Vision 2

SISTEMA ACADÉMICO SIGMA VISIÓN Versión 2.2

Colegio Particular SIGMA

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Historial de Revisión

Fecha

Versión

17/01/08

2.0

24/01/08

26/01/08

Descripción •

Revisión Inicial

•

Actualización en la definición •Analista: Quiroz del problema y Quispe, Carlos posicionamiento del producto

•

Actualización de la Introducción Actualización en los perfiles de •Analista: Quiroz usuarios Quispe, Carlos Ajustes menores en el formato de texto

2.1

2.2

Autor

• •

Colegio Particular SIGMA

•Grupo

Analistas

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Tabla de Contenido VISIÓN.......................................................................................................1 1.INTRODUCCIÓN.........................................................................................1 1.1PROPÓSITO............................................................................................1 1.2ALCANCE..............................................................................................1 1.3DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS...............................................................1 1.4REFERENCIAS..........................................................................................1 1.5VISTA GENERAL........................................................................................2 2.POSICIONAMIENTO.....................................................................................6 2.1OPORTUNIDAD 2.2DEFINICIÓN

DEL

DEL

NEGOCIO.............................................................................6

PROBLEMA..............................................................................7

2.3POSICIONAMIENTO DEL PRODUCTO........................................................................8 3.DESCRICION DE USUARIOS, CLIENTES Y STAKEHOLDERS.....................................10 4.DESCRIPCIÓN GLOBAL DEL PRODUCTO...........................................................19 4.1PERSPECTIVA DEL 4.3RESUMEN

PRODUCTO............................................................................19

DE CARACTERÍSTICAS..........................................................................21

4.4SUPOSICIONES Y

DEPENDENCIAS..........................................................................21

4.5COSTO Y PRECIO......................................................................................22 4.6LICENCIAS E INSTALACIÓN .............................................................................22 6.RESTRICCIONES.......................................................................................25 7.GAMAS DE CALIDAD..................................................................................26 8.PRECEDENCIA Y PRIORIDAD.........................................................................26 9.OTROS REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO.......................................................27 9.1ESTÁNDARES APLICABLES ..............................................................................27 9.2REQUERIMIENTOS DE AMBIENTES ........................................................................28 9.3REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA..........................................................................28 Colegio Particular SIGMA

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

10.EXIGENCIAS DE DOCUMENTACION...............................................................28

Colegio Particular SIGMA

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

VISIÓN 1. INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es recoger, analizar y definir los requerimientos y necesidades de mayor relevancia del Colegio Particular SIGMA, a partir del problema en cuestión. A partir de los

problemas actuales de la empresa, a quienes afectan y su

impacto en el negocio se propondrá una solución que satisfará las necesidades detalladas. 1.1Propósito El propósito de este documento es definir los requerimientos de mayor relevancia del Sistema Académico SIGMA en término de las necesidades de los usuarios finales. 1.2Alcance Este documento se aplica al Sistema Académico SIGMA, el cual será desarrollado por X-Consulting. Involucra toda aquella información que se considera necesaria para la construcción del Sistema. 1.3Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas •

RUP: Rational Unified Process. Metodología para describir el proceso de desarrollo de software.

•

Durante el desarrollo de este documento, se hizo uso de las palabras “Sistema en desarrollo”, la cual equivale al Sistema Académico Sigma.

1.4Referencias •

Documento de Arquitectura de Software

•

Especificaciones Suplementarias

Colegio Particular SIGMA

Pag.1

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

1.5Vista General •

Punto 2: Posicionamiento Este punto describirá el papel que cubrirá el sistema. Se especificarán los beneficios que ofrece los problemas actuales del colegio y las funciones que realizará, así como los usuarios del mismo. o Punto 2.1: Oportunidad del Negocio Explica en modo general los beneficios que ofrece el Sistema Académico Sigma para la realización de los procesos del negocio. o Punto 2.2: Definición del Problema Este punto define los problemas actuales del Colegio Sigma, las personas afectadas y sus impactos; para luego proponer una solución a estos problemas definidos. o Punto 2.3: Posicionamiento del Producto Se describirá brevemente el modo en que el Sistema participará en los procesos de negocio del centro educativo, listando sus funcionalidades y los usuarios que harán uso del mismo.

•

Punto 3: Descripción de Usuarios, Cliente y Stakeholders. Este punto describe a los usuarios, clientes y Stakeholders involucrados con el Sistema Académico Sigma. o Punto 3.1: Resumen de Stakeholders Listará

a

los

Stakeholders

involucrados.

Además

de

sus

responsabilidades pertinentes con el Sistema en desarrollo. o Punto 3.2: Resumen de Usuarios Presenta un resumen de los usuarios del Sistema identificados.

