Unidad 6 Auditoria A. E5.pptx

Universidad Juárez autónoma de Tabasco División Académica de Ciencias Económico Administrativas (DACEA)

PROFESOR: MAP. VICTOR MANUEL CRUZ ARIAS. “PRESENTACION” UNIDAD 6 Licenciatura en Administración. Equipo 5: Eduardo Denis Valencia Juan Manuel Landero Luna Diana Zaheli de la Cruz Méndez Ángel Arturo Martínez Lopez

‘’Estudio en la duda acción en la fe’’

AUDITORIA ADMINISTRATIVA SALON D5 L-V 11:00Am-12:00 Pm

Villahermosa, Tabasco a 13 Noviembre 2018

6.1 Presentación y contenido 21 Características de la Presentación de un Informe de Auditoría. Por el Contador Público, Mauricio Díaz Villate considera 21 características que deben tener en cuenta los auditores a la hora de diseñar sus informes de Auditoría:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Claridad Confiabilidad Propiedad Sencillez Brevedad Oportuno Conexión Tono y fuerza Precisión Exactitud Coherencia

12. Positividad 13. Sintaxis 14. Imparcialidad 15. Objetividad 16. Familiaridad 17. Veracidad 18. Efectividad 19. Coloquial 20. Variedad 21. Útil

Informe

En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:

• • • • • •

Objetividad Visión imparcial de los hechos. Oportunidad Disponibilidad de la información en tiempo y lugar. Claridad Fácil Comprensión del contenido. Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información. Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de la calidad. Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas .

Aspectos Operativos Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos Para abordar este aspecto, es recomendable seguir el orden siguiente: 1. Introducción. 2. Antecedentes.

3. Justificación. 4. Objetivos de la auditoría. 5. Estrategia. 6. Recursos.

11. Resultados. 12. Conclusiones. 13. Recomendaciones. 14. Alternativas de implantación.

7. Costo.

15. Desviaciones significativas.

8. Alcance.

16. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas. 17. Asuntos especiales.

Lineamientos generales para su preparación Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios. Para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

a. No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. b. Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad. c. Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso. d. Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.

Lineamientos generales para su preparación e. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados. f. Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y congruente. g. Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente. h. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas. i. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones.

Tipos: • Informe General • Informe Ejecutivo • Informe de Aspectos Relevantes

6.2 Informe Final El informe se señalan los hallazgos, así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización.

Deberá reunir aspectos tales como:

• OBJETIVIDAD • OPORTUNIDAD • CLARIDAD • CALIDAD • LÓGICA.

PRESENTACIÓN DEL INFORME Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido. El informe final aprobado se hará del conocimiento de:

      

Titular de la organización Órgano de gobierno Órgano de control interno Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es) Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas)

El informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, a los grupos de interés, clientes y proveedores, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para desarrollar el trabajo en conjunto.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría.

La implementación se realiza en cuatro fases: 1. 2. 3. 4.

Preparación del programa Métodos de implementación Integración de recursos Ejecución del programa

SEGUIMIENTO En este sentido, el seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organización, lo que hace posible:



Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.



Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.

OBJETIVO GENERAL

Establecer lineamientos generales, acciones específicas y criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual.

Consideraciones generales

Es de suma importancia considerar que el informe es por excelencia la carta de resultados ante las partes interesadas en la situación de la empresa, quienes además son agentes activos en los procedimientos de auditoría aplicados a la información.

Sumado a ello se debe realizar una adecuada sistematización de los resultados, los cuales quedan reflejados en los papeles de trabajo que en el momento final de la auditoría son el insumo para la elaboración del informe y la emisión del concepto por parte del auditor o la firma de auditoría.

El informe de auditoría se debe presentar en la asamblea de accionistas anual ordinaria, en la cual se presentan los estados financieros en los que se debe adjuntar el informe del auditor que certifique la razonabilidad de la información. Dicha asamblea se realiza en fecha límite el 31 de marzo.

Lo anterior teniendo en cuenta que la ley indica que se debe ejecutar dentro de los tres primeros meses del año, cuando las empresas, específicamente los departamentos contables y financieros se encuentran enfocados en la culminación del cierre contable del período inmediatamente anterior.

También cuando los profesionales que se desempeñan como auditores y las firmas de auditoría se encuentran en la fase final de la aplicación de los procedimientos con el propósito de obtener la evidencia suficiente para la expedición de los informes en los que se entregan los resultados del proceso de auditoría y se comunica a todos los interesados la razonabilidad de la información.

