Tutorial 04 - Planning (project Integration Management & Project Scope Management)

AY0809 October Semester

IT Project Management Tutorial 4: Planning Processes – Project Integration Management                                                              Project Scope Management Objectives: 1. Understand the importance of planning  2. Discuss project integration management planning tasks and outputs 3. Explain project scope management planning tasks and outputs Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1.

Using the template below, describe the key planning processes and outputs of  these processes for the project management knowledge areas indicated.

KNOWLEDGE  AREA

PLANNING

Project  Integration  Management

•

Develop project  management plan

•

Project management plan

Project Scope  Management

•

Scope planning

•

Project scope management plan

•

Scope definition

• • • •

Project scope statement Requested changes (after reviews) Project scope management plan  (updates) Project scope statement (updates)

• • •

WBS WBS dictionary (optional) Scope baseline

•

2.

Create WBS

OUTPUT

What is purpose of a project management plan? Is there any difference between  a project management plan and a project charter? If so, what are differences? Project Management Plan ­ a document used to coordinate all 

9821671.doc

Project Charter ­ a document to formally recognise 

Page: 1 of 3

AY0809 October Semester

project planning documents and help  guide a project’s execution and control  plans created in other knowledge  areas (scope, risk, communications  etc) are considered subsidiary parts of  the overall project management plan Contains the following information   



 



3.

Overview of the project Project organization Management and technical  processes Work to be performed schedule  information Budget information Reference to other project  planning documents – scope  management plan, risk  management plan,  communications management  plan, HR management plan etc Is an output of the planning  process

the existence of a project and is  signed by key project stakeholders to  show their support and concerns  related to the project

Refer to Tutorial 3



Is an output of the initiating  process

Describe different ways to develop a WBS and explain why it is often so  difficult to do so. Using guidelines Analogy approach Top down approach

Bottom up approach

9821671.doc

Some organizations have guidelines  and templates for developing WBS Use the WBS f a similar project as a  starting point Start with the largest item of the  project and break it down into  subordinate items (repeat the process  until all the work activities have been  included) Begin by listing detailed tasks that are  needed for the work required. Group  and organize the tasks into categories.  Page: 2 of 3

AY0809 October Semester

Mind­mapping

Then, group these categories into  higher­level categories Use mind maps to develop the WBS

It is often difficult to create a WBS because the project amanger and the project team  must 





4.

Understand both the project and its scope and incorporate the needs and  knowledge of the stakeholders Decide as a group how to organize the work and how many levels to include in  the WBS Decide on how to organize the WBS so that it procides the basis for the project  schedule – must focus on what needs to be done and how it will be done and not  when it will be done A WBS can be represented in a graphical or tabular format. Create a WBS for  the project to create a web site for your class. For the purpose of this exercise,  show only the details of the testing phase for the project. Use both the  graphical and tabular formats to show the WBS. 

WBS for a project to create a class web site (accept any other relevant answers) *Refer to lecture slides for examples

9821671.doc

Page: 3 of 3