Colegio Particular SIGMA

Pág. 2

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

o Punto 3.3: Entorno de Usuario Detalla el entorno de trabajo de los usuarios identificados. Se hace mención de la cantidad de usuarios en total, las oficinas donde realizarán el acceso al sistema y la disponibilidad de acceso al mismo. o Punto 3.4: Perfil de Stakeholders Describe cada uno de los Stakeholders identificados en detalle. o Punto 3.5: Perfil de Usuarios Describe cada uno de los usuarios del Sistema identificados en detalle. o Punto 3.6: Necesidades Claves de los Stakeholders o Usuarios Lista y describe las necesidades y preocupaciones claves de los Stakeholders y usuarios. Les asigna una prioridad y propone una solución. o Punto 3.7: Alternativas y Competencia Identifica las alternativas percibidas como disponibles por los Stakeholders, así como sus fortalezas y debilidades. •

Punto 4: Descripción Global del Producto Provee una descripción general de las capacidades y características del Sistema en desarrollo desde los siguientes puntos de vista:  Perspectiva del Producto  Diagrama de Contexto  Resumen de Características  Suposiciones y Dependencias  Costo y Precio  Licencias e Instalación

Colegio Particular SIGMA

Pág. 3

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

o Punto 4.1: Perspectiva del Producto Pone al Sistema en desarrollo en una perspectiva referente al entorno de usuario donde funcionará. o Punto 4.2: Diagrama de Contexto Muestra en forma gráfica la interacción del Sistema con el usuario, mostrando los módulos que ofrecerá como respuesta a las necesidades de los usuarios. o Punto 4.3: Resumen de Características Esta sección define y describe las características del Sistema Académico SIGMA. Las características son las capacidades de alto nivel del sistema que son necesarias para entregar ventajas a los usuarios. o Punto 4.4: Suposiciones y Dependencias Lista cada uno de los factores que afectan directamente a los atributos principales del Sistema en desarrollo, y que por lo tanto afectarían a este documento. o Punto 4.5: Costo y precio Muestra el costo y precio del producto en desarrollo, así como el detalle del mismo. o Punto 4.6: Licencias e Instalación Lista las licencias requeridas para el desarrollo, instalación y funcionamiento del producto. •

Punto 5: Características del Producto Detalla las características de funcionalidad del Sistema Académico Sigma, desde el punto de vista del usuario

•

Punto 6: Restricciones

Colegio Particular SIGMA

Pág. 4

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Lista las restricciones que se tienen en cuenta para el desarrollo del Sistema Académico Sigma.

•

Punto 7: Gamas de Calidad Esta sección define las gamas de calidad con las que contará el funcionamiento del Sistema Académico SIGMA., desde los siguientes criterios:  Disponibilidad  Usabilidad  Rendimiento  Soporte  Ambiente para el desarrollo e implementación  Capacidad de mantenimiento

•

Punto 8: Precedencia y Prioridad Esta sección proporciona cierta orientación acerca de la importancia relativa de las características del sistema propuestas, listando los procesos principales (los de mayor importancia) y secundarios (los de menor importancia) del sistema.

•

Punto 9: Otros Requerimientos de Producto Detalla reuqerimientos adicionales del producto desde los siguientes puntos de vista: o Punto 9.1: Estándares aplicables Lista los estándares que se aplicará al funcionamiento del Sistema en desarrollo. o Punto 9.2: Requerimientos de Ambientes Lista los requerimientos del ambiente donde operará el Sistema en desarrollo.

Colegio Particular SIGMA

Pág. 5

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

o Punto 9.3: Requerimientos del Sistema Lista los requerimientos necesarios para el soporte, desarrollo y funcionamiento del Sistema en desarrollo. o Punto 9.4: Requerimientos de Performance Lista los requerimientos de rendimiento que debe cumplir el Sistema en desarrollo (tiempos de respuesta, tiempos de acceso y conexiones simultáneas) •

Punto 10: Exigencias de Documentación Lista la documentación obligatoria que debe presentarse junto al producto final. o Punto 10.1: Manual de Usuario Describe el contenido con el que contará el manual de usuario a entregar.

2. POSICIONAMIENTO 2.1 Oportunidad del Negocio Este sistema permitirá al Colegio SIGMA la automatización de sus procesos más importantes, como es el ingreso y mantenimiento de información, y que actualmente representa un inconveniente para la empresa. Permitirá también un mejor y más eficiente control de los diferentes procesos que se realizan, brindando una mayor rapidez en el manejo de la información así como una mejor calidad de la misma, tanto a favor de la empresa como del cliente.

