Unidad1

DESARROLLO DE LA PLANEACION

PLANEACION

CORTO

MEDIANO

LARGO PLAZO

ESTRATEGICA

POR ESCENARIOS

SUBSISTEMA DE PRESUPUESTACIO N

INTERACTIVA PARTICIPATIVA

SUBSISTEMA DE PROGRAMACION SUBSISTEMA DE EVALUA CION Y CONTROL

CONTINUA

SISTEMICA

HOLISTICA

Guía didáctica elaborada por: Jesús Antonio Avendaño – Docente Universitario 1

UNIDAD 1.1 LA PREVISIÓN CONCEPTO DE PREVISIÓN

Para hacer nuestras previsiones, nos fundamos tanto en la ley de causalidad, como en la ley de la finalidad; la primera, físicamente infrustrable y la segunda, no infalible, pero sí válida con certeza moral.

Pre - ver = Ver anticipadamente Implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. Por ello la previsión es base necesaria para la planeación. Requisitos:

Principio de la objetividad Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas. Principio de medición

e.Fijar los objetivos o fines que se persiguen f. Investigar los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan de alguna manera en la búsqueda de esos objetivos. g.Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que nos permiten escoger alguno de ellos como base de nuestros planes. La previsión responde a la pregunta: Qué puede hacerse?, sin caer en “la falacia del único camino” Definición: Es el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.

Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse. REGLAS PARA LA FIJACIÓN DEL OBJETIVO Concepto de objetivo La palabra objetivo (de ob-jactum), implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones. Representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo. Clasificación de los objetivos •Objetivos individuales y colectivos •Objetivos generales y particulares

Principio de previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el número de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un riesgo; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta. Debe apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, métodos estadísticos y cálculos de probabilidad. Aplicación del principio m.Certeza: metafísica, física y moral. n.Incertidumbre: implica la posibilidad de carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo se presentarán los acontecimientos de lo futuro.

•Objetivos básicos, secundarios y colaterales. Los colaterales son aquellos que, sin ser buscados directamente como los principales, se obtienen casi espontáneamente al desarrollar los secundarios. •Objetivos a corto y a largo plazo. •Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios. El primero busca determinada función, organización, etc.; el segundo es el que se dirige a realizar una acción, distinta a la naturaleza propia de la actividad. Los objetivos deben ser establecidos por los dueños o empresarios quienes deben señalar “lo que debe hacerse” y el administrador debe establecer “cómo debe hacerse, y ver que se haga”.

o.Probabilidad. La constituye aquel estado en el que, sin estar seguros sobre el sentido en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, tenemos motivos serios y fundados para concluir que hay mayores probabilidades de que ocurra en un sentido que en otro.

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UNIDAD 1.1 LA PREVISIÓN Reglas positivas b.Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios. c.El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia. d.Debemos aplicarle las seis preguntas: Qué, Cómo, Quién, Dónde, Cuándo y Porqué.

Objetivos

-Qué: lo que realmente pretendemos, lo que nos proponemos alcanzar. -Cómo: detalles del procedimiento para alcanzar el objetivo Probabilidad

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Observ ación

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-Quién: Departamentos, secciones, personas. -Porqué: Cuál es la finalidad -Cuándo: Tiempo para lograr cada una de sus partes -Dónde: Sitio, ubicación, etc. d. El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlo. e. Los objetivos deben ser estables. LA INVESTIGACIÓN Y SUS REGLAS estas

Encu

Regla No. 1. Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto y, para ello, clasificarlos adecuadamente. Factores de operación

Instrumentos (círculo exterior) Principios(centro) Reglas (circulo intermedio)

- Medio ambiente

- Política y dirección

Reglas para fijar los objetivos

-Productos y procesos

- Financiamiento

Reglas negativas

-Medios de producción

- Fuerza de trabajo

d.No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan sólo sus síntomas o elementos.

-Suministros

- Actividad productora

-Mercado

- Contabilidad y estadística.

e.No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo f. No debemos tomar cono posibilidades contradictorias, las que quizá son contrarias. g.Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con los más parecidos.

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UNIDAD 1.1 LA PREVISIÓN Factores externos a los negocios

Técnicas de la investigación

Situación general de los negocios

B.La observación de:

c.Políticos

-Hechos (de participantes y no participantes)

d.Económicos

-Experimentos

e.Sociales

-Registros (contables, estadísticos y administrativos)

f.Técnicos

B. La encuesta.

Factores internos a la empresa

-Por cuestionario:

h.Los mismos objetivos objetivos fijados

Determinación de su universo

i.Capital disponible

Muestreo (al azar, intencionada)

j.Provisiones k.Registros contables

Formulación del cuestionario (naturaleza de las preguntas, unidad, secuencia, claridad, facilidad)

l.Registros estadísticos

Recolección de datos

m.Abastecimientos más adecuados

Tabulación de los mismos

Mercados

Interpretación de resultados

o.Demanda actual de un producto p.Fuerza y amplitud de la competencia

REGLAS SOBRE LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN

q.Posibilidad de abrir o ampliar mercados

2.Debemos esforzarnos por pensar cómo podríamos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios.

r.Desarrollo del producto, de acuerdo con los gastos y necesidades del consumidor. s.Efectividad de la publicidad. Regla No. 2. Deben distinguirse los factores mensurables de los de mera apreciación. Regla No. 3. Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición, etc. Regla No. 4. Deben seleccionarse los factores estratégicos. Regla No. 5. Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que puedan producir.

