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UNIDAD 2-PASO 5: GESTIONAR ADQUISICIONES PARA EL PROYECTO

Yisela Andrea Uribe Carlos Andrés Patiño Cardona Andrés Felipe Díaz Jeimmy Paola Vargas Raúl Orlando Velasco

Gestión de las adquisiciones. 104005. Grupo 3.

Universidad Nacional Abierta y a Distancia Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios Gestión de las adquisiciones Agosto 2018.

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 4 DESARROLLO DE LA GUIA ................................................................................................ 5 1. Escoger un rol. .............................................................................................................. 5 2. Elaborar un cronograma de trabajo ............................................................................... 5 3. Enunciar y enumerar cada una de las órdenes de compra necesarias para el proyecto con sus respectivos niveles de inventarios contemplados en la matriz de adquisiciones. .... 6 3.1. Órdenes de Compra.................................................................................................... 7 3.2 Niveles de inventario ................................................................................................ 22 4. Realizar la selección de proveedores de acuerdo a las técnicas y metodología para ello, presentando matriz de valoración construida por el equipo........................................ 26 4.1 proceso de selección de proveedores Fase 1. Estudio de Factibilidad ...................... 26 4.2 proceso de selección de proveedores Fase 1. Técnico (localización macro localización y micro localización) .................................................................................. 29 4.3 proceso de selección de proveedores Fase 1. Técnico (maquinaria y Equipo) ......... 29 4.4 proceso de selección de proveedores Fase 1. Técnico (infraestructura) ................... 32 4.5 proceso de selección de proveedores Fase 1. Estudio de la organización del proyecto ......................................................................................................................................... 32 4.6 proceso de selección de proveedores Fase 2. Materia prima .................................... 34 4.7 proceso de selección de proveedores Fase 2. Gastos Administrativos ..................... 38 5. Integrar las TICs a la selección y seguimiento de los proveedores de los suministros del proyecto. Relacionar y aplicar para cada proceso (selección, seguimiento, control y evaluación) con proveedores, el software y hardware que utilizan para mejorar el desempeño del proyecto. ..................................................................................................... 39 6. Relacionar los tipos de contratos más convenientes a realizar con cada proveedor ... 44 6.1 Proforma contrato de consultoría .............................................................................. 45 6.2 Proforma de contrato para compra de maquinaria .................................................... 49 6.3 Proforma Contrato de materia prima ...................................................................... 52 6.4 proforma contrato de arrendamiento ......................................................................... 52 7. Proponer la orientación organizacional y el modelo de control para la gestión del suministro.............................................................................................................................. 1 CONCLUSIONES .................................................................................................................... 1 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN

El curso de gestión de las adquisiciones es de vital importancia para las empresas porque permite definir los procesos y procedimientos correctos para que la cadena de abastecimiento de un proyecto se desarrolle de forma óptima y eficaz y de esta manera lograr un impacto positivo en los resultados del proyecto realizado. En el presente trabajo se pretende que cada estudiante presente las órdenes de compra necesarias para el proyecto con sus respectivos niveles de inventarios, realice la selección de proveedores, selecciones un software y hardware que se adapte a las necesidades del proyecto integrando las TICs, establezca los tipos de contratos más convenientes a realizar con cada proveedor y proponer la orientación organizacional y el modelo de control para la gestión del suministro.

Lo anterior se realizará teniendo en cuenta la matriz de adquisiciones del proyecto seleccionado en el primer trabajo colaborativo el cual corresponde a “Estudio viabilidad, para la distribución de tapas de cuaderno a base de reciclable de llantas en Bogotá”, es un proyecto que tiene como objeto hacer un estudio de viabilidad para implementar un proyecto de reciclar llantas y con ese material fabricar tapas para cuadernos en la ciudad de Bogotá.

OBJETIVOS

Objetivo general 

Conocer y aplicar las herramientas de la gestión de las adquisiciones en un proyecto

Objetivos específicos 

Aplicar los conocimientos y herramientas de gestión de adquisiciones en el proyecto

propuesto, como lo son manejo y control de inventarios, selección de proveedores, tipos de contratos y órdenes de compra, así como la integración de las TICs a la selección y seguimiento de los proveedores de los suministros del proyecto. 

Elaborar una propuesta de la orientación organizacional y el modelo de control para

la gestión del suministro enfocada en el proyecto seleccionado.

DESARROLLO DE LA GUIA

1. Escoger un rol. Estudiante Carlos Andres Patino Andres Felipe Diaz Yisela Andrea Uribe Raul Orlando Velasco Paola Vargas Guevara

Rol Rol de revisor y entrega Rol de Utilero Rol de lider Rol vigia en el tiempo Rol de relator

Fuente: Elaboración propia

2. Elaborar un cronograma de trabajo Actividades a desarrollar

Productos a entregar

Tipo de entrega

Fecha inicial

Fecha Final

Individual

27/07/2018

27/07/2018

27/07/2018

28/07/2018

28/07/2018

29/07/2018

29/07/2018

30/07/2018

5. Relacionar los tipos de contratos más convenientes a realizar con cada proveedor

30/07/2018

31/07/2018

6. Proponer la orientación organizacional y el modelo de control para la gestión del suministro

31/07/2018

01/08/2018

01/08/2018

01/08/2018

1. Definición de roles y elaboración de cronograma Escoger rol de trabajo que trabajará el grupo. 2. Enunciar y enumerar cada una de las órdenes de compra necesarias para el proyecto con sus respectivos niveles de inventarios contemplados den la Relación detallada de matriz de adquisiciones. órdenes de compra, compartir con el grupo técnica aplicada para 3. Realizar la selección de proveedores de acuerdo a selección de proveedores las técnicas y metodología para ello, presentando matriz de valoración construida por el equipo.

Individual

4. Integrar las TICs a la selección y seguimiento de Proponer software y los proveedores de los suministros del proyecto. hardware para proceso de Relacionar y aplicar para cada proceso (selección, selección, seguimiento, seguimiento, control y evaluación) con proveedores, el control y evaluación de software y hardware que utilizan para mejorar el proveedores del proyecto desempeño del proyecto.

Individual

Conceptuar y debatir sobre aportes de los compañeros 7. Entregar documento que cumpla normas APA y Apoyo al grupo para que contenga los siguientes ítems: consolidación del trabajo Portada Introducción Objetivos Desarrollo de la guía Conclusiones Bibliografía

Fuente: Elaboración propia

Colaborativo

3. Enunciar y enumerar cada una de las órdenes de compra necesarias para el proyecto con sus respectivos niveles de inventarios contemplados en la matriz de adquisiciones.

De manera individual cada estudiante debe enunciar y enumerar las ordenes de compras que se requieren para el proyecto seleccionado con sus respectivos niveles de inventarios, a continuación se relaciona la matriz de adquisiciones del proceso seleccionado “ Estudio viabilidad, para la distribución de tapas de cuaderno a base de reciclable de llantas en Bogotá”

Matriz de Adquisiciones Proyecto: ESTUDIO DE VIABILIDAD, PARA LA PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE TAPAS DE CUADERNO A BASE DE RECICLAJE DE LLANTAS EN BOGOTÁ ID: 104004A_473_3

Código EDT

Producto o Entregable

Modalidad de Adquisición

Tipo de Adquisición

1 1,1 1.1.1 1.1.2 1.1.3.1 1.2.3.2 1.2.3.3 1.2.3.4 1.2.3.5

FASE 1 ESTUDIO DE FATIBILIDAD ESTUDIO LEGAL ESTUDIO DE MERCADO IDENTIFICACION DE BIEN O SERVICIO ANALISIS DE LA DEMANDA ANALISIS DE LA OFERTA ANALISIS DE PRECIO ANALISIS DE LA COMERCIALIZACION