Colegio Particular SIGMA

Pág. 6

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

2.2 Definición del Problema Complicaciones y largos tiempos para el control de de EL PROBLEMA

asistencias de profesores y alumnos, control de pagos de pensiones, gestión de notas y matrícula

de los

alumnos. •

Personal administrativo: o Secretaria o Director

AFECTA

•

Personal operativo: o Docentes:

•



Profesores



Tutores

Errores y largos tiempos para la realización de cálculo de notas finales.

•

Datos errados y/o desactualizados de los datos personales de alumnos y profesores

IMPACTO

•

Registros

de

asistencia

desactualizados,

redundantes y/o errados. •

Demoras para el registro de matricula.

•

Alta cantidad de documentación “en papel”.

•

Dificultades para el control de asistencias.

•

Demoras para el reporte de notas de alumnos.

•

Implementar un Sistema Académico con módulos que automatice los siguientes procesos:

•

Asistencia de alumnos y docentes

PROPUESTA DE

•

Gestión de notas

SOLUCIÒN

•

Registro de pagos

•

Generación de reportes(asistencia, notas y pagos)

•

Gestionar parte diario

•

Gestión de datos de alumnos y docentes

Colegio Particular SIGMA

Pág. 7

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

2.3 Posicionamiento del Producto •

Personal administrativo: o Secretaria o Director o Administrador de sistema

PARA: •

Personal operativo: o Docentes: 

•

Profesores

 Tutores Personal administrativo: o Secretaria:  Registra y define los cursos a dictarse en cada grado de estudio.  Registra la matricula de alumnos.  Organiza

los

calendarios

de

actividades.  Registra los docentes a planilla.  Registra los pagos de pensiones. o Director:  Gestiona las actividades del colegio,

QUIENES:

modificando, eliminando o ingresando nuevas actividades.  Realiza consultas al sistema sobre notas, pensiones y datos de alumnos. o Administrador de sistema:  Agrega nuevos alumnos en el sistema, modifica sus datos o los elimina del mismo.  Realiza mantenimiento a los usuarios del sistema. •

Colegio Particular SIGMA

Personal operativo:

Pág. 8

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

o Docentes:  Registran su asistencia al colegio. 

Profesores:  Ingresan y modifican las notas de los alumnos por rendimiento en sus cursos.  Registran la asistencia de alumnos a sus clases respectivas.  Registran las actividades realizadas en curso dictado, en el día realizado.



Tutores:  Registran las notas de conducta de los alumnos respectivos.

SISTEMA ACADEMICO SIGMA

Sistema Académico Sigma: Sistema de Software Web Local. Automatizará y mejorará la realización de los siguientes procesos:  Registro y definición de los cursos a dictarse en cada grado de estudio.  Registro de matricula de alumnos.

QUE

 Organización

de

los

calendarios

de

actividades.  Gestión de datos de alumnos.  Mantenimiento de datos de usuarios del sistema.  Gestión de notas de alumno por rendimiento en sus cursos.

NO IGUAL A:

Al sistema manual actual utilizado por el colegio, donde toda la información es guardada en hojas Excel.

Colegio Particular SIGMA

Pág. 9

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

 Facilita los registros y modificaciones de cursos a dictarse en cada grado de estudios.  Realiza la matricula de alumnos. NUESTRO

 Organiza los calendarios de actividades del año.

PRODUCTO

 Gestiona los datos de alumno.  Gestiona los datos de usuario del sistema.  Gestiona las notas de alumno por rendimiento en sus cursos.

3. DESCRICION DE USUARIOS, CLIENTES Y STAKEHOLDERS Áreas implicadas: •

Área Académica

•

Área Administrativa

•

Departamento de Control y Disciplina

•

Departamento de Contabilidad

•

Departamento de Notas

3.1 Resumen de Stakeholders Nombre

Gerente

Descripción Representante de Institución,

Responsabilidades la

establece Responsable de la aprobación y

objetivos a corto y largo financiamiento del proyecto. plazo. Encargada de supervisar el

Directora

correcto funcionamiento del Colegio.

Seguimiento del desarrollo del proyecto.

Se

encarga

de

proporcionar los requisitos y necesidades de la institución.

3.2 Resumen de Usuarios

Colegio Particular SIGMA

Pág. 10

Sistema Académico SIGMA Visión

Nombre

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Descripción

Responsabilidad

Encargada de supervisar Generará los reportes y consultas Directora

el desarrollo académico y

que considere necesario (notas,

conductual

pagos de pensiones y datos de

del

centro

educativo.

alumnos)  Registrará dictarse

Encargada Secretaría

de

la

atención a padres de familia,

docentes

y

alumnos.

los en

cursos

cada

a

año

de

matrícula

de

estudio.  Registrará

la

alumnos.  Organizará los calendarios de actividades del colegio.  Registrará a los docentes a planilla.  Registrará las notas de sus alumnos por rendimiento en

Profesor

Encargado de dictar las clases a los alumnos

su curso en el sistema.  Registrará su asistencia y la asistencia de alumnos en el sistema.  Registrará

Tutor

las

notas

de

Encargado de asesorar y

conducta de los alumnos en el

controlar a los alumnos

sistema.

en tareas y otros.