3.Analizar si la investigación de los medios no nos indica modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado. 4.Aplicar la regla de no tomar el dilema: “se hace o no se hace”, sino analizar las combinaciones intermedias. 5.En los organismos ya en operación, vale la pena algunas veces analizar qué efectos podría producir “la no acción”. 6.Para valorizar los diversos cursos de acción que se presenten, con el fin de escoger el mejor o los mejores, deben usarse como criterios: • El riesgo esperado comparado con los posibles beneficios • La mayor economía de esfuerzos. • El tiempo necesario para desarrollar cada curso • La limitación de recursos con que pueda contarse.

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PREVISION LA PREVISION

2. DIAGNOSTICO Y PRONOSTICO

Analizar el medio ambiente

Condiciones pasadas

Efectuar diagnóstico y pronóstico

Condiciones presentes. Posición competitiva

Determinar hacia donde deberemos llegar.

Ambiente externo

Determinar objetivos

Ambiente interno

Efectuar planeación

Diagnóstico estratégico. DOFA

3. DETERMINAR HACIA DONDE QUEREMOS LLEGAR Perfil competitivo de la organización Principios corporativos. Valores Direccionamiento estratégico. Visión, misión, objetivos y metas

Efectuar pronóstico

Proyección estratégica. Areas, proyectos, etc Plan operativo. Sistemas, actividades, recursos, presupuesto y procedimientos Monitoria estratégica.

1. FACTORES DE OPERACION PARA EL ANALISIS SITUACIONAL DE ACUERDO CON KLEIN Y GRABINSKY FACTOR Medio ambiente

ELEMENTOS

COMPONENTES

Físicos, políticos, económicos, sociales, globales, etc.

De localización, legales, financieros, fiscales, de actitud, de habilidad, de internacionalización

Política y dirección

Políticas, organización, supervisión

Objetivos, campo de acci ón, medios, equilibrio entre funciones, etc.

Productos y procesos

Productos, procesos, investigación

Fuerza de trabajo

JRealistas JFactibles JMedibles JConcisos y claros JJerarquizados JDeseados por toda la organización JPor áreas, departamentos, divisiones etc.

Clases de productos, cantidad y costo, precios, características de los procesos, grado de transformación, tipo de investigación empleada.

Financiamiento

Medios de producción

4. DETERMINAR OBJETIVOS

Políticas y fuentes de financiamiento, requisitos, plazos y costo de fondos.

Accionistas, acreedores, bancos, créditos a corto y largo plazo.

Políticas de inversión y reposición, servicios externos e internos.

Terrenos, construcciones, instalaciones, maquinaria y equipo de producción, herramientas, equipo de transporte, etc.

JOrientados al desempeño y resultados en mercadeo, innovación, productividad, recursos físicos y financieros, rentabilidad, desempeño y desarrollo gerencial y de los empleados en general, etc. 5. EFECTUAR PLANEACION Planeación a corto, mediano y largo plazo Planeación estratégica

Políticas de empleo de personal, organización, personal ocupado, Reclutamiento de personal, rotación, salarios, relaciones industriales adiestramiento, número de trabajadores, seguridad industrial, índices de frecuencia, servicios al personal, relaciones sindicales, etc.

Planeación por escenarios Planeación interactiva Planes Programas

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UNIDAD 1.2 LA PLANEACIÓN TÉCNICAS SOBRE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN 2.Modelos para adopción de decisiones

Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: b.Fijando máximos y mínimos.

3.La utilización del cálculo de probabilidades

c.Proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten.

4.Teoría de juego. 5.Teoría de las “colas” o líneas de espera

d.Estableciendo sistemas para su rápida revisión.

6.Programación lineal

El principio de la unidad. Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, de tal modo que sean coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un sólo plan general.

7.Otras técnicas. LA PLANEACIÓN CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que han de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarias para su realización. Importancia l.La eficiencia, obra de orden, no puede venir de la improvisación. m.Hacer planes sobre la forma como la acción administrativa (hacer a través de otros), habrá de coordinarse. n.Detallar los planes del objetivo.