El período auditado, el alcance de la auditoría y la opinión del auditor son tres elementos que se pueden destacar de los informes de auditoría, puesto que son los focos de interés de los usuarios de la información. Si bien dichos documentos no pueden inducir decisiones, sí son un insumo fundamental para el respaldo de las decisiones, en consideración de que la información financiera y contable es la herramienta para determinar el direccionamiento de la empresa para el período que se inicia y la certificación es el respaldo de verificabilidad y razonabilidad de los estados financieros.

¿Cuáles son las aseveraciones a las que se compromete un auditor cuando emite un informe sin salvedades? De manera general, en los casos en que los auditores emiten un informe sin salvedades se asegura implícitamente que los estados financieros: • • •

Contienen afirmaciones materialmente verdaderas y que no inducen a error. Contienen afirmaciones o información proporcionada de manera responsable. No omiten ni ocultan información que debe ser incluida.

Estas 3 afirmaciones son fundamentales realizarlas desde el inicio del trabajo del auditor, debido a que en la aplicación de los procedimientos de auditoría se debe iniciar por la garantía de lograr el alcance planeado para el ejercicio de la información y se permita la aplicación de todas las pruebas y procedimientos requeridos por el equipo de auditoría para poder contar con el insumo para emitir la opinión sobre los estados financieros.

El auditor debe tener en cuenta Al emitir el informe de auditoría, el profesional contable se vuelve solidariamente responsable por la información contenida en los estados auditados, puesto que bajo su criterio profesional certifica la información contenida y otorga garantía sobre la razonabilidad de las revelaciones de la compañía.

Cambiando radicalmente la manera de hacer y exponer las observaciones y recomendaciones. Ya no hay tiempo ni recursos para destinar a la preparación de tediosos y largos informes, como así tampoco dedicar excesiva cantidad de tiempo en la lectura y análisis de los informes por parte de los directivos o funcionarios a los cuales van dirigidos. Los auditores deben redactar sus informes con el mayor cuidado y consideración. El informe es el único aspecto del trabajo del auditor que el ve el público y es probable que por este informe se juzgue la competencia del auditor y del mismo derive su responsabilidad legal.

Al rendir el informe de auditoría se está confiando en una opinión respaldada por su reconocida pericia en contabilidad y en auditoría, así como haber llevado a cabo la auditoría de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, pues éstas proporcionan amplios criterios para redactar informes.

¿qué características deben tener dichos informes? El informe parte de los resúmenes de los temas y de las Actas de Notificación de los Resultados de Auditoría (parciales) que se vayan elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el transcurso de la auditoría.

La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su confección.

La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fácil, los resultados del trabajo realizado por los auditores.

El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto; no obstante se debe:

• Evitar la repetición excesiva de vocablos. • No utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; salvo que sean muy conocidas, como: MP, UM, MLP, etc. • No utilizar términos ofensivos o vulgares • Utilizar palabras comunes y de uso generalizado. • Redactar en forma impersonal. • Utilizar adecuadamente los signos de puntuación. • En la copia del informe que se archiva en el expediente de la auditoría, se debe señalar, al lado de cada hallazgo, las Referencias del Papel que lo originó dicho señalamiento.

Observaciones Detalladas

Ángel Arturo Martínez

¿Comó se realiza esta observación?

Una de las maneras en las que se puede analizar cual es la naturaleza de una observación es considerar el proceso a seguir para poder examinar de una manera sumamente cuidadosa la información obtenida durante el proceso de la auditoria

Ángel Arturo Martínez

Atributos de la Observación Los atributos o caracteristicas que debe tener las observaciones para que sean consideradas como tal son las siguientes:

Condición • • •

Situación Actual Nivel de cumplimiento Tipos de Condiciones (3)

Criterio • • •

Normas en las que se basa el auditor Metas que fueron establecidas Unidad de Medición

Ángel Arturo Martínez

Criterio

El criterio varía enormemente según los objetivos de la auditoria, se tiene un amplio margen para escoger no sólo el criterio mas adecuado sino también el grado de especificidad y modo de tratar al sujeto de auditoria en el informe.

Atributos de la Observación Causa • • • •

Resultados reales de la Condición Representa la perdida en dinero Fracaso en el logro de las metas Fundamental mostrar en el Informe

Efecto •

Razón del por la que ocurrio la “Condición”, es decir el por que del Incumplimiento de los Objetivos establecidos

Ángel Arturo Martínez

Causa Ejemplos Una observación de auditoria no encuentra plena expresión a menos que contenga información relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta: ¿Que está ocasionando la existencia de este problema?