 Registrará su asistencia en el sistema.

Encargado Administrador de Sistema

de

administración

la y

manipulación de la base de datos del sistema

 Realizará el mantenimiento de datos de alumnos y profesores en el sistema.

3.3Entorno de Usuario

Colegio Particular SIGMA

Pág. 11

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

El Colegio SIGMA cuenta con una oficina de Gerencia General, la Dirección, una Oficina de Administración y Contabilidad, una Oficina de Recepción y Secretaría, un departamento Psicopedagógico, una Sala de Docentes, un Centro de Cómputo y una Oficina Auxiliar, contando con 7 computadoras en total (1 servidor de aplicaciones y base de datos, 1 réplica del servidor de aplicaciones, 4 para usuarios comunes (2 en la sala de docentes, uno en la Dirección y otro en la Oficina de Recepción) y 1 para el administrador de sistema). Los usuarios de este sistema, contarán con un nombre de usuario y contraseña para poder ingresar al mismo y de acuerdo a los privilegios que tenga cada usuario, tener acceso a aquellas partes del sistema que le competen, y por medio del cual puedan realizar sus actividades. El Sistema Académico SIGMA será instalado en todas las computadoras anteriormente

mencionadas.

Estas

computadoras

se

encontrarán

conectadas vía red de área local, pudieron ser esta accesada solamente dentro de la Institución. El sistema generará reportes de asistencia, de pagos, de notas y podrán realizar consultas, las cuales mostrarán información que ayude a la gerencia y dirección a tomar decisiones. Estos reportes podrán ser impresos o exportados desde el mismo sistema.

Colegio Particular SIGMA

Pág. 12

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

3.4Perfil de Stakeholders Gerente Representante Descripción Tipo Responsabilidad

Criterio de éxito

Ramiro Segovia Representante de la Empresa, establece objetivos a corto plazo y largo plazo. Gerente Responsable de la aprobación y el financiamiento del proyecto. Espera un Sistema Académico automatizado que pueda ser realizado dentro del presupuesto y en el tiempo previsto.

Implicaciones

Ninguna.

Comentario

Ninguno.

Directora Representante

Elena Rodríguez

Tipo

Directora.

Responsabilidad

Criterio de éxito

Supervisa el desarrollo del proyecto y proporciona los requisitos y necesidades de la institución. Espera que el sistema a implementarse mejore la imagen del colegio al automatizar las actividades de la Institución.

Implicaciones

No comentadas

Comentario

Ninguno

Colegio Particular SIGMA

Pág. 13

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

3.5Perfil de Usuarios Directora Representante

Elena Rodríguez

Tipo

Directora.

Responsabilidad

Supervisa el desarrollo del proyecto y proporciona los requisitos y necesidades de la institución. Espera que el sistema a implementarse mejore la

Criterio de éxito

imagen del colegio al automatizar las actividades de

Implicaciones Comentario

la Institución. No comentadas Ninguno

Secretaria Representante

Rosario Castillo

Tipo

Secretaria.

Responsabilidad

Encargada de la atención a padres de familia, docentes y alumnos. Un sistema automatizado que permite optimizar los

Criterio de éxito

procesos y que reduzcan el tiempo de realización de

Implicaciones Comentario

los mismos. No comentadas Ninguno

Profesor Representante

Colegio Particular SIGMA

Enrique Chumacero

Pág. 14

Sistema Académico SIGMA Visión

Tipo Responsabilidad

Criterio de éxito

Implicaciones Comentario

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Profesor de Cómputo Encargado del impartir sus conocimientos de computación a sus alumnos. Un sistema que brinda un mejor servicio a los alumnos al automatizar la mayoría de las actividades y estimular a los profesores a promover el uso de la tecnología a los alumnos. No comentadas Ninguno

Tutor Representante

Iris Centeno

Tipo

Profesora

Responsabilidad

Encargada de asesor y controlar a los alumnos en tareas y otros. Brindar un mejor servicio al automatizar el historial

Criterio de éxito

de los alumnos, por medio del cual se les pueda

Implicaciones Comentario

realizar un seguimiento mas minucioso. No comentadas Ninguno

Administrador de Sistema Representante

No definido

Tipo

Experto en Computación.

