Tugas Pra Uts Adm Perkantoran.docx

Tugas Pra UTS Tugas Mata Kuliah ADM Perkantoran Dosen Pengampu : Budi Setiawan

Studi Kasus Syngenta Developing an Effective Organisational Structure (Syngenta Mengembangkan Struktur Organisasi yang Efektif )

OLeh : 1. Dadang Nurmali (17210093) 2. Caswadi (17210074)

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA BANDUNG

Tinjauan Organisasi Syngenta

adalah

bisnis

sains

tanaman

global

yang

telah

berkomitmen

untuk

mempromosikan produksi pertanian berkelanjutan melalui penelitian dan inovasi. Perusahaan ini memiliki staf lebih dari 24.000 di lebih dari 90 negara di seluruh dunia . Syngenta didirikan pada tahun 2000 melalui merger antara divisi pertanian Novartis dan Zeneca. Perusahaan ini menawarkan beragam lini produk di tanaman kebun, perlindungan tanaman, dan produk profesional. Studi kasus ini menganalisis lingkungan bisnis internal Syngenta, dan terutama struktur organisasinya. Lebih khusus lagi, studi ini berusaha menggambarkan bagaimana perusahaan beroperasi melalui struktur organisasi matriksnya. Dalam studi kasus, struktur organisasi perusahaan akan digambarkan menggunakan bagan organisasinya. Kasus ini juga akan menganalisis kesesuaian departemen dan implikasinya terhadap otoritas dan desain pekerjaan. Evaluasi akan disimpulkan dengan rekomendasi pada struktur yang paling tepat yang dapat diadopsi Syngenta untuk meningkatkan efisiensi organisasinya.

Struktur organisasi Untuk memenuhi misinya secara efektif, organisasi perlu beroperasi dalam struktur yang paling cocok untuk operasi bisnis intinya ( Haberberg & Rieple , 2001). Bisnis besar secara konvensional dibagi menjadi area fungsional. Struktur Syngenta dibagi menjadi penelitian dan pengembangan, manufaktur, sumber daya manusia, keuangan, penjualan dan pemasaran, dan sistem informasi. Organisasi sering terstruktur dalam lapisan otoritas. Jumlah level-level ini tergantung pada apakah bisnis mengasumsikan struktur datar atau hierarkis. Struktur hierarkis terdiri dari banyak lapisan manajemen yang masing-masing memiliki tingkat kendali yang sempit. Instruksi diarahkan ke bawah dari manajemen puncak, sementara umpan balik datang dari tingkat hierarki yang lebih rendah menuju manajemen puncak . Di sisi lain, struktur organisasi garis datar adalah struktur dimana ada beberapa tingkatan manajemen ( Haberberg & Rieple , 2001). Berlawanan dengan struktur hierarkis, manajer dalam struktur organisasi garis datar memiliki rentang kendali yang luas. Karena tanggung jawab luas yang dimiliki masing-masing manajer, pendelegasian tugas dan tanggung jawab diperlukan. Syngenta berkomitmen untuk pemberdayaan tim dan karenanya struktur hierarkis tidak cocok untuk orientasi inovatifnya. Perusahaan telah mengadopsi sistem matriks struktur organisasi.

Departemenisasi Struktur organisasi Syngenta seperti diilustrasikan di atas menunjukkan struktur hierarki khas dalam bisnis komersial. Struktur ini terdiri dari empat area fungsional seperti yang ditunjukkan sebelumnya. Misalnya, departemen akun terdiri dari tiga lapisan hierarki: seorang direktur akun, seorang manajer dan tiga asisten. Struktur organisasi matriks sering disebut sebagai struktur tim proyek ( Haberberg & Rieple , 2001). Ketua tim ditugaskan tugas dan proyek khusus. Dengan demikian, setiap tim akan terdiri dari anggota dari berbagai departemen, masing-masing dengan bidang spesialisasi dan keahlian mereka sendiri tetapi terkait dengan proyek yang sedang dikelola. Dengan jenis pengaturan ini, dibutuhkan karyawan dengan keahlian berbeda untuk bekerja dengan karyawan lain yang dikeluarkan dari area fungsional mereka yang biasa. Ini memastikan bahwa proyek memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk mencapai target yang ditetapkan. Ini juga menyiratkan bahwa karyawan akan mendapat manfaat dari keterampilan dan keahlian yang dipamerkan oleh anggota tim mereka dari berbagai departemen. Dalam sistem matriks struktur organisasi, ada beberapa contoh di mana tim dibentuk hanya untuk waktu yang singkat. Mereka kemudian dibubarkan setelah menyelesaikan proyek atau tugas yang diberikan. Tim lain sering membutuhkan waktu lebih lama, atau bahkan permanen sebelum dibubarkan karena sifat proyek mereka. Oleh karena itu, sistem matriks bukanlah struktur alternatif untuk manajemen fungsional tetapi dapat digunakan untuk bekerja bersamanya. Namun, ada implikasi lain dari jenis struktur organisasi ini pada fungsi keseluruhan dan efisiensi anggota tim. Area fungsional organisasi sebagian besar bekerja secara independen sebagai departemen dan juga dalam kolaborasi satu sama lain. Ada kebutuhan untuk menentukan contoh di mana departemen tertentu harus melakukan secara independen atau dependen ( Haberberg & Rieple , 2001). Ini akan membantu mengurangi timbulnya miskonsepsi dan koordinasi yang buruk di antara anggota tim. Mungkin juga ada kebingungan mengenai gaya kepemimpinan di antara anggota tim. Sebagian besar pemimpin tim sering memainkan peran perantara antara manajemen puncak dan staf yang lebih rendah. Jika tim telah disusun untuk melakukan pada proyek tertentu dan tim ini memiliki beberapa manajer dari berbagai departemen, ini dapat mengakibatkan konflik gaya manajemen di antara para pemimpin ini. Sebagian besar ilmuwan riset di Syngenta tidak ditugaskan departemen penelitian khusus untuk mengeksploitasi keahlian mereka, tetapi agak bergantian di departemen yang berbeda seperti pemasaran yang memiliki konsep yang sama sekali baru bagi

