Uitleg Gip

1. Hoofdstuk : De GIP Bij het gebruik van de gemiddelde inkoopprijs (GIP) als waarderingsstelsel wordt men geconfronteerd met een veranderende prijsbasis, eventueel zelfs bij iedere goederenontvangst. Voordat wij in deze paragraaf een toelichting geven op de werkwijze bij het gebruik van de GIP, wijzen wij erop dat er vele methoden zijn waarop een GIP berekend kan worden, ieder met z'n eigen voor- en nadelen. De manieren die in de Exact programmatuur wordt gehanteerd is eenvoudig, rechtlijnig en is door een eenvoudige verbandscontrole te verifiëren. Hieronder een toelichting. De gemiddelde inkoopprijs wordt berekend bij het journaliseren van de goederenontvangst (dit in tegenstelling tot de voorgaande versies van Exact). De berekening behelst een gemiddelde te vinden tussen de inkoopprijzen van de goederen die nog op voorraad liggen en de inkoopprijs van de ontvangen goederen. De oplettende lezer zal direct een drietal problemen ontdekken. Ten eerste is het zonder partijenregistratie niet mogelijk per artikel dat nog in het magazijn aanwezig is, de inkoopprijs te weten. Per ontvangst worden de goederen in het magazijn geplaatst en bij iedere verkoop wordt weer een aantal uit het magazijn genomen. Naderhand is niet meer te bepalen uit welke inkooppartijen deze levering heeft plaatsgevonden. Dit eerste probleem kan worden opgelost door de waarde van de aanwezige voorraad niet te bepalen op basis van afzonderlijke inkoopprijzen, maar door deze gelijk te stellen aan de reeds eerder berekende gemiddelde inkoopprijs. Ten tweede geeft het bepalen van de aanwezige voorraad een probleem in het geval dat de ontvangen goederen reeds in de voorraad zijn opgenomen. Dit probleem wordt alleen maar groter als men bedenkt dat de ontvangen goederen ook weer verkocht kunnen zijn. Toch is dit probleem zonder een partijenregistratic te omzeilen door het doen van een aanname. Stel, dat u er vanuit gaat dat de goederen op basis van het FIFO systeem uit het magazijn worden genomen. Dit houdt in dat de goederen die als eerste zijn geleverd ook weer als eerste worden verkocht. Of dit nu in de praktijk wel of niet het geval is doet niet ter zake, het is een puur rekenkundige aanname voor het bepalen van een gemiddelde inkoopprijs. Deze aanname heeft direct gevolgen voor de berekening van de GIP bij een negatieve werkelijke voorraad, wit later in deze paragraaf aan de orde komt. Het derde probleem wordt gevormd door het ontbreken van een bekende inkoopprijs. Dit komt omdat in de meeste gevallen bij de ontvangst van de goederen nog geen faktuur is ontvangen. Aan de andere kant zal in de meeste gevallen de inkoopprijs op de faktuur overeenstemmen met die op de bestelbon, zodat als oplossing voor het ontbreken van een (definitieve) inkoopprijs de inkoopprijs van de bestelling kan worden gebruikt. De keuze om de GIP reeds te berekenen bij de journalisering van de goederenontvangst is ingegeven door het feit dat de gebruiker doorgaans liefst zo snel mogelijk na ontvangst van de goederen een eventuele verandering van de waarde van de voorraad wilt vertalen in een nieuwe GIP. Als moet worden gewacht totdat de faktuur is ontvangen, gecontroleerd, geboekt, gefiatteerd en gejoumaliseerd, dan kan het zijn dat de artikelen die ontvangen zijn alweer voor een groot gedeelte verkocht zijn met een verkoopprijs gebaseerd op een verouderde GIP. Een dergelijke situatie kan heel vervelend zijn voor die bedrijven die met zeer kleine marges werken en die op basis van de gemiddelde inkoopprijs bepalen wat de laagst mogelijke verkoopprijs kan zijn. Hieronder zal de werking van de GIP aan de hand van een voorbeeld worden toegelicht. Aanwezige voorraad De bijbehorende GIP:

20 stuks f 100,-

bestelling Inkoopprijs van een artikel:

10 stuks f 110,-

Zoals wij bij de VVP hebben gezien,is het van groot belang dat er in verband met controles een aansluiting is tussen de voorraadwaarde in het grootboek en de aantallen in het magazijn. Ook bij het gebruik van de GIP is een dergelijke relatie aanwezig. Voorraadwaarde 20 x f 100, - = ƒ 2OOO, Ontvangst(gekoppeld aan bestelling):

10 stuks

De inkoopprijs van deze goederen is nog niet bekend, waardoor een berekening van een nieuwe GIP op basis van de inkoopprijs volgens de bestelling (of de inkoopprijs uit het artikelbestand) moet worden berekend.

