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INSTITUTO TECNOLOGICO DE NOGALES Materia: sistemas de información de mercadotecnia

Trabajo: Unidad 1 “Componentes del sistema”

Profesora: Pacheco Gloria Del Rosario

Alumno: Esparza Sierras Pablo de Jesús

Carrera: Ingeniería en Gestión Empresarial

Horario: 19:00/20:00

UNIDAD 1 ELEMENTOS DEL SISTEMA 1.1

Elementos del Sistema

Un sistema de Información de la mercadotecnia (SIM) es un grupo organizado en marcha, de procedimientos y métodos creados para generar, analizar, difundir, almacenar y recuperar información para la toma de decisiones de marketing. El SIM ideal tiene la capacidad para: Producir informes periódicos y estudios ad hoc según se necesiten. Integrar los datos antiguos y nuevos para proporcionar actualizaciones de información e identificar tendencias. Analizar datos usando modelos matemáticos que representen el mundo real. El sistema se compone básicamente de dos elementos:

1.1.1

Interconexiones de usuarios

Son aquellos procesos y equipo a través de los cuales se usara el SIM y estos incluirán: *Tipos de computadoras a utilizar. *Presentación de la información (Papel o en la pantalla) *Conocimientos requeridos para el uso del sistema. *Hardware adicional para la producción de informes y documentos.

El diseño de la interconexión del usuario deberá tener un diseño cuidadoso y meticuloso considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes para que estos lo vean como de gran valor para su desempeño diario.

BENEFICIOS •

Información rápida menos cara y mas completa para la toma de decisiones

•

Información mas frecuente y detallada para directivos

•

Las capacidades de almacenamiento y recuperación del SIM permiten reunir gran variedad de datos y hacer uso de ellos

•

La empresa cuenta con una importante herramienta del control. Se vigila constantemente el desempeño del producto, mercados, vendedores y otras unidades de marketing de manera mas detallada

LIMITACIONES •

La información no siempre es evidente

•

Puede resultar costoso obtener, organizar y almacenar los datos

•

Un SIM no es adecuado para resolver problemas imprevistos

1.1.2

Bases de Datos

Fuente de Información en un formato electrónico que es continuamente actualizada.  Este será un conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar entre si. Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categorías de datos que son: •

Datos internos.- Información de la compañía reunida en forma constante y rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus recursos entre departamentos, así como sus intercambios hacia su exterior.

•

Datos externos.- Toda la información obtenida por fuentes ajenas a la compañía.

Base de datos Interna •

Data Warehouse. Almacena datos procedentes de diversos sistemas operacionales de la empresa.

Base de datos Externa GIS (Sistema de información Geográfica), 

1.1.3

Gestor de bases de datos que permite almacenar, manipular y visualizar datos con un componente geográfico referido a datos especiales. Software de aplicaciones

Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.  El sistema de procesamiento de transacciones (TPS) el cual se encarga de registrar información sobre cuestiones operativas como los pedidos, los procesos, los cobros y los pagos, etc.  En un estadio inmediatamente superior se encuentra el sistema de información para

la gestión (MIS) donde ya se analizan costes, rentabilidades y planificaciones de producción. En este caso, suele ser empleado por la línea de mandos intermedios.  Por encima de este sistema encontramos el sistema de soporte de decisiones (DSS)

que complementa al anterior con información más general sobre presupuestos anuales, controles de inventarios. Este sistema es empleado por la línea intermedia y por directivos de líneas funcionales.

