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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE NICARAGUA “Sirviendo a la Comunidad”

DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES

UNIDAD - I

Escuela de Ciencias Económicas y Empresariales Los Sistemas

DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES UNIDAD I: LOS SISTEMAS a) Objetivo: Manejar la importancia de los Sistemas en los negocios y las ventajas y desventajas para el diseño e implementación en los distintos tipos negocios. b) Contenidos: 1.1 Importancia de los sistemas 1.1.1 Los sistemas en los negocios 1.1.2 El ciclo del negocio y los sistemas 1.2 Concepto básico de sistemas 1.2.1 Definición de sistemas 1.2.2 Clasificación y análisis de sistemas 1.3 Tipos de sistemas 1.3.1 Sistemas integrados 1.3.2 Sistemas no integrados 1.3.3 Sistemas auxiliares

1.1 Importancia de los sistemas En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas contables, debido al medio que se encuentra ampliamente globalizado, provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla de un sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el término va mucho más allá. Deben saber que un sistema contable está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización; la información que proporciona un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que permita al área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar a un determinado número de usuarios finales (accionistas, clientes, dueños, gobierno hasta clientes) que estén vinculados con el negocio. De esta manera, los sistemas contables deben ajustarse, por completo, a las necesidades y los objetivos de la empresa u organización. Para su correcto funcionamiento e implementación, es necesario que los encargados del sistema contable tomen en cuenta el giro o actividad del negocio y las estrategias competitivas que han establecido dentro del mercado, permitiéndoles estandarizar los procedimientos y definir las estructuras de costos. Estas estrategias le permitirán al sistema contable presentar a la gerencia información estandarizada y fácil de interpretar, permitiendo realizar un análisis financiero de la empresa u organización.

1 Facilitador: Msc. Yader L. García Z. [email protected] – 8811 6322

DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras. En el primer caso, la organización bancaria requiere de un sistema ampliamente vinculado con la cartera crediticia de todos y cada uno de sus clientes con el fin de conocer los datos sobre morosidad de los implicados, apalancamiento financiero, calidad de la cartera crediticia y tasas de interés actuales. Mientras, el establecimiento comercial buscará conocer, a través de su sistema contable, la cantidad clientes, conocer los estándares de inventario, facturación y comisiones. Por tanto, al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa. De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes ámbitos y sistemas empresariales. Esto quiere decir que los estados financieros, son el resumen general de las actividades y operaciones que se realizan a través de los sistemas contables. Podríamos decir que el sistema contable permite conocer el estado actual del negocio, por lo que debe presentar información completamente real, medible y auditable que permita tomar decisiones correctas a todos los encargados de la empresa o negocio. De esta manera, el sistema contable es la base fundamental para conocer de forma sencilla el funcionamiento de una empresa, bridando confianza en los inversionistas, proveedores y clientes. Una vez que los especialistas en contabilidad han analizado los principales objetivos de la empresa, es posible diseñar los sistemas contables con los elementos adecuados que les faciliten el efectivo control financiero y sobre las transacciones que se realizan en la empresa u organización. Pero no sólo deben tomar en cuenta estos objetivos principales, para que un sistema contable sea altamente efectivo y exitoso, debe contar con la flexibilidad necesaria para ajustarse a las necesidades, en función de la evolución y crecimiento, de la empresa u organización. Para lograr esto, los especialistas en contabilidad deben ser sumamente habilidosos para elaborar un plan de cuentas o catálogo contable que incluya todas los movimientos financieros y cuentas necesarias que permitan al sistema adecuarse constantemente a las necesidades, objetivos y estrategias cambiantes de la empresa u organización. Después de todo, dice el dicho: “No es lo mismo los tres mosqueteros, que 20 años después”; lo mismo ocurre con las empresas u organizaciones, debe adaptarse a las necesidades cambiantes del sistema neoliberal. Como puede verse, los sistemas contables ofrecen un sinfín de facilidades que le permiten al área gerencial tomar decisiones sobre las inversiones que se realizan en la empresa. Esto, sin duda,