GIPnew =

(Werkelijke voorraad * GIPoud) + (Aantal ontvangen * inkoopprijs) (Werkelijke voorraad + aantal ontvangen)

GIPnew =

( 20 * 100 )

=>

+ ( 10 * 110 ) = 2000 + 1100 = ( 20+10 ) 30

103,33

De gemiddelde inkoopprijs worift berekend op basis van verkoopverpakkingen. Het zijn immers de verkoopverpakkingen die in de boekhouding gewaardeerd worden. Als dus een artikel per twee wordt ingekocht (aantal eenh. per inkoopverpakking is 2) voor een prijs van f 100,- en per stuk verkocht (aantal per verpakking is 1) dan zal de GIP (om en nabij) f 50,- zijn. Dit geldt zowel voor de GIP bij de leverancier als voor die in het hoofdscherm bij onderhoud artikelen (deze wordt gebruikt voor de waardering).

De ontvangst wordt gewaardeerd op basis van de inkoopprijs uit de bestelling of het artikelbestand. Ook hier wordt de rekening NOF (nog te ontvangen fakturen) als tegenrekening gebruikt. 7000 2720

Voorraad Aan N.O.F.

10 stuks ontvangen

1100,00 1100,00

De voorraadrekening ziet er na de verwerking van de journaalpost als volgt uit: 7000 Voorraad Goederen

Debet

Beginstand 20 stuks Ontvangst 10 stuks

2000,00 1100,00 ---------3100,00

Totaal Controle: 30 stuks WV x 103,33 (GIP)

f 3100,00.

Credit

Er worden nu 15 stuks verkocht. Ook de kostprijsboeking geschiedt zoals bij de VVP op basis van de dan bekende GIP uit het artikelbestand. 8000 7000

Kostprijs verk. Voorraad

15 stuks x f 103,33

1549,99 1549,99

De voorraadrekening ziet er na de verwerking van de joumaalpost als volgt uit: 7000

Voorraad Goederen Beginstand 20 stuks Ontvangst 10 stuks Verkoop 15 stuks Totaal Controle: 15 stuks WV x f 103,33 (GIP)

Debet 2000,00 1100,00

Credit 1549,99

----------1549,99 1549,99

Wordt nu een inkoopfaktuur ontvangen met een inkoopprijs die gelijk is aan die op de bestelling dan wordt de volgende joumaalpost gecreëerd: 2720 NOF 10 stuks x f 110,00 1100,00 1510 BTW inkopen 192,50 1600 Aan Crediteuren 1292,50 Wordt echter een faktuur ontvangen voor de geleverde goederen waarop een inkoopprijs van f 105,- per stuk vermeld staat, dan zal de joumaalpost er iets anders uit zien. De nieuwe GIP is reeds berekend op basis van f 110,00 als inkoopprijs. De GIP wordt niet herberekend! De rekening NOF is opgeboekt op basis van de inkoopprijs volgens de bestelling. Om te zorgen dat deze na ontvangst van de faktuur ook weer "glad loopt" dient de debitering op basis van dezelfde inkoopprijs te geschieden. 2500 NOF 10 stuks x f 100,00 1000,00 1510 BTW inkopen 183,75 1600 Crediteuren 1233,75 We zien dat de joumaalpost niet in evenwicht is. Dit komt omdat de gehanteerde prijsbasis voor de rekening NOF en de rekening Crediteuren verschillen. Hiervoor is de volgende oplossing gevonden. Ondanks het feit dat bij het gebruik van een zuivere GIP geen prijsverschillen optreden, is hier gekozen om eventuele verschillen tussen de gehanteerde inkoopprijs bij de goederenontvangst en die bij de faktuur, te boeken naar een tussenrekening. De genoemde tussenrekening kan bij de functie "instellen joumaalposten", menupad SAI-Voorraad-Joumaal, in het veld "rekening VHW" worden vastgelegd. Is dit veld niet gevuld dan wordt de rekening prijsverschillen uit de artikelgroep gehanteerd. De joumaalpost ziet er dus als volgt uit: 2500 NOF 10 stuks x f 110,00 1100,00 2700 Prijsverschillen 10 st. x (f 11 0 - f 105) 50,00 1510 BTW inkopen 183,75 1600 Crediteuren 1233,75 Om te controleren of er nog steeds aansluiting bestaat tussen de kwantitatieve registratie in E-Voorraad en de financiële registratie in E-Account wordt de financiële waarde (f 1550,00) gedeeld door de GIP (f 103,33). De uitkomst hiervan dient gelijk te zijn aan de financiële voorraad of ook wel de werkelijke voorraad. De werkelijke voorraad in het voorbeeld is 15 stuks. Dus 15 x f 103,333 = f 1550,00 (afrondingen kunnen optreden).