1,2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.2.1 1.2.2.2.2 1.2.2.2.3 1.2.2.2.4 1.2.2.2.5 1.2.2.2.6 1.2.2.2.7 1.2.2.3 1,3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1,4 1.4.1 1.4.1.1

ESTUDIO TECNICO ANALISIS DE LOCALIZACION SERVICIO DE CONSULTORIA NALISIS DE MACROLOCALIZACION SERVICIO DE CONSULTORIA ANALISIS DE MICROLOCALIZACION SERVICIO DE CONSULTORIA INGENIERIA DEL PROYECTO MAQUINARIA Y EQUIPO TECNOLOGIAS MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y TECNOLOGIA USADA MAQUINARIA Y EQUIPO TROQUELADORA MAQUINARIA Y EQUIPO DESTALONADORA MAQUINARIA Y EQUIPO CORTADORA MAQUINARIA Y EQUIPO TRITURADORA MAQUINARIA Y EQUIPO GRANULADORA MAQUINARIA Y EQUIPO DESMETALIZACION (SEPARACION DEL ACERO) MAQUINARIA Y EQUIPO REFINACION Y SELECCIÓN DEL GRANO MAQUINARIA Y EQUIPO INFRAESTRUCTURA BIENES Y SERVICIOS ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN CONSTITUCION DE LA RAZON SOCIAL SERVICIO DE CONSULTORIA REGISTRO CAMARA DE COMERCIO SERVICIO DE CONSULTORIA RISTRO RUT SERVICIO DE CONSULTORIA REGISTRO RIT SERVICIO DE CONSULTORIA REGISTRO SAYCO Y ACINPRO SERVICIO DE CONSULTORIA REGISTRO DIAN SERVICIO DE CONSULTORIA NEGOCIACION DE TODO EL ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN ESTUDIO FINANCIERO ACTIVOS FIJOS SERVICIO DE CONSULTORIA CENTRO DE TRABAJO MAQUINARIA Y EQUIPO

1.4.1.2

SILLAS DE OFICINA

MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTRAT DIRECT

1.4.1.3

SILLAS MULTIUSOS

MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTRAT DIRECT

1.4.1.4

COMPÚTADORES

MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTRAT DIRECT

1.4.1.5

ARCHIVADORES

MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTRAT DIRECT

2 2,1 2.1.1 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2,2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6

FASE 2 PRODUCCION COSTOS DE PRODUCCION MANO DE OBRA MATERIALES INSUMOS GASTOS ADMINISTRATIVOS PERSONAL ADMINISTRATIVO ARRIENDO CAFETERIA Y ASEO COMUNICACIONES PAPELERIA AUXILIA DE TRANSPORTE DE VENTAS

3.1. Órdenes de Compra

SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA NEGOCIACION DE TODO EL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT

Fechas Estimadas Inicio

1/08/2018 1/08/2018 1/08/2018 1/08/2018 1/08/2018 1/08/2018 1/08/2018

Presupuesto Estimado

Fin

30/08/2018 30/08/2018 30/08/2018 30/08/2018 30/08/2018 30/08/2018 30/08/2018 $12.000.000,00

CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT

1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018

30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018

CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT

1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018

30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018

$1.000.000,00 $500.000,00 $500.000,00 $9.000.000,00 $13.000.000,00 $25.000.000,00 $16.000.000,00 $16.000.000,00 $56.000.000,00 $11.000.000,00 $6.500.000,00 $5.000.000,00 $12.000.000,00

$4.500.000,00 CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT

1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018 1/09/2018

30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018 30/09/2018

$810.000,00 $570.000,00 $360.000,00 $3.000.000,00 $452.000,00

SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA

CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT

1/10/2018 1/10/2018 1/10/2018 1/10/2018

INDEFINIDO INDEFINIDO INDEFINIDO INDEFINIDO

SERVICIO DE CONSULTORIA BIENES Y SERVICIOS BIENES Y SERVICIOS BIENES Y SERVICIOS BIENES Y SERVICIOS BIENES Y SERVICIOS

CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT CONTRAT DIRECT

1/10/2018 1/10/2018 1/10/2018 1/10/2018 1/10/2018 1/10/2018

INDEFINIDO $36.000.000,00 INDEFINIDO $360.000.000,00 INDEFINIDO $600.000,00 INDEFINIDO $1.200.000,00 INDEFINIDO $1.200.000,00 INDEFINIDO $60.000.000,00 Total $ 2.038.192.000,00

$456.000.000,00 $900.000.000,00 $30.000.000,00

AÑO

A continuación se relacionan las órdenes de compra por cada una de las fases del proyecto establecidas en la matriz de adquisiciones:

FASE 1. Estudio de Factibilidad

En el proyecto se requiere contratar una empresa de consultoría que realice la entrega de los siguientes productos:

ESTUDIO LEGAL ESTUDIO DE MERCADO IDENTIFICACION DE BIEN O SERVICIO ANALISIS DE LA DEMANDA ANALISIS DE LA OFERTA ANALISIS DE PRECIO ANALISIS DE LA COMERCIALIZACION

La contratación se realizará de forma directa con el proveedor seleccionado, a continuación se elabora la orden de compra para el servicio:

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía Dirección Contacto

Consultores S.A. Cra. 13 No. 94-26 Carlos Martínez

Número de orden de compra 0001

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Condiciones de pago Fecha de entrega

Condiciones de entrega Garantía Área

Contra entrega 1/08/2018 Indicaciones especiales

POS

1

No. de material

Descripción Servicio de consultoría, estudio de factibilidad para el proyecto 001 con los siguientes entregables: Estudio

Cantidad UM

legal, Estudio de mercado, 7 Consultoría Identificación de Entregables bien o servicio, Análisis de la demanda, Análisis de la oferta, Análisis del precio, Análisis de la comercialización

PU

Importe

Moneda

1.714.286 12.000.000 COP

FASE 1. Estudio de Técnico

En el proyecto se requiere contratar una empresa de consultoría que realice la entrega de los siguientes productos:

ANALISIS DE LOCALIZACION NALISIS DE MACROLOCALIZACION ANALISIS DE MICROLOCALIZACION

Así como la contratación de una empresa distribuidora de la siguiente maquinaria:

INGENIERIA DEL PROYECTO TECNOLOGIAS MAQUINARIA Y TECNOLOGIA USADA TROQUELADORA DESTALONADORA CORTADORA TRITURADORA GRANULADORA DESMETALIZACION (SEPARACION DEL ACERO) REFINACION Y SELECCIÓN DEL GRANO

Y por último de requiere una empresa que brinde los servicios de alquiler de infraestructura

INFRAESTRUCTURA

La contratación se realizará de forma directa con el proveedor seleccionado, a continuación se elaboran las ordenes de compra:

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía Dirección

Consultores S.A. Cra. 13 No. 94-26

Número de orden de compra 0002

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Contacto

Carlos Martínez

Condiciones de pago Fecha de entrega

Condiciones de entrega Garantía Área

Contra entrega 30/09/2018 Indicaciones especiales

POS

1

No. de material

Descripción Cantidad Servicio de consultoría en el estudio técnico para el proyecto 001 con los 3 Consultoría siguientes Entregables entregables: Análisis de localización, macro localización, micro localización

UM

PU

2.000.000

Importe

Moneda

2.000.000 COP

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor Compañía

Importamaquinaria S.A.