Colegio Particular SIGMA

Pág. 15

Sistema Académico SIGMA Visión

Responsabilidad Criterio de éxito Implicaciones Comentario

Colegio Particular SIGMA

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Encargado de la administración y manipulación de la base de datos del sistema Poder realizar un mantenimiento de la información rápida y eficiente. No comentadas Ninguno

Pág. 16

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 25/08/2006

3.6 Necesidades Claves de los Stakeholders y Usuarios NECESIDAD Medio para el registro y cálculo de notas por rendimiento en cursos y conducta. Medio de registro y almacenamient o de las listas de asistencia de alumnos. Medio de control de asistencia de docentes

Medio generación libretas notas.

de de de

PRIORIDAD

PREOCUPACIONES

Alta

El registro y cálculo manual de notas por rendimiento de cursos y conducta de los alumnos, toma mucho tiempo y es propicio a errores.

Media

El uso de hojas de papel para los registros de asistencia ha generado anteriormente pérdida de las listas y exceso de papelería.

Media

El conteo de faltas y tardanzas de docentes requiere de mucho tiempo y es propicio a errores,

Alta

La secretaria puede cometer errores al pasar las notas de los alumnos desde las hojas de Excel, lo cual genera confusiones y molestias con los alumnos y padres de familia.

Colegio Particular SIGMA

SOLUCION ACTUAL

SOLUCION PROPUESTA Los profesores ingresarán las notas de sus alumnos en el registro de notas del sistema, Las secretarias pasan el registro de los cuales podrán ser vistos por notas en hojas de Excel. otros usuarios con los permisos respectivos, minimizando el tiempo de proceso y las causas de errores El profesor por medio del sistema podrá registrar Las listas son guardadas en cajas de automáticamente la Asistencia cartón en un almacén junto a la de sus alumnos, pudiendo oficina del director. contar con reportes de asistencias durante todo el año Se hace uso de un cuaderno de El docente podrá registrar su asistencias de docentes con un asistencia en el sistema durante formato pre-establecido en la Sala su ingreso y salida del colegio. de docentes. Las libretas de notas son entregadas Las secretarias podrán generar por un profesor designado, el cual un reporte de Libretas, las atiende los reclamos que puedan cuales se generarán tener los alumnos. Los padres de automáticamente con las notas familia que tenga quejas sobre las ingresadas por los profesores. notas de alumnos también cuentan Lo cual será menos propicio a con acceso para conversar con los errores. profesores y/o directora del colegio.

Pag.17

Sistema Académico SIGMA Visión

Medio eficiente para el registro de cursos por grado y aula.

Baja

Medio eficiente para el registro de pagos de pensiones.

Alta

Medio para la gestión de datos personales de alumnos y docentes.

Alta

Medio para el registro del parte diario

Baja

Medio para la generación de reportes.

Media

Medio para el registro de matrícula

Alta

Versión: 2.2 Fecha: 25/08/2006

Los posibles cambios en la currícula del colegio requieren Los cursos son registrados en un de mucho tiempo para la cuaderno y llevados a hojas Excel. revisión y organización de cursos actuales.

El sistema permitirá que se registre automáticamente los cursos que se dictan por grado y aula.

El registro de pagos de pensión se Posibilidad de identificar como realiza en hojas Excel. Se entrega un “moroso” a un alumno que esté comprobante al padre de familia al día en sus pagos. después de pagar la pensión por estudios de su hijo. Se hace uso de cuadernos de registro El mantenimiento de los datos de dato de docentes y alumnos con de docentes y alumnos es un formato pre-establecido, el cual propicio a errores, y genera un se almacena en la oficina de la exceso de papelería. directora. Una revisión del parte diario de los profesores resulta tediosa para la directora del colegio. Los reportes son realizados a la hora por falta de comunicación entre docentes. Posibilidad de pérdida de registros de matrícula de algún(os) alumno(s). Posibilidad de realizar excesos de matrícula en un grado de estudios.

Colegio Particular SIGMA

Los pagos de pensión serán ingresados en el sistema, el cual será capaz de identificar a los alumnos con pagos de pensión pendientes. Se contará con una base de datos de los alumnos y docentes. El sistema permitirá modificar, eliminar y agregar un nuevo alumno o docente. El sistema permitirá que se Cada profesor al finalizar su clase automatice este ingreso de registra su parte diario en un información, el cual podrá cuaderno de partes con un formato consultado por la directora del pre-establecido. colegio. El sistema permitirá la creación No se cuenta de reportes de notas, de asistencias y pagos. El sistema permitirá llevar un La secretaria registra las matrículas mejor registro y control de los realizadas en un cuaderno de alumnos matriculados por matrículas con un formato pregrado, así como la cantidad de establecido. alumnos por grado.