Voorraadlijs t Aantal       GIP       Bedrag

Magaz ijn Voorraad

t it

Totaal at ie

f

Kw an

ti t at

ie

f

Kw an

wijziging GIP Uitgifte

Ontv angst

Goederen

Goederen

tegen

tegen

GIP

Ink .prijs

n Fi

Totaal Voorraadrek eningen

an ci ee l

n Fi

Debet                       Credit

Saldo

an

ci

ee

l

Gelijk  aan elk aar

Bij de samenstelling van de journaalposten wordt gebruik gemaakt van de inkoopprijs uit het artikelbestand indien op het moment van journaliseren geen koppeling bestaat met danwel een bestelling danwel een faktuur. Is alleen een koppeling gelegd met een bestelling, dan wordt de inkoopprijs volgens de bestelregel gebruikt en bij een koppeling met een faktuur wordt de inkoopprijs uit de faktuurregel gebruikt. Bij de instelling "nettoprijs" uit de functie "instellingen algemeen", wordt de netto inkoopprijs in de bestel- cq. faktuurregel geplaatst. Dit is de inkoopprijs minus de kortingen. Dit is dan ook de prijs die bij de berekening van de GIP en de samen.stelling van de journaalposten wordt gebruikt. Voor wat betreft de GIP wordt alleen degene die uit het hoofdscherm bij onderhoud artikelen gebruikt. De berekening van de GIP van het artikel bij een bepaalde leverancier (op te vragen in het leveranciersvenster bij onderhoud artikelen) is alleen ter informatie opgenomen. Deze laatste wordt overigens op hetzelfde moment berekend doch op een andere wijze en hoeft dus niet gelijk te zijn aan die in het hoofdscherm. Zoals wij bij de joumalisering van ontvangsten en fakturen op basis van een waardering volgens de VVP hebben gezien, is de samenstelling van de joumaalposten sterk afhankelijk van het moment van joumaliseren en of er wel of geen koppelingen zijn gelegd.

2. Samenvatting / Overzicht van alle journaalposten GIP Inleiding De inkoopprijs voor de herwaardering van de gemiddelde inkoopprijs wordt vastgesteld ten tijde van de verwerking van de goederenontvangst en/of het joumaliseren van een inkoopfaktuur. Dit houdt in dat de prijs van de gekoppelde faktuur, bestelling of leverancier gebruikt wordt voor de berekening van de gemiddelde inkoopprijs. In geval de instelling "GIP herberekenen" onder E-inkoop op Ja staat, dan is het niet langer nodig om de inkoopfaktuur geboekt en gekoppeld te hebben voordat de ontvangst wordt gejournaliseerd. De inkoopprijs van de inkoopfaktuur is dan altijd bepalend voor de voorraadwaardering. Als deze installing op Nee staat, is het dus van belang de faktuur te boeken voor het verwerken van de ontvangst of de prijs van de bestelling de actuele prijs te laten benaderen. Het verschil tussen de inkoopprijs van de bestelling (indien deze gebruikt is) en de inkoopprijs van de faktuur wordt in het laatste geval afgeboekt op de rekening prijsverschillen. Gebruikte afkortingen: AO AF AU VVP VVPF VVPO GIP IKPO

IKPF FIFO

= = = = = = = =

= =

AU = aant-gebruikt =

Aantal ontvangen Aantal gefaktureerd Aantal uitgegeven of gefaktureerd Vaste verrekenprijs artikelbestand VVP ten tijde van invoer faktuur VVP ten tijde van invoer van de ontvangst Gemiddelde inkoopprijs artikelbestand Voor waardering (GIP & FIFO): - vastgestelde inkoopprijs uit de faktuur, of - vastgestelde inkoopprijs uit bestelling, of - de GIP uit artbst -/- standaard korting in FCOO,of - (als GIP uit artbst = 0) de gestaffelde inkoopprijs uit het artikelen per leverancierbestand Inkoopprijs zoals ingegeven bij de inkoopfaktuur Vast gestelde waarderingprijs voor uitgaande goederen (oudste eerst). Aantal uitgegeven Aantal wat inmiddels afgeboekt is van een FIFOpartij (ontvangst)

