Tie Modificado 05.05.2019.docx

INTRODUCCION Actualmente las empresas que desarrollan cualquier actividad de producción, comercio o servicio, tienen en cuenta la importancia de la eficiencia de la gestión de almacenes y control de stock, capaz de participar en las estrategias y objetivos de la empresa. La empresa MELCORPACHECO inicia sus actividades en el año 2015, desempeñándose en la comercialización de alimentos y bebidas para entidades públicas, contando con la experiencia en la participación de contrataciones con el estado. Esta empresa presenta como problema la carencia de un almacén, que cuente con todo el control, documentación, registro de las compras y salidas realizadas diariamente; por lo tanto, al no contar con las condiciones de trazabilidad, recae en ella una deficiente gestión logística lo cual no le permite percibir las cantidades y costos exactos que incurren en la adquisición de compras, devolución, reposición o pérdida de la mercadería. Por lo tanto; el propósito de este trabajo es la estandarización y optimización de procedimientos de control desarrollados en la implementación de un almacén, el cual servirá para la visualización de costos, beneficio o pérdida, según el desempeño de las actividades propias del negocio.

CAPITULO 1

1 La Empresa 1.1. Reseña histórica MELCORPACHECO S.R.L. es una empresa que inicia sus actividades a partir del 2015, constituida y formada a base de una empresa familiar, del cual adquirió los conocimientos y experiencia en contrataciones con el estado a la vez logra posicionamiento en el mercado. Nuestras actividades se enfocan en la especialización, comercialización y distribución de alimentos perecibles y no perecibles para instituciones públicas. Nuestros dos primeros clientes fueron el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati y Essalud Red Asistencial Almenara. Actualmente abastecemos a 12 instituciones públicas conocidas dentro de las zonas de Lima-Callao y Ate, entre ellas tenemos a la Universidad Nacional Mayor San Marcos, Universidad Nacional de Ingeniera, Hospital Casimiro Ulloa, Hospital Sergio Voto Vernales, Hospital Nacional Dos de Mayo, instituto nacional Materno Perinatal, y otras más que estaremos mencionando. Somos una empresa especializada en el procesamiento primario: clasificación y selección de frutas y hortalizas (verduras y tubérculos frescos), selección y envasado de granos secos (menestras) en todas sus variedades, así como especies. Nuestro objetivo principal es lograr una mejora continua en nuestras actividades entregando calidad, puntualidad y profesionalismo por lo que el prestigio obtenido se basa en la satisfacción de ofrecer un servicio idóneo y productos frescos a precios competitivos. Teniendo en cuenta que trabajamos con productos de primera necesidad, y como parte de nuestra política de Calidad e Inocuidad está el mejoramiento continuo de nuestros procesos, la capacitación y perfeccionamiento constantes de nuestro personal y el mantenimiento de nuestros estándares de calidad, con la finalidad de estar actualizados en

los cambios e innovaciones tecnológicas, de esta manera, satisfacer las exigencias y expectativas de nuestros clientes y consumidores. 1.2. Dirección estratégica 1.2.1. Misión: Satisfacer las expectativas de nuestros clientes, estableciendo mejoramiento continuo de procesamiento primario, para obtener la calidad y cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas por nuestros usuarios. 1.2.2. Visión: Ser una empresa competitiva dentro del mercado de las contrataciones con el estado, cubriendo con las expectativas de nuestros usuarios 1.2.3. Objetivos: 1.2.3.1. Objetivo Principal: Lograr una mejora continua en nuestras actividades entregando calidad, puntualidad y profesionalismo por lo que el prestigio obtenido se basa en la satisfacción de ofrecer un servicio idóneo y productos frescos a precios competitivos. 1.2.3.2. Objetivo Específico: Cumplir con los alimentos que establezcan los lineamientos sanitarios de gestión de inocuidad, asegurando las condiciones generales de higiene requeridas por las instituciones públicas.

1.2.4. Valores: 

Responsabilidad



Honestidad



Compromiso



Puntualidad



Respeto



Colaboración



Trabajo en equipo

1.3. Datos Importantes 1.3.1. Ubicación 

Empresa:

MELCORPACHECO S.R.L. con Domicilio fiscal en Calle Las Rosas N° 181 Int. 2 Ref. El Ermitaño, Distrito de Independencia.

Fuente: Google Maps.

 El

Centro de Procesamiento Primario

establecimiento

de

procesamiento

primario

de

la

empresa

MELCORPACHECO S.R.L. se encuentra ubicado en la Urbanización Las Terrazas de Caraponguillo Mz N 1 Lote 5 Distrito de Lurigancho – Chosica.

Fuente: Google Maps.

1.3.2. Personal: La empresa Melcorpacheco, desarrolla sus actividades contando con el siguiente personal:

Ejecutivo

:1

Administrativo : 4

Operativo TOTAL

:6 : 11

1.3.3. Ventas en los últimos años: VENTAS DE LA EMPRESA MELCORPACHECO MESES

2016

Enero

2017 Total general S/. 46,160.45

S/. 46,160.45

S/. 235,351.93

S/. 235,351.93

S/. 76,947.40

S/. 76,947.40

Abril

S/. 270,805.08

S/. 270,805.08

Mayo

S/. 359,214.67

S/. 359,214.67

Junio

S/. 175,367.57

S/. 175,367.57

Julio

S/. 280,740.95

S/. 280,740.95

S/. 17,281.13

S/. 322,986.73

S/. 340,267.86

S/. 1,794.00

S/. 401,436.29

S/. 403,230.29

Octubre

S/. 112,713.61

S/. 434,973.45

S/. 547,687.06

Noviembre

S/. 109,949.90

S/. 407,252.64

S/. 517,202.54

Diciembre

S/. 192,818.60

S/. 265,213.12

S/. 458,031.72

Total general

S/. 434,557.24 S/. 3,276,450.28 S/. 3,711,007.52

Febrero Marzo

Agosto Septiembre

Fuente: MELCORPACHECO S.R.L.

Fuente: MELCORPACHECO S.R.L. 1.3.4. Principales clientes:

PRINCIPALES CLIENTES ESSALUD HOSP. NACIONAL EDGARDO REBAGLIATI ESSALUD-RED ASISTENCIAL ALMENARA UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA HOSPITAL DE EMERGENCIA CASIMIRO ULLOA HOSPITAL SERGIO BERNALES – IGSS HOSPITAL NACIONAL DOS DE MAYO – IGSS INSTITUTO NACIONAL MATERNO PERINATAL HOSP. NAC. ARZOBISPO LOAYZA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DEL CALLAO INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS NEUROLOGICAS OTROS Total general

MONTO TOTAL S/ 1,205,760.73 S/ 1,188,274.40 S/ 453,513.53 S/ 340,088.27 S/ 166,664.71 S/ 73,625.00 S/ 68,490.97 S/ 17,122.20 S/ 12,206.50 S/ 9,208.81 S/ 9,020.70 S/ 167,031.70 S/ 3,711,007.52

Fuente: MELCORPACHECO S.R.L.