1: Negligencia o descuido. 2: Falta de honestidad. 3: Falta de supervisión adecuada. 4: Falta de delegación de autoridad. 5: Auditoria en forma deficiente.

Efecto Ejemplos 1.Cuantificable en dinero u otra unidad de medida. 2.Ineficiencia de los recursos

humanos,

materiales

o

financieros. 3. Inefectividad en el trabajo 4. Gastos indebido.

5. Control inadecuado de recursos o actividades. 6. Desmolarización del personal.

¿Por qué son necesarias las Observaciones? Los análisis de las observaciones encontradas de acuerdo con las características discutidas posteriormente serán útiles en la organización y evaluación de la información

Todas las observaciones deberán ser objetivas y basadas en hechos y respaldadas adecuadamente en papeles de trabajo.

Ángel Arturo Martínez

Conclusión Una observación de auditoria bien confeccionada no solo consta de estos cuatro atributos, sino que esta será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de los informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que se haya encontrado, lo que piensen de lo mismo, cual es su efecto, por que sucedió y como consideran que debe corregirse.

Ángel Arturo Martínez

Recomendaciones

Ángel Arturo Martínez

¿Qué son las Recomendaciones?

Son las medidas propuestas con la

finalidad de corregir los errores, omisiones

y

desviaciones

determinadas, Se podrán desarrollar tantas

se

recomendaciones

como

consideren necesarias.

Ángel Arturo Martínez

¿Qué son las recomendaciones?

Las recomendaciones que presenta el auditor, se las considera como sugerencias positivas que tienen como finalidad la solución de los problemas para ayudar a la eficiencia de la administración y estarán orientadas a la mejor utilización de los RR.HH, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.

Ángel Arturo Martínez

¿Cómo deben redactarse las recomendaciones? 1: Redactarse con claridad, precisión, concisión y en forma constructiva. 2: Estar orientadas a erradicar las causas detectadas 3: Ser factibles y considerar el costo/beneficio 4: Vincularse a los aspectos desarrollados en los hallazgos

Ángel Arturo Martínez

¿Cuál es su Importancia?

La importancia de las recomendaciones es que cumple uno de los fines de la auditoría es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios

o

funcionarios.

Ángel Arturo Martínez

Conclusión En los informes vienen incluidas todas las recomendaciones generales que se le brindan al encargado acerca de toda la empresa, posterior a la realización de la auditoria y esta sirve para apoyar al auditor en la presentación de los resultados del trabajo realizado en la misma y con esto le permiten optimizar el tiempo dedicado para su elaboración.

Ángel Arturo Martínez

Comentarios Es una opinión ,juicio o consideración

Menciona a una persona

Se desarrolla por vía oral o escrita

El comentario supone una respuesta o una interacción con lo planteado

Comentarios en la auditoria • El auditor expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos señala las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer medidas correctoras .

Tipos de comentarios

Favorables

Con salvedades

No favorables

Favorables

Se basa en un modelo limpio , positivo

Se presenta cuando el auditor a quedado satisfecho

Comentario con salvedades

• salvedades (con reservas o excepciones ) que existe una limitación donde el auditor puede aplicar uno o varios procesos auditoria o estos no pueden aplicarse en totalidad.

ya no de su

Comentarios desfavorables

Donde se manifiestan los problemas de la organización en diferentes áreas

El auditor llega a expresar su opinión

Aquí es preciso que se hayan tomado en cuenta los errores identificados

Anexos • Definición de anexos : anexo es un adjetivo que procede del vocablo latino annexus y que, se emplea como sinónimo de anejo. Aquello que es anexo se encuentra añadido o está vinculado a algo o alguien.(RAE) • Unido o agregado a otra cosa ,final del documento

¿Pero que son los anexos en auditoria ? Son aquellas pruebas que se describen en la presentació n del informe Los anexos generalmente son documentos que se valen por sí mismos y ofrecen información adicional que contiene el documento principal,

Los anexos son los agregados que se incluyen al final de la bibliografía

Los anexos no son obligatorios , solo se incluyen cuando se cree que se necesitan

la finalidad de los anexos es proporcionar a detallada la información que sustenta las declaraciones de impuestos u otra información relevante

Tipos de anexos • Anexos ilustrativos , como fotografías • Graficas de barras , representando porcentajes • Métodos visuales

Fotografías 1. También sirven para grabar comportamientos en contextos situacionales 2. permitiendo la reflexión

3. la codificación y el uso del comportamiento o situación para la ilustración.