Pag.18

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

3.7Alternativas y Competencia No existe competencia directa con nuestro producto ya que es un Sistema Académico

para

uso

exclusivo

del

Colegio

SIGMA,

que

ayudará

exclusivamente a mejorar la administración del colegio.

4. DESCRIPCIÓN GLOBAL DEL PRODUCTO 4.1

Perspectiva del producto El producto a desarrollar es un Sistema Académico para el Colegio SIGMA, con la intención de responder de manera eficiente todos los requerimientos y necesidades dispuestos por los Stakeholders. El Colegio en la actualidad no cuenta con ninguna tipo de sistema. Todos los registros y entrada se información se realizan usando hojas Excel y documentos de Word, así como cuadernos de registro. El propósito de este sistema es automatizar y mejorar la eficiencia de la mayoría de los procesos, lo cual mejore la calidad de la información.

4.2

Diagrama de Contexto Requerimientos - Registro de notas de alumnos de manera automatizada. - Registro de asistencia de alumnos y docentes de forma automatizada. - Registro de pagos de pensiones. - Base de Datos de Docentes y Alumnos - Registro de observaciones de manera automatizada. - Generación de reportes de forma automatizada. - Medio para Registro de cursos por grado y aula. - Medio para la organización del calendario de actividades del colegio.

Usuarios Sistema Académico

Directora Profesor Secretaria Tutor Administrador de Sistema

SIGMA Respuestas - Módulo de - Módulo de Profesor. - Módulo de - Módulo de - Módulo de - Modulo de

Colegio Particular SIGMA

Gestión de Notas Asistencia de Alumnos y Modulo de Asistencia de Registro de Pagos gestión de datos de los docentes y alumnos. Registro de Observaciones. Generación de Reportes

Pag. 19

Sistema Académico SIGMA Visión

Colegio Particular SIGMA

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Pag. 20

Sistema Académico SIGMA Visión

4.3

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

Resumen de características

Beneficio del Cliente

Características que lo apoyan

Automatización del Se trata básicamente de un acta de notas, en donde el profesor Registro de Notas de cursos o tutor puede ingresar y/o modificar las notas de los alumnos y de conducta. de sus secciones respectivas. Se contará con el listado de los alumnos por sección, el cual Automatización del permita diariamente tomar lista deseleccionando aquellos Registro de Asistencia de ausentes. Alumnos y Docentes. Los docentes podrán registrar su entrada y salida del colegio. Automatización Registro de pagos pensión

del El sistema permitirá el registro de los pagos de pensión de los de alumnos.

El sistema permitirá que cada profesor al finalizar su clase Automatización del registro realice el registro del parte diario de la clase, en donde se del parte diario especifica las actividades realizadas en clase y otras informaciones. Gestión de Alumnos

Se contará con una base de datos de los alumnos, la cual se irá actualizando regularmente. Se podrán modificar, eliminar o ingresar nuevos alumnos.

Gestión de Docentes

Se contará con una base de datos de los Docentes, la cual se irá actualizando regularmente. Se podrán modificar, eliminar o ingresar nuevos Docentes.

Calendario Interactivo

El sistema permitirá el registro de las actividades a realizarse en el colegio en el calendario interactivo con el que contará. Este calendario podrá ser consultado por cualquiera de los usuarios.

Gestión de Cursos

Se contará con una base de datos de los Cursos que se distaran según el grado en que encuentre matriculado.

Registro de errores

Se generara un archivo de texto donde se almacenara el error producido en la aplicación

Sistema de LogIn/LogOut

El sistema contara con un login y logout para cada miembro del sistema el cual mostrar sus respectivas actividades a realizar

Generación Automática de El sistema permitirá la creación de reportes de notas, de Reportes asistencias y pagos, para los docentes respectivamente.

4.4

Suposiciones y dependencias Las asunciones y dependencias siguientes se relacionan con las capacidades

Colegio Particular SIGMA

Pag. 21

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

del Sistema Académico SIGMA: •El

Colegio Particular SIGMA no cuenta actualmente con ningún sistema. El

ingreso y registro de información es realizado principalmente en hojas Excel y documentos de Word. Esto procesos serán automatizados en su mayoría en busca de brindar un mejor y más eficiente servicio. •Su

base de datos de Alumnos y Docentes son manejadas por medio de

hojas Excel y cuadernos d apuntes y registros. Estos serán reemplazados por una base de datos propiamente dicha, usando la data con la que se cuenta actualmente para implementarla. •El

sistema a implementar (Sistema Web), es de uso exclusivo para el

personal que trabaja dentro de la Institución. 4.5

Costo y precio Debido a limitaciones de financiamiento, los costos por desarrollar este sistema no deben de exceder de S/. 15,000.

