Trabajo Final.docx

1.- ¿Por qué se considera a la organización como un sistema? Una organización es un conjunto de personas agrupadas con el fin de obtener una meta u objetivo, a través de un método o plan de acción y que cuentan con recursos para ello. Para el propósito del análisis de una organización desde el punto de vista de la teoría, la palabra sistema toma un sentido particular: significa una pauta de relaciones dentro de un marco pertinente destinado a la realización de cierto propósito específico. Así, puede concebirse a una organización como un conjunto complejo de relaciones entre recursos físicos, humanos y trabajo, unidos en una red de sistemas. Los sistemas actúan como arterias que transportan recursos para generar procesos productivos y distributivos, para convertirse en los medios de satisfacer las necesidades de grupos de miembros. Existen sistemas internos cuya función es conectar entre sí a otros sistemas de la organización. Ellos suministran bienes y servicios consumidos en la propia organización durante los esfuerzos por cumplir sus misiones. Un ejemplo podría ser el sistema de comunicación, que proporciona la información necesaria para mantener la organización y sus operaciones. El enfoque de sistemas aplicado al concepto de administración analiza a la organización como a un sistema unido y dirigido compuesto por partes interrelacionadas. Cualquier sistema es una parte de cierto sistema más amplio y por ende constituye un subsistema, aun cuando cada uno se analice dentro de los límites definidos. Por ejemplo, un conjunto de planos de una casa mostrará, entre otras cosas, el sistema eléctrico proyectado. El electricista demuestra que el sistema comienza en el punto de conexión con el servicio público (medidor) y termina con los enchufes y tomas dentro de la casa. Este sistema no es autosuficiente: necesita de la red de electricidad para funcionar. Es decir, que depende del sistema eléctrico y de los artefactos conectados y además depende de otro sistema que lo usa y lo repara, el sistema humano. Visto desde este punto de vista, una organización es un sistema complejo y abierto, en cuanto constituye un complejo de relaciones dentro de un marco pertinente. Y por ser un sistema dependiente, no puede existir sin el apoyo de otros marcos semejantes.

2.-Menciona tres aspectos importantes de la Teoría General de Sistemas. * LA TGS SE FUNDAMENTA EN TRES PREMISAS BÁSICAS:

1.

LOS SISTEMAS EXISTEN DENTRO DE SISTEMAS. LAS MOLÉCULAS EXISTEN DENTRO DE CÉLULAS, LAS CÉLULAS DENTRO DE TEJIDOS, LOS TEJIDOS DENTRO DE ÓRGANOS, LOS ÓRGANOS DENTRO DE UN ORGANISMO Y ASÍ SUCESIVAMENTE.

2.

LOS SISTEMAS SON ABIERTOS. ESTA PREMISA ES CONSECUENCIA DE LA ANTERIOR. CADA SISTEMA QUE SE EXAMINE, EXCEPTO EL MENOR O EL MAYOR, RECIBE Y DESCARGA ALGO EN LOS OTROS SISTEMAS, GENERALMENTE EN LOS CONTIGUOS. LOS SISTEMAS ABIERTOS SE CARACTERIZAN POR SER UN PROCESO DE INTERCAMBIO INFINITO CON SU AMBIENTE, CONSTITUIDO POR LOS DEMÁS SISTEMAS.

3.

LAS FUNCIONES DE UN SISTEMA DEPENDEN DE SU ESTRUCTURA PARA LOS SISTEMAS BIOLÓGICOS Y MECÁNICOS, ESTA AFIRMACIÓN ES INTUITIVA. LOS TEJIDOS MUSCULARES, POR EJEMPLO, SE CONTRAEN PORQUE ESTÁN CONSTITUIDOS POR UNA ESTRUCTURA CELULAR QUE PERMITE CONTRACCIONES PARA FUNCIONAR.

3.- ¿Cuáles son las características de los sistemas? Características de los sistemas 1.

Propósito u objetivo. - Las unidades u elementos, así como las relaciones, definen una distribución que trata de alcanzar un objetivo.

2.

Globalismo. - Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas.

3.

Entropía. - Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples.

4.

Homeostasis. - Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente.

5.

Equifinalidad. - Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo.

4.- ¿Cuál es el concepto de sistema?

Del latín systema, un sistema es módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. El concepto se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos reales dotados de organización. Un sistema conceptual o ideal es un conjunto organizado de definiciones, símbolos y otros instrumentos del pensamiento (como las matemáticas, la notación musical y la lógica formal). Un sistema real, en cambio, es una entidad material formada por componentes organizados que interactúan de forma en que las propiedades del conjunto no pueden deducirse por completo de las propiedades de la parte (denominadas propiedades emergentes). Los sistemas reales comprenden intercambios de energía, información o materia con su entorno. Las células y la biosfera son ejemplos de sistemas naturales. Existen tres tipos de sistemas reales: abiertos (recibe flujos de su ambiente, adaptando su comportamiento de acuerdo a esto), cerrados (sólo intercambia energía con su entorno) y aislados (no realiza ningún tipo de intercambio con su entorno).

