Tutorial 14 - Closing Processes

AY0809 October Semester

IT Project Management Tutorial 14: Closing Processes – Project Integration Management – Project Procurement Management Objectives: 1. Explain the purpose of closing processes in project management  2. Describe the tasks and outputs of closing Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1.         

What is involved in closing projects? Why should projects be formally closed? Verify that all deliverables have been completed Conduct a final project presentation and review meeting Document lessons learned Update organization process assets (procedures, policies, guidelines etc) Prepare transition plan Transition from project environment into operations Gain acceptance and sign­off of deliverables from stakeholders Close out contract (if applicable) Bring the project to an orderly end

It is important to formally close all projects to keep good records and reflect on what  can be learned to improve future projects 2.

Your team has just given the final presentation to the project steering  committee. There were several challenges along the way, but overall, the  project was a success.  The steering committee was impressed with your project management  approach and invited you to speak on the ‘best practices’ adopted in your  project at the coming IT department knowledge sharing session. Prepare a summary of the ‘best practices’ used in your project.

10844609.doc

Page: 1 of 2

AY0809 October Semester







 



 

  



Determine how project, program, and portfolio management will work best in  your own organization Involve key stakeholders – including shareholders, customers, and employees –  in making major decisions. Develop and follow a formal project selection process to ensure projects support  business needs. Lay the ground work for projects before they officially start Separate projects by phases, such as a study phase project, when it makes sense  to do so Designate a project champion to provide high­level support and participate in  key meetings Assign a project manager from operations to lead projects that affect operations. Form a steering committee with key managers from various departments for  projects that will cause major organizational change. Provide mentoring and training for project managers and other stakeholders. Document action items at meetings, and set the next meeting time. Document meeting minutes focusing on key decisions and action items, and send  them out quickly Use more than one approach for creating cost estimates.

10844609.doc

Page: 2 of 2