Tutor Ms. Word 2003 - 1

Word 2003 – Tutorial I Memulai Microsoft Word

Apakah Microsoft Word itu? Menu Bar Menampilkan atau Menyembunyikan Toolbar Shortcut Menu Task Pane

View

Normal View Web Layout View Print Layout View Outline View Reading Layout View

Bekerja Dengan File Membuat Dokumen Baru Membuka Dokumen Menyimpan Dokumen Mengganti Nama Dokumen Menutup Dokumen

Bekerja Dengan Teks Mengetik Teks Highlight (Menyorot) Teks Delete Teks Spelling and Grammar

Formatting Teks

Formatting Toolbar Memindahkan / Cut Teks Copy Text Paste Text Undo dan Redo

List

Bulleted and Numbered List

Columns Graphics Print Documents Wood 2003 – Tutorial 1

1

Memulai Microsoft Word Apakah Microsoft Word itu? Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang digunakan untuk membuat dan meng-edit dokumen dalam bentuk teks. Dalam hubungannya dengan teks, Word memungkinkan kita untuk memasukkan gambar, tabel, grafik/bagan, gambar clipart dan fiturfitur lainnya yang dapat membuat teks dokumen yang kita buat lebih kaya dan lebih menarik. Jendela Aplikasi Microsoft Word

Tampilan default Word terdiri dari beberapa bagian, yaitu: • Title bar: Menampilkan nama document, misalnya “Document 1” dan nama program “Microsoft Word”. • Menu bar: Terdiri dari list menu yang ada dalam Word, masing-masing menu mempunyai fungsi yang berbeda. • Standard toolbar: Terdiri dari list shortcut dengan perintahnya masing-masing yang umum penggunannya dalam Word. Wood 2003 – Tutorial 1

2

• Formatting toolbar: Terdiri dari shortcut untuk melakukan format teks yang dapat ditemukan pada list menu Format. • Penggaris Horizontal dan vertical: Digunakan untuk pengukuran seperti pada umumnya fungsi penggaris; unit default ukuran pada Word adalah inchi. Catatan: Bergantung pada tampilan yang dipilih, penggaris mungkin tidak tampil. • White page area: adalah ruang dimana kita mengetikkan teks, edit dan memformat dokumen. • Views: Memungkinkan kita untuk menampilkan dokumen dalam tampilan yang berbeda. • Status bar: Menampilkan jumlah halaman yang sedang dibuat, nomor section, jumlah keseluruhan halaman yang ada pada dokumen, nomor baris, nomor kolom, dan lain-lain.

Menu Bar Ketika kita meng-klik sebuah menu di Word dari Menu bar, maka akan tampil perintahperintah yang umum atau sebelumnya telah digunakan. Untuk menampilkan semua perintah pada menu yang dipilih, kita harus meng-klik tanda panah double ke bawah (>>) pada bagian bawah menu list. Gambar pada bagian kanan ini memperlihatkan menu yang tidak penuh (Gambar 1) dan di sebelahnya adalah gambar menu yang penuh (Gambar 2).

Wood 2003 – Tutorial 1

3

Menampilkan atau Menyembunyikan Toolbar Dengan toolbar yang menampilkan tombol shortcut, sangat memudahkan kita dalam melakukan edit dan format dokumen dengan tujuan lebih mudah dan lebih cepat. Untuk melihat semua toolbar yang ada di Word caranya yaitu dari Menu bar, pilih View > Toolbars. Klik pada nama toolbar yang ingin kita tampilkan atau sembunyikan, dan toolbar secara otomatis akan ditampilkan atau disembunyikan didalam dokumen Word, tergantung apakah sebelumnya toolbar sudah di chek atau belum di check.

Shortcut Menus Shortcut menu memungkinkan kita dalam melakukan akses bermacammacam perintah Word lebih cepat dan lebih mudah daripada menggunakan menu bar. Ketika berkerja dengan dokumen atau sedang mengetik teks, klik kanan pada item yang ingin kita ubah dan shorcut menu akan muncul. Pilihan yang ditampilkan di dalam menu Shortcut beragam tergantung pada elemen yang telah di klik kanan. Misalnya, Shortcut menu yang tampil pada gambar ini dihasilkan oleh klik kanan pada bullet list. Tampilan seperti Decrease Indent hanya tampil jika kita melakukan format list.

