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U.T. 07 OPE RA CIO NES AVANZ AD AS C ON HOJA DE CÁ LCU LO EXCEL AVANZADO

EXC EL AVAN ZADO  LISTAS DE DATOS.  Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados.

EXC EL AVAN ZADO  Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la lista. Filtrar el contenido de la lista por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.  Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.   

EXC EL AVAN ZADO  CREAR UNA LISTA  Datos - Lista - Crear Lista

EXC EL AVAN ZADO  Al crear la lista nos aparece esta barra de herramientas

 Además, las celdas de la lista aparecen remarcadas en Azul.

EXC EL AVAN ZADO  Podemos observar:  primera fila: cabeceras . Aparecen con unas listas desplegables  Fila con el asterisco: sirve para añadir más registros  Fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas.

EXC EL AVAN ZADO  Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos  Nos posicionamos dentro de la lista. Vamos a Datos, Formulario.

EXC EL AVAN ZADO  En un formulario se pueden crear nuevas filas de datos, modificar las existentes o simplemente, consultar los datos.

EXC EL AVAN ZADO  Podemos ordenar los datos de una lista.  Pulsamos en la lista, Datos - Ordenar.  Se eligen los criterios y nos lo ordena.

EXC EL AVAN ZADO  Filtrar una lista es que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.  Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.  Utilizando el Autofiltro.  Utilizando filtros avanzados.

EXC EL AVAN ZADO  Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -Filtro --Autofiltro).

EXC EL AVAN ZADO  Para usar los filtros avanzados, lo primero es tener los criterios por los que vamos a filtrar.  Para ello necesitamos una parte de la hoja de cálculo como zona de criterios.  Hacemos una copia del encabezado de nuestra lista y la pegamos en otra parte de la hoja.

EXC EL AVAN ZADO  Si queremos que nos filtre, por ejemplo, de una lista los apellidos que sean Gómez, debajo de Apellido escribimos Gómez.  Si ademas queremos que en edad sea mayor que 30, debajo de Edad escribimos >30

EXC EL AVAN ZADO  Si queremos que se cumpla una condición u otra, no las dos a la vez, una de las condiciones se escribe justo en la línea debajo de las cabeceras, y la otra debajo.  Veamos algunos ejemplos:

EXC EL AVAN ZADO  Mostraría solo los de nombre Rosa  Muestra los de nombre Rosa y código >3  Muestra los de nombre Rosa o código >3

EXC EL AVAN ZADO  Una vez definidos los criterios, ya podemos empezar a usar los filtros.  Vamos a Datos- Filtros- Filtros avanzados

EXC EL AVAN ZADO  Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.  Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).

EXC EL AVAN ZADO  Podemos guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.  Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros desaparecerán.  Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro Mostrar todo.

EXC EL AVAN ZADO  Hacemos los ejercicios de la carpeta Ejercicio 1 de la Intranet. Tema 7

EXC EL AVAN ZADO  TABLAS DINÁMICAS: Consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.  Permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

EXC EL AVAN ZADO  Para seguir la explicación crearemos en una hoja un listado de datos como el siguiente (unas 15 líneas de datos):

EXC EL AVAN ZADO  Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.  Accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

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PULS AMOS EN D IS EÑO

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EXC EL AVAN ZADO  En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos.  En el campo Columna arrastramos MES.  Y en Datos arrastramos IMPORTE  NOTA: Para ayudarnos, en los Datos solo pueden ir columnas de datos con los que se pueda operar.

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EXC EL AVAN ZADO  Vamos a hacer ahora una tabla dinámica con la misma lista.  Pondremos en las filas el campo REF  En las columnas el campo MES  En los datos arrastramos los tres campos restantes: Cantidad, Importe y Total.

EXC EL AVAN ZADO  Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable  Permiten filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado

EXC EL AVAN ZADO  Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio .  Puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras: Máximos, Mínimos, Promedios, etc…

EXC EL AVAN ZADO  Con botón derecho en la zona a modificar, elegimos Configuración de campo...

EXC EL AVAN ZADO  GRAFICOS CON TABLAS DINÁMICAS  Clic con el botón derecho sobre cualquier celda de la tabla, seleccionamos Gráfico dinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos.  Para cambiar el formato del gráfico: clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico ; Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga.

EXC EL AVAN ZADO  Hacemos los ejercicios de la Intranet, de la carpeta Ejercicio 2.

EXC EL AVAN ZADO  MACROS: automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola.  La forma más fácil de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.  Se abre desde Herramientas - Macro y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar nueva macro...

EXC EL AVAN ZADO  Le damos un nombre  En Método abreviado le damos una combinación de teclas  Y guardamos la macro donde queremos que sea válida (Este libro)

EXC EL AVAN ZADO  Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar  En la barra de estado nos informa de que está grabando.  Realizamos las acciones a guardar  Presionamos sobre el botón Detener

EXC EL AVAN ZADO  Antes de ejecutar una macro es necesario seleccionar las celdas donde queremos que se aplique la macro, si esta así lo requiere.  Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Herramientas - Macro - Macros..  Seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar

EXC EL AVAN ZADO  ASIGNAR UN BOTÓN A UNA MACRO  Vamos a Ver- Barra de HerramientasFormulario.  Escogemos el botón y lo pondremos en la hoja.  Nos aparece el cuadro de Asignar macro

EXC EL AVAN ZADO  Una vez escogida la macro correspondiente, le damos a Aceptar.  Para cambiar el texto del botón, damos botón derecho sobre el y elegimos Modificar Texto.

EXC EL AVAN ZADO  ASIGNAR MACRO A BARRA DE HERRAMIENTAS.  Herramientas- Personalizar, escogemos Comandos.  En Categorías escogemos Macros, y en la derecha nos salen dos opciones, escogemos Personalizar Botón.

EXC EL AVAN ZADO  Pinchamos en Personalizar Botón y arrastramos a la barra de herramientas.  Al darle botón derecho, le damos a la opción Asignar Macro.  También tiene otras opciones para cambiar, como el icono del botón.

EXC EL AVAN ZADO  Hacemos los ejercicios de la Intranet, de la carpeta EJERCICIO 3.