen Datensätzen und zwischen den einzelnen Feldern bei variablen Längen. Sie können auch angeben, ob die Felder zusätzlich am Beginn und Ende des Eintrags gekennzeichnet sind.

durch Feldtrennzeichen getrennt ausgegeben werden.

Mit der Pfeilschaltfläche öffnen Sie eine Vorschlagliste. Sie können jedoch auch andere Zeichen eingeben. •

Standardeinstellung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die in dieser Registerkarte getroffenen Einstellungen als Standardeinstellungen gespeichert werden und auch in den übrigen Registerkarten verwendet werden können.

•

Übergabe an Textverarbeitung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Mailings bzw. EMails an das Textverarbeitungsprogramm zu übergeben. Der Serienbrief bzw. die Serien-EMail kann in eine Datei oder direkt auf den Drucker ausgegeben werden.

186

Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten nachbearbeiten Nach dem Generieren von Kontakten, Mailings bzw. Arbeitsaufträgen kann die Aktivität jederzeit nachbearbeitet werden: •

Kontakte, Mailingdatensätze bzw. Arbeitsaufträge können zur Aktivität hinzugefügt werden. Ebenso können Sie Events manuell einer Aktivität zuordnen.

•

Kontakte, Mailingdatensätze bzw. Arbeitsaufträge können aus der Aktivität gelöscht werden.

•

Eine Aktivität kann nachträglich einer Kampagne zugeordnet werden.

Generierte Datensätze bearbeiten und löschen Um generierte Datensätze zu bearbeiten:

1

Kehren Sie zur bereits angelegten Aktivität zurück.

2

Im Infobereich Akt.-Statistik werden die geplanten Kontakte, Mailings bzw. Arbeitsaufträge angezeigt.

3

Klicken Sie auf die gewünschte Kontextmenüoption: Kontakt bearbeiten für Kontakte, Arb.Auftr. bearb. für Arbeitsaufträge bzw. Mailing bearbeiten für Mailings.

4

Der Infobereich Kontakt, Mailing bzw. Arbeitsauftrag wird geöffnet, wobei die dazugehörige Aktivität und eventuell die Kampagne angezeigt wird.

Wenn Sie die Schaltfläche Liste in der Kopfzeile wählen, werden alle generierten Datensätze aufgelistet.

5

Ändern Sie die Datensätze nach Wunsch, und speichern Sie. Oder verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um den Datensatz zu löschen.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

6

187

Wenn Sie einen Kontakt-, Arbeitsauftrags- oder Mailingdatensatz bearbeitet haben und wieder zur dazugehörigen Aktivität zurückkehren, wird die Änderung (z. B. geänderter Status) im Infobereich Akt.-Statistik angezeigt.

Response-Erfassung Die Response-Werte der Aktivität werden im Infobereich Akt.-Response definiert und in den Infobereichen Kontakt, Mailing bzw. Arb.Auftr. erfasst, Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178. Zur Verfügung stehen dabei die Katalogfelder Akt. R1 bis Akt. R5, die hierarchische Felder zur Aktivität sind. Das bedeutet, dass es zu jeder Aktivität eigene Einträge im Katalog Akt. Response gibt. Im Infobereich Akt.-Response gibt es auch die Möglichkeit, Personen durch Erfassen der Response direkt in die Zielgruppe einer Folgeaktivität überzuführen, Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178. Wenn Sie im Infobereich Akt.-Response für eine Response eine Folgeaktivität eintragen, wird die Firma bzw. Person an die Folgeaktivität weitergeleitet (d. h. ein Zielgruppendatensatz wird erstellt), sobald Sie in einem Kontakt, Mailing oder Arbeitsauftrag die Response in einem der Felder Akt.R1 bis Akt.R5 eintragen.

Datensätze einer Aktivität manuell zuordnen Wenn Sie einige Kunden zusätzlich in Ihre Aktivität mit einbeziehen und manuell erstellte Kontakte, Mailings, Arbeitsaufträge oder Events einer Aktivität zuordnen möchten, verwenden Sie entweder das Dialogfeld Suche Aktivität oder die Suchmaske, Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164 und Suchmaske auf Seite 58. Um über das Dialogfeld Suche Aktivität eine Suche durchzuführen:

1

Wechseln Sie zu der Firma bzw. Person, für die Sie einen Datensatz anlegen möchten.

2

Wechseln Sie in den entsprechenden Infobereich, und erstellen Sie einen Datensatz.

3

Doppelklicken Sie nun in das Feld Akt.-StNr. (Aktivitäts-Stationsnummer) oder Akt.-Nr. (Aktivitätsnummer), oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand des Feldes. Das Dialogfeld Suche Aktivität wird geöffnet. neben dem Referenzfeld Für die Suche über die Suchmaske klicken Sie auf das Symbol für die Aktivität, ->Aktivität. Bei dieser Variante können Sie auch nach dem Aktivitätsschlüssel suchen.

4

Suchen Sie die gewünschte Aktivität und markieren Sie sie.

5

Klicken Sie auf OK, um den Datensatz der Aktivität zuzuordnen. Damit werden die Aktivitätsnummer, die Stationsnummer der Aktivität, die Aktivität und die Aktivitätsvariante in den Datensatz übernommen.

Anmerkung: Wenn Sie manuell Werte in die Felder Aktivität, Stufe und Akt.Variante eintragen, gilt dies nicht als Zuordnung zu einer Aktivität. Verwenden Sie das Dialogfeld Suche Aktivität, um einen Datensatz mit der Aktivität zu verknüpfen.

Aktivität nachträglich einer Kampagne zuordnen Um eine Aktivität nachträglich einer Kampagne zuzuordnen:

1

Klicken Sie in der Aktivitätsmaske auf Suchen (

) neben dem Feld Kampagne.

2

Bestimmen Sie die Suchkriterien anhand der Felder und Vergleichswerte.

3

Klicken Sie auf Suchen (

4

Wählen Sie aus der Liste Ergebnisse eine Kampagne aus und klicken Sie auf OK.

).

188

Benutzerhandbuch update.seven win

Die kampagnenbezogenen Felder der Aktivität werden automatisch geändert. In abhängigen Kontakt- und Mailingdatensätzen werden aus Performancegründen allerdings die Felder Kamp.Stnr und Kamp.Nr. nicht aktualisiert. Diese Änderung können Sie mit Hilfe eines Triggers realisieren, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.

Generierte Datensätze berechnen Sobald eine Aktivität nachbearbeitet und die Ergebnisse in die Kontakt-, Arbeitsauftrags- bzw. Mailingmasken eingetragen wurden, können die Ergebnisse im Infobereich Akt.-Statistik berechnet werden.

1

Wechseln Sie in den Infobereich Aktivität, und wählen Sie die gewünschte Aktivität.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Berechnen. Nach dem Berechnen werden die Ergebnisse, die Sie in den Mailing-, Arbeitsauftrags- bzw. Kontaktdatensätzen der einzelnen Personen eingetragen bzw. automatisch generiert haben, aktualisiert.

Vorlagen Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen für Kampagnen und Aktivitäten anzulegen. Mit Vorlagen definieren Sie allgemeine Kampagnen und Aktivitäten, die in verschiedenen Situationen verwendet werden können und Ihnen das Design von strukturierten Kampagnen erleichtern. Eine Kampagnenvorlage enthält Details über alle Aktivitäten der Kampagne. Aktivitätsvorlagen können nur im Kampagnendesigner und in der Kampagnenplanung verwendet werden, Ö Kampagnendesigner auf Seite 154 und Kampagnenplanung auf Seite 151. Im folgenden Beispiel wird eine jährliche Weihnachtskampagne als Vorlage erstellt. So kann jedes Jahr eine ähnliche Struktur verwendet werden, Änderungen von Jahr zu Jahr sind aber ebenfalls möglich.

Kapitel 7 Kampagnenmanagement

189

Kampagnenvorlagen Um festzulegen, dass eine Kampagne als Vorlage verwendet werden soll:

1

Öffnen Sie die Kampagne.

2

Setzen Sie den Wert Kamp.-Status auf "Vorlage".

Anmerkung: Sie können jede Kampagne als Vorlage verwenden, nicht nur jene, deren Wert für Kamp.-Status auf "Vorlage" gesetzt wurde. Trotzdem macht es Sinn, Kampagnen, die als Vorlage gedacht sind, auch als solche zu kennzeichnen.

Aktivitätsvorlagen Um festzulegen, dass eine Aktivität als Vorlage verwendet werden soll:

1

Öffnen Sie die Aktivität.

2

Setzen Sie den Wert Akt.-Status der Aktivität in einer Kampagne auf "Vorlage".

Daten, die sich auf die Kampagne beziehen, sollten nicht manuell eingegeben werden (Felder Kamp.-Status, Kamp.-Schlüssel, Kamp.-Typ, Akt.-Kamp.-Start, Akt.-Kamp.-Ende). Diese Felder werden automatisch vom Datensatz der Kampagne übertragen, wenn Sie mit der Vorlage eine Aktivität zu einer Kampagne hinzufügen.

3

Geben Sie Daten in die anderen aktivitätsbezogenen Infobereiche ein (Akt.-Durchführung,

Akt.-Response, Akt.-Bearbeiter etc.).

Verwendung von Vorlagen Um Vorlagen zu verwenden:

1

Wechseln Sie im Infobereich Kampagne zu der Kampagne, die Sie als Vorlage verwenden wollen.

2

Wählen Sie Kampagnenplanung aus dem Kontextmenü.

3

Wählen Sie die Option Vorlage.

4

Geben Sie das Startdatum der Kampagne ein. Alle Daten der Kampagne werden um den entsprechenden Betrag verschoben. Wenn Sie zum Beispiel eine Vorlage im folgenden Jahr verwenden wollen, ändern Sie das Startdatum auf genau ein Jahr nach dem Datum, das in der Vorlage angezeigt wird.

190

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Um Aktivitätsvorlagen zu verwenden, wechseln Sie zum Infobereich Kampagnendesign und fügen Sie eine neue Aktivität hinzu, indem Sie das Kästchen Aktivität zur gewünschten Position ziehen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die gewünschte Vorlage aus einer Liste auswählen.

6

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

191

KAPITEL 8

Umfragen Umfragen bei Kunden stellen ein wichtiges Instrument im Telefonmarketing und für Call Center dar. update.seven bietet Ihnen folgende Möglichkeiten: •

Erstellen von Fragebogen mit vordefinierten Antworten

•

Verzweigungen anhand von gegebenen Antworten sowie Kundendaten

•

Definition von Zusatzinformationen zu den Fragen, Konfiguration von Mussfragen, Standardantworten etc.

•

Vorgabe von Antworten, Verwenden von Katalogen der Datenbank oder Verwenden des Kalenders für Datumsfragen

•

Aktualisieren von Datensätzen aufgrund der gegebenen Antworten

•

Neuanlage von Datensätzen in firmen- und personenabhängigen Infobereichen aufgrund der gelieferten Antworten (z. B. neuer Kontakt)

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen Fragebogen erstellen und wie Sie Umfragen entweder einzeln oder im Rahmen einer Aktivität durchführen.

Fragebogen Der Infobereich Fragebogen ist ein unabhängiger Infobereich.

Mit der Schaltfläche Neu legen Sie einen neuen Fragebogen an. Im Textfeld können Sie eine Kurzbeschreibung des Fragebogens angeben, die später während der Umfrage zu sehen ist. Wenn Sie keine Kurzbeschreibung eingeben, enthält der Fragebogen keine erste Seite, d.h. er beginnt mit der ersten Frage. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Fragen einzeln: Aktivieren Sie dieses Feld, damit die Fragen eines Fragebogens in der festgelegten Reihenfolge und nicht in beliebiger Abfolge bearbeitet werden können. Sie können also nicht beliebig zwischen den einzelnen Fragen springen, sondern erst nach Beantwortung der aktuellen Frage zur nächsten wechseln.

•

Max. Punkte: Dieses Feld steht Ihnen im Maskenzusatz des Infobereichs Fragebogen zur

•

Mit der Option Drucken können Sie den Fragebogen mit Fragen und Antworten ausdrucken. Alternativ können Sie einen Fragebogen auch mit der Funktion Übergabe an Textverarbeitung an ihre Textverarbeitung übergeben.

Verfügung. Hier wird die maximal erreichbare Punkteanzahl automatisch eingetragen. Sie ergibt sich aus der Summe der maximalen Punkteanzahl aller Fragen.

192

Benutzerhandbuch update.seven win

Fragen und Antworten Sie können zu einem Fragebogen beliebig viele Fragen erstellen. Um Fragen zu erstellen:

1

Öffnen Sie einen Fragebogen oder erstellen Sie einen neuen.

2

Wählen Sie die Option Fragen im Kontextmenü. Der Infobereich Fragen wird angezeigt.

3

Geben Sie in das Feld Frage Nr. eine Nummer ein. Das Feld Frage Nr. bestimmt, in welcher Reihenfolge die Fragen im Fragebogen angezeigt werden. Wenn im Infobereich Fragebogen das Feld Fragen einzeln aktiviert ist, können die Fragen nur in der vorgegebenen Reihenfolge beantwortet werden. Andernfalls ist es möglich, zwischen den Fragen zu wechseln und sie in beliebiger Reihenfolge zu bearbeiten. Anmerkung: Die höchstmögliche Fragennummer beträgt "255". Es wird empfohlen, die Fragen nicht fortlaufend mit "1,2,3,...", sondern mit "10,20,30,..." zu nummerieren, um beliebig Fragen einfügen zu können.

4

Geben Sie im Feld Gewichtung einen Prozentwert an. Dieser Wert bestimmt, welche Auswirkung die Punkteanzahl der Antworten in der Gesamtbewertung haben wird. Wenn Sie z.B. "200%" eingeben, wird die Punktezahl verdoppelt, und somit hat die Frage doppelt so großen Einfluss auf das Gesamtergebnis wie Fragen mit der Gewichtung "100%".

5

Mit den weiteren Optionen können Sie die Antworten definieren: o

Als Textfelder, in die Sie freien Text eingeben können

o

Als Optionsfelder, aus denen Sie eine Möglichkeit auswählen können

o

Als Kontrollkästchen, aus denen Sie mehrere Antworten auswählen können

o

Als Felder aus der Datenbank (z. B. Katalogfelder oder Datumsfelder)

Allgemeine Optionen für Fragen und Antworten Folgende Optionen des Infobereichs Fragen stehen Ihnen bei der Definition und Gliederung von Fragen und Antworten für alle Varianten zur Verfügung: •

Neuer Abschnitt: Mit Hilfe dieses Kontrollkästchens kann der Fragebogen in Abschnitte

untergliedert werden. Für jeden neuen Abschnitt definieren Sie eine Frage, tragen im Feld

Frage die Bezeichnung des Abschnitts ein, und aktivieren das Kontrollkästchen Neuer Abschnitt.

Kapitel 8 Umfragen

193

Beispiel: Sie definieren einen Fragebogen mit 6 Fragen, der in 2 Abschnitte unterteilt ist. Der erste Abschnitt erhält die Fragenummer "10", und die folgenden drei Fragen erhalten die Nummern "20", "30" und "40". Der zweite Abschnitt wird mit der Fragenummer "50" definiert, die Fragen in diesem Abschnitt mit den Nummern "60", "70" und "80". •

Zusatzinfo: In dieses Textfeld können Sie Zusatzinformationen (z. B. Erklärungen oder

•

Muss-Antwort: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Muss-Antwort, wenn eine Frage

Kommentare) zu einer Frage erfassen. Diese Information wird im Fragebogen unterhalb der Frage angezeigt.

zwingend beantwortet gekennzeichnet.

werden

muss.

Die

zugehörige

Frage

ist

als

Mussfrage

Die Umfrage kann nicht gespeichert werden, wenn diese Frage nicht beantwortet wird. Wenn in einem Fragebogen eine Mussfrage definiert ist, stehen unten im Fragebogen Schaltflächen zur Verfügung, mit denen Sie zwischen den Mussfragen blättern können.

•

Standardantwort: Geben Sie im Feld Standardantwort die Nummer einer der definierten

Antworten auf eine Frage ein. Diese Antwort wird standardmäßig für diese Frage vorgeschlagen, kann jedoch geändert werden.

Sie können keine Standardantwort vorgeben, wenn das Kontrollkästchen Antwort

bearbeiten aktiviert ist. •

Nicht anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht anzeigen, wenn eine Frage im Fragebogen übersprungen werden soll.

Diese Option können Sie verwenden, wenn der Fragebogen Fragen enthält, die nicht mehr oder noch nicht relevant sind, oder wenn Sie mit diesen Fragen "im Hintergrund" einen Datensatz anlegen möchten, Ö Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen auf Seite 198. •

Punkte: Wenn Sie bei einer Frage mit vordefinierten Antworten arbeiten, können Sie jeder

Antwort eine Punktezahl zuordnen. Aus diesen Punktezahlen errechnet update.seven automatisch die maximal erreichbare Anzahl an Punkten bei dieser Frage (das Feld Max. Punkte).

Der Eintrag 100% im Feld Gewichtung bedeutet, dass die Punkte dieser Frage bei der Auswertung der Umfrage einfach gezählt werden. Der Eintrag 200% würde dazu führen, dass sie doppelt gezählt werden, der Eintrag 50%, dass sie die Hälfte zählen.

Antworten als Optionsfelder anzeigen Sie können eine Frage erstellen, bei der aus mehreren vorgegebenen Antworten eine ausgewählt werden kann. Um mehrere Antworten als Optionsfelder anzuzeigen:

1

Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2

Stellen Sie sicher, dass die beiden logischen Felder Mehrere Antw. und Antwort Bearbeiten deaktiviert sind.

194

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Speichern Sie Ihre Frage.

4

Wählen Sie im Infobereich Fragen die Kontextmenüoption Antwort. Der Infobereich Antwort wird angezeigt. Hier können Sie beliebig viele Antworten für die Frage erstellen. Die Nummer der Antwort bestimmt die Reihenfolge im Fragebogen.

5

Kehren Sie in den Infobereich Fragen zurück. Das Feld Max. Punkte enthält die höchste Punktezahl aus den Antworten.

Die möglichen Antworten werden im Fragebogen als Optionsfelder angezeigt.

Antworten als Kontrollkästchen anzeigen Sie können zu Fragen auch Antworten, bei denen Mehrfachnennungen möglich sind, erstellen. Diese Mehrfachantworten können Sie als Kontrollkästchen anzeigen lassen. Um mehrere Antworten als Kontrollkästchen anzuzeigen:

1

Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2

Aktivieren Sie das logische Feld Mehrere Antw.

3

Speichern Sie Ihre Frage.

4

Wählen Sie im Infobereich Fragen die Kontextmenüoption Antwort.

Kapitel 8 Umfragen

195

Der Infobereich Antwort wird angezeigt. Hier können Sie beliebig viele Antworten für die Frage erstellen. Die Nummer der Antwort bestimmt die Reihenfolge im Fragebogen.

5

Kehren Sie in den Infobereich Fragen zurück. Das Feld Max. Punkte enthält die höchste Punktezahl aus den Antworten. Die möglichen Antworten werden als Kontrollkästchen angezeigt.

Antworten als Textfelder anzeigen Sie können Antworten auch in Textfelder eingeben lassen. Um Antworten als Textfelder anzuzeigen:

1

Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort bearbeiten.

3

Speichern Sie Ihre Frage. Fragen dieser Art erhalten keine Punkte, und die Option Antwort im Kontextmenü ist deaktiviert.

Antworten als Felder aus der Datenbank anzeigen Sie können zu Fragen auch Antworten als Felder aus der Datenbank anzeigen lassen:

1

Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort bearbeiten.

196

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Wählen Sie im Feld Infobereich den gewünschten Infobereich und im Feld Feld das gewünschte Feld aus dem gewählten Infobereich aus.

4

Speichern Sie Ihre Frage. Fragen dieser Art erhalten keine Punkte, und die Option Antwort im Kontextmenü ist deaktiviert. Als Antwort wird für Katalogfelder der Katalog geöffnet.

Antwort lesen und zurückschreiben Sie können als Antwort auf eine Frage des Fragebogens den Feldinhalt eines Feldes aus der Firma oder Person wählen, von der die Umfrage abhängig ist. Die Antwort weist nicht nur die gleiche Formatierung wie das gewählte Feld auf, sondern auch den Eintrag im Feld des jeweiligen Datensatzes. Anmerkung: Es werden nur Werte in der Datenbank aktualisiert, die aus Fragen stammen, die beantwortet wurden. Eventuell vorhandene Standardantworten oder leere Antworten aus nicht beantworteten Fragen überschreiben die Werte in der Datenbank nicht. Um Antworten in der Datenbank zu lesen und zurückzuschreiben:

1

Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Antwort bearbeiten und Antwort lesen.

3

Wenn Sie das Kontrollkästchen Antwort speichern aktivieren, werden eventuelle Änderungen der vorgegebenen Antwort in der Datenbank aktualisiert.

4

Wählen Sie im Feld Infobereich den gewünschten Infobereich und im Feld Feld das gewünschte Feld aus dem gewählten Infobereich aus.

Kapitel 8 Umfragen

5

197

Speichern Sie Ihre Frage.

Fragebogen mit Verzweigungen Sie können abhängig von den Antworten auf eine Frage verschiedene Folgefragen definieren. Zur Verzweigung von Fragebogen steht Ihnen sowohl im Infobereich Fragen als auch im Infobereich Antwort das Feld Folgefragenr. zur Verfügung. •

Wenn Sie im Infobereich Fragen bei einer Frage eine Folgefragenummer angeben, folgt diese Frage, unabhängig von der gewählten Antwort.

•

Wenn Sie im Infobereich Antwort bei einer Antwort eine Folgefragenummer eingeben, folgt diese Frage nur, wenn die betreffende Antwort gewählt wird. Andernfalls wird als nächstes die Frage angezeigt, die im Feld Folgefragenr. des Infobereichs Fragen angezeigt wird bzw. die Frage mit der darauf folgenden Nummer.

Die Option Folgefragenr. im Infobereich Antwort ist nur wirksam, wenn das Kontrollkästchen Mehrere Antworten im Infobereich Fragen nicht aktiviert ist, d. h. keine Mehrfachantwort

möglich ist.

Die Folgefragennummer muss immer eine höhere Zahl sein als die der aktuellen Frage, d. h. die Fragen des Fragebogens werden immer in aufsteigender Reihenfolge durchgeführt. Fragen mit Verzweigungen werden im Fragebogen auch optisch hervorgehoben:

198

Benutzerhandbuch update.seven win

Beispiel: Die Frage Nr. 50 Ihres Fragebogens lautet: "Hat Sie das Produkt zufrieden gestellt?" Dazu stehen die Antwort 1 "Ja" und die Antwort 2 "Nein" zur Verfügung. Wenn die Frage mit "Nein" beantwortet wird, soll mit der Frage Nr. 55 ("Warum?") und anschließend unabhängig von der Antwort mit der Frage Nr. 60 fortgesetzt werden. Wenn mit "Ja" geantwortet wird, soll sofort mit der darauf folgenden Frage Nr. 60 fortgefahren werden. Tragen Sie dazu bei der Antwort Nr. 2 ("Nein") im Feld Folgefragenr. die Zahl "55" ein und bei der Frage Nr. 55 die Folgefragenr. "60".

Sie können auf beliebig vielen Ebenen komplexe Verzweigungen anlegen. Die Fragebogen müssen nicht wieder zusammengeführt werden, sondern können auf mehreren Ebenen ablaufen. Anmerkung: Bei verzweigten Fragebogen, bei denen die letzte Frage oftmals nicht die mit der höchsten Nummer ist, empfiehlt es sich, bei der letzten Frage im Feld Folgefragenr. eine möglichst hohe Nummer anzugeben, zu der keine Frage existiert, z. B. "255". Da es keine Frage mit dieser Nummer gibt, endet der Fragebogen.

Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen Sie können auf Grund der gewählten Antworten einen neuen Datensatz in einem firmen- oder personenabhängigen Infobereich anlegen. Dabei können die nötigen Daten für die Anlage des Datensatzes in mehreren Fragen gesammelt werden. Um auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anzulegen:

1

Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort bearbeiten.

3

Wechseln Sie auf die Registerkarte Neuanlage und aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Neuanlage.

4

Wählen Sie im Feld Infobereich den gewünschten Infobereich und im Feld Feld das gewünschte Feld aus dem gewählten Infobereich aus.

5

Speichern Sie Ihre Frage. Fragen dieser Art erhalten keine Punkte, und die Option Antwort im Kontextmenü ist deaktiviert.

Beispiel Zu der Person oder Firma, von der die Umfrage abhängig ist, soll ein neuer Kontaktdatensatz mit folgenden Informationen angelegt werden: Datum, Beginnzeit und Endzeit des Kontakts, Kontakttyp.

Kapitel 8 Umfragen

199

Um diese Informationen zu erlangen, könnte der Fragebogen beispielsweise folgende Fragen enthalten: Frage

Antwortfeld (Infobereich Kontakt)

Wann möchten Sie von uns kontaktiert werden?

Feld Datum

Um wie viel Uhr soll der Kontakt stattfinden?

Feld Zeit

Wie viel Zeit können Sie für uns erübrigen?

Feld Dauer

Auf welchem Weg möchten Sie von uns kontaktiert werden?

Feld Kontakt

Auf Basis dieser Informationen wird nach dem Speichern des Fragebogens (mit der Schaltfläche Beenden) ein Kontaktdatensatz für die betreffende Firma/Person mit den oben genannten Kontaktdaten angelegt. Im Feld Bearbeiter wird der aktuell angemeldete Bearbeiter erfasst. Anmerkung: Datensätze werden nur beim erstmaligen Ausführen der Umfrage angelegt. Sie können innerhalb eines Fragebogens zwei separate Datensätze für den gleichen Infobereich generieren (z. B. zwei Kontaktdatensätze). Aktivieren Sie dazu ab der Frage, die für die Anlage eines zweiten Datensatzes herangezogen werden soll, und bei allen folgenden zu diesem Datensatz gehörenden Fragen statt des Kontrollkästchens Neuanlage das Kontrollkästchen Neuanlage separat.

Umfrage-Analyse für Fragen Aus der Ebene Fragen können Sie über die Kontextmenüoption Umfrage-Analyse eine Übersicht aller Umfrageergebnisse zur aktuellen Frage anzeigen.

Umfrage Der Infobereich Umfrage ist 1:n von der Person oder Firma abhängig, d. h. einer Firma oder Person können mehrere Umfragen zugeordnet werden. Die Zuordnung ist davon abhängig, ob die Menüoption Datei Æ firmenbezogen oder Datei Æ personenbezogen gewählt wird. Nachdem Sie einen Fragebogen erstellt haben, können Sie diesen für Umfragen verwenden. Der eindeutige Schlüssel für einen Umfragedatensatz besteht aus Fragebogen und Datum. Das bedeutet, Sie können einen Fragebogen mehrmals für eine Umfrage bei einer Person verwenden - allerdings nicht am gleichen Tag.

200

Benutzerhandbuch update.seven win

Um einen Fragebogen einer Umfrage zuzuordnen:

1

Öffnen Sie die Ebene Umfrage.

2

Wählen Sie im Feld Fragebogen den gewünschten Fragebogen aus.

3

Im oberen Textfeld können Sie eine Bemerkung zu dieser Umfrage einfügen, im unteren wird der Text des Fragebogens angezeigt.

Durchführen der Umfrage Um eine Umfrage durchzuführen:

1

Öffnen Sie eine Umfrage.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Fragebogen. Der Fragebogen wird gestartet.

3

Gehen Sie mit Hilfe der Schaltflächen durch den Fragebogen, und beantworten Sie die Fragen, Ö Ansicht und Gliederung des Fragebogens auf Seite 200.

4

Speichern Sie den Fragebogen mit der Schaltfläche Beenden. Gespeicherte Umfragen können später weiter bearbeitet werden.

Ansicht und Gliederung des Fragebogens Ein Fragebogen ist in drei Blöcke unterteilt:

Kapitel 8 Umfragen

201

•

Im oberen Block des Fragebogens wird angezeigt, in welchem Abschnitt Sie sich befinden. Falls es eine erste Seite gibt, wird hier im oberen Block der Eintrag "FragebogenInformation" angezeigt. Wenn im Fragebogen an einer beliebigen Stelle, aber nicht vor der ersten Frage, ein Abschnitt definiert ist, wird bei allen vor diesem Abschnitt liegenden Fragen standardmäßig der Abschnitt Beginn eingeschoben. Ist der Fragebogen nicht in Abschnitte gegliedert, wird dieser Block nicht angezeigt.

•

Im mittleren Block des Fragebogens wird auf der ersten Seite eine Kurzbeschreibung angezeigt. Auf den weiteren Seiten werden die Fragen und die Antwortfelder angezeigt. Die Ansicht hängt davon ab, wie Sie die Fragen und Antworten in den Infobereichen Fragen und Antwort definiert haben, Ö Fragen und Antworten auf Seite 192.

•

Im unteren Block des Fragebogens stehen Ihnen, abhängig von Ihren Einstellungen, verschiedene Schaltflächen zur Verfügung: Vorheriger Abschnitt / Nächster Abschnitt: Blättern zum vorigen/nächsten Abschnitt des Fragebogens. Vorherige Muss-Frage / Nächste Muss-Frage: Blättern zur vorigen/nächsten Mussfrage. Vorherige offene Frage / Nächste offene Frage: Blättern zur vorigen/nächsten unbeantworteten Frage. Zurück / Vor: Blättern zur vorigen/nächsten Frage

Beenden

Schließt und speichert den Fragebogen.

Abbrechen

Bricht die Bearbeitung des Fragebogens ohne Speichern der Ergebnisse ab.

Anmerkung: Wenn Sie im Fragebogen definiert haben, dass erst weitergeblättert werden kann, wenn die aktuell angezeigte Frage beantwortet wurde, sind die entsprechenden Schaltflächen (Nächster Abschnitt, Nächste offene Frage etc.) inaktiv, solange diese Bedingung nicht erfüllt ist.

Auswertung Die Felder Ergebnis (%) und Erreichte Punkte im Infobereich Umfrage werden von update.seven automatisch berechnet und können nicht bearbeitet werden. Das Feld Max. Punkte wird automatisch nach Auswahl eines Fragebogens eingetragen. Nach dem Speichern des Fragebogens wird das Ergebnis im Infobereich Umfrage Ergebnis gespeichert, der 1:n vom Infobereich Umfrage abhängig ist. Sie gelangen in diesen Infobereich, indem Sie im Kontextmenü des Infobereichs Umfrage die Option Response wählen.

Hier wird für jede Antwort ein Datensatz erstellt. update.seven aktualisiert im Infobereich Umfrage automatisch die Punkte, die die jeweilige Person gemäß der Gewichtung erzielt hat, und berechnet den Prozentsatz bezogen auf die maximale Punktezahl.

202

Benutzerhandbuch update.seven win

Umfragen kopieren Wenn eine bereits durchgeführte Umfrage bereits kommuniziert wurde (d. h. wenn die Response-Datensätze ein Kommunikationskennzeichen (Feld Komkz) tragen), wird bei Auswahl der Option Umfrage im Kontextmenü des Infobereichs Kontakt nicht der Fragebogen geöffnet, sondern stattdessen ein Popup-Kalender. Als Standardwert ist das heutige Datum ausgewählt bzw. das nächste freie Datum für den Fall, dass diese Umfrage zu diesem Kunden mit dem heutigen Datum bereits durchgeführt und kommuniziert wurde. Damit können Sie festlegen, zu welchem Datum die neue Umfrage gespeichert werden soll. Mit der Option Originalumfrage löschen können Sie auswählen, ob die zuvor durchgeführte Umfrage gelöscht werden soll oder nicht. Zusätzlich gibt es die Option Kopieren, mit der Sie in jedem Fall eine durchgeführte Umfrage kopieren können, gleichgültig ob kommuniziert oder nicht.

Umfragen, Kontakte und Aktivitäten Vom Infobereich Kontakt aus können Sie über die Kontextmenüoption Umfrage eine Umfrage erstellen. Das Dialogfeld zur Durchführung des Fragebogens wird angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass im Feld Umfr.Frageb. ein Fragebogen und im Feld Umfr.Datum ein Datum eingetragen ist. Wenn Sie einen Standardfragebogen verwenden, können Sie z. B. diesen Fragebogen als Vorgabewert eintragen. Wenn Sie im Rahmen einer Aktivität eine Reihe von Kontaktdatensätzen anlegen und mit jedem dieser Kontaktdatensätze einen Fragebogen verknüpfen möchten, müssen Sie zusätzlich in die Aktivitätsdurchführung die Felder Umfr.Datum und Umfr.Frageb. setzen, die dann in den Kontakt übernommen werden. Wenn Sie nun im Rahmen einer Aktivität mit Hilfe der Kontextmenüoption Generieren die gewünschten Kontaktdatensätze generieren, erhalten Sie zu jedem dieser Kontakte auch eine Umfrage. Wenn Sie die erzeugten Kontakte über Kontakt bearbeiten anzeigen, gelangen Sie über die Kontextmenüoption Umfrage direkt in das Dialogfeld zur Durchführung des Fragebogens. Damit können Sie Umfragen als Verbindung zwischen Marketingaktivitäten (Selektionen und Aktivitäten) und Verkaufstätigkeiten (Opportunities und Angebote) verwenden, wenn Sie zum Beispiel die Neuanlage von Datensätzen in firmen- und personenabhängigen Infobereichen definieren, Ö Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen auf Seite 198.

203

KAPITEL 9

Dokumentverwaltung Mit update.seven können Sie: •

Dokumente direkt und komprimiert in die update.seven-Datenbank integrieren.

•

Dokumente bei der Kommunikation an andere Stationen übertragen.

•

Dokumente mit verschiedenen Bereichen der Datenbank verknüpfen.

Standarddokumente können nicht mit update.seven erzeugt werden, nur bestehende Dokumente können in die Datenbank integriert werden. Beim Schließen von update.seven erfolgt keine Speicherungsabfrage. OLE-Dokumente bzw. -Objekte können direkt aus update.seven heraus erzeugt werden. Sie werden in der zugehörigen Anwendung bearbeitet, und update.seven überwacht die Speicherung. Das Einbetten und Bearbeiten von OLE-Objekten in Dokumente ist möglich. OLE-Verknüpfungen zwischen Objekten (durch Kopieren Æ Inhalte einfügen erzeugt) sind allerdings nicht möglich.

Dokument-Infobereiche Dokumente können in drei verschiedenen Infobereichen angelegt werden.

Dokumente Mit Hilfe der Menüoption Info Æ Dokumente können Sie allgemeine, nicht kundenbezogene Dokumente wie z. B. Faxformulare, Angebotsformulare, Serienbriefhauptdokumente usw. ablegen. Beim Anlegen und Speichern dieser Dokumente wird vom System automatisch eine DokumentID in den Feldern Dok.Nr1 und Dok.Nr2 erzeugt. Dok.Nr1 ist die aktuelle Stationsnummer, Dok.Nr2 ist eine interne Laufnummer. Wenn Sie Ihre Dokumente klassifizieren möchten, können Sie in das Feld Dok.Klasse einen Wert eingeben oder aus dem Katalog auswählen. Mit der Dropdown-Liste im Infobereich Dokumente können Sie bestimmen, welche Dokumentart angezeigt werden soll.

Dokumente (kundenbezogen) Sie können auch kundenbezogene Dokumente ablegen. Dazu müssen Sie zuerst zu einer Firma bzw. Person wechseln und dann die Menüoption Info Æ Dokumente (kundenbez.) wählen. Hier werden Kundendokumente zur Firma oder Person angelegt bzw. erzeugt (abhängig von der Auswahl der Option firmenbezogen oder personenbezogen im Menü Daten). Die Dokument-ID für kundenbezogene Dokumente setzt sich aus Dok.Nr1-Dok.Nr2 zusammen.

Dokumentübersicht und Dokument-Links Um eine Übersicht zu allen mit einem Datensatz verknüpften Dokumenten in update.seven zu erhalten, wechseln Sie zu diesem Datensatz, und wählen Sie die Schaltfläche (Dokumentübersicht) in der Kopfzeile. Sie gelangen in den Infobereich Dokumentübersicht. Um eine Übersicht darüber zu erhalten, mit welchen Datensätzen ein Dokument verknüpft ist, wechseln Sie zu diesem Dokument im Infobereich Dokumente, und wählen Sie die Kontextmenüoption Dokument-Link. Sie gelangen in den Infobereich Dokument-Link. Anmerkung: Dokumente können nur mit Datensätzen verknüpft werden, deren Primärschlüssel aus den Feldern Stationsnummer und Laufnummer besteht.

204

Benutzerhandbuch update.seven win Der Infobereich Dokument-Link verknüpft in update.seven gespeicherte allgemeine Dokumente flexibel mit anderen Datensätzen. Sie können z.B. das Dokument eines Besprechungsprotokolls zunächst mit einem Kontakt verknüpfen, aber auch zusätzlich mit allen beteiligten Personen, oder Sie können ein Angebotsdokument mit mehreren Kontakten verknüpfen. Sie können sowohl im Infobereich Dokument-Link als auch im Infobereich Dokumentübersicht neue Verknüpfungen anlegen bzw. bestehende Verknüpfungen löschen. Wenn Sie in einem der beiden Infobereiche eine Verknüpfung neu anlegen, wird sie auch im jeweils anderen Infobereich angezeigt.

