Trabajo Expo Aurandina.docx

“AÑO DEL DIÁLOGO Y LA RECONCILIACIÓN NACIONAL”

UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE – WORKING ADULT

TÍTULO AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL PROCESO DE LOGISTICA SUPERMERCADOS PERUANOS ALUMNOS:

ALVA NANFUÑAY KATHERINE ELIZABETH [email protected]

ANCHAHUA RIVERA MAYUMI [email protected]

CENTURION VERA, MARÍA RAQUEL [email protected]

FLORES CHUMPÉN EDISSON [email protected]

SAENZ RUIZ GREGORY ELIOT [email protected]

CARRERA PROFESIONAL:

ADMINISTRACION

CURSO

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

:

DOCENTE

:

Mg. TARMEÑO BERNUY LUIS

FECHA

:

17/06/18

CICLO

:

V CICLO

LIMA – PERÚ - 2018 Auditoría Administrativa

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INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INDICE INTRODUCCION 1. LA EMPRESA a. Referencia de la Empresa b. Visión c. Misión d. Objetivos e. Política f. Análisis de los procesos encontrados g. Definición de términos 2. Perfil del Auditor Administrativo 3. Procesos de la Auditoria 4. Plan de Auditoria a. Programa b. Instrumentos de Auditoria c. Agenda de Auditoria 5. Aplicación del plan de AUDITORIA ADMINISTRATIVA a. Informe de la Auditoria 1. Naturaleza 2. Alcance 3. Antecedentes 4. Objetivos 5. Procesos Auditados a. Planificación i. Misión  Descripción  Hallazgo  Recomendación ii. Visión  Descripción  Hallazgo  Recomendación b. Organización  Descripción  Hallazgo  Recomendación c. Dirección  Descripción  Hallazgo  Recomendación d. Control  Descripción  Hallazgo  Recomendación Auditoría Administrativa

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6. Conclusiones 7. Anexos a. Registros b. Procedimientos c. Instructivos d. Formatos e. MOF f. ROF g. Manual de Calidad

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DEDICATORIA

A nuestro profesor que con su dedicación, paciencia, esmero y profesionalismo nos dirigió durante todo este trayecto, con el objetivo de enseñarnos e instruirnos para el futuro.

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AGRADECIMIENTOS Nuestro principal agradecimiento es a Dios, por darnos la oportunidad de llegar a este momento de nuestras vidas, por iluminarnos y por darnos la fortaleza necesaria para trabajar de forma ardua y comprometida, a nuestros familiares y personas amadas por su apoyo incondicional, a la Universidad y al docente Luis Tarmeño Bernuy por las enseñanzas brindadas llenas de excelentes conocimientos y vivencias que nos han permitido crecer moral e intelectualmente, por su colaboración y la de nuestros compañeros de carrera, ya que con ellos aprendimos que el trabajo en equipo es herramienta de progreso.

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INTRODUCCION.

En el entorno actual cada vez más competitivo y con menores márgenes, las empresas buscan estrategias de mejora continua que las haga más competitivas. En este sentido, en los últimos años se ha tomado mayor interés en la Gestión Logística, siendo un punto importante la especialidad de Logística de Entrada la cual se encarga de comprar, almacenar y gestionar los inventarios, siendo el tema de investigación del presente trabajo. La Logística de Entrada representa por sí mismo una oportunidad de desarrollo las empresas industriales utilizan más del 60% de todos sus ingresos para adquirir insumos para la producción, materiales, equipos y suministros, además de otros servicios complementarios, de ahí la necesidad de gestionar eficazmente las compras dentro de la empresa. Asimismo, la gestión adecuada de inventarios nos permite atender con un nivel óptimo a los clientes internos y externos, estableciendo políticas y niveles de rotación de stock que permitan una optimización en los costos de almacenamiento y la eficacia del desarrollo en ella. Para manejar niveles óptimos de servicios se hace necesario mantener la confiabilidad del nivel de las existencias físicas en los almacenes con los registros contables de inventarios. En este marco, el objetivo del presente trabajo es desarrollar una auditoria administrativa que permita a las empresas analizar el desempeño de la Logística de Entrada, identificando sus problemas y orientándolas hacia el desarrollo de alternativas de mejora mediante el uso de las herramientas que esta área desarrolla.