 Por último, encontramos el sistema de información para la dirección (EIS) en el que se ofrecen datos básicos y claves sobre la marcha del negocio para facilitar la planificación a largo plazo. Este sistema es empleado por la dirección general. 1.1.4

Apoyos administrativos

Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para que el SIM pueda funcionar de forma correcta para la toma de decisiones de mercadotecnia. El proceso administrativo en el marketing se resume en 3 etapas.  Planeación  Instrumentación  Evaluación del desempeño  Planeación Es la etapa que consiste en seleccionar los mercados meta como diseñar un plan estratégico para satisfacer sus necesidades. En esta etapa del proceso se definen: las metas y objetivos de mercadotecnia por alcanzar, las estrategias y tácticas para alcanzar dichos objetivos y metas así también la mezcla de marketing para los mercados que se pretende atender.  Instrumentación Es la etapa operacional en la que una organización trata de poner en práctica los planes de mercadotecnia que se han establecido. Esta etapa abarca las siguientes actividades: a) La organización de toda la compañía; con respecto a la creación del departamento de mercadotecnia. b) La integración de personal de la organización. c) La dirección de las actividades de mercadotecnia, en la cual intervienen elementos como la delegación, coordinación, motivación y comunicación.  Evaluación del desempeño En esta etapa se determina la eficacia con la que se está esta obteniendo las metas incluidas en el plan estratégico. El proceso de evaluación se consideran los siguientes pasos: a) Averiguar lo que ocurrió

b) Averiguar porque ocurrió c) Decidir que hacer al respecto

1.2

Sistema de Información Interno

Todas las organizaciones recopilan información interna, como parte de sus operaciones normales. La información de las ventas y los costos se registra; los informes de venta se elaboran; las actividades publicitarias y de promoción se registran; los informes de investigación y desarrollo y de fabricación se elaboran; estas son apenas algunas de las fuentes de información que puede conseguirse con fines de investigación, dentro de una organización moderna. La información sobre ventas y costos recopilada con fines contables representa una fuente particularmente prometedora, para los proyectos de investigación. Muchas organizaciones no recopilan, ni mantienen información suficientemente detallada sobre ventas y costos, con el fin de utilizarla para fines de investigación. Los registros de ventas deberían permitir que se hiciera una clasificación de acuerdo con el tipo de cliente., con el procedimiento de pago, con la línea del producto, con el territorio de ventas, con el periodo de tiempo, etc. Con un simple análisis de este tipo de información, el investigador puede determinar el nivel y la tendencia de las ventas, lo costos y las ganancias del cliente, el territorio, y el producto. Con un análisis más sofisticado podría intentarse medir el efecto de los cambios sobre el programa de mercado y/o las variables de situación en las ventas, los costos y las ganancias.     

Todas las organizaciones recopilan información interna, como parte de sus operaciones normales. La información de las ventas y los costos se registra Los informes de venta se elaboran Las actividades publicitarias y de promoción se registran Los informes de investigación y desarrollo y de fabricación se elaboran

Estas son apenas algunas de las fuentes de información que puede conseguirse con fines de investigación, dentro de una organización moderna. 1.2.1

Información de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le

permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible. En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor.

DATOS DEL PROVEEDOR •

Nit, nombre, dirección, ciudad, cantidad, descripción, créditos, costos, fechas.

INFORMACION DE COMPRA •

Factura (referencia, fecha, forma de pago, Nit, dirección, articulo, cantidad, valor unitario, valor total, subtotal, IVA, rete fuente, costo total)

INFORMACION DE TESORERIA

•

Comprobante de egreso (núm.; ciudad, fecha, valor pagado a, por concepto de contabilización, firma, sello de beneficiario, costo, Nit)

1.2.2 Información de Inventarios Concepto de inventarios •

El inventario es el almacenamiento de bienes y productos.

Otra definición…. • Un inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes. Por lo general, los inventarios incluyen materia prima, productos en proceso y artículos terminados. ¿Por que se deben llevar inventarios? La razón fundamental es por que resulta físicamente imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas, por ejemplo, esto será prohibitivo debido al costo involucrado.

