Unidade Ii

Unidade II - PLANEJAMENTO

Vamos dar continuidade a nossa conversa inicial sobre o assunto que nos trouxe até aqui – o projeto! 1) O projeto ao apresentar seu ciclo de vida distribuído em 4 etapas não permite que suas partes sejam estudadas e construídas como compartimentos estanques, isto é, uma separada da outra. A vida do projeto, ou seja, a sua essência está exatamente na existência de um cordão umbilical invisível que nutre o seu desenho, desenvolvimento e execução. 2) Este é o momento em que precisamos identificar quais os ganchos da primeira etapa que irão nortear a segunda etapa do projeto denominada de: Planejamento. Todos estes elementos são como os elos de uma corrente que estamos construindo. Que este trabalho seja desenvolvido com qualidade.

O que temos pela frente? Mais pesquisa, mais leituras, mais estudo, mais criatividade, mais rascunhos, mais, mais, mais... Vale o esforço dispendido. Estamos no nosso momento de criação. Aproveite! São raros os momentos que produzimos, crescemos e desenvolvemos um potencial adormecido.

A unidade II vai explorar, mais um conjunto de tópicos, que estarão dando continuidade aos itens desenvolvidos na unidade anterior e são os seguintes: - O que é planejamento; -Os componentes da construção dos objetivos e seu refinamento; - Metodologia de trabalho; - A formação da equipe do projeto; - As estratégias de ação; - A elaboração do cronograma; - A composição dos planos do projeto; - Tecnologia de suporte; - Orçamento; - Cronograma físico-financeiro; - Fluxo de caixa; - Administração de recursos. Assim, esperamos que você, ao concluir a unidade II, possa alcançar os seguintes objetivos:  

Selecionar o modelo mais adequado para o seu projeto. Elaborar o planejamento do projeto (já iniciado na unidade anterior), considerando todas as fases da unidade II.

Vamos ao trabalho! Esta é a segunda etapa do ciclo de vida do projeto. O que é planejamento? PLANEJAMENTO É O PROCESSO DE DESENVOLVER A ESTRATÉGIA E A RELAÇÃO PRETENDIDA DA ORGANIZAÇÃO COM SEU MERCADO CONSUMIDOR.

Planejamento – é o momento em que se estabelece o que fazer, quando, por quem, por quanto e em que condições.

Planejar é decidir antecipadamente as alternativas para a ação, escolher um curso de ação diante de um problema e o que deve ser feito. Envolve a natureza do futuro frente as decisões tomadas no presente. Estabelece um estado futuro desejado, delineando os meios para torná-lo realidade. Define a essência do projeto, a maneira de obtê-lo, os custos, os prazos, os recursos, as atividades, seleciona a equipe do projeto, os comprometimentos e os riscos. De que adiantaria criar inúmeras alternativas possíveis de acontecer se na realidade não existir comprometimento e o objetivo firme e decisivo de transformar o planejamento em realidade?

Por que planejar?

Leia Mais!

A impotrtância do Planejamento de Jorge SOISTAK Disponível em:http://www.classecontabil.com.br/let_art.php?id=637

1. O planejamento é a tentativa de prever as ocorrências futuras e estar preparado para agir de forma a evitar surpresas desagradáveis no funcionamento e na gestão do empreendimento. 2. Para aumentar a compreensão sobre o trabalho a ser feito. 3. Para aumentar a produtividade, identificando a melhor maneira de agir, evitando erros, interrupções e retrabalho. 4.   

Para facilitar a comunicação: o que se pensa; como se pretende agir; gerando compromissos e responsabilidades.

Vamos caminhar passo a passo na etapa do planejamento. Este primeiro passo é sobre o refinamento dos objetivos do projeto. Para construirmos o refinamento dos objetivos precisamos responder algumas questões:  O que precisa ser aprendido.  Quem precisa aprender ? - busque saber quem são os seus alunos, treinandos, clientes, fornecedores, parceiros, etc.  O que eles precisam saber antes do início do curso, do treinamento, de novos equipamentos ou novas metodologias de trabalho, do conteúdo das novas parcerias, quais os planos e programas? - os pré requisitos necessários são: -conhecimento e/ou experiência. Objetivos: definições e vantagens. Definições:  O objetivo é uma descrição de alguns comportamentos desejáveis com capacidade de agir como resultado de uma atividade de instrução.  O objetivo descreve um resultado pretendido. Vantagens:  Os objetivos devem ser claramente definidos para permitir a seleção de materiais e conteúdos;  Os objetivos devem facilitar a avaliação.

Vamos buscar mais uma ferramenta de ajuda para a construção do(s) objetivo(s). Lá atrás, indiquei para você uma árvore de problemas como um meio de identificação das causas dos problemas, das necessidades, carências ou de oportunidades não aproveitadas. Se já conseguimos detectar o problema, fica menos complicado encontrar a solução. Se você usou a árvore de problemas, agora poderá usar a árvore de soluções da mesma forma. - aqui colocamos os efeitos imediatos da solução principal

- aqui identificamos o que é desejável, possível e viável de ser alcançado. È a identificação do objetivo

- aqui encontramos as possíveis alternativas para responder ao problema.

Os objetivos devem estar equilibrados: - aqueles que representam:

acentuam

a

aprendizagem

dos

conteúdos

O Saber. - aqueles que acentuam os procedimentos, isto é, que focalizam as habilidades que o aprendiz deverá desenvolver: O Saber – Fazer. - aqueles que acentuam os atitudinais que estão voltados ao desenvolvimento das atitudes e corresponde à dimensão do: O Saber Ser.