Task Pane Wood 2003 – Tutorial 1

4

Task Pane adalah menu interaktif yang yang ada di sebelah kanan jendela Word menampilkan beragam perintah shortcut. Bagian ini dibagi ke dalam 14 sub pane; kita dapat beralih ke sub pane lain hanya dengan mengklik tanda panah drop down yang ada pada bagian judul taskpane lalu pilih nama bagian sub pane yang ingin kita tuju. 1. Getting Started: Memungkinkan kita untuk tersambung ke internet untuk mendapatkan informasi lain pada Word; kita juga dapat menggunakan bagian ini untuk membuat dokumen baru atau membuka dokumen yang telah dibuat sebelumnya. 2. Help: Menampilkan informasi bantuan dalam menggunakan fitur-fitur yang ada di Word, dengan cara mengetikkan keyword pada kotak Search dan Word secara otomatis menampilkan kepada kita informasi yang relefan terhadap kata kunci yang kita ketik yang sumbernya berasal dari website Microsoft atau dari Word help. 3. Search Results: Memungkinkan kita untuk melihat berbagai informasi dari hasil terhadap pencarian yang sebelumnya telah kita lakukan pada bagian Help. 4. Clip Art: Memungkinkan kita untuk mencari Clip Art Gallery dengan menggunakan kata kunci yang kita ketik. 5. Research: Memudahkan kita untuk melakukan pencarian online untuk melihat referensi buku, research dan website business. 6. Clipboard: semua kumpulan item yang telah kita copy atau cut sebelumnya. 7. New Document: Memungkinkan kita untuk membuat dokumen baru di Word. 8. Shared Workspace: memungkinkan kita untuk membuat dokumen workspace jika kita ingin berbagi copy terhadap dokumen kita. Workspace tersebut juga memungkinkan kita untuk melakukan invite orang lain untuk berkolaborasi dan diberikan tugas pada dokumen workspace yang telah di share. Wood 2003 – Tutorial 1

5

9. Document Updates: memungkinkan kita untuk melakukan update terhadap dokumen jika ditemukan telah ada update pada dokumen workspace. 10. Protect Document: memungkinkan kita untuk melakukan pembatasan terhadap perubahan format dokumen dan pengeditan terhadap dokumen yang kita buat. p11. Styles and Formatting: fasilitas pemformatan dokumen yang dapat kita buat dan diterapkan terhadap dokumen yang sedang dibuat. 12. Reveal Formatting: menampilkan semua informasi formating pada dokumen yang sedang aktif. Meliputi informasi seperti jenis huruf, besar huruf, perataan paragraph, margin dan ukuran kertas dan informasi-informasi lainnya. 13. Mail Merge: memungkinkan kita untuk membuat surat berganda, e-mail, amplop, dan label. 14. XML Structure: memungkinkan kita untuk menampilkan dokumen Word sebagai dokumen dengan format XML.

Views Word memberikan kita pilihan untuk menampilkan dokumen ke dalam lima layout yang berbeda. Untuk merubah tampilan yang sedang digunakan, pilih salah satu metode di bawah ini:

Wood 2003 – Tutorial 1

6

Normal view Kita dapat bekerja dengana mode Normal View untuk mengetik, edit dan memformat teks. Tampilan ini menampilkan format teks tetapi disederhanakan layout pada halamannya sehingga mempermudah kita dalam melakukan pengetikan dan peng-editan dokumen.

Web Layout View Kita dapat bekerja di dalam mode Web Layout View, umumnya ketika kita sedang ingin membuat halaman web. Pada tampilan ini, tampilan background tidak terlihat, dan teks ditempatkan untuk fit pada jendela, dan gambar diposisikan seperti pada tampilan browser.

Print Layout View Mode Print Layout View, dapat membantu kita melihat bagaimana teks, graphic dan elemen lain tampil ketika dokumen di print out atau pada tampilan sebenarnya.

Outline View Kita dapat bekerja pada mode Outline View terutama digunakan untuk melihat tampilan struktur dokumen dan untuk memindahkan, copy dan mengelola teks dengan cara mendrag heading.