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1. LA EMPRESA

a.

Referencia de la Empresa

SPSA, inició sus operaciones con el nombre de Supermercados Santa Isabel S.A. en 1993. La cadena creció durante la década de los noventa mediante la adquisición de las cadenas Mass y Top Market, y el arrendamiento del supermercado San Jorge. Gracias a estas adquisiciones, Santa Isabel se consolidó como la segunda cadena de supermercados en el Perú. En 1998, el grupo Holandés Royal Ahold, tercer minorista del mundo, se convirtió en copropietario de Santa Isabel, y fue incrementando su participación hasta asumir el control total de la empresa en mayo del 2002. Bajo la administración de Ahold, la empresa lanzó exitosamente el formato de hipermercados Plaza Vea. A inicios del año 2003, Ahold tomó la decisión de vender sus operaciones en Sudamérica. El 11 de diciembre de 2003, el grupo financiero Interbank adquirió la totalidad de las acciones de Supermercados Santa Isabel, brindando a la empresa el respaldo financiero y el prestigio necesarios para que una cadena ahora 100% Peruana pudiese continuar con el proceso de expansión iniciado por Ahold. Durante los años 2004 y 2005, la estrategia de la empresa se basó en la definición y consolidación de sus formatos, culminando con el lanzamiento de la nueva marca Vivanda, la transformación de las tiendas Minisol a Mass y una profunda mejora en calidad y servicios de Plaza Vea. En marzo de 2004, la junta general de accionistas aprobó cambiar la denominación social de Supermercados Santa Isabel S.A. por SUPERMERCADOS PERUANOS S.A. Desde el 2006, Supermercados Peruanos está teniendo un crecimiento constante, resultado de su plan de expansión, a través de la construcción de nuevas tiendas tanto en Lima como en Provincias se busca atender nuevos segmentos y en algunos casos remodelando tiendas ya existentes a fin de satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.

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b. Visión. “Ser la Primera opción de Compra para todos los peruanos” c. Misión. “Ofrecer a nuestros clientes productos de calidad a los mejores precios, a través de formatos de retail eficientes, que le permitan mejora su vida d. Objetivos de la Recepción de Mercadería - logística 

Recibir. Almacenar los materiales y suministros de compra, supermercados peruanos para sus diferentes formatos de tienda.



Garantizar que los bienes, materiales y suministros que adquieran supermercados peruanos cumplan con las especificaciones y controles de calidad solicitados.

e. Política

POLITICAS DE SEGURIDAS Y SALUD EN EL TRABAJO SUPERMERCADOS PERUANOS S.A. (SPSA), empresa que se dedica a la comercialización de bienes y servicios (Retail). Cuya principal actividad económica es la venta al por menor en almacenes no especializados, recepción y despacho en plataforma almacenamiento (bodegas y refrigeración en cámaras), producción (carnicería, pescadería, fiambres, panadería, platos preparados), degustación así como otras actividades complementarias al giro del negocio (operación de productos de supermercados e hipermercados). En el acuerdo con el Plan de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO de SPSA, nos comprometemos a: 

Proteger la salud y seguridad de nuestros colaboradores, así como de los usuarios, contratistas, sub contratistas y visitantes.



Cumplir con los requisitos legales aplicables a nuestras actividades en materia de seguridad y salud en el trabajo.



Motivar a nuestros colaboradores a que promuevan la prevención de los riesgos del trabajo en sus actividades, a través de la comunicación y participación activa en las medidas de control de los mismos.



Propiciar la mejora continua en todo el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, involucrando para ello a todos los colaboradores en la identificación continua de los peligros y evaluación de los riesgos permitiendo tomar oportunas y eficaces medidas de control.