Por que os objetivos são elaborados? Para transformar necessidades em objetivos que devem ser realizados e consequentemente alcançados. Eles compõem um ítem importante do projeto, de um lado permite que aprendiz saiba onde deve chegar e, em que medida, deve atender o conteúdo proposto nos objetivos para o seu desenvolvimento. De outro lado, eles guiam as outras etapas do projeto, como por exemplo, selecionando e organizando os conteúdos; definindos as estratégias de ação; orientando a escolha dos recursos tecnológicos, isto é, quais as mídias, materiais, equipamentos e ferramentas que serão utilizadas. Ao mesmo tempo, orientam o desenvolvimento do projeto, do monitoramento, do controle e, por fim, a elaboração da avaliação. Os objetivos devem atender ao desempenho (que se espera do aprendiz, do projeto, das situações,etc.), às condições onde ocorrem as ações e os critérios da ocorrência das ações. Vamos entender um pouco mais! O desempenho indica o quê fazer. É aqui que verificamos a ação observável - a competência. A condição indica com qual material, envolve a situação e o ambiente. Os critérios focalizam os prazos determinados para a realização das ações. Qual o rendimento? Qual o padrão de rendimento considerado como satisfatório?

Os objetivos são, inicialmente, construídos na etapa de análise do projeto, agora eles devem ser refinados, considerando os seguintes parâmetros: Condição (situação) + verbo + objeto de ação (desempenho) + critérios. Observe estes exemplos:  Explicar para os colegas do departamento, em linguagem simplificada, as cacterísticas do novo modelo de gestão da oraganização.  Indicar alternativas de mudanças nos processos de gestão.  Analisar os pontos positivos e negativos da gestão de desempenho por competências. Um projeto, seja para o ambiente corporativo ou acadêmico, deve considerar que a aprendizagem ocorre em tres grandes domìnios:  Domínio cognitivo, que abrange a aprendizagem intelectual. Você se lembra do seu projeto de conclusão de curso? Pois é, ele exigiu da sua parte os resultados da aprendizagem referente aos quatro ou cinco anos de estudo numa dada área de especialização. O TCC se traduziu numa tarefa intelectual construída por você. Legal não!!!  Domínio afetivo, que abrange a sensibilidade e os valores. Este domínio faz referência aos resultados afetivos que encontramos nas interações com todos os agentes do processo de aprendizagem do seu curso. Por exemplo, como você trabalhou a pressão das provas, dos conflitos entre colegas, as suas experiências e como ficou a sua auto estima em diferentes situações. Que tal saborear a sensação do reconhecimento!!!

 Domínio psicomotor, que abrange as habilidades de execução de tarefas que envolvem o organismo muscular. Refere-se a prática de uma ação eficiente. Como você organizou o seu tempo de estudo durante o curso? Quais novas tecnologias foram introduzidas no seu cotidiano e, de que maneira, você superou a exigência do novo? Genial, você aprendeu a fazer!!! Vejamos alguns exemplos:  O objetivo de um programa espacial norte-americano foi: “colocar um homem na lua até o fim da década X”.  O objetivo do laboratório da Bell Telephone: “é obter novos conhecimentos que possam ser utilizados no desenvolvimento de novos e completamente aperfeiçoados componentes e elementos de aparelhos de sistema de comunicações.”  Mais um objetivo: “preparar um treinamento de até X horas, para o pessoal da empresa, a fim de capacitá-los à implantação progressiva da administração por projetos a ser efetivada até o fim do própximo ano.” Vamos abordar uma outra área de conhecimento, como por exemplo a Educação à Distância – EaD. Para um curso que se propõe a desenvolver pessoas para as novas tecnologias digitais na educação como por exemplo, o de Designer Educacional. DE é aquele profissional que vai planejar, coordenar e implementar os projetos dos cursos à distância.  Objetivo: “descrever as competências do DE que trabalha com cursos web, considerando os ambientes corporativos e acadêmicos”. Você deve ter observado que neste objetivo não temos o prazo determinado, pois ele faz parte da apresentação do projeto no ítem denominado Cronograma de atividades (este ítem faz parte do planejamento do projeto).

Vamos relembrar o significado do CHA – competência, habilidade e atitude. São conceitos que nós encontramos no cotidiano dos ambientes corporativo e acadêmico ( no pessoal ele também está presente). Ao pensarmos em Competência, imediatamente pensamos nas situações que exigem a inteligência prática apoiada em conhecimentos adquiridos. Quando as situações apresentam muita complexidade verificamos que este fato gera a transformação do conhecimento que, por sua vez, aumenta na mesma proporção e está diretamente relacionado à força de buscar ou obter resposta ou adequação. O desenho, a seguir, mostra como a competência está associada a um conjunto muito grande de saberes e, também, exerce o papel de agregar novos valores à performance dos indivíduos nas diferentes situações vividas em sociedade.

INDIVÍDUO Competência Habilidades Atitudes

SABER AGIR SABER MOBILIZAR SABER TRANSFERIR INDIVÍDUO SABER APRENDER

SABER ENGAJAR-SE TER VISÃO ESTRATÉGICA ASSUMIR RESPONSABILIDADES

SOCIAL

ORGANIZAÇÃO

ECONÔMICO

AGREGA VALOR

Habilidades se referem ao que o indivíduo dá conta de fazer. É, portanto, um conjunto de condutas expressas por um indivíduo numa dada situação interpessoal na qual ele manifesta os sentimentos, atitudes, desejos, opiniões e direitos adequados à situação vivida.

Atitudes é a predisposição de cada indivíduo de responder ou agir de uma modo característico sobre o meio social.. Compreende as percepções que temos do meio onde estamos inseridos, pois é dotada de sentimentos e emoções apresentando comportamento que exprimem preferências ou aversão. Devemos, neste momento do planejamento, descrever os objetivos que são denominados de: Geral – são aqueles que têm abrangência e são de longo prazo. Normalmente são objetivos que estão relacionados à visão estratégica da organização.

Específico – é um desdobramento do objetivo geral e é determinante.

Em seguida devemos delimitar as metas: Metas – são os processos para a realização dos objetivos. É a decomposição dos objetivos para que os mesmos sejam alcançados. É a quantificação dos objetivos com prazos definidos.

E você, já construiu o seu(s) objetivo(s) e sua(s) meta(s)? Vamos, responda: - o que você quer? - é pertinente? - o que lhe transmitiu a leitura de mercado? - e a leitura da situação sócio-econômica e política atual? - época de crise permite novos investimentos? - aquele que elabora um projeto é um técnico, um administrador ou um visionário?