CLIENTES 2016 - 2017 S/ 166,664.71, 4%

S/ 356,705.88, 10% S/ 1,205,760.73, 33%

S/ 340,088.27, 9% S/ 453,513.53, 12%

S/ 1,188,274.40, 32%

ESSALUD HOSP. NACIONAL EDGARDO REBAGLIATI

ESSALUD-RED ASISTENCIAL ALMENARA

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

HOSPITAL DE EMERGENCIA CASIMIRO ULLOA

OTROS

Fuente: MELCORPACHECO S.R.L. 1.3.5. Principales Proveedores PROVEEDORES ADR PROVEEDORES S.A.C.

MONTOS DE COMPRAS S/

504,282.00

CONITERICK DE FRUTAS S.A.C.

S/

214,750.00

INVERSIONES MARQUITO S.A.C.

S/

161,547.66

FRUTOS Y ESPECIAS

S/

93,065.80

TEODORO ANASTACIO ANAMPA HUAMANI

S/

80,000.00

CONSORCIO MAPESA S.A.C.

S/

67,325.00

INVERSIONES MARQUITO S.A.C

S/

ANGEL EDGAR DELGADILLO BASURTO

S/

58,900.00

YAPUCHURA MATTA JUNIOR MAX

S/

58,588.00

DISTRIBUCIONES Y REPRESENTACIONES CRIS S/ ADM SAO PERU S.A. S/

56,545.00

OTROS

S/

810,682.00

S/

2,224,340.18

TOTAL

67,077.30

51,577.42

Fuente: MELCORPACHECO S.R.L.

MONTOS DE COMPRAS 2016 -2017 S/900,000.00 S/800,000.00 S/700,000.00 S/600,000.00 S/500,000.00 S/400,000.00 S/300,000.00 S/200,000.00 S/100,000.00 S/-

Fuente: MELCORPACHECO S.R.L. 1.3.6. Principales Materiales de Comercialización. DESCRIPCION CONSERVA DE LOMO DESHUESADO DE ANCHOVETA EN ACEITE

U.M. UN

DURAZNO AL JUGO EN MITADES

UN

MERMELADA DE SABORES DIFERENTES BOT. X 1 KG

KG

PIÑA EN RODAJAS CONSERVA

UN

SALSA DE TAMARINDO BOT. X 350 ML

FCO

SALSA DE TOMATE X 3.20 KILOS

UN

SILLAO X 500 ML

UN

VINAGRE BLANCO X 500 GR

UN

VAINILLA BOT X 750 ML

UN

ACEITE VEGETAL COMESTIBLE

LT

ARROZ PILADO EXTRA

KG

AZUCAR RUBIA DOMESTICA

KG

S/ 4.50 9.00 8.50 7.90 4.80 26.00 3.00 1.80 10.00 7.20 3.50 3.50

FRIJOL CASTILLA CALIDAD 1 - EXTRA

KG

ARVERJA PARTIDA CALIDAD 1 - EXTRA

KG

FRIJOL PANAMITO CALIDAD 1 - EXTRA

KG

FRIJOL CANARIO CALIDAD 1 - EXTRA

KG

LENTEJA CALIDAD 1 - EXTRA

KG

PALLAR CALIDAD EXTRA

KG

HUEVO DE GALLINA CALIDAD PRIMERA

KG

FILETE DE ATUN EN ACEITE VEGETAL

LATA

HARINA DE TRIGO PREPARADA

KG

HOJUELA DE AVENA

KG

ACEITE DE AJONJOLI X 500 ML

FRASC O

AJI AMARILLO SECO

KG

AJI PANCA SECO

KG FRASC O

ANÌS ENTERO A GRANEL CAFÉ DE CEBADA INSTANTÁNEO X 190 GR

LATA

CAFÉ INSTANTÁNEO

LATA

CAFÉ MOLIDO

KG

CANELA ENTERA A GRANEL

KG

CEBADA TOSTADA

KG

CHANCACA

PAQUE TE

CHOCOLATE EN BARRA X 300 GR.

BARRA

CHOCOLATE EN BARRA POR 90 GR.

BARRA

CLAVO DE OLOR

KG Fuente: MELCORPACHECO S.R.L

5.00 4.00 5.50 7.00 6.00 8.00 6.50 5.00 4.50 3.35 22.00 35.00 7.00 23.00 19.00 18.00 21.00 69.00 2.50 12.00 6.50 1.00 45.00

1.4. Organigrama

CONTABILIDAD

ADMINISTRADOR

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

GERENTE GENERAL

JEFE DE COMPRAS

CONDUCTORES

ESTIBADORES

1.5. FODA

FORTALEZAS -

Experiencia en contrataciones

DEBILIDADES -

con el estado. -

Alianzas con proveedores

-

Brindar buen servicio

-

Gran variedad de productos

Ausencia de sistemas de soporte para la gestión.

-

No cuenta con procedimientos escritos para sus operaciones.

-

Falta de planificación

-

Falta de evaluación en gestión.

OPORTUNIDADES -

Precios acordes al mercado

-

Captar nuevos mercados o instituciones publicas

-

AMENAZAS -

precios. -

Los fenómenos climáticos y los desastres naturales.

Aprovechar y utilizar los avances tecnológicos (crear

La fluctuante variación de los

-

página web)

La inadecuada infraestructura de las carreteras al interior del país.

-

Perecibilidad de los productos

CAPITULO 2

2 Marco Teórico

2.1. Logística Casanovas y Cuatrecasas (2001.): “Dado un nivel de servicio al cliente predeterminado, la logística se encargará del diseño y gestión del flujo de información y de materiales entre clientes y proveedores (distribución, fabricación, aprovisionamiento, almacenaje y transporte) con el objetivo de disponer del material adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad adecuada, y en el momento oportuno, al mínimo coste posible y según la calidad y servicio predefinidos para ofrecer a nuestros clientes”. Es planificar, operar, controlar y detectar oportunidades de mejora del proceso de flujo de materiales y productos, servicios, información y dinero. Normalmente funciona como nexo entre las fuentes de aprovisionamiento y suministro y el cliente final. El objetivo de logística es satisfacer la demanda en cuanto a cantidad, oportunidad y calidad a un menor costo posible para la empresa Desde un punto de vista de la organización, las tareas de logística se pueden considerar de dos maneras: como un medio para colocar productos en el mercado o como un sector de la empresa, que diseñado y administrado correctamente, aporta ventajas competitivas claves. 2.2. Institución pública Una institución es un organismo público es creado para desempeñar una determinada labor cultural, científica, política o social. Las instituciones son sistemas de índole social y cooperativa creadas bajo imposiciones

legales,

que

procuran

ordenar

y

normalizar

el comportamiento de un grupo de individuos Las instituciones trascienden las voluntades individuales, al identificarse con la imposición de un propósito

considerado como un bien social, es decir, que vendría siendo algo "normal" para ese grupo. 2.3. Logística inversa Es la que fluye al contrario del proceso tradicional de la aceptación del pedido y el cumplimiento. La logística inversa incluye el manejo de devoluciones del cliente (tanto por demora, como producto defectuoso) la salida del inventario sobrante y el viaje de vuelta de camiones y carros de carga vacíos. 2.4. Almacén Es un espacio debidamente dimensionado, para una ubicación y manipulación eficiente de materiales y mercancías, de tal manera que se consiga una máxima utilización disponible con unos costes operacionales mínimos. Es una instalación para guardar productos durante largos periodos entre etapas de producción o para guardar productos terminados. 2.5. Conservación Es el mantenimiento o el cuidado que se le da a algo con la clara misión de mantener, de modo satisfactorio; e intactas, sus cualidades, formas, entre otros aspectos. El objetivo de la conservación es aumentar el tiempo en que el alimento puede ser consumido sin perder sus propiedades organolépticas (sabor, olor y aspecto), por lo tanto, los productos necesitan de un despacho y liberación acelerado, así como las condiciones apropiadas de almacenaje, transporte y distribución para preservar su calidad, valor comercial y evitar la pérdida o deterioro. 2.6. Selección Es la separación en grupos con propiedades físicas diferentes, el deterioro por humedad, calor, golpes entre otros. La selección tiene un papel importante en el control, de la eficiencia de muchos procesos de manufactura de los alimentos. El objetivo de la selección es entregar un producto de calidad con un buen aspecto físico ante el cliente.