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

Garantizar que el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo de APSA sea compatible con el resto de los sistemas de gestión de la Empresa, o en su defecto pueda estar integrado en los mismos.

De esta forma consolidamos la Seguridad como un valor en nuestros colaboradores. El presente compromiso está documentado, integrado, implantado y mantenido dentro de la gestión de SST de la Empresa.

Lima, 19 de Enero del 2018

Juan Carlos vallejo Gerente General Supermercados peruanos SA

f. Análisis de los procesos encontrados.

• • • • • • • • •

Instalaciones Mobiliario (Sillas, Mesas computo) Equipo de computo Personal Recepcion y Prevencion SPSA Lapiceros. Tablero de Registros Transpoirtista (Proveedores). Radio de Comunicación Muelles disponibles

TRANFORMACION

• El proveedor se dirije en forma ordenada y rapida al muelle respectivo para proceder con la descarga

• El Trasnportista llega a las instalaciones del antepuerto. • El personal de prevención lo registra a travez del tablero de registros. • El proveedor toma asiento en espera al llamado. • el Auxiliar de Recepcion realiza en la computadora los ajustes de ordenes, luego llama al encargado de recepcion a traves de la radio para ver la capacidad del area. • El personal de recepcion brinda al proveedor el numero de muelle asignado

ENTRADA

SALIDA

A continuación de detalla cada uno de estos procesos: Auditoría Administrativa

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INBOUND (IB) o Logística de Entrada, hace referencia a los principales procesos de entrada de mercadería al Centro de Distribución (CD), se enfoca en la compra y gestión de movimientos de productos, desde los proveedores hasta el CD. Los procesos que abarca son: Pre Recibo, Recibo y Almacenaje.

DISEÑO DE PROCESO 

Pre Recibo Pre Recibo abarca los procesos de integración con el proveedor, los cuales son: Corte en la generación de OC en el SAP, Programación de citas y Llegada del proveedor.

** Corte en la Generación de OC en el SAP

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Consiste en realizar el corte de las OC realizadas por abastecimiento, a fin de no exceder la capacidad de recepción del centro de distribución. Así mismo, permite asegurar que todas las OC emitidas por SAP estén cargadas en el LOGFIRE.

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Programación de Citas La programación de cotas describe el agendamiento de naves del CD para la recepción de la mercadería.

La programación de cotas describe el agendamiento de naves del CD para la recepción de la mercadería.

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** Llegada del proveedor La llegada del proveedor describe los procesos de llegada al CD, recepción, ubicación en puerta asignada y chek-in de la cita.



Recibo de Mercadería Importada

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

Recibo de Mercadería Nacional

El proceso de recepción incluye la descarga, revisión, movimiento y/o traslado, clasificación y re-empaque de la mercadería. Los objetivos de este proceso son recibir y descargar rápida y eficientemente los productos, así como verificar que la cantidad recibida sea la correcta y la fecha del vencimiento del lote este dentro de los rangos permitidos

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

Almacenaje El proceso de Almacenaje involucra guardar, proteger y conservar la mercadería adecuadamente en un periodo de tiempo y facilitar la labor de despacho cuando se requiera. Tiene como objetivos la protección de los productos, maximizar el uso del espacio en volumen, optimizar los recursos y minimizar el costo total de operación. Se podrá hacer uso de dos tipos de almacenaje: Dirigido y Sugerido.

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g. Definición de términos.

