Trabajo Sistema

UNIVERSIDAD CENTRAL DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS INGENIERIA COMERCIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Integrantes: Mauricio Castriziano O. Cristian Galleguillos M. Natali Muñoz O. Camila Olivos A. Escarlen Pizarro P. Asignatura: SIG Profesor (a):Cecilia Tinoco Fecha : 26 de marzo 2009

Otoño 2009

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¿Qué son los sistemas de información? Sistemas se puede definir como el conjunto de elementos organizados e interrelacionados, que interactúan entre si en la búsqueda de un fin especifico común entre estos elementos, obteniendo como resultado un sistema global que no puede ser explicado por las particularidades de los componentes que lo forman. A la vez, todo sistema forma parte de en un sistema aun mayor, por lo que se puede decir que todo sistema es a su vez un subsistema de otro sistema mayor. Además, intentando comprender los sistemas de información, podemos definir el concepto de información como aquel conjunto de datos agrupados en una organización u orden que la carga de significado. Así, podemos entender el sistema de información como un sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta organización, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados. Por lo general y de forma errónea el término es usado como un sinónimo de sistema de información computacional o computer-based, siendo que la tecnología es un componente de un sistema de información, aunque por lo general los sistemas de información en la actualidad suelen ser computacionales. Dentro de los elementos que componen un sistema de información podemos identificar cuatro componentes básicos: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida. La entrada es el proceso de ingreso de información en el sistema, la cual puede realizarse de manera manual o automática. Después de haber ingresado la información se procede al almacenamiento de ésta, lo cual es una de las funciones fundamentales de los sistemas de información, debido a que registran y guardan la información de cada proceso que realizan en distintas estructuras diseñadas funcionalmente para este fin. El procesamiento esta preestablecido en una secuencia especifica de operaciones y la duración de esta acción dependerá de las capacidades del sistema. En cuanto a la salida, se refiere al egreso de la información que ya ha transcurrido por las tres etapas anteriores y que puede ser la entrada a otro sistema de información.

INFORMACIÓN

INGRESO S I S T E M A

ALMACENAMIENTO

PROCESAMIENTO

SALIDA

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Por otra parte existen muchos tipos de sistemas de información al servicio de distintas áreas o ramas del desarrollo humano, los cuales se desarrollan y estructuran en base al tipo de información que manejan. De acuerdo a esto existen clasificaciones que permiten diferenciarlos Otoño 2009

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en las distintas áreas donde se aplican, el sector económico donde se desarrollan o bien por la funcionalidad que contienen. Dentro de estas clasificaciones podemos encontrar Sistemas transaccionales, Sistemas de información para la administración, Sistema que apoyan la toma de decisiones, o bien Sistemas funcionales y específicos entre los cuales encontramos Sistema de venta, Sistema de producción, Sistema de adquisiciones, Sistema de existencia / Inventario, Sistema de personal, Sistema de contabilidad y finanzas, entre otros. Para profundizar sobre la funcionalidad y estructuración de un sistema de información, utilizaremos como referencia los sistemas funcionales y específicos, de los cuales en forma general podemos decir que un sistema funcional y específico agrupa una serie de subsistema que en su conjunto dar forma y organización a una empresa. Dentro de cualquier empresa podemos encontrar cuatro áreas básicas, las cuales consisten en comercial; producción; adquisiciones; existencia. Cada una de estas áreas desarrolla sus propios procesos operacionales, esto es generan un movimiento transaccional.

EMPRESA

ÁREA COMERCIAL

ÁREA DE PRODUCCIÓN

ÁREA DE ADQUISICIÓN

ÁREA DE EXISTENCIA

Estas áreas están interactuando con el medio externo que son los que provocan los sucesos propios de la empresa y la captura de ellos y su registro, constituyen la Base de Datos. Entre los sistemas funcionales más recurrentemente utilizados, está el sistema de venta.

SISTEMA DE VENTA Este sistema debe ser capaz de satisfacer la necesidad de toda unidad comercial, en la cual comprende tanto la visión de futuro como lo es la (planificación), como la acción operacional del día a día en la cual se debe tener el control de las cuatro variables mas importante que constituye esta unidad en la cual son reconocida como las 4P: Precio; Productos; Publicidad y Plaza. Debido a esto se encuentra formada por subsistemas que comprenden las distintas aplicaciones, como lo son:

-

Subsistema de plan de venta: consiste en registrar y controlar la formulación presupuestaria de venta, la cual esta formada por: clientes; artículos; vendedores; regiones; locales. Pudiendo simular distintos escenarios. Así mismo si fuese una empresa productiva con producción a stock, este permitiría que el plan de venta se integre en forma automática con el plan de producción.