Dokument-Links und kundenbezogene Dokumente - Vor- und Nachteile Dokument-Links und kundenbezogene Dokumente haben folgende Vor- bzw. Nachteile: •

Dokumente im Infobereich Dokumente(kundenbez.) können im Rahmen der Kommunikation firmenbezogen übertragen werden. Bei allgemeinen Dokumenten ist dies aufgrund der Zuordnungslogik über die Dokument-Links nicht möglich.

•

In der Dokumentübersicht können Sie einem Datensatz beliebig viele Dokumente und umgekehrt ein Dokument beliebig vielen Datensätzen zuordnen. Bei kundenbezogenen Dokumenten benötigen Sie für jedes zugeordnete Dokument ein eigenes Dokumentfeld im Zieldatensatz (z. B. Kontakt).

•

Wenn Sie ein allgemeines Dokument löschen, werden auch alle Verknüpfungen (über die Dokument-Links) entfernt. Wenn Dokumente über Dokumentfelder verknüpft sind, bleiben nach dem Löschen des Dokuments alle Links in den Dokumentfeldern bestehen.

•

Das Verknüpfen eines Dokuments mit mehreren Datensätzen (z.B. eines Besprechungsprotokolls mit einem Kontakt und mehreren Teilnehmern) ohne mehrfaches Speichern des Dokuments ist nur über Dokument-Links möglich. Anmerkung: update empfiehlt, den Infobereich Dokumente(kundenbez.) nur dann zu verwenden, wenn Dokumente kundenbezogen kommuniziert werden. In allen anderen Fällen sollten die Dokumente allgemein abgelegt und über Dokument-Links verknüpft werden.

Standarddokumente erzeugen Im ersten Schritt können Sie nur bestehende Dokumente in die Datenbank einbinden:

1 2

Wechseln Sie in den Infobereich Dokumente oder Dokumente(kundenbez.), Ö Dokument-

Infobereiche auf Seite 203.

Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Neu. Anmerkung: Wenn im Infobereich Dokumente(kundenbez.) die Menüoption Daten Æ alles zur Firma aktiviert ist, können Sie keine Dokumente einbinden, sondern nur bereits angelegte Dokumente bearbeiten oder löschen.

3

Wählen Sie in der folgenden Meldung die Option Standarddokument. Das Windows-Dialogfeld zum Öffnen von Dateien wird angezeigt. Anmerkung: Wenn Sie in den Desktop-Einstellungen unter Oberfläche in der Registerkarte Masken das Kontrollkästchen Dokumentverzeichnis aktivieren, wird auf das unter Extras Æ Dokumentverzeichnis definierte Benutzerverzeichnis zugegriffen. Falls keines definiert wurde, wird das systemweite Verzeichnis geöffnet. Bei mehreren eingetragenen Verzeichnissen wird jeweils das erste angezeigt.

4

Wählen Sie ein bestehendes Dokument aus.

Kapitel 9 Dokumentverwaltung

205

Einige Felder werden automatisch ausgefüllt.

5

Erfassen Sie das Feld Stichwort, um das Wiederfinden des Dokuments zu erleichtern.

6

Wählen Sie das Kontrollkästchen Privat, wenn nur Sie selbst Zugriff auf das Dokument haben sollen.

7

Speichern Sie den Datensatz. Das Dokument wird komprimiert in der Datenbank abgelegt.

Anmerkung: Änderungen der Dokumentmaske nach dem Speichern sind möglich. Definieren Sie das Dokument allerdings nicht nachträglich als OLE-Dokument (Kontrollkästchen OLE), es wird sonst nicht mehr gefunden.

OLE-Objekte erzeugen Im Gegensatz zu Standarddokumenten werden OLE-Dokumente/-Objekte direkt aus update.seven erzeugt. Beim Schließen der dazugehörigen Anwendung oder von update.seven wird eine Abfrage angezeigt, ob gespeichert werden soll. Um ein OLE-Objekt zu erzeugen:

1

Wechseln Sie in den Infobereich Dokumente oder Dokumente(kundenbez.), Ö Dokument-

Infobereiche auf Seite 203.

2

Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Neu.

3

Wählen Sie in der folgenden Meldung die Option OLE-Dokument. Das Dialogfeld Objekt einfügen wird geöffnet.

4

Um ein leeres Dokument zu erstellen: 1.

Wählen Sie die Option Neu erstellen.

2.

Wählen Sie den gewünschten Objekttyp aus dem Listenfeld aus.

3.

Die Anwendung wird gestartet, und ein leeres Dokument wird angezeigt.

206

Benutzerhandbuch update.seven win

5

4.

Führen Sie die gewünschten Änderungen durch.

5.

Schließen Sie die Anwendung.

Um ein bestehendes Dokument zu laden: 1.

Wählen Sie die Option Aus Datei erstellen.

2.

Geben Sie Pfad und Dateinamen ein oder wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auf der Festplatte zu suchen.

3.

Bestätigen Sie mit OK.

6

Bestätigen Sie die update.seven-Meldung, ob das Dokument in der Datenbank gespeichert werden soll, mit Ja.

7

Geben Sie im Feld Titel einen Namen und gegebenenfalls im Feld Stichwort zusätzlichen Text ein.

8

Speichern Sie. Der Datensatz wird in update.seven gespeichert. Das Dokument wird komprimiert in der Datenbank abgelegt. Die Felder Format und Server werden vom System automatisch erfasst.

Anmerkung: Wenn Sie update.seven schließen, werden alle geöffneten OLE-Objekte auch geschlossen.

Dokumente über die Dokumentübersicht einbinden Sie können Dokumente auch ausgehend von einem anderen Infobereich in die Datenbank einbinden. Dabei wird eine Verknüpfung zwischen dem Datensatz und dem Dokument angelegt.

1

Wechseln Sie zu dem Datensatz (z. B. Kontakt), mit dem Sie das Dokument verknüpfen möchten.

2

Öffnen Sie mit der Schaltfläche

3

Klicken Sie auf Neu.

4

Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option Neues Dokument, und klicken Sie auf OK.

5

Wählen Sie im nächsten Dialogfeld, ob Sie ein Standarddokument oder ein OLE-Dokument erstellen wollen, und fahren Sie fort, wie unter Standarddokumente erzeugen auf Seite 204 bzw. OLE-Objekte erzeugen auf Seite 205 ab Schritt 4 beschrieben.

die Ebene Dokumentübersicht.

Anmerkung: Alle Dokumente, die auf diesem Weg in die Datenbank eingebunden werden, werden im Infobereich Dokumente gespeichert. Zusätzlich zu dem Dokument-Link zum Ausgangsdatensatz wird auch ein Dokument-Link zur Firma bzw. Person erstellt (abhängig davon, ob der Infobereich firmen- bzw. personenbezogen ist).

Dokumente bearbeiten Um ein bestehendes Dokument zu bearbeiten:

1

Wählen Sie beim gewünschten Dokumentdatensatz die Kontextmenüoption Öffnen. Die zugeordnete Anwendung wird gestartet, und das Dokument wird geöffnet.

2

Bearbeiten Sie das Dokument, und speichern Sie es in der Anwendung.

3

Schließen Sie das Dokument bzw. die Anwendung. update.seven fragt, ob Sie das Dokument in der Datenbank speichern möchten.

Kapitel 9 Dokumentverwaltung

4 5

207

Bestätigen Sie mit Ja. Um Änderungen in der Dokumentmaske durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche

Bearbeiten in der Kopfzeile, führen Sie die Änderungen durch und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Anmerkungen: Das Dokument ist in der update.seven-Datenbank gespeichert und kann unabhängig von update.seven in der Anwendung nicht mehr geladen werden, auch wenn es in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien angezeigt wird. Wenn update.seven bei geöffnetem Standard-Dokument geschlossen wird, wird keine Speicherungsabfrage in update.seven angezeigt. Änderungen im geöffneten Dokument werden update.seven nicht mitgeteilt und gehen daher verloren. Verwenden Sie OLE-Dokumente, oder speichern Sie zuvor das Dokument in der Anwendung. Wenn Sie ein anderes Dokument in den schon bestehenden Datensatz laden möchten, verwenden Sie die Kontextmenüoption Neues Dokument laden.

Dokumente exportieren Um ein Standarddokument aus der Datenbank auf Ihrer Festplatte zu speichern:

1

Wechseln Sie zum gewünschten Dokumentdatensatz.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Export.

3

Bestimmen Sie Namen und Pfad für das Dokument.

4

Bestätigen Sie mit OK.

Um ein OLE-Dokument auf Ihrer Festplatte zu speichern:

1

Wechseln Sie zum gewünschten Dokumentdatensatz.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Dokument öffnen. Das Dokument wird in der Anwendung geöffnet.

3

Wählen Sie in der Anwendung die Menüoption Datei Speichern unter.

4

Bestimmen Sie Namen und Pfad für das Dokument.

5

Klicken Sie auf Speichern.

In beiden Fällen wird eine Kopie des Dokuments gespeichert, die nicht mit der update.sevenDatenbank verknüpft ist. Änderungen an diesem Dokument werden nicht in der Datenbank aktualisiert.

Dokumente einem Datensatz zuordnen Um ein Dokument einem Datensatz zuzuordnen, können Sie entweder vom Dokument ausgehend eine Verknüpfung zum Datensatz anlegen, oder ausgehend vom Datensatz eine Verknüpfung zum Dokument.

Vom Dokument ausgehend Um ein in update.seven vorhandenes Dokument einem Datensatz zuzuordnen:

1

Wechseln Sie im Infobereich Dokumente zu dem Dokument, das Sie zuordnen möchten.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Dokument-Link. Der Infobereich Dokument-Link wird geöffnet.

208

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Verknüpfung anzulegen. Das Dialogfeld Auswahl Infobereiche wird angezeigt.

4

Wählen Sie den Infobereich aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll, und klicken Sie auf OK. Die Suchmaske für den Infobereich wird angezeigt.

5

Suchen Sie den Datensatz, dem das Dokument zugeordnet werden soll und klicken Sie auf

OK.

Ein Link-Datensatz wird angelegt. Das Feld Link-Typ enthält das Kürzel für den gewählten Infobereich, das Feld Link enthält einen Hyperlink zum gewählten Datensatz.

6

Speichern Sie. In einigen Infobereichen steht Ihnen die Kontextmenüoption Dokument zur Verfügung, um vom entsprechenden Datensatz aus das Dokument zu öffnen. Um vom Dokument aus zum Datensatz zu gelangen, wählen Sie die Kontextmenüoption Dokument-Link und klicken auf den Hyperlink im Feld Link.

Vom Datensatz ausgehend In allen Infobereichen, die einen Primärschlüssel mit Stationsnummer und Laufnummer haben, können Sie Datensätze mit beliebig vielen Dokumenten verknüpfen.

1

Wechseln Sie zu dem Datensatz (z. B. Kontakt), mit dem Sie das Dokument verknüpfen möchten.

2

Öffnen Sie mit der Schaltfläche

3

Klicken Sie auf Neu.

4

die Ebene Dokumentübersicht.

Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option Existierendes Dokument in

update.seven, und klicken Sie auf OK.

5

Suchen Sie im angezeigten Dialogfeld nach dem gewünschten Dokument und wählen Sie es aus.

6

Bestätigen Sie mit OK. Es wird ein Dokument-Link angelegt, der den Ausgangsdatensatz mit dem Dokument verknüpft.

Kapitel 9 Dokumentverwaltung

209

Dokumente löschen Sie haben folgende Möglichkeiten, um ein Dokument zu löschen: •

Um ein Dokument zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche Löschen im jeweiligen Infobereich. Alle Dokument-Links (Datensätze im Infobereich Dokument-Link) werden ebenfalls gelöscht. Hyperlinks auf dieses Dokument in Dokumentfeldern werden nicht gelöscht.

•

Um ein Dokument aus einem Dokumentfeld zu löschen, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und löschen Sie den Inhalt des Dokumentfeldes. Das Dokument selber wird dabei nicht aus der update.seven-Datenbank gelöscht.

Dokumentfelder Dokumente in Dokumentfelder eintragen In den Dokumentfeldern der verschiedenen Infobereiche können Sie Dokumente aus folgenden Bereichen einfügen: •

Aus dem Dateisystem

•

Aus dem Infobereich Dokumente

•

Aus dem Infobereich Dokumente (kundenbez.)

Ihr Administrator kann in den Desktop-Einstellungen festlegen, welche dieser Optionen standardmäßig im Neuanlage- und Bearbeitungsmodus angezeigt wird: •

Folgendes Symbol wird angezeigt, wenn die Suche im Dateisystem standardmäßig eingerichtet ist:

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Windows-Dialogfeld zum Öffnen von Dateien anzuzeigen und ein Dokument auszuwählen. •

Folgendes Symbol wird angezeigt, wenn die Suche im Infobereich Dokumente oder Dokumente (kundenbez.) standardmäßig eingerichtet ist:

Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Suchmaske für den Infobereich Dokumente bzw. Dokumente (kundenbez.) zu öffnen und in der update.seven-Datenbank nach dem gewünschten Dokument zu suchen, Ö Suchen auf Seite 56. Anmerkung: Bei den Dokumentfeldern im Infobereich Firma wird nur nach firmenbezogen angelegten Dokumenten gesucht, im Infobereich Person nur nach personenbezogen angelegten Dokumenten. •

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, um die beiden übrigen Optionen auszuwählen.

210

Benutzerhandbuch update.seven win

Allerdings werden nur die Suchoptionen angezeigt, die im aktuellen Kontext möglich sind. Wenn Sie kein Recht haben, neue Dokumente zur update.seven-Datenbank hinzuzufügen, wird die Option Dateisystem nicht angezeigt. Wenn der aktuelle Infobereich keine Verknüpfung zur Firma oder Person hat, wird die Option Dokumente(kundenbez.) nicht angezeigt. Anmerkung: Wenn Sie Dokumente über Dokumentfelder verknüpfen oder erstellen, werden keine Dokument-Link-Datensätze angelegt. Wenn Sie über Extras Æ Dokumentverzeichnis ein benutzerspezifisches oder ein systemweites Dokumentverzeichnis eintragen und in den Desktop-Einstellungen unter Oberfläche in der Registerkarte Masken das Kontrollkästchen Dokumentverzeichnis aktivieren, wird im Windows-Dialogfeld das angegebene Verzeichnis angezeigt. Es wird zuerst auf Benutzerverzeichnis zugegriffen, falls keines definiert wurde, dann auf das systemweite Verzeichnis. Wenn mehrere Verzeichnisse eingetragen sind, wird jeweils das erste gefundene angezeigt.

Anzeigeoptionen in Dokumentfeldern In allen Dokumentfeldern können abhängig von den Desktop-Einstellungen des Administrators Hyperlinks auf ein Dokument auf verschiedene Art angezeigt werden: •

Mit dem Dokumentkürzel (z. B. "K1000-42")

•

Mit dem Dokumentnamen (z. B. "pfolio.txt")

•

Mit einer im Desktop definierten Referenz (z. B. "pfolio.txt vom 23.12.2005")

Im Neuanlage- und Bearbeitungsmodus wird immer das Dokumentkürzel angezeigt. Klicken Sie im Anzeigemodus auf den Hyperlink, um das eingefügte Dokument zu öffnen.

Zusätzliche Dokumentfelder definieren Wenn ein Infobereich nicht über genügend vordefinierte Dokumentfelder verfügt, kann der Administrator im Datenmodell weitere Dokumentfelder definieren, Ö Datenmodell im Administratorhandbuch 1. Felder vom Typ update.seven Dokumentfeld speichern Dokumente, die in diese Felder eingefügt werden, in der Datenbank. Felder vom Typ Dokumentfeld enthalten eine Verknüpfung zu einem externen Dokument. Es werden nur Pfad und Name gespeichert, das Dokument wird aber nicht in der update.sevenDatenbank gespeichert. Klicken Sie auf den Pfad zu dem Dokument, der als Hyperlink gespeichert wird. Anmerkung: Wählen Sie ein Feld aus, dessen Länge mindestens 256 Zeichen beträgt.

Dokumente und Einzelbriefe Dokumente, die über einen Einzelbrief definiert wurden, können auch in den Dokumentfeldern eingetragen werden oder in einem Dokument-Link-Datensatz erfasst und verknüpft werden, Ö Einzelbrief auf Seite 220:

1

Wechseln Sie zu dem Datensatz, aus dem Sie den Einzelbrief erstellen möchten.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Einzelbrief.

3

Wählen Sie ein Übergabeformat aus und klicken Sie auf OK. Folgende Meldung wird angezeigt: "Soll das Dokument gespeichert werden?"

4

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um das Dokument in die Datenbank zu übernehmen.

Kapitel 9 Dokumentverwaltung

211

Das Dialogfeld zum Speichern des Dokuments wird geöffnet.

5

Vergeben Sie einen Titel und ein Stichwort für die Ablage des Dokuments in der Datenbank.

6

Wählen Sie unter Zuordnung, wo das Dokument gespeichert werden soll: o

Wenn zum aktuellen Datensatz schon Dokumente existieren, enthält die Liste Zuordnung Einträge mit den Dokumentnamen und dazugehörigen Infobereich. Wenn Sie einen solchen Eintrag auswählen, wird dieses Dokument durch das neue Dokument ersetzt.

o

Neues Dokument ( - ): Für jedes leere Dokumentfeld im aktuellen Datensatz wird eine Zeile angezeigt. Wählen Sie eine solche Zeile, um das Dokument in diesem Dokumentfeld zu speichern.

o

Neues Dokument (): Es wird eine Verknüpfung zwischen dem neuen Dokument und dem aktuellen Datensatz angelegt. Das Dokument wird in der

Dokumentübersicht zu diesem Datensatz angezeigt.

7

Bestätigen Sie mit OK. Ein Einzelbriefdokument mit den Feldern des aktuellen Datensatzes wird erzeugt. Ein Dokumentdatensatz mit dem Serienbriefdokument wird generiert. Die Felder Titel und Stichwort werden vom Dialogfeld Dokument speichern übernommen. Die Felder Format und Server sowie die zwei Dok.-ID Felder werden vom System automatisch erfasst.

213

KAPITEL 10

update.seven und Fremdprodukte update.seven erlaubt die automatische Übertragung von Informationen an andere WindowsAnwendungen. Sie haben dabei die folgenden Möglichkeiten: •

Übergabe von Feldern von update.seven an eine Textverarbeitung zur Generierung eines Serienbriefs.

•

Übertragung an eine Tabellenkalkulation zur weiteren Bearbeitung.

•

Öffnen von Dokumenten, die einem Datensatz zugewiesen wurden, durch einfaches Anklicken.

•

Übergabe von Daten an ein E-Mail-Programm.

Textverarbeitung Etikettformate Um für jeden Ihrer Kunden bzw. Kontaktpersonen die richtige Adresse und Anrede in einen Briefkopf umzusetzen, definieren Sie so genannte Etikettformate. Die Seriendruckfelder werden beim Erstellen des Serienbriefs in der Textverarbeitung durch die Informationen aus einer entsprechend generierten Adressdatei ersetzt. Anmerkung: Um Felder aus Infobereichen auszugeben, müssen Übergabefelder definiert werden. Wenn Sie die Übergabe aus einem abhängigen Infobereich (z. B. Angebot) starten, werden keine Etikettfelder übergeben. Um auch Etikettfelder zu übergeben, müssen die Infobereiche Firma und Person im Übergabefeldformat vorhanden sein. Die Eintragung eines Etiketts im Firmen- bzw. Personendatensatz (im Feld Etikett) ist von wesentlicher Bedeutung für erfolgreiche Mailings. Anmerkung: Standardmäßig wird beim Generieren einer Adressdatei für ein Mailing immer auf das Etikett zugegriffen, das der jeweiligen Person zugeordnet ist. Falls jedoch kein Etikett zur Person eingetragen wurde, können Sie im Nachhinein im Dialogfeld Generieren bzw. Verbindung mit Textverarbeitung Ersatzetiketten für ein Mailing festlegen.

Etikettformate definieren Um ein Etikettformat zu definieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Etikett definieren.

214

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2

Die Datenfelder für Ihren Briefkopf werden im Normalfall aus der Firmenadresse übernommen. Wenn Sie jedoch die Adresse aus dem Infobereich Zusatzadresse verwenden möchten, wählen Sie in der Dropdown-Liste Zusatzadresse verwenden eine Zusatzadresse aus (z. B. Lieferadresse, Rechnungsadresse, Werksadresse).

3

Wenn das Etikettformat für gedruckte Etiketten verwendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Etikett. Dadurch wird nach 35 Zeichen ein Zeilenumbruch eingefügt, weil gedruckte Etiketten in ihrer Größe eingeschränkt sind. Andernfalls ist nur die Textlänge auf 250 Zeichen beschränkt. Anmerkung: Wenn Sie mit dem Etikettformat für andere Zwecke (z.B. für einen Briefkopf) Firmendaten in ihre Textverarbeitung übertragen wollen, können Sie die Felder FTZ, FTZ1 und FTZ2 im Infobereich Firma verwenden, um zu bestimmen, wo eine neue Zeile eingefügt werden soll. Diese Information wird automatisch gespeichert, wenn die Firma erstmals hinzugefügt wird und der Firmenname Zeilenumbrüche enthält.

4

Wählen Sie im Bereich Elemente/Platzhalter eine der folgenden Optionen aus und doppelklicken Sie an die gewünschte Stelle im Feld Elemente einfügen: o

Firma bzw. Person: Das Dialogfeld Feldauswahl wird geöffnet. Aktivieren Sie alle gewünschten Felder und klicken Sie auf OK. Die Felder werden eingefügt.

o

Ländercode: Fügt den Platzhalter Lkk ein (z. B. "A" für Österreich).

o

Titel-Langform: Fügt den Platzhalter Langtitel ein (für die Langform der Einträge des Feldes Akad. Titel im Infobereich Person).

o

Trennstelle: Fügt den Platzhalter *LF für einen Zeilenumbruch ein.

o

Keine Leerzeile: Fügt den Platzhalter !Leer ein, wenn keine Leerzeilen beim Fehlen von Variablen vorkommen sollen (z.B. {F12*Firma}{!Leer} oder {!Leer}{F12*Firma}).

Platzieren Sie die Felder so, wie sie im Briefkopf vorkommen sollten. Die eingefügten Elemente können wie normaler Text bearbeitet werden, die Eingabetaste bewirkt z.B. eine Zeilenschaltung. Es können beliebig viele Zeilen eingegeben werden. Die Platzhalter werden beim Erstellen eines Serienbriefs durch die entsprechenden Einträge aus dem Datensatz ersetzt (z. B. der Platzhalter KP2*Nachname durch den Nachnamen der Kontaktperson).

5

Bestimmen Sie im Bereich Geschlecht in den drei Textfeldern den Anredetext, der im Briefkopf den eingefügten Platzhalter Geschlecht ersetzen soll. Der Anredetext wird vom Eintrag im Feld Geschlecht des Personendatensatzes bestimmt. Gibt es keinen solchen Eintrag, wird der Text im Feld Unbekannt verwendet. Anmerkung: Die Länge der Felder im Block Geschlecht ist auf 20 Zeichen begrenzt.

6

Bestimmen Sie im Bereich Gruß den Grußtext, der den eingefügten Platzhalter Gruß ersetzen soll. Der Grußtext, der ausgegeben wird, wird auch vom Eintrag des Feldes Geschlecht im Personendatensatz bestimmt. Gibt es keinen Eintrag im Stammdatenblatt, wird der Text im dritten Grußtextfeld Unbekannt benützt. Platzhalter können auch in diesem Textfeld durch Doppelklicken oder Verwenden der EinfgTaste eingefügt werden.

7

Speichern Sie das Format und schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

215

Briefkopf: Beispiel Im folgenden Beispiel wird eine Anschrift und eine Grußzeile definiert: Um eine Anschrift zu definieren:

1

Wählen Sie die Firmenfelder aus, die die Firmenanschrift ergeben, z. B.: Firma, Straße, Ort, Plz.

2

Wählen Sie die Personenfelder aus, die die Personenanschrift ergeben z. B. z. H. {KP0*Geschlecht} {KP2*Nachname}

Um die Grußzeile "Sehr geehrter Herr Meier" zu definieren:

1

Klicken Sie in das obere Grußzeilenfeld Männl.

2

Geben Sie den gleichbleibenden Text ein, z. B. "Sehr geehrter".

3

Klicken Sie auf das Optionsfeld Person.

4

Doppelklicken Sie in das Grußfeld Männl rechts neben "geehrter".

5

Im Dialogfeld Feldauswahl wählen Sie die Felder Geschlecht und Nachname aus, und bestätigen Sie mit OK. Die beiden Platzhalter werden jetzt in der Grußzeile angezeigt: Sehr geehrter {KP0*Geschlecht}{KP2*Nachname}

6

Geben Sie Leerzeichen zwischen den Platzhaltern ein.

7

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das Etikett zu speichern.

Bei der Übergabe an die Textverarbeitung werden die Grußzeilen-Platzhalter ersetzt: {KP0*Geschlecht} durch "Herr" {KP3*Vorname} {KP2*Nachname} wird durch die aktuellen Personendaten ersetzt. Anmerkung: Der Etikett-Platzhalter {KP0*Geschlecht} kann im Listenfeld Elemente einfügen sowie in einer der drei Grußzeilen eingefügt werden.

Leerzeilen verhindern Um zu verhindern, dass Leerzeilen ausgegeben werden:

1

Wählen Sie Extras Æ Etikett definieren.

2

Wählen Sie im Block Elemente/Platzhalter das Optionsfeld keine Leerzeile aus.

3

Platzieren Sie den Mauszeiger rechts oder links außen neben der geschwungenen Klammer der Variable (z. B. {F12*Firma} | ).

4

Doppelklicken Sie an dieser Position. Eine zusätzliche Variable, {!Leer}, wird an dieser Position eingefügt. Ergebnis: {F12*Firma}{!Leer} Enthält der übertragene Datensatz keinen Firmennamen, wird keine Leerzeile eingefügt.

Fügen Sie die Adressplatzhalter "Adr.0" bis "Adr.9" im Serienbriefhauptdokument ein. Diese Platzhalter werden durch die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung zur Verfügung gestellt.

216

Benutzerhandbuch update.seven win

Serienbriefe erstellen Serienbriefe können: •

Als Teil einer Aktivität erzeugt werden, die über die Menüoption Generieren definiert wird. Dabei wird die Zielgruppe durch Auswahl eines gespeicherten Selektionsformats bestimmt, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182.

•

Direkt aus einem Infobereich einzeln oder gesammelt erzeugt werden.

Vorbereitungen •

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Dokumentverzeichnis. Wählen Sie die korrekte Textverarbeitung und Version aus (z. B. Word f. Office 97 / 2000 / XP). Geben Sie gegebenenfalls die Pfade für die gewünschte Anwendung ein.

•

Definieren Sie ein Übergabefelderformat über Extras Æ Übergabefelder definieren, das die Felder enthält, die Sie im Brief verwenden möchten, z. B. die Auftragsnummer, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

•

Definieren Sie ein Etikettformat über Extras Æ Etikett definieren, das die Firmenfelder Firma, Straße, Ort, Plz, Land sowie die Personenfelder Geschlecht, Nachname und Vorname enthält, Ö Etikettformate definieren auf Seite 213.

•

Doppelklicken Sie im Infobereich Person in das Feld Etikett und wählen Sie ein zuvor erstelltes Etikettformat aus dem Katalog aus. Speichern Sie den Datensatz.

•

Erstellen Sie das Serienbrief-Hauptdokument mit dem gleichbleibenden Serienbrieftext in Microsoft Word.

Serienbriefeinstellungen auswählen Um Serienbriefeinstellungen auszuwählen:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2

Klicken Sie neben dem Feld Serienbrief auf Laden ( Word-Dokument aus (z. B. sbrief.doc).

). Wählen Sie das zuvor erstellte

Anmerkung: Das Zieldokument muss bereits existieren und darf nicht mit einer bestehenden Steuerdatei verknüpft sein. Ist das Dokument mit der Dokumentverwaltung gespeichert worden, können Sie in diesem Feld eine Dokument-ID in der Form AXXXX-Y oder KXXXX-Y eingeben.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

217

Wenn Sie das Kontrollkästchen Sprachentransformation aktivieren, werden bei einem Personendatensatz alle Katalogwerte in der dort eingetragenen Sprache an Microsoft Word übergeben.

3

4

5

Klicken Sie neben dem Feld Übergabefelder auswählen auf die Schaltfläche Laden, und wählen Sie das Übergabefelderformat aus.

Löschen wird ein bereits ausgewähltes

o

Durch Klicken auf die Schaltfläche Übergabefelderformat wieder entfernt.

o

Sie können mit der Schaltfläche Übergabeoptionen ein Übergabefelderformat definieren, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

Entscheiden Sie sich zur Ausgabe von Etiketten bzw. möchten Sie die Adressplatzhalter im Serienbriefhauptdokument einfügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Etikett und wählen Sie in der Dropdown-Liste ein Etikettformat. o

Wenn Sie das Kontrollkästchen Etikett aktivieren, aber kein Etikettformat auswählen, wird automatisch das Etikett verwendet, das im Katalogfeld Etikett an oberster Stelle steht.

o

Wenn Sie kein Etikettformat auswählen und wenn in der Firmen-Vorgängermaske auch kein Standardetikett zugewiesen wurde, wird eine alternative Adresse verwendet, falls eine solche eingegeben wurde. Wenn keine Alternativadresse vorhanden ist, werden die aktuellen Firmendaten übertragen.

o

Sie können mit der Schaltfläche Etikettoptionen ein Etikett definieren, Ö Etikettformate definieren auf Seite 213.

o

In der Liste Zusatzadresse können Sie das Zusatzadressenetikett, aus dem etwaige Adressfelder übernommen werden sollen, auswählen. Dies ist zum Beispiel für Rechnungen oder Lieferscheine von Interesse, die einzeln ausgestellt werden und an besondere Anschriften zu richten sind. Das Listenfeld greift auf den Katalog der Zusatzadressen zu, den Sie im Infobereich Zusatzadresse im Feld Adressart definiert haben.

Wählen Sie im Bereich Übergabe der Datensätze eine Übergabeart aus. o

Sofort nach Auswahl: Die Felder werden (bei Auswahl der Menüoption Extras Æ Übergabe an Textverarbeitung) sofort an die Textverarbeitung übergeben und zu

einem Serienbrief verarbeitet. o

6 7

Gesammelt: Die Felder werden in einem Zwischendokument "nnmtmp.txt" gesammelt und erst beim Anklicken von Serie ausgeben übergeben.

Legen Sie bei Ausgabe auf fest, ob die Felder in einem Serienbrief als Datei mit dem Zieldokument zusammengeführt oder direkt an den Drucker gesendet werden sollen. Speichern

Sie

Übergabeformat.

das

Übergabeformat

8

Klicken Sie auf Verbinden.

9

Klicken Sie auf Schließen.

mit

der

Schaltfläche

Speichern im Bereich

Feldinformationen an die Textverarbeitung übergeben Um Feldinformationen an die Textverarbeitung zu übergeben:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Übergabe an Textverarbeitung.

2

Es wird eine Word-Fehlermeldung angezeigt. Bestätigen Sie diese mit OK. Diese Meldung wird nur bei der ersten Übergabe angezeigt.

218

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Die Menüoption ist nur dann aktiv, wenn die Verbindung zur Textverarbeitung aufrecht ist. Änderungen an Daten, die nach der Verbindung mit der Textverarbeitung vorgenommen werden, werden nicht an das Textverarbeitungsprogramm übergeben. Sie haben nun entweder: •

Ein Serienbrief-Dokument erstellt, das bereits mit den Feldern aus update.seven verbunden ist, oder

•

Die temporäre Steuerdatei (nnmtmp.doc) vorbereitet. Diese Datei enthält die Feldinformationen aus update.seven und muss in der Textverarbeitung mit dem Zieldokument gemischt werden.

Seriendruckfelder einfügen Um Seriendruckfelder einzufügen:

1

Wechseln Sie zum Serienbriefdokument in Microsoft Word. Die Leiste Seriendruck wird angezeigt.

2

Klicken Sie auf Seriendruckfelder einfügen. Die Adressplatzhalter Adr0 bis Adr9 und Gruss sowie die Übergabefelder-Platzhalter (Firma, Straße usw. ) werden angezeigt.

3

Fügen Sie z. B. Adr0 bis Adr6 als Adressblock untereinander und die anderen Platzhalter dort, wo sie im Serienbrief benötigt werden, ein. Die Adressplatzhalter bilden einen Block. Alle Adresszeilen haben im erzeugten Serienbrief dieselbe Länge, damit die übergebene Anschrift in ein Standardfensterkuvert passt. Bei langen Firmennamen wird z. B. der Name auf die folgende Zeile umgebrochen. Werden nicht alle Adressfelder verwendet, entstehen keine Leerzeilen im Etikett. Die komplette Grußzeile, im Dialogfeld Etikett definieren definiert, wird an Stelle des eingefügten Adressfelds Gruss angezeigt. Für diese Zeile gibt es keine Längenbeschränkung. Für die Grußzeile gibt es eine Längenbeschränkung von 70 Zeichen.

4 5

Speichern Sie das Dokument erneut ab, und lassen Sie es geöffnet. Es ist jetzt als Serienbriefhauptdokument definiert. Testen Sie die Datenübergabe: Wechseln Sie in update.seven zurück, und wählen Sie

Extras Æ Übergabe an Textverarbeitung.

Ein Serienbrief für einen Datensatz wird erzeugt. In Word sind jetzt zwei Dokumente geöffnet; das Serienbriefhauptdokument und der Serienbrief.

6

Wählen Sie in update.seven die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung, und klicken Sie auf die Schaltfläche Trennen, um die Verbindung zu trennen. Schließen Sie das Dialogfeld. In Word wird das Serienbriefhauptdokument geschlossen.

7

Speichern Sie den erzeugten Serienbrief.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

219

Verbindung mit der Textverarbeitung Um mehrere Datensätze einer Liste, Selektion oder Bedingung sofort an die Textverarbeitung zu übergeben:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2

Wählen Sie die Option sofort nach Auswahl.

3

Klicken Sie auf Alle ausgeben. Je nachdem, welche Ansicht beim Starten der Verbindung geöffnet war, werden folgende Datensätze an die Textverarbeitung übergeben. o

alle Datensätze einer Liste ab dem markierten Datensatz

o

Datensätze einer Selektion

o

Datensätze, die eine definierte Bedingung erfüllen

Anmerkung: Es werden nicht alle Bedingungen berücksichtigt, die definiert wurden, Ö Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen auf Seite 233. Im Hintergrund wird die Textverarbeitung gestartet, und folgende Dokumente werden erstellt und geöffnet: o

Das vorbereitete und im Feld Dokument eingetragene Serienbriefhauptdokument.

o

Die temporäre Steuerdatei nnmtmp.doc, die im jeweiligen Benutzerverzeichnis erstellt wird und die ausgegebenen Informationen enthält. "nn" wird dabei durch die Ebenennummer des jeweiligen Infobereichs ersetzt.

Bei der Übergabe werden die Adress- bzw. Übergabefelder-Platzhalter Serienbriefhauptdokument mit den Datenfeldern des Datensatzes aufgefüllt.

im

Eine Laufnummer wird innerhalb der Schaltfläche Alle ausgeben angezeigt. Wenn Sie die Esc-Taste drücken, stoppen Sie den Ausgabeprozess. Um unterschiedliche Datensätze (d. h. nicht Teil einer Selektion oder Bedingung) in einer temporären Datei zu sammeln und dann an die Textverarbeitung zu übergeben:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2

Wählen Sie die Option gesammelt.

3

Klicken Sie auf Schließen.

4

Wählen oder suchen Sie die einzelnen Datensätze, die Sie in den Serienbrief aufnehmen möchten.

5

Wählen Sie für jeden dieser Datensätze die Menüoption Extras Æ Übergabe an

Textverarbeitung.

Die Datensätze werden gesammelt.

6 7

Sind alle betreffenden Firmen ausgewählt, wählen Sie nochmals Extras Æ Verbindung mit

Textverarbeitung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Sammelausgabe. Alle gesammelten Datensätze werden an die Textverarbeitung übergeben, und der Serienbrief wird erzeugt.

220

Benutzerhandbuch update.seven win

Verbindung trennen Wenn Sie die Verbindung nicht mehr benötigen, können Sie sie wieder trennen:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2

Klicken Sie auf Trennen.

3

Klicken Sie auf Schließen.

Einzelbrief Mit dieser Option wird ein Datensatz in eine Zwischendatei ausgegeben, das entsprechende Dokument der Textverarbeitung geöffnet und mit dem Datensatz zu einem Serienbrief gemischt. Danach wird die Verbindung wieder geschlossen. Diese Methode eignet sich für die schnelle Erzeugung von Einzelbriefen zur aktuellen Firma.

Vorbedingung für Einzelbriefe Vor dem Verwenden dieses Befehls muss ein Übergabeformat unter Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung definiert und gespeichert worden sein. Alle Einstellungen wie z. B. Dokumentname, Übergabeart usw. werden automatisch bei der Übergabe übernommen.