2.7. Envasado Es aquel material que contiene al producto y está en contacto directo con él, su función es proteger al alimento elaborado o producido de la luz, humedad y otros contaminantes. El principal objetivo es protegerlos y preservarlos de la contaminación exterior, la cual ayuda al retardo de su deterioro, la extensión de la vida del producto, y el mantenimiento de la calidad y seguridad del alimento envasado. 2.8. Asignación de rutas Es un programa de optimización que va a mejorar aún más los costes de distribución de nuestra empresa y nos facilitan: 

Rutas a seguir para entregar los pedidos a nuestros clientes



Costes marginales de servir a cada cliente, lo que permite una mayor capacidad de negociación con el mismo.



Utilización de los medios de transporte a plena capacidad



Ajustarnos a las restricciones horarias de recepción de pedidos de nuestros clientes.

2.9. Transporte Es el traslado de productos desde un origen a un destino con la finalidad de satisfacer las necesidades de desplazamiento, comunicación, tanto de personas como mercancías. El objetivo principal es la calidad de servicio del transporte está en función de las exigencias del mercado, englobando una serie de conceptos relacionados entre otros con los siguientes aspectos: -

Rapidez y puntualidad en la entrega.

-

Fiabilidad en las fechas prometidas

-

Seguridad e higiene en el transporte

-

Cumplimiento de los condicionantes impuestos por el cliente (horarios de entrega, etc.)

-

Información y control de transporte.

2.10.

Distribución

Actividades asociadas con el movimiento del material, usualmente de productos terminados o repuestos, provenientes del manufacturado para el cliente. Estas actividades cubren totalmente las funciones de transporte, almacenaje, control de inventarios, manipulación de material, administración de órdenes, análisis de sitio y ubicación, empaque y la red de comunicación necesaria para la administración efectiva.

2.11. Procesamiento de pedidos Es la actividad que origina el movimiento de los productos y el cumplimiento de los servicios solicitados, y que tiene gran importancia en el tiempo del ciclo del pedido hasta los puntos de consumo.

2.12. Despacho Acción necesaria para entrega del material a un transportista para que este las lleve hasta el cliente. Función de registrar, reportar y enviar mercancías a un consumidor.

2.13. Tiempo de entrega Espacio de tiempo requerido para realizar un proceso o serie de operaciones. En base a una gestión logística se refiere al tiempo entre el reconocimiento de la necesidad de la orden y el recibo de las mercancías. Estos componentes del tiempo de avance incluyen el tiempo de preparación de la orden, de la espera, de proceso y tiempo para la movilización o transporte, y para la recepción e inspección.

2.14. Cross docking Operaciones de recepción y clasificación en bases de transferencia de cargas

que

implican

salida

inmediata

hacia

distribución,

sin

almacenamiento intermedio 2.15. Productividad Medida general de la capacidad para producir un artículo o servicio. Es la producción real comparada con la entrada real de recursos.

2.16. Clasificación ABC Un ABC e ordenar y categorizar las referencias según la frecuencia de salida en el periodo de tiempo en el que se ha efectuado el estudio. Para ello ,la clasificación A corresponde al conjunto de referencias con un porcentaje de 80% de las salidas del almacén , la clasificación B corresponde al conjunto de referencias que constituyen el 15% restante de los movimientos realizados ,representando el conjunto A y B el 95% de la totalidad de los movimientos de salidas del almacén y la clasificación C que corresponde al conjunto de referencias que conforman el 5% restante de la salida, englobando el conjunto A,B Y C la totalidad de los movimientos de salida que se producen en la instalación.

2.17. Comprar Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquision de productos (materias primas, componentes o productos terminados), previa negociación del precio y las condiciones de compra. Así como el seguimiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas.

2.18.

Capacidad de compra

Practica de compra por medio de la cual la empresa se compromete con el proveedor por una cantidad específica de su capacidad de producción por unidad de tiempo.es por eso que el gerente de compras coordina los horarios para empezar a entregar los artículos individuales en cantidades para igualar el nivel de capacidad acordado. 2.19.

Orden de compra

Es un documento emitido donde se establecen las condiciones que al comprador y el vendedor acuerdan en la negociación de compras incluye descripción de mercancía o servicio, cantidades, plazos de entrega, precios y condiciones de pago, otros. Compromiso adquirido a largo plazo por un proveedor, y por medio del cual hará entregas a corto plazo para satisfacer requerimientos.

2.20.

Cotización

Manifestación de precio y términos de venta. Es la descripción de mercancías o servicios ofrecidos por un proveedor a un comprador en prospecto. Se constituye en una oferta, cuando se da la respuesta una solicitud.

2.21.

Proveedor

Es una persona o compañía en la cual el comprador hace negocios. Es quien suministra bienes y servicios.

2.22.

Calidad

Proceso de crear, producir o vender un artículo totalmente compuesto con todas las características solicitadas por el cliente, mediante mercadeo, ingeniería, manufactura y compra entre otros, la cual el producto o servicio dará satisfacción a las expectativas de los clientes. Esta función es la más solicitada por el cliente ya que está conformada por lo que denominamos calidad de diseño y calidad de concordancia. Este es un factor que en la actualidad tiene, dentro de los diferentes segmentos de requerimiento del cliente, un límite inferior cada vez más exigente.

2.23. Control de inventario Es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes. Al hacer uso de un almacén se realizará una adecuada administración de los materiales y optimizar el abastecimiento de la empresa.

2.24. Ciclo De Trabajo Según Niebel (2003) indica que es la secuencia total de movimientos y eventos que comprendan una sola operación.

2.25. Seguimiento Control del progreso del trabajo para ver que las operaciones sean ejecutadas como se planearon o que los materiales y productos comprados, sean recibidos en el tiempo programado.

2.26. Costo estándar Según Niebel (2003) indica que son los costos presupuestados o preestablecidos que sirven como base para las corridas de producción y de las decisiones de venta.

2.27. Costo de ventas Costo total asignado a unidades de productos terminados que son entregados a clientes durante un periodo específico.

2.28. Licitación Es el proceso reglado para la adquisición de arrendamiento y servicios mediante el cual una organización da a conocer públicamente una necesidad, solicitando las mejores ofertas que la satisfagan en cuanto a la calidad, precio, financiamiento, etc., evalúa estas ofertas y selecciona una de ellas.

