Tutorial 11 - Monitoring And Controlling

AY0809 October Semester

IT Project Management Tutorial 11: Monitoring and Controlling Processes – Project Integration Management – Project Scope Management – Project Time Management – Project Cost Management – Project Quality Management – Project HR Management – Project Communications Management – Project Risk Management – Project Procurement Management Objectives: 1. Explain the purpose of monitoring and controlling in project management  2. Describe the tasks and outputs of monitoring and control in the 9 project  management knowledge areas Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1.

Using the template below, describe the key monitoring and controlling  processes and outputs of these processes for the project management  knowledge areas indicated.

KNOWLEDGE  AREA Project  Integration  Management

MONITORING AND  CONTROLLING  Monitor & Control  project work

OUTPUT 

 



Integrated change  control



 

10608647.doc

Recommended corrective actions,  preventive actions and defect  repair Forecasts Requested changes Approved change requests,  corrective actions, preventive  actions and defect repair Rejected change requests Project management plan  (updates)

Page: 1 of 5

AY0809 October Semester

  

Project Scope  Management



Scope verification

  



Scope change  control

   



Project Time  Management



Schedule control

     





Project Cost  Management



Cost control

      



Project Quality  Management

10608647.doc



Perform quality  control

 

Project scope statement (updates) Validated defect repair Deliverables Accepted deliverables Requested changes Recommended corrective actions Project scope statement (updates) Requested changes Recommended corrective actions Organizational process assets  (updates) Project management plan  (updates) Schedule model data (updates) Schedule baseline (updates) Performance measurements Requested changes Recommended corrective actions Organizational process assets  (updates) Activity list and attributes  (updates) Project management plan Cost estimates (updates) Cost baseline (updates) Performance measurements Forecasted completion Requested changes Recommended corrective action Organizational process assets  (updates) Project management plan  (updates) Quality control measurements Validated defect repair and  deliverables Page: 2 of 5

AY0809 October Semester

 

 



Project HR  Management



 





Project  Communications  Management



Performance  reporting

    



Manage stakeholder

 



Project Risk  Management



Risk monitoring  and control

  





10608647.doc

Quality baseline (updates) Recommended corrective actions,  preventive actions and defect  repairs Requested changes Organizational process assets  (updates) Project management plan Requested changes Recommended corrective actions,  preventive actions and defect  repairs Organizational process assets  (updates) Project management plan  (updates) Performance reports Forecasts Requested changes Recommended corrective actions Organizational process assets  (updates) Resolved issues Approved change requests and  corrective actions Organizational process assets  (updates) Risk register (updates) Requested changes Recommended corrective and  preventive actions Organizational process assets  (updates) Project management plan  (updates)

Page: 3 of 5

AY0809 October Semester

Project  Procurement  Management



Contract  administration

   



2.

Contract documentation Requested changes Recommended corrective actions Organizational process assets  (updates) Project management plan  (updates)

What are the 3 main objectives of integrated change control?

3 main objectives of integrated change control are:  Influencing the factors that cause changes to ensure that changes are beneficial  Determining that a change has occurred  Managing actual changes as they occur

3.

The methodology used in your organization calls for change requests to be  considered by a change control board (CCB). After some reflection and a  discussion with the programmer, you have decided to submit a change request  to the CCB to add the new features mentioned above.  In your presentation to the CCB, what reason might you give for the change  request and what things should you take into consideration?

Changes may be needed for a variety of reasons, such as an incomplete initial scope,  new legal requirements, organization changes etc In this case, the reason given could be a desire to have the system do more than was  in the original scope agreement Your justification should include an analysis of the impact upon the organization and  the project:  Will developing the new features adversely impact the project budget, schedule,  or quality?  What is the impact upon customer expectations?  Will it increase ongoing operational costs? 4.

Why is it important to keep the risk register up to date? 

10608647.doc

Page: 4 of 5

AY0809 October Semester

 



Risks change as the project progresses Other information in the risk register may also change e.g. probability, person  assigned to address the risk etc It is important to keep the risk register up to date to make sure you are  addressing current risks and making good us of resources

10608647.doc

Page: 5 of 5