4.6

Licencias e Instalación Para el funcionamiento del sistema se necesitará instalar MySQL como Sistema Gestor de Base de Datos, así como Eclipse como herramienta de desarrollo. Asimismo se contará con tres servidores (Servidor Web, Servidor de Aplicaciones y Servidor de Base de Datos). Para el uso de estas herramientas se necesita contar con las licencias respectivas de estos productos:

Hardware Cantidad 1 1

Equipo

Modelo

Precio(S/.)

Servidor de Base de Datos

Intel® P. IV. 3.4 GHZ 1GB DDR 2-800 80GB

2340.00

Servidor de Aplicaciones

Intel® P. IV. 3.4 GHZ

2340.00

Colegio Particular SIGMA

Pag. 22

Sistema Académico SIGMA Visión

100 mts

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

1GB DDR 2-800 80GB CABLE SOLIDO UTP Cat. 5e GRIS x ROLLO SATRA

Cable utp

120.00

*Las PC’s utilizadas serán de la misma institución Software Cantidad 1 1 1 1

Producto

MySQL 5.0 Sun Application Server 9.1 Apache Eclipse 3.3

Características

Precio(S/.)

Motor de Base de Datos

Gratuito

Servidor de Aplicaciones

Gratuito

Servidor WEB Herramienta de Desarrollo

Gratuito Gratuito

5. CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO Esta sección define y describe las características del Sistema Académico SIGMA. Las características son las capacidades de alto nivel del sistema que son necesarias para poder ofrecer beneficios a los usuarios. 1. Login Todos los usuarios del sistema deberán contar con un nombre de usuario y una contraseña para poder ingresar y salir del Sistema Académico SIGMA, y de acuerdo a los privilegios con los que cuenten acceder a determinados secciones del sistema 2. Registrar Notas El sistema contará con un módulo que permita el registro de las notas de los alumnos, las cuales serán ingresadas por los mismos profesores. Si se desea las notas pueden ser modificadas en un fututo a criterio del profesor.

3. Registrar Asistencia de Alumnos El sistema contará con un módulo que permita el registro de las asistencias de los alumnos de forma automática.

Colegio Particular SIGMA

Pag. 23

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

4. Registrar Asistencia de Profesores El sistema contará con un módulo que permita el registro de entrada y de salida del profesor. 5. Registrar Pago de Pensión El sistema contará con un módulo que permita el registro de los pagos de pensión, así como la impresión de los recibos correspondientes. 6. Organizar Calendario El sistema contará con un módulo en el cual pueden ser ingresadas y/o modificadas las actividades del Colegios, las cuales serán organizadas por meses en un calendario interactivo. 7. Generar Reportes El sistema será capaz de producir reportes de todo tipo, los cuales serán determinados de acuerdo a las necesidades de los usuarios, los cuales permitan a la dirección realizar un control y seguimiento de la institución. Las libretas son el ejemplo mas claro de reportes que se podrán generar. 8. Registrar Parte Diario El sistema contará con un módulo en donde los profesores registrarán el parte diario. Es decir en donde registrarán lo que se realizó durante las horas de clase así como otro tipo de información necesaria. 9. Registrar Notas de Conducta El sistema contará con un módulo que permita el registro de las notas de conducta de los alumnos, las cuales serán ingresadas por los tutores. Si se desea éstas notas pueden ser modificadas en un fututo a criterio del tutor.

10.Gestionar Alumnos El Sistema contará con un módulo que permita manejar los datos de los alumnos incluyendo el ingreso, modificaciones y eliminaciones de los Colegio Particular SIGMA

Pag. 24

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

mismos. Esto permitirá contar con una base de datos de los alumnos y así poder llevar un control y seguimientos de los mismos. 11.Gestionar Profesores El Sistema contará con un módulo que permita registrar nuevos profesores o modificar los existentes. Esto permitirá contar con una base de datos de los profesores actualizada. 12.Buscar Alumno El Sistema contará con un módulo que permita realizar la búsqueda de un alumno en particular, ingresando sus apellidos o parte de éste. Este modulo necesita ser accedido desde otro modulo, no trabaja de manera independiente. 13. Registro de Curso El Sistema contará con un módulo que permitirá ingresar al director los prerrequisitos que necesita para llevar el curso actual, el nombre y el grado a que pertenecen. 14. Definir Curso El Sistema contará con un módulo que le permitirá a la secretaria designar los detalles de los cursos como son : el profesor que lo dictara, el aula en donde serán dictadas y una descripción General del curso. 15.Registrar Matricula El Sistema contará con un módulo que le permitirá a la secretaria registrar al alumno como matriculado en el año escolar.

