Tugas Savira Dan Wilda.docx

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Dokumentasi Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana system bekerja dan perlu diketahui, dokumentasi dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen yang berbeda dan sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing pihak yang melakukan proses dokumentasi tersebut. Dalam sebuah perusahaan dan lembaga penting, seluruh kegiatan dokumentasi harus selalu dilakukan agar menghasilkan ketiga jenis dokumen tersebut. Bahkan untuk kepentingan pribadi, dokumentasi juga diperlukan untuk mengoleksi dokumen yang sifatnya pribadi, seperti foto, barang-barang antik dan lain sebagainya. Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan system dikendalikan. Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi akuntansi lebih suka menggunaka diagram seperti

flowchart, Data flow digram, Entiti

Relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen / dokumentasi , program yang berklaiatan dengan aplikasi dan projek disimpan. Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analisis system untuk selalu dapat berhubungan dengan system informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail.

2.2 Pentingnya system perlu dokumentasikan Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan: 1

Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.

1

2

Dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

3

Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

2.3 Alat – alat Dokumentasi Alat – alat dokumentasi sebagai berikut : 1

DFD (Data Flow Diagram )

2

Bagan Alir ( Flow chart)

3

Diagram Proses Bisnis

2.4 Data Flow Diagram (DFD) 2.4.1 Pengertian DFD Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan .DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. 2.4.2 Tujuan DFD 1

2

Untuk menunjukan proses yang dijalankan data dalam system

2

Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui system

3

Menggambarkan fungsi-fungsi (dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

2.4.3 Kenggulan DFD 1

Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah

2

Dapat menunjukkan arus data di system

3

Dapat menggambarkan proses paralel di system

4

Dapat menunjukkan simpanan data

5

Dapat menunjukkan kesatuan luar

2.4.4 Kelemahan DFD 1

DFD tidak menunjukkan faktor perulangan (Loop)

2

DFD tidak menunjukkan proses keputusan (Decision)

3

DFD tidak menunjukkan proses perhitungan

4 . Berikut adalah symbol DFD :

3

2.4.5 Bentuk Data Flow Diagram Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, dan Diagram Alur data Logika. 1. Diagram Alur Data Fisik (DADF) DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. DFD fisik harus memuat : 1

Proses-proses manual juga digambarkan

2

Nama arus data menunjukkan fakta penerapannya seperti nomor formulir dan medianya (misalnya : Telpon, surat)

3

Nama data store harus sesuai penerapannya

4

Proses harus menunjukkan nama dari pemroses

2. Diagram Alur Data Logika (DADL) DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan proses dari system yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

2.4.6 Tingkat DFD Di dalam DFD ada 3 tingkatan (Level) : 1

Diagram Konteks (Context Diagram) Yaitu, Mencoba menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar ,Context diagram hanya mengandung satu (1) proses saja yang diberi nomor proses 0 ,Mewakili seluruh proses dari sistem dan menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (external entity)

4

Contoh Diagram Korteks :

Pada diagram ini dapat dilihat bahwa sistem penjualan toko handphone ini melibatkan lima external entity yaitu supplier, pegawai, manager, pimpinan dan costumer. Penjelasan secara singkat dari diagram diatas adalah supplier akan menawarkan barang pada system, lalu system akan memberikan daftar barang apa saja yang akan dibeli, kemudian costumer akan membeli barang. Semua transaksi yang dilakukan baik antara supplier ataupun costumer akan dicatat oleh pegawai. Selanjutnya, system akan memberikan laporan keuangan dan stock barang kepada manager sedangkan laporan yang diberikan pada pimpinan hanyalah laporan keuangan. 2

Diagram Nol / O (Overview Diagram / Level O) Sebelum membuat DAD level O, terlebih dulu buatlah Diagram Dekomposisi yang menggambarkan level proses-proses dalam DFD, DAD level O menguraikan proses yang ada pada Diagram Konteks menjadi beberapa proses yang lebih kecil, Proses diberi nomor 1.0, 2.0,dst.

