Tutorial 12 - Monitoring And Controlling

AY0809 October Semester

IT Project Management Tutorial 12: Monitoring and Controlling Processes – Project Integration Management – Project Scope Management – Project Time Management – Project Cost Management – Project Quality Management – Project HR Management – Project Communications Management – Project Risk Management – Project Procurement Management Objectives: 1. Explain the purpose of monitoring and controlling in project management  2. Describe the tasks and outputs of monitoring and control in the 9 project  management knowledge areas Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1.

What is the difference between scope verification and scope control? Why are  both important to project success?

Scope verification  Involves formal acceptance of the completed project scope by the project sponsor  or designated stakeholders  Achieved through customer inspection and then sign­off on key deliverables Scope control (change management)  Focuses on ensuring that changes to scope are beneficial  Determining that a change has occurred  Managing scope changes as they occur 2.

You are the project manager for a company that is building a behavioural health  system. The project is slightly ahead of schedule and there have not been any  significant problems to date. 

10678758.doc

Page: 1 of 4

AY0809 October Semester

In reviewing some of the screens under construction, you are surprised to find a  number of features that were not part of the design. The system builder was  one of your most talented and creative programmers. When you ask about  these features, the builder proudly tells you that they add to the functionality  of the system without taking any additional programming time. You can see  that the features definitely do add to the functionality of the system. The code  has already been written for them.  Should you allow them to be included in the system, even though they were not  part of the approved technical design?  

This is a classic case of feature creep Programmers (particularly the most talented and creative ones) like to “tweak”  systems with added features

Although the added features frequently improve system functionality, the benefits  are generally outweighed by the disadvantages.  The added features may cause conflicts with other parts of the system,  particularly in large projects where there are many programmers, each working  on a small part of the system  Even if there is not a conflict with other parts of the system, additional time must  be spent downstream to test and document the added features, as well as to tran  users.  Since this additional time was not built into the schedule or budget, this may  cause the project to fall behind schedule or to exceed its budget. Conclusion  The project manager should nurture creativity, but insist upon disciplined  adherence to methodology  New features that a stakeholder wants to add should always go through a formal  change management process for approval first, regardless of whether the  stakeholder is a system owner, user, design, or builder

3.



Explain how earned value management helps you monitor project performance  and forecast future cost and schedule information. What do you need to do to  use earned value management? Earned value management (EVM) is a project performance measurement  technique that integrates scope, time and cost data

10678758.doc

Page: 2 of 4

AY0809 October Semester





Able to monitor progress in meeting the planned scope, time, and cost goals by  creating an earned value chart Able to forecast when the project will be completed and how much it will cost  based on performance to date

You must have:  A baseline  A good WBS  Start and finish estimates for each task  Cost estimates for each task  Information on when tasks actually started and ended  Information on how much the tasks actually cost  Estimates of the earned value of tasks 4. Given the following information for a 1­year project, answer the following  questions. Assume you have actual and earned value data at the end of the  second month. PV EV AC BAC

a.

(Planned Value) (Earned Value) (Actual Cost) (Budget At Completion)

Complete the following table: Item Cost Variance Schedule Variance Cost Performance Index Schedule Performance Index

b.

= $23,000 = $20,000 = $25,000 = $120,000

Formula CV = EV ­ AC SV = EV ­ PV CPI = EV/AC SPI = EV/PV

Value $20,000 ­ $25,000 = ­$5,000 $20,000 ­ $23,000 = ­$3,000 $20,000/$25,000 = 0.8 $20,000/$23,000 = 0.87

How is the project doing? Is it ahead of schedule or behind schedule? Is it  under budget or over budget?

The project is behind of schedule (negative SV) It is over budget (negative CV)

10678758.doc

Page: 3 of 4

AY0809 October Semester

c.

Use the CPI to calculate the estimate at completion (EAC) for this project. Is  the project performing better or worse than planned? Item Estimate At Completion

Formula EAC =  BAC/CPI

Value $120,000/0.8 = $150,000

After month 1, it is estimated that the project will cost $150,000 to complete instead of  $120,000 i.e. the project is performing worse than planned since the new  estimate to complete it is $30,000 more than planned d.

Use the SPI to estimate how long it will take to finish this project Item Estimated Time To  Complete

Formula  12 months/SPI

Value 12/0.87 = 13.8 months

The project is projected to take 13.8 months to be completed

10678758.doc

Page: 4 of 4