Usos Y Abusos Del Power Point

USOS Y ABUSOS DEL POWER POINT Lic. Dante Bobadilla FMH-USMP

I.- Introducción Los programas de presentación gráfica, como el MS Power Point, son una de las herramientas de oficina más empleadas hoy. Su utilidad se aprecia mejor en los ambientes en donde la exposición de ideas es bastante frecuente, por ejemplo en las reuniones de evaluación de proyectos, juntas de directorio, salas de exposición y el aula de clases, por supuesto. El objetivo de estos programas es facilitar la presentación de contenidos diversos mediante el uso combinado de todo tipo de imágenes (estáticas y en movimiento, cuadros, fotos y videos), además de texto y sonido, creando diapositivas que pueden mostrarse en secuencia programada para apoyar una exposición. En consecuencia, resulta ser una herramienta formidable para hacerse entender por un auditorio. Sin embargo, el programa por sí solo no tiene ninguna magia que hipnotice al espectador, esta magia es un pequeño aporte de creatividad que corre por cuenta del usuario. En este sentido, un empleo inadecuado del programa puede no solo adormecer al auditorio sino producir una confusión total de ideas. Es necesario pues, revisar ciertas pautas para evitar estas situaciones. En resumen podemos enunciar tres condiciones básicas para conseguir buenas presentaciones: a) Dominio del programa b) Manejo de técnicas de presentación de ideas c) Arte y creatividad en el diseño gráfico. El primer aspecto es materia del curso y es casi un hecho que todos terminarán dominando el programa; sin embargo, esto no es una garantía de que todos harán buenas presentaciones, del mismo modo que aprender a emplear el óleo y los pinceles no garantiza que se harán buenos cuadros. Por otra parte, está claro que en este curso no nos involucraremos con técnicas de exposición de ideas. Y es posible que solo una porción de alumnos se considere artista, aunque para realizar buenas presentaciones no se requiere ser un artista necesariamente. Frente a esto lo único que nos queda después de enseñar el manejo del programa, es plantear algunas recomendaciones acerca del buen uso del Power Point. Algunos piensan equivocadamente que el propósito de una diapositiva es tan solo mostrar un texto que aparece de alguna forma espectacular o graciosa. Podemos esperar esto cuando los conceptos no están bien definidos, las ideas no están claras o se han perdido todas las prioridades. Muchos no tienen una idea imprecisa del propósito de Power Point y lo usan solo para alardear de sus habilidades. Otros lo desechan porque aun no le ven ninguna utilidad en su vida diaria, por lo menos en estos tiempos. El objetivo de estas líneas es ayudar a estas personas a que logren captar el sentido y las proporciones de esta herramienta, ofrecerles una guía simple y clara de lo que se debe y no se debe hacer. Pero antes de dar estas pautas empecemos por lo más fácil y hagamos una ácida crítica de los errores más frecuentes que se cometen en estas presentaciones gráficas.

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II.- Usos y abusos La imagen de un texto. Muchos emplean el Power Point como si fuera un reemplazo de la pizarra. Esto puede ser aceptado cuando, en efecto, no hay ninguna pizarra, pero aun así siempre es posible hacer algo bastante mejor que mostrar solo textos. Una gran cantidad de presentaciones se basa en textos y las más de las veces no son más que eso: puro texto. Podríamos entonces preguntar ¿por qué no usar un simple procesador de textos y mostrar fichas en la pantalla? Una presentación “gráfica” basada en diapositivas repletas de solo texto nos permite albergar al menos dos sospechas bien fundadas: a) El expositor no sabe hacer otra cosa con el programa. b) No tiene ninguna técnica para transmitir sus ideas. Por lo general, estos expositores muestran una diapositiva repleta de texto y a continuación leen su contenido. Esto, por supuesto, carece de todo sentido. Sería mejor distribuir una separata y ahorrarnos la exposición. Hablando en grandes rasgos podríamos afirmar que una página de texto es la última opción a emplear en una diapositiva. La primera regla que se extrae aquí es: Las diapositivas no reemplazan la exposición. Solo la apoyan.