POLITICAS Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar; sirven, por ello, para formular, interpretar o suplir las normas concretas. Diferencias entre políticas y objetivos con las reglas. •Las políticas son “el objetivo en acción”. •El objetivo fija las metas. •Las políticas difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor generalidad.

p.Controlar de ejecución con el plan previo.

•Norma es todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea genérico o específico; las normas genéricas, son precisamente las políticas, en tanto que las normas especificas son las reglas.

Los principios de la planeación

Ejemplo: En un departamento de producción:

Principio de la precisión. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.

Objetivo: “obtener óptima calidad”

o.Buscar la economía de los planes.

Principio de la flexibilidad. Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

Política: “debe obtenerse óptima calidad, para lo cual, los materiales serán seleccionados entre los más finos, el equipo será el de mayor precisión posible, y se laborará a base de un intensivo adiestramiento, sin importar que los costos puedan elevarse”. La mayor confusión suele surgir entre políticas y reglas: la mayor parte de las normas llamadas “políticas” por muchas empresas, no son más que reglas.

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UNIDAD 1.2 LA PLANEACIÓN La regla no deja campo de decisión o elección al jefe a quien se delega responsabilidad y autoridad, sino tan sólo le permite analizar si el caso concreto que debe resolver , se encuentra o no, comprendido dentro de la regla que se le impone; la política en cambio, busca señalarle solamente los criterios generales que han de orientar la acción en el mismo sentido.

Reglas sobre los procedimientos

Ejemplo: La política de altos salarios no fija “cuánto se ha de pagar”, pero sirve a los jefes encargados de fijar los salarios, para interpretar los casos dudosos, y para suplir las omisiones que puedan tenerse.

•Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Forma de origen de la políticas d.Externamente impuestas. Pueden ser por leyes emanadas de la Constitución. e.Políticas de apelación. Las que se forman a través de consultas que los jefes hacen a los superiores. Son de aplicación o interpretación y corresponden a “la jurisprudencia administrativa”. f.Políticas expresamente formuladas. Son las que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales un campo. Reglas sobre las políticas 8.De su fijación. Las políticas que han de influir la actividad de una sección, departamento, o de toda la empresa deben quedar claramente fijadas por escrito. 9.De su difusión. Deben ser conocidas debidamente en los niveles donde han de ser aplicadas preferentemente por medios orales. 10.De su coordinación. Debe existir alguien que coordine o interprete válidamente la aplicación de las políticas, pues de otro modo pueden ser diversa y aún contradictoriamente aplicadas. 11.De revisión periódica. Debe fijarse un término en el cual toda política sea revisada. PROCEDIMIENTOS Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa.

•Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente. •Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).

Procesos y procedimientos ☛Tarea o actividad. Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, que suele terminarse en un plazo determinado. Toda actividad es específica y observable. ☛Subproceso: Fracción de actividades que conlleva un proceso ☛Procesos: Serie de actividades o pasos relacionados entre si, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio. ☛Procedimiento: Acto, método o manera de proceder en algunos procesos, o en cierto curso de acción o manera de hacer algo, establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que debe seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. ☛Macroproceso o Megaproceso: La sumatoria de Procesos y Procedimientos genera Megaprocesos, que es un conjunto sistemático que permite lograr un resultado PASOS DE LA PLANEACION 1. Atención a las oportunidades 2. Establecimiento de objetivos y metas 3. Consideraciones o suposiciones sobre el ambiente interno y externo. Construcción de escenarios. 4. Identificación de alternativas para cada escenario. 5. Comparación de alternativas con base en las metas propuestas

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UNIDAD 1.2 LA PLANEACIÓN

6. Elección de una alternativa

5. Matriz de compras

7. Formulación de planes de apoyo, contingencia y colchones de seguridad.

6. Presupuesto

8. Elaboración de presupuestos

7. Punto de equilibrio

9. Revisión o procedimientos de control

8. CPM-PERT

10. Rectificación, reconstrucción o ajustes

9. Plan de acción

JERARQUIA DE OBJETIVOS

10. Flujogramación lógica 11. Subproceso: Fracción de actividades que conlleva un proceso

Propósito socioeconómico

Junta de Socios

Misión

Administradores de nivel superior

Objetivos generales Objetivos de áreas, divisiones y departamentos

Administradores de nivel intermedio

Objetivos de sección e individuales

Administradores de nivel inferior y subordinados

12. Programación lineal Problemas de transporte Problemas de mezclas Problemas de asignación Modelos de inventarios Líneas de espera o teoría de colas Teorías de juegos 13. Programación dinámica 14. Simulación 15. Árboles de decisión

PLANEACION TACTICA Determina planes específicos subordinados a los planes estratégicos a corto (menor a un año) y mediano plazo (1-3 años).