Globale Formate für Einzelbriefe Um ein Einzelbriefformat global zu speichern und damit für alle Benutzer zur Verfügung zu stellen, wählen Sie beim Speichern die Option Globale Formate:

In der Formatliste werden benutzerbezogene Formate mit dem Benutzernamen gekennzeichnet, bei globalen ist kein Benutzer eingetragen:

•

Mit der Option Globales Format im Infobereich Trigger in der Registerkarte Einzel- / Serienbrief können Sie definieren, ob ein benutzerbezogenes oder ein globales Format

geladen werden soll. •

Wenn Sie über den Maskengenerator eine Einzelbrief-Schaltfläche integrieren, wird mit der Einstellung "1;1;0;Formatname" (im Feld Format) ein lokales Format, mit der Einstellung "1;1;1;Formatname" ein globales Format geladen. Wenn nichts definiert wurde, wird zuerst versucht, ein lokales Format zu laden, anschließend ein globales. Die drei Optionen können anhand von zwei Abfragedialogen generiert werden: Option 1: 0 = Datei (1 = Drucker), Option 2: 1 = speichern (0 = nicht speichern), Option 3: 1 = global (0 = lokal)

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

221

Einzelbrief erzeugen Um einen Einzelbrief zu erzeugen:

1

Wählen Sie die Option Datei Æ Einzelbrief aus. Das Dialogfeld Einzelbrief wird geöffnet.

2

Wählen Sie das jeweilige Übergabeformat und ob die Ausgabe auf eine Datei oder einen Drucker erfolgen soll. Bestätigen Sie mit OK. Die Verbindung wird aufgebaut.

3

Nach Bedarf können Sie das Dokument speichern, Ö Dokumente und Einzelbriefe auf Seite 210. Die Steuerdatei wird im Benutzerverzeichnis angelegt und die Textverarbeitung wird gestartet. Der geladene Datensatz wird an die Textverarbeitung übergeben und mit dem Dokument verbunden.

Tabellenkalkulation Übergabe an die Tabellenkalkulation Um Daten an die Tabellenkalkulation zu übergeben:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Dokumentverzeichnis und dann die von Ihnen verwendete Version des Tabellenkalkulationsprogramms.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Übergabe an Tabellenkalkulation oder klicken Sie auf das Symbol

.

222

Benutzerhandbuch update.seven win Das Dialogfeld Übergabe an Tabellenkalkulation wird angezeigt.

3

4

Wenn Sie ein Übergabefelderformat verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabefelder und wählen Sie mit der Schaltfläche Laden ein Format aus, Ö Übergabe mit Übergabefeldern auf Seite 223. Andernfalls werden die Daten direkt übergeben, Ö Direktübergabe auf Seite 222. Wenn zusätzlich ein Diagramm erzeugt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Diagramm.

5

Wenn Sie Nur aktuellen Satz aktivieren, wird nur der aktuell markierte Datensatz (einer Liste) übergeben.

6

Die Option Feldtyp übergeben ist standardmäßig aktiviert und bewirkt, dass die Daten abhängig vom Feldtyp in einer bestimmten Formatierung bzw. einem bestimmten MS-ExcelDatentyp übergeben werden:

7

o

Telefonnummern werden als Text übergeben (führende Nullen sollten erhalten bleiben).

o

Prozentwerte werden als solche übergeben.

o

Felder mit Nachkommastellen (Typ F) werden auch mit dem Typ Float übergeben.

o

Alle übrigen numerischen Felder (Typ S, L) werden als Zahl übergeben.

o

Datumsfelder (Typ D) werden als Datum übergeben, falls sie in einem gültigen Format sind (nach den aktuellen Datumseinstellungen), sonst als Text.

o

Zeitfelder (Typ T) werden im Format "hh:mm:ss" übergeben.

o

Alle übrigen Felder werden als Text übergeben.

Klicken Sie auf OK. Die Übergabe wird gestartet. Im Feld Satznr. wird die Anzahl der Datensätze gezählt, die an die Tabellenkalkulation übergeben werden. Die Feldbezeichnung wird als Spaltenkopf in die Tabelle übernommen. Numerische Felder werden automatisch summiert.

Direktübergabe Bei der Direktübergabe werden nur die Felder übergeben, die in der Listenansicht zu sehen sind. Diese Felder werden bei der Übergabe aus der Masken- bzw. Listenansicht ausgegeben. Eine andere Listenansicht kann unter Ansicht Æ Liste definieren definiert und unter Ansicht Æ Liste laden geladen werden. Vom aktuellen Infobereich aus werden alle Datensätze des Infobereichs zur Firma bzw. Person bei der Übergabe ausgegeben. Dies ist von der Auswahl Daten Æ firmenbezogen bzw. personenbezogen abhängig.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

223

Die auszugebenden Datensätze können durch Definieren von Bedingungen bzw. durch Laden einer Selektion eingeschränkt werden. Es werden allerdings nicht alle Bedingungen berücksichtigt, die definiert wurden, Ö Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen auf Seite 233.

Beispiel: Kontaktdatensätze ausgeben Im folgenden Beispiel werden Kontaktdatensätze ausgegeben:

1

Wechseln Sie in den betreffenden Infobereich, z. B. Kontakt.

2

Definieren Sie mit Daten Æ Bedingung definieren Æ Kontakt eine Bedingung, um nur die gewünschten Kontaktdatensätze am Bildschirm anzuzeigen (z. B. Datum ≥ 01.01.2005).

3

Wählen Sie Datei Æ Übergabe an Tabellenkalkulation.

4

Wählen Sie OK. Die Datenfelder, die Sie in der Listenansicht sehen, werden an die Tabellenkalkulation übertragen.

Übergabe mit Übergabefeldern Bei dieser Übergabeart werden nur die Felder übergeben, die im Übergabefelderformat definiert worden sind, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

Vorteile: •

Felder werden aus dem aktuellen Infobereich ausgegeben.

•

Felder aus beliebigen Infobereichen werden in einem Vorgang (hierarchisch) an die Tabellenkalkulation übergeben.

Um Daten hierarchisch auszugeben, muss der Datensatz beim Starten der Übergabe sichtbar sein. Starten Sie die Übergabe von einem anderen Infobereich aus, werden nur die Datensätze des aktuellen Infobereichs ausgegeben. Bei der Übergabe werden alle Datensätze zu allen Firmen/Personen ausgegeben. Die auszugebenden Datensätze können durch Definieren von Bedingungen bzw. durch Laden einer Selektion eingeschränkt werden.

Beispiel: Hierarchische Übergabe Im folgenden Beispiel werden Daten hierarchisch übergeben:

1

Definieren Sie ein Übergabefelderformat, das Felder aus den Infobereichen Firma, Person und Kontakt enthält. Anmerkung: Das Feld Anzahl Datensätze im Dialogfeld Übergabefelder definieren muss bei der Übergabe an die Tabellenkalkulation immer leer bleiben.

2

Wählen Sie mit Daten Æ Bedingung definieren Æ Kontakt die entsprechenden Datensätze aus, die Sie ausgeben möchten (Selektion bzw. Bedingung laden).

3

Wechseln Sie in den Infobereich Firma.

4

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Übergabe an Tabellenkalkulation.

5

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabefelder und wählen Sie das zuvor definierte Format aus.

6

Klicken Sie auf OK. update.seven öffnet die Tabellenkalkulation und fügt die Feldinhalte aus allen definierten Feldern in eine Tabelle ein.

224

Benutzerhandbuch update.seven win

Dokumente aus einem Datensatz heraus öffnen In mehreren Infobereichen können Sie direkt im Datensatz im Feld Dokument das Dokument vermerken, das Sie als zusätzliche Informationsquelle erstellt oder an eine Kontaktperson verschickt haben. Klicken Sie im Anzeigemodus auf den Hyperlink mit dem Namen des Dokuments. Die Textverarbeitung wird gestartet und das Dokument darin geöffnet. Ist das Dokument mit der Dokumentverwaltung gespeichert worden, wird in diesem Feld eine Dokument-ID in der Form AXXXX-Y oder KXXXX-Y angezeigt. "A" bedeutet ein allgemeines Dokument und "K" ein kundenbezogenes Dokument (XXXX ist die aktuelle Stationsnummer und Y eine Laufnummer, die bei der Dokumentverwaltung automatisch vergeben wird).

Dokumentverzeichnisse Um Ihre Dokumentverzeichnisse zu definieren:

1

2

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Dokumentverzeichnis.

o

benutzerspezifische Dokumentverzeichnisse enthält die Das Textfeld Dokumentverzeichnisse des jeweiligen Benutzers, die lokal auf der Festplatte gespeichert sind.

o

Das Textfeld systemweite Dokumentverzeichnisse enthält die Verzeichnisse, die für alle Benutzer gültig und auf dem Netzlaufwerk gespeichert sind.

Geben Sie in diese Textfelder die Pfade ein, unter denen Ihre Dokumente gespeichert werden, z. B. ;c:\;c:\Word;f:\;f:\angebote

Anmerkung: Tragen Sie Dokumentverzeichnisse ein und aktivieren Sie in den DesktopEinstellungen unter Oberfläche in der Registerkarte Masken das Kontrollkästchen Dokumentverzeichnis aktivieren. Wenn Sie jetzt das Windows-Dialogfeld zum Laden von Dokumenten öffnen, wird das angegebene Verzeichnis angezeigt. Es wird zuerst auf das Benutzerverzeichnis zugegriffen, oder, falls keines definiert wurde, auf das systemweite Verzeichnis. Wenn mehrere Verzeichnisse eingetragen sind, wird das erste angezeigt, Ö Dokumentverwaltung auf Seite 203.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

225

E-Mail-Programme Lotus Notes-Anbindung Die Lotus Notes-Anbindung erfolgt über API. Im Infobereich Konfiguration muss Lotus Notes als E-Mail Programm definiert sein.

E-Mail senden Um eine E-Mail mit Lotus Notes zu versenden:

1

Wechseln Sie im Infobereich Firma/Person, Kontakt oder Notiz zum gewünschten Datensatz. Bei der Firma oder Person muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ E-Mail.... Das Dialogfeld Domino - Anmeldung zur Passworteingabe wird angezeigt.

3

Geben Sie im Feld Passwort Ihr Lotus Notes-Passwort ein.

4

Wenn Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern aktivieren, wird diese Passwortabfrage künftig in allen Bereichen von update.seven, in denen E-Mails über Lotus Notes verschickt werden können, nicht mehr angezeigt. Ihr Passwort wird verschlüsselt in der Datei mmmaildomino.cfg in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Anmerkung: Über die Schaltfläche Erweitert werden die Felder Home-/Mail-Server und Mail-Datei angezeigt. Geben Sie in diese Felder nichts ein, da sie beim Verbindungsaufbau mit Lotus Notes von update.seven automatisch erfasst werden. Wenn Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern aktiviert haben, werden zusätzlich zu Ihrem Lotus Notes-Passwort auch die Einträge dieser Felder gespeichert.

5

Falls Sie Lotus Notes nicht geöffnet haben, wird das Programm automatisch gestartet, und Sie werden aufgefordert, Ihr Lotus Notes-Passwort erneut einzugeben.

226

Benutzerhandbuch update.seven win Das Fenster Neues Memo wird in Lotus Notes angezeigt.

In das Feld An wird die E-Mail-Adresse der Firma/Person von update.seven übergeben. Bei mehreren eingetragenen E-Mail-Adressen wird ein Auswahlfenster angezeigt, in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse wählen können. Wenn Sie die Übergabe aus dem Infobereich Kontakt gestartet haben, werden zusätzlich die Felder Betreff, Text sowie die eingetragenen Dokumente als Anhang übernommen. Vom Infobereich Notiz aus wird zusätzlich der Text übergeben.

6

Geben Sie die gewünschten Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Microsoft Outlook- bzw. Exchange-Anbindung Das Versenden von E-Mails an Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange wird über die MAPIAnbindung vorgenommen. Im Infobereich Konfiguration muss Outlook als E-Mail-Programm definiert sein.

E-Mail senden Um eine E-Mail mit Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange zu versenden:

1

Wechseln Sie im Infobereich Firma/Person, Kontakt oder Notiz zum gewünschten Datensatz. Bei der Firma oder Person muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ E-Mail.... Eine Profilauswahl wird angezeigt, wenn mehrere Profile vorhanden sind und kein Standardprofil definiert wurde.

3

1.

Wählen Sie das gewünschte Profil aus.

2.

Geben Sie im Feld Passwort das Passwort ein.

3.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern, um das ausgewählte Profil und das Passwort in Ihrem Benutzerverzeichnis in der Datei mail_mapix.cfg verschlüsselt zu speichern, damit diese Passwort- und Profilabfrage künftig in allen Bereichen von update.seven, in denen E-Mails verschickt werden können, nicht mehr angezeigt wird.

In Ihrem E-Mail-Programm wird ein Fenster zum Erfassen einer neuen E-Mail-Nachricht angezeigt. In das Feld An wird die E-Mail-Adresse der Firma/Person von update.seven übergeben. Bei mehreren eingetragenen E-Mail-Adressen wird ein Auswahlfenster angezeigt, in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse wählen können.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

227

Wenn Sie die Übergabe aus dem Infobereich Kontakt gestartet haben, werden zusätzlich die Felder Betreff, Text sowie die eingetragenen Dokumente als Anhang übernommen. Vom Infobereich Notiz aus wird zusätzlich der Text übergeben.

4

Geben Sie die gewünschten Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

E-Mails über SMTP versenden Wenn im Infobereich Konfiguration die Einstellung E-Mail-Programm = SMTP gewählt wurde, können Sie E-Mails über SMTP versenden. Beim ersten Versenden der E-Mail über SMTP wird folgendes Dialogfeld angezeigt:

Nehmen Sie folgende Eingaben vor: Hostname

Hostname oder Host-IP-Adresse

SMTP Port

SMTP-Port-Nummer; Standardeinstellung ist 25

Username

Benutzername für das Anmelden in SMTP

Passwort

Passwort für das Anmelden in SMTP

Authentification Method

mögliche Werte: AUTH_NONE, AUTH_CRAM_MD5, AUTH_LOGIN, AUTH_PLAIN, AUTH_NTLM (= Standard)

Bound IP Adress

IP-Adresse des lokalen Computers. Wenn Sie die Adresse nicht kennen, wenden Sie sich an Ihren Netzwerkbetreuer.

Sender Addr

Eigene E-Mail-Adresse

Sender Name

Eigener Name

Anmeldedaten speichern

Wenn Sie Anmeldedaten speichern auswählen, werden die Angaben in der Datei smtp.cfg gespeichert und beim nächsten Versenden wieder verwendet.

Bestätigen Sie mit OK.

E-Mails als Kontakte anlegen Sie können eingehende E-Mails einer bereits vorhandenen Firma bzw. Person zuordnen. Dazu muss die E-Mail-Adresse des Absenders beim Datensatz der Firma bzw. Person angelegt worden sein. Zu dieser Firma/Person wird dann ein Kontaktdatensatz erzeugt.

228

Benutzerhandbuch update.seven win

E-Mails filtern Um die eingegangenen E-Mails im Eingangskorb zu filtern:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ E-Mail-Kontakt. Das Dialogfeld E-Mail-Nachrichten wird geöffnet. Anmerkung: Standardmäßig wird das unter Start Æ Einstellungen Æ Systemsteuerung Æ Mail eingerichtete Mailprofil verwendet. Falls kein Standardprofil vorhanden ist, wird ein Dialogfeld geöffnet, und Sie können das gewünschte Profil auswählen.

2

Wählen Sie den Zeitraum der eingegangenen E-Mails aus, und klicken Sie auf E-Mail lesen. Die E-Mails werden geladen. Dies kann bei einer großen Anzahl einige Sekunden dauern.

E-Mails Kontakten zuordnen Um auszuwählen, zu welchen E-Mails ein Kontakt angelegt werden soll:

1

Klicken Sie auf jene E-Mails, zu denen ein Kontakt angelegt werden soll. Wenn Sie erneut auf die E-Mail klicken, wird die Auswahl aufgehoben.

Anmerkung: Es ist möglich, dieselbe E-Mail an verschiedenen Tagen zu speichern. In diesem Fall werden neue Kontaktdatensätze mit den gleichen Daten in update.seven angelegt.

2

Klicken Sie auf OK. Die update.seven-Datenbank wird nach identischen E-Mail-Adressen in den Firmen- bzw. Personendatensätzen durchsucht. o

Wenn die E-Mail-Adresse gefunden wird, wird automatisch ein Kontaktdatensatz zu dieser Firma bzw. Person angelegt.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

229

o

Wenn mehrere Personen mit derselben E-Mail-Adresse (z. B. eine Firmen-E-MailAdresse) in der Datenbank vorhanden sind, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die E-Mail einer bestimmten Person oder bestimmten Personen durch Mehrfachauswahl zuweisen können.

o

Wenn eine E-Mail-Adresse nicht gefunden wird, wird eine Meldung angezeigt.

Anmerkung: Im Infobereich Tel. Nr./ E-Mail werden die Telefonnummern und E-MailAdressen bearbeitet. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Füllen, um die neu eingetragenen Daten zu aktualisieren. Wählen Sie diese Menüoption wöchentlich, um auf dem letzten Stand zu bleiben.

3

Bestätigen Sie mit OK, um zu den vorhandenen E-Mail-Adressen den jeweiligen Kontakt anzulegen. Im Datensatz wird die Kontaktart "E-Mail" eingetragen. Wenn die E-Mails erfolgreich in update.seven gespeichert wurden, wird die Meldung "Job ist erledigt" angezeigt.

E-Mails direkt aus einem Kontakt bzw. einer Notiz senden Um E-Mails direkt aus einem Kontakt oder einer Notiz zu versenden:

1

Wechseln Sie zu der Firma/Person, die die E-Mail erhalten soll.

2

Wechseln Sie in den Infobereich Kontakt oder Notiz, und suchen Sie den betreffenden Datensatz.

3

Geben Sie in das Feld Betreff den Betreff und im Feld Text den Text der E-Mail ein. Anmerkung: Im Infobereich Notiz steht das Feld Betreff nicht zur Verfügung.

4

Speichern Sie den Kontakt- bzw. Notizdatensatz.

5

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ E-Mail.

6

Falls das E-Mail-Programm im Hintergrund läuft, wird dort automatisch die Maske für die Neueingabe einer E-Mail geöffnet. Falls kein Standardprofil vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, ein Profil aus der Dropdown-Liste auszuwählen.

230

Benutzerhandbuch update.seven win

7

o

Im Feld An wird die E-Mail-Adresse aus update.seven angezeigt.

o

Im Textfeld wird der Text des Notiz- oder Kontakt-Textfeldes angezeigt, in der Betreffzeile wird der Betreff aus dem Kontakt angezeigt.

o

Alle Kontaktbeteiligten mit Status "erforderlich" werden ebenfalls in das Feld An eingetragen, alle optionalen Kontaktbeteiligten in das Feld Cc:.

o

Wenn die Felder Dokument 1 und Dokument 2 im Kontaktdatensatz Dokumente enthalten, wird eine Meldung angezeigt, und Sie können entscheiden, ob Sie diese Dokumente als Dateianhang versenden möchten.

Bearbeiten und versenden Sie die E-Mail.

Datensätze als Verknüpfung versenden Sie können von update.seven aus Datensätze als Verknüpfung per E-Mail verschicken. Der Empfänger der E-Mail kann daraufhin im Textteil der E-Mail die Verknüpfung anklicken, und der entsprechende Datensatz wird in update.seven win bzw. update.seven web angezeigt. Dies kann z. B. dann nützlich sein, wenn ein Außendienstmitarbeiter an seinen Vorgesetzten den Statusbericht eines Kundenbesuchs schicken möchte. Über die Desktopdefinition können Sie auch Schaltflächen und Menüoptionen in jede Maske oder jedes Kontextmenü stellen, um rasch auf diese Funktionen zuzugreifen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Für den Infobereich Kontakt haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Schaltfläche in die Maske zu stellen, mit der eine E-Mail an alle Kontaktbeteiligten gesendet wird.

Voraussetzungen: •

Die Stationsnummer zwischen Sender und Empfänger sollte identisch sein, da sonst bei noch nicht kommunizierten Datensätzen eventuell die Schlüssel nicht stimmen.

•

Der Empfänger der E-Mail muss Zugriff auf update.seven haben.

•

Die E-Mail muss im HTML-Format versendet werden, da die Verknüpfungen sonst nicht korrekt angezeigt werden. Anmerkung: Wenn in der E-Mail auch eine Verknüpfung zu update.seven web erstellt werden soll, muss im Infobereich Konfiguration die update.seven web-Adresse angegeben werden, Ö Administratorhandbuch 2 und Handbuch update.seven web.

Um einen Datensatz als Verknüpfung zu versenden:

1 2

3

Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz, und wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ

Satz als Link verschicken an.

Wählen Sie aus dem Untermenü aus, ob Sie den Datensatz an Bearbeiter, eine Gruppe, einen Vorgesetzten oder eine Vertretung schicken möchten. o

Bei Auswahl der Menüoption Bearbeiter... wird das Dialogfeld Auswahl angezeigt, aus dem Sie den/die gewünschten Bearbeiter auswählen.

o

Bei Auswahl der Menüoption Bearbeiter wird die E-Mail an alle Bearbeiter, die im aktuellen Datensatz erfasst sind, gesendet.

o

Bei Auswahl einer Gruppe wird die E-Mail an die E-Mail-Adresse der Gruppe gesendet. Falls für die Gruppe keine E-Mail-Adresse erfasst ist, wird die E-Mail an die jeweiligen E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder verschickt.

Falls in der aktuellen Ebene mehr als ein Infobereich vorhanden ist, wird ein Dialogfeld zum Auswählen eines Infobereichs angezeigt, z. B. in der Ebene Kontaktbeteiligung. Wählen Sie den gewünschten Infobereich aus, und bestätigen Sie mit OK.

4

Falls für den gewünschten Datensatz Dokumente vorhanden sind, wird ein Dialogfeld zur Auswahl des entsprechenden Dokuments angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Dokument. Alternativ können Sie auch das Kontrollkästchen

Alle aktivieren, wenn Sie alle Dokumente verschicken möchten.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

5

231

Bestätigen Sie mit OK. Die E-Mail wird in Ihrem Mail-Programm angezeigt. In der Zeile Betreff wird der Name des Infobereichs und die Referenz für den entsprechenden Datensatz eingefügt. Im Textkörper der E-Mail wird der Hyperlink für den Datensatz eingefügt. Falls die Adresse der Webseite von update.seven web im Infobereich Konfiguration erfasst ist, wird auch ein Hyperlink zu update.seven web eingefügt.

6

Bearbeiten und versenden Sie die E-Mail. Wenn der Empfänger der E-Mail auf den Hyperlink klickt, wird update.seven automatisch gestartet.

Datensätze in die Zwischenablage kopieren Um Datensätze in die Zwischenablage zu kopieren:

1 2

Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz, und wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ

Link in Zwischenablage kopieren.

Falls in der aktuellen Ebene mehr als ein Infobereich vorhanden ist, wird ein Dialogfeld zum Auswählen eines Infobereichs angezeigt, z. B. in der Ebene Kontaktbeteiligung. Wählen Sie den gewünschten Infobereich aus, und bestätigen Sie mit OK.

3

Die Verknüpfung wird in die Zwischenablage gespeichert und kann in andere WindowsAnwendungen, in die update.seven-Funktionsleiste sowie update.seven-Felder vom Typ "Hyperlink" eingefügt werden.

update.seven - DDE-Server update.seven verfügt neben der Word/Excel-DDE-Client-Funktionalität über einen DDE-Server. Dieser DDE-Server ist in update.seven integriert und ermöglicht den Zugriff auf die update.seven-Datenbank für DDE-Client-Anwendungen. Die Grundlage der update.seven-DDE-Kommunikation sind die Transaktions-Strings. Ein Transaktions-String besteht aus einem Befehl (Read, Write, Delete, New und Current) und einem Datenteil (Infobereich, Key usw.). Das DDE-Server-Protokoll beschreibt die Regeln der Kommunikation zwischen DDE-Server und DDE-Client-Anwendungen. Eine Anwendung, die als DDE-Client mit dem DDE-Server Datenaustausch über DDE durchführen will, muss in der Lage sein, die Daten im Transaktionsformat mit den Regeln der DDE-Kommunikation senden zu können.

Übergabetipps Übergeben von unabhängigen Infobereichen Die Übergabe von unabhängigen Infobereichsfeldern wie z. B. Land, Artikelstamm, Preisliste usw. erfolgt am einfachsten aus der Listenansicht, ohne Übergabefelder. Sollten Sie dazu ein Übergabefelderformat verwenden, speichern Sie nie Felder aus der Firma (oder von der Firma abhängigen Infobereichen) und den unabhängigen Infobereichen in einem Format. Die Felder werden sonst bei der Übergabe doppelt ausgegeben.

232

Benutzerhandbuch update.seven win

Übergabefelder und Rechte Wenn Übergabeeinstellungen an verschiedene Benutzer gesendet werden, kann es vorkommen, dass bei der Übergabe Fehlermeldungen der Textverarbeitung angezeigt werden. Wenn z. B. ein Benutzer ein Übergabeformat mit Feldern verwendet, auf die er nicht zugreifen darf, wird bei der Übertragung eine Fehlermeldung angezeigt.

Bearbeiter bei Einzel- und Serienbriefen Beim Definieren von Übergabefeldern können Sie bestimmen, welche Bearbeiterdaten in Einzelund Serienbriefe übergeben werden sollen, Ö Übergabefelder auf Seite 91. Um die Daten des Kontaktbearbeiters zu übergeben:

1

Wählen Sie den Infobereich Bearbeiter abhängig vom Infobereich Kontakt.

2

Doppelklicken Sie auf den Infobereich Bearbeiter und wählen Sie in der Dropdown-Liste Index-Beziehung aus, durch welchen Index der Bearbeiter übernommen werden soll. Sie können den Bearbeiter oder die Gruppe anhand der Felder Bearbeiter oder Kontakt übernehmen.

Um einen Bearbeiter aus der Firma zu übernehmen, gehen Sie ähnlich vor: Wählen Sie zum Kontakt die Firma und zur Firma den Bearbeiter aus. Wenn gewünscht, können auch die Daten mehrerer Bearbeiter übergeben werden (z. B. Kontaktbearbeiter und Account Manager der Firma). Um hingegen den aktuellen Bearbeiter zu übergeben, definieren Sie den Infobereich Bearbeiter unabhängig von anderen Infobereichen und tragen Sie die Bedingung "aktueller Bearbeiter" ein. Zusätzlich definieren Sie, dass der Bearbeiter nicht aus dem aktuellen Kontext, sondern unabhängig gelesen wird.

Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte

233

Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen Bei der Übergabe an die Textverarbeitung bzw. an die Tabellenkalkulation werden folgende Bedingungen berücksichtigt: •

Die Rechte des Benutzers

•

Bedingungen aus dem Übergabeformat, die sich auf einen anderen als den aktuellen Infobereich beziehen. Wenn Sie z. B. Firmendatensätze übergeben wollen und im Übergabeformat eine Bedingung auf einen Kontakt definieren, wird diese Bedingung bei der Übergabe berücksichtigt

•

Bedingungen und Autofilter, die auf den aktuellen Infobereich angewendet werden. Datensätze, die durch die Anwendung einer solchen Bedingung nicht mehr angezeigt werden, werden auch nicht übergeben.

Die folgenden Bedingungen werden bei der Übergabe allerdings nicht berücksichtigt: •

Bedingungen aus dem Übergabeformat, die sich auf den aktuellen Infobereich beziehen. Wenn Sie z.B. Firmendatensätze übergeben wollen und im Übergabeformat eine Bedingung auf eine Firma definieren, wird diese Bedingung bei der Übergabe nicht berücksichtigt.

•

Bedingungen und Autofilter, die auf einen anderen als den aktuellen Infobereich angewendet werden. Datensätze, die durch die Anwendung einer solchen Bedingung nicht mehr angezeigt werden, werden trotzdem übergeben.

235

KAPITEL 11

Selektionen Selektionen enthalten Firmen bzw. Personen, die eine oder mehrere Bedingungen erfüllen, Ö Bedingungen auf Seite 71. Das Ergebnis einer Selektion kann gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden, z. B. für Marketingaktivitäten, Ö Aktivitäten auf Seite 160. Eine Selektion bezieht sich immer nur auf die Ebene Firma+Person. Bedingungen einer Selektion können jedoch auf alle abhängigen Infobereiche gesetzt werden, d.h. die Selektion könnte alle Firmen enthalten, die im letzten Monat besucht wurden. Genauso wie für die Infobereiche Firma und Person können Sie auch für eine mit Daten Æ Selektion geladene Selektion mit zusätzlichen Bedingungen die Zielgruppe weiter einschränken (mit Daten Æ Bedingung definieren). Dadurch wird nur die Anzahl der angezeigten Datensätze beschränkt, die Selektion wird dadurch nicht geändert.

Jedes Mal, wenn Sie die Selektion starten, wird das Ergebnis aktualisiert. Wenn Sie von der Firmenmaske aus eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion auswählen, laden Sie dieses Ergebnis, ohne es neu zu prüfen. Note: Die Datensätze der Selektion werden erst dann aktualisiert, wenn Sie die Selektion erneut starten (generieren). Wenn Sie also eine Selektion definiert haben (z.B. alle Firmen, die im letzten Monat besucht wurden), erfüllen möglicherweise nach einiger Zeit einige Firmen und Personen der Selektion die definierten Kriterien nicht mehr. Selektionen sind benutzerspezifisch. Sie können Selektionen eines anderen Benutzers nur dann verwenden, wenn Ihnen diese Selektion gesendet wurde.

Selektion definieren In diesem Beispiel definieren Sie eine Selektion auf bestimmte Branchen und Umsätze:

1

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Selektion, oder wählen Sie die Menüoption

Info Æ Selektion.

Die Selektionstabelle wird geöffnet.

Anmerkung: Die Selektionstabelle enthält alle Infobereiche, auf die Sie zugreifen dürfen. Alle Bereiche, die der Administrator in Ihren Rechten nicht vorgesehen hat, werden nicht angezeigt.

2

Wählen Sie die Schaltfläche Löschen, um Einstellungen früherer Selektionen zu löschen.

3

Klicken Sie in der Spalte Bedingung auf Firma.

236

Benutzerhandbuch update.seven win Das Dialogfeld Selektion-Firma wird geöffnet. Im Block Felder werden alle Datenfelder des Infobereichs Firma angezeigt. Sie können zu allen Feldern Bedingungen definieren und nach diesen Bedingungen selektieren.

4

Doppelklicken Sie im Block Felder auf den Eintrag Branche. Das Dialogfeld Bedingung definieren - Branche wird geöffnet, Ö Dialogfeld Bedingung definieren auf Seite 73. Hier werden die Bedingungen unter Zuhilfenahme von Vergleichsoperatoren, Vergleichswerten und Verknüpfungen definiert. Bei Katalogwerten sind nur die Operatoren Gleich bzw. Ungleich auswählbar. Das Optionsfeld Gleich = ist als Vorgabe aktiviert.

5

Doppelklicken Sie in das Feld Vergleichswert. Der Branchenkatalog wird geöffnet.

6

Wählen Sie mehrere Einträge durch Anklicken aus. Neben jedem ausgewählten Eintrag wird ein Häkchen angezeigt. Klicken Sie auf alle bereits ausgewählten Einträge zu löschen, oder klicken Sie auf auszuwählen.

7

, um

, um alle Felder

Bestätigen Sie mit OK. Sie kehren zum Dialogfeld Selektion zurück. Für jeden Katalogwert wird eine eigene Bedingungszeile im Block Bedingung angelegt, wobei alle Bedingungen untereinander mit ODER verknüpft sind.

8

Doppelklicken Sie im Block Felder auf den Eintrag Umsatz. Das Dialogfeld Bedingung definieren Umsatz wird geöffnet.

9

Geben Sie im Feld Vergleichswert z. B. den Wert "100000" ein.

10

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Variabel.

11

Bestätigen Sie mit OK. Sie kehren zum Dialogfeld Selektion zurück. Im Block Felder sind die Felder Branche und Umsatz aktiviert. Wenn Sie auf ein Feld klicken, werden die dazugehörigen Bedingungen rechts angezeigt.

12

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht, um alle definierten Bedingungen zum aktuellen Infobereich Firma zu überprüfen.

13

Bestätigen Sie mit OK, um die Definition der Bedingungen zu diesem Infobereich abzuschließen.

Kapitel 11 Selektionen

237

14

Klicken Sie in die Spalte Aktiv neben Firma, um die definierten Bedingungen für den Selektionsvorgang zu aktivieren.

15

Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um den Selektionsvorgang zu starten. Klicken Sie zweimal auf OK.

16

Vergeben Sie einen Namen zum Speichern des Selektionsformats und klicken Sie auf OK.

Sie können weitere Bedingungen zur Person oder anderen Infobereichen auf die gleiche Art definieren. Eine Erklärung der weiteren Optionen finden Sie unter Ö Selektionsoptionen auf Seite 237 und Kontextmenü einer Selektion auf Seite 239.

Selektionsoptionen Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: •

Löschen (

•

Start ( ): Führt die Selektion durch (nachdem Sie die gewünschten Bedingungen festgelegt haben).

•

Aktuelle Selektion: Name der aktuell geladenen Selektion.

•

Basisselektion: Name der geladenen Basisselektion, mit deren Hilfe Sie eine Schnitt- oder Vereinigungsmenge zweier oder mehrerer Selektionen erstellen können, Ö Schnitt- und Vereinigungsmengen von Selektionen auf Seite 253.

•

Datensätze: Die Gesamtanzahl der Firmen- bzw. Personendatensätze, die den definierten

•

): Löscht alle Einträge aus der Selektionstabelle.

Bedingungen entsprechen.

Basis: Sie können bestimmen, aus welcher Datenbasis die Selektion durchgeführt werden

soll.

Wählen Sie das Kontrollkästchen Stammdatei, wenn Sie auf die gesamte Datenbank zugreifen möchten. Wenn Sie aus einer Selektion eine Subselektion durchführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Selektion und wählen Sie im Feld Basisselektion eine andere Selektion. Die Ergebnismenge der geladenen Basisselektion dient als Ausgangsbasis für die aktuelle Selektion. •

Resultat: Hier wird das Resultat der Selektion bestimmt: o

Neue: Aus den aktuellen Daten wird eine neue Selektion erzeugt und unter einem neuen Namen gespeichert.

o

Aktuelle: Nimmt andere Firmen bzw. Personen in eine vorhandene Selektion auf, führt zwei Selektionen zusammen oder aktualisiert eine bestehende Selektion. Wählen Sie diese Möglichkeit auch dann, wenn Sie zwei Zielgruppen mit einander teilweise widersprechenden Bedingungen in einer Selektion speichern möchten (z. B. für ein großes Mailing).

Anmerkung: Wenn im Feld Aktuelle Selektion keine Selektion angezeigt wird, werden Sie aufgefordert, eine aktuelle Selektion zu laden. Wenn Sie jedoch zuvor eine Selektion geladen und dann mit der Schaltfläche Löschen die Einträge aus der Selektionstabelle gelöscht haben, dient diese letzte geladene Selektion als aktuelle. o

Nur zählen: Die Datensätze in der Selektionstabelle werden gezählt. Diese Selektion wird nicht unter einer Bezeichnung Kundendatensatz aufgerufen werden.

o

gespeichert

und

kann

auch

nicht

im

Stat. zählen: In der Selektionstabelle werden alle Datensätze pro Infobereich gezählt, die die Bedingung erfüllen.

Anmerkung: Wenn Sie für einen Infobereich keine Bedingung erfasst haben, werden alle Datensätze dieses Infobereichs gezählt.

238

Benutzerhandbuch update.seven win •

Nur Firmen: Wenn Sie nur Firmen, aber keine Personen in die Selektion aufnehmen

•

Rf: Mit dem Aktivieren der ersten Bedingung wird in der Spalte Rf (Reihenfolge) automatisch die Ziffer 1 eingetragen, d. h., dieser Infobereich wird als Erstes untersucht.

möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

Die Reihenfolge ist vor allem dann wichtig, wenn Sie in mehreren Infobereichen (z. B. Firma und Person) Bedingungen definieren. •

Bedingung: In der Spalte Bedingung sind alle Infobereiche der Datenbank eingetragen. Sie können zu allen Feldern der einzelnen Infobereiche Selektionsbedingungen definieren, Ö Optionen im Dialogfeld Selektion auf Seite 72.

•

Aktiv: Aktiviert die zu diesem Infobereich definierten Bedingungen.

•

Exklusiv: Bei der Selektion nach abhängigen Infobereichen (z. B. Kontakt, Mailing, Bedarf, Potenzial, Produkt) ist entscheidend, ob die Firma/Person in die Selektion aufgenommen werden soll, wenn: o

mindestens ein Satz im gewählten Infobereich die Bedingung erfüllt oder

o

alle Datensätze im gewählten Infobereich die Bedingung erfüllen.

Falls alle Datensätze die Bedingung erfüllen sollen, markieren Sie den betreffenden Infobereich in der Spalte Exklusiv. •

Optional: Gibt an, ob die Bedingungen zu diesem Infobereich mit logischem ODER mit den Bedingungen eines anderen Infobereichs verknüpft werden sollen.