CAPITULO 3

3 Análisis de la Situación Actual

3.1. Aspecto Administrativo 3.1.1. Organigrama y personal Actualmente la empresa no tiene un organigrama; sin embargo se puede dividir en las siguientes funciones

GERENTE GENERAL

PROGRAMADOR DE COMPRAS

CONDUCTORES

ESTIBADORES

En la empresa el gerente general desempeña la función del responsable de compras encargándose de la negociación con los proveedores, estableciendo precios y obtención del producto de acuerdo a las especificaciones técnicas exigidas por las instituciones contando con el apoyo de los conductores y estibadores.

Por otro lado, se cuenta con un programador de

compras responsable de realizar el resumen de las compras diarias según las órdenes de compra emitidas por las diversas instituciones.

3.1.2. Capacitación: No cuenta con capacitación para el área logística.

3.1.3. Procedimientos La empresa no cuenta con procedimientos escritos para compras, almacén ni distribución.

3.1.3.1.

Procedimiento de Compras El proceso de compras se inicia con la recepción de las órdenes de compra que cada institución envía de acuerdo al cronograma de entrega de productos estipulado en la licitación. En la orden de compra se detallan los productos, cantidades y fechas de entrega. Una vez recibida las órdenes de compra de las diversas instituciones, el programador de compras junta los requerimientos por fecha de entrega; de esta manera, se obtiene el total de productos a comprar por día; como ejemplo se muestra la imagen 1. Asimismo, emite la guía de remisión por cada institución los productos puedan ser transportados.

AREA ADMINISTRATIVA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

AREA DE COMPRAS

RECEPCION

Recepción de documentos

INICIO

DISTRIBUCION

Cargar mercadería en movilidades

Realiza la compra Recepción de las órdenes de compra

Registrar órdenes de compra de las instituciones

Realizar programación de Compras

Se cuenta con el producto

Entregar los productos de acuerdo al requerimiento

Si Programar el recojo

No

Elaboración de Guías de Remisión

Control del ingreso de mercadería a cada institución

Cotiza y confirmar la compra

Recepción de producto en jabas (perecibles)

Ordena y verificar

FIN

Imagen 2. Ejemplo de programación de compra.

El encargado de compras recibe la programación un día antes y procede a contactar con los proveedores para cotizar y, verbalmente, confirmar la compra de los productos. Al día siguiente, aproximadamente a las 3:00 am, junto con los conductores y estibadores se dirige a los proveedores de donde recoge los productos. Una vez reunidas compras, los estibadores seleccionan los productos de acuerdo a la orden 23

de compra de cada institución y se procede a la distribución. Finalmente, el encargado de compras paga a

los

proveedores. Es importante resaltar que la única persona que conoce los proveedores y negocia los precios con ellos es el responsable de compras (el gerente general). Esto puede ser un problema, ya que se convierte en pieza indispensable del proceso. Además, como el responsable de compras es el gerente general, el personal no tiene la autoridad necesaria para poder evaluar la correcta elección de los proveedores. Por otro lado, la empresa no genera órdenes de compra. Por tal motivo, no se puede dar seguimiento ni trazabilidad adecuada a los productos ni a los proveedores. Actualmente se cuenta con dos tipos de proveedores. Los que pueden enviar una cotización formal (vía mail) y los que no (vía teléfono). En caso sea el segundo, se tendrá que proceder con el registro de la cotización para tener un sustento de ello.

3.1.3.2.

Procedimiento de Almacén Actualmente la empresa no cuenta con un almacén, ya que las compras se realizan a diario de acuerdo al requerimiento de las instituciones. Sin embargo, cuentan con un local que, actualmente, lo utilizan como depósito en donde colocan los productos que han sido rechazados por las instituciones por no haber cumplido con las especificaciones establecidas. Los rechazos no son muy frecuentes, sin embargo, la empresa no tiene el control adecuado de los productos que ingresan. La única persona a la que se notifica los ingresos 24

es el gerente general, pero como no hay un registro en físico la mayoría de las veces los productos que ingresan se malogran o vencen. 3.1.3.3.

Procedimiento de Distribución La distribución de los productos se realiza de acuerdo con la programación de compra diaria. La asignación de rutas la determina el responsable de compra en función a la cercanía de las instituciones el mismo día que realiza las compras. Esto no se puede considerar incorrecto, pero con la planificación adecuada se podría optimizar las rutas y reducir el tiempo de tránsito entre las instituciones. En l siguiente mapa se puede visualizar la ubicación de las intituciones a las que actualemente la empresa brinda sus servicios.

25

La empresa ha presentado problemas en la distribución, ya que en la mayoría de las veces las unidades inician la distribución a las 7am y a consecuencia del tráfico vehicular han llegado fuera de la hora de recepción de productos estipulados por las instituciones. Esto genera un gran problema, ya que la unidad debe mantener esos productos hasta el día siguiente, ocasionando retrasos en la entrega de las órdenes del resto de las instituciones. No se tiene una cifra exacta de las devoluciones ocasionadas por este motivo, ya que la empresa no realiza un registro de incidencias, pero de acuerdo con la información recibida por los choferes este tipo de devoluciones se presentan entre 3 a 4 veces a la semana. Por otro lado, también se presentan devoluciones de productos en específico por no cumplir con las especificaciones estipuladas. Sin embargo, ello no se presenta con mucha frecuencia.

Actualmente, la empresa cuenta con 4 camiones furgoneta de capacidad de 5 toneladas de capacidad para realizar la distribución de los productos. El personal que se cuenta para la distribución es de 2 personas por unidad vehicular; es decir, un chofer y un ayudante por camión.  Costo de Distribución

El costo de distribución se hallará en base a una semana de actividad por los cuatros camiones que tiene la empresa. Para obtener la información, se realizó un formulario, el cual se encuentra en anexos, que fue entregado a los choferes para que lo respondieran.

Los costos que se considerados son:

26



Costo de combustible Según la información del formato que se le entrego a uno de los choferes para conocer el kilometraje de la unidad es como sigue: o Km al iniciar: 28,994 km o Km al termina: 29, 560 km Considerando que las unidades realizan un recorrido parecido a la semana, se puede calcular que en las cuatro unidades se recorrió un total de 2,264 km. Asimismo, el consumo promedio de combustible de 1 galón por 35 km; dando como resultado el consumo de 64.69 galones por el kilometraje total recorrido por las 4 unidades. Galón 1 64.96

Costo S/. 13.64 S/. 886.05

Si se considera que el costo del galón de gasolina es de S/. 13.64, el costo semanal por combustible es de S/. 886.05 

Costo por planilla El costo mensual del personal que interviene en la distribución se muestra en la siguiente tabla: Item 1 2 3 4 5 6 7 8

Nombre Raúl Vera Carlos Huaman Daniel Obregon Mario casas Cesar Bustamante Carlos Muñoz Marcos Vargas Jorge Rivera

Cargo Chofer Chofer Chofer Chofer

Sueldo 1820 1820 1820 1820

Ayudante Ayudante Ayudante Ayudante Monto

1000 1000 1000 1000 11280

Por lo tanto, el costo semanal por planilla es de S/. 2,820.00 27



Costo de SOAT Cada unidad paga por SOAT S/. 220.00 al año, por tal motivo el costo semanal por las cuatro unidades es de S/. 18.33.