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Subsistema clientes: Mantener una base de datos actualizada de los clientes, así como el historial de lo que se vende a cada cliente, clasificados según de la forma más Otoño 2009

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conveniente para un acceso más fácil a esta información, ya sea por artículos que compra, forma de pago, entre otros.

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Subsistema vendedores: Su objetivo es llevar una base de datos por cada vendedor, referente a los clientes que atiende, los productos que vende, la forma en que los vende, las comisiones que gana, entre otras variables.

Esta base de datos permite generar estadísticas varias e informes de lo que vende cada vendedor ya sea según artículos, clientes, períodos del año o del mes, etc.; o bien combinaciones de variable: cliente / producto; Cliente período del año; entre otros. Por lo que es un ejemplo claro de la interconexión que existe entre los subsistema para generar un sistema mayor.

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Subsistema de precios: esta ase de datos permite mantener y llevar el control de las diferentes listas de precio que estén vigentes, según distintos criterios. También se pueden considerar en estas tablas descuentos a realizar por volumen u otro factor que influya en el precio.

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Subsistema de pedidos: permite llevar el control de los pedidos de los clientes, de modo que se disponga las funciones necesarias para una óptima entrega de pedido.

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Subsistema de despacho: este subsistema tiene por finalidad administrar los despachos y generar los documentos pertinentes, como por ejemplo la guía de despacho. Cabe destacar que la funcionalidad de este subsistema está estrechamente ligada con el subsistema de pedido, por lo que se hace necesaria una buena gestión del primero para el correcto funcionamiento del segundo.

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Subsistema facturación: llevar el control de la emisión de facturas con relación al despacho y realizar el asiento de venta.

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Subsistema gestión de venta: encargado de generar reportes y estadísticas de ventas de acuerdo a la planificación y lo existente según los distintos criterios que permitan evaluar la gestión y tomar decisiones. Por lo mismo, este subsistema debe estar integrado con otros subsistemas, como son: contabilidad: para traspasar la información de venta y movimiento de existencia; con producción, para entregar la información de requerimientos de producción; con recursos humanos, para entregar el monto de comisiones a pagar a cada vendedor.

SISTEMA DE VENTA SUBSISTMA DE PLAN DE VENTA SUBSISTEMA CLIENTES SUBSISTEMA VENDEDORES SUBSISTEMA DE PRECIOS SUBSISTEMA DE PEDIDOS SUBSISTEMA DE DESPACHO SUBSISTEMA FACTURACIÓN SUBSISTEMA GESTIÓN DE VENTA Otoño 2009

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De esta forma esta podemos observar que este sistema de ventas esta constituido por una serie de subsistemas interrelacionados entre si. A la vez este sistema de ventas se relaciona con otros sistemas como lo son los sistema de producción, remuneraciones, contabilidad, entre otros y que en conjunto forman un sistema mayor al cual se le denomina Sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales), el cual tiene como función ofrecer soluciones integradas que facilitan la planificación de todos los recursos de la empresa que se administran en las diferentes áreas funcionales como las mencionadas anteriormente.

Base de datos del sistema integrado Vta. / Prod. / Exis. / Conyabilidad

1 2 PRODUCTO S

VENTAS

CONTABIÑLI 3 DAD 5,6

PRODUCCIÓ N

REMUNERA CIONES

8 4

Clientes MAT. PRIMAS

6

ADQUISICIO NES

Trabajad ores

5 Proveedor es Se registra: 1 = Venta 2 = Costo 3 = Costeo de producción 4 = remuneraciones

7

5 = recepción de insumos 6 = cobros de facturas por cobrar 7 = cancelación facturas por pagar 8 = cancelacón de remuenraciones

De esta manera observamos que el sistema ERP esta integrado por varios sistemas funcionales, tal como se muestra en la figura. integrando todas las áreas de las empresas Al decir que es un sistema integrado por varios subsistemas implica que el dato que es registrado al producirse el suceso, actualiza automáticamente todos los archivos donde dicho dato está relacionado. De forma general podemos observar que cada sistema esta compuesto por un subsistema y que todos en conjunto pertenecen a un sistema mayor el cual integra la información perteneciente a cada uno de estos. En conclusión, un sistema de información como un sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta organización es Otoño 2009

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indispensable para la administración de una empresa independiente de su área, ya que sólo mediante la organización de la información y su oportuna disposición se le podrá dar una buena utilización a esta y por tanto realizar una buena gestión administrativa.

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BIBLIOGRAFÍA - http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoSistemaInformacion -http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html

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