Trabajo Final Administracion Ii.docx

Asignatura: Administración de Empresa II

Participante: Jairo Ariel Matos Cuevas

Matricula: 17-0340

Facilitador (a) Lic. Manuel Tejada

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NATURALEZA E IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS O PROCESOS DE CONTROL. El control administrativo es el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.

NATURALEZA: Primero analizaremos la importancia de contar con un buen sistema de control administrativo, sus objetivos, las principales etapas para diseñarlo, la naturaleza de la contabilidad por áreas de responsabilidad, el análisis de las partidas controlables, la asignación de los costos indirectos a las diferentes áreas, los informes de actuación de las diferentes áreas de responsabilidad financiera, etcétera.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO: Toda organización es perfectible; es decir, siempre pueden mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Es errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr una superación constante; se alcanzará esta superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo. Las organizaciones han reconocido la necesidad de canalizar sus esfuerzos hacia la implantación de los sistemas de control administrativo, el mismo gobierno federal ha redoblado esfuerzos para controlar los recursos y planes del sector público. Debemos recordar que, cuando en las 2

organizaciones los sistemas financieros, humanos, contables, de mercadotecnia, de calidad de producción no controlan sus funciones adecuadamente, tienden al caos. De ahí que, para las empresas, el reto de poner en práctica sistemas de control administrativo sea imperioso, especialmente en vista del futuro donde la formación de bloquees económicos y la competitividad incrementan.

TIPOS DE CONTROL: A continuación, se verán los tres sistemas de control más utilizados para ejercer el control administrativo, que sirven de guía para determinar el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de empresa que se trate. CONTROL GUÍA O DIRECCIONAL: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.

CONTROL SELECTIVO: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva.

CONTROL DESPUES DE LA ACCIÓN: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro de este sistema de control.

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TIPOS DE CONTROL ORGANIZACIONAL Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos. Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán dónde se encuentra el error. Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias contables, estadística, contabilidad, etc.

FUENTES DE CONTROL Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados, la organización misma, los grupos y los individuos. El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros.

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El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos. Como por ejemplo retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconsciente. La llamada ética profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No importa cuál sea la profesión, se espera que ejerza el autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión. Diferencias entre los siguientes procesos de control: supervisión, monitoreo, evaluación y corrección. La supervisión, como visión global del proyecto y el control del sistema nos permiten con nuestra experiencia y conocimientos técnicos, actuar para resolver aquellos problemas que puedan surgir en la producción industrial. Los planes de monitoreo y evaluación deben ser creados luego de la fase de planificación y antes de la fase de diseño de un programa o intervención. El plan debe incluir información sobre cómo se examinará y evaluará el programa o intervención. En la parte de corrección son las medidas a tomar para mejorar lo que está mal o lo que se quiere modificar o perseguir.

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ESQUEMA SOBRE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

Relación entre los sistemas de control y la privacidad en la empresa. 1. Técnicas De Control Control, Concepto: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino. •

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos

•

Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera.

•

Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar pruebas o notas.

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Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.

Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo. •

Constituye la cuarta y última etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

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Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

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Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición. Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición. Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío. Ventajas de las técnicas de control. Aumente el rendimiento con los recursos actuales Si las máquinas están sobrecargadas, tendrá que afrontar una considerable inversión de capital para compensar las deficiencias. Se trata de invertir o pagar una elevada factura de subcontratación. O peor aún, puede verse en la obligación de tener que rechazar un trabajo rentable. Pero ¿qué ocurriría si pudiera aumentar la producción en las máquinas que tiene? •

aplazamiento de las inversiones

•

reducción de costes de subcontratación y horas extraordinarias 7

•

contratación de nuevos trabajos

Aumente la automatización y reduzca la intervención humana ¿Depende

de

operarios

cualificados

para

mantener

sus

máquinas

en

funcionamiento y, por lo tanto, debe pagar altos costes de mano de obra y horas extraordinarias? O quizá ¿Los técnicos están ocupados prestando servicio técnico en el taller en vez de trabajar en nuevos procesos? ¿Qué impacto tendría en la competitividad de su empresa una reducción de la mano de obra directa y de los costes de servicio técnico en el taller? •

automatice el reglaje manual y los procesos de medición

•

reduzca los costes de mano de obra

•

reubique al personal en tareas de ingeniería proactiva

Reduzca las piezas desechadas, la repetición de trabajos y las concesiones Desechar piezas es una tarea ingrata: es una pérdida de tiempo, de esfuerzo y de materiales. Del mismo modo, la repetición de trabajos y las concesiones provocan retrasos en las entregas, reparaciones imprevistas y horas extraordinarias. Si pudiera eliminar gran parte de estos costes de calidad ¿cómo le ayudaría en su respuesta y en la rentabilidad? •

mejora de la conformidad y la uniformidad

•

costes unitarios más bajos

•

tiempos de preparación más cortos

Amplíe la capacidad para realizar más trabajos Mientras el cliente demanda trabajos cada vez más complejos, las normativas exigen mayor trazabilidad en los procesos de fabricación. ¿Dispone de capacidad para adaptarse a las necesidades del mercado?

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¿Necesita un método rentable que aumente la capacidad de sus procesos de mecanizado e inspección? •

oferta de tecnología y capacidad vanguardista al cliente

•

realización de trabajos más complejos

•

cumplimiento de las demandas de trazabilidad

•

Propósito del establecimiento de estándares.

Los estándares son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes. Existen tipos de estándares, y entre los mejores están las metas u objetivos verificables, como se analizó en la administración por objetivos. Los estándares son puntos de referencia respecto de los cuales se mide el desempeño real o esperado. En condiciones operativas simples, un administrador podría ejercer el control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo que se realiza; sin embargo, en la mayoría de las operaciones esto no es posible por su complejidad y el hecho de que tiene muchas más cosas que hacer que observar personalmente el desempeño todo el día. Harold Koontz, Heinz weihrich, Mark cannice Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. Much Galindo 9

Los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y ares clave de resultados: 1.-Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. 2.- Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas. 3.- Productividad: Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, si no para todas las aéreas de la empresa. 4.- Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia. 5.- Desarrollo del personal. Du objetivo es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad. 6.- Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que

el

trabajo,

desempeñe

satisfactoriamente;

sirve

para

determinar,

objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

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TIPOS DE ESTANDARES

1.- Estándares estadísticos: Se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. 2.-Esatandares fijados por apreciación: Se refiere a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal otras, pero cuya importancia es vita; su fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.

3.- Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores.•

Ver el video EL CONTROL (este documento está colgado en

la unidad VII en el área de recursos de la unidad) y realiza un resumen de este. En el video pudimos observar que el control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que sirven para garantizar que las operaciones reales coincidan con lo planificado, este proceso es muy importante dentro del proceso administrativo. Este contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos. Estas técnicas son utilizadas en cualquier actividad administrativa, de igual manera se realiza una herramienta para los jefes la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdos de acuerdo a la planificación.

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BIBLIOGRAFÍA

1. http://www.endvawnow.org 2. planes-de-monitoreo-y-evaluacion.html 3. http://nutai.com/supervision-y-control 4. Manual de aprendizaje uapa 5. Recurso s de la unidad 7

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