Tugasan Individu

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 1

KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

KANDUNGAN TUGASAN

1 2

TUGASAN 1A Pengenalan Syarat Melakukan Kerja Luar Kesalahan dan Tindakan Tatatertib Kesimpulan

3 4 6 7

TUGASAN 3B Pengenalan Pengkelasan Fail Pengedaran Fail Kesimpulan

8 8 11 12

RUJUKAN

13

TUGASAN

Tugasan 1A Guru A bertugas di sebuah sekolah rendah di bandaraya Kota Kinabalu, Sabah. Beliau telah menubuhkan sebuah pusat tuisyen di sebuah rumah kedai berdekatan sekolahnya dan tidak berdaftar dengan Jabatan Pelajaran Negeri Sabah. Beliau telah mengiklankan pusat tuisyen tersebut di beberapa buah sekolah termasuk tempat beliau bertugas. Berdasarkan Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) Pindaan Jun 2002 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bil. 1 Tahun 2006, nyatakan: (i)

syarat-syarat melakukan pekerjaan luar sebagai guru tuisyen dan tenaga pengajar sambilan

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 2

(ii)

Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh Guru A dan jenis-jenis tindakan tatatertib yang tidak dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat boleh diambil.

Tugasan 3B Puan Lyn bertugas di Jabatan Pelajaran Negeri Perak. Beliau dipertanggungjawabkan untuk mengemaskini sistem fail yang bermasalah dan juga fail yang sukar dikesan atau hilang. (i)

Jelaskan cara-cara Puan Lyn mengkelaskan fail-fail kerajan mengikut Arahan Perkhidmatan.

(ii)

Bincangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengawal pergerakan dan mengelakkan kehilangan fail di jabatannya. TUGASAN 1A

1. Pengenalan.

Tugas hakiki seorang guru ialah menyampaikan ilmu atau pelajaran kepada murid atau pelajar di sekolah, di samping bertanggungjawab mengendalikan beberapa perkara lain yang berkaitan misalnya seperti menjadi setiausaha bagi jawatankuasa tertentu, guru penasihat bagi kelab dan persatuan dan juga jurulatih bagi aktiviti sukan dan permainan. Sebagai penjawat awam, guru tertakluk dengan syarat-syarat yang telah ditetapkan berkaitan dengan bidang tugas tersebut. Namun demikian, dewasa ini didapati ramai di kalangan para guru yang melibatkan diri dengan kerja luar untuk tujuan mencari sumber pendapatan sampingan.

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 3

Kementerian Pelajaran Malaysia pernah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 mengenai penglibatan pegawai dan kakitangan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia dalam Pekerjaan Luar Kementerian Pelajaran Malaysia pernah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 mengenai penglibatan pegawai dan kakitangan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia dalam Pekerjaan Luar. Walaupun demikian, terdapat banyak aduan yang telah dikemukakan berkaitan salah laku guru yang terlibat mengendalikan kelas tuisyen mahupun tenaga pengajar sambilan yang mengabaikan tugas hakiki yang disandang, sebaliknya lebih cenderung menjadikan lesen ‘guru’ untuk tujuan meraih keuntungan peribadi.

2. Syarat Melakukan Kerja Luar.

Sebagai seorang guru yang berkhidmat dengan kerajaan, Guru A tertakluk dengan beberapa syarat tertentu sekiranya beliau ingin melakukan kerja luar. Syarat-syarat melakukan pekerjaan luar sebagai guru tuisyen dan tenaga pengajar sambilan ialah:

a. pemohon hendaklah terdiri daripada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang telah disahkan dalam jawatan;

b. permohonan hendaklah sampai kepada Pihak Berkuasa Meluluskan sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum khidmat tuisyen atau mengajar secara sambilan bermula;

c. pekerjaan luar sebagai guru tuisyen atau tenaga pengajar sambilan hendaklah tidak melebihi 4 jam seminggu;

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 4

d. pemohon hendaklah memperoleh markah prestasi tahunan yang tinggi iaitu bersamaan atau melebihi 80% bagi tahun yang sebelumnya;

e. pemohon adalah dilarang sama sekali melakukan khidmat tuisyen di dalam syarikat atau pusat tuisyen yang dimiliki oleh mana-mana ahli keluarga termasuk suami / isteri / ibu / bapa / adik beradik / saudara mara yang mana dikhuatiri mempunyai kepentingan peribadi;

f.