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES representa una ventaja ante la volatilidad financiera que se ha experimentado en todo el mundo desde la crisis económica mundial de 2008 y de la que muchas naciones que no han logrado salir adelante, afectando a las pequeñas, medianas y grandes empresas. En México, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema contable exitoso que permita el mejor funcionamiento de su empresa u organización. Evolve-It es una empresa distribuidora de SAP Business One que cuenta con más de 11 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos de consultoría que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio. Gracias a la capacidad y amplia experiencia con que cuenta el personal de Evolve-It, esta exitosa compañía ha logrado implementar más de 60 aplicaciones de ERP, no solamente con SAP, sino con otros fabricantes. Así que ya lo sabe, si desea alcanzar el éxito en su negocio. 1.1.1 Los sistemas en los negocios Dentro del libro "QUEREMOS QUE SEAS RICO", escrito por Robert T Kiyosaki y Donald Trump, se encuentra el siguiente diagrama, que es un triángulo que muestra las ocho partes que debe tener un negocio para que sea exitoso.

En la base del triángulo, y como parte fundamental del negocio, se encuentra su misión. No puede tener éxito sin misión. Encima se encuentra el flujo de efectivo, luego las comunicaciones, los sistemas, la parte legal, y hasta arriba, con el menor peso para el éxito, el producto en sí. También influyen el equipo de trabajo y el liderazgo. En este acápite hablaremos exclusivamente de los sistemas: ¿Puede un negocio tener éxito sin sistemas adecuados? Definitivamente no. De hecho, los sistemas y la tecnología forman parte de las fortalezas de todos los grandes negocios, de los líderes. Para muestra, aquí están algunas anotaciones obtenidas directamente de algunas de ellas: FORTALEZA DE NEGOCIOS DE GRUPO FAMSA (Propuesta de colocación de acciones en la BMV). La compañía considera que dentro de las fortalezas de su negocio se encuentran sus sistemas de información y tecnología avanzados. La compañía se auxilia en sus operaciones a través de un moderno sistema de software para la administración de cadenas de distribución, que entre otras cosas proporciona información clave en tiempo real relativa a los niveles de venta de menudeo, inventarios y estatus de órdenes de compra, facilitando el acceso a información que habilita el proceso de toma de decisiones y aumenta la posición competitiva de la empresa....