- você tem um cliente? - você conversa detalhes com ele? - como está o seu “feeling”? elaborar um projeto?

Ele é suficiente para

Mais um passo! Vamos ver o que representa a metodologia de trabalho na elaboração de um projeto Metodologia representa o caminho que será percorrido pelo projeto no seu planejamento e desenvolvimento, identificando todas as estratégias e ferramentas que serão utilizadas para que as atividades sejam cumpridas. Metodologia é uma preocupação instrumental, pois cuida das estratégias de ação que contém os procedimentos e as ferramentas de apoio que a informática nos proporciona com programas criados especialmente para este fim e também as mídias. Devemos lembrar que, nos dias atuais, não existe mais a possibilidade de se elaborar um projeto, exclusivamente, de maneira manual. Atenção a pedra e o tacape já foram aposentados, já temos tecnologia de ponta.

Existem inúmeras abordagens metodológicas a disposição dos projetistas. A escolha deve considerar o que se pretende alcançar, quem receberá os benefícios. Não podemos nos esquecer que a relação custo-benefício abarca todos os atores (stakeholders) do projeto. Temos os métodos quantitativos e os qualitativos que se apresentam de maneira específica de acordo com os objetivos

propostos, a área de conhecimento em que o projeto está inserido e as exigências da demanda. A escolha do método envolve o tipo de projeto que será desenvolvido, área de atuação e objetivos. Vamos citar um método que pode orientar o nosso projeto, por exemplo, o método ZOPP. Algumas informações sobre o método: no início da década de 80, a Sociedade Alemã de Cooperação Técnica – GTZ desenvolveu o método ZOPP (Zietorientierte Projektplanung) que representa o Planejamento Orientado por Objetivos. Este método procurou solucionar alguns problemas tais como: evitar a centralizaçãode decisões, diminuir a falta de clareza dos objetivos e a fraca sustentabilidade dos projetos elaborados. Qual o seu significado? Apresentou como seu ponto forte a busca de uma maior integração, participação e comprometimento dos atores, dos objetivos e de estratégias. O método ZOPP é mais uma ferramenta de trabalho de grande valor na elaboração de projetos, no planejamento estratégico e na gestão. Z iel – objetivo. O rientierte – orientado. P rojekt – projeto. P lanung – planejamento. Planejamento de projeto orientado por objetivos – PPO. Os benefícios da metodologia: - gera maior envolvimento, motivação e espontaneidade; - aumentar a retenção do conhecimento; - promover a autonomia dos participantes;

- favorecer a resolução de problemas e o processo decisório; - potencializar a capacidade para a superação de desafios.. A organização do conteúdo á a maneira como ele será apresentado, isto é, como ocorrerá a sua sequência e, para tal utilizaremos os recursos metodológicos de procedimentos denominados de Dedução e Indução. Cada recurso metodológico tem características próprias e a escolha vai depender do foco do projeto, da sua demanda e da escolha das estratégias de ação para operacionalizar os conteúdos das atividades. São as abordagens de procedimento e relaciona-se a maneira específica pela qual os objetos serão trabalhados durante a sua inserção no plano de ação, isto é, corresponde ao encadeamento pedagógico que vamos imprimir ao conteúdo de atividades, tarefas, etc. A tabela a seguir vai indicar as características básicas de cada um deles. INDUTIVO

DEDUTIVO

O método indutivo, considera que o conhecimento é fundamentado na experiência. O raciocínio indutivo leva em conta que as constatações particulares levam à elaboração de generalizações. Isto quer dizer que vamos do mais específico(detalhe) para o mais geral.

O raciocínio dedutivo tem o objetivo de explicar o conteúdo das premissas. Por intermédio de uma cadeia de raciocínio em ordem descendente, de análise do geral para o particular

Não se esqueça de acrescentar na justificativa teórica do seu projeto o tipo de metodologia que você vai utilizar. Esta informação deverá estar, inclusive no escopo.

Este passo, representa o momento de escolhermos a equipe!

Alinhamento e comprometimento da equipe quer dizer que todos devem tomar conhecimento real de todas as etapas do projeto e saber qual é, no momento, a política da organização no que diz respeito ao projeto. É o momento de saber quem é seu aliado, isso deve ser verificado tanto na elaboração do projeto como na implantação, oferta e validação do mesmo aos clientes. O grande desafio do gerente do projeto é manter uma equipe de alto desempenho e ao mesmo tempo com diferenças individuais. O que você considera importante no candidato para ser membro da sua equipe?  Empatia.  Habilidade analítica.  Liderança.  Sociabilidade.  Experiência de vida. Os membros de uma equipe eficaz devem ter a consciência de como o trabalho de cada um contribui para o projeto.

Eles devem valorizar a experiência, as habilidades e as contribuições um dos outros para alcançar o objetivo do projeto. Formação e desenvolvimento de equipes de projeto.

2. Conheci mento 3. Disciplina

7. Progresso

1. O propósito da equipe 4. Responsa bilidade

6. Necessida des 5. Relaciona mento

O diagrama acima indica os aspectos fundamentais que uma equipe deve conter e é o gerente do projeto que irá contribuir com essa organização ao: - Definir o propósito da equipe; - A equipe deve ter por base as competências, habilidades e atitudes necessárias ao projeto; - Definir as normas, funções e indicadores de desempenho; - Definir as responsabilidades; - Desenvolver e manter relacionamento saudável entre os membros da equipe; - Rever as necessidades em termos de novas competências e habilidades;

O gerente deve manter uma relação visceral com sua equipe!

- Promover a atualização da equipe.