Costo de revisión técnica Cada unidad tiene que pasar una vez al año revisión técnica. El costo por cada una de ellas es de S/. 140. Por ello, el costo semanal por este concepto por las cuatro unidades es de S/. 11.67

 Costo de peajes De acuerdo con el formulario entregado, las unidades por lo menos pagan 2 peajes a la semana, por ello el costo por peaje es de S/.46.00 para las 4 unidades. 

Costo de mantenimientos preventivos Según la respuesta del formulario, las unidades pasan mantenimiento preventivo mensualmente. Considerando que el costo por cada mantenimiento es de aproximadamente S/. 500, el costo semanal por las cuatro unidades es de S/. 500.

 Costo por cambio de neumáticos Los neumáticos son cambiados cada 18 meses. Cada

furgoneta

cuenta

con

6

llantas,

considerando que se deben cambiar por lo menos 16 neumáticos en total. El costo por neumático es de $200, por los cuatro camiones es S/.10,880. Por lo tanto, el costo semanal es de S/.151.11.

28



Costo de cochera La empresa no cuenta con espacio suficiente para guardar los camiones en sus instalaciones. Por tal motivo, se tiene que guardar los cuatro camiones en cocheras, las cuales cobran aproximadamente S/. 8 por noche. Entonces, el costo por cochera por las cuatro unidades a la semana es de S/. 224.00.



Costo de depreciación Las unidades con las que cuenta la empresa tienen

año

de

fabricación

2013

y

2012,

considerando que los vehículos se deprecian anualmente en 20% se puede concluir que las unidades ya no tienen costo de depreciación. El costo total de distribución semanal se muestra en el siguiente cuadro: ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8

DESCRIPCION Costo de Combustible Costo de Planilla Costo de Soat Costo de Revisión Técnica Costo de Peajes Costo de Mantenimiento Preventivo Costo por neumáticos Costo de Cochera TOTAL

COSTO S/. 886.05 S/. 2,820.00 S/. 18.33 S/. 11.67 S/. 46.00 S/. 500.00 S/. 151.11 S/. 224 S/. 4,657.16

Se realizan en promedio 35 entregas a la semana. Por tal motivo, el costo de distribución por entrega es de aproximadamente S/. 133.06. 3.2. Catalogo : No cuenta con un catálogo de productos

29

3.3. Infraestructura 3.3.1. Almacén La empresa cuenta con un espacio usado como depósito donde se encuentra

desde

herramientas

e

insumos

para

limpieza,

devoluciones de los clientes, archivos de contabilidad y otras áreas, etc. No existe documentación alguna sobre lo existente en el depósito. Al no existir documentación correspondiente a las entradas y salidas del depósito, existe una alta probabilidad de hurto y estas no tendrían sustento alguno. Asimismo, las mercaderías que se encuentra ahí son provenientes de las devoluciones o compras sobrantes, se almacenan en el suelo o en alguna parihuela improvisada. 3.3.1.1. 

Recursos Materiales No cuentan con estanterías, materiales e instrumentos adecuados y suficientes de almacenamiento.



Los artículos no tienen ningún distintivo como una etiqueta u otro, para su respectiva identificación.



No hay zonas de identificación de productos.



El depósito no tiene ninguna señalización para prevención de riesgos laborales.

3.3.1.2. 

Almacenamiento

No existe un procedimiento para el ingreso ni salida de los productos, por lo cual existe una informalidad y no uniformidad en este proceso.



Se almacena a criterio del encargado del establecimiento.



No existen códigos para identificar los artículos, ubicar las mercaderías, por lo que la identificación de los artículos depende de la memoria provocando posibles envíos errados, provocando devoluciones y falso flete.

30



No se lleva un listado para analizar los productos que están próximos a vencerse, provocando pérdidas o aún peor una mala imagen con el cliente.



No existe toma de inventarios.



No existe una ubicación para los artículos, ni un layout adecuado.

3.3.2. Seguridad del Almacén. No cuentan con seguridad exclusiva para el lugar donde recepcionan los productos devueltos.

3.3.3. Controles de Seguridad: No se realizan el conteo de productos que nos permita identificar algún tipo de hurto y deterioro 3.4. Stock  No existe Kardex.  No existen procedimientos logísticos, por consiguiente no realiza gestión de stock.  No realizan ningún método de clasificación de sus productos, que lo ayude a tomar decisiones.  Se dan devoluciones, estás se deben a los defectos ocultos presentados en cada producto, otros no llegaron a cumplir con las especificaciones técnicas y algunas ocasiones no cumplieron con los horarios establecidos en cada institución. 3.5. Software  Su herramienta de trabajo es el apoyo del paquete del office, con la cual realiza documentos y archivos en base a Excel y Word.  No existe un sistema de información que sirva de apoyo a la gestión logística  No cuenta con un ERP, el cual llegue a consolidar la información de todas las áreas involucradas.

31

3.6. Despachos y Distribución Los despachos se realizan en función a la relación de compras elaboradas diariamente, teniendo como persona encargada al gerente general. 3.6.1.

Ruteo: Las rutas son asignadas por el gerente general de

acuerdo a su criterio. 3.6.2.

Transferencias: Para la distribución y despacho de la

mercadería, utilizan como documentos las guías de remisión y el resumen de compras.

3.7. Logística Inversa: No realizan ningún registro de logística inversa, sin embargo existen devoluciones los cuales no son sometidos a estos procedimientos de trazabilidad, registros o control.

32

CAPITULO 4 4 Diagnostico

4.1.

No cuenta con un organigrama ni personal de almacén

4.2.

No cuenta con documentos de control

4.3.

El personal no está capacitado en procedimientos logísticos

4.4.

No cuenta con almacén ni con los recursos, señalización,

ubicaciones de productos necesarios para un almacén. 4.5.

No cuenta con un catálogo de productos.

4.6.

No tienen indicadores de gestión

4.7.

No tiene designación de rutas.

4.8.

No existe procedimientos escritos de compras

4.9.

No cuentan con procedimientos escritos

33

CAPITULO 5

5 Desarrollo de la propuesta 5.1. Organigrama Se propone una reestructuración del organigrama, dividiendo áreas y asignando funciones que aporten al mejor desempeño de la cadena de suministro de la empresa, logrando una gestión eficiente de la mercadería.

LOGISTICA

ALMACEN

COMPRAS

PROGRAMADOR DE COMPRAS

AUXILIAR DE ALMACEN

DISTRIBUCION

CONDUCTORES

ESTIBADORES

34

Se apertura el área de Logística con la separación de las sub áreas que son compras y almacén desempeñando las siguientes funciones:

RESPONSABLE DE COMPRAS:

1. Adquirir los productos que cumplan con las especificaciones técnicas solicitas por el área usuaria. 2. Negociación de precios con los proveedores. 3. Llenar el formulario de cuadro de comparación de precios de productos perecibles adquiridos en los centros de abastecimiento (mercados) Personal designado: Gerente general PROGRAMADOR DE COMPRAS: 4. Recepción de las órdenes de compra de las instituciones. 5. Realizar el resumen de compras

(programación de

compras). 6. Cotización y sondeo de precios con los proveedores de los productos no perecibles. 7. Realiza las órdenes de compra para los proveedores de todos los productos. 8. Elaboración de guías de remisión y facturas 9. Manejo de base de datos de proveedores Personal designado: Actual programador de compras AUXILIAR DE ALMACÉN: Se le asignando las siguientes funciones:  Supervisa el ingreso de mercadería 

Supervisa los despachos



Recibe, revisa los productos que cumplan con las

indicaciones técnicas. 