5.- ¿Cuáles son las principales aportaciones de la teoría general de sistemas a la administración? Por lo tanto, las principales aportaciones de la Teoría General de Sistemas a la administración son: – Entender que a las organizaciones se les debe analizar en su totalidad. – Que cada una de las partes forman parte de un todo y que no se les puede analizar por separado. – Que la organización está en constante interacción con el medio. – Que la organización, al ser considerada como sistema abierto, tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta autorreproducirse, naturalmente bajo ciertas condiciones ambientales. – La organización puede competir con otros sistemas, lo cual no ocurre con los sistemas cerrados. – Que, aunque cada una de las partes del sistema forma el sistema, a su vez cada subsistema es un sistema. – Que dentro de la organización se van a presentar fenómenos que tienden al desgaste, al equilibrio, a las contradicciones que se susciten en esto, a la multiplicación de funciones, etc. y el profesional en administración puede estar prevenido para las consecuencias de esto. Realmente, concebir a la organización como un sistema, permite al profesional en administración comprender el comportamiento de cada una de sus partes o provocar que se presente aquello que le permita facilitar el alcance de los objetivos.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM.

6. Explica que es la cultura organizacional: Como cultura organizacional se entiende al conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes, tradiciones entre los grupos existentes en todas las organizaciones. El término cultura organizacional es una expresión muy usada en el contexto empresarial. La expresión cultural organizacional forma parte de las ciencias sociales y, adquirió gran importancia a mitad del siglo XX después de que algunos investigadores en el área de Gestión y Estudios Organizacionales empezaran a defender los beneficios de estudiar la cultura organizacional. Sin embargo, la cultura organizacional ya era estudiada anteriormente por la sociología, las relaciones humanas dedicaban su tiempo en dictar estudios del aspecto humano de la empresa y era precursora de la cultura organizativa. Los autores que más fuerza le han brindado a esta materia son: Edgar Schein, Roger Harrison, M. Thevenet, Deal y Kennedy, entre otros. Edgar Shein fue quien presentó por primera vez un concepto claro y práctico de cultura organizacional, estableció que la cultura organizacional está formada por 3 niveles de conocimientos: supuestos inconscientes, se refiere a las creencias que son adquiridas en relación a la empresa y la naturaleza humana, valores forma parte de los principios, normas y modelos importantes que dirige

el comportamiento de quienes conforman la empresa y artefactos identifica a los resultados obtenidos de la acción de una empresa. Según Robbins, la cultura organizacional de una empresa puede ser fuerte como débil. Las culturas fuertes se caracterizan porque los valores de la organización son firmes y aceptados por todos los integrantes de la misma, en cambio, una cultura débil ocurre todo lo contrario, esto se observa por los siguientes aspectos: el personal posee poca libertad en su trabajo, la gerencia muestra poco interés por su personal, no hay métodos de estimulación hacia el empleado, no existe incentivos por el nivel de productividad del trabajador, entre otros, es decir, se observa un desinterés por los empleados que son los elementos más importantes para llevar a cabo el funcionamiento de la organización y cumplir sus metas planteadas. En referencia a lo anterior, los fundadores de una cultura deben de transmitirla con el tiempo a sus miembros que forman parte de la empresa y realizar actividades que conserven la cultura organizacional como por ejemplo: otorgar premios, incentivos económicos, materiales, seminarios o diferentes cursos de preparación esto es con el fin de fortalecer los valores, creencias, hábitos y filosofía que conforma la organización desde sus fundadores. La cultura organizacional determina la forma como funciona una empresa y, esta se observa a través de sus estrategias, estructuras y sistema. Una buena organización formada de valores y normas permite a cada uno de los individuos identificarse con ellos y, poseer conductas positivas dentro de la misma obteniendo mayor productividad por parte de los mismos, así como fuera de la empresa demostrando al público una buena imagen del lugar donde laboran y lo satisfecho que se siente en ella. Es de destacar, que el profesor Chiavenato, en su libro comparó la cultura organizacional con un iceberg ya que la parte visible de un iceberg es pequeña y la parte sumergida representa la mayor parte y, en el caso de la cultura organizacional la parte visible es pequeña y es sustentada por la parte invisible, es decir, por los fenómenos internos de la empresa.

Característica de cultura organizacional Cada cultura organización está compuesta de ciertas características que son claves para ser diferente una de las otras que ayudan a demostrar una imagen positiva de la empresa revistiéndola de prestigio y reconocimiento. Entre las cuales tenemos: 

La responsabilidad e independencia que posee cada individuo.



El control que existe hacia los empleados.



El grado de identidad e identificación que posee los empleados con la organización.



El sistema de incentivo que tiene una empresa con sus empleados que permite que estos trabajen con un mejor rendimiento y optimismo para lograr los objetivos planteados por la empresa.



El ánimo que posee los empleados por innovar y mejorar la prestación de servicios donde laboran y asumir el riesgo de la misma.



El grado de tolerancia que posee los integrantes de la empresa para resolver los diferentes problemas que se pueden suscitar y buscan un ambiente tranquilo, respetuoso y sano para ellos mismos y los clientes o visitantes.