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES CEMEX (Presentación de su subsidiaria Neoris). CEMEX es la tercera cementera del mundo, con ventas en 2005 15,300 millones de US$ y EBITDA 3,600 millones de US$, con Operaciones en más de 50 países, capacidad de producción de 81 millones de toneladas de cemento, 160 millones de toneladas de áridos y 70 millones de toneladas de hormigón; con más de 50,000 empleados y es la compañía industrial líder por su uso intensivo de soluciones innovadoras basadas en la tecnología. Estos niveles de Margen de EBITDA se han alcanzado gracias a la aplicación de soluciones innovadoras de software. ELEKTRA: (Informe anual a sus accionistas). La clave dentro de nuestras estrategias de crecimiento incluye la inversión en tecnología. Seguiremos desarrollando sistemas de información y de administración de mercancías que nos permitan lograr una administración incluso más eficiente de nuestras operaciones de alto volumen y aprovechar al máximo la red de comunicaciones vía satélite que enlaza a la mayoría de nuestras tiendas en tiempo real. Es increíble que a estas alturas existan empresarios que se nieguen a invertir en sistemas de información. Hace 25 años Corea del Sur y México eran dos economías muy parecidas. ¿Qué hicieron los coreanos que no hicieron los mexicanos para tener el éxito? Se pusieron de acuerdo y cada sector hizo lo que les correspondía: El Gobierno, facilitar a los empresarios a invertir y el pueblo a consumir sus productos. Sin embargo, hay algo muy importante: Desde el inicio identificaron a las Tecnologías de Información como un detonador estratégico del desarrollo debido a su impacto en la productividad y la competitividad de las empresas, así que decidieron enfocar sus esfuerzos en el fortalecimiento de este rubro. Por más de 20 años han invertido consistentemente el 7% de su PIB anual en TI, muy por arriba del 4.3% promedio mundial. Si desea que su negocio crezca y sea exitoso, deberá incluir sistemas de información, primeramente, para la salud financiera de su empresa, y posteriormente para la optimización de recursos. Debe lograr integrar la tecnología de tal forma que ésta se convierta en una fortaleza, en un medio para la continuidad, competitividad y crecimiento. ¿Qué es un sistema de negocios? Para tenerlo claro, es preciso entender que un sistema es un conjunto de partes organizadas que interactúan para lograr un objetivo. Por otro lado, nos referimos a negocio como aquella actividad que consiste en ofrecer productos o servicios a cambio de dinero. Entonces, con esos conceptos podemos tener más clara la definición de un sistema de negocio y organización. Cuando hablamos de sistema de negocio, nos estamos refiriendo al proceso mediante el cual nuestra empresa funciona de forma repetitiva, organizada y metódica para la generación de ganancias. Ya sea una gran empresa, mediana, pequeña o un micro emprendimiento, toda organización empresarial debe de contar con un sistema de trabajo que le garantice obtener los resultados deseados de forma constante.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Las partes que componen un sistema de negocio están compuestas por todos aquellos involucrados en nuestra organización, desde el personal operativo y directivo hasta nuestros proveedores; todos tienen una función específica cuyo trabajo en conjunto permite el logro de los resultados trazados. Para definir cuál es el sistema de negocio que mejor se adapta a nuestro emprendimiento, tenemos que identificar sus tipos con claridad. Tipos de sistemas de negocios: La empresa tradicional Sistema diseñado y armado por sus propios directivos, de acuerdo a los objetivos deseados. Dicho sistema es revisado periódicamente con la finalidad de verificar su correcto funcionamiento. Las franquicias Poseen un sistema que, posteriormente, es ofrecido a emprendedores dispuestos a adaptarse a dicho sistema con el fin de replicar el resultado. A cambio, el emprendedor debe de pagar un canon por derecho de uso. Los sistemas empleados por las franquicias ya han sido probados en distintos mercados, por lo que su uso minimiza los riesgos y costos de emplear un sistema recién diseñado. Las redes de mercadeo Sistemas existentes en donde el emprendedor forma parte de uno. En las redes de mercadeo, el sistema funciona con la participación activa de los propios emprendedores, quienes compran y venden productos de una misma red a fin de beneficiarse de los acuerdos conseguidos a nivel de exclusividad o de economía de escala. Sea cual fuera el sistema que utilicemos para nuestro negocio, es importante entender que es fundamental contar con un sistema eficiente desde el inicio de nuestras operaciones. Para ello, es preciso interconectar todas las áreas de nuestra empresa a través de sus procesos, a fin de lograr su funcionamiento aún en nuestra ausencia. Recuerda, el objetivo es crear una organización con procesos suficientemente sistematizados con la finalidad de que nuestra empresa cumpla con su objetivo primordial, generar ganancias. La sistematización de nuestro negocio nos permitirá garantizar su funcionamiento y resultado sin que dependa de nuestra presencia, lo que nos generará una mayor libertad para idear nuevas formas de hacer crecer nuestra marca. 1.1.2 El ciclo del negocio y los sistemas La mayor parte de los sistemas de información modernos son concebidos como un apoyo para un proceso de negocio bien definido de la organización. Por lo mismo, en ocasiones es necesario reproducir un ciclo de negocio completo para poner a prueba la funcionalidad de un sistema. El reto surge cuando el ciclo de negocio a probar es extenso en el tiempo, digamos que debido a que ciertas fases de él solo se ejecutan en ciertas épocas del año. Un ejemplo de esto sería un sistema de administración o contabilidad, el cual solo emitirá planillas de pago de impuesto una vez al año.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES En tales circunstancias, es necesario crear un procedimiento de prueba que abarque el ciclo de negocio completo, pues de otro modo no será posible cubrir el sistema entero. Los procedimientos de pruebas de ciclo de negocio deben necesariamente venir acompañados de conjuntos de datos completos, preparados por expertos en el área relacionada, de manera de poder alimentar al sistema apropiadamente a lo largo del periodo simulado. Veamos entonces la definición ya un poco más formal, de prueba de ciclo de negocio: Prueba de Ciclo de Negocio Procedimiento de prueba que evalúa el sistema a lo largo de todo un ciclo completo de negocio, generalmente un año fiscal u otra unidad de tiempo similar. Se acompaña con todos los procedimientos necesarios para evaluar en poco tiempo lo que de normal ocurre a lo largo de un periodo de tiempo extenso. Por otra parte, dado que como parte del procedimiento de pruebas se puede llegar al punto de alterar la fecha de los sistemas de cómputo, es necesario que en la especificación del ambiente de prueba se hayan señalado recursos para la restauración de estos, ya que, en su mayoría, las computadoras al no aceptar bien, el tener una fecha en el futuro, hoy y mañana tenerla en el pasado. Los licenciamientos y el seguimiento de fechas de diversos sistemas no directamente relacionados con el sistema que probamos pueden presentar problemas y hacer más difícil de interpretar los resultados de las pruebas. TRANSCRIPCIÓN 1. Asientos de diario 2. Pases al mayor 3. Balanza de comprobación 4. Asientos de ajuste 5.Balanza de comprobación ajustada 6. Estados financieros 7. Asientos de cierre 8. Balanza de comprobación después de cierre 9. Análisis financiero Balanza de comprobación. Es el registro de cada transacción que marca la pauta para el inicio del ciclo contable, cada operación, a medida que va ocurriendo, es registrada dentro del sistema contable en una sección. Ciclo contable. El objetivo de este documento es comprobar que cada registro afectó uno o más movimientos de cargo y uno o más movimientos de abono (conocidos como la partida doble), dando como resultado que la suma de la columna del cargo sea igual a la suma de la columna del abono.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Las cuentas de activo y gastos tienen su saldo final en el cargo y las cuentas de pasivo, capital contable e ingresos tienen su saldo final en el abono. Dicha balanza permite que la entidad compruebe que todos sus registros se han sustentado en la ecuación contable, no obstante, en ocasiones existen movimientos llamados ajustes que son registros de última hora, por así convenir a la entidad, los cuales una vez alimentados en el sistema contable, dan lugar la balanza de comprobación después de ajustes. Es otro modulo que en el que se traspasan los registros del diario general en forma individual, de tal manera que se poseen los movimientos de aumento, disminución y saldo por cada cuenta. 1.2 Concepto básico de sistemas 1.2.1 Definición de sistemas Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo. La palabra sistema procede del latín systēma, identificado en español como “unión de cosas de manera organizada”. Los elementos que componen un sistema pueden ser variados, como una serie de principios o reglas estructuradas sobre una materia o teoría. Por ejemplo: un sistema político o un sistema económico. Sistema operativo Un sistema operativo es un programa o conjunto de programas propios de un sistema informático que forman parte del software y gestiona y maneja los recursos del hardware, permitiendo la utilización de programas de aplicación de forma exclusiva. Algunos ejemplos de sistemas operativos son Microsoft Windows, Mac OS X, GNU/Linux y Unix.