6. RESTRICCIONES Las siguientes coacciones se aplican al Sistema Académico SIGMA: •El

sistema debe estar disponible para inicio de febrero del 2008.

Colegio Particular SIGMA

Pag. 25

Sistema Académico SIGMA Visión •No

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

todo el personal que conforma el Colegio, cuenta con conocimientos básicos

de computación. •El

sistema será una Sistema Web para uso exclusivo de personal que trabaja en

el colegio.

7. GAMAS DE CALIDAD •Disponibilidad:

El Sistema estará disponible para el usuario, las 24 horas del

día, 7 días por semana. •Con •El

un mantenimiento una vez al mes.

tiempo fuera de operación por fallas y/o mantenimiento sería de 6

horas. •Usabilidad:

El Sistema Académico SIGMA será fácil de usar y será apropiado

para el personal del Colegio, que cuenta con conocimientos básicos en computación. •Rendimiento:

El tiempo de respuesta para cualquier consulta debe ser menor a

3 segundos, medidos en una conexión de área local de 100Mb/sec. •Soporte:

Todos los errores deben estar programados y registrados en el archivo

de errores del sistema y luego ser identificados

o capturados como

excepciones. •Ambiente

para el desarrollo e implantación: La aplicación debe desarrollarse

e implementarse sobre una plataforma J2EE. •Capacidad

de mantenimiento: El Sistema Académico SIGMA será diseñado para

un fácil de mantenimiento.

8. PRECEDENCIA Y PRIORIDAD Mientras el desarrollo de éste sistema avance, los atributos de las características (punto 5 de este documento) serán usados para medir la

Colegio Particular SIGMA

Pag. 26

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

importancia relativa de las características y planificar el contenido de los lanzamientos. Para que este sistema funcione de manera eficiente, debe ser implementando en el siguiente orden: Procesos Principales (Vitales para el Funcionamiento del Sistema) 1. Login 2. Gestión de Alumno 3. Registrar Matricula 4.

Registro de Notas

5. Registro de Curso Procesos Secundarios 1. Registro de Notas de Conducta 2. Generar Reportes. 3. Registro de Parte Diario. 4. Buscar Alumno. 5. Organizar Calendario. 6. Registro de Asistencia de Profesor. 7. Gestión de Profesores. 8. Definir Curso 9. Registro de Pagos de Pensión. 10. Registro de Asistencia de Alumno.

9. OTROS REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO 9.1Estándares aplicables •El

Servidor de Base de Datos y Servidor de Aplicaciones será Sistema

Operativo Windows XP

Colegio Particular SIGMA

Pag. 27

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

9.2Requerimientos de Ambientes •Un

ambiente exclusivo para los servidores, que por lo general estará

hermetizado (puertas, ventanas cerradas todo el tiempo). •Instalación

de un sistema de aire acondicionado que mantenga la

temperatura promedio de 18 ºC. 9.3Requerimientos del Sistema El sistema será capaz de atender múltiples usuarios a la vez en cualquier momento

del

día,

los

cuales

deberán

identificarse

previamente;

determinando su usuario y contraseña. El sistema será desarrollado en el lenguaje Java (Eclipse). El sistema se interconectará con una base de datos relacional, la cual será desarrollada en MySQL. El Computador destinado a soportar el sistema a construir, no requerirá más espacio de disco que de 15 GB. y tener instalado el MySQL como servidor. Todo esto es necesario para que la aplicación pueda correr de forma eficiente. 9.4 Requerimientos de Performance •El

Tiempo de Acceso a la aplicación Web deberá realizarse en menos de 5

segundos. •El

Tiempo de Respuesta no deberá ser mayor de 5 segundos.

•El

Servidor de BD deberá poder atender a 50 usuarios como mínimo, y el

servidor de aplicaciones 100 usuarios.

10.EXIGENCIAS DE DOCUMENTACION a. Manual del Usuario

Colegio Particular SIGMA

Pag. 28

Sistema Académico SIGMA Visión

Versión: 2.2 Fecha: 26/01/2008

El manual de usuario será entregado conjuntamente con el software. En él se incluirán todos los procedimientos necesarios para la utilización y configuración del software, así como solución de problemas. Este incluirá: •Requisitos

Mínimos del sistema

•Características •Instalación,

del sistema

Configuración y Uso del Sistema

•Mantenimiento. •Iniciar

y Terminar una sesión.

•Información •Back-up

de ayuda al cliente

y Restauración de datos

Colegio Particular SIGMA

Pag. 29