•

Erw. Bedingung: Erweiterte Selektionsbedingungen sind eine Annäherung an den SQLStandard, Ö Dialogfeld Erweiterte Bedingungen auf Seite 261.

•

Abhängig: Klicken Sie in eine Zelle dieser Spalte, um zwischen den folgenden Möglichkeiten

zu wählen:

firmenbezogen

prüft nur firmenbezogene Datensätze

personenbezogen prüft nur personenbezogene Datensätze firmenbezogen prüft firmen- und personenbezogene Datensätze oder personenbezogen alles zur Firma

prüft Datensätze zur Firma sowie zu allen anderen Personen in dieser Firma

Beispiel: Person Person mit Kontakt

Person ohne Kontakt

firmenbezogen

findet alle Personen, zu deren findet alle Personen, für die es Firma es einen firmenbezogenen keinen Kontakt zur Firma gibt Datensatz gibt.

personenbezogen

findet alle Personen, für die es einen Kontakt gibt

findet alle Personen ohne Kontakt

firmenbezogen oder personenbezogen

findet alle Personen, für die es einen Kontakt gibt bzw. für deren Firma es einen Kontakt gibt

liefert kein Ergebnis

alles zur Firma

findet alle Personen, bei denen es einen Kontakt zur gleichen oder einer anderen Person der Firma oder zur Firma gibt

findet alle Personen ohne Kontakt zu dieser Firma

Wenn Sie einen Infobereich als personenbezogen und nicht optional definieren, sind Firmen ohne Personen nicht in der Selektion enthalten. Wenn Sie den Infobereich als personenbezogen und optional definieren, sind Firmen ohne Personen in der Selektion enthalten (gleiches Verhalten wie ohne Auswahl in dieser Zeile).

Kapitel 11 Selektionen

•

239

Sortfelder: In der Spalte Sortfelder können Sie die Firmen bzw. Personen in der Selektion

sortieren.

Wenn Sie die Zelle zum jeweiligen Infobereich anklicken, wird das Dialogfeld Feldauswahl mit sämtlichen Feldern dieses Infobereichs angezeigt.

Hier können Sie durch Aktivieren der jeweiligen Kontrollkästchen auswählen, nach welchem Kriterium (Feld) sortiert werden soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die Sortierung der Selektion ist jetzt aktiviert. Die Sortierung auf einen Infobereich bezieht sich immer auf die Datensätze dieses Infobereichs. Wenn Sie in einer SQL-Datenbank eine Sortierung von Katalogwerten vornehmen, erfolgt die Sortierung nach dem Katalog-Index und nicht nach dem Inhalt. •

Länge: Die Spalte Länge gibt die Zahl der Sortierzeichen der Sortfelder an. Es steht eine maximale Länge von 20 Sortierzeichen zur Verfügung.

Wenn Sie mehrere Sortierkritierien ausgewählt haben, z. B. im Infobereich Firma nach Alphabet (= Feld Firma) und im Infobereich Person auch nach Alphabet (= Feld Nachname), wird zunächst die Länge auf je fünf Zeichen aufgeteilt. Durch Anklicken der Spalte Länge zum jeweiligen Infobereich können Sie die Anzahl der Sortierzeichen beliebig verändern, allerdings immer innerhalb der Maximallänge. •

Gesamt: In der Spalte Gesamt sehen Sie, wie viele Datensätze pro Infobereich in der Datenbank enthalten sind. Anmerkung: In dieser Spalte werden die Datensätze nur dann gezählt, wenn Sie aus dem Kontextmenü die Option Gesamt wählen.

•

Gezählt: Die Anzahl der Datensätze, die bereits auf die Bedingungen hin geprüft wurden.

Kontextmenü einer Selektion Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Ansicht: Zeigt eine Gesamtansicht der definierten Bedingungen an, d. h. aller Bedingungen zu allen Infobereichen und allen Ebenen. Sie können diese Ansicht drucken.

•

Start Basissel.: Aktualisiert nicht nur die aktuelle, sondern auch die im Feld Basisselektion geladene Selektion.

•

Sortieren: Sortiert die Datensätze in der Selektion neu, ohne die Selektion noch einmal auszuführen.

•

Gesamt: Berechnet die Gesamtanzahl der in der Datenbank enthaltenen Datensätze für jeden Infobereich. Das Resultat wird in der Spalte Gesamt angezeigt.

240

Benutzerhandbuch update.seven win

Selektion nach Umfrageantworten Wenn Sie eine Bedingung für den Infobereich Umfrageergebnisse mit dem Feld Antwort Nr. definieren, wird das Fenster Bedingung - Umfrageergebnis angezeigt.

Wählen Sie den gewünschten Fragebogen, die Frage und die Antwort aus. Auch hier ist es möglich, mehrere Antworten gleichzeitig zu wählen. Mit Alle auswählen wählen Sie alle vorhandenen Einträge.

Beispiel: Selektion nach Geburtstagen Um Personen zu selektieren, die an einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben:

1

Definieren Sie eine Bedingung für den Infobereich Person auf das Feld Geboren. Wenn Sie alle Personen auswählen möchten, die am 11.11. Geburtstag haben, müssen Sie folgende Bedingung eingeben: "= 11.11." Wenn Sie alle Personen auswählen möchten, die zwischen dem 23.10. und dem 23.11. Geburtstag haben, müssen Sie folgende Bedingung eintragen: ">= 23.10. UND <= 23.11."

2

Aktivieren Sie die Bedingung.

3

Starten Sie die Selektion.

Anmerkung: Für Selektionen unter SQL müssen Sie die Reihenfolge YYYYMMDD genau einhalten. Wenn Sie z. B. alle Personen selektieren möchten, die im Mai Geburtstag haben, geben Sie für das Feld Geburtsdatum folgende Bedingung ein: ????05??

Selektion nach dem Alter (nur Branchenversion FS) Eine Selektion über das Feld Alter im Infobereich Person ist nicht möglich. Das Feld Alter im Infobereich Person wird automatisch berechnet, wenn Sie im Feld Geburtsdatum einen Wert eingeben. Allerdings wird es danach nicht laufend aktualisiert und kann daher nicht für eine Selektion benutzt werden. Verwenden Sie stattdessen eine Selektion über das Feld Geburtsdatum.

Kapitel 11 Selektionen

241

Beispiel: Firmen/Personen mit Kriterien auf Objekte selektieren (nur BTB) Sie können nach Firmen oder Personen selektieren und gleichzeitig Kriterien auf Objekte definieren, an denen diese Firmen oder Personen Beteiligungen haben. Dazu steht Ihnen in der Selektionstabelle die Zeile Objekte zur Verfügung. Eine solche Selektionsbedingung könnte folgendermaßen aussehen: 1. Zeile Objekte: Land = Österreich und Objekt-Status = aktiv Als Ergebnis erhalten Sie alle Firmen/Personen mit einer Beteiligung an einem Objekt in Österreich mit dem Status "aktiv". Anmerkung: Wenn Sie sowohl Bedingungen auf Objekte als auch auf Beteiligte definieren, also z.B. Objekt: Land = Österreich sowie Beteiligte: Mitwirkung = Architekt, bekommen Sie alle Firmen/Personen, die eine Beteiligung mit Mitwirkung Architekt haben (gleichgültig ob Objekt in Österreich oder nicht), sowie eine Beteiligung (gleichgültig welcher Art von Mitwirkung) an einem Objekt in Österreich.

Selektionsbedingungen verknüpfen Sie können Bedingungen untereinander verknüpfen:

Zwischen Infobereichen: Sowohl ODER (Spalte Optional) als auch UND Beispiel: Firma UND Person ODER Kontakt

Zwischen unterschiedlichen Feldern eines Infobereichs: Sowohl ODER als auch UND Beispiel: Land=A UND/ODER Ort=X

Zwischen mehreren Feldern des gleichen Typs eines Infobereichs: Sowohl ODER als auch UND, jedoch gilt dieser Operator für alle Felder des gleichen Typs. Beispiel: Land=A UND/ODER Land=B UND/ODER Land=C

Selektionsbedingung ändern Um eine der definierten Bedingungen zu ändern:

1

Klicken Sie in der Selektionstabelle auf einen Infobereich, und doppelklicken Sie im Block

Felder auf den Feldnamen.

Im Block Bedingung wird die Bedingung angezeigt.

2

Verwenden Sie die Schaltfläche Ändern zum Überarbeiten der Bedingung und die Schaltflächen Löschen oder Alle löschen zum Entfernen einer oder aller Bedingungen.

Selektionsbedingung laden und speichern Mit Hilfe der Schaltfläche Speichern können Sie Bedingungen zu den jeweiligen Infobereichen unter einem beliebigen Namen speichern. Mit der Schaltfläche Laden laden Sie die zuvor gespeicherte Bedingung zum jeweiligen Infobereich. Anmerkung: Sie können die definierten Selektionsbedingungen zum jeweiligen Infobereich unabhängig von der Selektion speichern und bei jeder Selektion zum gleichen Infobereich laden. Selektionsbedingungen können auch über die Menüoption Datei Æ Bedingung laden im jeweiligen Infobereich geladen werden.

242

Benutzerhandbuch update.seven win

Selektion generieren Um eine Selektion zu generieren:

1

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Selektion, oder wählen Sie die Menüoption

Info Æ Selektion.

2

Wählen Sie unter Basis die Datenbasis aus, die untersucht werden soll.

3

Legen Sie das gewünschte Resultat fest.

4

Klicken Sie auf

(Start).

Anmerkung: Bei der Definition von variablen Bedingungen wird das Dialogfeld Bedingungen ändern angezeigt, in dem die Bedingungen noch vor dem Start geändert werden können. In der Selektionstabelle können Sie den Selektionsprozess mitverfolgen. In der Spalte Gezählt sehen Sie die Anzahl der Firmen und Personen, die bereits auf die Bedingungen hin geprüft wurde. Im Feld Datensätze sehen Sie die Anzahl der selektierten Datensätze.

5

Geben Sie nach Abschluss der Selektion einen Namen für die Selektion an. Unter diesem Begriff können Sie die Selektion jederzeit wieder laden und nachbearbeiten. Alle Datensätze, die nach Ihren Bedingungen in der Selektion zusammengefasst wurden, sind in der Selektion gespeichert.

6

Nach dem Speichern der Selektion werden Sie gefragt, ob Sie sie bearbeiten wollen. Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, wird die Ebene Firma+Person mit den selektierten Firmen/Personen geöffnet. Wenn Sie die Meldung mit Nein schließen, bleiben Sie im Infobereich Selektion. Sie können die Selektionsergebnisse zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, indem Sie in der Ebene Firma/Person die Menüoption Daten Æ Selektion... wählen. Sie können auch im Infobereich Selektion die gewünschte Selektion laden.

Selektion aktualisieren Datensätze, die zum Zeitpunkt der letzten Selektion die gesetzten Bedingungen nicht erfüllt haben und sie heute aber erfüllen, werden nicht automatisch zur Selektion hinzugefügt. Um eine Selektion auf den neuesten Stand zu bringen:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Wechseln Sie in den Infobereich Selektion.

3

Wählen Sie im Block Basis die Option Stammdatei.

4

Wählen Sie im Block Resultat die Option Aktuelle.

5

Klicken Sie auf

(Start).

Durch die Aktualisierung sind Firmen und Personen in der Selektion enthalten, die beim letzten Selektionsdurchgang die Bedingungen noch nicht erfüllt haben. Sie wurden inzwischen neu aufgenommen, kommuniziert etc.

Kapitel 11 Selektionen

243

Alle manuellen Änderungen an der Selektion (Neuaufnahmen, Markierungen, Löschungen usw.) sind erhalten geblieben. Anmerkung: Wenn Sie im Block Resultat die Option Neue ausgewählt haben, gehen alle manuellen Änderungen an der Selektion verloren. In einer Selektion werden die Datensätze aus der Datenbank nicht dupliziert.

Selektion anzeigen/bearbeiten Um eine Selektion zu bearbeiten:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Selektion....

2

Wählen Sie eine Selektion aus und klicken Sie auf OK. Die Datensätze der Selektion werden angezeigt.

3

Sie können nun Firmen oder Personen aus der Selektion löschen oder neue Firmen hinzufügen.

Wenn Sie aus der Selektion in die Datenbank zurückkehren möchten, wählen Sie die Menüoption Daten Æ Gesamte Datenbank. Anmerkung: Wenn Sie sich in einer Selektion befinden und über die Menüoption Ansicht Æ Bereiche nur Firmen oder nur Personen anzeigen, wechseln Sie ebenfalls in die Datenbank. In der Ebene Firma+Person besteht die Möglichkeit, Selektionen direkt über eine DropdownListe zu laden, wenn dies von Ihrem Administrator eingerichtet wurde, Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Die Dropdown-Liste enthält folgende Einträge: •

Der erste Eintrag ist leer. Klicken Sie auf diesen Eintrag, um zur Datenbank zurückzukehren.

•

Danach folgen die im Infobereich Selektion erstellten Selektionen. Klicken Sie auf eine dieser Selektionen, um nur die Daten dieser Selektion anzuzeigen.

•

Der letzte Eintrag heißt "Selektion". Klicken Sie auf diesen Eintrag, um in den Infobereich

Selektion zu wechseln, wo Sie weitere Selektionen definieren können.

Hinzufügen von Firmen/Personen zur Selektion Um Firmen aus der Datenbank in die Selektion hinzuzufügen:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Suchen Sie mit der Schaltfläche Suchen nach der neu aufzunehmenden Firma.

3

Wählen Sie über die Schaltfläche Person die richtige Kontaktperson, und bestätigen Sie mit

OK.

Da Sie sich in einer Selektion befinden, ist die Firma in der Selektion nicht vorhanden. Folgende Meldung wird angezeigt: "Soll Satz in Selektion übernommen werden?"

4

Bestätigen Sie die Neuaufnahme in die Selektion mit Ja. Die Firma wird in der Selektionsliste angezeigt.

244

Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie keine Kontaktperson ausgewählt haben, wird zusätzlich folgende Meldung angezeigt: "Sollen alle zur Firma gehörigen Personen mitübernommen werden?". Wählen Sie "Ja", um auch die Personen der Firma in die Selektion aufzunehmen. Anmerkung: Falls Sie die Neuaufnahme mit Nein ablehnen, wechseln Sie automatisch in die Datenbank zurück und die Firma wird angezeigt.

Neue Firmen/Personen aufnehmen Um neue Firmen oder Personen hinzuzufügen:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Neu. Anmerkung: Verwenden Sie die Schaltfläche Neu nur dann, wenn die gewünschte Firma noch nicht in der Datenbank existiert.

3

Erstellen Sie eine neue Firma oder Person. Die Firmen, die Sie neu in die Selektion aufnehmen, werden auch in der Datenbank gespeichert.

Selektionsdaten verändern Um bestehende Selektionsdaten zu verändern:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche

3

Klicken Sie die gewünschten Felder des Datensatzes an.

4

Ändern Sie die Firmen- bzw. Personendaten.

5

Bestätigen Sie mit OK.

(Bearbeiten).

Anmerkung: Sämtliche Änderungen an den Daten der Selektion werden auch in der Datenbank gespeichert.

Manuell aufgenommene Firmen anzeigen Um manuell aufgenommene Firmen anzuzeigen:

1

Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren.

2

Fügen Sie die Spalte Manuell hinzu. In dieser Spalte wird für alle Firmen, die Sie im Nachhinein in die Selektion aufgenommen haben, ein Häkchen angezeigt.

Kapitel 11 Selektionen

245

Sortieren Die Reihung der Firmen oder Personen nach dem Alphabet, der Postleitzahl oder der Firmennummer mit der Menüoption Daten Æ Sortieren ist nur in der Datenbank möglich. In der Selektion können Sie mit der Menüoption Ansicht Æ Bereiche nur die Darstellung der Maske am Bildschirm ändern (Firma+Person, nur Firma, nur Person), nicht aber die Reihenfolge (bei der Firma, Finr, Nachname, PLZ; bei der Person, Finr, Nachname, Privatadresse, Nachname phonet.).

Mehrere Firmen/Personen hinzufügen Um mehrere Firmen oder Personen oder zwei einander ausschließende Zielgruppen in einer bestehenden Selektion zusammenzuführen:

1

Führen Sie die erste Selektion durch, und speichern Sie sie.

2

Ändern Sie die zuvor definierten Selektionsbedingungen, um die zweite Zielgruppe zu definieren.

3

Wählen Sie im Block Basis die Option Stammdatei.

4

Wählen Sie im Block Resultat die Option Aktuelle.

5

Klicken Sie auf die Schaltfläche Start. Der Selektionsvorgang wird gestartet, und die Selektion wird um die Firmen/Personen, die die neue Bedingung erfüllen, erweitert.

6

Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie denselben Selektionsnamen verwenden, wird die erste Selektion erweitert. Wenn Sie einen neuen Namen vergeben, wird die gesamte Selektion gespeichert, und die erste Selektion bleibt erhalten.

Einzelne Firma löschen Um einzelne Firmen aus der Selektion zu löschen:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Markieren Sie die gewünschte Firma in der Liste.

3

Klicken Sie auf

(Löschen).

Folgende Meldung wird angezeigt: "Wollen Sie diesen Datensatz aus der Selektion löschen?"

4

Bestätigen Sie mit Ja. Folgende Meldung wird angezeigt: "Gelöscht". Die Firma wird aus der Selektion gelöscht, jedoch nicht aus der Datenbank. Anmerkung: Auch wenn andere Firmen mit Häkchen markiert sind, wird nur der aktive Datensatz gelöscht.

Datensätze markieren Um Datensätze in einer Selektion zu markieren:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Wählen Sie einen Datensatz aus.

246

Benutzerhandbuch update.seven win

3

Klicken Sie auf markieren.

(Markieren) oder drücken Sie Strg+Einfg, um den Datensatz zu

In der Spalte Markiert wird ein Häkchen angezeigt. Anmerkung: Wenn die Spalte Markiert nicht in der Liste angezeigt wird, fügen Sie sie über die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren hinzu.

4

Um die Markierung rückgängig zu machen, klicken Sie erneut auf

.

Mehrere Firmen löschen Um mehrere Firmen gleichzeitig zu löschen:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Verwenden Sie die Schaltfläche

3

Wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ Markierte Datensätze entfernen, um alle markierten Firmen aus der Selektion zu löschen.

(Markieren), um die gewünschten Firmen auszuwählen.

Oder wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ Nicht markierte Datensätze entfernen, um alle nicht markierten Firmen aus der Selektion zu löschen, während die markierten Datensätze erhalten bleiben.

Nur markierte oder manuell aufgenommene Firmen anzeigen Um nur markierte oder manuell aufgenommene Firmen anzuzeigen:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Aktivieren Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren Æ Selektion.

3

4 5

Wählen Sie im Dialogfeld Selektion - Selektion das entsprechende Feld (Markiert oder

Manuell).

Doppelklicken Sie auf das gewählte Feld, oder verwenden Sie die Schaltfläche Neu, um eine Bedingung zu definieren. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld J (Ja), und bestätigen Sie dieses und das Dialogfeld

Selektion - Selektion mit OK.

Wenn Sie die Bedingung jetzt aktivieren, werden nur die markierten bzw. manuell aufgenommenen Datensätze der Selektion angezeigt.

Selektion senden/kopieren Um eine vorhandene Selektion einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Selektion.

3

Klicken Sie auf Senden.

Kapitel 11 Selektionen

4

Wählen Sie aus dem Dialogfeld den oder die betreffenden Mitarbeiter aus.

5

Bestätigen Sie mit OK.

247

Folgende Meldung wird angezeigt: "Job ist erledigt". Klicken Sie auf OK. Anmerkung: Selektionen können nur an Bearbeiter gesendet werden, für die im Modul Rechte ein Login zugeordnet ist.

Selektion löschen Um eine vorhandene Selektion zu löschen:

1

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Selektion.

3

Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit Ja. Die Selektion wird aus der Datenbank gelöscht und ist nicht mehr im Selektionskatalog verfügbar.

Selektion und Aktivitäten Wenn eine Selektion beim Generieren einer Aktivität geladen wird, können Sie dort angeben, ob markierte oder nicht markierte Datensätze verwendet werden sollen. So können Sie die Selektion für eine Aktivität weiter eingrenzen.

Selektion drucken Um eine Selektion zu drucken:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

3

Wenn Sie alle Datensätze der Selektion drucken möchten, aktivieren Sie die Option Mit erstem Satz beginnen. Andernfalls beginnt der Ausdruck mit dem ausgewählten Datensatz.

4

Wenn Sie auch abhängige Datensätze drucken möchten, aktivieren Sie die Option Überblick

drucken, und wählen Sie das Druckformat aus.

Anmerkung: Die Option Überblick drucken wird nur angezeigt, wenn ein Druckformat definiert wurde.

5

Bestätigen Sie mit OK. Alle Datensätze der Selektion bzw. die Datensätze ab dem aktuellen Datensatz werden ausgedruckt.

Selektionsmaske drucken Um eine Selektionsmaske zu drucken:

1

Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2

Öffnen Sie die Maskendarstellung eines Datensatzes durch Doppelklick.

3

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken. Die aktuelle Selektionsmaske wird ausgedruckt.

248

Benutzerhandbuch update.seven win

Selektionsbedingungen drucken Um Selektionsbedingungen zu drucken:

1

Wählen Sie im Infobereich Selektion im Kontextmenü die Option Ansicht.

2

Wählen Sie im Fenster Übersicht die Menüoption Optionen Æ Druck. Die definierten und aktiv gesetzten Selektionsbedingungen werden ausgedruckt.

Variable Selektionen Mit variablen Selektionen können Sie festlegen, dass der Benutzer beim Starten des Selektionsvorgangs die als variabel definierten Bedingungen ändern kann. Um eine Bedingung als variabel zu definieren, wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren das Kontrollkästchen Variabel.

Variable Bedingungen definieren Um eine variable Bedingung zu definieren:

1

Wählen Sie den Infobereich in der Spalte Bedingung.

2

Wählen Sie das gewünschte Feld aus der Liste.

3

Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren - den zutreffenden Operator aus. Für Normalfelder können alle Operatoren ausgewählt werden.

4

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Variabel.

5

Geben Sie den Vergleichswert an: o

Für Normalfelder geben Sie im Textfeld Vergleichswert einen Wert ein.

o

Für Katalogfelder doppelklicken Sie in das Textfeld Vergleichswert, oder verwenden Sie die Pfeilschaltfläche. Der betreffende Katalog wird geöffnet. Wählen Sie einen oder mehrere Katalogwerte durch Anklicken aus. Bei jedem ausgewählten Wert wird ein Häkchen angezeigt.

Kapitel 11 Selektionen

o

249

Für Datumsfelder wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste Vorgabe.

Weitere Informationen finden Sie unter Ö Variable Bedingungen auf Datumsfelder auf Seite 249. o

Für Bearbeiterfelder wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste Vorgabe.

Keine Vorgabe: Beim Starten der Selektion kann der variable Teil vom Benutzer eingegeben werden. Vorgabe: Beim Starten der Selektion wird der aktuell angemeldete Bearbeiter bzw. dessen Gruppe, Gruppenleiter, Vertretung oder Vorgesetzter verwendet. Diese Einstellung kann beim Starten der Selektion nicht mehr geändert werden.

6

Bestätigen Sie mit OK.

Für jeden Katalogwert wird eine eigene Bedingungszeile angelegt, und alle Zeilen sind mit ODER verknüpft. Variable Bedingungen sind mit "(V)" gekennzeichnet.

Variable Bedingungen auf Datumsfelder Bei variablen Bedingungen auf Datumsfelder haben Sie folgende Möglichkeiten:

Keine Vorgabe:

Beim Start der Selektion kann der Benutzer beide Werte verändern.

250

Benutzerhandbuch update.seven win Wenn Sie in das Textfeld Vergleichswert doppelklicken, wird der Kalender geöffnet, Ö Kalender und Tagesübersicht auf Seite 127. Wenn ein Datumsbereich durch Ziehen definiert wird, werden zwei Bedingungszeilen angezeigt. Eine Zeile enthält >= Anfangsdatum, die zweite <= Enddatum. Wenn Sie z. B. das Anfangsdatum festsetzen, das Enddatum jedoch variabel lassen möchten, doppelklicken Sie auf die Zeile des Anfangsdatums, entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen Variabel und klicken Sie auf OK. Beim Starten der Selektion kann dann nur das Enddatum vom Benutzer verändert werden.

Vorgabe: Wählen Sie einen Zeitpunkt oder Zeitraum aus der Dropdown-Liste Vorgabe aus, z. B. "aktuelle Woche". Der Datumsbereich wird im Feld Vergleichswert angezeigt.

Sie können das Datum mit den weiteren Dropdown-Listen noch ändern, z.B. die aktuelle Woche plus 2 Quartale. Nach Schließen des Dialogfelds werden zwei Bedingungszeilen angezeigt. Vorgabezeilen werden mit einem (F) angezeigt.

Diese Zeilen bilden eine Einheit und können nicht getrennt als variabel definiert werden. Wenn Sie eine Zeile löschen, wird auch die andere gelöscht. Das Datum bzw. der Datumsbereich wird beim Start der Selektion generiert und kann vom Benutzer nicht mehr verändert werden.

Kalenderjahr und Geschäftsjahr: Die Option Geschäftsjahr wird nur angezeigt, wenn ihr Administrator den Anfang des Geschäftsjahres definiert hat. Beim Starten der Selektion sind diese Vorgabefelder nicht sichtbar und können vom Benutzer nicht verändert werden. Sie sind fix definiert und werden beim Starten der Selektion generiert (die Werte für Vortag, Vorjahr etc. werden vom System in die entsprechenden Felder eingesetzt).

Kapitel 11 Selektionen

251

Variable Bedingungen ändern Um nach der Definition eine variable Bedingung zu ändern:

1

Starten Sie die Selektion mit

(Start).

Das Dialogfeld Bedingungen ändern wird geöffnet.

Um alle definierten Bedingungen anzuzeigen, wählen Sie das Optionsfeld alle Bedingungen. Variable Bedingungen werden in Schwarz angezeigt und können durch Anklicken bearbeitet werden. Vorgabefelder werden in Grau angezeigt und können nicht bearbeitet werden.

2

Klicken Sie in eine Zeile, und geben Sie einen anderen Vergleichswert ein. Bei Katalogfeldern können Sie durch Doppelklicken auf eine Zeile den Katalog öffnen und eine Auswahl treffen.

3

Ändern Sie gegebenenfalls den Operator in der Dropdown-Liste.

4

Bestätigen Sie mit OK. Die Selektion wird mit den geänderten Bedingungen durchgeführt, und die neuen Bedingungen werden in die Selektionstabelle übernommen.

252

Benutzerhandbuch update.seven win

Variable Werte in andere Felder übernehmen Bei Selektionen, die mehrere variable Felder des gleichen Typs enthalten, können Änderungen an einem Feld in andere Felder des gleichen Typs selektiv übernommen werden. Beispiel: Die Selektion enthält folgende Bearbeiterfelder: AD 1-ID im Infobereich Person, AD 1ID im Infobereich Kontakt und Bearbeiter-ID im Infobereich Vertriebsgruppe/Betreuer. Beim Starten der Selektion wird das Dialogfeld Bedingungen ändern geöffnet.

1

Doppelklicken Sie in das Feld AD. Der Bearbeiterkatalog wird geöffnet.

2

Wählen Sie den neuen Bearbeiter durch Anklicken aus.

3

Bestätigen Sie mit OK. Das Dialogfeld Werte übernehmen in wird geöffnet. Die zwei anderen Bearbeiterfelder der Selektion werden markiert angezeigt.

4

Bestätigen Sie mit Ja. Der neue Bearbeiter wird jetzt in den zwei anderen Bearbeiterfeldern, Kontakt und Vertriebsgruppe/Betreuer, angezeigt.

Wenn Sie im Dialogfeld Werte übernehmen auf die Zeilen klicken, aktivieren bzw. deaktivieren Sie die einzelnen Felder. Nur die aktivierten Felder übernehmen die neuen Bearbeiter. Wenn Sie Nein wählen, werden die Bearbeiter in keines der anderen Felder übernommen.

Autoselektionen Mit Hilfe einer Autoselektion können Sie häufig benötigte Selektionen auf einfache Weise aktualisieren.

1

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Autom. Selektion. Alle Selektionen werden aufgelistet.

2

Wenn Sie eine Selektion automatisch in einem gewissen zeitlichen Rhythmus aktualisieren möchten, haken Sie sie in der Spalte Autom. an und tragen Sie die gewünschte Frequenz in der Spalte Fq. in Tagen ein. Wenn eine Selektion bei jedem Starten der Autoselektion aktualisiert werden soll, lassen Sie die Spalte Fq. in Tagen für diese Selektion leer.

3

Klicken Sie auf

(Start).

Bei allen markierten Selektionen werden Frequenz sowie Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung überprüft. Alle zu aktualisierenden Selektionen werden dann der Reihe nach durchgeführt. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung: •

Rf: Reihenfolge der Ausführung. Die Reihenfolge ergibt sich aus der Reihenfolge, in der Sie die Selektionen in der Spalte Autom. aktivieren.

•

Autom.: Die Selektion wird automatisch aktualisiert.

Kapitel 11 Selektionen

253

•

Selektion: Name der Selektion.

•

Resultat: Wenn die Option Aktuelle aktiviert ist, können Sie hier eintragen, zu welcher

•

Fq. i. Tagen: Frequenz in Tagen, in der die Selektion aktualisiert werden soll.

•

Trigger: Trigger, die für das Ergebnis der betreffenden Selektion ausgelöst werden sollen.

•

Senden an: Durch Klicken auf das Feld wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die

•

Datum: Datum der letzten Aktualisierung.

•

Zeit: Uhrzeit der letzten Aktualisierung.

•

Dauer i. Min.: Dauer des Selektionsvorgangs in Minuten.

•

Status: Status des letzten Selektionsvorgangs: "OK" oder "Fehler".

Selektion die Selektionsergebnisse hinzugefügt werden sollen.

Durch Anklicken des Feldes wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie aus den bestehenden Triggern auswählen können, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1. Benutzer auswählen können, an die Sie das Ergebnis der Selektion senden möchten.

Zeitgesteuerte Autoselektion Autoselektionen können auch über die Befehlszeile ausgeführt werden. Rufen Sie dazu die Datenbank mit folgender Befehlszeile auf: mmba.exe -u: -p:<Passwort> -a:sl Sie können auch die Autoselektion ausführen und im Datenbank-Modul bleiben: mmba.exe -u: -p:<Passwort> -a:sl,c Oder in der BTB-Version Autoselektionen und Auto-Objektselektionen ausführen: mmba.exe -u: -p:<Passwort> -a:sl,os Die Platzhalter und <Passwort> sind dabei durch die entsprechenden Werte zu ersetzen. Nach dem Ausführen der Selektionen wird das Datenbankmodul automatisch wieder geschlossen.

Schnitt- und Vereinigungsmengen von Selektionen Es gibt Selektionskriterien, die logisch denkbar und sinnvoll sind, aber nicht als Kriterium in einer einzigen Selektion dargestellt werden können. Mit Hilfe von Schnittmengen und Vereinigungsmengen können Sie die Möglichkeiten in update.seven erweitern: Die Vereinigungsmenge von zwei Selektionen enthält alle Datensätze, die in mindestens einer der beiden Selektionen enthalten sind. Sie möchten z. B. in einer Selektion zwei Kundengruppen auswählen: •

A-Kunden, die mindestens einmal pro Monat besucht wurden und im Rahmen dieses Besuchs positiv reagiert haben.

254

Benutzerhandbuch update.seven win •

Für B-Kunden gilt das gleiche, wobei der Besuch nur einmal pro Jahr stattfinden muss.

Sie können die beiden Kriterien nicht in einer Selektion über Infobereiche hinweg mit UND bzw. ODER verknüpfen. Deshalb definieren Sie zwei Selektionen, eine für die A-Kunden, die andere für die B-Kunden und bilden anschließend eine Vereinigungsmenge. Die Schnittmenge von zwei Selektionen enthält nur die Datensätze, die in beiden Selektionen enthalten sind. Sie möchten z. B. nur Kunden auswählen, die sowohl das erste als auch das zweite Kriterium erfüllen: •

Im Firmen- oder Personendatensatz ist der Außendienstmitarbeiter Alexander Mayer eingetragen (Feld AD = "Alexander Mayer").

•

Es hat dieses Jahr ein Besuch oder ein Mailing der Aktivität Kundenzufriedenheit mit positiver Reaktion stattgefunden.

Auch hier können Sie die Kriterien nicht über Infobereiche hinweg mit UND bzw. ODER verknüpfen. Stattdessen definieren Sie zwei Selektionen, eine über den Außendienstmitarbeiter und eine über den Kontakt und das Mailing, und bilden anschließend eine Schnittmenge.

Kapitel 11 Selektionen

255

Erstellen von Schnitt- und Vereinigungsmengen Sie können direkt in der Selektionstabelle eine zusätzliche Selektion, die Sie zuvor definiert haben, als Ausgangsbasis für eine weitere Selektion verwenden. Damit bilden Sie einfach und rasch Schnitt- und Vereinigungsmengen beliebig vieler Selektionen. Um Schnitt- und Vereinigungsmengen zu bilden:

1

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Selektion, um in den Infobereich Selektion zu wechseln.

2

Definieren Sie eine Selektion, die als Basisselektion dienen soll. Dabei sind im Block Basis die Option Stammdatei und im Block Resultat die Option Neue aktiviert.

3

Starten und speichern Sie die Selektion.

4

Verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um alle Einträge aus der Selektionstabelle zu löschen.

5

Definieren Sie eine aktuelle Selektion, wobei wiederum im Block Basis die Option

Stammdatei und im Block Resultat die Option Neue aktiviert sind.

6

Starten und speichern Sie die Selektion.

7

Doppelklicken Sie in das Feld Basisselektion, oder verwenden Sie die Pfeilschaltfläche, um die vorher erstellte Selektion als Basisselektion zu laden.

8

Für eine Schnittmenge wählen Sie im Block Basis die Option Selektion und im Block Resultat die Option Neue, und legen Sie die gewünschten Selektionskriterien fest. Für eine Vereinigungsmenge wählen Sie im Block Basis die Option Stammdatei und als Resultat die Option Aktuelle.

9

Starten Sie die Selektion mit der Schaltfläche Start. Sie können stattdessen auch im Kontextmenü die Option Start Basissel. verwenden, damit auch die geladene Basisselektion aktualisiert wird.

Tipp: Sie können aus beliebig vielen Selektionen eine Schnittmenge bilden, indem Sie in der Basisselektion ebenfalls eine Basisselektion usw. eintragen. Mit der Schaltfläche Start Basissel. werden alle entsprechenden Basisselektionen aktualisiert.

256

Benutzerhandbuch update.seven win

Beispiele für verschiedene Selektionen Selektion

Basisselektion

Ergebnis

Kunden

(irrelevant)

Kunden

(irrelevant)

Alle, die schon Teil des Selektionsergebnisses sowie der zusätzlichen Selektion sind.

Basis = Stammdatei Resultat = Neue Problemfälle-Historie Basis = Stammdatei

Jeder Kunde, der mindestens einmal selektiert wurde, ist Teil der Selektion, d. h. das Selektionsergebnis wird nie kleiner.

Resultat = Aktuelle Kriterium: Kontakt mit Zufriedenheit = unzufrieden Kunden mit alter Version

----

Basis = Selektion Resultat = Neue / Aktuelle

Beim ersten Mal sollte die gesamte Datenbank als Selektionsbasis herangezogen werden.

Kriterium: Akquis = Kunde oder Stammkunde, keine Inst.Basis mit Datum des Jahres Kunden mit Herkunft "Zeitung" Basis = Selektion Resultat = Aktuelle Kriterium: Herkunft = Zeitung

Alle, die schon Teil des Selektionsergebnisses sind und auch das neue Kriterium erfüllen. Das Selektionsergebnis vergrößert sich nie.

Vorteil: Danach ist die Selektion schneller.

Neukunden

Wenn beide Selektionen regelmäßig durchgeführt werden (die Basisselektion Kriterium: zuerst), werden jeweils die Neukunden auf die Herkunft "Zeitung" geprüft. Jeder Kunde, Akquis = Kunde oder Stammkunde der mindestens einmal selektiert wurde, ist Teil der Selektion, d. h. das seit = aktuelles Selektionsergebnis wird nie kleiner. Quartal Wenn es bereits vor der ersten Neukundenselektion Kunden gegeben hat, sollte beim ersten Mal die gesamte Datenbank als Selektionsbasis herangezogen werden. Vorteil: Wenn die Neukundenselektion bereits durchgeführt wurde, sind weitere Selektionen viel schneller.

Nicht besuchte Kunden Basis = Selektion Resultat = Neue Kriterium: kein erledigter Besuch

Kunden

Schnittmenge aus Kunden und nicht besuchten Firmen: Das Kriterium "nicht Kriterium: besucht" wird nur auf Basis der Selektion Kunden geprüft. Alle, die beide Kriterien Akquis = Kunde oder Stammkunde erfüllen, sind Teil des Selektionsergebnisses.