Número de orden de compra 0003

Entregar en: Cra. 15 Dirección No. 81-24

Dirección Contacto

Autopista México Orizaba

Condiciones de pago Fecha de entrega

Condiciones de entrega Garantía Área

Contra entrega 30/09/2018 Indicaciones especiales

POS

No. de material

Descripción Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables: Tecnología Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

Cantidad

UM

PU

Importe

Moneda

1 Entregables

9.000.000

9.000.000

1 Entregables

13.000.000 13.000.000 COP

1 Entregables

25.000.000 25.000.000 COP

1 Entregables

16.000.000 16.000.000 COP

COP

Maquinaria y tecnología usada

1

Servicio de importación y Maquinaria venta de y Equipo maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

Troquel adora Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes

entregables:

Destalonadora Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

1 Entregables

16.000.000 16.000.000 COP

1 Entregables

56.000.000 16.000.000 COP

1 Entregables

11.000.000 11.000.000 COP

1 Entregables

6.500.000

6.500.000

COP

1 Entregables

5.000.000

5.000.000

COP

Cortadora Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

Trituradora Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

Granuladora Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:,

Desmetalizacion, Servicio de importación y venta de maquinaria y equipo para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

Refinación y selección de grano

Facturar a: Número de orden de compra 0004

AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor Compañía Dirección Contacto

Entregar en: Cra. 15 Dirección No. 81-24

Fincaraiz S.A. Cra. 13 No. 94-26 Carlos Martínez

Condiciones de pago Fecha de entrega

Condiciones de entrega Garantía Área

Contra entrega 30/09/2018 Indicaciones especiales

POS

1

No. de material

Descripción Cantidad Servicio de alquiler en el estudio técnico para el proyecto 1 Consultoría 001 con los Entregables siguientes entregables: Arriendo de infraestructura

UM

PU

12.000.000

Importe

Moneda

12.000.000 COP

FASE 1. Estudio de la Organización

Para llevar a cabo esta fase del proyecto tenemos que contratar una empresa de consultoría que nos entregue los siguientes productos:

CONSTITUCION DE LA RAZON SOCIAL REGISTRO CAMARA DE COMERCIO RISTRO RUT REGISTRO RIT REGISTRO SAYCO Y ACINPRO REGISTRO DIAN

A continuación, se detalla la orden compra con la empresa Asesoría legal S.A con la cual se realizó la contratación para esta fase en el proyecto.

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía Dirección Contacto

Condiciones de pago Fecha de entrega

Asesoría legal S.A

Número de orden de compra 0005

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Cra. 23c #69 f-65 Raúl Velasco

Dos pagos 25/09/2018 Indicaciones especiales

Condiciones de entrega Garantía Área

POS

1

No. de material

Descripción Cantidad Servicio de consultoría, para la fase N°1 estudio de organización para el proyecto 001 con los siguientes entregables:

UM

PU

Constitución de 6 Consultoría la Razón Social, Entregables Registro Cámara de Comercio, Registro RUT, Registro RIT, Registro Sayco y Acinpro, Registro DIAN.

Importe

Moneda

$4.500.00 COP 0

FASE 2. Producción Para cubrir la demanda proyectada en el 2019 se deben generar órdenes de compra mensuales, en la Tabla II se presenta el resumen de las órdenes de compra necesarias para la adquisición de los materiales: Fecha Expedición Orden de Compra 01/11/2018 01/12/2018 02/01/2019 01/02/2019 01/03/2019 01/04/2019 01/05/2019 01/06/2019 01/07/2019 01/08/2019 01/09/2019

Fecha de Entrega

Material

01/12/2018 02/01/2019 01/02/2019 01/03/2019 01/04/2019 01/05/2019 01/06/2019 01/07/2019 01/08/2019 01/09/2019 01/10/2019

Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas Caucho Llantas

Toneladas

42 69 84 18 8 10 10 20 10 8 10

Precio Unitario

Total

$ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 3.000.000

$ 126.000.000 $ 207.000.000 $ 252.000.000 $ 54.000.000 $ 24.000.000 $ 30.000.000 $ 30.000.000 $ 60.000.000 $ 30.000.000 $ 24.000.000 $ 30.000.000

01/10/2019

01/11/2019

Caucho Llantas 11 $ 3.000.000 $ 33.000.000 $ 900.000.000 TOTAL Tabla II. Resumen órdenes de compra, para dar abasto a la demanda de 2019

A continuación se detalla la orden compra con la empresa Recillantas S.A con la cual se realizó la contratación para esta fase en el proyecto:

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía Dirección Contacto Condiciones de pago Fecha de entrega

Número de orden de compra 0006

Entregar en:

Recillantas S.A.

Dirección

Cra. 15 No. 81-24

Cra. 23c #69 f-65 Andres Mensual 25/09/2018 Indicaciones especiales

Condiciones de entrega Garantía Área

POS

2.1.1.2

No. de material

Descripción

Materiales Caucho de RECLL001 llantas recicladas

Cantidad UM 84

PU

t

Importe

Moneda

$252.000.000 COP

FASE 2. Gastos Administrativos Para la ejecución del proyecto se requiere contratar una empresa de consultoría que gestione los siguientes servicios, los cuales se realizan por contrato directo.

PERSONAL ADMINISTRATIVO ARRIENDO CAFETERIA Y ASEO COMUNICACIONES PAPELERIA AUX DE TRANPORTES DE VENTAS

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Número de orden de compra 0007

Proveedor

Compañía Dirección Contacto

Administrar proyectos S.A. Cra. 29 # 180b - 03 Daniel Patiño

Condiciones de pago Fecha de entrega

Mensual Inicio del proyecto

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Condiciones de entrega Garantía Área

Indicaciones especiales

POS

1

No. de material

Descripción Cantidad UM PU Importe Moneda Servicio de consultoría en la administración del proyecto 001 1 Consultoría con los Entregables 36.000.000 36.000.000 COP siguientes entregables: personal administrativo

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía Dirección Contacto

Condiciones de pago Fecha de entrega

Soluciones logísticas S.A

Número de orden de compra 0008

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Cl 76 # 13 -29 Fernando García

Dos pagos

Condiciones de entrega Garantía Área

Indicaciones especiales

POS

1

2

3

No. de material

Descripción Servicio de consultoría en la logística y mantenimiento locativo del Consultoria proyecto con los siguientes entregables: Arrendamiento de Bodega Servicio de consultoría en la logística y mantenimiento Consultoria locativo del proyecto con los siguientes entregables: cafetería y aseo Servicio de papelería para el proyecto con los Consultoria siguientes entregables: papelería

Cantidad

UM

PU

Importe

Moneda

1 Entregable

360.000.000 COP

1 Entregable

600.000

1 Entregable

1.200.000

COP

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía

TelCo S.A.

Número de orden de compra 0009

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Dirección Contacto

Cra. 29 # 180b - 03 Andrea Vasquez

Condiciones de pago Fecha de entrega

Condiciones de entrega Garantía Área

Mensual Inicio del proyecto Indicaciones especiales

POS

1

No. de material

Descripción Cantidad Servicio comunicaciones del proyecto 001 1 Consultoría con los Entregable siguientes entregables: Comunicación

UM

PU

1.200.000

Importe

1.200.000

Moneda

COP

Facturar a: AMBICOL SA. Nit. 900.455.333

Proveedor

Compañía Dirección Contacto

Condiciones de pago Fecha de entrega

Transueños S.A. Cr 100 # 20 -24 Stefany Cardona

Mensual Inicio del proyecto Indicaciones especiales

Número de orden de compra 0010

Entregar en: Cra. 15 No. 81Dirección 24

Condiciones de entrega Garantía Área

POS

1

No. de material

Descripción Cantidad Servicio de transporte del proyecto 001 con 1 Consultoría los siguientes Entregable entregables: transporte de ventas

UM

PU

Importe

60.000.000 60.000.000

Moneda

COP

3.2 Niveles de inventario

Teniendo en cuenta la matriz de adquisiciones del proyecto, para medir los niveles de inventarios se establece lo siguiente:

Código EDT

Producto o Entregable

1

FASE 1

1.1

ESTUDIO DE FATIBILIDAD

1.1.1

ESTUDIO LEGAL

1.1.2

ESTUDIO DE MERCADO

1.1.3.1

IDENTIFICACION DE BIEN O SERVICIO

1.2.3.2

ANALISIS DE LA DEMANDA

1.2.3.3

ANALISIS DE LA OFERTA

1.2.3.4

ANALISIS DE PRECIO

1.2.3.5

ANALISIS DE LA COMERCIALIZACION

1.2

ESTUDIO TECNICO

1.2.1

ANALISIS DE LOCALIZACION

1.2.1.1

NALISIS DE MACROLOCALIZACION

1.2.1.2

ANALISIS DE MICROLOCALIZACION

1.2.2

INGENIERIA DEL PROYECTO

1.2.2.1

TECNOLOGIAS

Tipo de Adquisición

Nivel de Inventarios

SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA

No se requiere especificar nivel de inventarios ya que es una consultoria

SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO

No se requiere especificar nivel de inventarios ya que es una consultoria No se requiere especificar novel de inventarios ya que es la compra de la maquinaria que se requiere para la

MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO

1.2.2.2

MAQUINARIA Y TECNOLOGIA USADA

1.2.2.2.1

TROQUELADORA

1.2.2.2.2

DESTALONADORA

1.2.2.2.3

CORTADORA

1.2.2.2.4

TRITURADORA

1.2.2.2.5

GRANULADORA

1.2.2.2.6

DESMETALIZACION (SEPARACION DEL ACERO)

1.2.2.2.7

REFINACION Y SELECCIÓN DEL GRANO

1.2.2.3

INFRAESTRUCTURA

1.3

ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN

1.3.1

CONSTITUCION DE LA RAZON SOCIAL

1.3.2

REGISTRO CAMARA DE COMERCIO

1.3.3

RISTRO RUT

1.3.4

REGISTRO RIT

1.3.5

REGISTRO SAYCO Y ACINPRO

1.3.6

REGISTRO DIAN

1.4

ESTUDIO FINANCIERO

1.4.1

ACTIVOS FIJOS

1.4.1.1

CENTRO DE TRABAJO

1.4.1.2

SILLAS DE OFICINA

1.4.1.3

SILLAS MULTIUSOS

1.4.1.4

COMPÚTADORES

1.4.1.5

ARCHIVADORES

2

FASE 2

2.1

PRODUCCION

2.1.1

COSTOS DE PRODUCCION

2.1.1.1

MANO DE OBRA

2.1.1.2

MATERIALES

SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA MATERIA PRIMA

2.1.1.3

INSUMOS

MATERIA PRIMA

2.2

GASTOS ADMINISTRATIVOS

2.2.1

PERSONAL ADMINISTRATIVO

2.2.2

ARRIENDO

producción, se realiza una sola vez

BIENES Y SERVICIOS

No se requiere especificar nivel de inventarios ya que es una consultoria

SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA SERVICIO DE CONSULTORIA

No se requiere especificar nivel de inventarios ya que es una consultoria

SERVICIO DE CONSULTORIA MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO

No se requiere especificar nivel de inventarios ya que es una consultoria

SERVICIO DE CONSULTORIA BIENES Y SERVICIOS

No se requiere especificar nivel de inventarios ya que es una consultoria Se requiere especificar nivel de inventarios para la producción

No se requiere especificar nivel de inventarios

2.2.3

CAFETERIA Y ASEO

BIENES Y SERVICIOS

2.2.4

COMUNICACIONES

BIENES Y SERVICIOS

2.2.5

PAPELERIA

BIENES Y SERVICIOS

2.2.6

AUXILIA DE TRANSPORTE DE VENTAS

BIENES Y SERVICIOS

De acuerdo a lo anterior se requiere establecer el nivel de inventarios en la fase 2 del proyecto correspondiente a la compra de materia prima, por lo cual inicialmente se define la demanda del producto asi:

Para este producto existe una clara estacionalidad, se compra para la utilización en el año académico de cada joven, los miembros de la industria dicen que alrededor de un 70% se vende entre los meses de enero y marzo, con un peak en las últimas semanas de febrero e inicios de marzo, el resto del año es estable, exceptuando agosto, donde el ingreso de los

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL

% DEMANDA ANUAL 14.0% 23.0% 28.0%

ABRIL

MARZO

FEBRERO

MES

ENERO

estudiantes de educación superior marca un aumento en la demanda.

6.2%

3.2%

3.2%

3.2%

6.4%

3.2%

3.2%

3.2%

3.2%

100.0%

De acuerdo a lo anterior, se deduce que la industria puede llegar a tener un crecimiento anuales entre el 5% y el 7%, sin embargo es difícil estimar una tasa de crecimiento fija, por lo que se opta por elegir un crecimiento anual del 5%, conforme lo hace la industria.

Con base en el movimiento de la industria se estima una demanda inicial para el primer año de 460.800 cuadernos, que corresponde al 0,92% del mercado total, dicha

estimación va acorde al porcentaje de transacciones electrónicas que ronda el 2% del total de transacciones y al porcentaje de jóvenes que compran por internet, cifra que ronda el 4%.

De acuerdo a lo anterior para el primer año se requiere el siguiente ciclo de

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL

% DEMANDA ANUAL NÚMERO DE TAPAS A PRODUCIR

FEBRERO

MES

ENERO

producción de las 460.800 unidades de tapas de cuadernos asi:

14.0%

23.0%

28.0%

6.2%

3.2%

3.2%

3.2%

6.4%

3.2%

3.2%

3.2%

3.2%

100.0%

64,512

105,984

129,024

28,570

14,746

14,746

14,746

29,491

14,746

14,746

14,746

14,746

460,800

Dado el tipo de negocio que se maneja, la empresa plantea que el manejo de sus inventarios sea con funcionalidad cíclica ya que no se requiere vender unidades del producto y por el contrario las ventas se realizaran por lotes, así como el manejo de un inventario propio de materias primas, en este caso las llantas recicladas las cuales ingresan a un proceso de trasformación para obtener un producto final como lo son las tapas de cuadernos; esto nos permitirá administrar mejor los costos fijos de la producción.

Para el presente proyecto se estima la compra de 300 toneladas de llantas recicladas por año como insumo para la producción de las 460.800 carátulas de cuaderno, esto atendiendo los criterios de demanda proyectados. Con el fin de obtener poco inventario en bodega se realizan compras mensuales, de tal manera que los materiales comprados sean utilizado en el mismo mes de la compra, de esta manera se mantiene un inventario a mano

pequeño. A continuación en la Tabla I se presenta la sincronización de las órdenes de compra:

Tabla I. Tabla de sincronización de tiempos de expedición de orden de compra para el año 2019

4. Realizar la selección de proveedores de acuerdo a las técnicas y metodología para ello, presentando matriz de valoración construida por el equipo

Se debe elaborar la matriz de valoración para la selección de los proveedores estableciendo los criterios de evaluación que el grupo considere aplican para el tipo de proyecto que se está trabajando.

