Tutorial Power Point

1-Introducción a Crear Presentaciones de Dispositivas con PowerPoint 1a) Introducción a PowerPoint. El programa MS PowerPoint forma parte del paquete Office de Microsoft, que también contiene programas tan conocidos como el procesador de texto Word, la hoja de cálculo Excel y la base de datos Access. PowerPoint es un programa de presentaciones, de "pase de diapositivas", es decir, permite crear un conjunto de diapositivas que contienen texto, imágenes y sonidos, y que se mostrarán en la pantalla de forma consecutiva, a requerimiento del presentador, y/o con intervalos de tiempo automatizados. Dicha presentación podrá ser impresa en papel normal o de transparencias, expuesta en una pantalla mediante un video-proyector, etc. Se puede crear cada diapositiva usando herramientas de texto y gráficos similares a las de Word. Por ej.: la barra de herramientas de dibujo contiene cajas de texto, Autoformas, imágenes, títulos de WordArt, etc. Después elegiremos la forma como aparecerá cada objeto de la diapositiva, y los métodos de transición entre diapositivas.

1b) Vistas disponibles. En la esquina inferior derecha de la pantalla , podemos elegir el modo de trabajo (vistas), En cualquier momento, podremos cambiar entre las siguientes: Normal

Permite agregar notas, ver las diapositivas en pequeño y la actual en grande.

Esquema

Muestra las diapositivas en jerarquías.

Diapositiva

Muestra en grande la diapositiva actual para editarla cómodamente.

Clasificador de Diapositivas

Muestra las diapositivas en pequeño para tener una visión global y poder cambiarlas de posición (arrastrando) o duplicarlas con facilidad. (con copiar y pegar, por ejemplo)

Presentación de Diapositivas(F5)

Comienza la presentación de las diapositivas desde la actual, con los efectos e intervalos programados.

Estas vistas también son seleccionables desde el menú "Ver".

1c) Configurar Presentación. Mediante el menú “Presentación-Configurar Presentación”, podemos indicar varios parámetros para cambiar el modo de funcionamiento de la presentación.

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Por ejemplo, podemos hacer:    

que se muestre sólo un rango de diapositivas que la presentación completa se repita indefinidamente que no se realicen los efectos de animación que el avance entre diapositivas sea manual (clic de ratón o mediante el teclado) o el definido por el usuario.

A continuación mostramos las opciones de "Resolución de presentación" (aparece la lista desplegable de la parte de abajo):

PowerPoint incluso permite utilizar varios monitores en el mismo ordenador para que en uno de ellos se muestre el resultado (por ej. en pantalla grande, o proyector), y en el otro una vista para el conferenciante, con sus notas personales, o incluso ventanas de otros programas que pueda necesitar. (NOTA: para usar varios monitores en el mismo ordenador, se requiere una tarjeta gráfica con varis salidas, o bien más de una tarjeta gráfica)

2-Insertar Diapositivas en blanco. Existen varios métodos para crear diapositivas e ir rellenándolas con la información (textos, imágenes) que se desee. Es bastante interesante crear diapositivas en blanco basadas en una plantilla, de modo que sólo sea necesario cambiar los contenidos que trae inicialmente, por los que queramos incluir.

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Al abrir el programa, aparece una presentación en blanco, con una diapositiva de tipo título:

Si hacemos clic en cada una de las frases, podemos teclear nuestros propios título y subtítulo:

Si deseamos añadir más diapositivas, podemos usar el botón “Nueva Diapositiva” , o pulsar la combinación de teclas CTRLI Aparecerá una segunda diapositiva, donde podemos teclear la información deseada:

En el panel izquierdo podemos ver las miniaturas de ambas dispositivas (con la segunda seleccionada), y que en la barra de estado aparece la frase "Diapositiva 2 de 2".

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De este modo, podemos ir rellenando diapositivas del mismo estilo (título y subtítulo). Después de usar el botón “Nueva Diapositiva”, en la parte derecha de la pantalla ha aparecido el panel “Diseño de la Diapositiva”, donde podemos elegir entre diferentes modelos de diapositiva. Además de los visibles, existen más que se pueden ver usando la barra de desplazamiento.

Existen modelos con título y subtítulo, con título sólo, con título y un texto con viñetas, con título y texto en dos columnas, en blanco, con gráficos, texto y gráfico, etc.… Para aplicar uno de estos diseños a una diapositiva nueva, basta con hacer clic en el modelo deseado de la parte derecha.

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El formato del texto puede cambiarse con la barra de herramientas de Formato, o con el menú "Formato-Fuente".

En la parte izquierda de la pantalla tenemos (en miniatura) las dispositivas ya creadas. Para ver y/o modificar cualquiera de ellas, basta con elegirlas con un clic, y la podremos ver en grande en la parte central de la pantalla. También podemos copiar y pegar una dispositiva entera, para mantener su estructura, y después cambiar los textos y/o imágenes. Para cambiar el orden de las diapositivas arrastraremos arriba o abajo las miniaturas del panel izquierdo.