pemohon dilarang sama sekali mengedar atau mempromosi pusat tuisyen / home tuition atau seumpama dengannya, dengan sebarang bentuk cara termasuklah melalui risalah atau secara lisan kepada pelajar;

g. pemohon yang diluluskan dengan kebenaran hendaklah member khidmat tuisyen di pusat-pusat tuisyen yang berdaftar dengan Jabatan Pelajaran Negeri masing-masing;

h. khidmat mengajar yang diberikan tidak mengganggu tugas rasmi pegawai sebagai guru dan dijalankan di luar waktu pejabat;

i. pemohon tidak digalakkan memberi khidmat mengajar di luar stesyen / kawasan tempat beliau bertugas (luar stesyen bermaksud jarak lokasi tempat khidmat tuisyen atau mengajar secara sambilan dengan pejabat tidak lebih daripada 25 km);

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 5

j. pemohon tidak dibenar menggunakan kemudahan peralatan pejabat untuk tujuan menjalankan aktiviti mengajar secara sambilan;

k. tempoh pemohon memegang jawatan sebagai guru tuisyen atau tenaga pengajar sambilan dihadkan satu (1) tahun, tetapi boleh dilanjutkan dengan menggunakan permohonan seperti kali pertama;

l.

pemohon hendaklah mendapat sokongan Ketua Jabatan masing-masing tertakluk kepada prestasi kerja dan keperluan perkhidmatan. Dalam menimbangkan untuk menyokong atau tidak sesuatu permohonan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil perhatian tentang tatakelakuan yang ditetapkan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993;

m. kuasa untuk meluluskan permohonan pemohon terletak kepada budi bicara

Pihak Berkuasa Meluluskan dan keputusan adalah muktamad;

n. Pihak Berkuasa Meluluskan berhak menarik balik kelulusan yang telah

diberikan jika didapati pemohon melanggar mana-mana syarat yang telah ditetapkan.

3. Kesalahan Dan Tindakan Tatatertib.

Berdasarkan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan, Guru A telah dengan jelas melakukan dua kesalahan berkaitan dengan penubuhan pusat tuisyen tersebut iaitu:

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 6

a. Mengiklankan pusat tuisyen tersebut di beberapa buah sekolah termasuk tempat beliau bertugas. b. Pusat tusyen yang ditubuhkan tidak berdaftar dengan Jabatan Pelajaran Negeri;

Lanjutan daripada kesalahan yang telah dilakukan, Guru A boleh dikenakan tindakan tatatertib dan jenis-jenis tindakan tatatertib yang tidak dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat yang boleh diambil terhadap Guru A adalah: a. Amaran. b. Denda. c. Lucuthak emolument. d. Tangguh pergerakan gaji. e. Turun gaji.

4. Kesimpulan. Sebagai penjawat awam, Guru A masih boleh melakukan kerja luar. Namun demikian, beliau perlu memastikan bahawa setiap syarat yang telah ditetapkan berkenaan dipatuhi sekiranya beliau ingin meneruskan kerja luar sebagai guru tuisyen dengan membuka sebuah pusat tuisyen miliknya sendiri bagi mengelakkan daripada beliau dikenakan tindakan tatatertib. Walaupun tindakan tatatertib yang boleh dikenakan keatas beliau tidak dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat, namun ianya masih tetap memberi kesan terhadap masa depan kerjayanya sebagai seorang guru.

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 7

TUGASAN 3B

1. PENGENALAN. Sistem Fail boleh didefinisikan sebagai proses mengkelasifikasi, menyusun, dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusan apabila diperlukan. Sistem fail boleh dikategorikan kepada dua kumpulan iaitu housekeeping- yang meliputi perkaraperkara seperti pentadbiran, perjawatan, dan senarai kakitangan, dan operationalyang meliputi fungsi asas sesuatu organisasi, rekod pendapatan, data, dan sebagainya.

2. PENGKELASAN FAIL-FAIL. Berdasarkan Arahan Perkhidmatan Bab 4 (Fail Memail), terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian oleh Puan Lyn untuk mengemaskini sistem fail yang bermasalah serta fail yang sukar dikesan atau hilang. Antara perkara yang perlu dilakukan oleh beliau ialah meggkelaskan setiap fail yang berkaitan secara sistematik. Selanjutnya Puan Lyn perlu:

a). Membuka fail-fail mengikut kategori yang berikut:i. Fail Umum

ii. Fail Kakitangan

iii. Lain-lain fail mengikut keperluan.

