Tipos De Comunicacion Dentro De Una Organizacion.docx

CIRCULAR 1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Significa perteneciente al círculo. 2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad. Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

o o o

Movimiento interno de los jefes de la institución Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía. Ascensos del personal que elabora en la empresa.

3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar: o o o o o o

Cambios de horario. Rotación de jefes. Nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de encuesta. Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

4. USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas. 5. PARTES: a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución. CIRCULAR Nº 050-...../GG. b) Fecha. Se escribe el día, mes y año. c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas. Señores Jefes de Departamentos Presente A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. ASUNTO: Cambio de horario. f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque. g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. Atentamente, cordialmente. h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. Guillermo Aviles GERENTE DE VENTAS i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento. 6. REDACCIÓN DEL TEXTO. El texto de la circular comprende dos secciones: 6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de...”, "Se comunica...”, "Por disposición...”, "De acuerdo con...”. 6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

La carta y su estructura La carta se caracteriza porque su mensaje sea breve y preciso. Se organiza con claridad y exactitud. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia palabras y utiliza una puntuación adecuada para poder expresarse. La carta se caracteriza porque su mensaje sea breve y preciso. Se organiza con claridad y exactitud. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia palabras y utiliza una puntuación adecuada para poder expresarse. ESTRUCTURA DE LA CARTA a) El encabezado: abarca la parte superior de las cartas. Cumple la función de realizar la presentación. Este identifica el nombre o empresa del que envía. Puede incluir la dirección física, correo, teléfono Asimismo, incluye la fecha y la dirección de la persona que recibe la carta. b) La fecha: uno de los elementos más importantes. Todas deben ir con fecha. Su ubicación depende del tamaño de la carta.

c) Nombre y dirección del destinatario: se escriben al margen izquierdo del papel, a cuatro espacios verticales de la fecha. Incluye el nombre completo del destinatario, dirección, ciudad, país y código postal. d) El saludo: se ubica a partir del margen izquierdo y a dos espacios verticales debajo de la dirección del destinatario. e) Cuerpo o texto: es la parte más importante de la carta, ya que porta el mensaje. Puede ser de carácter expositivo o argumentativo. Se ubica a dos espacios debajo del saludo. Se divide en introducción (se agradece al destinatario o indica el motivo del escrito), núcleo (se desarrolla la idea principal) y una conclusión (resumen de la carta). f) La despedida: cierra el mensaje con una cortesía. Ejemplo: Atentamente, etc.) . g) La firma: incluye el nombre y puesto de la persona que firma la carta. Se escribe después de la despedida.

INFORME El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar). Un informe suele ser algún tipo de documento que presenta información. Dichos datos, por otra parte, surgen de una tarea investigativa. Un científico, por citar un caso, puede escribir un informe después de alcanzar algún descubrimiento, explicando los pasos que siguió y cuáles son sus conclusiones al respecto. Por lo general, la finalidad del informe es, obviamente, informar. De todas formas, estos escritos pueden incluir consejos u otros elementos que apunten a la persuasión. Los informes, por otra parte, pueden ser públicos o privados según el objetivo de divulgación. En cuanto a los formatos de los informes, pueden ser simples o complejos de acuerdo a su estructura y a sus contenidos. En materia de previsión y futura realización proyectos se establece que es fundamental lo que se da en llamar el informe final de investigación. Este, como su propio nombre indica, recoge todo lo que ha sido el proceso de investigación desarrollado así como los resultados que se han obtenido dentro del mismo. Por ello, es fundamental que dicho documento cuente con una estructura y una organización claramente delimitada y estipulada pues de aquel dependerá que el proyecto sea comprensible, se considere oportuno, se vea la necesidad que existe de él y finalmente se dé luz verde a su puesta en marcha. Tal circunstancia establece, por tanto, que todo informe final de investigación debe contar de manera irremediable con un conjunto de apartados donde se encuentren la correspondiente portada, el índice, la introducción, el resumen, el cuerpo del trabajo, las conclusiones alcanzadas, las recomendaciones estipuladas, los anexos con documentación adicional pero muy importante y, por supuesto, la bibliografía. Tanto para este tipo de informes como para cualquiera otros se establecen una serie de recomendaciones o consejos de cara a conseguir que aquellos cumplan los objetivos que se han marcado y sean lo más atractivos posibles para el receptor de los mismos. Así, por ejemplo, se estipula que es muy buena opción el apostar porque en ellos se encuentren diversos materiales tales como fotografías, diagramas y tablas de datos.