Reading Layout View Bagian ini didesain untuk memudahkan kita dalam membaca dokumen pada layar monitor sebelum kita memprint dokumen tersebut. Dalam mode tampilan ini, Word hanya menampilkan tools yang kita ingin lihat, tampilan ini juga seperti tampilan halaman buku sehingga sangat enak dalam membaca dokumen. Catatan: Reading Layout View tidak menampilkan dokumen seperti pada format print out.

Wood 2003 – Tutorial 1

7

Bekerja dengan File Membuat Dokumen Baru • Klik tombol New Blank Document toolbar.

pada Standard

• Atau, dari Menu bar, pilih File > New, task pane New Document akan muncul, lalu pilih Blank Document.

Membuka Dokumen •

Klik tombol Open yang ada pada toolbar Standard.

•

Atau, dari taskpane, pilih Getting Started dan pilih More.

•

Atau, dari Menu bar, pilih File > Open

Semua cara di atas akan menampilkan kotak dialog Open. Pilih file yang akan dibuka lalu klik tombol Open.

Menyimpan Dokumen •

Klik tombol Save pada Menu bar

•

Atau, dari Menu bar, pilih File > Save.

Wood 2003 – Tutorial 1

8

Rename Dokumen Untuk mengganti nama (rename) dokumen Word, pilih File > Open dan dan pilih file yang akan diganti namanya. Klik kanan pada dokumen tersebut dengan mouse dan pilih Rename dari Shortcut menu. Ketik nama baru untuk file tersebut setelah selesai tekan ENTER pada keyboard.

Close (Menutup) Dokumen •

Pilih File > Close.

•

Atau, klik tanda x yang ada di bagian kanan atas Menu bar atau di bawahTitle bar.

Bekerja dengan Teks Mengetik Teks Ketika kita membuat dokumen baru di Word, kita dihadapkan pada kursos kedap-kedip yang ada pada bagian kiri atas dokumen, ini menandakan bahwa kita bisa memulai mengetik dimana posisi kursor berada. Ketika kita mengetikan teks kita akan melihat bahwa teks muncul dimana kursor kedap-kedip berada. Untuk dapat menggerakan kursor dapat menggunakan tombol PANAH pada keyboard ( ) atau dengan memindahkan pointer mouse lalu klik tombol kiri mouse.

Wood 2003 – Tutorial 1

9

Highlight (Menyorot) Text Jika ingin merubah format teks yang telah kita ketik, Yang harus kita lakukan adalah menyorot teks tersebut, caranya yaitu dengan mengklik dan drag dengan mouse teks yang akan kita ubah formatnya. Untuk menyorot semua atau sebagian teks, taruh kursor mouse pada bagian awal teks yang ingin kita sorot kemudian klik tombol kiri mouse, kemudian drag mouse melewati teks yang ingin disorot dan tombol kiri mouse tetap ditekan (seperti pada mengklik). Table dibawah ini merupakan ringkasan shortcut yang digunakan untuk menyeleksi bagian-bagian teks: Seleksi Sebuah kata Sebuah paragraph Beberapa kata atau baris Semua Dokumen

Teknik Double click pada kata tersebut. Tiga kali klik di dalam paragraph Drag mouse dengan cara menyorot atau tekan tombol SHIFT lalu gunakan tanda panah pada keyboard. Pilih Edit > Select All dari Menu bar.

Catatan: Untuk menghilangkan seleksi terhadap teks, klik di sembarang tempat di luar area yang diseleksi.

Delete (Menghapus) Teks Gunakan tombol BACKSPACE atau DELETE yang ada pada keyboard untuk men-delete teks. Tombol BACKSPACE akan menghapus teks pada bagian kiri kursor dan tombol DELETE akan menghapus teks yang ada di sebelah kanan. Untuk menghapus teks dalam jumlah banyak, sorot teks yang akan dihapus dengan cara yang telah disebutkan di atas kemudian tekan tombol DELETE.