7.- Importancia que tiene la organización como etapa de un proceso para la mejor comprensión de sus operaciones;

Las organizaciones sociales existen desde el momento en el que el ser humano empezó a vivir en sociedad. A pesar de que éste es un término muy de moda y actual, las organizaciones sociales pueden tomar muchas formas diversas y así ha sido a lo largo del tiempo. Una de las características principales con las que debe contar una organización social es la de contar con un grupo de personas que compartan elementos en común, similares intereses, similares valores o formas de actuar ante determinadas situaciones. Al mismo tiempo, las organizaciones sociales se establecen siempre con un fin, por ejemplo, cambiar la realidad que rodea a sus miembros, aportar discusiones sobre determinados temas o simplemente compartir un momento específico. Del mismo modo que la sociedad y las instituciones humanas son complejas, las organizaciones sociales también pueden volverse altamente complejas y hasta conflictivas. Para evitar esto, deben contar con un sistema más o menos rígido de jerarquías que organizan las diferentes tareas, establecen diversas funciones y marcan los objetivos, así como también los resultados a

conseguir.

8.- ¿Como se agrupan las operaciones por su naturaleza? Todo organismo social acciona en virtud de la sinarca de su sistema operativo. La naturaleza de los sistemas y procedimientos se encuentra apoyada en la tendeilcia humana de realizar las tareas con el menor esfuerzo; es decir, que en el trabajo rutinario hay que evitar el estar indicando a cada paso 10 que hay que hacer, c6mo y cuando hacerlo; esto 10 logramos estableciendo los sistemas y procedimientos que indiquen la secuencia y relaci6n de la diversa as operaciones en diferentes actividades del trabajo. Los procedimientos se consideran en un tercer nivel de importancia dentro del sistema de planeaci6n (es decir, en primer nivel se encuentran los objetivos, en el segundo las políticas y en el tercero los procedirnientos). Esto quiere decir que, en una empresa, cualquiera que sea su magnitud, existe un campo de acci6n para realizar estudios de sistemas y procedimientos. El propósito del estudio de sistemas y procedimientos se logra a través de los resultados combinados de cada una de las siguientes acciones y actitudes: a) El deseo sincero de la dirección superior para lograr, respaldar y apoyar cada fase del estudio. b) El entendimiento, interés y colaboración del personal clave en los diversos niveles de la empresa. c) La utilización de analistas calificados, que practiquen en forma adecuada las relaciones humanas. d) El análisis y la síntesis deberá hacerse en forma sistemática,

de todos los hechos e informaciones relativos a cada función 0 unidad administrativa objeto de estudio. La diesi de sistemas y procedimientos proporciona las bases de las normas de trabajo, de 10 que cada área funcional e integrantes de las mismas, debe hacer y como hacerlo, constituye uno de los medios de control administrativo más importante. EI control administrativo se a1canza a través de la interpretación de la información adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos utilizados para crearlo. Este control se ejerce en el momento en que los sistemas y procedimientos apoyan al ejecutivo y, por su conducto, a sus subordinados con el propósito de lograr la máxima efectividad y eficiencia con el mínimo esfuerzo. Entre más analíticos y creativos sean los sistemas y procedimientos, mejor será la fluidez del sistema operativo. Los sistemas y procedimientos como sinónimo de eficacia; un procedimiento a1canza su valor máximo cuando está basado en un estudio cuidadoso del trabajo a realizarse, mismo que debe descomponerse en sus partes integrantes, que se analizaran por separado. Quienes estén a cargo de dicho trabajo deben intervenir con frecuencia para proporcionar información, pues conocen los problemas y las dificultades que pueden aparecer y cuentan con la ventaja de su propia experiencia. Los procedimientos deben seguirse al pie de la letra. Como equivale a la forma más eficaz de cumplir con una tarea, es preferible no desviarse de él. EI autor L.A. Allen nos dice: Una vez que se aprueba y se pone en pincita un procedimiento, el mismo pasa a formar parte de la rutina hasta el punto de que muchas veces se termina por olvidar su importancia. En otros casos puede seguir en vigencia aun cuando ya carezca de valor. Hay también cas os en que se aplica un procedimiento sumamente complicado, cuando en realidad será mucho más practico si se abreviara y simplificará. Lo mejor es anticiparse a estas posibilidades y revisar los procedimientos vigentes por 10 menos una vez al año. De este modo pueden eliminar los que hayan perdido su utilidad y modificar los que deban adaptarse a la realidad actual. Conc1uyendo, el trabajo de sistemas y procedimientos, consiste en llevar a cabo un anises y desafío de un sistema, el cual está compuesto por una red de procedil11ientos, integrados y desafiados para cumplir un objetivo concreto. Los procedil11ientos se aplican al manejo de diversos asuntos tales como: recepción de pedidos, salida de material de almacén, órdenes de compra, elaboración de nóminas, etc. A su vez, intervienen los métodos, que corresponden a la tarea de una persona y a una serie de métodos que, acumulados e integrados, forman un procedimiento y, recalcando, varios procedimientos relacionados e integrados forman un sistema