Training Needs Assessment - Diana.pptx

What is Training Needs Assessment? • “Training needs assessment” (TNA) adalah metode untuk menentukan apakah kebutuhan pelatihan ada dan, jika ada, pelatihan apa yang diperlukan untuk mengisi kesenjangan. TNA berupaya mengidentifikasi secara akurat tingkat situasi saat ini dalam survei sasaran, wawancara, observasi, data sekunder, dan / atau lokakarya. Kesenjangan antara status saat ini dan status yang diinginkan dapat mengindikasikan masalah yang pada gilirannya dapat diterjemahkan ke dalam kebutuhan pelatihan.

Why do we need training? • Kurangnya keterampilan atau pengetahuan, atau pengalaman • Tidak memiliki peralatan atau sumber daya yang tepat • Tidak didorong oleh manajer dan kolega untuk melakukan hal yang benar • Tidak ada standar atau harapan yang ditetapkan dan dikomunikasikan • Mor Moral atau kondisi tempat kerja yang buruk

Why do we need a Training Needs Assessment? • Mengidentifikasi ketidakpuasan dengan situasi saat ini dan keinginan untuk berubah sebagai kesamaan di antara permintaan. Setiap permintaan menyiratkan bahwa ada kesenjangan atau perbedaan antara apa yang ada dan apa yang bisa atau seharusnya. Kesenjangan pembelajaran atau kinerja antara kondisi saat ini dan yang diinginkan disebut kebutuhan.

Tujuan TNA : • Mengatasi masalah saat ini • Menghindari masalah masa lalu atau saat ini • Menciptakan atau memanfaatkan peluang masa depan • Memberikan pembelajaran, pengembangan atau pertumbuhan

Five Steps of Training Needs Assessment identify problem and needs

determine design of needs assessment

Analyze data

Collect data

Profidee feedback

Menidentifikasi Masalah dan Kebutuhan

Tentukan Desain Penilaian Kebutuhan • Langkah kedua dalam TNA adalah menentukan hal berikut: • i) kelompok sasaran yang akan dilatih • ii) yang diwawancarai • iii) metode survei • iv) rencana survei

Target grup • Survei harus secara jelas mendefinisikan kelompok sasaran pelatihan, yaitu populasi sasaran. Meskipun tidak ada aturan ketat untuk mendefinisikan, populasi target harus didefinisikan sesuai dengan tujuan TNA. Survei harus menghasilkan unsur-unsur berikut dalam laporannya: subyek pelatihan; pentingnya pelatihan; persyaratan waktu; kelompok sasaran saat ini; kelompok sasaran potensial; frekuensi pelatihan; dan output pelatihan yang dibutuhkan. • Setelah kelompok sasaran untuk pelatihan, yaitu, populasi sasaran, diidentifikasi, orang yang diwawancarai untuk survei dipilih. Kemungkinan semua pejabat kelompok sasaran tidak dapat diwawancarai karena keterbatasan waktu. Dengan demikian, pengambilan sampel populasi target yang akan dibahas di bagian selanjutnya harus digunakan.

Surve metode • • • • • •

Wawancara Terstruktur Wawncara Semi-Terstruktur Pengamatan Surve kuisoner Fokus kelompok diskusi Workshop

• Seiring dengan pemilihan orang yang diwawancarai, metode survei juga dipilih mengingat ketersediaan waktu dan tenaga. Berikut ini adalah metode pengambilan sampel yang akan digunakan untuk survei sosial. 1. Pengambilan sampel secara acak 2. Sampling sistematis 3. Pengambilan sampel bertingkat

Langkah langkah TNA 1. menentukan tujuan dan sasaran 2. metodologi desain 3. menentukan kelayakan 4. mengembangkan instrumen 5. memilih sampel 6. melakukan pra tes 7. merevisi instrumen 8. melakukan penelitian 9. menganalisis data 10. menyiapkan laporan

Membuat pertanyaan • Dalam membuat kuesioner, penting untuk mempertimbangkan jenis, isi, kata-kata, dan urutan pertanyaan yang dimasukkan.Untuk jenis pertanyaan, ada dua jenis pertanyaan yang harus ditanyakan: 1. pertanyaan tertutup 2. pertanyaan terbuka.

Urutan Pertanyaan • Pertanyaan harus ditulis dalam bahasa langsung, • Pertanyaan harus dijaga singkat dan sederhana. • Sebagian besar pertanyaan spesifik lebih baik daripada pertanyaan umum. • Hindari pertanyaan sensitif

Poin pengaturan Kuisioner  Gunakan pertanyaan pemanasan.  Pertanyaan sensitif seharusnya tidak muncul di awal survei  Cobalah untuk tidak mencampur topik  Berhati-hatilah dengan pertanyaan darurat

Langkah-langkah mengumpulkan data • meninjau dokumen pada pelatihan yang ada (data dan informasi sekunder) • melakukan survei termasuk wawancara dan observasi di tempat kerja.