Você tem um case sobre equipe para refletir, acesse o link abaixo: Estudo de caso 2.docx

Analise os desafios do local, da continuidade da vida e a postura den sustentabilidade das pessoas com relação às suas crenças, valores e atitudes. Características das equipes TAREFAS E RESULTADOS

PESSOAS

Sucesso técnico Medidas de prazo e orçamento Orientado a resultados Inovador e criativo Qualidade Postura pró-mudanças Tendências

Alta energia e alto envolvimento Resolver conflitos Boa comunicação Espírito de equipe Confiança mútua Auto desenvolvimento Eficiente interface organizacional Auto desejo de realização

Ao montar uma equipe o gerente do projeto deve considerar: - A equipe deve ser pequena e talentosa; - A atualização de cada profissional da equipe deve ser visto como um investimento; - Deve evitar acomodações e comodismos; - Deve evitar o excesso de hierarquização; - Deve criar uma identidade da equipe; - Deve gerar confiança e flexibilidade. Esta conversa é informal. São dicas de como devemos enfrentar em um novo

projeto. É um desafio que a experiência do erro e do acerto acaba gerando um aprendizado. São as lições do cotidiano. Ao elaborar um novo projeto, faça reflexões a respeito do que você já construiu de projetos profissionais e pessoais. São as lições de vida. O que aprendemos com elas? Avalie seu último projeto, reveja os fatos e analise o que poderia ter sido modificado para encontrar a excelência.

Você já ouviu falar de mapas mentais? Um pouco de história sempre é bom para nos localizar no espaço e no tempo. Vamos conhecer a origem dos mapas mentais. Os primeiros foram desenvolvidos por Porphyry de Tyros, um filósofo do século 3 que visualizou graficamente as categorias conceituais de Aristóteles. Apesar de se conhecer diferentes formas de mapas mentais por séculos, é atribuído ao psicólogo britânico Tony Buzan a sua origem. Vamos entender o que significa isso no planejamento de um projeto! Um mapa mental é um diagrama usado para conectar palavras, idéias, conceitos a uma idéia central. É uma forma não linear de aprendizagem. Este diagrama representa conexões entre as informações. É usado para visualizar, classificar, estruturar e gerar idéias. É instrumento de apoio ao estudo na solução de problemas e na tomada de decisões. Verificamos o uso do mapa mental em todas as áreas do conhecimento e sua aplicação vai desde a aprendizagem, ao marketing, a produção, ao treinamento, a engenharia, etc. Participam desde o planejamento doméstico, situações pessoais, negócios, é suporte de dinâmicas de grupo, como por exemplo, brainstorming, resumos e anotações de aulas, palestras e treinamentos,

Os mapas mentais podem ser desenhados manualmente como, também, fazer uso de ferramentas de software desenvolvidas, em especial, para a criação de mapas mentais.

Pesquise: Softwares gratuitos: Freemid; Pimky Softwares pagos: Intelimap(português); Mindmanager; Mindmeinster

Treinamentos interessantes: WWW.peiropolis.org.br WWW.cori.rei.unicamp/br/foruns WWW.idph.net

Sites de conteúdo: WWW.mapasmentais.com.br WWW.possibilidades.com.br WWW.metaforas.com.br WWW.escregvaseulivro.com.br

Regras básicas do Mapa Mental (aspecto estrutural) Comece pelo centro de uma folha em branco e que esteja na posição de paisagem para expandir em todas as direções. Crie uma imagem ou figura como idéia central. A imagem vai ajudá-lo a usar a sua imaginação. Use cores durante todo o processo. As cores são tão excitantes para o cérebro quanto às imagens. O uso das cores acrescenta vibração. Ligue os ramos principais à imagem central e una os ramos secundários e terciários ao ramo primário. O cérebro trabalha por associação. Ligando os ramos, você compreenderá e lembrará muito mais facilmente. Desenhe sempre ramos curvos a partir da imagem central. Os ramos curvos são orgânicos com os galhos de uma árvore. Geram atração e estímulo. Esses ramos representam os seus pensamentos principais. Use uma única palavra chave por linha. Para cada palavra chave, desenhe uma figura próxima a ela. Use canetas coloridas e um pouco de imaginação. Use imagens do começo ao fim. Da imagem central, você pode começar criando cinco ramos grossos, sendo cada um de uma cor diferente. Em cada um desses ramos você vai colocar uma palavra que se associe à idéia central. Em cada um dos ramos, desenhe mais alguns ramos (por exemplo, 3) e coloque palavras chave que se associe às outras idéias. Aqui você tem novamente cores e imagens. Desenvolva o seu próprio estilo de mapa mental.

Agora, vamos ver alguns exemplos de mapas mentais com diferentes focos. Este exemplo se refere a um projeto econômico e, se dispõe trabalhar a proposta de um orçamento empresarial integrado.

Como você elaboraria o cronograma de atividades deste mapa mental? Arrisque e faça o exercício.

Faça uma leitura deste diagrama como um exercício de reforço do que foi estudado até agora.

Você identificou a metodologia? Descreva!

Este diagrama demonstra um planejamento? Como e por quê?

Você achou o CHA? Faça uma relação com as atividades!

Você encontrou as estratégias de ação? O que elas representam?

Você leu o livro - Quem mexeu no meu queijo? O tema deste livro é a respeito de acomodação, zona de conforto, conflitos, mudanças e transformação, ou de acordo com o autor: JOHNSON, Spencer- Uma maneira fantástica de lidar com as mudanças em seu trabalho e em sua vida.

De que maneira, você colocaria esta situação em forma de projeto? Qual o problema? Quais as necessidades? Quais as possíveis soluções? Faça o refinamento da sua proposta e terá o objetivo do seu novo projeto. Não se esqueça do CHA, você está trabalhando com um processo de mudanças.

Como você já tem o mapa mental, elabore um cronograma de atividades identificando tarefas, recursos utilizados (mídias, softwares, etc.) tempo gasto, equipe de apoio e custo do projeto.

Eis mais um passo na elaboração do nosso estudo! Você sabe o que é estratégia? Alguns teóricos afirmam que é a arte e a ciência de formular, de programar e de avaliar as linhas de ação ( o como) e os recursos necessários ( o com que) referentes à interação da organização com o seu ambiente. Estratégia é a seleção dos meios, de qualquer natureza, que se empregam para realizar os objetivos.