2. Perfil del Auditor Administrativo

PERFIL DEL AUDITOR Considerando que el auditor es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, ejecutarla y lograr los resultados necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoria dependen del profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que debe realizar. Por lo tanto, se detalla algunos perfiles de los auditores:

MAYUMI ANCHAHUA RIVERA Formación universitaria: Licenciatura o postgrado en administración. Conocimientos

competencias:

siempre

muestra

imparcialidad,

sinceridad

y

honestidad en todo momento del proceso de la auditoría de calidad. Habilidades y destrezas: es una persona muy observadora, con capacidad de que los pequeños detalles no se le pasen por alto. Valores y principios éticos: Confiabilidad; el auditor al realizar un examen aplica procedimientos y métodos necesarios para realizar la auditoría, derivando de ello, confianza en su capacidad profesional y dando confianza al auditado de los juicios que emite. Amplia experiencia: conocimiento de la imagen corporativa. Profesional competente: en la auditoria debe tener asesoramiento y asistencia competente.

MARIA RAQUEL CENTURION VERA Formación universitaria: Licenciatura o postgrado en administración.

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Conocimientos

competencias:

tiene

la

capacidad

de entender

diferentes

situaciones y ser consciente de las mismas. Habilidades y destrezas: es una persona que en todo momento muestra seguridad de lo que hace y de sí mismo. Valores y principios éticos: Imparcialidad; es cuando el auditor busca realizar su trabajo de forma equitativa, siendo siempre justo y razonable en los juicios que emite. Además reconoce errores y da un trato igual a los funcionarios y empleado que audita. Amplia experiencia: tiene independencia de criterio. Profesional competente: el auditor debe tener conocimientos suficientes para evaluar el riesgo del fraude.

GREGORY ELLIOT SAENZ RUIZ Formación universitaria: Licenciatura o postgrado en administración. Conocimientos competencias: el adquiere experiencia de las propias auditorías en las que va participando con el tiempo. Habilidades y destrezas: Ha de ser una persona comprensible y abierta a aceptar diferentes visiones alternativas considerando, para ello, la aportación de nuevas ideas propuestas. Valores y principios éticos: Responsabilidad; el auditor al realizar su evaluación, emite un dictamen, adquiriendo un compromiso inevitable de su actuación profesional, aceptando absolutamente las consecuencias de su trabajo. Amplia experiencia: tiene conocimiento de la organización. Profesional competente: él tiene el conocimiento suficiente de los riesgos y controles clave con tecnología de la información.

EDISSON FLORES CHUMPEN Formación universitaria: Licenciatura o postgrado en administración.

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Conocimientos competencias: el acude a conferencias que se celebren relacionadas con calidad, para obtener mayor conocimiento. Habilidades y destrezas: es altamente exigente en cuanto al logro de las metas establecidas en el proceso de auditoría que realiza. Valores y principios éticos: Integridad es el auditor al poseer esta cualidad es de principios sólidos, es honorable, recto y se apega a sus convicciones cualesquiera que sean, las hace respetar; de igual forma cumple estrictamente sus compromisos de trabajo Amplia experiencia: identificación con el personal. Profesional competente: en ninguna auditoria se debe aceptar un servicio de consultoría, o bien debe obtener asesoramiento ya asistencia competente.

KATHERINE ELIZABETH ALVA NANFUÑAY Formación universitaria: Licenciatura o postgrado en administración. Conocimientos competencias: asiste a cursos y talleres que ofrezcan una formación especializada en aquellas materias concretas sobre la que nos queramos actualizar y obtener mayor conocimiento. Habilidades y destrezas: es una personal versátil, en el sentido de que sepa amoldarse a diferentes entornos y contextos con facilidad. Valores y principios éticos: Imparcialidad es cuando el auditor busca realizar su trabajo de forma equitativa, siendo siempre justo y razonable en los juicios que emite. Además reconoce errores y da un trato igual a los funcionarios y empleado que audita. Amplia experiencia: tiene visión imparcial de la organización. Profesional competente: su desarrollo profesional debe estar basado en las mejores prácticas, legislación y técnicas existentes.

