Unilever Case Study

SAP Customer Success Story Distribuição

“A solução superou claramente as nossas expectativas. Pretendíamos reduzir o fluxo de papel e organizar os processos de gestão de documentos e isso foi conseguido e até ultrapassado” Luís Henriques, Infrastructure & Operations Manager da Unilever Jerónimo Martins, Lda.

RESUMO Sumário Apostando na simplificação e na melhoria do processo de gestão de documentos, a Unilever Jerónimo Martins, Lda implementou ainda em 2005 a solução ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, INVOICE COCKPIT e WEB CYCLE, ganhando eficácia a vários níveis. Web Site http://www.unilever-jm.com Principais desafios Ultrapassar a resistência do hábito de utilização do papel Implementar um sistema que permitisse ultrapassar as dificuldades geradas pela dispersão geográfica de vários departamentos.

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Objectivos do projecto Garantir a gestão das dezenas de milhares de documentos recebidos mensalmente nas várias empresas que compõem a Unilever Jerónimo Martins, Lda. Optimizar o ciclo de gestão e aprovação dos documentos Simplificar os procedimentos com ganho de eficácia.

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Soluções SAP ERP. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices. INVOICE COCKPIT. WEB CYCLE.

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Razões da escolha SAP Integração transparente e rápida com a solução SAP existente Escalabilidade do ReadSoft DOCUMENTS for Invoices Robustez da solução integrada para gerir um ambiente com mais de 10 mil documentos mensais e 600 utilizadores.

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Alguns números 4 profissionais envolvidos na implementação (2 da IDW e 2 da Unilever Jerónimo Martins, Lda). Implementação finalizada em 3 meses e roll-out em 15 dias. 10.000 documentos tratados por mês (média 5 paginas por documento). Ciclo de Aprovação de documentos reduzido em 1 semana. 9 meses para obtenção do retorno de investimento.

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Principais benefícios Optimização dos processos de gestão de documentos na empresa. Redução dos custos de cópia e transporte de documentos entre diferentes departamentos. Eliminação de perdas de documentos. Redução do tempo de aprovação.

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Parceiro de implementação IDW.

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Hardware 2 scanners (frente e verso). 1 impressora de etiquetas de código de barras. Servidor Intel .

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Sistema Operativo Windows 2003.

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UNILEVER JERÓNIMO MARTINS Simplificar para garantir eficácia

A criação da Unilever Jerónimo Martins acontece em Janeiro de 2007 mas a história das empresas integradas nesta nova companhia iniciou-se em 1949, data em que se estabeleceu uma joint venture com a multinacional anglo-holandesa Unilever, cujos produtos já eram comercializados por Jerónimo Martins desde há muito. Em Janeiro de 2007 procede-se à fusão das empresas Fima/VG, LeverElida e IgloOlá, surgindo a empresa Unilever Jerónimo Martins, Lda. A solução SAP é usada na empresa desde 1995, altura em que foi iniciada a implementação do ERP de forma faseada, primeiro na FIMA, depois na Iglo e mais tarde na Lever, empresas que actualmente integram a Unilever Jerónimo Martins, Lda. “Hoje temos praticamente todos os módulos, uns mais usados do que outros. Temos três plataformas distintas: R/3, BW e SCM”, explica Luís Henriques, Infrastructure & Operations Manager da Unilever Jerónimo Martins, Lda. Com estas três plataformas distintas o SAP abrange transversalmente todos os sistemas da empresa e toca todas as áreas de negócio que estavam dispersas nas várias companhias. A premência de gerir os documentos que entravam na empresa de forma mais eficiente tinha sido identificada há já alguns anos, sobretudo após a centralização das várias aplicações SAP das diversas empresas, que acontece na sequência da criação da Direcção de IT e da Direcção Financeira, ainda em 1999. A unidade de Information Management and Technology (IM&T) e a Direcção Financeira passaram a gerir um volume de cerca de 10 mil documentos por mês, que tinham que transitar