Devemos considerar as forças e as fraquezas internas, as oportunidades e as ameaças externas para atingir objetivos de longo prazo. Em outras palavras, estratégia é o conjunto de decisões formuladas com o objetivo de orientar o posicionamento da organização no ambiente. Estratégia tem como finalidade converter intenção em ação e converter a atividade em trabalho. Envolve a utilização adequada de recursos físicos, financeiros, humanos, tecnológicos e ambientais tendo em vista a maximização de oportunidades.

Reflita: esta charge expressa uma estratégia?

A estratégia se propõe estabelecer caminhos, cursos, programas de ação para se alcançar os objetivos e desafios estabelecidos pela equipe do projeto. Envolve a formulação de um plano de ação e tem os seguintes aspectos: a seleção dos conteúdos, sua organização e seu sequenciamento; - a lista dos participantes diretos na execução do trabalho – seleção da equipe; -

a determinação dos prazos;

-

o enquadramento dos custos;

-

a garantia da qualidade técnica esperada;

-

o cumprimento das exigências de viabilidade;

-

a definição de indicadores de resultados.

- a visualização desse processo está expresso num instrumento denominado: Cronograma de Atividades. A importância do cronograma

1) É a única maneira de estabelecer uma data final para a entrega do produto, serviço, TCC, projetos financiados por órgãos públicos, etc. 2) É a única maneira de manter o controle sobre o andamento do projeto. 3) Quando geramos o compromisso da equipe com o cronograma formal do projeto, temos um aumento de produtividade. 4) Lembre-se de incluir uma reserva de tempo para a realização das atividades (buffer de contingência).

Vamos dar alguns passos para a elaboração de um cronograma.  A elaboração do cronograma do projeto é tarefa da equipe;  Fazer a lista de todas as atividades do projeto e a duração dessas atividades, apontando o início e o fim de cada atividade;  Considerar como primordial o seqüenciamento das atividades; Você se lembra dos métodos de procedimentos? O indutivo e o dedutivo. Pois então, este é o momento de sua aplicação.  Identificar e escolher as ferramentas que serão utilizadas na consecução das atividades como, também, aquelas para o acompanhamento do cronograma; Caso a ferramenta seja nova, não se esqueça de alocar um tempo extra para o treinamento do pessoal.  Criar objetivos desejáveis para cada atividade ou conjunto de atividades e relacionar as tecnologias mais adequadas a elas; Considerar a necessidade de construir algum tipo de material que faça parte do desenvolvimento do projeto. Ele deverá estar concluído quando você colocar o cronograma em prática.  Distribuir as tarefas para a equipe e definir o papel e a responsabilidade de todos os envolvidos no processo;  Revisar todo o planejamento. Confira mais de uma vez, o plano para validação e garantia de que nenhum passo

importante foi omitido, isto quer dizer que o cronograma deve ser flexível, atualizado e sistematicamente analisado;  Visualizar a possibilidade de algumas ações acontecerem em paralelo e a possibilidade de uma correção de rota ainda durante o desenvolvimento do projeto. Um plano de trabalho é uma descrição das atividades necessárias estabelecidas em etapas com limite de tempo estabelecido. Para se elaborar um bom plano de trabalho, os gerentes e líderes do projeto devem:  Listar todas as tarefas requeridas para desenvolver um projeto;  Colocar as tarefas desenvolvidas;

na

ordem

em

que

serão

 Mostrar a divisão de responsabilidades para os participantes da equipe;  Dar limite de tempo de cada atividade (não se esquecer do buffer de contingência). Um plano de trabalho atende duas etapas do projeto, pois de um lado é um guia para a implementação e, de outro lado, se constitui em uma base para o monitoramento. Ele ajuda a:  A concluir o projeto no tempo estipulado.  Fazer as coisas certas na ordem certa.  Escolher os responsáveis para liderar um conjunto de atividades.  Determinar o início da implementação do projeto.

Vamos criar exemplos de cronograma, para que você tenha uma base da maneira como podemos dispor as atividades e mais alguns componentes. Não se esqueça já existe software de apoio para a construção de um cronograma. Você deve sempre considerar o tipo de projeto que estiver elaborando. Não se esqueça que cada projeto é único!

Observe alguns exemplos de cronograma de atividades. Atividades

Função/líder de equipe

Ferramentas

Prazo – mês/semana

CH

Subtotal Total geral Monitoramento de desempenho

Para a distribuição das atividades podemos usar o gráfico de Gantt que é desenhado por software. O endereço está disponível: HTTP://www.GanttProject.biz/ É um software livre. Os Gráficos de Gantt permitem resumir e monitorar uma série de atividades que visam à execução de um projeto. Isso possibilita a visualização gráfica de todo o planejamento feito, facilitando o acompanhamento por parte dos projetistas e todos os envolvidos, principalmente quando o assunto é controlar prazos e tarefas.

Henry Gantt Nascido em Maryland, nos Estados Unidos, Henry Laurence Gantt formou-se engenheiro mecânico em 1884. No ano de 1903 apresentou seu trabalho “A graphical daily balance in manufacturing”, no qual descreveu o Gráfico de Gantt. Contribuiu também para a área contábil e trabalhista, desenvolvendo o Salário de Gantt.

Eis um exemplo do gráfico de Gantt.

Este é mais um exemplo de como podemos fazer um cronograma. Portanto, imaginação, criatividade e flexibilidade elementos importantes para a atualização do cronograma.

são

Aproveite a deixa e elabore o cronograma de seu projeto. Estamos propondo mais um exercício para você. Só se aprende fazendo!

Exemplo simplificado de um cronograma. Atividades

Responsável

Mês

1

2

3

4

5

6

7

8

P R P R P R P R P = planejado. R = realizado

Muito bem! Este passo vai mostrar os elementos que faltam na etapa do planejamento do projeto. - já conhecemos os objetivos; - com as estratégias, elaboramos as atividades, incluímos o tempo, os recursos de apoio(como as mídias, software, etc.), criamos o cronograma de atividades; - o que falta? - quais os outros planos que envolvem as ações do projeto? Nós precisamos de vários outros instrumentos planejados para dar suporte ao projeto (que pode ser do mundo corporativo ou acadêmico). Vamos abrir uma lista de planos necessários, mas não se esqueça que você deverá mantê-los em constante controle e com ajustes freqüentes.