4.1 proceso de selección de proveedores Fase 1. Estudio de Factibilidad

Para seleccionar el proveedor de la fase 1. Estudio de factibilidad del proyecto, se tuvo en cuenta la siguiente ficha de selección:

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 1:

Consultores SA. Servicio de consultoría Fase 1. Estudio de Factibilidad

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 40% 20% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 9 8 8 9

TOTAL

TOTAL 3,6 1,6 1,2 2,25 8,65

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 2:

Servicios de consultoría especializada Ltda. Servicio de consultoría Fase 1. Estudio de Factibilidad

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 40% 20% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 6 7 8 8

TOTAL

TOTAL 2,4 1,4 1,2 2 7

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 3:

Consultorías y Proyectos SAS. Servicio de consultoría Fase 1. Estudio de Factibilidad

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 40% 20% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 4 8 5 8

TOTAL

TOTAL 1,6 1,6 0,75 2 5,95

Para seleccionar el proveedor en esta primera fase se realizaron invitaciones a diferentes proveedores que prestan el servicio de consultoría solicitando la documentación necesaria para realizar el análisis y evaluación de proveedores, entre los documentos tenemos Rut, cámara y comercio actualizada, oferta económica y certificación de experiencia acorde al objeto a contratar. A continuación, se presenta el resumen de la evaluación realizada:

PROVEEDOR Consultores SA Servicios de consultoría especializada LTDA. Consultorías y Proyectos SAS

CALIFICACIÓN 8,65 7 5,95

Como se puede observar, de acuerdo a la puntuación obtenida se adjudica el contrato al proveedor Consultores SA. Por haber obtenido la calificación más alta con un puntaje de 8,65

4.2 proceso de selección de proveedores Fase 1. Técnico (localización macro localización y micro localización)

Para seleccionar el proveedor de la fase 1. Estudio de Técnico (localización macro localización y micro localización) del proyecto, se tuvo en cuenta la selección de la empresa de consultoría en el estudio de factibilidad para sus procesos de localización, macro localización y micro localización

PROVEEDOR Consultores SA Servicios de consultoría especializada Ltda.

Consultorías y Proyectos SAS

CALIFICACIÓN 8,65 7 5,95

4.3 proceso de selección de proveedores Fase 1. Técnico (maquinaria y Equipo)

Para seleccionar el proveedor de la fase 1. Estudio de Técnico (maquinaria y Equipo) del proyecto, se tuvo en cuenta la siguiente ficha de selección:

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 1:

Importamaquinaria S.A. Servicio de Importación y venta de equipos industriales Fase 1. Estudio de Técnico

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 20% 40% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 8 9 6 7

TOTAL

TOTAL 1,6 3,6 0,9 1,75 7,85

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 2:

Caterpillar S.A. Servicio de Importación y venta de equipos industriales Fase 1. Estudio de Técnico

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS

PESO

PUNTUACIÓN (1 a 10)

TOTAL

Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

20% 40% 15% 25%

5 7 9 8

TOTAL

1 2,8 1,35 2 7,15

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 3:

Derco S.A. Servicio de Importación y venta de equipos industriales Fase 1. Estudio de Técnico

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 20% 40% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 6 9 4 4

TOTAL

TOTAL 1,2 3,6 0,6 1 6,4

Para seleccionar el proveedor en esta primera fase se realizaron invitaciones a diferentes proveedores que prestan el servicio de importación y venta de maquinaria solicitando la documentación necesaria para realizar el análisis y evaluación de proveedores, entre los documentos tenemos Rut, cámara y comercio actualizada, oferta económica y certificación de experiencia acorde al objeto a contratar. A continuación, se presenta el resumen de la evaluación realizada:

PROVEEDOR Importamaquinaria SA

CALIFICACIÓN 7,85

Caterpillar S.A. Derco S.A.

7,15 6,4

Como se puede observar, de acuerdo a la puntuación obtenida se adjudica el contrato al proveedor Importamaquinaria SA. Por haber obtenido la calificación más alta con un puntaje de 7,85

4.4 proceso de selección de proveedores Fase 1. Técnico (infraestructura)

Se oferto la licitación para escoger el proveedor que suministraría la infraestructura en la fase 1 Estudio Técnico (Infraestructura), teniendo como resultado la presentación de un único oferente, la empresa Fincaraiz S.A., quien ofreció los servicios con un valor agregado de promoción que consistía en la otorgar mantenimiento locativo durante la vigencia del contrato a las instalaciones arrendadas. Presento el análisis de por metro cuadrado que necesita la empresa para su desempeño teniendo como resultado óptimo a las expectativas. Por estas razones se adjudicó el contrato a dicha empresa con el valor ofertado inicialmente.

4.5 proceso de selección de proveedores Fase 1. Estudio de la organización del proyecto



Proceso de selección del proveedor fase 1. Estudio de la organización del proyecto

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Proveedor 1:

Asesoría legal S.A Servicio de consultoría Fase 1. Estudio de la Organización

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 40% 20% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 10 8 10 9

TOTAL 4 1,6 1,5 2,2 9,3

TOTAL

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 2:

Consultoría y Asesoría S.A Servicio de consultoría Fase 1. Estudio de la Organización

Producto: Periodos de evaluación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 40% 20% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 5 10 5 5

TOTAL

TOTAL 2 2 0,75 1,25 6

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor 3: Producto:

Consultoría legal S.A Servicio de consultoría Fase 1. Estudio de la Organización

Periodos de evaluación: RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

CRITERIOS Años de experiencia Fiabilidad en el plazo de entrega Flexibilidad proveedor Competitividad Precios

PESO 40% 20% 15% 25%

PUNTUACIÓN (1 a 10) 8 6 10 9

TOTAL

TOTAL 3,2 1,2 1,5 2,2 8,1

Al realizar la invitación a los diferentes proveedores para la realización de la Fase 1 Estudio de la Organización se presentaron 3 propuestas, a las cuales se les realizo la evaluación obteniendo la mayor puntación la organización Asesoría legal S.A, por tal motivo y teniendo la facultad de contratación directa se adjudica el contrato para la realización de esta fase. Se adjunta la tabla con la evaluación de los tres proponentes:

PROVEEDOR Asesoría legal S.A Consultoría y Asesoría S.A Consultoría legal S.A

CALIFICACIÓN 9,3 6 8,1

4.6 proceso de selección de proveedores Fase 2. Materia prima

Al abrir la licitación para seleccionar el proveedor encargado de suministrar las toneladas de caucho de llantas se recibieron 3 propuestas para analizar, entre ellas se encuentran la empresa Recillantas S.A, RECICAR S.A y ECOTRASH S.A. Al momento de la selección se evalúan 5 parámetros fundamentales que debe tener el proveedor, para ello a cada parámetro se le asigna un peso porcentual y se pondera con el valor de la calificación de cada ítem para cada proveedor, esta calificación va desde 0 hasta 10, donde 0 es la peor calificación y 10 es que cumple los requisitos del ítem excelentemente. Los 5 parámetros evaluados son: Calidad de Suministros (5%), Fiabilidad de plazo de entrega (40%), Flexibilidad del proveedor (5%), competitividad de precios (40%) y Experiencia como proveedor en proyectos de tamaño similar (10%).

1. Calificación de las ofertas: A continuación se presenta la calificación que se realizó a cada uno de los tres proveedores: 

Recillantas S.A

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEDORES Proveedor 1 Recillantas S.A RESULTADO DE LA EVALUACIÓN Puntuación Punto Porcentaje Ítem a calificar Información de la Oferta (0-10) Calificación Garantizar que el caucho de las Calidad de llantas esté en buenas condiciones y 1 5% suministros se encuentre limpio 9 0,45 Para cumplir con la producción estimada se requiere un alto cumplimiento de las fechas de Fiabilidad del entregas en los primeros días de cada plazo de mes, según las órdenes de compra 2 40% entrega establecidas 10 4

3

5%

Flexibilidad del proveedor

En caso de requerir más material del presupuestado inicialmente, el proveedor está en capacidad de entregarlo, la calificación se calcula

6

0,3

según la cantidad de unidades extra capaz de suministrar el proveedor



4

40%

5

10%

Se establecerá calificación inversamente proporcional al costo Competitividad estimado de tonelada para cada de precios proveedor Experiencia en Calificación según la cantidad de proyectos proyectos de suministro que haya similares realizado el proveedor CALIFICACIÓN TOTAL