Kapitel 11 Selektionen

257

Selektion

Basisselektion

Ergebnis

Kunden mit Herkunft "Zeitung"

Neukunden

Wenn beide Selektionen regelmäßig durchgeführt werden (die Basisselektion zuerst), werden jeweils die Neukunden geprüft, ob die Herkunft "Zeitung" ist. Jeder, der mindestens einmal selektiert wurde, ist Teil der Selektion, d. h. das Selektionsergebnis wird nie kleiner.

Basis = Selektion Resultat = Aktuelle Kriterium: Herkunft = Zeitung

Kriterium: Akquis = Kunde oder Stammkunde, Kunde seit = aktuelles Quartal

Wenn es bereits vor der ersten Neukundenselektion Kunden gegeben hat, sollte beim ersten Mal die gesamte Datenbank als Selektionsbasis herangezogen werden. Vorteil: Wenn die Neukundenselektion bereits durchgeführt wurde, sind weitere Selektionen viel schneller.

Wenn Sie als Resultat Aktuelle gewählt haben und keine Selektion im Feld Aktuelle Selektion angezeigt wird, werden Sie aufgefordert, eine aktuelle Selektion zu laden. Wenn Sie jedoch zuvor eine Selektion geladen und dann mit der Schaltfläche Löschen die Einträge aus der Selektionstabelle gelöscht haben, dient diese letzte geladene Selektion als aktuelle.

Schnitt- und Vereinigungsmengen mit Autoselektionen Um wiederholbare und prüfbare Schnitt- und Vereinigungsmengen von zwei Selektionen mit Hilfe von Autoselektionen zu definieren:

1

Definieren Sie die erste Selektion S1 mit Basis = Stammdatei, Resultat = Neue. (Damit überschreibt das Ergebnis von S1 die bisherigen Einträge von S2).

2

Definieren Sie die zweite Selektion S2 (für die Auswirkungen der Optionen).

3

Öffnen Sie die Autoselektion, markieren Sie zuerst S1, und tragen Sie als Resultat S2 ein.

4

Markieren Sie danach S2, und tragen Sie kein Resultat ein.

5

Starten Sie die Autoselektion.

Nach dem Ausführen von S1 befindet sich die Ergebnismenge von S1 in der Selektion S2. Je nach den vier möglichen Kombinationen von Basis = Stammdatei / Selektion und Resultat = Neue / Aktuelle in S2 geschieht beim Starten von S2 Folgendes: Basis

Resultat

Ergebnis

Erklärung

Stammdatei

Neue

S2

S2 wird auf der gesamten Datenbank geprüft, löscht und überschreibt das Ergebnis von S2.

Stammdatei

Aktuelle

Vereinigungsmenge

S2 wird auf der gesamten Datenbank geprüft und zu den bisherigen Einträgen in S2 (d. h. dem Ergebnis von S1) hinzugefügt.

Selektion

Neue

Schnittmenge

S2 wird auf den bisherigen Einträgen von S2 (d. h. dem Ergebnis von S1) geprüft; übrig bleiben jene Firmen bzw. Personen, die beide Kriterien erfüllen. Da kein Resultat eingetragen ist, wird das Ergebnis in S2 geschrieben.

258

Benutzerhandbuch update.seven win

Basis

Resultat

Ergebnis

Erklärung

Selektion

Aktuelle

Schnittmenge

S2 wird auf den bisherigen Einträgen von S2 (d. h. dem Ergebnis von S1) geprüft; übrig bleiben jene Firmen bzw. Personen, die beide Kriterien erfüllen. Da bei S2 Resultat = Aktuelle eingetragen ist, wird das Ergebnis automatisch in S2 geschrieben.

Anmerkung: Im dritten Fall wäre es möglich, das Ergebnis in eine dritte Selektionsdatei zu schreiben. Dadurch können die Schnittmengen von mehr als zwei Selektionen mit Hilfe von Autoselektionen ermittelt werden.

Schnittmengen mehrerer Selektionen mit Autoselektion Um den Durchschnitt beliebig vieler Selektionen zu ermitteln:

1

Wählen Sie für die erste Selektion die Optionen Stammdatei und Neue. Anmerkung: Dies kann z. B. auch eine leere Selektion sein.

2 3

Wählen Sie für alle weiteren Selektionen (außer der letzten) die Optionen Selektion und

Neue sowie in der Autoselektion als Resultat die jeweils nächste Selektion.

Wählen Sie für die letzte Selektion die Option Selektion. In der Autoselektion sollte die Spalte Resultat jene Selektion sein, in der sich das Resultat befinden soll. Anmerkung: Sie können auch als Basis die Option Stammdatei und als Resultat die Option Aktuelle eintragen, so dass die Vereinigungsmenge der letzten Selektion mit der Schnittmenge aller übrigen entsteht.

Beispiel: Schnittmenge von drei Selektionen Im Beispiel dargestellt ist die Schnittmenge aus drei Selektionen. Zu beachten ist Folgendes: •

Reihenfolge und Resultat in der Autoselektion

•

Die Option Basis der einzelnen Selektionen

Kapitel 11 Selektionen

259

Ergebnismengen: •

Deutschland: Deutschland ("Deutsche")

•

Frauen: Schnittmenge aus Deutschland und Frauen ("deutsche Frauen")

•

Kunden: Schnittmenge aus Deutschland, Frauen und Kunden ("deutsche Kundinnen")

Erweiterte Selektionen Sie können im Infobereich Selektion zusätzlich zu den bestehenden Selektionsbedingungen erweiterte Bedingungen definieren.

Erweiterte Selektionsbedingungen sind eine Annäherung an den SQL-Standard. Das Definieren von "normalen" Selektionsbedingungen ist nicht zwingend notwendig, um erweiterte Bedingungen festzulegen. Um den Selektionsprozess starten zu können, müssen Sie jedoch die Spalte Aktiv zu jeder erweiterten Bedingung anhaken. Normale und erweiterte Selektionsbedingungen eines Infobereichs sind untereinander durch "UND" verknüpft. Diese Verknüpfung kann nicht auf "ODER" verändert werden.

Erweiterte Bedingungen definieren Um eine erweiterte Bedingung für einen Infobereich zu definieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Selektion.

2

Klicken Sie in der Selektionstabelle auf die Zelle Aktiv des Infobereichs, um sie zu aktivieren.

3

Klicken Sie auf die Zelle Erw. Bed. des Infobereichs.

260

Benutzerhandbuch update.seven win Das Dialogfeld Erweiterte Bedingungen wird geöffnet, Ö Dialogfeld Erweiterte Bedingungen auf Seite 261.

4

Klicken Sie auf Neu. Das Dialogfeld Bedingung definieren wird angezeigt, Ö Dialogfeld Bedingung definieren auf Seite 261.

5

Klicken Sie auf Feld, und wählen Sie das betreffende Feld aus (z. B. Umsatz).

6

Klicken Sie auf / (Division). Der Feldname und das Zeichen werden in der Bedingungszeile angezeigt. Mit Letzten Löschen können Sie falsche Eingaben korrigieren. Mit der Schaltfläche Alle löschen wird die gesamte Zeile gelöscht.

7

Klicken Sie nochmals auf Feld, und wählen Sie ein weiteres Feld aus (z. B. Mitarbeiter).

8

Bestätigen Sie mit OK, um die Bedingungsdefinition abzuschließen.

9

Klicken Sie auf den Vergleichsoperator, und treffen Sie eine Auswahl (z. B. >).

Kapitel 11 Selektionen

261

10

Doppelklicken Sie in das rechte Bedingungsfeld, und klicken Sie auf Wert. Geben Sie den Vergleichswert ein (z. B. 100), und bestätigen Sie mit OK.

11

Bestätigen Sie mit OK, um die Definition der rechten Bedingung abzuschließen. Bestätigen Sie nochmals mit OK, um das Dialogfeld zu schließen.

12

Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um den Selektionsprozess zu starten. Im Beispiel erhalten Sie als Ergebnis der Selektion alle Firmen der Datenbank, deren Umsatz pro Mitarbeiter 100 (Einheiten) übersteigt.

Dialogfeld Erweiterte Bedingungen Eine erweiterte Bedingung besteht aus einer oder mehreren Bedingungszeilen. Eine Bedingungszeile besteht aus einem linken Teil, einem Vergleichsoperator und einem rechten Teil. Jede Bedingungszeile kann mit "UND" oder "ODER" verknüpft werden. Um ein Bedingungsfeld zu bearbeiten, doppelklicken Sie in das jeweilige Bedingungsfeld oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche.

Das Dialogfeld Bedingung definieren wird angezeigt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Neu (

•

Löschen (

•

Klammer auf / Klammer zu: Öffnet bzw. schließt eine Klammerebene. Sie können nur eine

•

): Eröffnet eine neue Bedingungszeile. ): Löscht eine zuvor definierte Bedingungszeile.

Klammer pro Bedingungszeile öffnen bzw. schließen. Klammersetzung über mehrere Bedingungszeilen.

Die

Funktion

erlaubt

die

UND / ODER: Erst mit der Definition einer zweiten Bedingungszeile können Sie einen der Verknüpfungsoperatoren auswählen und so die aktive Bedingungszeile ändern.

Dialogfeld Bedingung definieren Die in diesem Dialogfeld definierten Bedingungen gelten für die jeweilige "Seite" der Bedingung (links oder rechts). Standardmäßig wird die linke Seite zuerst definiert. Wenn Sie ein Katalogfeld auswählen (z. B. Land), werden bei der Definition der rechten Bedingung die entsprechenden Katalogwerte angeboten.

262

Benutzerhandbuch update.seven win

Eine Mehrfachauswahl für Kataloge ist in den erweiterten Bedingungen nicht verfügbar.

Um das Dialogfeld Bedingung definieren anzuzeigen:

1

Klicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Bedingung auf die Schaltfläche Neu. Alternativ können Sie auf ein Bedingungsfeld doppelklicken oder auf den Pfeil rechts neben dem Bedingungsfeld klicken. Wenn ein Feldname oder Wert zuvor definiert wurde, wird er im Bedingungsfeld angezeigt (Text- oder Katalogfelder werden hervorgehoben). Abhängig von der Feldauswahl können einige der mathematischen Schaltflächen aktiviert sein. Wenn Sie eine solche Schaltfläche wählen, wird der Operator in der Bedingungszeile angezeigt. Die Schaltflächen Feld bzw. Wert werden für eine neuerliche Auswahl wieder aktiviert.

2

Klicken Sie auf Letzten löschen, um den letzten Wert zu löschen und einen neuen einzugeben. Mit Alle löschen wird die gesamte Bedingung gelöscht.

Feldabhängigkeiten Bei der Definition der rechten Seite werden abhängig von der Auswahl in der linken Bedingung Felder des gleichen Typs angeboten. Diese Abhängigkeiten sind auch innerhalb einer Bedingung vorhanden. •

Bei Datumsfeldern - Datumsfelder oder numerische Felder

•

Bei Katalogfeldern - die zugehörigen Katalogwerte

•

Bei alphanumerischen Feldern - alle Feldarten

•

Bei numerischen Feldern - numerische Felder

Klammern Sie können hier für die jeweilige Bedingung eine beliebige Anzahl von Klammern (Verschachtelungstiefen) definieren.

Kapitel 11 Selektionen

263

Kalkulationsmöglichkeiten Feldvergleiche Sie können innerhalb eines Infobereichs Felder vom gleichen Typ vergleichen. Vergleichsoperatoren: =

Das Ergebnis muss genau dem Vorgabewert entsprechen. Durch Angabe von Platzhaltern kann nach Teiltexten gesucht werden, z. B. Fi.Firma = upd*.

>

Das Ergebnis muss größer sein als der Vorgabewert. Der Vergleich von Textfeldern bezieht sich auf die Reihenfolge im Alphabet. Namen "> V*" sind z. B. alle Namen, die mit W, X, Y oder Z beginnen.

<

Das Ergebnis muss kleiner sein als der Vorgabewert.

>=

Wie oben, der Vorgabewert ist im Ergebnis enthalten.

<=

Wie oben, der Vorgabewert ist im Ergebnis enthalten.

<>

Das Ergebnis ist ungleich dem Vorgabewert.

()

Das Ergebnis ist im Vorgabewert enthalten.

)(

Das Ergebnis ist nicht im Vorgabewert enthalten.

Aggregatfunktionen Aggregatfunktionen sind Funktionen, die auf mehrere Datensätze wirken. Zur Auswahl stehen Minimum, Maximum, Summe und Anzahl. Die Auswahl der Aggregatfunktion muss vor der Feldauswahl erfolgen. Aggregatfunktionen dürfen nur auf der linken Seite einer Bedingungszeile definiert werden. Folgende Aggregatfunktionen stehen zur Verfügung: •

Minimum: Der Datensatz mit dem kleinsten Wert wird selektiert. Bei Datumsfeldern wird

•

Maximum: Der Datensatz mit dem größten Wert wird selektiert. Bei Datumsfeldern wird der jüngste Datensatz selektiert.

•

Summe: Summiert numerische Felder, z. B. Summe der Kontaktkosten > 1000. Es werden die Kosten pro Firma/Person summiert und mit dem Vorgabewert verglichen.

•

Anzahl: Die Anzahl der Datensätze einer Bedingung kann vorgegeben werden, z. B. alle

der älteste Datensatz selektiert.

Firmen, zu denen mehr als 5 Kontaktdatensätze eingetragen sind.

Beispiel 1: Der jüngste Kontaktdatensatz mit dem Status Besuch soll angezeigt werden.

1

Klicken Sie für den Infobereich Kontakt auf die Spalten Aktiv und Erw. Bed.

2

Doppelklicken Sie in das linke Bedingungsfeld.

3

Klicken Sie auf Maximum.

264

Benutzerhandbuch update.seven win

4

5

Wählen Sie das Feld Datum aus. Das Dialogfeld Min./Max Eingabe wird geöffnet.

Doppelklicken Sie in das Feld verwende Feld, und wählen Sie Kontakt. Bestätigen Sie mit

OK.

6

Beenden Sie die Definition der linken Seite mit OK.

7

Wählen Sie den Vergleichsoperator aus (z. B. = ).

8

Doppelklicken Sie in das rechte Bedingungsfeld, und wählen Sie die Kontaktart aus (z. B. Besuch). Bestätigen Sie mit OK.

9

Bestätigen Sie mit OK, um die Definition abzuschließen.

10

Wählen Sie die Schaltfläche Start, um den Selektionsprozess zu starten. Als Ergebnis erhalten Sie die jüngsten Kontaktdatensätze aller Firmen, die Besuch eingetragen haben.

Anmerkung: Die Kontaktdatensätze, die die Bedingung erfüllen, werden nicht ausgefiltert. Der Kontaktdatensatz, der die Bedingung erfüllt, wird beim Auswählen des Infobereichs angezeigt. Wenn der Listenmodus aktiv ist, wird der zutreffende Datensatz markiert.

Beispiel 2: Es sollen alle Firmen angezeigt werden, die keine Personen enthalten.

1

Aktivieren Sie im Infobereich Selektion das Kontrollkästchen nur Firmen.

2

Klicken Sie in der Zeile Firma auf die Spalte Aktiv.

3

Klicken Sie in der Zeile Person auf die Spalten Aktiv und Erw.Bed..

4

Wählen Sie im Dialogfeld Erweiterte Bedingungen die Schaltfläche Neu. Alternativ können Sie auf das linke Bedingungsfeld doppelklicken oder auf den Pfeil rechts neben dem Feld klicken.

5

Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren die Schaltfläche Anzahl. Im Fenster Feld auswählen wird im Block Infobereich das Feld Person angezeigt.

6

Bestätigen Sie mit OK.

7

Schließen Sie das Dialogfeld Bedingung definieren mit OK. Sie haben nun die linke Seite der Bedingung definiert.

8

Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Operator "=".

Kapitel 11 Selektionen

265

9

Doppelklicken Sie auf das rechte Bedingungsfeld oder klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld.

10

Klicken Sie im Dialogfeld Bedingung definieren auf Wert.

11

Geben Sie im Fenster Eingabe Vergleichswert den Wert "0" ein, und bestätigen Sie mit OK. Die Bedingungszeile sieht folgendermaßen aus:

12

Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

13

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld Erweiterte Bedingungen mit OK.

14

Wählen Sie im Infobereich Selektion die Schaltfläche Start, um den Selektionsprozess zu starten. Als Ergebnis erhalten Sie alle Firmendatensätze, bei denen keine Personen eingetragen sind.

Datumsfunktionen Wenn in Selektionsbedingungen Datumsfelder enthalten sind, besteht die Möglichkeit, anstatt eines konkreten Datums konstante Funktionen zu verwenden. Der Vorteil liegt darin, dass nicht jedes Mal, wenn diese Selektion gestartet werden soll, alle Datumsfelder zuvor gewartet werden müssen. Sie können folgende konstante Datumsfunktionen verwenden: •

Keine Vorgabe

•

Aktuelles Datum, aktuelle Woche, aktueller Monat, aktuelles Quartal, aktuelles Jahr

•

1. Quartal, 2. Quartal, 3. Quartal, 4. Quartal

•

Vortag, Vorwoche, Vormonat, letztes Quartal, Vorjahr

•

1. Quartal Vorjahr, 2. Quartal Vorjahr, 3. Quartal Vorjahr, 4. Quartal Vorjahr

Sie können zum aktuellen Datum Tage addieren oder subtrahieren, z.B. Ko.Datum = Aktuelles Datum + 2. Es ist sonst nicht möglich, mit Datums- und Zeitfeldern zu rechnen.

Beispiele für erweiterte Bedingungen Die folgenden Beispiele zeigen, wie erweiterte Bedingungen definiert werden können: •

Numerische mit numerischen Feldern: [Fi.Umsatz / Fi.Mitarb.] >= 100

•

Numerische Felder mit Konstanten: Fi.Umsatz * 0,10 >= 100

•

Aggregatfunktionen mit numerischen Feldern: [An.Summe brutto - An.Ang.Wert] / An.Rab.(%) <= 100

•

Aggregatfunktionen mit Datumsfeldern: Min(Ko.Datum) <= 05.08.98

•

Textfelder mit Platzhaltern: Fi.Firma = Up*

•

Aggregatfunktionen: Summe(Ko.Kosten) <= 10

•

Aggregatfunktion: Anzahl(Ko) < 10

•

Aggregatfunktionen: Ko.Kontakt von Min(Ko.Datum) = Besuch ODER Ko.Kontakt von Min(Ko.Datum) = Telefon

•

Aggregatfunktionen: Summe(An.Ang.Wert) >=100000 UND Anzahl(An) > 10

267

KAPITEL 12

Analysen

Sie können in update.seven Daten grafisch in Form von Balken, Torten, Quadranten oder als Zeitachse aufbereiten.

Einfache Analysen Um eine einfache Analyse zu erstellen:

1

Definieren Sie die erforderlichen Übergabefelder, Ö Übergabefelder definieren auf Seite 267.

2

Definieren Sie die Analyse, Ö Analyse definieren auf Seite 268.

3

Ändern Sie Ansichts- und andere Optionen, Ö Analyse anpassen auf Seite 269.

Anmerkung: Sie können eine Analyse auch als Arbeitsfläche speichern. Wählen Sie dazu die Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern. Die Analyse wird mit allen eingestellten Optionen als Arbeitsfläche gespeichert. Sie können sie z. B. in einen Desktop einbinden und über eine Schaltfläche aufrufen. Im Beispiel sollen Firmen nach Land aufgeschlüsselt gezählt werden.

Übergabefelder definieren Um Übergabefelder zu definieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Übergabefelder definieren.

2

Doppelklicken Sie in der Registerkarte Infobereich auf den Infobereich Firma.

3

Wechseln Sie in die Registerkarte Felder.

4

Wählen Sie die Felder Firma, Land, Ort, ABC, Akquis. und Umsatz durch Doppelklick aus.

5

Speichern Sie das Übergabeformat.

268

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Wenn Sie nach Definition der Analyse das zugrunde liegende Übergabeformat ändern, müssen Sie unter Umständen Skalierungen oder Aggregierungen entfernen, um Analyse- und Übergabefelder konsistent zu halten. Bedingungen und Einstellungen in den Übergabefeldern werden immer auf allen abhängigen Infobereichen geprüft. Bei den unabhängigen Infobereichen werden sie nur dann geprüft, wenn Sie die Analyse in der gesamten Datenbank durchführen. Aggregierungen in den Übergabefeldern werden in der Analyse nicht berücksichtigt. Sie werden nicht angezeigt und können auch nicht für Skalierungen verwendet werden. Sortierungen werden nur von Infobereichen des Übergabeformats in der obersten Hierarchiebene übernommen und nicht von abhängigen Infobereichen

Analyse definieren Um eine Analyse zu definieren:

1

Wählen Sie im Menü Extras Æ Analyse definieren.

2

Laden Sie das definierte Übergabefelderformat unter Übergabefelderformat. Infobereich Firma wird in der Registerkarte Ebenen angezeigt.

3

Unter Kontext stehen folgende Optionen zur Verfügung: o

Der

Aktueller Datensatz: Wenn Sie die Analyse starten, wird nur der aktuelle Datensatz

berücksichtigt. o

Aktuelle Ebene: Es werden alle Daten der aktuellen Ebene verwendet. Bedingungen werden dabei berücksichtigt.

o

Gesamte Datenbank: Alle Datensätze der Datenbank werden als Basis verwendet.

Wählen Sie die Option Gesamte Datenbank aus.

4

Klicken Sie auf , und wählen Sie Firma+Person aus, damit Firmen zur weiteren Bearbeitung in die Ebene Firma+Person geladen werden können.

5

Wechseln Sie in die Registerkarte X-Achse.

6

Legen Sie mit

7

Wählen Sie das Feld Land aus.

8

Sie können in den Feldern Beschriftung und Text Beschreibungen für die Analyse eintragen, die dann in der Kopfzeile angezeigt werden.

9

Akzeptieren Sie die Einstellungen im Fenster Einstellungen zur dynamischen Skala.

eine neue Skalierung (d. h. Gruppierung) an.

Kapitel 12 Analysen

269

Sie haben definiert, dass für die Skalierung das Feld Land mit der dynamischen Skala (also je Katalogwert eine Kategorie) verwendet wird.

10

Speichern Sie die Analyse.

Analyse anpassen Um eine Analyse anzupassen:

1

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Analyse. Wählen Sie unter Übergabeformat die Analyse aus.

Wenn Sie bei der Definition der Analyse keinen Kontext oder keine Ausgabe ausgewählt haben, können Sie jetzt noch eine Auswahl treffen.

2

Klicken Sie auf OK.

Je Land wird die Anzahl der Firmen gezählt.

3

Passen Sie das Ergebnis mit Hilfe des Kontextmenüs oder der Schaltfläche Optionen an.

Kontextmenü Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü zur Verfügung: •

Tabelle: Blendet eine ausgeblendete Tabelle wieder ein.

•

Details anzeigen: Zeigt alle Einträge zur ausgewählten Zeile an.

•

Balken, Torten: Anzeige des Ergebnisses in Balkenform bzw. Tortenform.

•

< X (inaktiv), X > (inaktiv): Diese Optionen werden für komplexe Analysen benötigt.

•

Prozent: Anzeige des Ergebnisses in Prozent.

•

Durchführungsplan zeigen: Zeigt an, wie die Daten gelesen wurden.

270

Benutzerhandbuch update.seven win

Optionen Mit der Schaltfläche Optionen öffnen Sie das Dialogfeld Optionen - Balken.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Summe absteigend: der größte Balken wird ganz links angezeigt.

•

Skala auf Seite und Skala auf Hintergrund: die Skala wird angezeigt.

•

Maximale Balkenhöhe: Die Balken werden gestreckt, dass der höchste bis ganz nach oben

•

Summen anzeigen: Die Summen werden angezeigt.

ragt.

Anmerkung: Bei den vordefinierten Farbschemata von update.seven sind die Analysefarben automatisch an das Farbschema angeglichen. Wenn Sie ein selbst definiertes Farbschema verwenden, sollten Sie auch die Analysefarben entsprechend anpassen. Wählen Sie dazu die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften und wechseln Sie in die Registerkarte Analysen.

Analyse verwenden Sie haben in der Analyse folgende Möglichkeiten: •

Wenn Sie auf einen Balken klicken, öffnet sich über dem Balken eine Liste mit den Einträgen dieses Balkens (Drill-Through). Zu jedem Eintrag werden die Felder angezeigt, die in den Übergabefeldern definiert sind.

•

Mit dem Kontextmenü können Sie zwischen verschiedenen Darstellungen umschalten (Tabelle, Balken, Torten sowie Details anzeigen, Details schließen). Um die Tabelle wieder auszublenden, können Sie auch auf das leere Kästchen ganz links oben in der Tabelle klicken.

Kapitel 12 Analysen

•

271

Doppelklicken Sie auf eine Firma in der Liste, um sie in die Ebene Firma+Person zu laden und sie zu bearbeiten. Die Analyse bleibt im Hintergrund geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück oder auf die Symbolleiste, um zur Analyse zurückzukehren.

Aggregierungen Um zusätzlich zu bzw. anstelle einer Kategorie auch numerische Werte darzustellen:

1

Wechseln Sie bei der Definition der Analyse in die Registerkarte z - Achse.

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche , um eine neue Aggregierung anzulegen, und wählen Sie ein numerisches Feld aus, z.B. Umsatz.

Wenn Sie nun die Analyse ausführen, wird statt der Anzahl der Firmen je Land der Umsatz je Land ausgegeben. Bei dieser Art der Aggregierung können Sie zusätzlich zum Standardwert Summe auch

Durchschnitt, Maximum und Minimum wählen.

Mehrere Aggregierungen In der Registerkarte z-Achse für Aggregierungen können Sie mehr als eine Aggregierung anzeigen, wie im folgenden Beispiel:

Hier wird in der Analyse der Gesamtumsatz, der Durchschnittsumsatz und die Anzahl der Datensätze ausgegeben. Damit diese Analyse sinnvoll dargestellt wird, verwenden Sie die Optionen Relative Balkenhöhe sowie Ebenen einzeln anzeigen. Mit diesen Einstellungen bekommen Sie eine Analyse wie die folgende:

272

Benutzerhandbuch update.seven win

Skalierungen Fixe Skalierung Bei numerischen und alphanumerischen Feldern gibt es keine dynamische Skalierung. Sie können fixe Skalierungen definieren, speichern und für andere Analysen wieder verwenden. Um eine fixe Skalierung zu definieren:

1

Definieren Sie auf der Registerkarte x-Achse - Skalierung eine Skalierung, z. B. für ein numerisches Feld. Das Dialogfeld Skalierung wird geöffnet.

2

3

Klicken Sie auf Generieren und geben Sie die Werte ein. o

Von: Anfang der Skala

o

Bis: Ende der Skala

o

Schritte: Schrittintervall

o

Maximal: Anzahl der Schritte

Klicken Sie auf OK. Die Skalierung wird erzeugt.

Kapitel 12 Analysen

273

4

Sie können mit den Schaltflächen , und einzelne Schritte anlegen, bearbeiten oder löschen. Mit der Schaltfläche Löschen können Sie die gesamte Skalierung löschen.

5

Speichern Sie die Skalierung.

6

Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen über fixe Skalierungen finden Sie unter Ö Analysemodul im Administratorhandbuch 1.

Dynamische Skalierung Dynamische Skalierung für Datumsfelder Für Datumsfelder gibt es folgende Möglichkeiten der dynamischen Skalierung: •

Einheit: Gruppiert die Daten je Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr.

•

Ausgenommene Wochentage: Wenn Sie Daten je Wochentag gruppieren, können Sie hier einzelne Wochentage ausschließen.

•

Ausgangsdatum: Bestimmt das Ausgangsdatum, "0" für die aktuelle Woche (Tag, Monat, etc.), "-1" für die Vorwoche, usw.

•

Einheiten um Ausgangsdatum: Bestimmen Sie, wie weit in die Zukunft und Vergangenheit vom Ausgangsdatum Sie die Analyse durchführen - im Beispiel "-8" bis "+4", d.h. 8 Wochen in die Vergangenheit und 4 Wochen in die Zukunft.

Nach der Definition von dynamischen Skalierungen wird das Dialogfeld Einstellungen zur dynamischen Skala angezeigt.

Einstellungen für dynamische Skalierungen für Datumsfelder •

alle anzeigen: Auch Daten, bei denen das Datum nicht in der definierten Skala ist, werden

•

alle kleineren anzeigen: Auch Daten, bei denen das Datum kleiner als die Grenzen der definierten Skala ist, werden angezeigt.

•

alle größeren anzeigen: Auch Daten, bei denen das Datum größer als die Grenzen der definierten Skala ist, werden angezeigt.

angezeigt.

Einstellungen für dynamische Skalierungen für Katalogfelder •

Mit Rechteprüfung: Katalogwerte können in den Rechten z. B. über Mandanten gesperrt werden. Wenn aber noch Daten in der Analyse zu diesen Katalogwerten vorhanden sind, können Sie mit dieser Option definieren, dass die Daten nicht angezeigt werden (nur verfügbar für den Administrator).

274

Benutzerhandbuch update.seven win

Dynamische Skalierung für Bearbeiterfelder •

Mit Rechteprüfung: Daten, die einem Bearbeiter zugewiesen sind, der laut Rechten nicht sichtbar ist, werden standardmäßig nicht angezeigt. Mit dieser Option kann der Administrator die Daten zu den gesperrten Bearbeitern ausblenden.

•

Bearbeiter aggregieren: Bearbeiter werden anhand von Gruppen aggregiert.

•

Keine Bearbeiter: Bearbeiter vom Typ Mitarbeiter werden nicht herangezogen.

•

Keine Ressourcen: Bearbeiter vom Typ Ressource werden nicht herangezogen.

•

Keine Gruppen: Bearbeiter vom Typ Gruppe werden nicht herangezogen.

Dynamische Skalierung ausschalten Für Kataloge und Datumsfelder wird als Standard die dynamische Skalierung verwendet. Um zu einer fixen Skalierung zu wechseln:

1

Deaktivieren Sie in der Registerkarte x-Achse die Option für dynamische Skalierung:

2

Klicken Sie auf , um das Dialogfeld Skalierung zu öffnen. Dort können Sie zum Beispiel mehrere Katalogeinträge zu einer Gruppe zusammenzufassen.

Anmerkung: Bei den dynamischen Skalierungen für Kataloge wird bei der Ausführung der Analyse aus jedem Katalogeintrag eine eigene Gruppe erstellt. Wenn Sie nach der Erstellung der Analyse Katalogwerte ergänzen, werden diese automatisch berücksichtigt. Bei fixen Katalogen hingegen müssen Sie die Skalierung anpassen, wenn Sie den Katalog nachträglich ändern.

Analysen im Kontext Sie können einen Kontext entweder bei der Definition der Analyse auswählen, d.h. fix vorgeben, oder den Kontext erst bei Aufruf der Analyse bestimmen. Um z. B. alle Mailings einer Aktivität zu analysieren:

1

Wählen Sie die Infobereiche Aktivität und Mailings in den Übergabefeldern aus.

2

Erstellen Sie eine Skalierung auf das Mailingergebnis und eine Aggregierung auf die Anzahl der Mailings.

3

Wählen Sie als Kontext den aktuellen Datensatz.

Kapitel 12 Analysen

275

Die Analyse wird im Kontext der Aktivität ausgeführt. Wenn Sie im oberen Bereich zu einer anderen Aktivität wechseln, wird die Analyse automatisch angepasst. Anmerkung: Jener Infobereich, der in den Übergabefeldern und der Analyse ganz oben steht, muss in der Ebene, aus der Sie die Analyse aufrufen, enthalten sein. Ähnlich wie bei Analysen zu einem Datensatz können Sie auch Analysen zu einer Ebene definieren. Dabei werden als Basis für die Analyse alle Datensätze der aktuellen Ebene herangezogen.

Komplexe Analysen Bedingungen Mit Bedingungen können Sie Daten anhand von zwei Kriterien gruppieren:

1

Definieren Sie eine Analyse für den Infobereich Firma mit einer Skalierung auf das Feld

Land.

2

Definieren Sie eine Aggregierung auf das Feld Umsatz mit der Option Summe.

3

Wählen Sie in der Registerkarte y-Achse die folgenden Bedingungen für den Umsatz:

4

Rufen Sie die Analyse auf, und wählen Sie die z. B. die Optionen Balken, maximale

Balkenhöhe, Skala auf Hintergrund, Ebenen einzeln anzeigen.

276

Benutzerhandbuch update.seven win Ist die Option Ebenen einzeln anzeigen nicht gewählt, sehen Sie folgende Grafik:

Anmerkung: Wenn Sie Bedingungen und mehrere Aggregierungen verwenden, wird je Kombination von Bedingung und Aggregierung eine Analyseebene ausgegeben, bei 3 Bedingungen und 2 Aggregierungen ergibt das 6 Ebenen.

Mehrere Skalierungen Für die x-Achse können Sie auch mehrere Skalierungen definieren, z. B. eine Skalierung nach Land und ABC:

So gruppieren Sie die gleichen Analysedaten auf zwei verschiedene Arten. Die beiden Analysen werden getrennt dargestellt. Es wird also keine kombinierte Analyse nach Land plus ABCKlassifizierung durchgeführt (dafür verwenden Sie die Bedingungen der y-Achse). Wenn Sie diese Analyse durchführen, wird zunächst die erste definierte Skalierung dargestellt. Um zur zweiten Skalierung zu wechseln: •

Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag > X bzw. < X.

•

Klicken Sie in der Tabelle auf die Kopfzeile der Skalierung.

Analysen auf abhängige Infobereiche Bei Analysen auf abhängige Infobereiche (z. B. Kontakt, Interesse) ist zu beachten: •

Beim Drill-Through auf die Daten aus einem Balken ist auch die Information aus dem übergeordneten Bereich relevant. Wenn Sie z.B. aus der Analyse heraus Kontakte anzeigen, so sind für die Beurteilung Informationen aus der Firma zusätzlich zu Informationen aus dem Kontakt interessant (Datum, Status, etc.).

•

In vielen Fällen ist es notwendig, den abhängigen Infobereich zu analysieren, aber Skalierungen und Bedingungen aus der Firma zu übernehmen.

Um bei einer Analyse auf einen abhängigen Infobereich Zugang zu Informationen des übergeordneten Infobereichs zu haben:

1

In den Übergabefeldern definieren Sie z. B. die Firma an oberster Stelle und darunter den Kontakt:

Kapitel 12 Analysen

2

3

277

Zu jedem Infobereich definieren Sie die Felder, die angezeigt werden sollen.

Definieren Sie sowohl die Aggregierung als auch die Skalierung auf den Infobereich

Kontakt.

Anmerkung: Bei Verfügbare Infobereiche ist immer die Firma (bzw. der oberste Infobereich) markiert. Bei der Feldauswahl für die Aggregierung können Sie nicht nur Felder aus der Firma auswählen, sondern auch aus dem Kontakt.

4

Bei der Analyse werden nun Kontakte nach Datum gruppiert, und beim Drill-Through werden die Daten des Kontaktes und der zugehörigen Firma angezeigt:

278

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Um die Skalierung auf das Land der Firma durchzuführen, wählen Sie für die Skalierung der

x-Achse ein anderes Feld aus:

So ergibt sich (mit Drill-Through auf Österreich):

Da das Aggregierungsfeld aus dem Infobereich Kontakt stammt, erfolgt der Drill-Through auf Kontakte. Wenn Sie stattdessen oder zusätzlich auf ein Firmenfeld aggregieren, findet der DrillThrough anhand dieses Feldes auf Firmen statt. Wenn Sie in den Übergabefeldern den Kontakt ganz oben setzen und die Firma darunter, werden beim Drill-Through auf ein Datum nur Daten des Kontakts und nicht der Firma ausgegeben - beim Drill-Through auf das Feld Land werden hingegen auch die Daten der Firma ausgegeben. Allgemein gilt: Beim Drill-Through aus einer Skalierung werden in der Liste die Felder jenes Infobereichs ausgegeben, aus dem das Skalierungsfeld stammt, sowie alle laut Übergabefeldern übergeordneten Infobereiche.

Analysen auf mehrere Infobereiche Sie können mehrere Infobereiche in einer Analyse kombinieren. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten: •

Analyse von Daten, die im Datenmodell verbunden sind, z. B. Firmen und Kontakte; Aktivitäten, Mailings und Personen

•

Analyse von Daten, die im Datenmodell nicht direkt verbunden sind, die aber anhand eines gemeinsamen Kennzeichens zugeordnet werden können, z. B. Aktivitäten und Firmen anhand von Ländern oder Kontakte und Aufträge anhand des Datums Anmerkung: Wenn die Übergabefelder mehrere Infobereiche umfassen, können Sie auf jeder Ebene Skalierungen, Bedingungen und Aggregierungen erfassen. Skalierungen, Bedingungen und Aggregierungen auf unterer Ebene haben keine Funktion, nur jene auf den obersten Ebenen werden verwendet. Wenn Sie z. B. eine Aggregierung auf den abhängigen Infobereich Kontakt definieren wollen, so markieren Sie den Infobereich Firma, wählen aber dann für das Aggregierungsfeld den Infobereich Kontakt aus.

Kapitel 12 Analysen

279

Sie können in den Übergabefeldern mehrere Infobereiche kombinieren: •

Sie können je Skalierung mehrere Aggregierungen verwenden, in denen Sie unterschiedliche Bereiche aggregieren, z. B. die Anzahl der Firmen, Kontakte und Mailings sowie den Umsatz.