- plano de recursos; - plano de finanças; - plano de maquinário e equipamento; - plano de mão de obra; - plano de materiais e mercadorias.

Não se apavore! Controle-se! Vamos caminhar juntos! Calma! Você deve organizar uma tabela geral (pode ser no Word ou Excel) identificando, a princípio, quais planos estão sendo administrados e quem é quem neste processo, por exemplo, o diretor do projeto, o gerente do projeto, líder ou líderes de equipes(s). A partir desta indicação, você poderá abrir em detalhes cada plano apresentado. Você deve considerar que cada projeto tem os seus planos específicos, pois estarão atrelados à conquista dos objetivos, às necessidades do cliente, do público alvo e assim por diante. Você deve estar sempre focado no seu trabalho. Cuidado com o entusiasmo, a dispersão e a sofisticação de ferramentas que não serão utilizadas porque não serão compreendidas. Portanto é desperdício! DICA!

Um projeto limpo, enxuto, transparente no que se propõe, é um projeto que apresenta qualidade.

Vamos levantar algumas questões? Qual a área de atuação do seu projeto? O seu projeto é Comercial? Econômico? Contábil? Público? Misto(parceria PPP – parceria público-privada como o caso, por exemplo, da linha Amarela do Metro de São Paulo)? Social com que tipo de financiamento(de empresas privadas nacionais ou estrangeiras, leigas ou religiosas, governamentais)? Marketing? Industrial? Plano de Negócios? Educacional(do tipo tradicional e presencial)? Educação à Distância? e-Learning? Devemos acrescentar os projetos de infra estrutura governamentais, as parcerias internacionais, os projetos de pesquisas com relação á saúde, à alimentação, ao comportamento humano e, principalmente, os projetos que envolvem o aquecimento do planeta e as novas propostas de combustíveis, da utilização da luz solar, do solo, da energia eólica, da água etc. Sentiu a responsabilidade de se fazer um projeto? Ao se debruçar sobre uma bancada ou mesa de trabalho e, por horas, dias e semanas, se dedicar a construir algo que transformará um determinado espaço que afetará a vida de algumas pessoas, mudando seus hábitos, introduzindo o novo e o diferente, trazendo conforto e qualidade é contribuindo para melhorar a auto-estima de pessoas comprometidas com o futuro. Todo projeto traz mudanças. Esta é uma postura muito séria e traz junto de si uma boa carga de desempenho ético. O alerta do planeta nos faz pensar nos impactos ambientais, nas futuras gerações, nos recursos, no consumo e em novos projetos transformadores e sustentáveis. Todo este discurso foi para alertá-lo que conforme for o foco de seu projeto a escolha de recursos, ferramentas, especialistas, os riscos e as oportunidades, isto é, todas as projeções envolvendo sucessos e fracassos são de sua responsabilidade e de sua equipe.

Boa Sorte! Vamos em frente! Apresentação dos planos que irão compor o projeto. Plano de atividades: pretendemos apresentar uma listagem, mas esteja atento para o tipo de projeto que você estiver trabalhando. Existem os mais simples e aqueles que são mais complexos e as exigências nos planos serão maiores e mais difíceis. Para um plano se acompanhado, controlado e, quando necessário, alterado precisa ser objetivo na sua visualização. Eis, a seguir uma sugestão. Todos os planos devem conter os componentes, os elementos e referências que estarão inseridos na tabela. Este exemplo pode ser denominá-lo de básico. Mais abaixo listo alguns elementos que você poderá utilizar ao criar o seu próprio protocolo.

Componentes

Elementos

Referências

Entradas Recursos e atividades

Saídas

Eis os elementos que podemos incluir: - descrição da atividade; - objetivo(s) da atividade; - métodos e processos a serem adotados; - sequência e prazos das tarefas; - listas de operações, sequência, fluxo de trabalho e coordenação; - padrões e requisitos de qualidade; - controle, monitoração e relatórios de andamento e - manter ligação com os demais planos do projeto.

Plano de recurso - representa um gabarito que contém os recursos necessários para a administração do projeto. Todos os recursos deverão ser orçados com detalhes da sua necessidade no projeto (contratação, negociação, recebimento e distribuição dos recursos e matriz de responsabilidade). Plano de finanças – deverá ser um plano formal e abrangerá: - limites financeiros disponíveis; - fonte e método para garantia do financiamento; - custo do financiamento; - orçamento do projeto; - fluxo de caixa – previsões de cobertura do projeto (vamos trabalhar um pouco mais detalhado este item no final da unidade); - procedimentos para controlar os custos do projeto; - procedimentos para autorização de pagamentos e obtenção de fundos, e - procedimentos contábeis. Plano de maquinários e equipamentos este plano inclui: - necessidade de maquinário e equipamentos; - especificações e datas de entrega; - cálculos de custos; - método de aquisição, por exemplo, empréstimo, compra aluguel e outros; - serviço de manutenção e reparos; - necessidades de treinamento de operador e serviço; - necessidades de energia ou combustível associadas aos principais equipamentos, e - alienação de máquinas e equipamentos após a conclusão da atividade. Plano de mão de obra – poderá conter: - necessidade de recursos humanos por categorias, qualificações e habilidades; - quando e por quanto tempo cada quantidade e categoria serão requeridas;

- método de contratação (deve variar de acordo com a legislação vigente no país e considerar as necessidades do projeto); - método de recrutamento (normalmente é uma prestação de serviço terceirizado por agências especializadas) e deve atender as necessidades hierárquicas e operacionais da equipe do projeto; - políticas de emprego, saúde e segurança ocupacional. Plano de materiais e mercadorias – - materiais duráveis - materiais de consumo - ferramentas de TI como suporte para a elaboração de tabelas, cálculos de tensão, desenhos e outros. Este item envolve a escolha de um pacote de softwares.