Lima langkah berikut harus diambil dalam melakukan diskusi kelompok • orientasi pada tujuan dan isi survei untuk yang diwawancarai; • menjelaskan kuesioner (survei individu); • memimpin kelompok diskusi dengan pertanyaan panduan; • mengakhiri wawancara; dan • memodifikasi metode, proses, dan kuesioner jika perlu

• memperkenalkan diri; • jelaskan tujuan dan isi survei dan alasannya memilih orang yang diwawancarai; • menunjukkan penghargaan untuk meluangkan waktu mereka; • dapatkan izin untuk merekam wawancara. Dengan demikian, orang yang diwawancarai dapat siap dan merasa lebih cocok untuk menjawab pertanyaan

Kiat untuk Mengembangkan Wawancara Pertanyaan • letakkan pertanyaan yang mudah dijawab dan terbuka di awal. Pertanyaan ini akan membantu orang yang diwawancarai untuk mulai berbicara dan dapat membantu mengembangkan kepercayaan dan hubungan. • letakkan pertanyaan penting di dekat awal wawancara • memastikan bahwa setiap pertanyaan cocok dengan tujuan yang dinyatakan • pertanyaan urutan dari umum ke spesifik. • urutan dan pertanyaan cluster dalam urutan logis • memastikan bahwa pertanyaannya jelas, singkat, dan bebas jargon. • pastikan bahwa pertanyaan sesuai untuk tingkat keterampilan dan pengalaman audiens target • memberikan ruang yang cukup antara pertanyaan untuk mencatat informasi • pertanyaan wawancara uji coba • membuat revisi yang sesuai

Kiat untuk Melakukan sebuah Wawancara • mulai dengan melihat pertanyaan membangun hubungan • mendapatkan izin untuk merekam wawancara • hindari mematuhi dengan kaku urutan pertanyaan. fleksibel, tetapi pastikan bahwa semua pertanyaan telah dibahas pada akhir. jika belum, jadwalkan wawancara lanjutan, jika perlu • beri semua peserta jumlah waktu yang sama untuk menjawab setiap pertanyaan • mengklarifikasi tanggapan bila perlu

• minta sampel beton untuk mendukung pernyataan • pisahkan fakta dari pendapat, jika memungkinkan • pertahankan sikap netral • hindari mendiskusikan hasil dengan yang diwawancarai lainnya • tanyakan apakah orang yang diwawancara memiliki pertanyaan atau komentar tambahan di bagian akhir • tawarkan penghargaan untuk partisipasi • ringkas poin-poin penting

Analisa Data

• Langkah keempat dalam TNA adalah menganalisis data yang dikumpulkan. Data dan informasi yang dikumpulkan terdiri dari: a. data / informasi sekunder b. hasil survei kuesioner c. hasil survei diskusi kelompok

• Langkah-langkahnya : 1. mengidentifikasi masalah 2. Menentukan Desain Analisis Kebutuhan Langkah 3. mengumpulkan data 4. Menganalisis Data Langkah 5. Memberikan umpan balik

proses kegiatan dari perencanaan pelatihan analisis data: a. berdasarkan hasil diskusi kelompok dan survei kuesioner, analisis tanggal dilakukan. Kemudian, data yang dianalisis digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. b. Berdasarkan kebutuhan pelatihan yang teridentifikasi, perencanaan pelatihan yang berisi modul dan kurikulum pelatihan, jadwal, dan peserta pelatihan, dilakukan.

• Ada dua jenis data: kuantitatif dan kualitatif. • Data numerik bersifat kuantitatif dan semua jenis data lainnya adalah kualitatif. • Data kuantitatif termasuk usia orang yang diwawancarai, dan jumlah pelatihan yang dihadiri. • Data kualitatif termasuk kata-kata, gambar, dan foto. • Data kuantitatif dapat dikumpulkan, dinilai, dan dianalisis lebih mudah dan singkat daripada data kualitatif.

• Data tersebut dapat dirangkum dan disajikan dengan menggunakan berbagai jenis tabel, grafik. Sebaliknya, data kualitatif lebih sulit dan memakan waktu untuk dikumpulkan dan dianalisis, tetapi mereka memberikan informasi yang terperinci.

• Tabulasi menampilkan distribusi bersama dari satu atau lebih variabel. Mereka biasanya disajikan sebagai tabel kontingensi dalam format matriks. • Sedangkan distribusi frekuensi menyediakan distribusi satu variabel, tabel kontingensi menggambarkan distribusi dua atau lebih variabel secara bersamaan. • Setiap sel menunjukkan jumlah responden yang memberikan kombinasi respons tertentu. Dengan kata lain, setiap sel berisi Tabulasi Silang dan Tabulasi Silang tunggal.

• Tabel Keuntungan: a) mudah dipersiapkan; b) mereka dapat memasukkan banyak informasi, c) mereka dapat didesak untuk membandingkan banyak variabel atas dimensi mutiple Kekurangan: a) Anda dapat dengan mudah menyertakan terlalu banyak informasi di dalamnya, b)bisa sulit untuk mengidentifikasi secara tepat adalah penting • Grafik garis Dapat digunakan untuk membandingkan ukuran beberapa garis yang dapat diperbaiki.

