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Curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas Disciplina: APLICAÇÕES COMPUTACIONAIS Profa. Vânia Franciscon Vieira

Empresa Jofege Pavimentação e Construção Ltda Análise do Sistema ao ERP RM TOTVs

GRUPO Nº 12 Igor Monte – RA: 002201900491 Richard Marcos Rosa – RA: 002201900894 Stefani Pereira da Silva – RA: 002201901686 Thiago de Souza – RA: 002201900359

Itatiba Março / 2019

1. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA. Nome da empresa: Jofege Pavimentação e Construção Ltda. Ramo de Atividade: Prestadora de serviços. Endereço completo: Av. Pedro Mascagni, 650 - Jardim Galetto, Itatiba - SP, Tempo no mercado/ Data de fundação: 50 anos de mercado, fundada em 1968. Produtos e/ou serviços oferecidos: Pavimentação de estradas ou rodovias, obras de saneamento básico, Obras de infraestrutura. Planos de crescimento futuros: Espera-se melhorar cada vez mais nos procedimentos internos para que o a empresa volte a crescer. 2. CARACTERICAÇÃO DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. O departamento de TI da Jofege possuí scanners, computadores, servidores, switches e celulares. Além disso, utilizam alguns aplicativos como Pandion, Outlook, Visual Studio, Team Viewer, , SISMA, SIMOVA, Fluig, SafeDoc, Dynamicca, RC, os frameworks Ionic e Angular, o ERP RM TOTvs 3. CARACTERIZAÇÃO DO SISTEMA. 3.1 Características básicas do sistema. O sistema a ser estudado será o de Compras, que é um módulo pertencente ao ERP RM TOTVs, que é composto de vários programas para atender ao procedimento de compra. 3.2 Funcionamento do sistema atual. O ERP trabalha com movimentos, que são grupos de processos presentes em cada programa do módulo, através destes são definidos movimentos de entrada ou saída de mercadorias, como também o tipo de procedimento a ser feito e a onde será enviado o custo, a seguir veremos detalhadamente o procedimento de solicitação, cotação e ordem de compra, cujos movimentos serão 1.1.10 para solicitação e 1.1.09 para compras. 3.2.1 Solicitação de Compra. Para solicitar produtos, é necessário que o usuário gere um novo movimento, para isto ele deverá clicar no ícone “novo” de sua interface, com isso, abrirá uma janela, onde por default iniciará no Identificação/Cabeçalho do movimento, neste cabeçalho deverão ser preenchido o local de estoque, que indica para qual tipo de local deverá ser enviado o material, por exemplo, caso seja almoxarifado central, ao lançar a NF, o saldo caíra sobre o local, e o disponibilizará para ser solicitado.

Figura 1 – Cabeçalho da Solicitação de Compra. O próximo passo será informar os itens da solicitação, e para isso o usuário clicará em “novo” e em uma nova janela deverá ser informado o código do produto, que é atrelado ao cadastro do produto do módulo Cadastros, ao preencher, o ERP preencherá automaticamente os campos relacionados ao produto, a Descrição Completa do Item e a Unidade de medida, com isso faltará apenas inserir a quantidade a ser solicitada.

Figura 2 – Itens da Solicitação de Compra. Feito isto, por obrigatoriedade, o usuário deverá preencher os campos despesas que fica em Integrações, definindo que tipo de despesa este determinado item pertence, além disso, em Rateios deverá ser preenchido o centro de custo do material, ou seja, em qual conta da empresa cairá o custo. Em Informações, poderá ser incluso alguns detalhes sobre o produto, como a marca, o modelo, o código do

item no mercado, informações técnicas e as aplicações, para salvar as alterações e concluir a inclusão do item, basta clicar em Ok para salvar e fechar a janela, ou clicar em salvar, para evitar a abertura da tela toda vez, no canto superior esquerdo há o ícone de inclusão do item, onde poderá ser adicionado mais itens ainda na mesma tela. Após adicionar o número de itens desejados, pode-se concluir a solicitação dando ok em todas as janelas anteriores. 3.2.2 Cotação. Diferente dos outros programas, a cotação não é controlada por grupo de movimentos, ela é única e integrada a todos tipos de movimentos, fazendo com que a base de dados se concentre em apenas um local. Após as solicitações desenvolvidas pelos requisitantes dos almoxarifados, o comprador terá vários itens do movimento 1.1.10 para comprar. Com isso, em primeiro lugar o comprador deverá abrir o programa de cotação e gerar uma nova cotação, com isso o sistema abrirá a janela de Assistente de cotação para que seja informado o nome do comprador, a data limite para resposta do fornecedor, a coligada e o movimento desejado para cotação.