5

Contoh diagram Nol :

Pada tahap ini terdapat tiga proses utama yang dilakukan oleh system, yaitu proses pengecekan barang, proses transaksi penjualan, dan proses pembuatan laporan. 3

Diagram Rinci Menguraikan proses-proses yang ada di dalam Diagram Level O menjadi proses-proses yang lebih rinci, Tidak semua proses dapat dipecah, Prosesproses diberi nomor sesuai nomor proses sebelumnya (pada Level O) misal 2.1, 2.2, 3.1, dst, Diagram Rinci merupakan level-level selanjutnya dan biasa disebut Level 1, Level 2, dst (Kalau ada), Setelah digambarkan masingmasing level rinci, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram

6

Contoh Diagram Rinci : Data Flow Diagram level 1 proses 1( pengecekkan stock barang)

Tahap ini adalah penjabaran dari proses pertama pada DFD. Sistem akan melakukan pemeriksaan barang terlebih dahulu. Apakah setiap barang yang ada kurang dari sepuluh, karena disini ditetapkan bahwa setiap barang yang jumlah stock nya kurang dari sepuluh akan dipesan ke supplier, tapi jika tidak, maka pemesanan tidak akan dilakukan. Pemesanan juga dapat dilakukan jika terdapat barang baru. Pengecekan dilakukan dengan pegawai akan memasukkan data stock barang pada system dan data akan dimasukkan kedalam data store barang. Selanjtnya adalah pembelian barang kepada supplier. Disini pegawai kembali berperan, pegawai akan memasukkan daftar pembelian, dat suppier dan pembayaran. Semua transaksi disini akan dimasukkan ke dalam data store transaksi. Setelah itu terdapat proses entry data. Entry data disini dimaksudkan untuk memasukkan data-data pembelian yang akan disimpan ke dalam data store supplier dan data store barang. Sehingga data akan mudah untuk diupdate.

7

Data Flow Diagram level 1 proses 2 (transaksi penjualan)

Pada tahap ini dapat dilihat bahwa pembeli akan melakukan pembelian barang, kemudian system akan memberikan harga barang,barang dan bukti pembayarannya kemudian system akan menyimpan data tersebut ke dalam data store barang, agar pada data store barang diupdate lagi perubahannya. Kemudian dilakukan pemasukkan data penjualan ke dalam data store transaksi dan data store barang.

Data Flow Diagram Level 1 proses 3 (pencatatan data)

Pada proses ini,pembuatan laporan barang akan dilakukan. Sistem akan mengambil data barang dan data stock barang pada data store barang kemudian akan mengolahnya dan laporan jumlah stock barangnya akan diberikan kepda manager,

8

selanjutnya adalah pembuatan laporan transaksi penjualan. Data-data untuk pembuatan laporan transaksi penjualan barang akan diambil dari data store transaksi kemudian akan diolah dan akan menghasilkan laporan keuangan, yang akan diberikan kepada manager dan pimpinan.

Penomoran pada DFD

2.5 Bagan Alir (Flowchat) Pengertian Flowchart ( Bagan Alir ) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi dan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart) merupakan metode teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.

9

10

11

12

Contoh Flow chat :

2.6 Diagram Proses Bisnis (DPB) Diagram proses bisnis (DPB- Business Process Diagram ) adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam bisnis. Contohnya, ada banyak aktivitas dalam siklus pendapatan ditunjukkan pada DPB untuk memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam proses bisnis. Contohnya , ada banyk aktivitas dalam siklus endapatan. Di antaranya adalah menerima pesnan, mengecek kredit pelanggan, memverifiksi kededian persediaan dan , mengkonfirmasi pneriman pesanan pelanggan.

13

Pedoman umum untuk mempersiapkan pedoman bisnis yang baik disajikan dalam gambar dbawah , dasar pada DPB lebih sedikit padamematuhi aturan yang mngatur persiapan dan leih bnyak pada mengomunikasikan aktivitas dengan jelas yang terlibat dalam proses bisnis yang digambarkan.

14

2.7 Perbandingan DAD, Bagan Alir dan DPB : NO

DAD ( Diagram Arus Data)

Bagan Alir ( Flowchat)

DPB ( Diagram Proses Bisnis )

1.

Lebih memberikan aliran data secara konseptual (bukan aliran fisik data seperti di flowcharts).

Alternatif untuk dokumentasi narative yang panjang (who, what, when, where of the system)

2

DFD mengabaikan unitunit organisasi, komputer dimana data diproses, dan media dimana data disimpan

Lebih fokus ke aspek physical dari proses dan aliran informasi dibandingkan dengan aspek konseptual

3.

Perpindahan data antar departments/kantor dalam tidak perlu ditampilkan dan tidak ada looping.

Digunakan untuk mendeskripsikan keseluruhan sistem informasi atau hanya sebagian saja. Keseluruhan sistem terdiri dari input, proses manual/komputer, output dan terdpat looping.

Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis. Mengobservasi data dan mewawancarai mereka yang menggunakana data atau dengan kuesioner. Mengabaikan komponenkomponen tertentu. DPB menggambarkan apa yang terjadi , tetapi tidak memperinci bagaimana yang terjadi. Mengelola bagan alir. DPB menggambarkan langkah besar dalam proses secara berurutan, membaca dari kiri ke kanan atau atas ke bawah.

15