De formule voor het berekenen van de nieuwe gemiddelde inkoopprijs bij het joumaliseren van ontvangsten / direkte inkopen ziet er als volgt uit:  Als WV > =0 op moment van journaliseren:

(Aantal werkelijke voorraad * oude GIP) + (Aantal ontvangen * Inkoopprijs) (Aantal werkelijke voorraad + aantal ontvangen)

 Als WV < 0 op moment van journaliseren:

= nieuwe GIP

dan wordt de GIP gelijkgesteld aan de inkoopprijs uit de specifieke inkoopfaktuur/bestelling. Bij het joumaliseren van ontvangsten wordt dan een correctieboeking aangemaakt voor het verschil tussen oude en nieuwe GIP, zodat GIP * WV blijft aansluiten bij het grootboek. De correctieboeking die dan wordt aangemaakt bij ontvangsten/direkte inkopen, ziet er als volgt uit: Debet Voorraad (GIP nieuw - GIPoud) * WVoud Prijsverschillen

Credit (GIPnieuw - GIPoud) * WV oud

Goederen ontvangst  Indien niet gekoppeld aan een faktuur of de faktuur is nog niet gejournaliseerd; Rekening

Debet

Voorraad goederen Nog te ontvangen fakturen

AO * IKPO

Credit AO * IKPO

 Indien een faktuur gekoppeld is en de faktuur is al gejournaliseerd; Rekening

Debet

Voorraad goederen Nog te ontvangen goederen (Prijsverschillen (IKPF - IKPO) * AF) Verschil ontvangen/gefaktureerd

AO * IKPO

Credit AF * IKPF

(AF - AO) * IKPO

Hier kan eigenlijk nooit een boeking op de rekening prijsverschillen ontstaan, daar de inkoopprijs ontvangst altijd gelijk is aan de inkoopprijs van de faktuur. Inkoopfakturen (E-inkoop -GIP herberekenen op "Nee")  Indien faktuur gekoppeld is aan een gejournaliseerde ontvangst; Rekening

Debet

Crediteuren Nog te ontvangen fakturen Priisverschillen Verschil ontvangen / gefaktureerd Korting Faktuurkorting Kredietbeperking BTW inkopen

Faktuurbedrag AO * IKPO (IKPF - IKPO) * AF (AF - AO) * IKPO Bedrag korting Bedrag faktuurkorting Bedrag kredietbeperking Geboekt bedrag BTW

Credit

 Indien de faktuur niet gekoppeld is of de gekoppelde ontvangst is niet gejournaliseerd; Rekening Crediteuren Nog te ontvangen goederen Korting Faktuurkorting Kredietbeperking BTW inkopen

Debet

Credit Faktuurbedrag

AF * IKPF Bedrag korting Bedrag faktuurkorting Bedrag kredietbeperking Geboekt bedrag BTW

Inkoopfakturen (E-inkoop -GIP herberekenen op "Ja”) formule voor het herberekenen van de nieuwe gemiddelde inkoopprij s bij het j ournaliseren van inkoopfakturen ziet er als volgt uit;

( Aantal ontvangen * (Inkooppprijs.fakt - inkoopprijs.ontv)) + (Aantal WV * oude GIP) = nieuwe GIP Aantal Werkelijke voorraad

Deze berekening wordt overigens alleen uitgevoerd als het aantal ontvangen EN de werkelijke voorraad groter zijn dan nul. BUG : (t/m batch 24/25 ??) als '(Aantal ontvangen * (Inkoopprijs.fakt - inkoopprijs.ontv))" negatief is en groter is dan (WV * oude GIP), dan kan de nieuwe GIP negatief worden !!!!!  Indien faktuur gekoppeld is aan een gejournaliseerde ontvangst; Rekening

Debet

Crediteuren Nog te ontvangen fakturen Voorraad Verschil ontvangen / gefaktureerd Korting Faktuurkorting Kredietbeperking BTW inkopen

Faktuurbedrag AO * IKPO (IKPF - IKPO) * AO (AF - AO) * IKPF Bedrag korting Bedrag faktuurkorting Bedrag kredietbeperking Geboekt bedrag BTW

Credit

Achteraf koppelen Rekening

Debet

Nog te ontvangen fakturen Nog te ontvangen goederen Prijsverschillen Verschil ontvangen/gefaktureerd

AO * IKPO

Credit

AF * IKPF (IKPF - IKPO) * AF (AF - AO) * IKPO

Uitgifte goederen annex verkoopfakturen Rekening

Debet

Kostprijs verkopen / vrije tegenrek. Voorraad goederen

AU * GIP

Credit AU * GIP