3-Insertar Imágenes en una dispositiva y Modificarlas. 3a) Insertar Cliparts en una dispositiva. Podemos añadir imágenes prediseñadas (ClipArts) insertando una diapositiva con el modelo deseado (entre los que contienen imágenes), por ejemplo:

Y tras hacer doble clic en el icono correspondiente, aparecerá una ventana llamadas "Seleccionar imagen" (tarda unos segundos) donde podemos seleccionar la imagen deseada:

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Tras elegir una imagen, y teclear los textos adecuados, el resultado podría ser similar al siguiente:

3b) Insertar Fotografías en una Diapositiva El método anterior permite insertar las imágenes prediseñadas que trae PowertPoint, pero a veces necesitaremos usar fotografías u otros gráficos de tipo bitmap (mapa de bits). Para ello, disponemos de varios métodos:  

Podemos traer imágenes de otros programas (Paint, Word, una página web, etc.) a una diapositiva en blanco (u otros modelos), usando el método de “copiar y pegar”. Otra posibilidad es insertar imágenes desde el menú “Insertar-Imagen-Desde Archivo”.

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Como dijimos antes, en el panel izquierdo podremos ver las dispositivas en miniatura:

3c) Modificación de las imágenes. Las imágenes insertadas pueden ser ampliadas o reducidas estirándolas desde los controladores que aparecen en sus esquinas cuando son seleccionadas. También podemos moverlas arrastrándolas a otra posición.

Usar la barra de herramientas de dibujo La barra de herramientas de dibujo permite aplicar diversos cambios a las imágenes. Es idéntica a la de Word. Se puede mostrar con el menú “VerBarras de Herramientas”:

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Podemos crear otros elementos gráficos como Autoformas (dibujos simples), líneas, flechas, rectángulos, elipses, cuadros de texto, títulos especiales con Wordart, etc. También nos permite cambiar el color de línea y de fondo, los estilos de línea, sombra y efecto tridimensional (3D). Y además, girar los objetos, ordenarlos, alinearlos, distribuirlos, etc.

4-Ver la Presentación y Duplicar diapositivas. 4a) Reproducir la Presentación. Para comenzar la presentación, se puede pulsar la tecla F5, o el botón que hay en la parte inferior izquierda de la pantalla. Se puede interrumpir en cualquier momento con la tecla ESC. Si deseamos mostrar la presentación desde una diapositiva determinada, debemos situarnos en la dispositiva desde la que queremos comenzar y pulsar Mayúsculas-F5. Durante la presentación, podemos avanzar o retroceder de una diapositiva a otra con las teclas AvPag y RePag Aunque un objeto no esté animado, dentro de una diapositiva podemos forzar su aparición haciendo clic o pulsando la tecla del cursor flecha derecha. Con flecha izquierda volvemos a mostrar el elemento anterior.

4b) Duplicar Diapositivas. Con el menú “Insertar - Duplicar Diapositiva” crearemos una nueva diapositiva, igual que la actual, lo que simplificará el proceso de creación de diapositivas similares. Luego bastará con ir modificando los contenidos (textos o imágenes), pero el formato de texto (color, fuente, tamaño, viñetas, etc.) se mantendrá si seleccionamos el contenido antiguo y tecleamos el nuevo "encima".

5-Diseño de las Diapositivas. 5a) Fondo de las diapositivas. En el menú “Formato-Fondo” podemos indicar un color de fondo para cada diapositiva ("Aplicar") o para todas ("Aplicar a Todas"):

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Con “efectos de relleno” podemos usar degradados, texturas, tramas o incluso imágenes (fotografías, dibujos…).

5b) Patrón de diapositivas. En el menú “Ver-Patrón-Patrón de Diapositivas” podemos colocar los elementos que deseamos salgan en todas las diapositivas, por ejemplo, una misma imagen de fondo, o el nombre de la presentación y/o el autor (a modo de cabecera o pie de página). Todo lo que incluyamos en el patrón, aparecerá en todas las diapositivas, situadas al fondo, es decir, que pueden ser tapadas por los objetos de la diapositiva.

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Para volver a la vista normal, elegiremos de nuevo el mismo menú, o pulsaremos el botón “Cerrar vista Patrón” de la barra de herramientas flotante. Se puede omitir el fondo del patrón en aquellas diapositivas en las que indiquemos “Formato-Fondo-Omitir imágenes gráficas del fondo del patrón”.

5c) Plantilla de Diseño. En el menú “Formato-Estilo de la Diapositiva” o el botón Estilo podemos aplicar a todas las diapositivas un formato ya predefinido, que podemos elegir entre una larga lista (hay una barra de desplazamiento a la derecha que permite elegir muchas más de las visibles inicialmente).

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6-Transición de diapositiva y Botones de Acción. 6a) Transición de diapositiva. Mediante el menú “Presentación-Transición de Dispositiva”, accedemos al panel de tareas (en la parte derecha de la pantalla) que nos permite indicar cómo va a aparecer la diapositiva, es decir, cómo va a producirse el cambio entre la diapositiva anterior y la actual.