Mais um passo e chegou à vez dos gráficos e das tabelas. Ambos ( gráficos e tabelas) são necessários. Eles devem ser objetivos para que a leitura de seus dados indique a realidade e, permita a tomada de decisão adequada. Neste momento, vamos fazer uso da tecnologia disponível no mercado. Existem softwares (livres e pagos) a disposição para todas as etapas da construção do projeto e, também, para diferentes áreas de conhecimento. O importante é você saber fazer a busca adequada às suas necessidades. Atenção não utilize o primeiro que você encontrar, pesquise, experimente, avalie e escolha. Veja algumas sugestões importantes, mas não se esqueça que os gráficos, tabelas, diagramas, histogramas e as mais diversas ferramentas de análise devem estar adequados ao modelo do seu projeto.

Seja um pesquisador

Vejamos um gráfico de viabilidade. Exportação 



       

Plano de Exportação para empresas que desejem alcançar o mercado estrangeiro.  Abertura de novos mercados.  Adequação do produto com as normas do mercado de destino.  Formatação de preço para exportação.  Estudo de viabilidade de comercialização do produto no mercado externo.  Fechamento de Câmbio.  Operação de logística e despacho completos.

Importação Plano de Importação para empresas que desejam adquirir produtos em países estrangeiros. Busca de produtos. Certificação de idoneidade do fabricante. Formatação de preço para nacionalização da mercadoria. Fechamento de Cambio. Coleta da carga em qualquer lugar do mundo. Despacho aduaneiro completo. Buscas de canais de distribuição da mercadoria no mercado interno. Registro do produto junto às entidades brasileiras.

Cada passo foi muito bem calculado! Este é mais um item do planejamento e representa o cálculo do seu orçamento. Você precisa calcular o orçamento de todos os planos apresentados e, em seguida, elaborar o cronograma físico – financeiro do projeto. Orçamento – é o indicador de onde virão os recursos de cada item do planejamento, sejam eles da organização ou de agências financiadoras. Orçamento é a demonstração de um plano de ação expresso em valores monetários num dado período de tempo e contém:  Tempo determinado;  Receitas e despesas;  Equilíbrio das contas. Na tabela abaixo, colocamos para você alguns exemplos de orçamentos de acordo com os planos apresentados no projeto, mas não se esqueça que cada projeto é único em todos os seus itens. Orçamento de recursos humanos Recursos humanos

Função

Qt

Valor unitário

Gestor Líder de equipe Colaboradores Outros Encargos sociais Total

01 02

x x

10 x

x x

No mês

Total (do projeto)

Orçamento para material de consumo. Material de consumo

Especificação

Qt

Valor unitário

Total

Subtotal

Orçamento para transporte. Transporte

Tipo

Nº de pessoas

Nº de dias

Valor unitário

Nº de passagens

Total

Total

Cronograma físico – financeiro do projeto. Despesas

Recursos humanos Material de consumo Material específico Equipamento Alimentação Transporte Outros Subtotal Taxa de administração Total/projeto

1º mês

2º mês

3º mês

Etc.

Etc.

Etc.

Total

Etc. – refere-se aos meses de implementação do projeto. Continuando as demonstrações das condições financeiras do projeto, não podemos deixar de comentar, explicar e exemplificar mais um instrumento fundamental na gestão dos recursos financeiros. É o fluxo de caixa. Fluxo de caixa deve ser considerado como uma ferramenta útil para melhorar o desempenho e agilizar processos. Esta ferramenta vai permitir a visualização de sobras ou faltas de caixa antes que a situação ocorra, indicando ao gestor a possibilidade de planejar melhor as suas ações. Do que nós estamos falando? ORA! Da entrada...

e da saída de dinheiro!

Tomando, por empréstimo a definição de fluxo de caixa do SEBRAE, temos:

É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresário (ou o gerente do projeto) a tomar decisões sobre a situação financeira da empresa (ou do projeto). Consiste em um relatório gerencial que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado que possa ser uma semana, um mês ou diário.

Vamos ver algumas dicas básicas para você começar a montar e gerenciar o relatório de fluxo de caixa:

DICA!

Relatório de fluxo de caixa

DICA!

1. Seja sistemático – o hábito de registrar/anotar todo o movimento financeiro que ocorre é saudável para o sucesso de seu projeto. 2. O primeiro passo do dia – analise e registre o saldo em dinheiro no caixa, os saldos bancários (ele contém taxas, tarifas e encargos financeiros). Cheque devolvido não é dinheiro em conta. 3. Seja realista – mantenha as entradas e as saídas atualizadas. 4. Atenção às saídas – lembre – se que algumas despesas têm data certa para ser pagas. Cuidado com a incidência de multas e juros de mora. 5. Disponibilidade – analise o momento mais oportuno para a sua retirada pessoal (pró-labore) 6. Considere as flutuações de mercado – analise as influências das temporadas (alta e baixa sazonalidade), faça promoções e descontos quando o estoque estiver alto. 7. Crie novas estratégias – fluxo de caixa negativo exige medidas rápidas para desovar estoques parados. Que tal bons descontos para vendas à vista! 8. Previsões – um fluxo de caixa bem analisado, permite alternativas de negociação com relação aos financiamentos e taxas 9. Equilíbrio de caixa – evita surpresas (como por exemplo, a inadimplência).

O fluxo de caixa é o instrumento que permite ajustar os pagamentos e proceder ao controle de forma simples e eficaz. Este é um exemplo de um fluxo de caixa que está disponível em:http://www.ivansantos.com.br/fluxo.htm

Leia Mais – acesse o link

Fluxo de Caixa.mht Percebeu o valor desta ferramenta simples, prática e de grande utilidade para o seu projeto e negócio? Ótimo! Faça o fluxo de caixa do seu projeto. Ele será o caminho correto para a tomada de decisões. Mãos à obra!