OBJETIVOS

ALGUNAS TECNICAS DE PLANEACION 1. Modelo de lista diaria o agenda 2. Modelo matricial 3. Gráficas Gantt

PLANEACION

Planes Programas Presupuestos Procesos ProcedimientosP olíticas Normas

4. Modelo de problema potencial

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UNIDAD 1.3 LA PLANEACIÓN Técnicas de la planeación Hay tantas técnicas como formas diversas de planes. Las más usadas son las siguientes:

Los sistemas de simplificación del trabajo de oficina, son instrumentos para ayudar a la mente a analizar los procesos. EFECTOS DE LA PLANEACION

c.Manuales de objetivos y políticas.

☛Reduce la incertidumbre ante el futuro

d.Manuales departamentales.

☛Supera la resistencia al cambio

e.Manuales de procesos y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.

☛Aporta orden y mayor eficiencia

f.Manuales de inducción.

☛Reduce duplicación de esfuerzos ☛Se logran objetivos de manera óptima y oportuna

g.Manuales del empleado o de cargos.

☛Aporta coordinación interna

h.Manuales de organización.

☛Reduce las decisiones arbitrarias y la improvisación

i.Gráficas de Gantt, que tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente. j.Programas: presupuestos financieros y no financieros y pronósticos. k.Sistemas como el PERT (Program Evaluation and Review Technique); CPM (Critical Path Method), y RAMPS (Resource Allocation and Multi Project Scheduling), todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de Técnicas de Trayectoria Crítica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, etc. Diagramas de proceso Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller y luego en la oficina se consideran los trámites, las formas de documentos o reportes, las formas de registro y estadística, el personal, el espacio, las condiciones, archivos, el equipo y los útiles.

☛Economiza tiempo total ☛Propicia métodos para la racionalización de los recursos ☛Mejora la preparación frente a las contingencias y problemas potenciales ☛Mantiene mentalidad y visión futurista ☛Condiciona la empresa al ambiente ☛Establece un sistema racional de toma de decisiones evitando “corazonadas” o empirismos ☛Reduce riesgos y aprovecha oportunidades ☛Las decisiones se basan en hechos y no en emociones ☛Proporciona elementos orientados al control ☛Permite evaluar alternativas antes de tomar decisiones ☛Eleva la moral de los miembros.

Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: Operación

Transporte

Inspección

Demora

almacenamiento.

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UNIDAD 1.3 LA PLANEACIÓN Programas

Recursos

Son aquellos planes en los que solamente se fijan los objetivos y la secuencia de las operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes. Los programas pueden ser generales o específicos, de corto y largo plazo.

Son los elementos que usamos para que el proyecto se realice. Estos recursos pueden ser:

Reglas sobre los programas

• Financieros: Dinero que se emplearía para la realización de las actividades

4.Todo programa debe contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa.

• Humanos. Hombre que se emplearían para la ejecución de las actividades • Tiempo: Duración que consumirán las actividades • Materiales: Materia prima y equipo que se emplearán para la ejecución

-Los programas deben presentarse con todos los detalles

• Tecnología: Conocimiento o método para la realización de las actividades

-Presentar costos y beneficios

• Espacio. Lugar donde se realizarán las actividades.

-Fijar tiempo mínimo para que se produzcan resultados

Limitantes

5.Hacer siempre “la venta” o convencimiento a los jefes de línea que habrán de aplicarlos. 6.Debe estudiarse el “momento” más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo. Los presupuestos Son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados. Financieros: si dichos elementos se estiman en unidades monetarias No financieros: cantidades o unidades.

• Limitantes físicas: Son las restricciones producto del proceso • Limitantes de recursos. Son las relacionadas con los hombres, dinero, tiempo, etc. • Limitantes de seguridad. Son aquellas que obligan a realizar en secuencia, actividades que en otras condiciones podrían hacerse simultáneamente: por ejemplo no es conveniente hacer el mantenimiento del equipo mientras se trabaje con él. • Limitantes administrativas: Son las relacionadas con los principios del proceso administrativo.

Un tipo especial de presupuestos son los pronósticos, basados en las experiencias pasadas proyectada hacia el futuro

• Limitantes sociopolíticas: son las relacionadas con las decisiones macroeconómicas de un gobierno, externas al proyecto, pero que en un momento pueden afectar a nuestra empresa.

Los presupuestos son instrumentos de planeación como de control.

Proceso para desarrollar el PERT

PERT

16.Definir objetivo

El Pert trabaja sobre actividades desconocidas, cosas que nunca se han realizado y no se tiene experiencia.

17.Hacer lista de actividades

Elementos

18.Determinar la secuencia de las actividades 19.Representar gráficamente el modelo

•Actividad: Es todo aquello que tiene un principio, un fin y consume recursos •Evento: Es el principio o fin de la actividad; no consume tiempo, ni consume recursos, sólo es un punto de control.

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