Realiza el control de existencias. 35



Genera los documentos necesarios para la gestión de almacén.



Supervisa la adecuada clasificación y colocación de los productos en sus respectivas jabas, para su despacho.



Encargado de controlar la logística reversa.



Actualización de la base de datos del catálogo.



Supervisa la adecuada distribución de los productos para su posterior movilización en las unidades de transporte.



Manejo del Kardex



Colabora en la realización de inventarios periódicos.

Se contratará una persona que cuente con los siguientes requisitos : 

Estudios tecnicos en Logistica o similares



Experiencia 2 años en almacenes de alimentos frescos y secos



Sueldo : S/. 1200.00

5.2. Documentos de control 5.2.1. Compras Formato para el Registro de Proveedores:

MELCORPACHECO S.R.L. Cal. las Rosas Nro. 181- Independencia – Lima Email: [email protected] RUC: 20600531370

FORMATO PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES 1.- TIPO DE PROVEEDOR

a) Persona Jurídica b) Persona Natural 2.- RAZÓN SOCIAL: _______________________________________________________ 3.- DIRECCION COMERCIAL: ________________________________________________ 4.- DIRECCION LEGAL: ____________________________________________________ 5.- TELEFONOS: _______________________…RUC: _____________________________ 6.- REPRESENTANTE LEGAL:________________________________________________ 7.- PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA EL PROVEEDOR:___________________________ 8.- FORMA DE PAGO:_____________________________________________________ 9.-LICENCIAS: ___________________________________________________________ 10.- REGISTRO SANITARIO: ______________________________________________ Formato de Cuadro de Comparación de precios de productos perecibles

36

CUADRO DE COMPARACIÓN N° 00013-2018-AVMELCORPACHECO Fecha:_______________________

Descripcicion

Unidad de Cantidad Medida

Cocona (Al Peso)

KG

400.00

Fresa (Al Peso)

KG

400.00

Mango Edward (Al Peso)

KG

2,400.00

Manzana Chilena (Al Peso)

KG

2,400.00

Manzana de Agua (Al Peso)

KG

320.00

Maracuya (Al Peso)

KG

480.00

Membrillo (Al Peso)

KG

320.00

Pera de Agua (Al Peso)

KG

2,400.00

Piña (Al Peso)

KG

2,400.00

Platano de Isla (Al Peso)

KG

2,000.00

Platano de Seda (Al Peso)

KG

2,000.00

Precio Proveedor 1

Precio Proveedor 2

Precio Proveedor 3

Formato de Orden de Compra

37

PAG 1 / 1

ORDEN DE COMPRA

RUC: 20600531370 Calle Las Rosas N° 181 - Independencia Lima - Lima - Perú Telef. 999351557 -999387312

DATOS DEL PROVEEDOR Proveedor RUC Dirección Distrito Contacto Teléfono Email

Item 1

: : : : : : :

Número Fecha Elaborado por Teléfono Email

: : : : :

OC - 001-2018-MELCORPACHECO 24/04/2018 MELIDA PILAR CORDOVA PACHECO 999387312 - 999351557 [email protected]

CONDICIONES GENERALES

GRUPO VEGA DISTRIBUCION S.A.C 20499709944 R. JUPITER 173 MZA. 6 LOTE. 64 ASOC.VILLA COLLIQUE LIMA - LIMA - COMAS País : PERÚ Srta. Marilu Malca

Fecha de Entrega Forma de Pago

: 25/04/2018 : al contado

Moneda

: SOLES

981447960 [email protected]

Código

Cantidad 21

Und. Med.

Descripción

CAJA

GALLETA INTEGRAL Con Pasas y Avena Caja x 144 unidades de 22 gr. c/u

Precio Unit.

Precio Total

105.97

2,225.37

Sub Total : IGV : TOTAL : Descuento : TOTAL ORDEN :

1,885.91 339.46 2,225.37

Marca: FITNEES Garantia : 6 Meses

2,225.37

SON : DOS MIL DOSCIENTOS VEINTICINCO CON 37/100 SOLES - Al momento de presentar la factura deberá djuntar la orden de compra, acta de recepción y/o conformidad y la guía de remisión correspondiente. - El periodo de pago acordado correra a partir de la fecha de recepción del comprobante de pago.

PROVEEDOR

MELCORPACHECO S.R.L.

5.2.2. Almacén Formato de Nota de Ingreso al Almacén

38

Formato de Nota de Salida del Almacén

Formato de Kardex

39

CODIGO: UBICACIÓN:

DESCRIPCION:

STOCK DE SEGURIDAD DOC.

FECHA

INGRESO

U/M:

STOCK MAXIMO SALIDA

SALDO

OBSERVACIONES

5.3. Capacitación

Para el desarrollo correcto de las funciones asignadas, se ha creído conveniente someter al personal en un programa y cronograma de capacitaciones que ayuden al mejor desenvolvimiento de las funciones asignadas. Personal

Curso

Institución

Costo

Gerente General

Gestión de compras

CCL

320.00

Programador de

Diplomado en

CCL

2300.00

compras

Logística

Gerente General

Diplomado en

CCL

2300.00

Administración Total

S/.

4920.00

40

5.4. Implementación de almacén

5.4.1. Clasificación ABC Se realiza el clasificación ABC para clasificar la importancia de los productos en base al valor consumo, de esa manera proponer la implementación del almacén tal solo con los productos que se encuentren en categoría A y B,

PRODUCTO

U/M

ARROZ PILADO EXTRA HUEVO DE GALLINA CALIDAD PRIMERA PAPA CANCHAN CALIDAD EXTRA AZUCAR RUBIA DOMESTICA ACEITE VEGETAL ( BOTELLA X 1 LT) MANZANA DELICIA CATEGORIA LECHE ENTERA EN POLVO ( X 25 KG) DURAZNO AL JUGO EN MITADES FILETE DE ATUN EN ACEITE VEGETAL

KG KG KG KG

LT KG

CONSUM P O ANUAL UNITARIO 56000,00 22512,00 37530,00 18300,00 8665,00 10980,00

3,50 6,50 2,00 3,50 7,20 4,00

KG

2000,00

18,50

UND

4035,00

9,00

LATA

6336,00

5,00

VALOR VC CATEG VC VC % ITEM CONSUMO ABSOLUTO % ITEM ORIZA ACUMULADO ACUMULADO(%) ACUMULADO (VC) (%) CION 196000,00 17,301% 196000,00 17,301% 0,48309% 0,48309% A 146328,00

12,916%

342328,00

30,217%

0,48309%

0,96618%

A

75060,00

6,625%

417388,00

36,842%

0,48309%

1,44928%

A

64050,00

5,654%

481438,00

42,496%

0,48309%

1,93237%

A

62388,00

5,507%

543826,00

48,002%

0,48309%

2,41546%

A

43920,00

3,877%

587746,00

51,879%

0,48309%

2,89855%

A

37000,00

3,266%

624746,00

55,145%

0,48309%

3,38164%

A

36315,00

3,205%

661061,00

58,350%

0,48309%

3,86473%

A

31680,00

2,796%

692741,00

61,147%

0,48309%

4,34783%

A

41

CATEGORIA A B C TOTAL



ARTICULOS 23.00 56.00 128.00 207.00

% ART 11% 27% 62% 100%

VALOR % 81% 15% 4% 100%

VALOR s/. 1801715.550 333651.027 88973.027 2224340.180

Según nuestro análisis la clasificación A nos dice que el 11% de los artículos representa el 81% del valor consumo, lo cual nos lleva a tomar estrategias de compras por volumen y despachos programados.