COMUNICACIÓN DIGITAL La comunicación digital es el intercambio de información y conocimiento haciendo uso de las herramientas digitales disponibles, puestas a nuestra disposición por la investigación y desarrollo tecnológico. Pero más allá de las herramientas y aparatos, de la tecnología por sí misma, la comunicación digital es un ecosistema que para funcionar requiere de una coordinada simbiosis entre éstas y las personas que participan en el intercambio de información. En principio, los soportes de información se digitalizan, para luego difundirse en un entorno que facilite este proceso. Todo esto conlleva una sólida cadena de estrategias que respondan a alcanzar los objetivos de un plan de acción: una buena estrategia digital. ¿Qué es la Comunicación digital? Su definición viene marcada por la importancia tanto de las herramientas y la tecnología, así como del conjunto de habilidades que aglutina y el ecosistema en el que se desarrolla. Conlleva, primeramente, la digitalización de los soportes de información, después su integración en un entorno que permita su difusión, y por último, un repertorio de estrategias que deben atender a una o a un conjunto de finalidades dentro de un plan de acción. Hace menos de una década, su fundamento y capacidad de actuación en el ámbito corporativo estaba limitada al entorno web estático. Aquí, la información ‘desmaterializada’ se concentraba a modo de afiche en los sites web donde permanecía hasta una nueva actualización, si es que ésta llegaba a producirse. Ahora, curiosa y paradójicamente la tecnología ha humanizado la comunicación, dotándola de vida, interactividad y evolución dentro de un entorno accesible a través de extensiones ergonómicas y universales como son las tabletas, ‘Smartphone’ y los nuevos terminales televisivos (Smart TV). La secuencia histórica de la comunicación corporativa en el ámbito digital: Web, Redes Sociales, pantallas táctiles accesibles, no ha sido, sin embargo, seguida y asimilada por igual en las organizaciones. Estructurante y dinamizadora En la evolución de la gestión de la comunicación digital (o digitalizada) aplicada a al terreno corporativo o institucional nos encontramos, de una parte, en la necesidad de una mayor implantación: todavía son muchas las empresas y directivos que se muestran reticentes, por indiferencia o desconocimiento acerca de la ‘necesidad de cambio’; y de otra, en la ignorancia que en ocasiones se tiene acerca de las funciones que debe cumplir la comunicación en el entorno digital, entendida muchas veces como publicar en Redes Sociales y escribir en el site corporativo. Un trabajo para becarios, dicen algunos. Son muchos los ejemplos de planes de acción (ver decisiones estratégicas) arruinados de partida por no tener en cuenta la dimensión estructurante, sistematizante y dinamizadora de la comunicación digital. Sólo una aproximación global y estratégica permite dar coherencia al conjunto de la empresa frente a accionistas, socios, empleados y clientes, asegurando una gestión de largo recorrido que implique por igual tanto a los agentes internos como a los externos. En estos tiempos de digitalización que hacen perdurables los mensajes y contenidos se abre a las empresas un nuevo espacio donde configurarse corporativamente y destacar sobre la competencia, pero también un tiempo de peligro e incertidumbre para los dirigentes quienes deben empezar a pensar que todo lo dicho y escrito sobre

ellos y su gestión adquiere una ‘vida digital propia’. Los ordenadores, servidores, la nube… son elementos poseedores de una memoria cuasi infinita que registran los comentarios de empleados, colaboradores y clientes sobre la empresa y sus dirigentes, divulgándolos muchas veces de una forma incontrolada. En este contexto tomar las riendas de la situación se hace imprescindible ante la perspectiva de que sean otros quienes lo hagan. Se acabaron los tiempos en los que el director de comunicación visaba los comunicados de prensa para su circulación en los medios analógicos. Ahora, su cometido pasa también por estructurar el desarrollo imperecedero y el control efectivo de los mensajes digitalizados en coherencia con el plan de comunicación y de la RSC. Este nuevo escenario implica no sólo la integración en el ámbito digital de elementos como la imagen, la reputación, la notoriedad, las cuestiones éticas, de trasparencia y los contenidos (noticias) sobre la empresa, sino también de manera destacada debe conllevar la participación ‘activa’ de los máximos responsables de la corporación. Participativa y democrática La comunicación digital es un nuevo ‘pulmón’ de la empresa. Pero no es una herramienta de un solo hombre o exclusiva del departamento de comunicación. Involucra de manera activa a los dirigentes, empleados, colaboradores externos y clientes. Todos confluyen en un espacio de conversación, intercambio y testimonio ineludible en los tiempos actuales. De otra forma se corre el riesgo de pérdida de credibilidad porque en el nuevo ecosistema de la comunicación las reglas de juego implican apertura, participación, trasparencia y democracia. Atrás quedaron los tiempos de los edictos omnidireccionales ‘cerrados’ de otros tiempos. La comunicación analógica ya no tiene buena prensa. Nadie la tiene en cuenta ni le otorga credibilidad alguna. La comunicación en nuestro tiempo está modificando en profundidad las relaciones de la empresa con sus empleados actuales y potenciales futuros. Hasta mediados de los años 90, asistimos a estrategias de comunicación descendente que dejaban muy pocas posibilidades de intercambio de información entre los departamentos de Recursos Humanos y los empleados o aspirantes a un puesto de trabajo. Hoy, la comunicación de la marca hacia los empleados se lleva a cabo desde el ámbito digital. Sólo así puede segmentarse adecuadamente posibilitando llegar hasta los candidatos ideales en el caso de reclutamiento, y hacia determinados empleados cuando se trata de comunicación interna o de crisis. En la multiplicidad de estrategias a desarrollar, de la cantidad de información a trasmitir y en la velocidad con la que ésta puede ser propagada, así como en las herramientas intervinientes, objetivos a alcanzar y la necesidad de dialogo constante con todos, se abre un fabuloso escenario de oportunidades de afianzar el poder de la marca. Pero también un tiempo de incertidumbre si se pierde el control de la situación por inactividad o ineficacia de los máximos responsables de la empresa o institución que continúen manteniéndose escépticos hacia el enorme poder de influencia de la comunicación digital.