•

In diesem Beispiel werden die Personen nach Spezialisierung skaliert, und es werden je Skalierung die Anzahl der Personen, die Anzahl der Kontakte und die Anzahl der Beziehungen verglichen.

•

Sie können (auf oberster Ebene) auch mehrere Skalierungen definieren, um bei der Anzeige zwischen diesen Skalierungen zu wechseln. Dabei können Sie auf oberster Ebene auch mehrere Infobereiche haben, allerdings empfiehlt sich dafür die Definition unabhängiger Analysen.

Verknüpfung von Skalierungen Im folgenden Beispiel werden je Land die Anzahl der Leads mit der Anzahl der Aktivitäten und Mailings verglichen, d.h. die Aktivitäten und Firmen, zwischen denen es im Datenmodell keine Verknüpfung gibt, werden über den Katalog Land in eine gemeinsame Kategorie zusammengefasst.

1

Definieren Sie die Übergabefelder.

2

Wählen Sie die folgenden Infobereiche aus:

3

Definieren Sie für die Firma die Skalierung (Land) und die Aggregierungen (Umsatz, Anzahl der Datensätze).

4

Wählen Sie bei den Übergabefeldern die Aktivität aus. Die definierte Skalierung und die definierten Aggregierungen werden nicht mehr angezeigt.

5

Legen Sie eine neue Skalierung für das Feld Land aus der Aktivität an.

280

Benutzerhandbuch update.seven win

6

Wählen Sie die Option Firma - Land. Damit ist definiert, dass die Aktivität diese Skalierung der Firma erhält. Voraussetzung ist, dass die Felder gleicher Art sind - z. B. Katalogfelder, die auf den gleichen Katalog zugreifen, oder Datumsfelder. In der Skalierungsansicht sehen Sie nun zur Aktivität Folgendes:

Die Option Referenz kennzeichnet, dass diese Skalierung die Referenz einer anderen Skalierung ist.

7

Legen Sie zur Aktivität eine Aggregierung für Mailing aufgrund der Anzahl der Datensätze an. Je nachdem, ob Sie danach bei den verfügbaren Infobereichen Firma oder Aktivität auswählen, sehen Sie jeweils unterschiedliche Aggregierungen. Bei Auswahl von Mailing sehen Sie keine Aggregierung.

8

Starten und konfigurieren Sie die Analyse (Ebenen einzeln, Sortierung absteigend, Prozent, etc.).

Quadrantenansicht In der Quadrantenansicht können Sie Datensätze anhand zweier numerischer Kriterien grafisch darstellen. Das ist u.a. dann nützlich, wenn Sie einen Nutzen- und einen Kostenfaktor gegenüberstellen wollen. Um eine Quadrantenansicht zu definieren:

1

Definieren Sie die Übergabefelder.

2

Wählen Sie im Fenster Analyse in der Dropdown-Liste Analysetyp den Typ Quadranten.

3

Wählen Sie bei Analysetyp die Option Quadranten. Anmerkung: Die Option Analysetyp bedeutet, dass die definierte Analyse fix in dieser Form ausgegeben wird. Wenn Sie keine Option auswählen, können Sie die Form beim Aufruf der Analyse auswählen.

4

Laden Sie das Übergabeformat bei Übergabeformat.

5

Wechseln Sie in die Registerkarte Ebenen.

Kapitel 12 Analysen

6

281

Definieren Sie die Anzahl angezeigter Datensätze. Anmerkung: Wenn Sie den vorgegebenen Wert "0" akzeptieren, werden maximal 10 Datensätze angezeigt.

7

Definieren Sie, in welcher Ebene Sie die Daten weiter verarbeiten wollen, und welches Feld im Portfolioquadranten angezeigt werden soll.

8

Wechseln Sie in die Registerkarte Achsen.

9

Definieren Sie die Felder, anhand derer Sie die Daten in die Quadranten einteilen möchten, z. B. Umsatz und Mitarbeiter.

10

Klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Skalierung, um das Dialogfeld Quadrant:Skalierung anzuzeigen.

282

Benutzerhandbuch update.seven win

11

Legen Sie für beide Felder (Umsatz und Mitarbeiter) den Darstellungsbereich und seine Mitte fest, und wählen Sie in beiden Fällen Kleinere Werte ignorieren und Größere Werte ignorieren.

Sie können für die Definition von Quadranten auch mehrere Infobereiche in den Übergabefeldern definieren. Wenn Sie dabei für die x- und/oder y-Achse ein Feld aus dem abhängigen Infobereich auswählen, so werden die Werte summiert. Zusätzlich können Sie die Anzahl der Datensätze ausgeben. Auf diese Weise können Sie z. B. je Firma die Anzahl der Kontakte und die Höhe des Umsatzes gegenüberstellen. Sie können mehrere Achsen (Skalierungen) definieren. Es wird immer eine Achse dargestellt, und mit den Menüoptionen <X und X> wechseln Sie zwischen den Analysen.

Zeitachsenansicht Mit Zeitachsen können Sie Daten anhand von Intervallen (Zeit- oder numerische Werte) anzeigen. Es gibt dabei zwei Darstellungsarten: •

Zeilenweise Darstellung: Hier werden Daten zeilenweise aggregiert, d.h. jede Zeile entspricht den Daten zu einer Aggregierung. Die Aggregierung kann wiederum auf den übergeordneten Infobereich stattfinden, oder anhand eines Kriteriums.

•

Einzeldarstellung: Hier werden die einzelnen Datensätze dargestellt.

Zeilenweise Darstellung Bei der zeilenweisen Darstellung werden mehrere Datensätze in einer Zeile gemeinsam dargestellt. Wenn die Analyse auf abhängige Infobereiche (in den Übergabefeldern) angewendet wird, ist diese Art der Darstellung zwingend. Bei Infobereichen, die in den Übergabefeldern auf oberster Ebene definiert sind, ist sie optional. Um z. B. die Opportunities pro Firma auf der Zeitachse aufzutragen:

1

Definieren Sie in den Übergabefeldern Firma und Opportunity die gewünschten Übergabefelder.

2

Definieren Sie ein Analyseformat vom Typ Zeitachse für die gesamte Datenbank.

Kapitel 12 Analysen

283

3

Tragen Sie in der Registerkarte Ebenen ein, welches Feld auf der Zeitachse dargestellt werden soll, und an welche Ebene beim Drill-Through Daten übergeben werden sollen.

4

Wechseln Sie in die Registerkarte Achsen und legen Sie eine neue Zeile mit drei Feldern an. Treffen Sie folgende Auswahl:

5

o

Opportunity: Real-Datum (wenn nicht entsprechend konfiguriert z. B. Neu-Datum): Sie können hier numerische oder Datumsfelder aus dem aktiven Infobereich und allen abhängigen Infobereichen auswählen.

o

Opportunity: Abschluss-Datum: Sie können hier Felder vom gleichen Typ und aus dem gleichen Infobereich wie das erste Feld auswählen.

o

(leer): Sie können hier jedes Feld aus dem gleichen Infobereich wie das erste Feld auswählen.

Klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Skalierung.

Sie können die Auswahl für Start und Ende ändern und definieren, ob Sie aggregieren wollen.

6

Im Bereich rechts können Sie Optionen zur Skala wählen, je nachdem, ob Start- und Endfelder vom Typ numerisch oder Datum sind. Wählen Sie z. B. Folgendes aus, um zu definieren, dass der analysierte Zeitraum 3 Monate in der Vergangenheit beginnt und 9 Monate in der Zukunft endet:

284

Benutzerhandbuch update.seven win

7

Speichern Sie die Analyse und führen Sie sie aus.

In jeder Zeile werden die Opportunities zu einer Firma ausgegeben. Pro Einheit gibt es eine Spalte, und der Zeitraum jeder Opportunity wird durch einen Balken dargestellt.

8

Wenn Sie im Dialogfeld Zeitachse Skalierung die Option Aggregierung anhaken, ändert sich die Analyse: Es wird nicht je Opportunity ein Block ausgegeben, sondern nur ein Gesamtblock, der vom frühesten Startdatum bis zum spätesten Enddatum reicht.

Beispiel: Kontakthistorie zur Firma Im folgenden Beispiel werden für jede Firma die Kontakte anhand des Datums angezeigt. Dabei wird bei der Skalierung nur das Kontaktdatum als Startdatum und Enddatum ausgewählt, das Aggregierungsfeld bleibt leer. Wenn die Option Aggregierung aktiv ist, sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Wenn die Option Aggregierung nicht ausgewählt ist, sehen Sie folgendes Ergebnis:

Kapitel 12 Analysen

285

Drill-Through Wenn Sie in eine Zelle klicken, sehen Sie alle Datensätze dieser Zelle:

Verwendung mehrerer Achsen Sie können mehrere Achsen (Skalierungen) definieren:

Es wird immer eine Achse dargestellt, und mit den Menüoptionen <X und X> wechseln Sie zwischen den Analysen.

Aggregierung Wenn Sie in der Skalierung die Option Aggregierung wählen, werden die Daten anstatt auf der übergeordneten Ebene anhand eines Feldes gruppiert.

Beispiel: Opportunities je Bearbeiter nach Realisierungsdatum Einstellungen:

286

Benutzerhandbuch update.seven win

Ergebnis:

Beispiel: Ressourcenansicht je Mitarbeiter Im folgenden Beispiel werden die Kontakte je Mitarbeiter aggregiert, Ressourcenansicht für die Mitarbeiter ergibt, mit einer Skalierung auf Monat:

was

eine

Einstellungen:

Ergebnis:

Einzeldarstellung Bei der Einzeldarstellung können Sie eine Skalierung für Spalten definieren. Bei dieser Darstellung wird jeder Datensatz in eine Zelle in der passenden Spalte platziert. In jeder Spalte werden von oben beginnend die Zellen gefüllt.

Beispiel: Opportunities nach Realisierungsdatum Einstellungen:

Kapitel 12 Analysen

Nur Infobereich Opportunity, Skalierung auf Monate. Ergebnis:

Beispiel: Opportunities nach Umsatz Einstellungen:

Ergebnis:

287

289

KAPITEL 13

Zeitachsen Mit der Zeitachsenansicht können Sie Kundeninteraktionen wie Kontakte, Angebote und ähnliches anschaulich darstellen, um einen Überblick über zeitliche Abläufe und Zusammenhänge zu erhalten. Die gewählten Datensätze werden entlang einer Zeitachse in so genannten Bubbles ("Sprechblasen") angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, je nach Art des Datensatzes verschiedene Farben, Symbole und Texte für die Darstellung auszuwählen.

Zeitachse definieren Um eine Zeitachse zu definieren:

1

Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Zeitachse definieren.

2

Laden Sie mit im Bereich Übergabefelderformat ein Format mit allen Infobereichen, die Sie in der Zeitachse verwenden möchten, Ö Übergabefelder auf Seite 91. Wenn Sie z. B. alle Kontakte zu einer Firma bzw. Person anzeigen möchten, wählen Sie den Infobereich Kontakt. Anmerkung: Das Übergabeformat sollte den übergeordneten Infobereich (im Beispiel Firma bzw. Person) NICHT enthalten. Sie können nur von einem Infobereich abhängige Ebenen für die Zeitachsendarstellung wählen, nicht aber Infobereiche, die über ein Feld miteinander verknüpft sind (d. h., bei einem Datensatz ist die Laufnummer des anderen Datensatzes eingetragen). Mit (Bearbeiten) können Sie das Format ändern oder auch Infobereiche ohne Erstellen eines Formats auswählen. In der Liste Anzeige werden die verfügbaren Infobereiche angezeigt.

3

Wählen Sie in der Liste Anzeige pro Infobereich die folgenden Einstellungen: o

Anzeigen: Dieses Kontrollkästchen ist für alle Infobereiche standardmäßig aktiv. Wenn

Sie nicht möchten, dass ein Infobereich in der Zeitachse angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

290

Benutzerhandbuch update.seven win

o

Text: Klicken Sie auf , um auszuwählen, welcher Text in der Bubble angezeigt werden soll, Ö Referenztext definieren auf Seite 291. Wenn Sie hier keinen Text angeben, wird der Standard-Referenztext verwendet.

o

Feld: Hier wird ein Standard-Datumsfeld des Infobereichs angezeigt. Dieses Feld legt das Datum fest, zu dem Bubbles angezeigt werden. Wenn Sie ein anderes Datumsfeld für die Anzeige der Bubbles verwenden möchten, können Sie es mit

4

auswählen.

Erstellen Sie pro Infobereich eine oder mehrere Farbdefinitionen: 1.

Markieren Sie dazu in der Liste Anzeige den jeweiligen Infobereich.

2.

Klicken Sie im Bereich Farben und Texte auf Neu.

3.

Geben Sie einen Beschreibungstext für die Farbdefinition ein.

4.

Definieren Sie eine Bedingung, unter der das Farbschema angewendet werden soll, Ö

Bedingung definieren auf Seite 73.

5.

Wählen Sie im Dialogfeld eine Farbe für die Bubbles (Farbe1) und eine Farbe für den Rahmen aus. Die zweite Bubble-Farbe (Farbe2) können Sie zum Definieren eines Farbverlaufs verwenden.

6.

Wählen Sie ein Symbol aus, das in der Bubble angezeigt werden soll.

7.

Geben Sie einen Bubble-Text ein. Dadurch wird Text, den Sie eventuell zuvor in der Liste Anzeige definiert haben, überschrieben.

Auf diese Weise können Sie z. B. definieren, dass die Bubbles je nach Kontaktart (Telefon, Besuch usw.) in einer anderen Farbe dargestellt werden. Setzen Sie dazu für jede Farbdefinition eine andere Bedingung auf die Kontaktart. Definieren Sie die speziellen Bedingungen vor den allgemeinen, also z.B. die Farbdefinition für die Kontaktart "Besuch" vor der allgemeinen Farbdefinition für alle anderen Kontakte. Es wird immer die erste Bedingung verwendet, die für einen Datensatz gilt. Wenn Sie für einen Wert keine Auswahl treffen, wird ein Standardwert verwendet. Sie können Ihre Auswahl aber nach der Definition durch Klicken auf die Symbole neben den Listeneinträgen ändern.

5

Wenn Sie eine andere Schriftart verwenden möchten, klicken Sie auf Schrift und wählen Sie eine Schriftart aus. Wenn Sie die Standardschriftart verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardschriftart verwenden.

6

Definieren Sie mit dem Schieberegler Bubble-Breite, welchen Teil der Anzeige eine Bubble einnehmen darf.

7

Definieren Sie mit dem Schieberegler Bubble-Höhe, wie hoch die Bubbles sein sollen.

8

Speichern Sie das Zeitachsenformat unter Format ab.

9

Klicken Sie auf Schließen.

Kapitel 13 Zeitachsen

291

Referenztext definieren Mit Hilfe der Optionen im Dialogfeld Referenztext definieren können Sie definieren, welcher Text in den Bubbles angezeigt werden soll.

Wählen Sie eine Option aus und klicken Sie auf Elemente einfügen: •

Feldinhalt: Das Dialogfeld Feldauswahl wird geöffnet. Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um ein Feld auszuwählen. In der Zeitachsenansicht wird der Feldinhalt angezeigt.

•

Feldname: Das Dialogfeld Feldauswahl wird geöffnet. Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen,

•

Infobereichsname: Ein Dialogfeld mit allen zur Verfügung stehenden Infobereichen wird angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Infobereich. In der Zeitachsenansicht wird der Infobereichsname angezeigt.

•

Nur mit vorhergehendem Feld anzeigen: Es wird ein Platzhalter eingefügt. Das nächste Feld wird nur angezeigt, wenn das vorhergehende Feld erfasst ist.

•

Immer anzeigen: Es wird ein Platzhalter eingefügt. Der Feldinhalt wird immer angezeigt. Wenn das Feld leer ist, wird ein Leerzeichen angezeigt.

•

Text: Ein Dialogfeld zur Texteingabe in allen zur Verfügung stehenden Sprachen wird

um ein Feld auszuwählen. In der Zeitachsenansicht wird der Feldname angezeigt.

angezeigt.

Anmerkung: Sie können den Text auch direkt in das Feld Elemente einfügen eingeben, allerdings nur in der Sprache, in der Sie gerade arbeiten. Deshalb ist diese Art der Eingabe nicht zu empfehlen. Sie können verschiedene Textelemente miteinander kombinieren, z. B. Feldinhalt mit freiem Text.

292

Benutzerhandbuch update.seven win

Zeitachse anzeigen 1

Wechseln Sie zu dem Datensatz, für den Sie eine Zeitachse anzeigen möchten.

2

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Zeitachse.

Anmerkung: Ihr Administrator kann definieren, dass eine Zeitachsenansicht über eine Kontextmenüoption geöffnet wird.

3

Wählen Sie mit Laden ein Übergabeformat aus.

4

Klicken Sie auf OK. Die Zeitachsenansicht wird angezeigt.

In der Mitte befindet sich die Zeitachse, die in Zeiteinheiten unterteilt ist (in der Monats- und Quartalsansicht ist diese Einheit eine Woche; in der Jahresansicht ein Monat). Alle Datensätze im definierten Zeitraum werden in einer Bubble angezeigt, abwechselnd über und unter der Achse. Wenn zu viele Datensätze vorhanden sind, kann es vorkommen, dass mehrere Datensätze in einer Bubble zusammengefasst werden. Sie haben die folgenden Optionen zur Verfügung: •

Zurück: Blättert in der Zeitachse um eine Einheit zurück.

•

Vorwärts: Blättert in der Zeitachse um eine Einheit weiter.

•

Monat: Zeigt einen Monat an.

Kapitel 13 Zeitachsen

•

Quartal: Zeigt ein Quartal an.

•

Jahr: Zeigt ein Jahr an.

•

Drucken: Druckt die Zeitachsenansicht.

293

Wenn Sie in eine Bubble doppelklicken, wird der entsprechende Datensatz geöffnet. Anmerkung: Wenn Sie eine Zeitachse für einen abhängigen Infobereich anzeigen, kann es vorkommen, dass die Vorgängermaske nicht angezeigt ist (z.B. bei Aktivitäten, die zu Kampagnen angelegt wurden). In diesem Fall müssen Sie für die abhängige Maske eine übergeordnete Maske definieren: 1. Öffnen Sie den übergeordneten und den abhängigen Infobereich in integrierter Ansicht. 2. Erstellen Sie mit der Menüoption Extras Æ Vorgängermaske bearbeiten eine Maske für den übergeordneten Infobereich. 3. Wählen Sie Extras Æ Desktop definieren. 4. Wählen Sie die übergeordnete Ebene aus (z.B. die Kampagne). 5. Klicken Sie auf Eigenschaften pro Ebene. 6. Wählen Sie die Vorgängermaske auf der Registerkarte Vorgängermasken aus.

295

KAPITEL 14

Reports

Mit update.seven können Sie über bestimmte Informationen Reports erstellen, die XMLStylesheets verwenden. Sie können die vordefinierten Stylesheets als Ausgangspunkt für Ihre eigenen verwenden. Die Informationen in diesen Reports definieren Sie mit Hilfe von Übergabefeldern, Ö Übergabefelder definieren auf Seite 91. Sie können die XML-Datei auch speichern oder das XML-Ergebnis an Excel übergeben (über die unterstützte Excel-Version informiert Sie ihr Administrator).

Reportformat definieren Um die Informationen aus update.seven als XML-Report zu erstellen, müssen Sie ein Reportformat definieren. Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Reportformat definieren. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt:

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: •

Reportformat: Name des Reportformats. Mit den Schaltflächen Laden und Speichern

•

Übergabefelder auswählen: Mit der Schaltfläche Laden können Sie ein zuvor definiertes Übergabefelderformat laden. Verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um das geladene

können Sie das Reportformat laden und speichern.

Format zu entfernen. •

Übergabeoptionen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Übergabeoptionen, um die Übergabefelder zu definieren, die im Report verwendet werden, Ö Übergabefelder definieren auf Seite 91. Die Reihenfolge der Felder im Report hängt von der Reihenfolge ab, die im Übergabefelderformat angegeben wird.

296

Benutzerhandbuch update.seven win •

•

XSLT-Stylesheet auswählen: Wählen Sie ein Stylesheet aus, das das Erscheinungsbild des Reports bestimmt. Sie können entweder ein eigenes Stylesheet laden oder eines der vordefinierten Stylesheets von update.seven auswählen. Sie können auch eine Excel-Datei auswählen (*.xlt oder *.xls), wenn der XML-Output in Excel verwendet werden soll. XSLT-Stylesheet-Parameter: Hier können Sie Parameter für das Stylesheet angeben. Das

Format ist:

Parametername = Wert; Parametername = Wert;… Eine Liste von möglichen Parametern finden Sie unter Ö Stylesheets auf Seite 301. •

Verzeichnis/Dateiname auswählen: Sie können die XML-Informationen direkt in eine Datei

speichern, ohne sie in update.seven anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche

Laden, wählen Sie das Zielverzeichnis aus und geben Sie einen Dateinamen an.

Die Schaltfläche Laden ist nur verfügbar, wenn die Option Als Datei speichern ausgewählt ist. •

Als Datei speichern: Wählen Sie Als Datei speichern und geben Sie unter Verzeichnis/Dateiname auswählen einen Dateinamen an, um das Ergebnis in eine Datei zu speichern.

•

Ebenentext: Geben Sie den Text für die Überschrift des Reports ein. Sie können für jede der installierten Sprachen einen Text eingeben. Wenn Sie keinen Text eingeben, wird stattdessen der Name des Reportformats verwendet. Anmerkung: Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Als Datei speichern oder Übergabe an Excel ausgewählt ist.

•

Übergabe an Excel: Wählen Sie diese Option, um die Reportdaten in die Tabellenkalkulation zu übertragen. Wenn Sie unter XSLT Stylesheet auswählen kein Excel-Stylesheet auswählen, werden die Daten in update.seven angezeigt. Anmerkung: Sie können vom Administrator erfahren, welche MS-Excel-Versionen unterstützt werden.

•

Standard-Ansichtsmodus: Wählen Sie diese Option, um die Daten in Masken auszugeben. Wenn die Option nicht gewählt wird, werden die Daten ohne spezielle Formatierung ausgegeben. Das kann Probleme lösen, die durch Kommata, Punkte und Datumsangaben entstehen, die von den Ländereinstellungen des Benutzers abhängig sind. Ohne spezielle Formatierung werden die Daten wie folgt ausgegeben:

•

o

Datum: YYYYMMDD

o

Zeit: HHMM

o

Numerische Felder: ohne Zeichen zur Gruppierung (also z. B. "10000", nicht "10,000"); als Dezimaltrennzeichen wird ein Punkt verwendet. Ausnahme: dekodierte Felder.

o

Logische Felder: 1 = TRUE (aktiv); 0 = FALSE (inaktiv)

XML Standard Format: Wählen Sie diese Option, um die Daten in einem fixen internationalen Standardformat zu übergeben: o

Datum: YYYY-MM-DD

o

Zeit: HH:MM

o

Logische Felder: "true" oder "false"

Wenn Sie beide Optionen (Standard Ansichtsmodus und XML Standard Format) auswählen, gelten für Datums-, Zeit- und logische Felder die Einstellungen des XML-Formats, für alle anderen Felder die Einstellungen des Standard-Ansichtsmodus. •

Anzeige in zugeordneter Anwendung: Wenn diese Option aktiv ist, sucht update.seven im

Stylesheet nach dem Attribut "media-type" und zeigt die erzeugte Datei in der dazugehörigen Anwendung an. Wenn diese Option nicht aktiv ist, erfolgt die Ausgabe in ein Browser-Fenster innerhalb von update.seven.

Kapitel 14 Reports

297

Anmerkung: Für die Ausgabe in Microsoft Word werden zwei vordefinierte Stylesheets als Muster mitgeliefert, Ö UpdateReportMaskWordML.xslt auf Seite 305 und UpdateReportListWordML.xslt auf Seite 305. • •

Link ausgeben: Gibt Links für die Datensätze des Reports aus, die durch protocol.exe interpretiert werden können. So sind die Datensätze vom XML-Report aus zugänglich. Kontext: Sie können wählen, welche Daten zur Erstellung des Reports verwendet werden. Wählen Sie Aktuelle Ebene, damit der Report auf der aktuellen Ebene basiert (inklusive eventuell definierter Bedingungen). Wählen Sie Aktueller Datensatz, um den aktuellen Datensatz auszugeben, oder Gesamte Datenbank, um die gesamte Datenbank auszugeben. Wenn Sie dieses Feld frei lassen, können Sie den Kontext beim Erstellen des Reports auswählen.

•

Benennung der Feldtags: Diese Optionen bestimmen, wie die Feldtags im XML-Ergebnis

benannt werden.

•

Konstant mit : Feldtags werden mit der Feldnummer ausgegeben.

•

Englische Originalnamen: Englische Originalnamen werden verwendet.

•

Übergabefelderformat: Die Namenskonventionen aus dem Übergabefelderformat werden verwendet (z. B. Code des Infobereichs + Feldname).

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, speichern Sie das Format. Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu verlassen.

Reports erstellen Um einen Report zu erstellen:

1

Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Report. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt:

2

Wählen Sie das gewünschte Reportformat mit der Schaltfläche Laden. Anmerkung: Der Administrator kann auch Hyperlinks in einem Kontextmenü oder Schaltflächen in einer Maske erstellen, mit denen Sie Reports erstellen können, Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

3

Das Kontrollkästchen Erstellen im Kontext zur aktuellen Ebene ist nur verfügbar, wenn der Kontext des Reports auf Gesamte Datenbank gesetzt wurde. Durch Auswahl des Kontrollkästchens können Sie den Report im aktuellen Kontext erstellen (und nicht für die gesamte Datenbank).

4

Wenn das Reportformat keinen Kontext enthält, können Sie aus der Dropdown-Liste einen Kontext auswählen.

298

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Wählen Sie Aktuelle Ebene, damit der Report auf der aktuellen Ebene basiert (inklusive eventuell definierter Bedingungen). Wählen Sie Aktueller Datensatz, um den aktuellen Datensatz auszugeben, oder Gesamte Datenbank, um die gesamte Datenbank auszugeben.

6

Klicken Sie auf OK, um den Report zu erstellen, oder auf Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen.

Reports in update.seven anzeigen Wenn Sie keine andere Wahl getroffen haben, wird der Report in einem Fenster des Internet Explorer innerhalb von update.seven angezeigt:

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: Speichert den Report lokal. Sucht im Report nach einem bestimmten Text. Zeigt eine Druckvorschau an. Druckt den Report. Anmerkung: Wenn Sie das Format des Reports ändern, müssen Sie alle Reports schließen, die auf einer älteren Version dieses Formats basieren. Nur so können die Änderungen auf die Ausgabe angewendet werden.

Daten in eine Tabellenkalkulation übertragen Um das XML-Ergebnis in Ihre Tabellenkalkulation zu übertragen:

1

Definieren Sie ein Stylesheet. Wählen Sie dazu Extras Æ Reportformat definieren aus dem Menü. Anmerkung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Excel zu diesem Zeitpunkt nicht!

2

Definieren Sie das Übergabeformat. Es wird empfohlen, entweder Englische Originalnamen oder Übergabefelderformat unter Benennung der Feldtags auszuwählen. Speichern Sie das Format.

3

Erzeugen Sie die XML-Ausgabe, indem Sie Datei Æ Report aus dem Menü auswählen, und wählen Sie das zuvor definierte Reportformat. Speichern Sie die XML-Ausgabe.

Kapitel 14 Reports

299

4

Öffnen Sie in Microsoft Excel ein leeres Dokument.

5

Wählen Sie die Menüoption Daten Æ XML Æ XML-Quelle. Auf der rechten Seite sehen Sie nun das Dialogfeld XML-Quelle:

6

Klicken Sie auf XML-Verknüpfungen.

7

Wählen Sie Hinzufügen und wählen Sie die XML-Datei aus, die Sie in update.seven abgespeichert haben.

8

Möglicherweise wird eine Nachricht angezeigt, dass die XML-Quelle sich auf kein Schema bezieht. Bestätigen Sie diese Nachricht mit OK.

9

Klicken Sie auf OK.

10

Auf der rechten Seite wird eine Liste der verfügbaren XML-Knoten angezeigt. Die Ausgabefelder sind unter tables aufgelistet.

300

Benutzerhandbuch update.seven win

11

Ziehen Sie die Knoten für Werte auf die gewünschten Zellen in Ihrer Excel-Tabelle, um sie dieser zuzuordnen.

12

Speichern Sie die Tabelle als *.xlt-Datei (Vorlage).

13

Kehren Sie zu update.seven zurück, und wählen Sie Extras Æ Reportformat definieren aus dem Menü.

14

Markieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Excel und wählen Sie unter XSLT Stylesheet auswählen die Vorlage, die Sie zuvor in Excel abgespeichert haben. Speichern

Sie das Format.

15

Wenn Sie nun mit diesem Format einen Report erstellen, werden die Daten von update.seven an Microsoft Excel übergeben.

Anmerkung: Sie können vom Administrator erfahren, welche Microsoft Excel-Versionen unterstützt werden.

XML-Format Die XML-Ausgabe enthält Informationen über die verwendete Version von update.seven und die Daten der Felder, die im Übergabeformat ausgewählt sind. Am Beginn wird die Versionsinformation angezeigt:

Vertical

Verwendete Branchenversion

Version

Verwendete Version von update.seven

LangId

Verwendete Sprache

StationNo

Identifikationsnummer der Station

User

Benutzer, der den Report erstellt hat

Created

Datum und Uhrzeit der Erstellung (YYYYMMDDThhmmm)

Formatname

Name des Reportformats

Darauf folgt eine Liste der Felder, die im Report gespeichert werden:

tableshort

Abkürzung des Infobereichs, aus dem das Feld stammt

tablename

Name des Infobereichs, aus dem das Feld stammt

Kapitel 14 Reports

301

fieldno

Kennzahl des Feldes

fieldname

Feldname

fieldlength

Länge des Feldes in Zeichen

fieldtype

Feldtyp: C = alphanumerisches Zeichen; K = variabler Katalog; F = Gleitkommazahl; Z = dekodiertes Feld; S, L = numerische Ganzzahl; X = fixer Katalog; B = logisches Feld; D = Datum; T = Uhrzeit

Danach werden die Daten angezeigt:

tableshort

Abkürzung des Infobereichs

recid

Identifikationsnummer des Datensatzes

fieldno

Kennzahl des Feldes

catval

Katalogwert (nur bei Katalogfeldern)

field_link

Adresse für Links (falls Link ausgeben ausgewählt wurde)

Stylesheets update.seven enthält einige vordefinierte Stylesheets, die Sie verwenden können, um Reports zu erstellen. Diese Stylesheets befinden sich im Verzeichnis \system\xml von update.seven. Im folgenden finden Sie eine zusammenfassende Beschreibung der vordefinierten Stylesheets: •

update_format_blue.css: basiert auf dem Farbschema "Arctic"

•

update_format_green.css: basiert auf dem Farbschema "Light green"

•

update_format_white.css: in den Farben Weiß und Grau

•

update_format_simple.css: einfaches Layout mit Linien und ohne Hintergrund

UpdateReportList.xslt Eine Listendarstellung mit der Option Benennung der Feld Tags auf Konstant mit . Parameter: stylesheet

Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_blue.css.

imagepath

Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink

1 = Links anzeigen (wird von protocol.exe verwendet); nur verfügbar, wenn Output Links im Reportformat verwendet wurde.

302

Benutzerhandbuch update.seven win

UpdateReportMask.xslt Datensätze werden als Maske dargestellt, mit der Option Benennung der Feld Tags auf Konstant

mit . Parameter: stylesheet

Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_blue.css.

imagepath

Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

columns

Spaltenanzahl; standardmäßig 2.

showlink

1 = Links für protocol.exe anzeigen; das erste Feld der Maske wird als Link zum Datensatz dargestellt; nur wenn im Format Link ausgeben gewählt wurde.

ShowInfoHeader:

1 = Kopfzeile mit Infobereichsnamen anzeigen; standardmäßig 1.

UpdateStartpage.xslt Kontakte, Aufgaben und Nachrichten für den aktuellen Benutzer werden dargestellt. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Englische Originalnamen aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Parameter: stylesheet

Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_simple.css.

imagepath

Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

ShowHeader

1 = Kopfzeile mit Feldnamen anzeigen; standardmäßig 0.

ShowImg

1 = Symbole für Einträge in fixe Kataloge anzeigen; standardmäßig 1.

ShowMA

1 = Kontaktliste anzeigen; standardmäßig 1.

ShowA1

1 = Aufgabenliste anzeigen; standardmäßig 1.

ShowMD

1 = Nachrichtenliste anzeigen; standardmäßig 1.

Kapitel 14 Reports

Die folgenden Bedingungen sind für die entsprechenden Infobereiche definiert:

Kontakt:

Aufgaben:

303

304

Benutzerhandbuch update.seven win

Meldung:

Bearbeiter:

Kapitel 14 Reports

305

Der Ausgabetext im XLST-Stylesheet ist als JavaScript-Array definiert. Spracheinstellungen für Englisch und Deutsch sind vorhanden; andere Sprachen müssen durch den Administrator definiert werden: <msxsl:script implements-prefix="tools"> Anmerkung: Die hier angeführten Felder sind aufgrund der Feldnamen definiert. Die Feldnummern sind je nach Branchenversion unterschiedlich. Es wird empfohlen, die Indizes, nach denen im Übergabeformat gelesen wird, auf Datum bzw. Bearbeiter zu setzen, um die Auswertung zu beschleunigen.

UpdateReportMaskWordML.xslt Gibt in Microsoft Word eine Liste von Datensätzen als Masken aus. Im Format muss dazu die Option Konstant mit aktiv sein. Parameter: columns

Anzahl der Spalten in der Maske; standardmäßig 2.

ShowInfoHeader

1 = Maskenüberschrift anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet kann erst ab Microsoft Word 2003 verwendet werden.

UpdateReportListWordML.xslt Gibt in Microsoft Word eine Liste von Datensätzen als Liste aus. Im Format muss dazu die Option Konstant mit aktiv sein. Parameter: ShowInfoHeader

1 = Maskenüberschrift anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet kann erst ab Microsoft Word 2003 verwendet werden.

306

Benutzerhandbuch update.seven win

UpdateReport_PartnerOTC.xslt (nur Version OTC) Parameter: stylesheet

Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_white.css.

imagepath

Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink

1 = Links für protocol.exe anzeigen.

Dieses Stylesheet dient zum Anzeigen einer Liste der Partner für Kundenbetreuer. Sie können Bedingungen definieren, um Partner anzuzeigen, die in einer bestimmten Zeitspanne nicht besucht wurden, oder Partner, für die es keine zukünftigen Termine gibt.

Anwendung 1: Liste der Partner Listet die Personen auf, bei denen der aktuelle Bearbeiter als Kundenbetreuer eingetragen ist, und zusätzlich die erledigten Besuche im letzten Jahr. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Sie können optional als Parameter "ShowMA=0;" eintragen, um die Gesamtanzahl der Kontakte zu unterdrücken. Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Person:

Kundenbetreuer:

Kapitel 14 Reports

Firma:

Kontakt:

Bearbeiter:

307

308

Benutzerhandbuch update.seven win

Anwendung 2: Liste der nicht besuchten Partner Listet die Personen auf, bei denen der aktuelle Bearbeiter als Kundenbetreuer eingetragen ist, und die im letzten Monat nicht besucht wurden. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Tragen Sie als Parameter "txtCaption=2;" ein. Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Kontakt:

Anwendung 3: Liste der Partner ohne Termine Listet die Personen auf, bei denen der aktuelle Bearbeiter als Kundenbetreuer eingetragen ist, und für die im aktuellen Monat keine Kontakte geplant sind. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Tragen Sie als Parameter "txtCaption=3;" ein.

Kapitel 14 Reports

309

Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 definiert, außer für den Infobereich Kontakt:

Kontakt:

UpdateReport_CallsOTC.xslt (nur Version OTC) Parameter: stylesheet

Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_white.css.

imagepath

Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink

1 = Links für protocol.exe anzeigen.

ShowImg

1 = Symbole für Einträge in fixe Kataloge anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet dient zur Ausgabe von Informationen über Bearbeiterkontakte. Sie könnten z.B. alle Personen auflisten, für die im kommenden Monat keine Kontakte geplant sind.

Anwendung 1: Kurzgeschichte der heutigen Besuche Listet die Personen auf, die heute vom aktuellen Bearbeiter besucht wurden. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.

310

Benutzerhandbuch update.seven win

Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Kontakt:

Person:

Firma:

Kapitel 14 Reports

311

Bearbeiter:

Anwendung 2: Kurzgeschichte der Besuche dieser Woche Listet die Besuche der aktuellen Woche für den aktuellen Bearbeiter auf. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Tragen Sie als Parameter "showDate=1; txtCaption=2;" ein. Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 definiert, außer für den Infobereich Kontakt:

Kontakt:

Anwendung 3: Kurzgeschichte der Muster und Besuche Listet die Besuche und Muster für den aktuellen Bearbeiter auf (für den aktuellen Tag oder Monat). Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Tragen Sie als Parameter "showSample=1;" ein. Sie können auch optional den Parameter "showDate=1;" definieren, wenn Sie das Datum auch anzeigen wollen.