7

2,8

8

0,8 8,35

RECICAR S.A

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEDORES Proveedor 2 RECICAR S.A RESULTADO DE LA EVALUACIÓN Puntuación Punto Porcentaje Ítem a calificar Información de la Oferta (0-10) Calificación Garantizar que el caucho de las Calidad de llantas esté en buenas condiciones y 1 5% suministros se encuentre limpio 9 0,45 Para cumplir con la producción estimada se requiere un alto cumplimiento de las fechas de Fiabilidad del entregas en los primeros días de cada plazo de mes, según las órdenes de compra 2 40% entrega establecidas 6 2,4 En caso de requerir más material del presupuestado inicialmente, el proveedor está en capacidad de entregarlo, la calificación se calcula Flexibilidad según la cantidad de unidades extra 3 5% del proveedor capaz de suministrar el proveedor 6 0,3 Se establecerá calificación inversamente proporcional al costo Competitividad estimado de tonelada para cada 4 40% de precios proveedor 9 3,6 Experiencia en Calificación según la cantidad de proyectos proyectos de suministro que haya 5 10% similares realizado el proveedor 10 1 CALIFICACIÓN TOTAL 7,75



ECOTRASH S.A

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEDORES Proveedor 3 ECOTRASH S.A RESULTADO DE LA EVALUACIÓN Puntuación Punto Porcentaje Ítem a calificar Información de la Oferta (0-10) Calificación Garantizar que el caucho de las Calidad de llantas esté en buenas condiciones y 1 5% suministros se encuentre limpio 7 0,35 Para cumplir con la producción estimada se requiere un alto cumplimiento de las fechas de Fiabilidad del entregas en los primeros días de cada plazo de mes, según las órdenes de compra 2 40% entrega establecidas 9 3,6 En caso de requerir más material del presupuestado inicialmente, el proveedor está en capacidad de entregarlo, la calificación se calcula Flexibilidad según la cantidad de unidades extra 3 5% del proveedor capaz de suministrar el proveedor 7 0,35 Se establecerá calificación inversamente proporcional al costo Competitividad estimado de tonelada para cada 4 40% de precios proveedor 10 4 Experiencia en Calificación según la cantidad de proyectos proyectos de suministro que haya 5 10% similares realizado el proveedor 10 1 CALIFICACIÓN TOTAL 9,3

Finalmente se organizan los resultados de la ficha de evaluación de proveedores y se identifica cuál fue el que tuvo la mejor calificación, los resultados se presentan a continuación:

PROVEEDOR ECOTRASH S.A Recillantas S.A

CALIFICACIÓN 9,3 8,35

RECICAR S.A

7,75

Finalmente se observa que el proveedor con mayor calificación según la ficha de evaluación de proveedores es la compañía ECOTRASH S.A; con una calificación de 9,3/10.

4.7 proceso de selección de proveedores Fase 2. Gastos Administrativos

Para la fase II Gastos Administrativos se utiliza la técnica de subastas de primer precio con ofertas selladas para seleccionar el proveedor. Inicialmente se realiza una calificación a los posibles proveedores teniendo en cuenta los diferentes aspectos relacionados en la ficha de evaluación de proveedores, para luego seleccionar los mejores calificados para permitir que presenten una oferta sellada, la cual no podrá ser vista por los competidores y en la fecha prevista el contrato se entregará a la oferta más viable. (Administración de la cadena de suministro, 2008, pp432) A continuación se presenta un cuadro con la calificación de los proveedores seleccionados para la fase de Gastos Administrativos:

PROVEEDOR Administrar Proyectos S.A. Soluciones Logísticas TelCo S.A. Transueños S.A.

CALIFICACIÓN 8.7 9.1 8.9 8.5

5. Integrar las TICs a la selección y seguimiento de los proveedores de los suministros del proyecto. Relacionar y aplicar para cada proceso (selección, seguimiento, control y evaluación) con proveedores, el software y hardware que utilizan para mejorar el desempeño del proyecto.

Se debe identificar el software y hardware que se utilizará en el proyecto a trabajar, para realizar la selección, seguimiento, control y evaluación de proveedores, se deben evaluar por lo menos 5 software teniendo en cuenta criterios como costos, características, funcionalidad y que cubra las necesidades del proyecto.

FICHA DE EVALUACIÓN SOFTWARE Producto: RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN CRITERIOS Costo Función de selección de proveedores Función de control de proveedores Función de evaluación de proveedores Adaptabilidad al proyecto TOTAL

PESO 25% 20% 20% 20% 15%

PUNTUACIÓN

TOTAL

Fuente: Elaboración Propia

A continuación se presentan dos tipos de software que se pueden conseguir en el mercado para el manejo y control de los proveedores y adquisiciones en un proyecto: 1. ShareME



Descripción General

Implementa procesos asociados a la gestión de proveedores, ofreciendo herramientas de colaboración que simplifican las tareas para el control y la gestión de proveedores, fábricas y productos. Entre otras funcionalidades, brinda una fiable identificación y seguimiento de incidencias, aplicación de cuestionarios, herramientas para la evaluación-homologación, así como un Portal Documental donde el proveedor dispondrá de un acceso personalizado para la gestión de su documentación. 

Funcionalidades

-Simplifica las tareas de control y gestión: ShareMe es un software documental modular, que permite el bloqueo de password en los procesos de firma, el control de versiones de documentos e información, la configuración de alertas y alarmas para la notificación de vencimientos de tareas, documentos etc.

-Registro de Proveedores: Este módulo de proveedores permite tener un sistema de registro de cada proveedor, fábrica y de los productos/servicios que nos suministra, así como de la documentación de los mismos y sus fechas de vigencia. Los procesos incluidos permiten analizar el rendimiento de tus proveedores, con el objetivo de determinar su validez. -Gestión de Incidencias: Este módulo permite automatizar la gestión de incidencias, desde la fase de apertura de las incidencias hasta la gestión del análisis y cierre de la misma facilitando su seguimiento. Gestiona de manera eficaz las incidencias que puedan presentar tus proveedores.

-Evaluación de proveedores: Con el módulo evaluación podremos parametrizar diferentes plantillas de cuestionarios para aplicárselos los proveedores y en función de la respuesta

numérica de esas preguntas calificarlos como aptos o no aptos, gracias al umbral de puntuación aplicado a la plantilla. Audita el rendimiento de tus proveedores de forma precisa. -Homologación de proveedores: Este módulo proporciona los mecanismos necesarios para la creación automática de homologaciones para cada empresa-fabrica-producto registrados, recuperando el número de incidencias leves, graves y extraordinarias en un periodo de tiempo determinado. Calcula automáticamente la categoría asignada a la empresa-fabrica-producto asociada al número de incidencias y al peso de cada una de ellas dependiendo del tipo de incidencia (leve, grave o extraordinaria) y al número de entregas. Además, puede integrarse a través de servicios web con en el ERP, con el objetivo de bloquear, por ejemplo, pedidos de compra. -Homologación documental: Con este módulo podrás parametrizar por tipo de proveedor la documentación a solicitarles. Cada bloque de documentación podrá ser evaluada por un responsable y por una aprobación genérica final. Acceso al Proveedor a su estructura documental requerida para la carga de la documentación por su parte. Proporciona gestión de usuario y contraseña para acceso de los proveedores al portal. La solución tiene implementado sistema de aprobación o rechazo de los documentos y el control de su fecha de caducidad. Informará de estas acciones vía correo electrónico. 2. Innovasupliers 

Descripción General

Permite personalizar criterios de calificación, delegar responsables, evaluar e informar al proveedor de su desempeño, compararlos con respecto a los demás proveedores del sector y mantener registro de cada actividad. 

Funciones:

-

Clasifica a los proveedores por categoría y subcategoría

-

Asigna los Roles (Administrador, Evaluador, Auditor)

-

Personaliza el diagnóstico, evaluaciones, auditorias de acuerdo a los estándares requeridos

-

Gestiona el proceso de evaluación y auditoria a los proveedores con la periodicidad requerida (Incluye reportes).