Garis pada grafik dapat berupa garis lurus ke setiap titik. Grafik menunjukkan garis tren atau "garis paling cocok. Perhatikan bahwa grafik garis dapat memberi Anda apresiasi visual dari nilai rata-rata atas semua variabel. • Grafik dan kolom memiliki lebih banyak bilah daripada kolom pada bagan. Mereka menyampaikan informasi lebih sedikit daripada tabel atau grafik, tetapi memberikan bagan

Bar yang lebih besar berjalan secara horizontal di seluruh halaman, sedangkan bagan kolom adalah vertikal. tetapi sebaliknya ada sedikit untuk memilih antara dua format ini. • Diagram lingkaran Sementara grafik garis dan grafik batang membandingkan ukuran diagram lingkaran menunjukkan proporsi diagram lingkaran dibagi menjadi irisan yang membentuk keseluruhan, lebih disukai tidak lebih dari lima atau enam.

Langkah-langkah dan Penjelasan 1 menyandikan data yang dikumpulkan dalam lembar excel 2 tabulasi data tersebut berdasarkan lembar di atas 3 menghasilkan tabel dan grafik yang sesuai 4 menganalisis tabel dan grafik untuk melihat korelasi apa pun

• Analisis tenda adalah prosedur untuk mengatur naratif, data kualitatif, Kont ke dalam tema dan konsep yang muncul. Biasanya dikaitkan dengan bentuk analisis kuantitatif di mana tema dihitung atau diukur. Dalam praktiknya, sering dikombinasikan dengan analisis tematis kualitatif untuk menghasilkan pendekatan interpretif luas di mana kutipan serta jumlah numerik digunakan untuk merangkum aspekaspek penting dari analisis.

Langkah-langkah dan Penjelasan • baca dan baca kembali catatan wawancara • buat catatan atau garis bawahi frasa penting • membuat matriks untuk dikelompokkan berdasarkan poin-poin penting untuk dianalisis • membuat analisis dengan karakteristik umum diambil dan bersifat kultural • mengidentifikasi poin yang harus dilakukan dalam proyek

• Setelah membaca kuesioner yang dihasilkan dan catatan wawancara dalam diskusi kelompok, sebuah matriks dibuat seperti terungkap dalam tabel berikut, mengkategorikan dalam tema dan konsep seperti: a) peran dan tanggung jawab b) kesulitan yang dihadapi dalam pekerjaan mereka c) tingkat pengetahuan tentang D&D d) kebutuhan pelatihan e) komentar lain. "Komentar ditambahkan untuk mencatat poin-poin penting, mengambil dari pertanyaan-pertanyaan terbuka selama diskusi kelompok PILAC

kesulitan sampel yang dihadapi dalam GDLA Umum • kurangnya bahan dan peralatan kantor (persediaan kantor, komputer, dll) • kekurangan sumber daya manusia • Kurangnya pejabat dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan (ekonomi, hukum, perencanaan, keterampilan analitis, komputer, bahasa Inggris dan M&E)

Spesifik • Kurangnya sistem pengarsipan dan berbagi informasi • Kerangka hukum resmi pejabat kabupaten • kurangnya data terkomputerisasi tentang HRD • kurang koordinasi dengan kementerian lini lain (urusan budaya dan agama) • tidak ada anggaran untuk melakukan survei tentang LSM & hak asasi manusia

contoh kebutuhan pelatihan di GDLA D&D • Pengetahuan tentang D & D secara terperinci (NCDD, struktur, fungsi, kebijakan dan status) • pengetahuan tentang D & D terutama tentang peran dan tanggung jawab provinsi, kabupaten & komune sebelum dan sekarang, bagaimana memiliki kerjasama yang lancar dengan kantor provinsi

Spesifik • Pengetahuan tentang perpajakan dan sistem bea cukai. Program peningkatan kapasitas dalam perencanaan manajemen proyek, M&E diperlukan untuk pejabat administrasi lokal (provinsi, kabupaten dan komune), terutama juru tulis komune • Keterampilan administrasi, manajemen sumber daya manusia, manajemen (kepemimpinan), perencanaan, analisis data, dan keterampilan komputer P&E (basis data, manajemen sumber daya manusia terkomputerisasi sistematis), bahasa (bahasa Inggris)

• analisis data konsolidasi Setelah menganalisis data kualitatif dan kuantitatif, Anda dapat menarik temuan dari setiap analisis, melihat konsistensi dan kontradiksi, dan menggambar temuan dan kesimpulan umum. Jika ada kontradiksi, cobalah untuk mengidentifikasi alasan untuk Kemudian Anda dapat menulis Laporan tentang Penilaian Kebutuhan Pelatihan. • garis besar laporan untuk penilaian kebutuhan pelatihan: a. b. c. d. e. f. g. h. i.

background dan rasional Objectives Schedule metodologi (metode survei dan alat analisis) kelompok sasaran dan yang diwawancarai proses survei temuan hasil kesimpulan dan rekomendasi referensi dan lampiran

Memberikan Umpan balik