Spelling and Grammar Word akan secara otomatis melakukan check untuk spelling dan grammar yang salah ketika kita ketik. Spelling error ditandai Wood 2003 – Tutorial 1

10

dengan garis bawah berwarna merah. Grammar error ditandai dengan garis bawah hijau. Untuk menonaktifkan fitur ini, klik Tools > Options dari Menu bar dan klik tab Spelling and Grammar pada kotak dialog. Uncheck checkbox yang bernama Check spelling as you type dan checkbox dengan nama Check grammar as you type, kemudian klik tombol OK. Untuk menggunakan check spelling and grammar, ikuti langkah berikut: 1. Pilih Tools > Spelling and Grammar dari Menu bar. 2. Kotak dialog Spelling and Grammar akan memberi petunjuk terhadap kesalahan penulisan teks yang ada pada dokumen, teks yang penulisannya salah akan berwarna merah. 3. Jika kata ejaannya telah betul, klik tombol Ignore Once atau klik tombol Ignore All jika kata muncul lebih dari satu pada dokumen. 4. Jika kata ejaannya tidak benar, pilih salah satu pilihan yang dibuat oleh Word pada kotak Suggestions dan klik tombol Change untuk membetulkan dari kata tersebut atau klik tombol Change All untuk semua kata yang sama. Jika kata spelling tidak ada dalam daftar, masukkan ejaan kata yang benar lewat kotak Not in Dictionary dan klik tombol Change. 5. Jika kata telah benar dan ingin dimasukkan ke dalam semua dokumen yang telah kita ketik atau akan kita ketik (seperti pada nama), klik tombol Add to Dictionary untuk menambah kata ke dalam dictionary sehingga kata tersebut tidak akan muncul sebagai kata yang ejaannya salah. Sepanjang kotak Check Grammar tercheck pada kotak dialog Spelling and Grammar, Word akan men-check grammer pada dokumen dalam penambahannnya dengan ejaan. Jika kita tidak ingin grammer meng-check, hilangkan penanda check dari kotak ini. Jika tidak, ikuti langkah ini untuk membetulkan grammer: Wood 2003 – Tutorial 1

11

1. Jiika Word menemukan kesalahan grammar, maka akan ditampilkan seperti pada ejaan yang salah. Kesalahan akan tampil dengan format teks hijau. Pilihan-pilihan lain muncul pada kotak Suggestions. Pilih pembetulan yang paling pas diterapkan setelah itu klik Change. 2. Jika tidak diperlukan pembetulan (Word lebih banyak salahnya daripada betulnya), klik tombol Ignore.

Formatting Teks Formatting Toolbar Formatting toolbar adalah cara yang paling mudah untuk merubah beragam atribut pada teks. Jika toolbar dibawah tidak muncul pada layar monitor, dari Menu bar, pilih View > Toolbars dan pilih Formatting.

•

Style menu: Memungkinkan kita untuk membuat teks yang kita ketik Bold, Italic, underline...tergantung pada Style yang kita pilih.

•

Font: Memungkinkan kita untuk merubah font (jenis huruf) dengan cara mengklik tanda panah drop-down arrow yang ada di sebelah kanan kotak nama font. Kita akan melihat tampilan font yang ada di komputer, kita dapat melakukan scroll-down untuk melihat font-font lainnya, lalu pilih nama

Wood 2003 – Tutorial 1

12

font yang ingin kita gunakan dengan cara mengklik pada nama font itu dengan mouse. •

Font Size: Memungkinkan kita untuk merubah ukuran font dengan cara memilih list ukuran font pada kotak Font Size, atau dengan cara menyorot ukuran yang ada, lalu gantikan dengan ukuran sesuai dengan keinginan kita. Catatan: Ukuran terbaik untuk penulisan dokumen teks adalah antara 10 sampai 12.

•

Bold, Italic, Underline: tiap tombol jika kita klik akan membuat teks yang kita sorot menjadi bold, italic atau underline.

•

Alignment: Tiap tombolnya memungkinikan kita untuk membuat paragraph atau teks yang kita sorot menjadi rata kiri, tengah, atau rata kanan. Kita bisa juga melakukan justify teks terhadap margin halaman dengan menggunakan tombol Justify.

•

Line Spacing: Memungkinkan kita untuk melakukan setting jarak antar spasi.

•

Text Orientation: Memungkinkan kita untuk merubah arah orientasi teks, dari kanan ke kiri atau dari kiri ke kanan.