-

Hace seguimiento a los planes de acción (Generación de alertas)

-

Permite hacer comparativos entre proveedores de la misma categoría  

Ventajas

-

No Requiere capacitación

-

Se puede parametrizar varios estilos de evaluación

-

Facilita la definición, control y administración de los planes de mejoramiento en la misma herramienta

-

Mantiene la gestión documental soporte con los proveedores, evitando perdida de documentos

-

No requiere horas hombre en tareas de instalación

-

No requiere inversión en el desarrollo del software

-

No requiere contar con infraestructura para instalaciones

-

Acceso al servicio 24×7 desde Internet

-

Bajo Costo

3. Sap La herramienta tecnológica que utilizaremos para administrar la adquisición de bienes y servicio es SAP. Este es uno de los softwares más utilizados en las compañías a nivel mundial, dado que permite realizar la planificación de los recursos de las compañías. SAP ofrece la posibilidad de integrar a través de cuatro aplicaciones los siguientes ámbitos:  Customer relationship management (CRM) - ayuda a las empresas a adquirir y retener a los clientes, aumentando el marketing y la comprensión del cliente.  Administración del ciclo de vida de productos (PLM) - ayuda a los fabricantes con información sobre el producto  Administración de la cadena de suministro (SCM) - ayuda a las empresas con el proceso de asignación de recursos de su fabricación y procesos de servicio



Supplier Relationship Management (SRM) - permite a las empresas adquirir de los proveedores

SAP dentro de su portafolio de servicios ofrece un paquete denominado SAP Business One, el cual permite administrar desde los temas contables hasta la gestión de compras, el cual nos permitirá manejar nuestra relación con proveedores. El proceso de adquisición de un bien utilizando SAP es de la siguiente manera: 1. Se genera una Solicitud de Pedido a través de la transacción ME51N, en donde se relacionan los bienes a adquirir y al grabar automáticamente se envía un mail al usuario liberador para que apruebe la solicitud.

2. Una vez aprobada la solicitud de pedido se procede a generar la orden de compra en la transacción ME21N.

3. Una vez ejecutada la transacción se genera la Orden de Compra en PDF, la cual se envía automáticamente al proveedor, y con la cual procede con la facturación y despacho del pedido. Una vez entregada la mercancía, el proveedor procede con la radicación de la factura acompañada de la orden de compra y a través de la transacción MIGO

I.

Selección de TICS

En este caso al evaluar las dos propuestas de software se selecciona “Innovasupliers”, debido a que es un software de bajo costo, muy práctico (tanto así que no requiere capacitación) y contiene las funciones básicas y necesarias para gestionar y controlar las adquisicioines y proveedores de un proyecto de este tamaño. Por otra parte el software, “ShareME” tiene funciones más complejas que no son tan importantes a la hora de gestionar este tipo de proyectos, además que esto representa su elevado costo.

6. Relacionar los tipos de contratos más convenientes a realizar con cada proveedor

La empresa Ambicol S.A utilizará 4 proformas de contratos, el primero para consultoría, el segundo para compra de maquinaria, el tercero para compra de materia prima y el cuarto para contratar el servicio de arrendamiento.

6.1 Proforma contrato de consultoría

CONTRATO No. xxx DE 201__ SUSCRITO ENTRE xxxxxxx Y xxxxxxxx ESTE CONTRATO (el “Contrato”) se celebra en este [insertar fecha de inicio de los trabajos], entre [insertar nombre del Contratante] el “Contratante”), con domicilio social en [insertar dirección del Contratante] y [insertar nombre del Consultor] (el “Consultor”), cuya oficina principal está ubicada en [insertar dirección del Consultor]. CONSIDERANDO QUE el Contratante tiene interés en que el Consultor preste los servicios que se señalan a continuación, y CONSIDERANDO QUE el Consultor está dispuesto a prestar dichos servicios, POR LO TANTO, LAS PARTES convienen en lo siguiente: 1.

Servicios

(i)

El Consultor prestará los servicios (los “Servicios”) que se especifican en el Anexo A, “Términos de referencia y alcance de los Servicios”, que forma parte integral de este Contrato.

(ii)

El Consultor encomendará la prestación de los Servicios al personal que se enumera en el Anexo B, “Personal del Consultor”. No aplica.

(iii)

El Consultor presentará los informes al Contratante en la forma y dentro de los plazos indicados en el Anexo C, “Obligación del Consultor de presentar informes”.

2.

Plazo

El Consultor prestará los Servicios durante el período que se iniciará el [insertar fecha de inicio] hasta el [insertar fecha de término], o durante cualquier otro período en que las Partes pudieran convenir posteriormente por escrito.

3.

Pagos

A.

Monto máximo El Contratante pagará al Consultor una suma total de [insertar cantidad] por los Servicios prestados conforme a lo indicado en el Anexo A. Dicha suma ha sido establecida en el entendido de que incluye todos los costos y utilidades para el Consultor, así como cualquier obligación tributaria a que éste pudiera estar sujeto.

B.

Calendario de pagos El calendario de pagos será el siguiente1:

Monto Monto2 Monto Total MECESUP Institucional ($) ($) ($) Contra recibo conforme del contratante del Informe ..... Contra recibo conforme del contratante del Informe ..... Contra recibo conforme del contratante del Informe ..... Total C.

Condiciones de pago Los pagos se efectuarán en [indicar la moneda], dentro de los 30 días contados a partir de la presentación por el Consultor de las facturas en duplicado al Coordinador designado en el párrafo 4.

4.

Administración del proyecto

A.

Coordinador El Contratante designa al Sr./a la Sra. [insertar nombre] como Coordinador(a) del Contratante, quien será responsable de la coordinación de las actividades contempladas en este Contrato, la aceptación y aprobación por parte del Contratante de los informes u otros elementos que deban proporcionarse, y la recepción y aprobación de las facturas para cursar los pagos.

B.

Informes Los informes enumerados en el Anexo C, “Obligación del Consultor de presentar informes”, deberán ser presentados durante el desarrollo

1 2

Modificar el calendario a fin de indicar los elementos que se describen en el Anexo C.

En base a lo estipulado en punto 5.2.2 de las bases de concurso año 2007, en todos los casos se requerirá de un aporte de contraparte institucional en dinero efectivo, de al menos el 10% del total del costo de la asistencia técnica.

de las actividades asignadas, y constituirán la base para los pagos que deberán efectuarse conforme a lo indicado en el párrafo 3. Calidad de los Servicios

El Consultor se compromete a prestar los Servicios de acuerdo con las normas más elevadas de competencia e integridad ética y profesional.

6. Confidencialidad

Durante la vigencia de este Contrato y dentro de los dos años siguientes a su término, el Consultor no podrá revelar ninguna información confidencial o de propiedad del Contratante relacionada con los Servicios, este Contrato o las actividades u operaciones del Contratante sin el consentimiento previo por escrito de este último.

7.

Propiedad de los materiales

Todos los estudios, informes, gráficos, programas de computación u otros materiales preparados por el Consultor para el Contratante en virtud de este Contrato serán de propiedad del Contratante. El Consultor podrá conservar una copia de dichos documentos y programas de computación3.

8.

Prohibición al Consultor de participar en ciertas actividades

El Consultor conviene en que, tanto durante la vigencia de este Contrato como después de su terminación, ni el Consultor ni ninguna entidad afiliada a éste podrá suministrar bienes, construir obras o prestar servicios (distintos de los Servicios y de cualquier continuación de los mismos) para cualquier proyecto que se derive de los Servicios o esté estrechamente relacionado con ellos.

9.

Seguros

El Consultor será responsable de contratar los seguros pertinentes.

5.

3 4

5

10. Cesión

El Consultor no podrá ceder este Contrato o subcontratar ninguna parte del mismo, sin el consentimiento previo por escrito del Contratante.