1.2.2 Clasificación y análisis de sistemas La clasificación de un sistema al igual que el análisis de los aspectos del mismo es un proceso relativo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. Los sistemas se clasifican así: SEGÚN SU RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE Abiertos: Sistemas que intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplo: célula. Cerrados: Sistemas que no intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplos: El universo.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES La clasificación de sistema cerrado es netamente conceptual pues en la práctica todo se encuentra comunicado con elementos externos. SEGÚN SU NATURALEZA Concretos: Sistema físico o tangible. Ejemplos: Equipos de sonidos Abstractos: Sistemas simbólicos o conceptuales. Ejemplo: Sistema sexagesimal. SEGÚN SU ORIGEN Naturales: Sistemas generados por la naturaleza, tales como los ríos. Artificiales: Sistemas que son productos de la actividad humana, son concebidos y construidos por el hombre, tenemos al tren. SEGÚN SUS RELACIONES Simples: Sistemas con pocos elementos y relaciones, como el péndulo. Complejos: Sistemas con numerosos elementos y relaciones. Ejemplo: universidad. Esta clasificación es relativa porque depende del número de elementos y relación considerados. En la práctica y con base en límites psicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple. SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO Estáticos: Sistema que no cambia en el tiempo: Sistema numérico. Dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo: hongo. Esta clasificación es relativa porque depende del periodo de tiempo definido para el análisis del Sistema. SEGÚN EL TIPO DE VARIABLE QUE LO DEFINEN Discretos:

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Sistema definido por variables discretas: lógica booleana. Continuos: Sistema definido por variables continuas: ríos. OTRAS CLASIFICACIONES Jerárquicos: Sistemas cuyos elementos están relacionados mediante relaciones de dependencia o subordinación conformando una organización por niveles: gobierno de una ciudad. Sistema de control: Sistema jerárquico en el cual unos elementos son controlados por otros: lámparas. Sistema de Control con retroalimentación: Sistema de control en el cual elementos controlados envían información sobre su estado a los elementos controladores: termostato. Determinístico: Sistema con un comportamiento previsible: palanca. Probabilístico: Sistema con un comportamiento no previsible: el clima. CLASIFICACION Debido a que las personas los buscan como una manera para optimizar el desarrollo de sus actividades con el fin de ser más productivos y obtener una ventaja competitiva, se les clasifica en Sistemas Competitivos, Cooperativos y Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, los cuales nos permiten tener:    

Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio. Sistemas de soporte para la toma de decisiones. Sistema de soporte para las decisiones en grupo. Sistemas de información ejecutiva.

1.3 Tipos de sistemas Los tipos de sistemas más populares pueden clasificarse de la siguiente forma: 1. Sistemas de procesamiento de transacciones Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) son los sistemas empresariales básicos que sirven al nivel operacional de la organización.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que realiza y registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para el funcionamiento de la empresa. Se encuentran en el nivel más bajo de la jerarquía organizacional y soportan las actividades cotidianas del negocio. 2. Sistemas de control de procesos de negocio Los sistemas de control de procesos de negocio (BPM por sus siglas en inglés) monitorizan y controlan los procesos industriales o físicos, como puede ser la refinación de petróleo, generación de energía o los sistemas de producción de acero en una planta siderúrgica. Por ejemplo, en una refinería de petróleo se utilizan sensores electrónicos conectados a ordenadores para monitorizar procesos químicos continuamente y hacer ajustes en tiempo real que controlan el proceso de refinación. Un sistema de control de procesos comprende toda una gama de equipos, programas de ordenador y procedimientos de operación. 3. Sistemas de colaboración empresarial Los sistemas de colaboración empresarial (ERP por sus siglas en inglés) son uno de los tipos de sistemas de información más utilizados. Ayudan a los directivos de una empresa a controlar el flujo de información en sus organizaciones. Se trata de uno de los tipos de sistemas de información que no son específicos de un nivel concreto en la organización, sino que proporcionan un soporte importante para una amplia gama de usuarios. Estos sistemas de información están diseñados para soportar tareas de oficina como sistemas multimedia, correos electrónicos, videoconferencias y transferencias de archivos. 4. Sistemas de Información de Gestión Los sistemas de información de gestión (MIS por sus siglas en inglés) son un tipo de sistemas de información que recopilan y procesan información de diferentes fuentes para ayudar en la toma de decisiones en lo referente a la gestión de la organización. Los sistemas de información de gestión proporcionan información en forma de informes y estadísticas. El siguiente nivel en la jerarquía organizacional está ocupado por gerentes y supervisores de bajo nivel. Este nivel contiene los sistemas informáticos que están destinados a ayudar a la gestión operativa en la supervisión y control de las actividades de procesamiento de transacciones que se producen a nivel administrativo. Los sistemas de información de gestión utilizan los datos recogidos por el TPS para proporcionar a los supervisores los informes de control necesarios. Los sistemas de información de gestión son los tipos de sistemas de información que toman los datos internos del sistema y los resumen en formatos útiles como informes de gestión para utilizarlos como apoyo a las actividades de gestión y la toma de decisiones. 5. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Un sistema de apoyo a la toma de decisiones o de soporte a la decisión (DSS por sus siglas en inglés) es un sistema basado en ordenadores destinado a ser utilizado por un gerente particular o por un grupo de gerentes a cualquier nivel organizacional para tomar una decisión en el proceso de resolver una problemática semiestructurada. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son un tipo de sistema computarizado de información organizacional que ayuda al gerente en la toma de decisiones cuando necesita modelar, formular, calcular, comparar, seleccionar la mejor opción o predecir los escenarios. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones están específicamente diseñados para ayudar al equipo directivo a tomar decisiones en situaciones en las que existe incertidumbre sobre los posibles resultados o consecuencias. Ayuda a los gerentes a tomar decisiones complejas. 6. Sistemas de Información Ejecutiva Los sistemas de información ejecutiva (EIS por sus siglas en inglés) proporcionan un acceso rápido a la información interna y externa, presentada a menudo en formato gráfico, pero con la capacidad de presentar datos básicos más detallados si es necesario. Los sistemas información ejecutiva proporcionan información crítica de una amplia variedad de fuentes internas y externas en formatos fáciles de usar para ejecutivos y gerentes. Un sistema de información ejecutiva proporciona a los altos directivos un sistema para ayudar a tomar decisiones estratégicas. Está diseñado para generar información que sea lo suficientemente abstracta como para presentar toda la operación de la empresa en una versión simplificada para satisfacer a la alta dirección. 1.3.1 Sistemas integrados ¿Qué es la integración de sistemas de gestión? Sistemas de Gestión Integrados La integración de sistemas más común es la de los relativos a calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información según ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001 respectivamente, pero no es la única. El alcance de la integración de los sistemas de gestión puede depender de los stakeholders de una organización, aunque ya hemos visto lo que es más habitual, podemos encontrar sectores a los que se les exige otras normas internacionales más rigurosas y estrictas para su desempeño. Puede darse el caso de que la integración sea parcial, es decir que la integración de sistemas esté formada solo por dos de los sistemas de gestión que hablábamos al principio. Con el paso del tiempo van surgiendo nuevas normas internacionales, como la relativa a Responsabilidad Social Corporativa de ISO 26000, que puede formar parte también de un SIG Sistemas Integrados se podría ampliar o, como mencionábamos antes, reducir. Estructura de los Sistemas Integrados