Según nuestro cuadro la clasificación B nos dice que el 27% de los artículos representa el 15% del valor consumo. Lo cual nos lleva a tomar estrategias detalladas en Gestión de Stock donde nos llevamos de inventario de seguridad, inventario máximo.



Según el análisis la clasificación C realizaremos las compras de manera diaria, dado que los productos son perecibles a 1 o 2 días, y esto generaría deterioros en el producto.

Nota: Se ha confeccionado la clasificación ABC en base a las compras realizadas en el año 2017, este dato fue proporcionado por el área administrativa; ya que la empresa no cuenta con un kardex.

42

43

5.4.2. Layout

OFICINA

INGRESO/SALIDA

ANDAMIO PARA FRUTA

AREA DE LAVADO

Recepción y Clasificación

Picking

Huevos en Jaba

Cereales y menestras

Abarrotes (Aceites, Leche, Sillao, Conservas)

Cereales y menestras en sacos

Abarrotes (Arroz, Azucar, Sal)

9,80 metros

0.8

ANDAM IOS PARA ABARR OTES

ANDAMIO PARA VERDURAS

Tubérculos (Sacos)

1

1.2 SS.HH 5,4 metros

-

Las dimensiones del almacén son: Largo: 9.80 metros Ancho: 5.40 metros

-

Recursos utilizados para el almacén: 1 andamio para verduras Rack, 1 andamio para fruta (0.80 m * 2m), 1 andamio para abarrotes (0.80m *3m), - pallet, 1 computadora, 1 escritorio. 44

5.4.3. Políticas de almacén Los procedimientos documentales deberán sujetarse a las siguientes disposiciones y estas serán observadas por quien haga la auditoría. -

Los pasillos deberán permanecer despejados y libres de cualquier obstáculo para permitir el tránsito adecuado y evitar accidentes.

-

Únicamente deben abrirse una caja a la vez para abastecer la orden de requerimiento.

-

Todos los insumos no forman parte del almacén, por lo cual deberá informarse al encargado correspondiente para que trasladen al lugar correspondiente.

-

Los productos se almacenarán correctamente rotulado. CÓDIGO: DESCRIPCIÓN: UNIDAD DE MEDIDA: UBICACIÓN:

-

Se entregará una guía para el abastecimiento.

-

Los materiales se despacharán con el método PEPS.

-

Es responsabilidad del encargado del almacén realizar el control del almacén y del área logística revisar los indicadores correspondientes.

5.4.4. Almacenamiento de productos secos Solo almacenaremos materiales A y B, productos secos no perecibles.

-

Mantener el almacén limpio, seco y ordenado.

-

El

almacenamiento

de

los

insumos

o

productos

se

realizará

ordenadamente en pilas o estibas con separación mínima de 60 cm con respecto a las paredes perimetrales, y disponerse sobre paletas o parihuelas estas elevadas del piso, de manera que se permita la inspección, limpieza y fumigación. -

Los empaques y envases deben estar en perfectas condiciones.

45

-

Inspeccionar los alimentos almacenados y utilizar la regla de PEPS (primero en entrar, primero en salir) para que los alimentos más antiguos se consuman primero.

-

Los productos deberán estar separados adecuadamente según su tipo.

-

Todos los productos especialmente los productos enlatados, han de ser inspeccionados en relación a presencia de hundimientos, corrosión, infestación, fecha de caducidad, antes de permitir su almacenamiento.

-

Los plaguicidas, detergentes, desinfectantes y otras sustancias peligrosas que, por necesidades de su uso, deben rotularse e informar sobre la toxicidad y empleo. Estos productos deben almacenarse en estantes o áreas destinadas especialmente a este fin, alejar de los viveres.

-

Se debe llevar un kardex de ingresos y salidas de productos.

-

El encargado del almacén deberá verificar las condiciones de traslado tanto de carga, como de descarga.

5.4.5. Almacenamiento de artículos envasados en sacos

-

Para artículos envasados en sacos como cereales maíz, arroz, harinas, azúcar, leguminosas, deben apilarse en forma de cruz sobre la plataforma para que esto permita la circulación de aire por debajo.

-

Ubicar no más de 16 sacos por rumas (parihuelas).

5.4.6. Almacenamiento de artículos envasados en cajas

-

Verificar que la caja contenga lo que corresponde.

-

Colocar una sobre otra según el sentido hacia arriba.

46

-

Los alimentos como grasas, encurtidos que pueden afectarse por la luz deben permanecer en cajas.

-

Los productos más pesados deben colocarse en la parte inferior de los estantes y los productos más livianos en la parte superior, como los de mayor movimiento en la parte central para facilitar el despacho.

-

Los rótulos deben colocarse hacia afuera para que se puedan ver con facilidad.

5.4.7. Almacenamiento de productos enlatados

-

Las latas no deben presentar: hinchadas, perforadas, soldadura defectuosa, abombamientos en uno o ambos extremos, corroídas, hundidas.

-

Las latas deben acomodarse según las dimensiones de las latas y la amplitud del estante.

-

Debe mantenerse en un lugar seco aproximadamente 20°C a 30°C.

-

No deben mantenerse a la luz solar o almacenar cerca de tuberías de calentamiento.

5.4.8. Señalización de las áreas de trabajo

-

Para asegurar una eficaz puesta en marcha del sistema de códigos y ubicación, se propone una señalización lo más detallada posible del almacén. Además de la señalización de los pasillos, tramos, niveles, es necesario, para asegurar la integridad y salud física de los trabajadores. Señalar áreas de seguridad (como riesgos de incendio, salidas de escape, caídas, desniveles, productos inflamables, transito de transpaleta, etc) y áreas de almacenamiento (nombre de los almacenes, área de mercancía en tránsito, área de mercancía dañada, área de despacho, entre otros).

5.4.9. Implantación de códigos por ubicación

47

Para logar un rápido y sencillo acceso a los productos del almacén estos deben tener un código que indique la localización de los artículos en los estantes. El código a recomendar estará compuesto por cuatro partes, separadas con guiones, de dos caracteres cada una, para un total de ocho caracteres alfa numéricos. ILUSTRACION:

Primera parte: El primer digito hace referencia al almacén o una sucursal, el segundo hace referencia a la planta 1er piso, 2do, mesanine u otro. -

Segunda parte: Letra de la ubicación del pasillo tomando como referencia la puerta del almacén mirando hacia adentro y de izquierda a derecha.