El abuso de los efectos Los programas de presentación gráfica nos proporcionan una serie de efectos que dinamizan la aparición de los contenidos, a la vez que incorporan una alternativa de sorpresa que ayuda mucho a mantener el interés del auditorio cuando es adecuadamente utilizado. Sin embargo, en ocasiones el abuso de estos efectos opaca al contenido mismo y llega a ser irritante, en especial cuando el efecto no guarda ninguna relación con el contenido y se hace evidente que su empleo está orientado más a llamar la atención sobre las habilidades en el manejo del programa que sobre el tema en exposición. La saturación de efectos provoca un resultado contraproducente en el auditorio pues se concentran más en el efecto que en el contenido, se distraen, pierden el hilo de la exposición, acaban irritados e impacientes. Algunos efectos pueden causar la risa del auditorio cuando el contenido en sí requiere seriedad. No olvidemos que los efectos solo son un accesorio que adorna al contenido y que su uso debe estar orientado a reforzar el contenido y no a competir con él. A veces es evidente que el expositor no ha sabido distinguir entre la importancia del contenido y la del efecto añadido. La segunda regla que nos deja este punto es: Los efectos no deben competir con el contenido.

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La secuencia inadecuada Las diapositivas deben aparecer en una secuencia perfectamente coordinada con la exposición, de modo que apoyen el entendimiento de cada etapa del asunto tratado y para que la transmisión de las ideas sea fluida. No hay nada más desastroso que interrumpir una exposición para pasar a la bochornosa operación de buscar hacia atrás y hacía adelante la diapositiva que conviene presentar en ese momento. Esto indica que las diapositivas se han fabricado sin seguir un orden lógico o antes de planificar completamente la exposición del tema en cuestión. Una situación de este tipo no solo es una evidencia de que la exposición no ha sido adecuadamente planificada, sino que representa una falta de respeto al auditorio, un desprestigio personal para el expositor, y en general, una pérdida de tiempo para todos. En los casos en que una misma diapositiva puede ser mostrada más de una vez, esta debe aparecer en la secuencia tantas veces como sea necesaria. La enseñanza que esto nos deja es: La idea de usar diapositivas es ganar tiempo, no perderlo.

El exceso de información Casi siempre es necesario mostrar contenidos de tipo numérico, en especial cuadros estadísticos. Sin embargo, la estadística es una ciencia que maneja mucha información y algunas tablas mostradas en una diapositiva pueden resultar de poca utilidad si se trata de series numéricas extensas. Encontrarnos con una diapositiva repleta de números, aunque se encuentren muy ordenados en columnas, desalienta a cualquiera de seguir el tema. Por lo demás, no todos están en condiciones de distinguir el cúmulo de cifras que se muestra. En consecuencia, apelar a este tipo de información en una diapositiva es, por lo general, una pérdida de tiempo, ya que en nada apoya a la exposición. Para evitar esto, es preferible seleccionar la información más relevante y elaborar una gráfica estadística apropiada que muestre de manera simple, clara y directa el punto que se desea transmitir. Una enseñanza de esto podría ser: La abundancia de información no es lo relevante

El estilo contraproducente Los programas como Power Point proporcionan una enorme cantidad de estilos para elegir en cada elemento posible de usar, tales como el fondo, la letra, colores, bordes, líneas, símbolos, etc. Esto resulta a veces tan tentador que muchos apelan a esta inagotable cantera de estilos para confeccionar cada diapositiva, obteniendo como producto final una serie de diapositivas tan coloridas y extravagantes que acaban afectando los sentidos. Por supuesto, una presentación de tales características va en desmedro de la exposición de las ideas. Ante esta observación, muchos alegan que “las cosas están para ser usadas”. Claro que nadie puede culpar a nadie por sus gustos; después de todo, el mal gusto no es un delito. De todos modos conviene tener presente que los estilos deben usarse con arreglo al tema a

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exponer y al auditorio al que va dirigido. Pero principalmente no perder de vista que el objetivo es transmitir ideas y no hacer una exposición de cuadros. Lo que no entra en consideración es en realidad el gusto del expositor sino el del auditorio. Elegir un estilo infantil para tratar un asunto serio ante un auditorio mayor es andar gravemente desubicado. En general podríamos decir que cuanto más importante es el tema a exponer y más elevado el nivel del auditorio, los estilos van perdiendo su importancia hasta convertirse en elementos perturbadores. Para concluir este punto resaltemos esta enseñanza: La presentación es para exponer ideas, no cuadros