Síntese da unidade II

Chegamos ao final de mais uma unidade de estudo. Resumidamente, esta unidade tratou do planejamento de um projeto. Os objetivos foram refinamentos para que a trajetória do projeto fosse construída para o alcance de uma situação futura determinada. Esta unidade mostrou como o desenho do projeto deve ser elaborado com critérios científicos para não gerar problemas como atrasos, desvios de rota, modificação nos custos e perda de credibilidade no mercado. Alertamos para a seriedade na elaboração do projeto, pois a realidade nacional tem contribuído com exemplos desastrosos, como por exemplo, o PAC.

Vejamos os principais problemas: - revisão do volume de investimentos (os responsáveis atribuem a alta à mudança de tecnologias e redesenho de projetos; - o aumento dos custos esta relacionado aos reajustes anuais dos contratos, mudança nas tecnologias de construção e inclusão de obras não previstas no desenho original; - exigências não cumpridas, como por exemplo, prazos esgotados e a não comprovação da titularidade da área da qual serão executadas as obras e o licenciamento ambiental;

- falta de projetos pela incapacidade técnica e financeira de algumas prefeituras.

Conhecimento e elaboração de projeto é uma aliança indissolúvel. Planejar é uma atividade séria e responsável, pois atua diretamente na qualidade de vida do cidadão, no uso adequados dos impostos e na transparência das políticas públicas, Quando você terminar os exercícios da unidade II terá a oportunidade de propor o desenvolvimento do projeto. Serão outros desafios que o gestor do projeto deverá enfrentar, como por exemplo, construir uma equipe compromissada, apresentar uma gestão integrada a todos os planos propostos, inovar e comunicar são componentes das funções de um gerente de projeto. Os desafios precisam ser enfrentados! Você tem um case para refletir. É só clicar no link. Vamos em frente! Passamos para a unidade III. Encontraremos-nos mais adiante. Até!

REFERÊNCIAS

Bibliográficas

AGUILAR IDÁÑEZ, Maria José. Como animar um grupo: princípios básicos e técnicas.Petrópolis/RJ: Vozes, 2004. DOLABELA, Fernando. O segredo de Luísa. 14. ed. São Paulo: Cultura, 2004. HERMANN, Walther; BOVO, Viviani. Mapas mentais: enriquecendo inteligências. Walther Hermann e Viviani Bovo: Campinas/SP, 2006. GOLDRATT, Eliyahu M. ; COX, Jeff. A meta: um processo de aprimoramento contínuo. São Paulo: Educator, 1996. Mais que Sorte: um processo de raciocínio. São Paulo: Educator, 1994. KEELLING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2002. RATH, Tom: CLIFTON, Donald O. Seu balde está cheio? - o poder transformador das emoções positivas na vida profissional e afetiva. Rio de Janeiro: Sextante, 2005. SÁ, Antonio L. de. Plano de contas. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2001. TEMPLAR, Richard. Chega de queijo: só quero sair da ratoeira! São Paulo: Prentice Hall, 2005. TRANJAN, Roberto A. Metanóia: uma história de tomada de decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente, 2002.

WOILER, Samsão; MATHIAS, Washington. Projetos: planejamento, elaboração e análise. São Paulo: Atlas, 1996.

Meios eletrônicos – Sites interessantes. Disponível em HTTP://www.smartdraw.com.br Disponível em WWW.Broffice.org

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(free)

Disponível em HTTP://br.hsmglobal.com Disponível em HTTP://www.netproject.com.br Disponível em HTTP://www.projectbuilder.com.br

(free)

Estudo de caso 2 O frio que vem de dentro

Conta-se que seis homens ficaram presos numa caverna por causa de uma avalanche de neve. Teriam que esperar até o amanhecer para receber socorro. Cada um deles trazia um pouco de lenha e havia uma pequena fogueira ao redor da qual eles se aqueciam. Eles sabiam que se o fogo apagasse todos morreriam de frio antes que o dia clareasse. Chegou a hora de cada um colocar sua lenha na fogueira. Era a única maneira de poderem sobreviver. O primeiro homem era racista. Ele olhou demoradamente para os outros cinco e descobriu que um deles tinha a pele escura. Então, raciocinou consigo mesmo: "aquele negro! Jamais darei minha lenha para aquecer um negro". E guardou-a protegendoa dos olhares dos demais. O segundo homem era um rico avarento. Estava ali porque esperava receber os juros de uma dívida. Olhou ao redor e viu um homem da montanha que trazia sua pobreza no aspecto rude do semblante e nas roupas velhas e remendadas.

Ele calculava o valor da sua lenha e, enquanto sonhava com o seu lucro, pensou: "eu, dar a minha lenha para aquecer um preguiçoso", nem pensar. O terceiro homem era negro. Seus olhos faiscavam de ressentimento. Não havia qualquer sinal de perdão ou de resignação que o sofrimento ensina. Seu pensamento era muito prático: "é bem provável que eu precise desta lenha para me defender. Além disso, eu jamais daria minha lenha para salvar aqueles que me oprimem". E guardou suas lenhas com cuidado. O quarto homem era um pobre da montanha. Ele conhecia mais do que os outros os caminhos, os perigos e os segredos da neve. Este pensou: "esta nevasca pode durar vários dias. Vou guardar minha lenha." O quinto homem parecia alheio a tudo. Era um sonhador. Olhando fixamente para as brasas, nem lhe passou pela cabeça oferecer a lenha que carregava. Ele estava preocupado demais com suas próprias visões (ou alucinações?). Para pensar em ser útil. O último homem trazia nos vincos da testa e nas palmas calosas das mãos os sinais de uma vida de trabalho. Seu raciocínio era curto e rápido. "esta lenha é minha. Custou o meu trabalho. Não darei a ninguém nem mesmo o menor dos gravetos". Com estes pensamentos, os seis homens permaneceram imóveis. A última brasa da fogueira se cobriu de cinzas e, finalmente apagou.

No alvorecer do dia, quando os homens do socorro chegaram à caverna encontraram seis cadáveres congelados, cada qual segurando um feixe de lenha. Olhando para aquele triste quadro, o chefe da equipe de socorro disse: "o frio que os matou não foi o frio de fora, mas o frio de dentro".