•

Numbering, Bullets: Memungkinkan kita untuk membuat teks tampil sebagai list Bullets atau list Numbering.

•

Increase/Decrease Indent: Memungkinkan kita untuk menambah atau mengurangi indentasi dari paragraph dalam hubungannya dengan bagian sisi halaman.

•

Outside Border: Memungkinkan kita untuk memasukkan garis diantara teks yang diseleksi.

•

Highlight Color: Memungkinkan kita untuk merubah warna background dari teks yang diseleksi. Warna yang tampil pada tombol adalah warna yang terakhir digunakan. Untuk memilih warna yang lain, klik tanda panah yang ada disebelah kanannya.

•

Font Color: Memungkinkan kita untuk merubah warna teks. Warna yang ditampilkan pada tombol adalah warna yang terakhir dipilih. Klik tanda panah kecil disebelah kanan tombol untuk memilih warna yang lain.

Wood 2003 – Tutorial 1

13

Alternatif lain yang dapat digunakan untuk mengakses pilihan formatting adalah dengan cara mengklik menu Format > Font. Kotak dialog Font akan muncul, seperti gambar di bawa.

Memindahkan/ Cut (memotong) Teks sorot teks yang ingin kita pindahkan, dan ikuti salah satu metode yang ada di bawah ini: • Dari Menu bar, pilih Edit > Cut. • Atau, dari Standard toolbar, klik tombol Cut. Tindakan ini akan memindahkan teks ke clipboard pada Task Pane. Catatan: Untuk memindahkan sedikit teks ke tempat yang tidak terlalu jauh, metode drag-and-drop mungkin lebih cepat. Sorot teks yang ingin dipindahkan, klik bagian yang diseleksi dengan mouse, drag bagian yang diseleksi ke lokasi baru tanpa melepaskan tombol mouse, lalu lepaskan tekanan terhadap tombol mouse.

Copy Text Sorot teks yang ingin kita copy, dan ikuti salah satu metode di bawah ini: Wood 2003 – Tutorial 1

14

• Dari Menu bar, pilih Edit > Copy • Atau, dari Standard toolbar, klik tombol Copy

Paste Teks Untuk mem-paste teks yang sebelumnya telah di copy atau di cut, geser kursor ke lokasi yang ingin kita pindahkan teksnya lalu ikuti cara di bawah ini: • Dari Menu bar, pilih Edit > Paste • Atau, dari Standard toolbar, klik tombol Paste.

Undo dan Redo • Word memungkinkan kita untuk meng-cancel perintah atau ketikan yang sebelumnya telah kita buat dengan cara mengklik satu atau beberapa kali tombol Undo yang ada pada Standard toolbar, atau dengan cara mengklik Edit > Undo dari Menu bar. • Word memungakinkan kita untuk mengulangi perintah yang sebelumnya kita cancel dengan menggunakan tombol Undo dengan cara mengklik tombol Redo yang ada pada Standard toolbar atau dengan cara mengklik Edit > Redo.

Lists Bulleted and Numbered Lists 1. Untuk membuat sebuah list, klik tombol Bullets tombol Numbering

atau

yang ada pada Formatting toolbar.

2. ketika pada deretan pertama lalu tekan enter ENTER. Maka akan tampil sebuah bullet atau numbering baru pada baris berikutnya. Jika kita ingin memulai deret baru tanpa menambahkan bullet yang lain atau numbering, tekan tombol SHIFT ketika menekan tombol ENTER.

Wood 2003 – Tutorial 1

15

3. Untuk mengakhiri list, teruskan pengetikkan dan tekan ENTER dua kali ketika sudah selesai. Gunakan tombol Increase Indent dan Decrease Indent pada Formatting toolbar untuk membuat list dengan level yang beragam. Catatan: Kita bisa juga mengetik teks dahulu, sorot bagian yang akan dibuat list, lalu klik tombol Bullets and Numbering untuk menmbahkan bullets atau numbering.

Nested Lists Untuk membuat nested list, seperti numbered list di dalam bullet list, ikuti langkah berikut: 1. Pertama klik list kemudian tambahkan indentasi dari item yang akan dinested dengan cara mengklik tombol Increase Indent untuk tiap-tiap item.