Figura 3 – Dados Iniciais do Assistente de Cotação. Ao avançar, o comprador realizará uma buscar pelos movimentos de solicitação que contenham itens da sua família de itens, por exemplo: elementos de fixação, filtros, aço, derivados de petróleo e etc. Concluindo esta etapa, será redirecionado a uma lista de fornecedores onde já foram comprados os determinados itens, nesta o usuário selecionará até 5 fornecedores os quais ele deseja enviar, concluindo, irá para o ultimo passo do processo, onde selecionará o prazo de pagamento e entrega desejados, como também informar qual tipo de análise fará para esta cotação, melhor oferta global (onde será calculado o fornecedor mais

viável segundo o montante) ou melhor oferta por produto (que irá destacar onde cada produto está mais barato). Fazendo isso, a inclusão da cotação está finalizada, e agora poderá ser direcionada aos fornecedores. Clicando sobre a cotação realizada, o usuário deverá clicar no botão logo abaixo do “x”, onde abrirá a janela de comunicar ao fornecedor.

Figura 4 – Janela de Cotação. Nesta janela aparecerão 3 opções de envio, a primeira trata-se apenas da impressão do Orçamento, onde poderá ser enviado ao diretório desejado com o formato “PDF”, a segunda trata-se do envio direto ao fornecedor, via sistema, onde poderá anexar o orçamento, a ultima opção é a cotação via web, onde a cotação é inutilizada ao comprador até a data limite de resposta, ou o envio do orçamento pelo fornecedor, e é liberada ao fornecedor com login e senhas definidos pelo ERP para realizar o orçamento via web, ao final do preenchimento do fornecedor, ele o enviará e o sistema baixará o orçamento no sistema através dos Jobs, que são rotinas pré-definidas, neste caso, a rotina irá importar o orçamento para o sistema de 30 em 30 minutos. Neste estudo, o processo que será informado, será o de comunicação via e-mail. Após receber o orçamento através do e-mail, o comprador irá preencher os dados manualmente no sistema de cotação, e realizará o cálculo que será com base no modelo de análise selecionado no assistente de cotação, com isso, o sistema gerará um quadro comparativo que irá dispor a melhor oferta segundo a análise, em alguns casos como o prazo de entrega, o comprador poderá optar por fazer uma interferência na cotação e selecionar como vencedor o que possui melhor prazo de entrega. Ao final, o comprador selecionará os itens que serão encaminhados ao fornecedor e transformará a solicitação 1.1.10 em pedido 1.1.09, concluindo o movimento anterior.

Figura 5 – Quadro comparativo da janela de Cotação.

3.2.3 Ordem de Compra. Após gerar o movimento de compra, o comprador enviará o movimento ao fornecedor para que realize a fatura do material. Este movimento é referência para os recebimentos e lançamentos de NF, nele possuem todos os dados cadastrados anteriormente, ele se reproduz no mesmo formado das solicitações, porém com acréscimo de alguns campos, como mostra as figuras abaixo.

Figura 6 – Cabeçalho da Ordem de Compra.

Figura 7 – Itens da Ordem de Compra. 3.2. Análise do Sistema Atual (AS IS). Mesmo com todas estas funcionalidades, o sistema apresenta algumas falhas, e consigo também traz falhas de procedimento, como segue. Um dos problemas encontrados no estudo sobre sistema de Compras é a não utilização de todos os programas e campos dentro deles, muitas funcionalidades os usuários não souberam responder o porquê existe e para que serve. A não utilização de todos os recursos é grande problema, já que o sistema não exerce sua total capacidade.

Outro problema encontrado foi as inúmeras quantidades de telas, que apesar de organizado, gera muita lentidão para carregamento, travando momentaneamente o processo, foi levando que, para a realização de uma solicitação de compra, o usuário leva em média entre 5 e 10 minutos por solicitação, e o comprador para executar os passos da cotação, contando apenas os processos sistêmicos, pode-se levar em média entre 15 e 20 minutos por cotação. Apesar de funcional, o quadro comparativo é um tanto confuso para os usuários, alguns não sabem o que quer dizer alguns dos valores inseridos no quadro, outros se perdem fácil na análise, prejudicando a tomada de decisão, outro ponto relativo ao quadro é a interferência, onde é permitido realiza-la somente uma vez, limitando o processo em algumas negociações que existem muita procura pelos produtos e vem a ser necessário retrabalhar, cancelando a cotação e realizando o processo inteiro. No levantamento com os usuários, foi visto que uma funcionalidade de subtotal para antes do quadro comparativo seria interessante, pois o comprador poderia redefinir sua estratégia de acordo com a orçamentos e tomar rápidas providências.

3.3. Proposição de melhorias (TO BE). É necessário treinamento no sistema, procurando se inteirar melhor das funcionalidades como também entender a viabilidade de se ter uma destas funções. Além disto, algumas funcionalidades como a cotação Web, se encontram em fase de implementação, onde ainda é necessário realizar correções e testes para uma melhor aproximação a este meio de cotação. Outro fator determinante são as tecnologias disponíveis aos compradores, no atual momento o Excel vem sendo como um auxiliar na tomada de decisão e orçamento, através dele estão sendo analisados os timelines de compras, como também o fluxo de trabalho e custeio, alguns dos relatórios do sistema estão necessitando de reparos, porém como já são consultas demoradas devido a grande base de dados, a solicitação por reparos encontra-se em stand by.