Las existencias en inventario en la fabricación de bienes se usan para satisfacer las siguientes 5necesidades: •

Mantenimiento de independencia de las operaciones:

Si un centro de trabajo cuenta con un suministro de materiales, esto le permite algún grado de flexibilidad para operar: Situación similar ocurre con una línea de montaje, donde la alimentación de materias primas y productos para el trabajo se efectúa a la velocidad de la línea; sin embargo, en esta situación la independencia entre las líneas es bastante inferior, pues la unidad terminada es una estación de trabajo pasa a la siguiente. •

Satisfacer las variaciones en la demanda de productos:

Si se conoce con exactitud la demanda del producto, se puede (aunque no siempre es económico) fabricar el producto para satisfacer sólo la demanda. Sin embargo, normalmente no se conoce con exactitud la demanda, en consecuencia, hay que mantener existencias de seguridad para hacer frente a esa eventual variación en la demanda. •

Flexibilizar los programas de producción:

El hecho de mantener existencias en inventario disminuye la presión que tiene el sistema de producción para generar los productos. Esto determina que producción disponga de un mayor plazo de entrega, que le permite, eventualmente, planificar la producción para obtener flujos más regulares, con un menor costo operativo, al producir lotes más grandes.

• Dar un margen de seguridad para variaciones en la entrega de materias primas: Un proveedor puede tener demoras en la entrega de materias primas, originadas por varias razones: por variaciones normales en los tiempos de envío escasez de materiales en la planta o centros de distribución del proveedor, pedidos extraviados, envío de materiales defectuosos o incorrectos. •

Aprovechar el tamaño económico de pedido:

La elaboración de un pedido tiene su costo: Fuerza de trabajo, digitación llamadas telefónicas, envíos postales, etc., en consecuencia, si se aumenta el tamaño del pedido, será menor el número de pedidos que hay que elaborar. Por lo tanto, los Costos de envío no presentan un comportamiento lineal, sino, que escalonado, en consecuencia, a medida que aumenta el tamaño del envío, menor es el Costo por unidad.

1.2.3 Mercadotecnia Misión: Buscar la satisfacción de las necesidades, deseos y expectativas de los consumidores mediante un grupo de actividades coordinadas, que, al mismo tiempo, permitan a las organización alcanzar sus metas”. Objetivos -

Ganar mercado.

-

Generar riqueza.

Ética -

Cubrir plenamente las necesidades expresadas por los consumidores, puede implicar para el mercadólogo ofrecer productos que a largo plazo puedan ser dañinos.

-

Un comportamiento socialmente responsable reporta mejores resultados.

-

Para cumplir con sus responsabilidades sociales, un mercadólogo debe resolver primero conflictos de intereses que se presentan dentro de la organización.

-

“La mano invisible, la mano del gobierno, la mano del mercadólogo socialmente responsable.

Metas La meta de la mercadotecnia no estriba solamente en hacer llegar los productos a los consumidores, sino en identificar las adaptaciones y modificaciones que requieren con el fin de mantenerlos actualizados, de acuerdo con los deseos y preferencias del consumidor. Tiene la tarea de regular la demanda de productos para que la organización pueda alcanzar sus objetivos. De la demanda depende en gran medida el plan o estrategia mercadológica que debe aplicarse.

1.2.4 Contabilidad El propósito básico de un sistema de información contable es el de satisfacer las necesidades de información contable de la forma más eficiente posible. Este sistema genera informes que le permiten a la gerencia de las empresas tomar decisiones. Parte de estas decisiones son las que toma la gerencia para alcanzar los objetivos de marketing, y

generalmente se encuentran vinculadas con la mezcla de marketing (producto, precio, distribución y promoción), decisiones que son analizadas y evaluadas desde la perspectiva del costo generado por su aplicación, presentándose así la relación entre las decisiones de marketing y la información contable. La información sobre los costos es generada por los sistemas de información contable, que al ser utilizada para tomar decisiones gerenciales, inmediatamente adquiere el carácter de contabilidad gerencial. Según Kotler y Armstrong, la información que el departamento de contabilidad utiliza en la preparación de los estados financieros, se debe adaptar a fin de ser utilizada por el departamento de marketing como parte de la información básica para la toma de decisiones, relacionadas éstas con la mezcla de marketing.