2. Sorot item tersebut lalu klik tombol Numbering yang ada di toolbar Formatting.

Kolom Agar mudah menempatkan teks ke dalam format kolom, pertamatama kita sorot teks yang akan dibuat kolom. Kemudian klik tombol Column yang ada di bagian toolbar Standard lalu tentukan jumlah kolom dengan cara mendrag mouse pada diagram. Untuk melihat lebih banyak pilihan yang ada pada kolom, klik Format > Columns dari Menu bar. Dialog box Columns memungkinkan kita untuk memilih properti dari suatu kolom. Untuk membuat kolom tentukan jumlah kolom pada bagian Enter Number of Columns dan tentukan lebar pada bagian Enter the Width... pada dialog box kolom. Catatan: Agar fitur kolom berjalan dengan baik kita harus berada pada mode tampilan Print Layout View. Wood 2003 – Tutorial 1

16

Catatan: Misalnya kita ingin membuat duat kolom dan kolom pertama diisi dengan teks tetapi kolom yang kedua masih kosong dan kita ingin terus menambahkan teks pada kolom kedua tersebut, hal itu tidak akan berhasil. Dalam hal ini, Word hanya menerima teks pada kolom kedua jika kolom pertama sudah terpenuhi oleh teks (misalnya sudah tidak ada lagi tempat teks pada kolom pertama). Dalam hal ini kita bisa melakukan langkah-langkah berikut: Tempatkan kursor kita disebelah kanan teks yang ada pada kolom satu kemudian klik Insert > Break > Column Break. Maka teks yang ada disebelah kanan akan berpindah ke kolom kedua.

Graphic Memasukkan Gambar Clipart Word dilengkapi dengan seperangkat gambar kartun yang disebut dengan Clip Art. Gambar-gambar ini dapat ditemukan pada Clip Art Gallery dan diorganisasikan menurut tipe atau kategorinya. Untuk dapat memasukkan clipart ke dalam dokumen, ikuti langkah berikut:

Wood 2003 – Tutorial 1

17

1. Pilih Insert > Picture > Clip Art dari Menu bar. Sub pane yang diberi nama Clip Art akan muncul. 2. Untuk menemukan sebuah gambar clipart, pada bagian textbox Search For, masukkan keyword yang menjelaskan image yang kita inginkan, setelah itu tekan tombol Go. 3. Klik pada tanda panah disebelah gambar yang diinginkan yang muncul ketika kita menempatkan pointer mouse melewati image. Sebuah pop-up menu (seperti pada gambar di bawah kanan) akan muncul: Bagian yang paling penting pada menu ini adalah: • Insert untuk memasukkan image ke dalam dokumen. • Copy untuk menempatkan clip pada clipboard untuk dipastekan kemudian. • Find Similar Style untuk memanggil image yang sama pada image yang telah kita pilih. 4. Pilih image yang akan dimasukkan ke dokumen. 5. Ketika telah selesai, klik tombol Close ( gambar x kecil) pada bagian sebelah kanan atas taskpane.

Memasukkan Image dari File Gambar yang berasal dari berbagai sumber (image yang discan dan image yang disimpan di dalam komputer) dapat dimasukkan ke dalam dokumen Word. Ikuti langkah berikut untuk memasukkan gambar atau graphic: 1. Pilih Insert >Picture > From File pada Menu bar. 2. Klik tombol garis panah bawah pada bagian sebelah kanan Look in untuk mencari image di dalam komputer. Sorot atau klik nama file dari list dan klik tombol Insert.

Wood 2003 – Tutorial 1

18

Print Dokumen Print Preview Untuk melakukan preview dokumen caranya yaitu klik tombol Print Preview yang ada pada toolbar Standard atau dengan meng-klik File > Print Preview.

Print Dokumen • • • • •

Dari menu File, pilih Print Pilih Page range. Tentukan jumlah copian pada Number of copies jika diperlukan. Kita dapat memilih opsi print out pada bagian pilihan Print, yang isinya antara lain All pages in range, only Odd, or Even pages. Kita bisa juga menentukan jumlah halaman pada tiap lembarnya pada bagian Pages per sheet

Setelah dokumen siap diprint, klik tombol OK.

Wood 2003 – Tutorial 1

19