Tips Auditoria - Sena

Qué es Calidad? CALIDAD: Conjunto

de propiedades y características de un producto, proceso o servicio que le confieren su aptitud para Satisfacer las necesidades establecidas o implícitas.

Marco Legal de NTCGP 1000 2003 e d 72 LEY 8 Art. 1

“Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios” “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, para los organismos, entidades y agentes obligados.”

DECRETO 4

110 de 2004

Principios de la gestión de calidad

Mejoramiento Contínuo

VOCABULARIO NTCGP 1000:2004 • Cliente: organización o persona que recibe un producto. • Proveedor: organización o persona que proporciona un producto. • Parte interesada: persona o grupo que tenga interés en el desempeño o éxito de una organización. • Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. • Producto: resultado de un Proceso (servicios, software, hardware, materiales procesados). • Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. • Eficacia: extensión en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. • Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. •Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (IMPACTO)

VOCABULARIO NTCGP 1000:2004 • Conformidad: cumplimiento de un requisito. • No conformidad: incumplimiento de un requisito. • Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. • Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos. • Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. • Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. • Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. • Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello que está bajo consideración.

Qué es un Modelo Integrado para la mejora continua? Es un sistema de administración y estilo de trabajo cuya metodología y atributos permiten incrementar la satisfacción del cliente, la idoneidad, transparencia y eficiencia personal y organizacional mediante la aplicación del Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), generando una cultura orientada a la calidad, oportunidad y la excelencia en el servicio

Ciclo PHVA

BENEFICIOS

AUDITORIA DE CALIDAD

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria

LOS TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA CRITERIOS DE AUDITORIA

CLIENTE DE LA AUDITORIA AUDITADO AUDITOR

EVIDENCIA DE AUDITORIA

EQUIPO AUDITOR

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

EXPERTO TÉCNICO

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

COMPETENCIA

LOS TIPOS DE AUDITORIA REQUISITOS

DISPOSICIONES

ACTIVIDADES RESULTADOS

SISTEMA

PROCESO

PRODUCTO



LOS ACTORES DE LA AUDITORIA    

Determina que y porqué Define quién, cómo Recibe el informe Señala las acciones de seguimiento CLIENTE

 Informa qué, cuándo, cómo y quién  Asigna recursos  Determina e inicia las acciones correctivas

 Comunica y aclara requisitos Desarrolla PHVA / AUDITORIAS  Documenta e informa Mantiene confidencialidad AUDITO  R

AUDITADO

LOS REQUISITOS DE LA AUDITORIA

4 5 6 7 8

E F A M M X X X X X

INDEPENDIENTE

Estado (B,RM) Importancia(A,M,B) Otras auditorías ACTIVIDAD POR AUDITAR

Registrar resultados auditoría

ACCIONES CORRECTIVAS APLICACIÓN Y EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS

Registrar resultados verificación

EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Inicio de la auditoría Realizar auditorías de seguimiento

Revisión de documentos

Si

No

No

Adecuados ?

No conformidades ?

Si Preparar de la auditoría

Realizar la auditoría

Gestión del Informe de la auditoría

Finalizar auditoría

LA DOCUMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Proporcionan Información coherente Interna y Externa MANUAL DE CALIDAD

Proporcionan evidencia objetiva Proporcionan información Registros sobre como efectuar las actividades y procesos

Manuales

Describen aplicación

DOCUMENTOS

Establecen requisitos Planes

Especificaciones

•Instrucciones de trabajo •Planos •Procedimient os

Establecen recomendaciones

Guias

LA ACTITUD DE LOS AUDITADOS… • Puntualidad y cumplimiento de las fechas y horarios establecidos. • Conocer los documentos del Modelo Integrado de Gestión • Escuchar atentamente las preguntas de los auditores. • Proporcionar la información y evidencia solicitada. • Demostrar respeto por los auditores