mereka. Dengan jenis gangguan ini, para ilmuwan bergerak di sekitar departemen yang berbeda dan terlibat dalam berbagai tugas yang mungkin mengikis keterampilan khusus mereka yang mereka gunakan. Di Syngenta, konsep inovasi bercampur dengan konsep keterbukaan terhadap pengalaman. Karyawan didorong untuk terbuka dengan pengalaman mereka dan meningkatkan keterampilan inovatif mereka. Ini mungkin bukan cara yang efektif untuk mendorong kreativitas di antara karyawan.

Rekomendasi Struktur organisasi yang tepat di Syngenta haruslah yang tidak hanya menekankan pada pembangunan tim tetapi juga harus menggabungkan keterampilan kepemimpinan karena organisasi memiliki lingkungan diversifikasi dan inovasi. Dengan demikian, anggota tim tidak hanya harus ditempatkan di tim multi-terampil tetapi juga diizinkan untuk bekerja di tim khusus mereka. Tim tidak boleh disusun secara acak dengan anggota dipaksa untuk bekerja dengan orang lain di luar kehendak mereka. Setiap anggota tim harus dilibatkan dalam suatu keputusan untuk dimasukkan ke dalam suatu kelompok sehingga mereka dapat merasa nyaman bekerja dengan kolega mereka. Untuk efisiensi dan efektivitas organisasi, manajemen harus mempertimbangkan penerapan struktur organisasi hybrid untuk Syngenta. Jenis struktur ini akan memungkinkan karyawan untuk mengambil bagian dalam proses pengambilan keputusan terutama yang menyangkut tim tempat mereka bekerja ( Haberberg & Rieple , 2001). Ini juga akan mendorong anggota tim dan manajer mereka untuk menetapkan tujuan dan sasaran mereka sendiri dan karenanya rasa memiliki. Rasa kepemilikan ini akan menghasilkan komitmen terhadap tujuan yang ditetapkan oleh anggota tim dan karenanya pencapaian tujuan organisasi lebih cepat. Kebijakan pintu terbuka juga harus didorong oleh manajemen puncak, yang hanya dapat dimungkinkan melalui penerapan struktur organisasi hibrid. Dengan ini, staf manajemen yang lebih rendah akan dapat berinteraksi secara bebas dengan manajer tingkat menengah dan senior melalui sesi diskusi terbuka. Komunikasi terbuka ini akan meningkatkan kepercayaan dan loyalitas antara manajemen dan karyawan, dan di antara karyawan itu sendiri.

Kesimpulan Dalam esai ini, kami telah menganalisis struktur organisasi Syngenta Bagan organisasi perusahaan multinasional menunjukkan bahwa perusahaan memiliki struktur matriks. Meskipun struktur tersebut baik untuk perusahaan sejauh aspek penelitian dan inovasi yang bersangkutan, itu disebut sebagai struktur yang efektif untuk pencapaian tujuan organisasi yang lebih cepat. Karyawan

dipaksa untuk bekerja di departemen tanpa persetujuan mereka sebelumnya, yang dapat menyebabkan resistensi di antara beberapa ahli. Disarankan bahwa organisasi mengadopsi sistem hibrida dari struktur organisasi - yang mengintegrasikan struktur organisasi terpusat dan terdesentralisasi.