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 8

b). Mengkelaskan fail-fail berkenaan mengikut kelas seperti berikut:i. Terbuka

ii. Terperingkat - Rahsia Besar - Rahsia - Sulit - Terhad

c). Memberi nombor rujukan fail kepada fail-fail berkenaan mengikut kod-kod rujukan yang berikut:i. Rujukan pertama : Nama ringkas jabatan ii. Rujukan kedua : Kod ringkas organisasi iii. Rujukan ketiga : Kod ringkas program iv. Rujukan keempat : Kod perkara / subjek

Selain itu, Puan Lyn juga perlu memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut iaitu sama ada sesebuah fail itu telah sedia ada ataupun belum pernah dibuka. Bagi fail yang belum wujud, Puan Lyn perlu:

a). Menyediakan dua binder doket. Satu binder perlu disimpan di dalam doket faharasat dan satu binder lagi untuk fail bertaraf terbuka dan untuk fail-fail keselamatan dengan menggunakan slip doket 89 dan 89A.

b). Menaip nombor rujukan fail dan tajuk fail di atas kertas doket dan susun di dalam binder.

Tu g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 9

c.) Membuka satu fail sambungan apabila fail berkenaan telah mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang tetapi fail tersebut dianggap terlalu tebal). Fail tersebut hendaklah ditutup dan kulit yang baru dibuka. Fail asal perlu dicatatkan dengan jelas perkataan berikut : ’DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA’ (atau kulit yang berkenaan).

d). Rujukan perlu dicatatkan dengan nombor yang sama diikuti dengan perkataan ‘Klt. 2’ atau kulit yang berkenaan di atas kulit baru. Fail lama perlu disimpan bersama fail baru jika fail tersebut masih diperlukan. Kandungan fail dimulakan dengan nombor ‘1’

Bagi fail-fail yang telah hilang atau tidak dapat dikesan, Puan Lyn boleh:

a). Buka fail sementara sekiranya surat-surat atau dokumen memerlukan tindakan segera.

b). Gunakan sampul kecil (AM 435A-Pin. 1/82) dan berikan nombor rujukan dan tajuk fail yang sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

c). Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail sementara ke dalam fail asal apabila fail asal yang hilang telah dapat dikesan.

d). Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu temph tertentu sedangkan suratsurat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih diterima, fail baru perlu dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.

T u g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 10

Semua fail bertaraf keselamatan perlu disimpan di dalam bilik simpanan khas atau dalam kabinet besi. Bagi fail-fail terbuka hendaklah disimpan dalam bilik fail yang mempunyai ruang-ruang khas.

3. PENGEDARAN FAIL.

Terdapat beberapa langkah yang perlu diambil oleh Puan Lyn bagi mengawal pergerakan dan mengelakkan kehilangan fail di jabatannya. Antara langkah tersebut adalah:

a). Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada pegawai atau kakitangan yang menggunakannya disebelah belakang kertas doket faharasat bilangan dan di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah:i. Nama pemohon / penerima fail

ii. Tarikh fail diedarkan.

b). Memastikan fail disimpan dalam rak atau kabinet fail mengikut klasifikasi dan susunan nombor siri.

Puan Lyn perlu menyediakan satu borang perjalanan fail bagi mengelakkan berlakunya kes kehilangan fail. Setiap kakitangan yang telah menggunakan fail tersebut perlu memulangkannya semula ke bahagian pendaftaran sebelum diserahkan pula kepada pegawai lain yang terbabit dengan mengikut prosedur yang sama. Belian

T u g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 11

perlu memastikan bahawa fail yang telah selesai digunakan atau dalam status menunggu maklumat lanjut dipulangkan kependaftaran. Bagi fail yang belum selesai hendaklah diberi tarikh Simpan Dalam Perhatian (SDP). Manakala fail tidak wajar pula disimpan dalam almari atau laci pegawai berkenaan.

Bagi fail-fail mati iaitu fail yang sudah tidak diperlukan lagi, puan Lyn perlu mengasingkannya dan meletakkannya di dalam bilik khas atau bilik fail. Puan Lyn perlu menghubungi Arkib Negara untuk membuat pemindahan dan seterusnya mendapatkan nasihat dari Arkib Negara sama ada fail-fail berkenaan perlu disimpan atau dilupuskan.

4. KESIMPULAN.

Sistem fail yang terperinci dan sistematik amat diperlukan dalam semua jabatan bagi memastikan kelicinan operasi jabatan tersebut. Amat penting untuk memastikan peringkat keselamatan setiap dokumen yang difailkan bagi memastikan tidak berlaku kebocoran maklumat atau penyelewengan. Keselamatan fail-fail yang berstatus RAHSIA BESAR dan juga RAHSIA perlu dititik beratkan agar fail berkenaan tidak jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggungjawab.

T u g a s a n I n d i v i d u K I S S M 2 0 0 8 | 12

RUJUKAN