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RESPONSABILIDAD SOCIAL Y LA ÉTICA DEL AUDITOR

Considerando que la ética permite regular de un auditor, de manera que establece requisitos de autonomía para trabajos de auditoria, y de revisión en los que el auditor expresa recomendaciones y oportunidades de mejora para un lograr una competitividad. Por lo que es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, debiendo preservar su autonomía e imparcialidad. Por lo tanto, se detalla algunos principios diferenciados de los auditores: MAYUMI ANCHAHUA RIVERA

Independencia: Es Una de las principales características y cualidades de las que debe gozar un auditor, tiene absoluta independencia para poder opinar y conceptuar sin el riesgo de que su concepto u opinión resulte viciada de algún modo. Evita cualquier conflicto de intereses que pueda llevar a comprometer su credibilidad y confianza a la hora de cumplir con sus labores. Asimismo, evita todo elemento o circunstancia que pueda en un momento dado parcializar o sesgar la actuación del auditor.

MARIA RAQUEL CENTURION VERA Integridad: resalta una rectitud intachable en el ejercicio de su papel como auditora, que le obliga, en el ejercicio de su profesión, a ser honesta y sincera en la realización de su trabajo y la emisión de su informe. En consecuencia, todas y cada una de las funciones que ha de realizar han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable GREGORY ELLIOT SAENZ RUIZ Confidencialidad: Mantiene la discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de las labores. La información de la auditoria no lo emplea de

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manera inapropiada para ganancia personal que vaya en detrimento de sus intereses legítimos como auditor. EDISSON FLORES CHUMPEN Objetividad: Para mantener la objetividad, evitar estar involucrado personalmente o profesionalmente con el área auditada, ni mantiene lealtad con ella; y tiene una actitud mental imparcial y neutral en relación con todos sus trabajos. KATHERINE ELIZABETH ALVA NANFUÑAY Responsabilidad: Es absolutamente responsable de la auditoria que realiza y del contenido de su informe o recomendaciones. En la medida en que es libre, y por encima de sus conveniencias personales, debe responder de forma hábil, eficiente, y adecuada, haciéndose cargo, ante la comunidad de sus propios actos o de los actos de terceros cuando corresponda a su equipo de trabajo. 3. Procesos de la Auditoria.

Los procesos que estaremos auditando serán: Planificación, organización, dirección y control del área de logística.

Planeación: En el área de logística de Supermercados Peruanos S.A. contamos con MAPRO, RIF, POLITICAS, MISION, VISION, OBJETIVOS. En esta etapa se va a escoger o elegir, la actividad a realizar, se van a establecer las metas y objetivos a lo que deseamos y esperamos alcanzar con el proceso de esta auditoría. Verificamos que el personal del área de logística si sabe la misión y visión de la empresa, además de tenerlo en la misma área en su muro del almacén, se siente comprometidos y realizan sus labores con el fin de lograr los objetivos de la empresa.

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El área que vamos analizar de Supermercados Peruanos S.A. es el área de logística. El centro de distribución cuenta con una estructura compuesta dividida de la siguiente manera: Flujo de Ingreso: Es el área de Controlar verificar y coordinar el adecuado ingreso de productos perecibles y no perecibles, al centro de distribución. Flujo de Salida: Es el área encargada en la preparación y despacho de los pedidos desde el centro de distribución hacia las tiendas, afectando en gran medida a la productividad de toda la cadena logística. Planificación: planificar, controlar, desarrollar y coordinar la gestión del ingreso y salida de la mercadería logrando el correcto abastecimiento de la tiendas. Organización: Los colaboradores que laboran en Supermercados Peruanos S.A en el área de logística tienen conocimiento de sus funciones a realizar a diario ya que tienen un manual de funciones y han recibido capacitaciones constantemente. El área que vamos analizar de Supermercados Peruanos S.A. será el área de Flujo de ingreso en el proceso de Entrada de Proveedores.

