Tutorial 02 - Project Management Process

AY0809 October Semester

IT Project Management Tutorial 2:

Project Management Process

Objectives: 1. Discuss the project management process groups and knowledge areas 2. Understand the relationship between project management process groups and  knowledge areas Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1.

What is project management? Briefly describe the project management  framework. 

Ans: Project management is” the application of knowledge, skills, tools and  techniques to project activities in order to meet project requirements” The project management framework graphically shows the process of beginning  with stakeholders’ needs and expectations, applying the nine project  management knowledge areas and various tools and techniques to lead to  project success and then enterprise success. 2.

The table below lists the 9 project management knowledge areas and some  commonly used tools and techniques in project management.  Match the tools and techniques to the appropriate project management  knowledge area. FYI: Those in bold have been regarded as “super tools” based on the extent of  their use and high potential of improving project success in a survey  conducted in 2006.

KNOWLEDGE AREA A Integration management

1

Scope management

2

B

9803711.doc

TOOLS AND TECHNIQUES NPV, ROI, payback analysis, earned  value management, project portfolio  management, cost estimates, cost  management plans, cost baselines Make­or buy analyses, contracts, RFP or 

A4

B8

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Time management

3

D Cost management

4

C

E

Quality management

5

F

Human resource  management

6

G Communications  management

7

H Risk management

8

I

Procurement management

9803711.doc

9

RFQ, source selection, supplier  evaluation metrics Quality metrics, checklists, quality  control charts, Pareto diagrams, fishbone  diagrams, maturity models, statistical  methods Project selection methods, project  management methodologies,  stakeholder analyses, project charters,  project management plans, project  management software, change requests,  change control boards, project review  meetings, lessons­learned reports Gantt charts, project network diagrams,  critical path analysis, crashing, fast  tracking, schedule performance  measurements Communications management plans,  kick­off meetings, conflict management,  communications media selection, status  and progress reports, virtual  communications, templates, project web  sites Risk management plans, risk registers,  probability/impact matrices, risk  rankings Scope statements, work breakdown  structures, statements of work,  requirements analyses, scope  management plans, scope verification  techniques and scope change controls Motivation techniques, empathic  listening, responsibility assignment  matrices, project organizational charts,  resource histograms, team building  exercises

C5

D1

E3

F9

G6

H7

I2

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3

Complete the table below by providing a brief description of the 5 process  groups.   Match ‘Related activities/tasks’ to the appropriate process groups.  On which process should team members spend the most time? Why? Which process group includes information from every single knowledge area?  Why?

 

PROCESS  GROUP A Initiating

B Planning

DESCRIPTION   Initiating process  include actions to begin  projects or phases

1

  2 Planning processes  include devising and  maintaining a workable  scheme to ensure that  the project meets its  scope, time, and cost  goals as well as  organizational needs.   C Executing 3 Executing processes  include coordinating  people and other  resources to carry out  the project plans and  produce the deliverables  of the project or phase. D Monitoring   Monitoring and  4 and  controlling processes  controlling measure progress  toward achieving project  goals, monitor deviation  from plans and take  9803711.doc

RELATED  ACTIVITIES/TASKS • Measure progress against  plans • Report progress • Take corrective actions when  necessary • Archive project files • Close contracts • Document lessons learned • Receive formal acceptance  for work delivered 

• • •

• • • •

 A 3

 B 5

Define business needs Identify someone to sponsor  the project Identify someone to manage  the project

 C 4

Develop the project team –  training, team building Direct and manage the  project team Perform quality assurance Distribute information to 

 D 1

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E Closing

corrective action to  match progress with  plans and customer  expectations.   5 Closing processes  include formalizing  acceptance of the project  or phase and bringing it  to an orderly end.

•

• • • • •

9803711.doc

stakeholders Select sellers (for  Commercial­Off­The­Shelf  project) Develop a plan to define   E2 work to be done Develop a list of activities for  the work required Develop a schedule of the  activities Develop cost estimates  Identify what resources to  procure to accomplish the  work

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