La imagen fuera de contexto Hay ocasiones en que una materia no requiere mayor soporte de imágenes para ser transmitida y comprendida. En otras ocasiones es el expositor quien no sabe qué mostrar en las diapositivas para acompañar su exposición o alguna parte de ella. Esto provoca a veces tal ansiedad e inseguridad que no se le ocurre nada mejor que colocar una imagen cualquiera, supuestamente aproximada o vinculada. Por ejemplo, si es que está hablando acerca de la niñez, decide mostrar imágenes de niños jugando; o si está ha/blando de sexualidad muestra imágenes de parejas en situaciones diversas. En verdad tales imágenes no ayudan absolutamente en nada para comprender mejor lo que se está exponiendo ya que todo el mundo sabe lo que es un niño o una pareja, por el contrario, actúan como un elemento de distracción para el auditorio que así pierde la atención sobre el discurso siendo más atraído por las imágenes que por el expositor. Debemos volver a repetir que las diapositivas solo tienen sentido cuando ayudan al discurso. No son algo que tenemos que mostrar obsesivamente para distraer al auditorio o para evitar que el auditorio se duerma. Esta lección la podemos resumir así: Las imágenes deben servir para facilitar la comprensión, no para distraer

El álbum de fotos Otro error muy común es emplear las diapositivas como un álbum de fotos que se muestran en secuencia. Esto es el extremo opuesto de mostrar puro texto. Si bien el programa se presta para realizar ambas funciones, en realidad ninguna de ellas es su verdadero propósito. Así como podemos emplear el más simple procesador de textos para mostrar unas páginas de texto, también podemos mostrar fotos con un software más apropiado para tal fin, como por ejemplo un procesador de imágenes que nos permite programar una simple exposición de fotos sin tener que recurrir a la tarea de generar diapositivas, permitiéndonos incluso, si fuera necesario, añadir textos sobre las fotos y retocarlas de muchas maneras útiles para resaltar detalles. Hay muchos programas para crear álbumes de fotos y mostrarlas una por una, si eso es lo que se desea, aunque la mayor parte de las veces bastará con emplear tan solo el visor de imágenes de Windows. Para resumir este punto diremos: No tiene que emplear Power Point si puede usar algo más apropiado

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III.- Recomendaciones Para comenzar ordenemos nuestros pensamientos y clarifiquemos los conceptos. El programa Power Point es una herramienta de ayuda para la exposición de ideas, proyectos, materias, temas, etc. En consecuencia, el punto principal es la materia a exponer. De esto se desprende que el primer paso debe ser preparar la exposición en cuanto a su contenido teórico. Hecho esto, el siguiente paso es planificar una estrategia para transmitir esta información al auditorio específico al que nos vamos a dirigir. Es durante esta planificación cuando decidimos emplear las diapositivas. Naturalmente no es obligatorio usarlas, pero si lo hacen no es para copiar el texto de la exposición en cada diapositiva, o para mostrar nada más que una serie de fotos. El sentido de las diapositivas es emplear imágenes, cuadros sinópticos, mapas semánticos, esquemas conceptuales, gráficos estadísticos, etc., cuya oportuna aparición sea un apoyo vital para la comprensión del tema. Ese y nada más que ese es el propósito de emplear diapositivas. Visto así, lógicamente significa que la preparación de cada diapositiva demanda un trabajo a veces extraordinario, pues no solo se trata de ubicar las imágenes sino de preparar los cuadros, mapas y todo tipo de contenidos gráficos necesarios. Si fuera el caso, podrían usarse otros programas para tal efecto, aunque Power Point integra la mayor parte de las herramientas de Word y Excel ya que forma parte de la familia del MS Office. Una vez completado el proceso de generación de contenidos, o de ubicarlos quizá en otros programas, el paso final es integrarlos en las diapositivas, importándolos desde su origen. El último paso es añadirles un toque de elegancia apelando moderadamente a los efectos especiales de presentación de cada elemento de la diapositiva. Esto podría ser incluso algo indispensable para sincronizar su aparición con el momento adecuado durante la exposición. Aunque no debiera ser necesario, debemos advertir que hay partes indispensables en toda presentación: 1) Una tapa o carátula que muestre: a. b. c. d.

El nombre de la Institución. El título del tema El nombre del autor y expositor. La fecha

2) Si viene al caso, un índice que advierta el contenido de la exposición. 3) Las diapositivas que apoyan la exposición del tema. 4) Una bibliografía final o una lista de las fuentes. Durante la primera presentación siempre es necesario estar preparado para tomar nota de las modificaciones que se deben hacer a fin de sincronizar mejor los tiempos, ampliar los contenidos, quitar o agregar algo según la reacción del auditorio y otras cosas por el estilo, hasta quedar finalmente terminada y convertida en una valiosa herramienta didáctica de apoyo efectivo en la transmisión del conocimiento, cual es su propósito final.

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