312

Benutzerhandbuch update.seven win

Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 oder 2 definiert, mit dem zusätzlichen Infobereich Muster:

Muster:

Anwendung 4: Kurzgeschichte der Besuche mit Besprechungen Listet die Besuche und Besprechung SPP-Sätze für den aktuellen Bearbeiter auf (für den aktuellen Tag oder Monat). Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Tragen Sie als Parameter "showMeetingSPP=1;" ein. Sie können optional die Parameter "showDate=1;" (wenn Sie das Datum auch anzeigen wollen) oder "txtCaption=2;" (für die Besuche pro Woche) definieren. Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 oder 2 definiert, mit dem zusätzlichen Infobereich

Besprechung SPP Position:

Besprechung SPP Position:

Anwendung 5: Kurzgeschichte der Besuche mit Besprechungen und Muster Dieser Report ist eine Kombination aus den Anwendungen 3 und 4. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein. Tragen Sie als Parameter "showSample=1;showMeetingSPP=1;" ein. Sie können auch optional die Parameter "showDate=1;" (wenn Sie das Datum auch anzeigen wollen) oder "txtCaption=2;" (für die Besuche pro Woche) definieren. Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 3 und 4 definiert.

Kapitel 14 Reports

313

UpdateReport_ProductFS.xslt (nur Version FS) Parameter: stylesheet

Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_white.css.

imagepath

Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink

1 = Links für protocol.exe anzeigen.

ShowInfoHeader

1 = Kopfzeile mit Feldnamen anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet gibt einen Überblick über die Produkte, die einer Person zugeordnet sind (z.B. Versicherung, Bank). Wählen Sie die interessanten Felder aus den Produkt-Infobereichen aus. Texte wie z.B. "Versicherung" sind nur für Englisch und Deutsch enthalten und müssen für andere Sprachversionen ergänzt werden. Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Aktuelle Ebene" oder "Aktueller Datensatz" gesetzt sein. Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Person:

Konto:

Bausparen:

Kredit:

314

Benutzerhandbuch update.seven win

Vermögenswerte:

Dienstleistung:

Personen-Versicherung:

KFZ – Versicherung:

NKP – Versicherung:

Wertpapier – Titel:

Wertpapier – Depot:

Anmerkung: welches Feld hier exportiert wird, ist nicht wichtig.

Firma:

Vertrag:

315

KAPITEL 15

Andere Infobereiche und Funktionen Bearbeiter zuordnen Wenn Sie im Infobereich Bearbeiter in den entsprechenden Feldern den Firmen- und Personenschlüssel eintragen, wird der Firma ein Bearbeiter zugeordnet. Bei update.seven web wird die dem Bearbeiter zugeordnete Firma und Person bei der Anmeldung eindeutig identifiziert. Mit einem Trigger ist es außerdem möglich, Daten zwischen Bearbeitern und Firmen auszutauschen, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.

Ortetabelle Um die Adresseingabe zu erleichtern, werden der Ort und die Telefonvorwahlen automatisch anhand des Landes und der Postleitzahl eingetragen.

Um die Ortetabelle mit Daten zu erfassen, haben Sie folgende Möglichkeiten: •

Import

•

Manuelle Neuanlage im Infobereich Ort (Modul Wartung)

•

Bei Neuanlage einer Firma: Wenn in der Ortetabelle kein entsprechender Datensatz gefunden werden kann und der Bearbeiter diese Daten selbst einträgt, wird in der Ortetabelle ein entsprechender Datensatz neu angelegt und ab nun verwendet. Die Ortetabelle ist also "selbstlernend". Wenn jedoch bereits ein Datensatz in der Ortetabelle existiert, wird dieser durch die Adresseinträge in der Datenbank nicht mehr verändert.

Auf gleiche Weise wird die Landesvorwahl aus der Ländertabelle übernommen. In der Ortetabelle finden Sie noch eine Reihe weiterer Felder (z. B. Von Block-Nr., Bis Block-

Nr.), die ebenfalls automatisch übernommen werden können.

316

Benutzerhandbuch update.seven win

Organigramm Das Organigramm bietet einen Überblick über die Ansprechpartner einer Firma, wahlweise geordnet nach Priorität, Akquisitionsstatus, Abteilung oder Position.

Sie finden Informationen über Kontakthäufigkeiten und Anzahl der Mailings. Darüber hinaus können Sie durch Ziehen mit der Maus die Ordnungskriterien der Personen verändern, d. h. zum Beispiel eine Person vom Akquisitionsstatus "Cold" auf "Interessent" setzen.

Sperren Sperre Aktivität Sowohl im Infobereich Firma als auch im Infobereich Person steht Ihnen das logische Feld Sperre Aktivität zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Feldes können Sie Firmen und/oder Personen von Aktivitäten sperren. Wenn dieses Feld aktiviert wird, wird diese Firma/Person bei Aktivitäten nicht berücksichtigt. Damit können Sie zum Beispiel Daten von Freunden oder Konkurrenten in der Datenbank führen, ohne zu riskieren, dass ihnen teures Werbematerial zugesandt wird oder sie die Analysen verzerren. Anmerkung: Aktivitätssperre einer Firma bedeutet, dass automatisch auch alle Personen dieser Firma von Aktivitäten ausgeklammert sind. Wenn für alle Personen einer Firma die Aktivitätssperre gilt und die Option Generieren (z. B. bei Kontakten oder Mailings) gewählt wird, werden die Termine firmenbezogen generiert.

Sperre Selektion Mit dem Feld Sperre Selektion können Sie Firmen und/oder Personen von Selektionen ausschließen, Ö Sperre Aktivität auf Seite 316. Anmerkung: Eine Sperre im Infobereich Firma wird nur dann wirksam, wenn Sie bei der Selektion eine Bedingung für den Infobereich Firma aktivieren. Ebenso wird eine Sperre im Infobereich Person nur dann wirksam, wenn Sie eine Selektion im Infobereich Person aktivieren. Insbesondere bewirkt eine Sperre einer Firma nicht, dass die Personen dieser Firma automatisch von Selektionen gesperrt sind.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

317

Firmen und Personen zusammenführen update.seven bietet Ihnen die Möglichkeit, Inkonsistenzen innerhalb der Datenbank auf einfache Weise zu bereinigen. Wenn Sie z. B. eine Firma oder eine Person in der Datenbank als Dublette entdecken, können Sie mit der Menüoption Bearbeiten Æ Firmen/Personen zusammenführen diese Dublette beseitigen. Dabei wird eine der beiden Firmen bzw. Personen gelöscht, und die Daten werden vereint. Falls Konflikte auftreten, können Sie auf Feldebene bestimmen, welchen Wert Sie behalten wollen. Alle abhängigen Daten (Infobereich Kontakt, Notiz, etc) werden dabei kopiert. Voraussetzung für diese Bearbeitung der Datenbank ist, dass Sie berechtigt sind, die "falsche" Firma bzw. Person zu löschen. Im Beispiel ist die Firma "Secundo AG" zweimal erfasst:

Die Dublette mit dem Synonym "secundo falsch" soll gelöscht werden.

Zusammenführen von Firmen Um Firmen zusammenzuführen:

1

Suchen Sie die Firma, die Sie löschen möchten. Diese Firma wird im Folgenden Quellfirma genannt.

2

Wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ Abgleich Firma. Eine Liste der Firmen mit ähnlichen Namen wird angezeigt. Anmerkung: Wenn die gefundene Firma keine Dublette zur Quellfirma ist, sondern z. B. zum gleichen Konzern gehört, können Sie auch über das Kontextmenü eine Beziehung anlegen.

3

Wählen Sie im Kontextmenü der Firma, die Sie behalten möchten, die Option Die Firmennummer und Firmengruppe werden automatisch übernommen:

Zusammenführen.

Anmerkung: Verwenden Sie immer Großbuchstaben, wenn die Firmengruppe Buchstaben enthält. Beim Mischen von Groß- und Kleinbuchstaben kann es zu Problemen beim Zusammenführen kommen, da die abhängigen Infobereiche nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können.

4

Wählen Sie das Optionsfeld Zusammenführen Firma, und bestätigen Sie mit OK. Das Zusammenführen wird gestartet.

318

Benutzerhandbuch update.seven win

5

Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie über den Fortschritt des Zusammenführens informiert werden. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, bei Konflikten zu entscheiden, welche Daten Sie behalten möchten.

6

Danach werden im unteren Teil des Dialogfelds die Daten der Quellfirma und der Zielfirma angezeigt.

7

Sie können nun in der Spalte Aus Quelle auf Feldebene auswählen, welchen Wert Sie übernehmen möchten. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden in jedem Fall die Felder der Zielfirma behalten. Wenn Sie ein Feld aus der Quellfirma übernehmen möchten, klicken Sie für dieses Feld in die Spalte Aus Quelle. Die Auswahl wird mit einem Häkchen angezeigt. Wenn Sie erneut in die Spalte klicken, wird das Häkchen entfernt, und das Feld ist nicht mehr ausgewählt.

8

Klicken Sie auf Zusammenführen. Nun beginnt update.seven, die Personen der Quellfirma in der Zielfirma zu suchen. Wenn in beiden Firmen dieselben Personen vorhanden sind, haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie beim Zusammenführen der Firma.

9

Wenn Sie entscheiden, dass zwei Personen identisch sind, klicken Sie auf die Schaltfläche

Zusammenführen. Dabei können Sie, wie bei der Firma, auf Feldebene bestimmen, welche Felder behalten werden sollen.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

10

319

Wenn update.seven eine falsche Kombination anbietet, wählen Sie die Schaltfläche

Ablehnen.

Danach gibt in der Zielfirma sowohl die Personen der Zielfirma als auch die Personen der ehemaligen Quellfirma:

Anmerkung: Ein Zusammenführen von Firmen ist nur dann zu empfehlen, wenn es sich um Dubletten in der Datenbank handelt. Wenn dagegen z. B. zwei Firmen fusioniert (zusammengeschlossen) werden, sollte geklärt werden, ob es wirklich wünschenswert ist, alle Zusatzinformationen zu mischen, oder ob nicht statt dessen Beziehungen angelegt werden sollen, Ö Beziehungen auf Seite 322.

Zusammenführen von Personen Das Zusammenführen von Personen funktioniert wie bei Firmen.

Anmerkung: Verwenden Sie immer Großbuchstaben, wenn die Firmen- oder Personengruppe Buchstaben enthält. Beim Mischen von Groß- und Kleinbuchstaben kann es zu Problemen beim Zusammenführen kommen, da die abhängigen Infobereiche nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können. Ein Zusammenführen von Personen ist nur dann zu empfehlen, wenn es sich um Dubletten in der Datenbank handelt. Wenn eine Person die Firma wechselt, empfiehlt es sich, die Person in der neuen Firma neu anzulegen, und einen entsprechenden Beziehungsdatensatz zwischen den beiden anzulegen. Im anderen Fall würden auch alle Zusatzinformationen (Kontakte, Mailings, Aktivitäten etc.) dieser Person zu der neuen Firma mitgenommen werden, was in den meisten Fällen nicht zweckmäßig ist.

Konfliktlösung und Protokoll Wenn Sie Zusatzinformationen zu Firmen und Personen angelegt haben, erhält die Zielfirma sowohl die bisherigen Zusatzinformationen als auch die Zusatzinformationen der Quellfirma. Gleiches gilt für die Zielperson. Es kann dabei in einzelnen Fällen zu Konflikten kommen. Für Notizen, die keine Kontaktnotizen sind, gilt beispielsweise, dass Sie pro Person in der Datenbank und pro Bearbeiter jede Notizart nur einmal an einem Tag erfassen dürfen. Anders ausgedrückt setzt sich der eindeutige Schlüssel einer solchen Notiz wie folgt zusammen: Figr+Finr+Pgr+Pnr+Datum+Bearbeiter+Notizart. Wenn nun bei einer Quellperson und Zielperson derselbe Bearbeiter am gleichen Tag eine Notiz der gleichen Notizart erfasst hat, so unterscheiden sich diese Notizen vor dem Zusammenführen nur durch den Firmen- und Personenschlüssel. Wenn beim Zusammenführen beide Datensätze zur Quellperson übernommen würden, wären die Schlüssel identisch. Nachdem dies nicht zulässig ist, können Sie diesen Konflikt auf Feldebene bereinigen.

320

Benutzerhandbuch update.seven win

Sie erhalten außerdem im Dialogfeld rechts oben Informationen über den Ablauf des Zusammenführens. Bei Konflikten sehen Sie dort jenen Infobereich blau markiert, bei dem der Konflikt auftritt (in diesem Fall Notiz).

Problemfälle Wenn es in einer bestimmten Konstellation wiederholt zu Problemen beim Zusammenführen kommt, können Sie die betreffenden Daten mit den abhängigen Daten in eine Textdatei exportieren. Die Dateien können dann importiert werden, Ö Import und Export im Administratorhandbuch 1. Im folgenden Fall können z. B. Daten nicht zusammengeführt, sondern müssen exportiert werden: Umfragen am gleichen Tag mit dem gleichen Fragebogen bei beiden Firmen/Personen.

Beispiel Sie möchten zwei Firmen abgleichen, für die am selben Tag eine Umfrage mit dem gleichen Fragebogen erstellt wurde.

1

Gehen Sie wie in Ö Zusammenführen von Firmen auf Seite 317 beschrieben vor.

2

Wenn Sie nun im Dialogfeld Zusammenführen auf die Schaltfläche Zusammenführen klicken, wird folgende Meldung angezeigt:

3

Bestätigen Sie die Meldung mit OK, und wählen Sie nun die Schaltfläche Export. Sie erhalten eine update.seven-Fehlermeldung. Die Umfragedatensätze wurden jedoch in eine Textdatei im Verzeichnis ..\user\frm als mergeXY.txt gespeichert, wobei XY für die ID des Infobereichs steht.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

321

Zusätzlich werden auch alle abhängigen Informationen exportiert: Im Fall der Umfrage die Daten aller Umfrage-Responses zu dieser Umfrage. In der Textdatei werden alle Felder des Infobereichs getrennt durch das Zeichen | gespeichert, und eine Zeile enthält einen Datensatz. Die Abbildung zeigt die Textdatei mergeU1.txt für eine Umfrage.

Diese Datei kann nun bei Bedarf importiert werden, Ö Import im Administratorhandbuch 1. Anmerkung (nur für die Branchenversion OTC): Sie können auch Firmen zusammenführen, für die POS mit gleichem Datum angelegt wurden, Ö Point of Sale im Handbuch Business Logic OTC.

Vorgangsweise bei Systemabsturz Wenn es während des Zusammenführens (z. B. durch Unterbrechung der Netzwerkverbindung) zu einem Absturz von update.seven kommt, können Sie das Zusammenführen fortsetzen:

1

Starten Sie update.seven neu.

2

Beginnen Sie erneut mit dem Zusammenführen der gewünschten Firma/Person. Eine Meldung wird angezeigt, dass es während des Zusammenführens zu einem Fehler gekommen ist. Sie werden aufgefordert, die Fortsetzung des Zusammenführens zu bestätigen.

3

Wenn Sie die Meldung bestätigen, können Sie nun an der Stelle mit dem Zusammenführen fortfahren, an der Sie vorher unterbrochen wurden.

Bei einer Unterbrechung des Zusammenführens werden die entsprechenden Daten temporär und nicht lesbar in der Datei merge.sav im Verzeichnis ..\user\frm\ gespeichert. Anmerkung: Löschen Sie diese Datei nicht manuell, da sie nach erfolgreichem Zusammenführen automatisch entfernt wird.

Zusammenführen auf Notebooks Auf Notebooks müssen spezielle Vorkehrungen getroffen werden, damit alle Daten, die von der Firma/Person abhängig sind, korrekt zusammengeführt und vollständig kommuniziert werden. Wenn bei einer Quellfirma auf dem Notebook nicht alle abhängigen Daten vorhanden sind, darf diese Firma nicht zusammengeführt werden, da die Daten sonst bei der Kommunikation verloren gehen. Aus diesem Grund sollte das Zusammenführen von Firmen auf Notebooks nicht erlaubt sein, wenn Firmen nicht alle abhängigen Daten auf dem Notebook zur Verfügung haben. In diesem Fall sollte das Löschen von Firmen/Personen oder die Menüoption Bearbeiten Æ Firmen/Personen zusammenführen per Desktop gesperrt werden.

322

Benutzerhandbuch update.seven win

Personen mit einer anderen Firma verknüpfen Wenn Sie eine Person mit einer anderen Firma verknüpfen möchten (ohne Abgleich mit den Personen bei dieser Firma), ändern Sie dazu nur bei der Person den Firmenschlüssel (Felder Figr und Finr) auf den Schlüssel der neuen Firma und löschen den Personenschlüssel (Felder Pgr und Pnr). Die Person ist dann mit allen Zusatzinformationen von der anderen Firma abhängig. Anmerkung: Falls die Person bereits kommuniziert wurde, bleibt bei der ursprünglichen Firma ein gelöscht markierter Datensatz zurück, damit die Löschung der Person bei der ursprünglichen Firma auch an die anderen Stationen kommuniziert wird. Diese Art des Zusammenführens kann auf einfache Weise automatisiert werden, z. B. indem nach der Neuanlage einer Beziehung von einem gewissen Typ zwischen einer Person und einer Firma über einen Trigger der Firmenschlüssel der verknüpften Firma in den Personendatensatz kopiert und der Personenschlüssel gelöscht wird.

Verknüpfen von identischen Personen Personen werden generell als Ansprechpartner in einer Firma angelegt. Wenn eine Person in mehreren Firmen tätig ist, wird sie deshalb in update.seven mehrfach erfasst. Es gibt die Möglichkeit, diese Personendatensätze einheitlich zu verwalten. Eine der Personen wird als Hauptperson definiert, und die anderen Personendatensätze werden über den Externen Schlüssel der Hauptperson miteinander verknüpft. Im Modul Rechte kann definiert werden, ob Änderungen in Feldern einer der Personen auf die anderen Personen übertragen werden. Dabei können Sie festlegen, welche Felder des Infobereichs Person synchronisiert werden sollen. Details zur Synchronisation der Personendatensätze sowie der Bedeutung für die Kommunikation finden Sie unter Ö Identische Personen verknüpfen im Administratorhandbuch 1 und Kommunikationsformat im Administratorhandbuch 2. Die Anzeige abhängiger Daten kann Ihr Administrator über Workflows definieren. So kann bestimmt werden, ob nur die Zusatzinformationen der Person in einer Firma oder auch die Zusatzinformationen der verknüpften Personen angezeigt werden sollen.

Beziehungen Beziehungen werden in update.seven verwendet, um Hierarchien und Netzwerke zwischen Firmen und Personen zu erfassen. Bei der Angebotslegung z. B. ist es oft hilfreich, in die Gestaltung der Preispolitik der Mutteroder Tochtergesellschaft oder der Vertriebspartner Einblick zu haben. Mit update.seven können Sie: •

Beziehungen zwischen Firmen und Personen speichern (Mutter- und Tochtergesellschaft, Vertriebspartner, Lieferanten, Konkurrenten, Personen, die in mehreren Firmen arbeiten, etc.)

•

Gegenbeziehungen automatisch anlegen

•

Hierarchien grafisch darstellen

•

Zwischen zwei Firmen oder Personen, die miteinander in Beziehung stehen, per Mausklick wechseln

•

Umsatzkonsolidierungen für Firmen durchführen, die miteinander in Beziehung stehen

Folgende Infobereiche erleichtern Ihnen die Erfassung und Verwaltung von Beziehungen: •

Beziehung: Hier können Sie Beziehungen zwischen Firmen und/oder Personen erfassen. Beispiel: Die Firma DBF ist die Tochter der Firma BF International. Thomas Berger ist sowohl im Aufsichtsrat der Firma DBF als auch Vorstandsvorsitzender der Firma BF International.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

•

323

Beziehungs-Level: Hier definieren Sie Beziehungen und Gegenbeziehungen. Beispiel: Die Firma DBF ist die Tochter der Firma BF International, während die Firma BF International die Mutter der Firma DBF ist.

• •

Beziehungshierarchie: Hier erhalten Sie einen Überblick über das Beziehungsgeflecht von

Firmen bzw. Personen.

K. Beziehung (Konzernbeziehung): Hier können Sie Beziehungen zwischen Firmen erfassen. Dieser Infobereich bietet jedoch nur einen Teil der Funktionalität von Beziehungen. Beispiel: Die Firma DBF ist die Tochter der Firma BF International.

Beziehungen anlegen Um Beziehungen anzulegen:

1

Wechseln Sie zur Firma oder Person, von der aus Sie die Beziehung anlegen möchten.

2

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Beziehung.

3

Wählen Sie im Menü Daten aus, ob Sie personenbezogen oder firmenbezogen arbeiten möchten. Diese Optionen stehen Ihnen auch über die Schaltfläche Verfügung.

(Abhängigkeit) zur

o

Mit der Option firmenbezogen legen Sie eine Beziehung zur Firma an.

o

Mit der Option personenbezogen legen Sie eine Beziehung zur Person an.

4

Wählen Sie die Schaltfläche Neu, um eine neue Beziehung anzulegen.

5

Wählen Sie in den Feldern Beziehungsart, Beziehung und Geschäftsbereich je einen Katalogwert aus. Mit diesen Werten wird über den Infobereich Beziehungslevel die Gegenbeziehung ermittelt.

6

Im Feld Person identisch können Sie angeben, ob zwei Personen identisch sind.

7

Wenn Sie das Feld Umsatzkonsolidierung auswählen, wird die Zielfirma bei der Umsatzkonsolidierung der Ausgangsfirma erfasst.

8

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen im Feld Firma oder im Feld Person, und suchen Sie die Zielfirma bzw. -person, Ö Suchen auf Seite 56.

9

Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und bestätigen Sie mit OK (oder doppelklicken Sie auf den gewünschten Datensatz). Sie kehren in den Infobereich Beziehung zurück, und die Daten der gewählten Zielfirma/-person werden angezeigt.

324

Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Wenn Sie zuerst eine Firma suchen (und finden) und nachträglich mit der Option Suche Person im Kontextmenü suchen, so sucht update.seven nur unter den Personen dieser Firma.

10

Wenn Sie die Beziehung speichern, werden Sie gefragt, ob Sie eine Gegenbeziehung anlegen wollen. Wenn Sie mit Ja bestätigen, erfassen Sie auch eine Beziehung von der Zielfirma/-person zur Ausgangsfirma/-person. Anmerkung: Ihr Administrator kann im Desktop festlegen, ob diese Frage gestellt wird, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Diese Beziehung wird gemäß dem Eintrag im Infobereich Beziehungslevel erfasst.

Zusätzlich können Sie bei der Beziehung noch eine Reihe von Zusatzinformationen eintragen (Text usw.). Da die Daten der Zielfirma/-person im Infobereich Beziehung nicht nochmals gespeichert werden, können Sie sie hier auch nicht bearbeiten. Wenn Sie jedoch auf die Option Laden im Kontextmenü klicken, gelangen Sie zum entsprechenden Datensatz. Anmerkung: update empfiehlt, das Bearbeiten der Felder Beziehungsart, Beziehung und Geschäftsbereich in den Rechten zu sperren, da die Änderungen nicht auf die Gegenbeziehung übertragen werden können (Ö Rechtemodul im Administratorhandbuch 1). Wenn Sie eine Beziehung löschen, wird die Gegenbeziehung ebenfalls gelöscht.

Gegenbeziehungen definieren Im Infobereich Beziehungslevel definieren Sie die Gegenbeziehung zu einer Beziehung.

Wenn ein Beziehungslevel wie im Bild oben definiert wurde, erhält die Gegenbeziehung automatisch die Beziehungsart "Konz. Beziehung" und die Beziehung "Tochter". Umgekehrt erhält die Beziehung "Tochter" automatisch "Mutter" als Gegenbeziehung. Mit dem Feld Level können Sie definieren, welche Beziehungstypen Teil einer Hierarchie sind (Ö Beziehungshierarchie auf Seite 325), und welche Firma die Zentrale der Hierarchie ist: •

Bei allen Beziehungen, die keine Hierarchie darstellen (Partnerschaften) bleibt das Feld

Level leer.

•

Bei Beziehungen, die von der Zentrale aus angelegt werden (oberste Ebene der Hierarchie), ist der Wert 1; der Wert der Gegenbeziehung ist 2.

•

Bei weiteren Hierarchieebenen ist der Wert der oberen Ebene immer um 1 niedriger als die der nächsten Ebene. Bei der zweiten Ebene (Ebene unter der Zentrale) ist der Level somit 3 für die Beziehung und 4 für die Gegenbeziehung.

Anmerkung: Weil Beziehungslevel-Datensätze immer paarweise angelegt werden, sollten diese Datensätze nicht mehr geändert werden. Wenn Sie eine Neudefinition vornehmen wollen, löschen Sie vorher die beiden alten Datensätze. Der Infobereich Beziehungslevel wirkt sich nur auf jene Gegenbeziehungen aus, die im Infobereich Beziehung angelegt werden. Gegenbeziehungen, die im Infobereich K.Beziehung angelegt werden, sind dabei nicht relevant.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

325

Beziehungshierarchie Mit der Menüoption Info Æ Beziehungshierarchie erhalten Sie einen Überblick über alle Firmen, die mit einer Firma über Beziehungen mittelbar oder unmittelbar verbunden sind. •

Konzernbeziehungen sind eine hierarchische Form der Beziehung: Es gibt eine oberste Ebene bzw. Zentrale, von der aus sich die Konzernstruktur baumartig nach unten verzweigt.

•

Partnerschaften sind nicht hierarchisch aufgebaut, sondern bilden ein Netzwerk gleichberechtigter Partner ohne eine Zentrale. Ausgehend von der aktuellen Firma werden alle Partnerschaften angezeigt. Anmerkung: Ihr Administrator kann festlegen, welche Informationen zu den Firmen und Personen in der Baumansicht angezeigt werden (z.B. Ort, Umsatz usw.), Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Verzweigungen ein- und ausblenden Um Verzweigungen in der Beziehungshierarchie ein- und auszublenden: •

Klicken Sie auf ein Pluszeichen, um alle untergeordneten Einträge einer Zeile anzuzeigen.

•

Klicken Sie auf das Minuszeichen, um die Verzweigung wieder auszublenden.

•

Gegenbeziehungen werden ausgeblendet, wenn sie sich auf die Firma beziehen, die in der Baumansicht übergeordnet ist. Mit der Kontextmenüoption Gegenbeziehungen ein/ausblenden können Sie alle Gegenbeziehungen einblenden, um z. B. zu kontrollieren, ob sie korrekt erfasst wurden.

Firmen und Personen laden Um Firmen und Personen zu laden:

1

Wählen Sie die Menüoption Info Æ Beziehungshierarchie.

2

Doppelklicken Sie auf eine Firma, um diese Firma zur Ausgangsfirma zu machen. Sie können auch auf diese Firma klicken (ein roter Rahmen wird angezeigt) und anschließend die Kontextmenüoption Laden wählen.

3

Um alle Personen zu einer Firma anzuzeigen bzw. zu einer Person der Firma zu wechseln, wählen Sie im Kontextmenü Person. Wählen Sie eine Person aus und klicken Sie auf OK.

Darstellung der Hierarchie Die Beziehungshierarchie wird wie folgt angezeigt: •

Die Zentrale wird ganz oben im Baum angezeigt.

•

Die Firma, von der aus Sie die Beziehungshierarchie aufgerufen haben, ist die Startfirma. Sie wird fett hervorgehoben.

•

Alle Firmen, die zum gleichen Konzern wie die Startfirma gehören, werden blau angezeigt

•

Alle Firmen, die eine direkte oder indirekte Beziehung zur Startfirma besitzen, aber nicht zum gleichen Konzern gehören, werden schwarz angezeigt (z. B. Partnerkonzerne).

326

Benutzerhandbuch update.seven win

Beispiel Der Konzern Mother Superior hat zwei Filialen, German Baby und Austrian Baby.

Kreisbeziehungen Wenn Kreisbeziehungen bestehen (A ist Partner von B, B ist Partner von C, C ist Partner von A), muss eine Firma mehrmals dargestellt werden. Eine Darstellung davon ist die Hauptinstanz, die anderen sind Duplikate und werden mit * gekennzeichnet. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Hauptinstanz, um von den Duplikaten zur Hauptinstanz zu wechseln. Bei Duplikaten werden keine weiteren Beziehungen angezeigt. Bei der Hauptinstanz werden alle weiteren Beziehungen angezeigt, außer die Beziehung zu der Firma, die im Baum direkt über der Hauptinstanz dargestellt wird. Dies beinhaltet auch die Beziehungen zu jenen Firmen, unter denen die Duplikate angezeigt werden. So können an einer Stelle im Baum alle Beziehungen zu dieser Firma dargestellt werden.

Beispiel Die Firma Extra SA hat sowohl eine Partnerschaft mit der Zentrale (Transporter GmbH) als auch mit einer Vertriebsfirma (Pizani): Zwischen der Zentrale, dem Vertriebspartner und der Firma Extra SA besteht ein Kreis von Beziehungen.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

327

Beispiel: Hierarchien und Partnerschaften Im folgenden Beispiel wurde der Konzern Quick erfasst, mit: •

Zentrale in Österreich

•

Landesorganisationen in mehreren Ländern

•

Zweigstellen in diesen Ländern

Dabei werden folgende Beziehungen erfasst: •

Von der Zentrale zu den Landesorganisationen: Konzern / hat als Landesorganisation (bzw. von Landesorganisation zu Zentrale: ist Landesorganisation von)

•

Von den Landesorganisationen zu den Zweigstellen: Konzern / hat als Zweigstelle (bzw. von Zweigstelle zu Landesorganisation: ist Zweigstelle von)

Das Beispiel zeigt die Beziehungen von der Zentrale, einer Landesorganisation sowie einer Zweigstelle. Zentrale: Beziehungen zu Landesorganisationen

Landesorganisation: Beziehung zur Zentrale und zu Zweigstellen

Zweigstelle: Beziehung zur Landesorganisation

328

Benutzerhandbuch update.seven win Wählen Sie im Infobereich Beziehung die Kontextmenüoption Übersicht, um zur Beziehungshierarchie zu gelangen. Hier werden (je nach Einstellungen) alle direkten bzw. indirekten Beziehungen angezeigt, die es zur Ausgangsfirma bzw. -person gibt; in diesem Fall den Konzern Quick Services International:

Anmerkung: Ihr Administrator kann festlegen, welche Informationen zu den Firmen und Personen in der Baumansicht angezeigt werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. In diesem Beispiel wurden nur die Konzernbeziehungen dargestellt. Außerdem werden zu jeder Firma der Name und der Ort angezeigt.

Konzernbeziehung Im Infobereich Konzernbeziehung können Sie gegenseitige Beziehungen zwischen zwei Firmen erfassen:

1

Wechseln Sie zur Ausgangsfirma.

2

Wählen Sie die Menüoption Info Æ K.Beziehung.

3

Legen Sie mit der Schaltfläche Neu eine neue Beziehung an.

4

Im Feld Beziehung wählen Sie die Art der Beziehung aus einem Katalog aus.

5

Öffnen Sie das Kontextmenü durch Rechtsklick in die Maske und wählen Sie Firma suchen. Die Firmensuche wird geöffnet.

6

Wenn Sie den gewünschten Datensatz gefunden haben, klicken Sie entweder auf OK oder doppelklicken Sie auf den Datensatz der Firma.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

329

Sie gelangen wieder in den Infobereich K.Beziehung, und die Daten der gewählten Zielfirma werden angezeigt. Die Daten der Zielfirma im Infobereich Konzernbeziehung können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch über die Option Firma laden im Kontextmenü zur Zielfirma wechseln und sie dort bearbeiten.

7

Speichern Sie.

8

Bestätigen Sie, dass die Gegenbeziehung von der Zielfirma zur Ausgangsfirma erfasst werden soll.

9

Wählen Sie eine Beziehungsart für die Gegenbeziehung aus.

Anmerkung: Der Infobereich Beziehungslevel wirkt sich nur auf Gegenbeziehungen aus, die im Infobereich Beziehung angelegt wurden (und nicht im Infobereich Konzernbeziehung).

Zusatzinformationen zu Firma und/oder Person Ext. Firmenschlüssel Dieser Infobereich dient der Abbildung von eindeutigen Firmenschlüsseln in anderen Systemen und kann als Abgleichkriterium beim Import herangezogen werden.

Ext. Personenschlüssel Dieser Infobereich dient der Abbildung von eindeutigen Personenschlüsseln in anderen Systemen und kann als Abgleichkriterium beim Import herangezogen werden. Nur in der Branchenversion OTC: Außerdem wird der Externe Firmenschlüssel für die Vererbung von Listungen verwendet, Ö Listungen im Handbuch Business Logic OTC.

Interesse In diesem Infobereich können Sie verschiedenste Interessen von Firmen bzw. Personen abbilden, wobei die Interessen nach Interessensgruppen wie z. B Infomaterial oder Hobbies geordnet werden können.

Mailing In diesem Infobereich erhalten Sie einen Überblick über alle Briefe, die der betreffende Ansprechpartner im Rahmen von Mailingaktionen erhalten hat, sowie die entsprechende Reaktion darauf. Mailings werden für die Vertriebssteuerung im Infobereich Betreuung berücksichtigt. Wenn Sie Mailings im Rahmen von Aktivitäten generieren, so wird der Inhalt des Feldes

Einzelkosten aus Aktivität in Mailing übernommen. Ebenso wird die Währung der Aktivität

übernommen.

Im Infobereich Mailing können Sie einem Mailing eine Aktivität zuordnen: Wenn Sie in das Feld Akt.-StNr. (Aktivitäts-Stationsnummer) oder in das Feld Akt.-Nr. (Aktivitätsnummer) doppelklicken, öffnet sich das Dialogfeld Suche Aktivität. Die Suche lässt sich mit den Suchkriterien Aktivität, Aktivitätsvariante, Stufe, Aktivitätsnummer und Datum einschränken. Sie haben zwar die Möglichkeit, die Felder Akt.-StNr. und Akt.-Nr.manuell (ohne Auswahl im Dialogfeld Suche Aktivität) auszufüllen, in diesem Fall wird jedoch keine Verknüpfung zum Infobereich Aktivität hergestellt.

330

Benutzerhandbuch update.seven win Zusätzlich können Sie auch auf das Symbol Suchen im Feld Æ Aktivität (Maskenzusatz) klicken, um die Suchmaske für den Infobereich Aktivität zu öffnen und eine Aktivität zu suchen, Ö Suchen auf Seite 56.

Notiz In diesem Infobereich können Sie Informationen abbilden, die in strukturierter Form nicht erfasst werden können, z. B. Wegbeschreibungen in Textform.

Zusatzadresse In diesem Infobereich können Sie zusätzliche Adressen erfassen, wie z. B. Rechnungs- oder Lieferadressen. Diese Adressen können auch für Serienbriefe verwendet werden. Sie können je Firma und Adressart nur eine Zusatzadresse eintragen. Zusatzadressen können auch mit Objekten verknüpft werden, Ö Objekte im Handbuch Business Logic BTB.

Arbeitsaufträge Verwenden Sie Arbeitsaufträge, wenn Sie kundenbezogene Aufgaben für ein Team von Bearbeitern und für einen bestimmten Zeitrahmen festlegen möchten.

So können Sie zum Beispiel für Firmen und Personen, die regelmäßig angerufen oder besucht werden und die im Rahmen dieser Kontakte gezielt Informationen erhalten sollen, Arbeitsaufträge erstellen. Im Gegensatz zum Infobereich Aufgaben ist ein Arbeitsauftrag immer an eine Firma/Person gebunden. Zusätzlich wird im Arbeitsauftrag vermerkt, welcher Bearbeiter die Aufgabe zu welchem Zeitpunkt ausgeführt hat.

Arbeitsauftrag und Aktivität Arbeitsaufträge können auch im Rahmen von Aktivitäten generiert werden, wobei bei der Aktivität automatisch eine Statistik über diese Arbeitsaufträge geführt wird, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182. Wenn ein Arbeitsauftrag mit einer Aktivität verknüpft ist, können Sie mit der Option Aktivität

laden im Kontextmenü direkt zur betreffenden Aktivität wechseln.

Verknüpfung mit Workflow oder Trigger Ein Arbeitsauftrag kann außerdem mit einem Workflow oder Trigger verknüpft werden, der mit der Option Ausführen im Kontextmenü direkt aus dem Infobereich Arbeitsauftrag gestartet wird.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

331

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Arbeitsauftr. Typ die entsprechende Option.

Wenn Sie eine Option gewählt haben, können Sie nun im Feld Arbeitsauftr. Format das gewünschte Workflow- oder Triggerformat auswählen.