Organigrama de la empresa

Jefatura de Recepcion y Almacenaje

Supervision de operaciones logisticas de Rececpion

Ante puerto

Recepcion Nacional/ Fc

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Supervision de operaciones logisticas de Almacenaje

Recepcion Importados

Recepcion Electro

Almacenaje

Unidades Logistificaicas

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Coordinador de Operaciones Logisticas

Agente de Prevencion de Perdidas Asistente de Operaciones Logisticas Auxiliares de Operaciones Logisticas

TRUCTURA DEL FLUJO DE INGRESO ACTUAL

Jefatura de Recepcion y Almacenaje

Supervision de operaciones logisticas de Rececpion

Recepcion Nacional/ Fc

Recepcion Importados

Supervision de operaciones logisticas de Almacenaje

Recepcion Electro

Almacenaje

Unidades Logistificaicas

Descripción del Puesto

Jefatura de Recepción y Almacenaje: Encargada de coordinar, supervisar, controlar y asegurar las actividades de recepción y almacenamiento de productos terminados, empaques, suministros diversos para los clientes externos e internos de la compañía. Supervisión de Recepción: encargada de organizar, dirigir y controlar el área de recepción de mercadería en sus diversas áreas.

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Supervisión de Almacenaje: encargada de organizar, dirigir y controlar el adecuado almacenamiento de los productos terminados, Suministros y activos logísticos del Centro de distribución. Recepción Nacional: Área encargada de la Recepción de productos terminados de proveedores nacionales. Recepción de Importados: Área encargada de la recepción de mercadería importada por Supermercados Peruanos S.A Recepción Electro: Área encargada de la recepción de Electrodomésticos. Almacenaje: Área encargada del correcto almacenamiento de los productos terminados. Unidades Logísticas: Área encargada de recepción, almacenamiento y despacho de suministros y activos logísticos.

Dirección: Gerencia del CD: La gerencia general presidido por un Gerente quien se encarga de Administrar eficientemente los recursos: personal, operativos y financieros del centro de distribución, dentro del marco de políticas y procedimientos establecidos para el correcto funcionamiento del mismo. 

Verifica que el área tenga diferentes tipos de motivaciones: paseos, fiestas de integración, empleado del mes, se brinda bonos a los que cumplen con sus indicadores.



En comunicación tienen: capacitaciones constantes, reuniones para dar a conocer algún procedimiento nuevo, etc.



Liderazgo: se realizan equipos de trabajo donde se elige a un líder y se realiza briging

Control: Se realizan las siguientes actividades para medir el rendimiento de cada colaborador en el área y poder tomar medidas correctivas y mejorar los procedimientos del área de logística.



Inventarios : Es la encargada de administrar, controlar, preservar y mantener actualizado el inventario de todos los bienes del centro de distribución, al servicio de cada una de las áreas, suministrando un sistema de información actualizado que permita identificar, ubicar y distribuir los bienes.

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

Mantenimiento: Velar por el mantenimiento en general y su óptimo uso de la maquinaria y equipos del centro de distribución.



Prevención de Perdidas: Diseñar y administrar el sistema general de prevención de pérdidas para todas las instalaciones del centro de distribución, que permitan minimizar el nivel de riesgos.

4. Plan de Auditoria a. Programa. b. Instrumentos de Auditoria. Los instrumentos que utilizaremos para esta uditoria serán: lapiceros,file de procedimientos, check lis, laptos, agendas. Los instrumentos que utilizaremos

c. Agenda de Auditoria

5. Aplicación del plan de AUDITORIA ADMINISTRATIVA a. Informe de la Auditoria

1. Naturaleza 2. Alcance 3. Antecedentes 4. Objetivos

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5. Procesos Auditados.

a. Planificación

I.

Misión. Pudimos verificar que la misión del área de logística se encuentra en el mural del almacén, donde los trabajadores pueden visualizarlo y tomarlo en cuenta.

Descripción Hallazgo Recomendación ii. Visión Descripción Hallazgo Recomendación b. Organización Descripción Hallazgo Recomendación c. Dirección Descripción Hallazgo Recomendación d. Control Descripción Auditoría Administrativa

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Hallazgo recomendación

6. Conclusiones 7. Anexos a. Registros b. Procedimientos c. Instructivos d. Formatos

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