Existen muchos tipos de transición (persianas, cuadros bicolores, barrido, cubrir, cortar, empujar, disolver, etc.), muchos de los cuales disponen de variedades para las diferentes direcciones posibles (desde arriba, izquierda, abajo, derecha). Si se desea usar un cambio inmediato, sin efectos, elegiremos la primera opción (“Sin transición”). Si está activada la opción “Vista previa automática”, al elegir uno de los efectos con un clic, se verá el resultado sobre la dispositiva. Se puede cambiar la velocidad del efecto (Lento, Medio, Rápido), añadirle sonido de entre una lista o incluso elegir un archivo del disco duro (en formato .WAV). En el apartado “Diapositiva avanzada”, podemos indicarle si la siguiente diapositiva aparecerá cuando hagamos clic con el ratón, y/o 11

automáticamente después de varios segundos. Si en todas las diapositivas se elige sólo la opción de tiempo, conseguiremos que la presentación sea totalmente automática, sin intervención del usuario. De este modo, podemos hacer presentaciones para stands, escaparates, etc… El botón “Aplicar a todas las dispositivas” asignará los mismos parámetros a todas las diapositivas de la presentación.

6b) Botones de acción. En el menú “Presentación-Botones de acción” podemos crear botones interactivos que realicen determinadas acciones al ser pulsados.

Primero elegiremos uno de los botones ya predefinidos, por ejemplo, el botón de la casita. Se muestra un cuadro de diálogo donde indicaremos la acciónº a realizar, que puede ser, entre otras:    

Ir a otra diapositiva (anterior, siguiente, inicial, última o cualquier otra). Ir a otra presentación diferente, o una página web. Ejecutar un programa o abrir un documento. Reproducir un sonido.

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Después de pulsar "Aceptar", aparecerá en la diapositiva el botón que hayamos elegido, en nuestro caso:

A partir de ahora, cuando reproduzcamos la presentación, y mientras se esté mostrando esa diapositiva, si pulsamos ese botón con el ratón, se ejecutará la acción asignada (en nuestro caso, "ir a la primera diapositiva"), así que este botón funcionará como una especie de "rebobinado hasta el comienzo". También se puede asignar una acción a una imagen cualquiera, mediante el botón derecho del ratón. El resto de pasos son iguales, pero en vez de usar como botón una imagen prefedinida, tendremos la que hayamos elegido.

7-Personalizar Animación y Temporización. 7a-Personalizar Animación. Mediante el menú “Presentación-Personalizar Animación”, accedemos a un panel de tareas donde podemos aplicar diferentes efectos de aparición y desaparición a cada uno de los objetos de cada diapositiva. Por ejemplo, el título puede aparecer desde arriba, y una imagen mostrarse desde el centro.

Al seleccionar un objeto y pulsar el botón “Agregar efecto”, podemos elegir el efecto de entrada, énfasis, salida, y la dirección de desplazamiento.

Cada objeto puede tener uno o varios de estos efectos:

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   

Entrada define la manera en la que aparece un objeto. Énfasis permite hacer un cambio después de aparecer. Salir indica el método de desaparición. Trayectorias de desplazamiento nos permite indicar movimientos en cualquier dirección.

Efectos de Entrada

Efectos de Salida

Efectos de Énfasis

Trayectorias de desplazamiento

Además de los 5 efectos que aparecen en las tres primeras, hay una opción “Más efectos…”, que nos muestra otra lista, con su propia barra de desplazamiento para ver aún más, como por ejemplo las siguientes:

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7b) Temporización de los efectos Una vez insertados uno o varios efectos, en el panel derecho podemos pulsar en la lista desplegable de cada uno para indicarle cuándo queremos que se produzca. Por ejemplo, si debe suceder sólo al hacer clic (o pulsando una tecla), a la vez que el efecto anterior, o después del anterior.

Eligiendo “Opciones de Efectos...” podemos elegir la dirección y el sonido asociado:

Con “Intervalos...” podemos indicar el tiempo que debe transcurrir antes de cada efecto, la velocidad a la que debe desarrollarse, etc …

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Se puede cambiar el orden de los efectos arrastrándolos arriba o abajo, o seleccionándolos con un clic y usando los botones de reordenar . Con el botón de reproducir podemos ver cómo quedan los efectos de la dispositiva seleccionada, y con el botón veremos toda la presentación.

8-Efectos de animación. En el menú “Presentación-Efectos de animación”, tenemos la posibilidad de aplicar un conjunto de efectos predeterminado a todos los objetos de una diapositiva, o incluso a los de todas las dispositivas. Sin embargo, debemos tener en cuenta que sólo afectará adecuadamente a los objetos que hayan sido creados mediante uno de los diseños de dispositiva predeterminados, es decir, que no afectará a los objetos creados o insertados “a mano”.

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