Aktuelle Arbeitsaufträge anzeigen Wenn Sie für eine Firma und Person alle Arbeitsaufträge anzeigen möchten, die gerade aktuell sind, d. h. für die ein Arbeitsauftr. Start kleiner oder gleich dem aktuellen Datum sowie ein Arbeitsauftr. Ende größer oder gleich dem aktuellen Datum gilt, wählen Sie die Kontextmenüoption Aktive. Damit werden alle aktuellen Arbeitsaufträge aufgelistet. Um danach wieder alle Arbeitsaufträge für eine Firma anzuzeigen, wählen Sie die Option Alle. Alle anderen Bedingungen, die Sie möglicherweise für den Infobereich Arbeitsauftrag zuvor aktiviert haben, sind nach der Auswahl der Option Alle oder Aktive nicht mehr gültig. Tipp: Stellen Sie mit der Kontextmenüoption Alle sicher, dass alle Datensätze angezeigt werden. Sie können z. B. auch einen Desktop festlegen, in dem beim Öffnen des Infobereichs Arbeitsauftrag automatisch die Bedingung Aktive ausgewählt ist, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Arbeitsauftragsübersicht Im Infobereich Arbeitsauftragsübersicht können alle Arbeitsaufträge mit den dazugehörigen Firmen/Personen angezeigt, geändert und gelöscht werden. Sie erhalten damit einen Überblick über alle noch offenen Arbeitsaufträge.

Mit Hilfe der Kontextmenüoptionen Firma laden und Aktivität laden können Sie direkt zur betreffenden Firma bzw. Aktivität gelangen.

Arbeitsaufträge zur Aktivität generieren Arbeitsaufträge können im Rahmen von Aktivitäten generiert werden. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass die Felder Arbeitsauftr. Start und Arbeitsauftr. Ende im Infobereich Aktivität Einträge enthalten. Beim Generieren von Arbeitsaufträgen werden folgende Felder aus der Aktivität in den Arbeitsauftrag übernommen: •

Akt.-StNr. und Akt.-Nr (Stationsnummer und Laufnummer der Aktivität)

•

Aktivität, Stufe, Variante

•

Arbeitsauftrag-Start und -Ende

•

Arb.Auftr.Gruppe

•

Arbeitsauftrags-Typ (leer, Workflow, Trigger)

•

Arbeitsauftrags-Format (Workflow- bzw. Trigger-Format)

•

Arb.Auftr.-Dok.

•

Priorität

•

Umfr.Frageb.

•

Umfr.Datum

332

Benutzerhandbuch update.seven win

Arbeitsauftrag zu Firma/Person anlegen Um einen Arbeitsauftrag anzulegen:

1

Wechseln Sie zur gewünschten Firma/Person.

2

Öffnen Sie den Infobereich Arbeitsauftrag über das Symbol Arbeitsauftrag in der Symbolleiste oder mit die Menüoption Info Æ Arbeitsauftrag.

3

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und geben Sie die gewünschten Informationen zum Arbeitsauftrag ein.

4

Wenn Sie einen manuell erstellten Arbeitsauftrag nachträglich einer Aktivität zuordnen möchten, doppelklicken Sie in das Feld Akt.-Nr. (Aktivitätsnummer) oder Akt.-StNr (Aktivitäts-Stationsnummer). Das Dialogfeld Suche Aktivität wird geöffnet, mit dem Sie den Arbeitsauftrag einer bestimmten Aktivität zuordnen können, Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164. Zusätzlich können Sie auch auf das Symbol Suchen im Feld Æ Aktivität klicken, um die Suchmaske für den Infobereich Aktivität zu öffnen und eine Aktivität zu suchen, Ö Suchen auf Seite 56.

Info 1, Info 2 und Info 3 Die Infobereiche Info 1, Info 2 und Info 3 stehen zur Verfügung, um beliebige zusätzliche Daten zu Firmen und Personen anzulegen. Sie können in diesen Infobereichen z. B. Verträge oder persönliche Daten abbilden. Diese Infobereiche enthalten viele Freifelder, mit denen Ihr Administrator Masken Ihren Bedürfnissen entsprechend konfigurieren kann. Mit den Infobereichen Info 1 - Übersicht, Info 2 - Übersicht und Info 3 - Übersicht können Sie diese Informationen firmenunabhängig anzeigen. Um z. B. Info 1 als unabhängigen Bereich zu nutzen, können alle Datensätze an die gleiche Firma gehängt werden (typischerweise die eigene Firma). Dies ist mit Vorgabewerten leicht zu realisieren. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Desktop im Administratorhandbuch 2. In der Branchenversion BTB können Sie die Infobereiche Info 1, Info 2 und Info 3 auch mit Objekten verknüpfen, Ö Objekte im Handbuch Business Logic BTB.

Internet-Interessent Der Infobereich Internet-Interessent wurde speziell für update.seven web eingerichtet. Hier werden Firmen- und Personendaten von Besuchern der Website eingespielt.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

333

Internet-Interessenten können nachträglich manuell in den Infobereich Firma und Person übernommen werden.

Kunden generieren Wenn Sie einen Internet-Interessenten in die Datenbank aufnehmen, findet ein Abgleich mit den bestehenden Firmen und Personen statt. Um einen Internet-Interessenten in die Datenbank aufzunehmen:

1

Wechseln Sie zu dem Interessentendatensatz, den Sie als Firma oder Person aufnehmen möchten.

2

Wählen Sie die Kontextmenüoption Kunden generieren. Die Ebene Firma+Person wird im Neuanlagemodus geöffnet.

3

Ändern oder ergänzen Sie gegebenenfalls die Daten, und speichern Sie.

Wenn es in der Datenbank ähnliche oder identische Firmen und Personen gibt, gelangen Sie in den Abgleichmodus. Wenn die betroffene Firma bereits in der Datenbank existiert, klicken Sie auf die Schaltfläche

Gefunden.

Wenn die Firma neu aufgenommen werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Die Schlüssel werden in beiden Fällen standardmäßig in der Ebene Firma+Person generiert und in den Infobereich Internet-Interessenten und die davon abhängigen Infobereiche übernommen, können aber auch manuell oder per Workflow kopiert werden, Ö Schlüsseltabelle im Handbuch Business Logic Ihrer Branchenversion. Ab diesem Zeitpunkt sind die vom Internet-Interessenten abhängigen Infobereiche sowohl von der Firma und Person als auch vom Internet-Interessenten abhängig. Anmerkung: Einem Internet-Interessenten kann nur eine Firma und Person zugeordnet werden. Umgekehrt können einer Firma und Person jedoch beliebig viele InternetInteressenten zugewiesen werden. Nachträgliche Änderungen der Datensätze von Firma, Person oder Internet-Interessent werden nicht in den jeweils anderen Infobereich übernommen. Dies kann bei Bedarf über Trigger realisiert werden.

Abhängige Infobereiche zu Internet-Interessenten Die vom Internet-Interessenten abhängigen Infobereiche dienen dazu, einerseits das Surfverhalten auf der Website mitzuverfolgen, und andererseits dem Interessenten auf ihn zugeschnittene Informationen zukommen zu lassen. Folgende Infobereiche sind vom Internet-Interessenten abhängig: •

Homepage-Hits

•

Interesse des Internet-Interessenten

•

Kommentar des Interessenten

•

Nachrichten an den Interessenten

•

Konfiguration für den Internet-Interessenten

•

Hits-Statistik

Pro Infobereich gibt es zwei Ebenen: eine, die vom Infobereich Internet-Interessent abhängig ist (zu öffnen über das Kontextmenü) und eine, die von der Ebene Firma+Person abhängt (zu öffnen über das Menü Info). Sie können den Desktop auch so einstellen, dass alle Ebenen über die Symbolleiste oder das Menü Info geöffnet werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Aus dem Infobereich Internet-Interessent können Sie mit der Kontextmenüoption Kunden laden zum zugeordneten Datensatz in der Ebene Firma+Person wechseln.

334

Benutzerhandbuch update.seven win Andererseits können Sie aus der Ebene Firma+Person über das Menü Info oder die Symbolleiste den Infobereich Internet-Interessent laden. Dabei wird automatisch der erste gefundene Internet-Interessent zur betreffenden Firma und Person angezeigt. Bei jenen Internet-Interessenten, die bereits in die Ebene Firma+Person übernommen wurden, können Sie diese Informationen auch als Selektionskriterien verwenden. Anmerkung: Internet-Interessenten können nur dann kommuniziert werden, wenn sie einer Firma oder Person zugeordnet sind. Findet zwischen Versionen mit Infobereich InternetInteressent und Versionen ohne Infobereich Internet-Interessent eine Kommunikation statt, sollten keine Interessentendatensätze kommuniziert werden. In diesem Fall ist die Kommunikation nur zwischen Versionen innerhalb der gleichen Release und des gleichen Service-Packs durchführbar.

Nachrichten und Kommentare verknüpfen (update.seven web) Um bei einer Nachricht (bei Ihren Informationen für den Interessenten) den betreffenden Kommentar (die Reaktion des Interessenten) und/oder bei einem Kommentar die Nachricht miteinander zu verknüpfen, tragen Sie wechselseitig den Schlüssel des einen Infobereichs in den anderen Infobereich ein, d. h. bei einem Kommentar tragen Sie die Stationsnummer und die Laufnummer einer Nachricht ein und bei einer Nachricht die Stationsnummer und die Laufnummer des Kommentars.

Hits-Statistik (update.seven web) In vielen Fällen ist es nicht notwendig, jeden einzelnen Hit einer Seite aufzuzeichnen (wie im Infobereich Homepage Hits). Im Infobereich Hits-Statistik können Sie festhalten, welcher Interessent welche Seiten (Feld Interessensgruppe und Interesse) wie oft (Feld Login-Anzahl) und wann zuletzt (Feld Letztes Login) besucht hat.

Konfiguration für den Internet-Interessenten (update.seven web) Im Infobereich Konfiguration für den Internet-Interessenten können Sie für einen InternetInteressenten eine Konfiguration definieren. Damit können Sie beispielsweise die Startseite und die Farbeinstellungen festlegen. Dieser Infobereich ist abhängig vom Infobereich Firma und Person.

Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen

335

Überblick Internet-Interessent Die Verbindungen in diesem Diagramm gelten nur, wenn der Infobereich Internet-Interessent über die Option Kunden generieren im Kontextmenü einer Firma zugeordnet wurde.

Laden von Internet-Interessenten Wenn Sie mit update.seven web arbeiten, können Sie aus der Ebene Firma+Person oder aus einem davon abhängigen Infobereich (über das Menü Info oder die Symbolleiste) in den Infobereich Internet-Interessent wechseln. Wenn Sie die in einem Dialogfeld angezeigte Frage "Interessenten laden?" mit Ja beantworten, wird der erste gefundene Interessent zur betreffenden Firma und Person angezeigt.

336

Benutzerhandbuch update.seven win

Event-Tabelle Im unabhängigen Infobereich Event-Tabelle werden die für eine Zielgruppe relevanten Events angezeigt, wobei die Eventkriterien mit den Werten der Firma oder Person verglichen werden.

In den Feldern Startdatum und Enddatum wird der gewünschte Zeitraum festgelegt. Über die Kontextmenüoption Event-Kriterien gelangen Sie in den Infobereich Event-Kriterien, wo Sie der Event-Tabelle beliebig viele Datensätze zuordnen können. Folgende Katalogfelder stehen Ihnen zur Verfügung: Interessensgr., Interesse, Land, Gebiet,

Branche, Akquis.

Damit wird jedem Event ein Firmen- oder Personenprofil zugeordnet. Verwenden Sie diesen Infobereich mit update.seven web oder mit einem Workflow. Anmerkung: Findet zwischen Versionen mit Infobereich Event-Tabelle und Versionen ohne Infobereich Event-Tabelle eine Kommunikation statt, sollten keine Eventdatensätze kommuniziert werden. In diesem Fall ist die Kommunikation nur zwischen Versionen innerhalb der gleichen Release und des gleichen Service-Packs durchführbar.

Aktivitäten und Events Jeder Event kann einer Aktivität zugeordnet werden und einer Aktivität können beliebig viele Events zugeordnet werden, Ö Aktivitäten auf Seite 160. Die Zuordnung ist vor allem für update.seven web nützlich: Jedem Event können über die Kontextmenüoption Event-Kriterien Kriterien zugeordnet werden. Anhand dieser Kriterien können z. B. jedem Besucher der Website Events zugeordnet werden. Im Infobereich Event-Tabelle haben Sie die Möglichkeit, einem Event eine einzige Aktivität zuzuordnen: Wenn Sie in das Feld Akt.-StNr. (Aktivitätsstationsnummer) oder in das Feld Akt.Nr. (Aktivitätsnummer) doppelklicken, wird das Dialogfeld Suche Aktivität angezeigt. Die Suche lässt sich mit den Suchkriterien Aktivität, Aktivitätsvariante, Stufe, Aktivitätsnummer und Datum einschränken. Alternativ können Sie auch auf das Symbol Suchen im Feld Æ Aktivität klicken, um eine Aktivität zu suchen. Sie haben zwar die Möglichkeit, die Felder Akt.-StNr. und Akt.-Nr.manuell (ohne Auswahl im Dialogfeld Suche Aktivität auszufüllen, in diesem Fall wird jedoch keine Verknüpfung zum Infobereich Aktivität hergestellt. Beim Löschen einer zuordneten Aktivität wird der Event nicht gelöscht.

337

KAPITEL 16

Tastaturbefehle Tastaturbefehle für Masken und Listen Tasten

Zustand

Modus

Aktion

Maske, Liste

Ansicht

Datensatz nach oben

Maske

Bearbeitung

Vorhergehendes Feld, wenn nicht mehrzeiliges Textfeld oder Listenfeld

Liste

Bearbeitung

Vorhergehende Zeile

Maske, Liste

Ansicht

Datensatz nach unten

Maske

Bearbeitung

Nächstes Feld, wenn nicht mehrzeiliges Textfeld oder Listenfeld

Liste

Bearbeitung

Nächste Zeile

Maske, Liste

Ansicht

Vorhergehender Datensatz in Vorgängerebene

Maske, Liste

Bearbeitung

Vorhergehendes Zeichen im Textfeld

Maske, Liste

Ansicht

Nächster Datensatz in Vorgängerebene

Maske, Liste

Bearbeitung

Nächstes Zeichen im Textfeld

Ansicht

Datensatz nach oben

Maske

Bearbeitung

Vorhergehendes Feld, bei mehrzeiligem Textfeld markieren

Liste

Bearbeitung

Vorhergehende Zeile

Maske, Liste

Ansicht

Datensatz nach unten

Maske

Bearbeitung

Nächstes Feld, bei mehrzeiligem Textfeld markieren

Liste

Bearbeitung

Nächste Zeile

Umschalt+Nach-links Maske, Liste

Bearbeitung

Markieren des vorhergehenden Zeichens innerhalb des Textfelds

Umschalt+Nachrechts

Maske, Liste

Bearbeitung

Markieren des nächsten Zeichens innerhalb des Textfelds

Strg+Nach-links

Maske, Liste und horizontale Blätterleiste vorhanden

Ansicht

Blättern des Fensterinhalts nach links

Strg+Nach-rechts

Maske, Liste und horizontale Blätterleiste vorhanden

Ansicht

Blättern des Fensterinhalts nach rechts

Pfeiltasten: Nach-oben

Nach-unten

Nach-links

Nach-rechts

Umschalt+Nach-oben Maske, Liste

Umschalt+Nachunten

338

Benutzerhandbuch update.seven win

Tasten

Zustand

Modus

Aktion

Strg+Nach-oben

Maske, Liste und vertikale Blätterleiste vorhanden

Ansicht

Blättern des Fensterinhalts nach oben

Maske

Bearbeitung

Vorhergehender Datensatz

Liste

Bearbeitung

Vorhergehender Datensatz bzw. vorhergehende Zeile

Maske, Liste und vertikale Blätterleiste vorhanden

Ansicht

Blättern des Fensterinhalts nach unten

Maske

Bearbeitung

Nächster Datensatz

Liste

Bearbeitung

Vorhergehender Datensatz bzw. nächste Zeile

Strg+Umschalt+Nach Maske. Liste und -links horizontale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Fensterinhalts nach links

Strg+Umschalt+Nach Maske, Liste und -rechts horizontale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Fensterinhalts nach rechts

Strg+Umschalt+Nach Maske und vertikale -oben Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Fensterinhalts nach oben

Strg+Umschalt+Nach Maske und vertikale -unten Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Fensterinhalts nach unten

Alt+Nach-unten

Fokus in Textfeld mit Schaltfläche Hilfe

Bearbeitung

Gleicher Effekt wie Doppelklick im Textfeld oder Klicken auf die Schaltfläche Hilfe

TAB

Maske, Liste

Bearbeitung

Nächstes Feld

Umschalt+TAB

Maske, Liste

Bearbeitung

Vorhergehendes Feld

Bild-auf

Liste

Ansicht, Bearbeitung

Seite nach oben blättern

Bild-ab

Liste

Ansicht, Bearbeitung

Seite nach unten blättern

Strg+Bild-auf

Maske und vertikale Blätterleiste vorhanden

Ansicht

Fensterinhalt um eine Seite nach oben blättern

Liste

Ansicht, Bearbeitung

Seite nach oben blättern

Maske und vertikale Blätterleiste vorhanden

Ansicht

Fensterinhalt um eine Seite nach unten blättern

Liste

Ansicht, Bearbeitung

Seite nach unten blättern

Strg+Umschalt+Bild- Maske und vertikale auf Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Fensterinhalt um eine Seite nach oben blättern

Strg+Umschalt+Bild- Maske und vertikale ab Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Fensterinhalt um eine Seite nach unten blättern

Strg+Nach-unten

Tabulator:

Bild-auf, Bild-ab:

Strg+Bild-ab

Kapitel 16 Tastaturbefehle

Tasten

339

Zustand

Modus

Aktion

Maske, Liste

Bearbeitung

Nächstes Feld, wenn nicht in einem mehrzeiligem Textfeld

Sonstige: Eingabetaste

Schaltfläche Abbrechen in Kopfzeile

Esc F6

Freie Maske

Ansicht, Bearbeitung

Wechsel zwischen Blöcken (z.B. Wechsel zwischen Firma und Person in der freien Maske, Oberfläche Æ Freie Maske

Tastaturbefehle für Tabellen Tasten

Zustand

Modus

Aktion

Bearbeitung

Zeile nach oben

Bearbeitung

Fokus in letztes editierbares Feld der Maske

Bearbeitung

Zeile nach unten

Aktuelle Zeile ist letzte Zeile der Tabelle

Bearbeitung

Fokus in erstes editierbares Feld der Maske

Fokus auf Textfeld in Tabelle

Bearbeitung

Vorhergehendes Zeichen im Textfeld

Fokus nicht auf einem Textfeld in Tabelle

Bearbeitung

Vorhergehendes Feld in Tabelle

Fokus auf Textfeld in Tabelle

Bearbeitung

Nächstes Zeichen im Textfeld

Fokus nicht auf einem Textfeld in Tabelle

Bearbeitung

Nächstes Feld in Zeile

Strg+Nach-links

horizontale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Spalte nach links

Strg+Nach-rechts

horizontale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Spalte nach rechts

Strg+Nach-oben

vertikale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Zeile nach oben

Strg+Nach-unten

vertikale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Zeile nach unten

Strg+Umschalt +Nach-links

horizontale Blätterleiste vorhanden und Fokus in einem Textfeld

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Spalte nach links

horizontale Blätterleiste vorhanden und Fokus in einem Textfeld

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Spalte nach rechts

Pfeiltasten: Nach-oben Aktuelle Zeile ist 1. Zeile der Tabelle Nach-unten

Nach-links

Nach-rechts

Pfeiltasten: Strg+Umschalt +Nach-rechts

340

Benutzerhandbuch update.seven win

Tasten

Zustand

Modus

Aktion

Strg+Umschalt +Nach-oben

vertikale Blätterleiste vorhanden und Fokus in einem Textfeld

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Zeile nach oben

Strg+Umschalt +Nach-unten

vertikale Blätterleiste vorhanden und Fokus in einem Textfeld

Blättern des Tabelleninhalts um eine Zeile nach unten

Tabulator: TAB

Bearbeitung

Nächstes editierbares Feld in Zeile

Umschalt+TAB

Bearbeitung

Vorhergehendes editierbares Feld in Zeile

Bild-auf, Bild-ab: Strg+Bild-auf

vertikale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Seite nach oben

Strg+Bild-ab

vertikale Blätterleiste vorhanden

Bearbeitung

Blättern des Tabelleninhalts um eine Seite nach oben

Eingabetaste

Feld ist Kontrollkästchen

Bearbeitung

Feld markieren oder Markierung löschen

Feld ist weder Textfeld noch Kontrollkästchen

Bearbeitung

Gleicher Effekt wie Mausklick

Feld ist Kontrollkästchen

Bearbeitung

Feld markieren oder Markierung löschen

Bearbeitung

Wechsel zwischen Masken- und Listenansicht

Sonstige: Leertaste F6

Wenn die Maske, in der die Tabelle steht, nicht im Bearbeitungsmodus ist, erfolgt keine Verarbeitung der Tastatureingaben durch die Tabelle.

Blöcke mit Registerkarten Taste

Zustand

Modus

Aktion

Pfeiltasten: Alt+Nach-oben

Fokus auf einer Ansicht, Registerkarte am oberen, Bearbeitung unteren oder linken Blockrand

Vorhergehenden Block anzeigen bzw. letzten Block, wenn Fokus auf erstem Block steht

Alt+Nach-unten

Fokus auf einer Ansicht, Registerkarte am oberen, Bearbeitung unteren oder linken Blockrand

Nächsten Block anzeigen bzw. ersten Block, wenn Fokus auf letztem Block steht

Alt+Nach-links

Fokus auf einer Ansicht, Registerkarte am oberen Bearbeitung oder unteren Blockrand

Vorhergehenden Block anzeigen bzw. letzten Block, wenn Fokus auf erstem Block steht

Alt+Nach-rechts

Fokus auf einer Ansicht, Registerkarte am oberen Bearbeitung oder unteren Blockrand

Nächsten Block anzeigen bzw. ersten Block, wenn Fokus auf letztem Block steht

Kapitel 16 Tastaturbefehle

Taste

Zustand

Modus

Aktion

TAB

Fokus auf einer Registerkarte am linken oder oberen Blockrand

Ansicht

Nächsten Block anzeigen bzw. ersten Block, wenn Fokus auf letztem Block steht

Umschalt+TAB

Fokus auf einer Registerkarte am linken oder oberen Blockrand

Ansicht

Vorhergehenden Block anzeigen bzw. letzten Block, wenn Fokus auf erstem Block steht

Ansicht, Bearbeitung

Macht entsprechenden Block sichtbar

341

Tabulator:

Hotkeys: Alt+Buchstabe

im Bearbeitungsmodus wird Fokus auf erstes Feld im Block gesetzt

Sonstige Tastaturbefehle Taste

Zustand

Modus

Aktion

F2

Integrierte Ansicht

Wechsel in nächste Ebene

Umschalt+F2

Integrierte Ansicht

Wechsel in vorhergehende Ebene

Strg+Umschalt+Buch stabe

Abkürzungstasten für Symbolleiste

F3

Wechsel in integrierte Ebene oder als eigenes Fenster

F4

Ebene integriert

Aktuelle Ebene schließen

Alt+Strg+Buchstabe

Schaltfläche in Maske, Einträge im Kontextmenü

Strg+Einfg

Ansicht

Schaltfläche Markieren in Kopfzeile

F6

Maske mit Analysefenster

Wechsel zwischen Analyse und Maske

F11

update.seven phone installiert

Anruf entgegennehmen

F12

update.seven phone installiert

Anruf beenden

Umschalt+Alt+ Pos1

Fokus auf die erste Schaltfläche in der Maske setzen

Alt+Nach-links

Aktivieren der Schaltfläche Zurück in der Funktionsleiste

Alt+Nach-rechts

Aktivieren der Schaltfläche Vorwärts in der Funktionsleiste

Taste Application

Öffnen des Kontextmenüs in der Maske/Liste

Strg+Taste Application

Öffnen des Kontextmenüs der Kopfzeile (für die aktive Ebene)

342

Benutzerhandbuch update.seven win

Taste

Zustand

Modus

Aktion

Strg+Umschalt+Taste Application

Öffnen des Kontextmenüs der Symbolleiste

Strg+Alt+Taste Application

Öffnen des Kontextmenüs der Funktionsleiste

Strg+Buchstabe

Aktivieren der Schaltflächen der Kopfzeile (für die aktive Ebene)

F5

Aktivieren der Schaltfläche Aktualisieren in der Funktionsleiste

Alt+Einfg

Aktivieren der Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste

F7

Ein-/Ausklappen der Kopfzeile

343

Index A Abgleich von Datensätzen • 52 Aggregierungen • 271 Aktive Benutzer • 8 Aktivitäten • 160 Bearbeiter • 165 Datensätze manuell zuordnen • 187 Definieren • 162 Durchführung • 166 Felder • 162 Felder (Aktivitätsdurchführung) • 166 Generieren • 182 Kontextmenü • 163 Löschen • 164 Nachbearbeiten • 186 Planen • 162 Response-Erfassung • 187 Sperre • 316 Stadien • 161 Suchen • 164 Typen • 161 Vorlagen • 189 Zielgruppe • 175 Zusatzinformationen • 165 Aktivitätsprotokoll • 179 Aktivitäts-Responses • 173 Aktivitätsstatistik • 179, 188 Allgemeine Einstellungen • 39 Analysen • 267 Aggregierungen • 271 Einfache Analysen • 267 Komplexe Analysen • 275 Kontext • 274 Quadranten-Ansicht • 280 Skalierungen • 272 Zeitachsen-Ansicht • 282 Ändern Passwort • 8 Sprache • 8 Anmeldung • 7 Ansicht • 17 Allgemeine Einstellungen • 39 Integrierte • 28 Termine • 128 Anzeige konfigurieren • 39 Arbeitsaufträge • 330 Arbeitsflächen • 44 Definieren • 44 Laden • 46 Menüoptionen • 47 Speichern • 44 Standard • 44 Symbole • 47 Assistent • 157 Aufbau der Datenbank • 4 Aufgaben • 104

Anlegen • 104 Bearbeiter • 108 Felder • 105 Kontextmenü • 107 Löschen • 110 Projekte • 108 Übergeben • 110 Verschieben • 109 Auswertung • 201 Autoselektion • 252

B Bearbeiten • 54 Bearbeiter Katalog • 36 von Aktivitäten • 165 Zuordnen • 315 Bedingungen • 71 Aktivieren • 75 Autofilter • 76 Datumsfelder • 75 Definieren • 71 Laden • 75 Bedingungen in E-Mails • 173 Beenden • 7 Benutzer Aktive • 8 Bezeichnungen • 3 Beziehung • 322 Anlegen • 323 Gegenbeziehung • 324 Hierarchie • 325 Infobereich • 322 Konzernbeziehung • 328 Kreisbeziehungen • 326 Blättern • 50

D Daten übergeben • 231 Datenabgleich • 52 Datenbank Abhängige Infobereiche • 5 Aufbau • 4 Daten Firma • 4 Daten Person • 5 Unabhängige Infobereiche • 5 Datensätze anzeigen • 49 Datumsfelder • 31 DDE-Server • 231 Designer • 154 Dokumentation • 2 Dokumente aus einem Datensatz heraus öffnen • 224 Dokumentfelder • 209 Dokumentverwaltung • 203 Dokumente bearbeiten • 206

344

Index

Dokumente einem Datensatz zuordnen • 207 Dokumente löschen • 209 Dokumente über die Dokumentübersicht einbinden • 206 Dokumente und Einzelbriefe • 210 Infobereiche • 203 OLE-Objekte erzeugen • 205 Standarddokumente erzeugen • 204 Dokumentverzeichnisse • 224 Drucken • 77 Druckmodul • 79 Menübefehl • 77 Durchführung von Aktivitäten • 166

E Einfache Analysen • 267 Einführung Bezeichnungen • 3 Schreibweise • 2 Einstellungen Allgemein • 39 Farben • 39 Kalender • 142 Kalender (Oberflächeneinstellungen) • 133 Kopfzeile definieren • 42 Laden • 8 Marketing-Kalender • 160 Einstiegsseite • 9 Einzelbrief • 220 E-Mail E-Mail-Programme • 225 Erinnerungen • 113 Für alle Teilnehmer • 113 Für sich selbst • 114 Im Vordergrund anzeigen • 115 Kontextmenü • 116 Popup-Fenster • 116 Etikettformate • 213 Event-Tabelle • 336 Ext. Firmen Schlüssel • 329 Ext. Personen Schlüssel • 329

F Farben • 39 Favoriten • 70 Fehlzeiten • 110 Felder Datum • 31 Katalog • 33 Mussfelder • 38 Telefon • 38 Feldtypen • 30 Firmen Daten • 4 Zusammenführen • 317 Fixe Kataloge • 34 Fixe Masken • 22 Formate • 86 Fragebogen • 191 Freie Kataloge • 34 Freie Masken • 23 Fremdprodukte • 213

DDE-Server • 231 Dokument aus Datensatz öffnen • 224 E-Mail-Programme • 225 Etikettformate • 213 Tabellenkalkulation • 221 Textverarbeitung • 213 Funktionsleiste • 12

G Grundfunktionen • 49 Bearbeiten • 54 Blättern • 50 Datensätze anzeigen (Grundfunktionen) • 49 Drucken • 77 Formate • 86 Neuaufnahme • 50 Suche • 56

H Hierarchische Kataloge • 37 Hyperlinks • 20 Hyperlinks für Aktivitäts-Responses • 173

I Infobereiche Akt.-Durchführung • 166 Aktivitäten • 162 Anordnung anzeigen • 29 Aufgaben • 105 Ausgliedern (Infobereiche) • 28 Dokumente • 203 Eingliedern (Infobereiche) • 29 Fehlzeiten • 111 Formate • 86 Größe ändern • 29 Kampagne • 151 Kontaktbeteiligung • 102 Name • 14 Schließen • 30 Stammdaten • 5 Umfrage • 199 Verschieben • 30 Integrationsansicht • 28 Schaltflächen • 30 Interesse • 329 Internet-Interessent • 332 Abhängige Infobereiche • 333 Kunden generieren • 333

K Kalender • 127 Ansichtsoptionen • 133 Ländereinstellungen • 139 Marketing-Kalender • 157 Termineinstellungen • 132 Terminüberschneidungen • 139 Vordefinierte Ansichten • 135 Kampagnen • 143, 150 Aktivität nachträglich einer Kampagne zuordnen • 187 Anlegen • 150

Index Assistent • 157 Beispielkampagne • 143 Designer • 154 Felder • 151 Inaktive Felder • 153 Marketing-Kalender • 157 Mit Vorlage anlegen • 152 Ohne Vorlage anlegen • 152 Planung • 151 Vorlagen • 189 Katalog Bearbeiter • 36 Fixe • 34 Hierarchische • 37 Neue Einträge • 38 Öffnen • 37 Variable • 34 Wartung • 38 Katalogfelder • 33 Komplexe Analysen • 275 Konfiguration Anzeige • 39 Einstellungen definieren • 42 Kontextmenü • 18 Kopfzeile definieren • 42 Symbolleiste • 43 Kontakte • 99 Aktivitäten • 103 Bearbeiter • 100 Eigene • 100 Firmen/Personen hinzufügen • 102 Kalender • 103 Kampagnen • 103 Löschen • 103 Ressourcen • 100 Übergeben • 103 Verschieben • 102 Kontaktmanagement • 99 Kontextmenü Einstellungen definieren • 42 Für Aufgaben • 107 Für Erinnerungslisten • 116 Größe verändern • 19 Konfiguration • 18 Meldungen • 123 Minimieren • 19 Öffnen • 18 Position verändern • 19 Schließen • 19 Termine • 132 ToDo-Listen • 118 Vorgängermaske • 20 Konzernbeziehung • 328 Kopfzeile Definieren • 42 Infobereiche • 14

L Laden Letzte Einstellungen • 8 Leisten Funktionen • 12

Menü • 12 Menüleiste • 12 Symbol • 12 Titel • 11 Letzte Einstellungen laden • 8 Listen • 25 Bearbeiten • 27 Definieren • 25 Optionen • 27 Spaltenbreite • 26 Spaltenposition • 26 Tastaturbefehle • 337 Logfile • 179 Löschen • 55 Datensatz • 55 Firma • 55 Kommunikation • 55 Person • 55

M Mailing • 329 Marketing-Kalender • 157 Einstellungen • 160 Fortschritte/Erfolge • 159 Schaltflächen • 159 Masken • 22 Ansichtsoptionen • 25 Fixe • 22 Freie • 23 Tastaturbefehle • 337 Vorgänger • 20 Zusatz • 24 Meldungen • 122 Aktivitäten • 125 Erzeugen • 123 Im Vordergrund anzeigen • 124 Kontextmenü • 123 Popup-Fenster • 125 ToDo-Eskalation • 126 Menü Befehle • 12 Einträge für Arbeitsflächen • 47 Kontext • 18 Leiste • 12 Mischen der Serien-E-Mail • 172 mmSMS.ini • 175 Mussfelder • 38

N Navigator • 90 Neuaufnahme • 50 Firma • 51 Person • 51 Privatperson • 52 Vorgaben • 53 Zusatzinfos • 53 Neue Funktionen • 1 Notiz • 330 Numerische Felder • 31

O Oberfläche • 11

345

346

Index

Öffnen Kontextmenü • 18 Navigator • 90 Organigramme • 316 Ortetabelle • 315

P Passwort • 8 Personen Abgleich • 52 An andere Firma hängen • 322 Daten • 5 Identische Personen verknüpfen • 322 Neuaufnahme • 51 Zusammenführen • 319 Planung (TM) • 180 Protokoll • 179 Protokolldatei • 180

Q Quadranten-Ansicht • 280

R Referenzen • 21 Reports • 295 Anzeige in update.seven • 298 Definition des Reportformats • 295 Erstellen • 297 Stylesheets • 301 Tabellenkalkulation • 298 XML-Format • 300 Response • 178, 187

S Schaltflächen Funktionsleiste • 13 Integrationsansicht • 30 Kopfzeile • 15 Marketing-Kalender • 159 Tagesübersicht • 141 Schnitt- und Vereinigungsmengen • 253 Schreibweise • 2 Selbstlernende Ortetabelle • 315 Selektionen • 235 Aktivitäten • 247 Aktualisieren • 242 Autoselektion • 252 Bearbeiten • 243 Bedingungen ändern • 241 Definieren • 235 Drucken • 247 Durchführen • 242 Erweitert • 259 Kopieren • 246 Laden und speichern von Selektionsbedingungen • 241 Löschen • 247 Schnitt- und Vereinigungsmengen • 253 Senden • 246 Sperre • 316 Variable Selektionen • 248

Verknüpfen • 241 Serienbriefe erstellen • 216 Serien-E-Mail • 172, 174 Sortieren • 68 Felder • 69 Indizes • 70 Klicken auf Kopfzeile • 68 Spaltenbreite • 26 Spaltenposition • 26 Sperren Aktivität • 316 Selektion • 316 Sprache • 8 Stammdaten Firma • 4 Person • 5 Unabhängige Infobereiche • 5 Standarddokumente Aus DB exportieren • 207 Bearbeiten • 206 Erzeugen • 204 Starten • 7 Statistik • 179 Suche • 56 Beispiele • 64 Firma • 59 Person • 59, 63 Starten • 56 Suchmaske • 58 Suchoptionen • 61 Telefonnummern und E-Mail-Adressen • 63 Symbole Für Arbeitsflächen • 47 Symbolleiste • 12 Konfigurieren • 43

T Tabellenkalkulation • 221 Tagesübersicht • 140 Einstellungen • 142 Kleiner Kalender • 130 Schaltfllächen • 141 Tastaturbefehle • 337 Telefonfelder • 38 Telemarketing-Planung (nur Version BTB) • 180 Termine Anlegen • 131 Ansichten • 128 Art • 129 Bearbeiten • 131 Blättern • 128 Dauer • 129 Einstellungen • 132 Kalender • 127 Kleiner Kalender • 130 Kontextmenü • 132 Löschen • 131 Mehrtägig • 130 Mit Tastatur markieren • 128 Übergeben • 139 Verschieben • 131 Verteilen • 136

Index Textfelder • 31 Textverarbeitung • 213 Einzelbrief • 220 Etikettformate • 213 Serienbriefe • 216 Titelleiste • 11 TM-Planung • 180 ToDo-Liste • 117 Aktivitäten • 122 Aufgaben • 120 Eskalation • 125 Fehlzeiten • 121 Felder • 118 Kontakte • 119 Kontextmenü • 118

U Übergabefelder • 91 Umfragen • 191 Aktivitäten • 202 Auswertung • 201 Fragebogen • 191 Fragen und Antworten • 192 Kontakt • 202 Kopieren • 202 Umfragen in Serien-E-Mails • 174 Unabhängige Infobereiche Stammdaten • 5 update.seven Anmeldung • 7 Beenden • 7 DDE-Server • 231 Einstellungen laden • 8 Einstiegsseite • 9 Farben • 39 Feldtypen • 30 Fremdprodukte • 213 Oberfläche • 11 Passwort • 8 Starten • 7 update.seven server • 170

V Variable Kataloge • 34 Variable Selektionen • 248 Verknüpfung Hypertext • 20 Voreinstellung Integrierte Ansicht • 28 Vorlagen • 188 Aktivitäten • 189 Kampagnen • 189 Verwendung • 189

W Wartung (Katalog) • 38

X XML-Format • 300

Z Zeitachsen • 289 Anzeigen • 292 Definieren • 289 Zeitachsen-Ansicht • 282 Zeitfelder • 33 Zielgruppe • 175 Zusammenführen Firmen • 317 Notebooks • 321 Personen • 319 Problemfälle • 320 Systemabsturz • 321 Zusatzadresse • 330

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