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entre os responsáveis das várias empresas para aprovação e validação, com a complexidade que este processo acarreta, sobretudo porque as várias unidades estavam separadas geograficamente. “Sem uma aplicação de gestão de documentos e workflow as facturas tinham de ser copiadas e enviadas aos responsáveis, pelo que havia um elevado número de documentos originais a transitar entre departamentos com o risco de se perderem e de ficarem na gaveta”, explica Luís Henriques. A importância da escalabilidade

Depois de uma pesquisa de mercado sobre a melhor solução de gestão documental e workflow, a Unilever Jerónimo Martins, Lda optou pela solução da IDW, que combina o ReadSoft DOCUMENTS for Invoices e o INVOICE COCKPIT e WEB CYCLE. “A IDW apresentou-nos uma solução que à partida não era gigantesca. A solução ReadSoft DOCUMENTS for Invoices consegue crescer por departamento e, em 2004 - quando implementámos o sistema só para a área de IT -, foi possível justificar a implementação para um volume de documentos relativamente pequeno”, sublinha Luís Henriques. Depois da primeira experiência foi fácil expandir a implementação para as diversas unidades das empresas, ainda juridicamente separadas, abrangendo a solução actualmente um volume de 10 mil documentos por mês, com uma média de 5 páginas por documento, e 600 utilizadores, uma grandeza já significativa e que exige uma grande robustez. A integração transparente com o SAP que é garantida pela ReadSoft é uma vantagem óbvia para Luís Henriques. “Não há forma de uma empresa com os sistemas assentes em SAP adoptar uma solução de gestão de documentos que não se relacione de forma transparente com o SAP. Se não for desta forma exige o desenvolvimento de interfaces que são o princípio de muitos problemas”, admite. O ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, o INVOICE COCKPIT e o WEB CYCLE estão muito bem relacionados, integram-se muito bem em SAP, estão homologados, pelo que não houve nenhuma necessidade de desenvolver interfaces, fazer ajustes e configurar a programação, o que contribuiu para a rapidez da implementação inicial no departamento de IT e no

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departamento financeiro e mesmo no roll out para as restantes unidades. “A implementação foi muito rápida. Estiveram envolvidas duas pessoas da IDW e duas pessoas da Unilever Jerónimo Martins, Lda na fase inicial e a transição para o departamento financeiro demorou cerca de 15 dias em que foi feito um acompanhamento mais intensivo”, descreve Luís Henriques. Mudança de processos

A par com a implementação da nova solução de gestão documental foi alterado o fluxo de documentos. Ao contrário do que acontecia anteriormente, os documentos passam agora primeiro pelo departamento financeiro, onde são digitalizados, contabilizados em SAP, arquivados, passando depois ao sistema de workflow do WEB CYCLE para aprovação dos responsáveis nos vários departamentos. “A implementação foi muito rápida. Estiveram envolvidas duas pessoas da IDW e duas pessoas da Unilever Jerónimo Martins, Lda na fase inicial e a transição para o departamento financeiro demorou cerca de 15 dias em que foi feito um acompanhamento mais intensivo” Luís Henriques, Infrastructure & Operations Manager da Unilever Jerónimo Martins, Lda.

Com a solução de gestão de documentos a funcionar há mais de ano e meio em todas as empresas que integram a Unilever Jerónimo Martins, Lda Luís Henriques admite estar bastante satisfeito com a escolha. “A solução superou claramente as nossas expectativas. Pretendíamos reduzir o fluxo de papel e organizar os processos de gestão de documentos e isso foi conseguido e até superado”, sublinha o responsável de infra-estrutura e gestão de operações de TI da Unilever Jerónimo Martins, Lda. Considerando o tempo de aprovação de documentos, a perda de documentos e os atrasos que todo o processo causava, e que podiam implicar penalizações junto dos fornecedores, Luís Henriques estima que o retorno do investimento nesta solução foi obtido em cerca de 9 meses.