11. Ley e idioma por los que se regirá el Contrato

El Contrato se regirá por las leyes de [insertar país], y el idioma del Contrato será4 [insertar el idioma].

12. Solución de controversias5

Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso judicial conforme a la ley del país del Contratante.

Si hubiera alguna restricción con respecto al uso de estos documentos y programas de computación en el futuro, ésta se deberá indicar al final del párrafo 7. Normalmente el Contratante selecciona la ley de su país. Sin embargo, el Banco no tiene objeciones si el Contratante y el Consultor convienen en designar la ley de otro país. El idioma deberá ser inglés, francés o español, a menos que el contrato haya sido firmado con firmas nacionales, en cuyo caso el idioma puede ser el nacional. En el caso de un Contrato celebrado con un Consultor extranjero, el párrafo 12 podrá reemplazarse por la siguiente disposición: “Toda diferencia, controversia o reclamación que surja de este Contrato o en relación con el mismo, o con su incumplimiento, rescisión o invalidez, deberá solucionarse mediante arbitraje de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) vigente en ese momento.”

En señal de conformidad ambas partes suscriben el presente Contrato a los xx días del mes de xxxx del xxxxxx

POR EL CONTRATANTE

POR EL CONSULTOR

Firmado por

Firmado por

Cargo:

Cargo:

49

Lista de Anexos Anexo A:

Términos de referencia y alcance de los Servicios

Anexo B:

Personal del Consultor

Anexo C:

Obligación del Consultor de presentar informes

Proforma de contrato tomada de: https://uct.cl/mecesup/proyectos2007/asistenciatecnica/contrato-consultoria.doc

6.2 Proforma de contrato para compra de maquinaria CONTRATO No. xxx DE 201__ SUSCRITO ENTRE xxxxxxx Y xxxxxxxx ESTE CONTRATO (el “Contrato”) se celebra en este [insertar fecha de inicio de los trabajos], entre [insertar nombre del Contratante] el “Contratante”), con domicilio social en [insertar dirección del Contratante] y [insertar nombre del Consultor] (el “Consultor”), cuya oficina principal está ubicada en [insertar dirección del Consultor]. CONSIDERANDO QUE el Contratante tiene interés en que el Contratista suministre e instale la maquinaria que se señalan a continuación, y CONSIDERANDO QUE el Contratante está dispuesto a suministrar e instalar dicha maquinaria, POR LO TANTO, LAS PARTES convienen en lo siguiente: 1.

2.

Suministro de Maquinaria e instalación

Plazo

(i)

El Contratista Suministrará la maquinaria (la “Maquinaria”) que se especifica en el Anexo A, “Términos de referencia y características técnicas y funcionales de la maquinaria”, que forma parte integral de este Contrato.

(ii)

El Contratista encomendará el transporte y la instlación de la maquinaria al personal que se enumera en el Anexo B, “Personal del Contratista”.

El Contratista Suministrará e instalará la maquinaria durante el período que se iniciará el [insertar fecha de inicio] hasta el [insertar fecha de término], o durante cualquier otro período en que las Partes pudieran convenir posteriormente por escrito.

3.

Pagos

A.

Monto máximo El Contratante pagará al Contratista una suma total de [insertar cantidad] por los Servicios prestados conforme a lo indicado en el Anexo A. Dicha suma ha sido establecida en el entendido de que incluye todos los costos y utilidades para el Contratista, así como cualquier obligación tributaria a que éste pudiera estar sujeto.

B.

Calendario de pagos El calendario de pagos será el siguiente1:

Monto Monto2 Monto Total MECESUP Institucional ($) ($) ($) Contra recibo conforme del contratante del Informe ..... Contra recibo conforme del contratante del Informe ..... Contra recibo conforme del contratante del Informe ..... Total C.

Condiciones de pago Los pagos se efectuarán en [indicar la moneda], dentro de los 30 días contados a partir de la presentación por el Contratista de las facturas en duplicado al Coordinador designado en el párrafo 4.

4.

1 2

Administración del proyecto

A.

Coordinador El Contratante designa al Sr./a la Sra. [insertar nombre] como Coordinador(a) del Contratante, quien será responsable de la coordinación de las actividades contempladas en este Contrato, la aceptación y aprobación por parte del Contratante del suministro e

Modificar el calendario a fin de indicar los elementos que se describen en el Anexo C.

En base a lo estipulado en punto 5.2.2 de las bases de concurso año 2007, en todos los casos se requerirá de un aporte de contraparte institucional en dinero efectivo, de al menos el 10% del total del costo de la asistencia técnica.

instalación de la maquinaria u otros elementos que deban proporcionarse, y la recepción y aprobación de las facturas para cursar los pagos.

5.

Calidad de los Servicios

6. Recepción y Entrega

El Contratista se compromete a suministrar la maquinaria y a prestar los Servicios de acuerdo con las normas más elevadas de competencia e integridad ética y profesional.

El Contratista se compromete a efectuar la entrega de la maquinaria con las características y condiciones establecidas en las bases y su propuesta técnica, Luego de realizada la entrega al Contratante y el Contratista procederán a suscribir el documento final de recepción del bien, rechazándose el que no se ajuste a las características técnicas fijadas en el Anexo No.01, obligándose en ese caso el Contratista a subsanar las observaciones en un plazo que no podrá ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10) días. La entrega física del bien será hecha en xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

7.

Garantía Técnica

El Contratista garantiza cualquier defecto de fábrica de los bienes contratados de acuerdo a la Garantía otorgada por el contratista

8.

Capacitación y Entrenamiento

El Contratista se compromete a otorgar cursos de entrenamiento y capacitación al personal que el Contratante indique en la Ciudad de xxxxxxx, en lo concerniente a la conducción y operatividad de las Unidades.

9.

Seguros

El Contratista será responsable de contratar los seguros pertinentes.

10. Cesión

El Consultor no podrá ceder este Contrato o subcontratar ninguna parte del mismo, sin el consentimiento previo por escrito del Contratante.

11. Ley e idioma por los que se regirá el Contrato

El Contrato se regirá por las leyes de [insertar país], y el idioma del Contrato será4 [insertar el idioma].

12. Solución de controversias5

Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso judicial conforme a la ley del país del Contratante.

En señal de conformidad ambas partes suscriben el presente Contrato a los xx días del mes de xxxx del xxxxxx

POR EL CONTRATANTE

POR EL CONTRATISTA

Firmado por

Firmado por

Cargo:

Cargo:

Lista de Anexos Anexo A:

Términos de referencia y alcance de los Productos y Servicios

Anexo B:

Personal del Contratista

6.3 Proforma Contrato de materia prima

6.4 proforma contrato de arrendamiento

1

7. Proponer la orientación organizacional y el modelo de control para la gestión del suministro

CONCLUSIONES



Se estudiaron las herramientas de la gestión de adquisiciones en el proyecto y se plasmaron en el desarrollo del mismo.



Se adquirieron y se pusieron en práctica los conocimientos sobre la selección de proveedores y control de inventarios adquiridos en la Unidad 2 Paso 5.



Se fortaleció el trabajo en grupo durante la realización del proyecto seleccionado.



Se detallan y se aplican las TIC’S a la gestión del suministro en el desarrollo de nuestro proyecto.

2 BIBLIOGRAFIA Mora, G. L. A. (2010). Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos. Bogotá, CO: Ecoe Ediciones. Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=15&docID=10566152&t m=1481399147549

Mora, G. L. A. (2010). Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos. Bogotá, CO: Ecoe Ediciones. Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=15&docID=10566152&t m=1481399972128

Corredor, E. (2016) La gestión de las adquisiciones (OVI) Recuperado de: http://hdl.handle.net/10596/9908

Paginas web consultadas: https://uct.cl/mecesup/proyectos2007/asistencia-tecnica/contrato-consultoria.doc