Tugas Smea Laporan

4. Penetapan kode abjad Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam membuat kartu klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1 (merupakan kode dari wilayah bungo). Kode abjad tersebut digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu klaper adalah sebagai berikut :

Bungo – Jambi No. Kartu : 1 Tanggal M atau K Perusahaan

No

isi

Ke

urut

5. Penyortiran Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu disortir sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat keluar atau surat masuk, surat rahasia atau biasa. Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan.

6. Penyimpanan Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip akan disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur dan rapi. Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau diurutkan sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper.

7. Penataan

Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip tertata / terlihat lebih rapi. Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain cara horizontal, vertikal dan lateral.

8. Perawatan hinga pemusnahan Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan. Perawatan dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan. Misalnya denga selalu membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat menimbulkan arsip rusak. Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau diteliti untuk mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif. Jika arsip itu termasuk arsip in aktif maka setelah kita tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa arsip tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan.

b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut : Penelitian Kode Penetapan Tempat Pencarian Dokumen Pengambilan Pengantian dengan bon pinjam Penyerahan b. 2. Keterangan

1. Penelitian kode Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka perlu diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip.

2. Penetapan tempat Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat dilakukan dengan mudah.

3. Pencarian dokumen Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya dokumen yang akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta.

4. Pengambilan Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar dokumen tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi.

5. Pergantian dengan bon pinjam. Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip. Agar tidak terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

Bon Pinjam Arsip Tanggal : ......................

1. Kode arsip

: ....................................................

2. Nomor surat

: ....................................................

3. Tanggal surat

: ....................................................

4. Hal surat

: ....................................................

5. Nama peminjam

: ....................................................

a. Bagian

: ....................................................

b. Jabatan

: ....................................................

6. Lama dipinjam

; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan

Yang meminjam

Tanda tangan

Tanda tangan

Nama Terang

Nama Terang

6. Penyerahan Pemnjam

arsip

yang

telah

mengisi

bon

pinjam

arsip

atau

menandatanganinya maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan kepada pihak peminjam, dan berusaha mengingatkan kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA

a. Daftar harga bahan No

Nama Bahan

Spesifi

Satuan

Jumlah

harga

Total

1

Kertas HVS

kasi A4

Lembar

15

200

Harga 3000

2

Pena “Plat”

Hitam

Buah

1

2000

2000

3

Buku agenda

falio

Buah

1

11000

11000

4

Tipe x

Buah

1

2500

2500

5

Pengaris

Buah

1

100

1000

6

Pensil

Buah

1

1500

1500

7

Penghapus k

Buah

1

1000

1.000

8

Ordner

Buah

1

15000

9

Guide card

Lembar

10

700

7000

10

Kartu indeks

Lembar

10

700

7000

11

Kartu klaper

Lemabr

10

700

7000

12

map Jumlah

Lembar

10

500

5000 198.000

150.000

b. Daftar harga peralatan No

1 2 3 4 5

Nama Peralatan

Rak penyortir Lemari arsip Pelubang k Stepler Isi stepler

Spesifik asi

Bsr&kcl Bsr/kcl

Jumlah

Total biaya yang dibutuhkan

Satuan

Unit Unit Buah Buah Buah

J harga umla h 1 100.000 1 200.000 1 30.000 2 1.000 2 1.000

Total Harga 3000 2000 11000 2500 1000

332.000

a. Biaya bahan

Rp. 198.000

b. Biaya alat

Rp. 332.000

c. Biaya jasa

Rp. 250.000

Total biaya

Rp. 780.000

VII. Sasaran Pengguna Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance dilakkukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris dan kegiatan pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasiorganisasi baik swasta maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem wilayah.

VII. Jadwal Pelaksanaan N

Kegiatan

o

Desembe

januari

Februari

Maret

April

r 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3

1

Proposal

2 Konsultasi 3 Proses 4 Laporan 5 Veripikasi 6 Uji Nas

IX. Penutup

Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan adanya

bimbingan-bimbingan

yang

akan

dijadikan

sebagai

suatu

pembenahan kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International finance yang dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal ini terpenuhi. Penulis

juga

mengharapkan

dengan

adanya

proposal

ini

kegiatan

pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat bermampaat bagi penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui pentingnya pengarsipan dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.