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES La estructura de los Sistemas Integrados está formada por un tronco y tantas ramas como sistemas estén integrados. El tronco corresponde con el sistema de gestión común de las áreas a integrar, por ejemplo, de calidad, medio ambiente y seguridad laboral y, quedarán incluidos la política, recursos, planificación, control de las actuaciones, auditoría y revisión del sistema. Cada rama acogerá los elementos particulares de cada uno de los sistemas que se quieren implantar. Normalmente, un Sistema de Gestión Integrado se compone de la siguiente estructura:          

Política de gestión integrada. Organización. Planificación. Sistema de gestión integrada. Capacitación y cualificación. Documentación del sistema y control. Implantación. Evaluación y control del sistema integrado. Mejora del sistema. Comunicación.

El concepto de sistemas de información integrados implica compartir información entre dos o más sistemas. Esa relación se puede establecer por varias razones:   

Eliminar redundancia de la información Facilitar el acceso a los datos o información Facilitar la elaboración de informes

Una empresa realiza operaciones como las antes mencionadas por lo que existe una forma estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar la redundancia de la información, nos referimos a las transacciones que de alguno u otra forma pudieran ser registrados en forma duplicada. El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica registrar, por ejemplo, toda la facturación de una empresa de forma anual, y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de ventas por cliente y por producto, ya que de una u otra forma los registros contables son más o menos estándares. ANÁLISIS: Los sistemas integrados son aquellos en los cuales la información se comparte entre los diferentes módulos que lo integran con el objetivo de eliminar la redundancia de información de forma que se facilite el acceso a la información, y que de igual manera se agilite la preparación de los informenes.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Para lograr todo esto los es necesario que desde la implantación se definan los parámetros que harán que este sistema cumpla con sus funciones, y por supuesto que un sistema integrado no sería tal si la información proporcionada en un módulo no es transferida hasta donde se integraran ya sea en una transacción o movimiento. Así por ejemplo un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado creado para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual. 1.3.2 Sistemas no integrados Conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir que el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de la información se la realiza por lo general a través de movimientos resumidos, y al final de periodos previamente definidos. La integración es vista generalmente por referencia al sistema contable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas auxiliares de información o distintos al sistema contable propiamente dicho. En la figura se muestra los posibles grados de integración para un sistema que maneje el ciclo de compra/producción de una empresa fabril.

Fuente: Sistemas y procedimientos Contables Autor: Fernando Catacora Carpio 1997

ANÁLISIS: En los sistemas no integrados el concepto de información compartida no existe. En este tipo de sistema la información es transmitida al final del periodo.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Se puede decir que existen 2 clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina que son los que apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos y los sistemas de trabajo del conocimiento sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento. 1.3.3 Sistemas auxiliares Son todos aquellos sistemas que sean distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede definir como aquel sistema que maneja de forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio v.g., producción, ventas, facturación, inventarios, etc. Una característica básica de un sistema auxiliar es la de manejar información en forma detallada. Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varias tipos de operaciones.  

El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas que se hacen. El registro de los cobros por bienes o servicios vendidos o prestado.

Estas operaciones son manejadas por el sistema de facturación y cobro a través de operaciones para el operador. En la figura se muestra un detalle de las operaciones que puede tener un sistema de este tipo.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Nótese que a nivel de los sistemas considerados como auxiliares el detalle debe ser mayor que a nivel de almacenamiento de la información financiera. Fuente: Sistemas y procedimientos Contables Autor: Fernando Catacora Carpio 1997

ANÁLISIS: En parte son aquellos sistemas que son distintos al sistema de contabilidad o contable pero que de alguna u otra forma contribuyen a su buen funcionamiento o que facilitan a los administradores en la toma de decisiones como los sistemas de ayuda a ejecutivos los mismos que ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones y que como bien no forman parte de la contabilidad , pero estos sirven de apoyo en la gestión de los administradores. RESUMEN: Las empresas utilizan sistemas de información para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones; tales sistemas pueden ser denominados sistemas administrativos. Una empresa puede clasificar sus sistemas administrativos en dos grupos: Sistemas contables y Sistemas no contables. Los sistemas no contables también pueden se denominados como sistemas auxiliares que manejan información detallada. Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel operativo de una organización, los sistemas de automatización de la oficina y los sistemas de trabajo del conocimiento apoyan el trabajo al nivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se encuentran entre los sistemas de alto nivel. Los sistemas expertos aplican el conocimiento de los encargados de la toma, de decisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos se encuentran en el nivel estratégico de la administración Como sistema principal, el sistema contable, reúne y contiene todos los movimientos de los demás sistemas. De esta forma surge el concepto de integración entre sistemas, por lo que podemos encontrar distintos grados de integración entre estos. El concepto de sistema integrado de información implica la compartición de información entre dos o más sistemas. Esa relación puede establecerse por varias razones: eliminar redundancia de la información, facilitar el acceso a la información, facilitar el registro contable de las operaciones. Pueden distinguirse las siguientes etapas en procesamiento de la información en un sistema integrado: definición de parámetros, captura de la información, transferencia de la información y controles sobre la transferencia. La definición de parámetros determinara el grado de integración de un sistema respecto a otro y cuales operaciones o sistemas pueden ser predefinidos o transferir respectivamente información automática al sistema de operaciones.

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Para que los movimientos sean gravados o capturados adecuadamente, tales movimientos deben estar totalmente parametrizados, es decir, haberse definido apropiadamente los registros contables a realizar por cada operación, La transferencia de la información actualiza los movimientos detallados en los registros maestros, es decir, el sistema contable. La última etapa, la de control sobre la transferencia, asegura que la información no contenga errores de consistencia al momento de ser traspasada al sistema contable. Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas computarizados creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos Un sistema no integrado no tiene transferencia directa de información al sistema contable. Un segundo enfoque de integración puede darse entre sistemas auxiliares. ANÁLISIS GLOBAL Las empresas para el manejo de su información utilizan sistemas los cuales permiten agilizar su gestión. Ahora si bien es cierto no hay un solo tipo de empresa por lo cual no siempre un mismo sistema se adapte a las necesidades de otra empresa, es por esto que los sistemas deben desarrollarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Para unas empresas será mejor que la información sea manejada de forma manual ya que su estructura organizativa o incluso el volumen de sus transacciones no requiera la automatización, pero este mismo sistema no se sería factible para empresas cuyo volumen de producción, ventas sea muy voluptuoso por lo tanto se requerirá de la automatización. Pero los sistemas no solo ayudan a el procesamiento de datos hay diferentes tipos de sistemas que contribuyen en el manejo adecuado de la empresa y facilitan la toma de decisiones. Los sistemas integrados son aquellos en los cuales la información se comparte entre los diferentes módulos que lo integran con el objetivo de eliminar la redundancia de información de forma que se facilite el acceso a la información, y que de igual manera se agilice la preparación de los informenes. Para lograr todo esto no es necesario que desde la implantación se definan los parámetros que harán que este sistema cumpla con sus funciones, y por supuesto que un sistema integrado no sería tal si la información proporcionada en un módulo no es transferida hasta donde se integraran ya sea en una transacción o movimiento. Así por ejemplo un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado creado para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual. En los sistemas no integrados el concepto de información compartida no existe. En este tipo de sistema la información es transmitida al final del periodo. Se puede decir que existen 2 clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina que son los que apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos y los sistemas de trabajo del conocimiento sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento. Los sistemas auxiliares son aquellos sistemas que son distintos al sistema de contabilidad o contable pero que de alguna u otra forma contribuyen a su buen funcionamiento o que facilitan a los administradores en la toma de decisiones como los sistemas de ayuda a ejecutivos los mismos que ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones y que como bien no forman parte de la contabilidad , pero estos sirven de apoyo en la gestión de los administradores.

CASOS PRÁCTICOS: 01. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN: Alta tecnología C.A. es una empresa mediana, encargada de la fabricación de partes eléctricas para microcomputadoras. La empresa tiene su casa matriz en Estados Unidos. La planta de la subsidiaria en Venezuela está ubicada en la zona industrial de Estado de Carabobo. La filosofía ara el manejo de los costos, tanto a nivel de personal administrativo, como del personal de producción, es la de utilizar el concepto de centros de costos. Todos los empleados y obreros entregan quincenalmente un informe de tiempo donde detallan las horas normales de trabajo movimientos tales como ausencia, vacaciones días feriados, también son detallados el reporte del tiempo. Todos los movimientos quincenales son almacenados en el sistema auxiliar de nómina el cual contiene la siguiente información:      

Centro de costo Código de empleado Nombre del empleado Sueldo mensual Deducciones Sueldo neto

Existen 5 centros de costo en la planta, a saber:  Departamento de administración  Preparación  Ensamblaje

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES  Control de calidad  Empacado Contablemente también existe una separación similar a nivel de las cuentas y códigos contables. No existe integración entre el sistema de Nómina y el sistema contable, por lo que la transferencia de la información se realiza al finalizar el proceso general de la nómina. Preguntas: a) De la información que es grabada en el movimiento quincenal de la nómina, ¿Cuál es necesaria y relevante para el registro contable? b) Analice un poco más el caso y describa los pasos que seguiría el proceso de integración, para la transferencia de la información al sistema contable. c) Con base en la información que se le suministró ¿Cuáles son los asientos contables que se generan posterior al procesamiento o transferencia de la información de la nómina?

02. INTEGRACION DE SISTEMA: Unlimited Inc. Es una empresa embotelladora de bebidas gaseosas. Todo el proceso está siendo controlado por un sistema de manufactura recientemente instalado en el computador local de la planta, que es un IBM AS/400. El sistema de producción se encuentra conectado a un software de planificación de materia prima. Cuyo objetivo es el de adquirir, asignar y controlar todos los inventarios relacionados con la producción. Los inventarios son significativos y de importancia para los estados financieros. Actualmente el sistema PMP está siendo integrado al sistema de contabilidad general y de informenes financieros. Por un error de la planificación y la instalación en los módulos de integración contable no se han definido los parámetros correspondientes por lo cual no está operando. A parte de manejar operaciones con los inventarios, el sistema PMP debe estar integrado con el módulo de compras y pagos, al igual que para el caso del módulo financiero, no se ha establecido ninguna integración con el módulo de compras y pagos, por lo que para efectos prácticos el sistema está funcionando como un sistema no integrado. PREGUNTAS: a. De acuerdo con la exposición del caso ¿Cuáles son todos los asientos contables parametrizados que deberá efectuar el sistema de producción y manejo de materias primas PMP? b. ¿Por qué aparece en el texto que debe existir una integración entre los módulos de producción y manejo de materias primas PMP y el de compras y pagos? ¿Considera que alguna información en común será compartida? c. ¿Qué problemas proyecta la empresa, en razón a que los sistemas no se encuentras funcionando de forma integrada?

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DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES BIBLIOGRAFÍA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AUTOR: FERNANDO CATACORA CARPIO 1997 ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS AUTOR: KENDALL & KENDALL 8° EDICIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL AUTOR: KENNETH C. LAUDON & JANE P. LAUDON 12° EDICIÓN

http://equidad2010.blogspot.com/2010/07/sistematizacion-contable.html http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_procesamiento_de_transacciones http://gestiondenegocios4.galeon.com/productos503990.html http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-Integrados/1364150.html#

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