-

Tercera parte: para indicar el tramo en el cual se encuentra la mercadería.

-

Cuarta parte: para indicar la altura de la bandeja en la cual se encuentra la mercadería esta se contará de abajo hacia arriba por múltiplos de diez, para diferencia de la numeración de otros tramos.

5.4.10. Inversión de implementación de almacén La inversión que necesitamos para implementar nuestro almacén es la siguiente:

48

Item 1 2 3 4 5

Descripción Cable indeco #12 Cable indeco #14 Luminarias 60w Cinta Aislante Tomacorriente

Unidad Rollo Rollo Und Rollo Und

Cantidad

6 8

Interruptor Otros

Und Glb

2 1

S/8.50 S/50.00

S/17.00 S/50.00

7

Tubo 3/4" sel

Und

15

S/3.50

S/52.50

1 1 4 3 4

Sub Total Monto Total S/125.00 S/125.00 S/115.00 S/115.00 S/35.00 S/140.00 S/3.50 S/10.50 S/12.00 S/48.00

S/505.50

INSTALACIONES ELÉCTRICAS

Item

Descripción 1 Llave de Paso 2 Tubo 3/4" c/rosca

Unidad Glb Glb

Cantidad

Sub Total Monto Total 1 S/60.00 S/60.00 3 S/13.50 S/40.50

3 Grifo

Und

1

S/25.00

S/25.00

4 Materiales

Glb

1

S/50.00

S/50.00

S/175.50

INSTALACIONES SANITARIAS

INSTALACIONES DATA Descripción Caja de Sobre poner Placa de data Conector RJ45

Unidad Glb Glb Und

4 Cable UTP

Cantidad

Sub Total Monto Total 2 S/3.50 S/7.00 2 S/8.50 S/17.00 8 S/1.50 S/12.00

S/356.00

Item 1 2 3

Rollo

1

S/320.00

S/320.00

Item 1 2 3 4

Descripción Trapo Industrial Pintura Lijas Rodillo

5 Batea

Unidad Kg Gln Und Rollo Und

Cantidad 4 4 8 2 2

Sub Total Monto Total S/3.50 S/14.00 S/25.00 S/100.00 S/2.00 S/16.00 S/12.00 S/24.00 S/4.00

S/154.00

PINTADO

S/8.00

Como resumen tenemos el siguiente cuadro. 49

INVERSIÓN

12 14

Mano de Obra Computadora

15

Impresora

18 19 20

Transpaleta Mueble para Pc Silla

21

Utiles Oficina

Sub Total Monto S/505.50 S/356.00 S/175.50 S/154.00 S/4,200.00

Total

S/1,400.00 S/900.00 S/450.00 S/1,200.00 S/450.00 S/120.00

S/9,971.00

Descripción Inst. Eléctricas Inst. Data Ins. Sanitarias Pintado Inst racks y otros

S/6,791.00

Item 7 8 9 10 11

S/3,180.00

EQUIPOS

MANTTO

Área

S/60.00

5.5. Catalogación de los productos

5.5.1. Ingreso de la mercadería de acuerdo con la catalogación Esta es la base de la identificación de artículos y facilita de la mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en sí, crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de los materiales y/o productos, se dice que sin catalogación no hay organización logística. Debido a la variedad de productos con los que se trabaja en empresas, es fundamental tener una codificación apropiada para la mercadería que se maneja, esto permite tener ventajas en lo que se refiere a gestiones de compras, almacenamiento y control de stocks. Para un sistema de control de almacenes, una codificación es plenamente numeral y correlativa es la más recomendable, sobre todo para efectos de búsqueda en el catálogo y su ubicación en los archivos del sistema. Ventajas: -

Eliminar la variedad innecesaria.

-

Reducir el nivel de los inventarios.

-

Mejorar el uso del espacio en los almacenes.

50

-

Simplificar las actividades logísticas.

-

Reducir el capital invertido en existencias.

-

Identificar cada producto plenamente a través de un solo código y una sola denominación.

Uniformizar el lenguaje y mejorar las comunicaciones internas y externas en lo relacionado a las actividades logísticas. Etapas: 

Normalización

En esta primera etapa hemos definido la variedad de productos que usaremos para mantener nuestro inventario basándonos en el estudio del ABC y la duración del producto, estableciendo los productos que son almacenables con rango A y que nos generan mayor inversión, como también estableciendo que los productos C e no almacenables serán comprados de manera diaria en el mercado que nos generé menor inversión, a continuación, detalle de las estrategias tomadas en cuenta: -

Estableceremos políticas de reposición para los productos que son almacenables que según el estudio ABC basado en las ventas, almacenaremos los productos A y B.

-

Por la baja venta que significan los productos C, estos serán comprados en el establecimiento más cercano, ya que no nos genera mayor rentabilidad.

-

Con esto pretendemos mejorar el nivel de servicio.

51



Identificación

Como hemos visto ya se ha tomado la decisión que productos manejaremos y como mantendremos cada una de estas, procedemos a la identificación, donde analizaremos cada tipo de producto cuáles son sus características e identificarlos plenamente a los cuales se les otorgará una denominación, descripción de cada producto, con el fin de crear un formulario donde incluyan las especificaciones normalizadas y su respectiva identificación.

52



Clasificación

Aquí estableceremos una estructura dividida en clases, sub clases, grupos y productos. Cuyo desarrollo debe estar en función a la necesidad de la empresa, la cantidad y variedad de las existencias empleadas, aquí analizaremos y ordenaremos de todas las existencias similares identificadas de acuerdo a su naturaleza entre las clases y luego a sus sub clases y así sucesivamente. Podemos Agrupar la clasificación en dos: -

Agrupar de acuerdo a las existencias según las características propias de las mimas, tanto físicas, como de mercado.

-

Agrupar las existencias bajo el punto de vista de su utilidad o con respecto al producto final del que tomará parte.



Codificación

Aquí debemos definir el tipo de código a utilizar, la cantidad de dígitos, la interpretación que debe tener, etc. Para en seguida asignar un código a cada material. Este constituye el principal elemento de la identificación del producto. En este caso usaremos la codificación numérica definida, puesto que cada símbolo representará una parte en la estructura de la clasificación, como lo mostraremos a continuación:

Cod 01 02 03

Familia 03

FAMILIA Descripción Vegetales Frutas Abarrotes

Cod 01 02 03 04

CLASE Descripción Cereales Menestras Granos y semillas Conservas 53

Familia 03

Familia 03

Clase 02

Clase 02

SUB CLASE Cod 01 02 03 04 05 06 07

Descripción Pallares Frejoles Lentejas Maíz Quinua Trigo Varios

PRODUCTO Sub-Clase Cod 03 288 289 290 291 292

Descripción Lenteja Lenteja Americana Lenteja bebe Lenteja Marrón Lentejón

Según lo detallado en los cuadros anteriores nos muestra el código que corresponde a cada sección de nuestro catálogo y al final el código autogenerado que corresponde al producto. Ejemplo: Lenteja Bebe y la Lenteja Americana

Producto Lenteja Bebe Lenteja Americana

Código 030203290 030203289

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5.6. Indicadores

5.6.1. Eficacia en el Despacho. Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no cumplen las especificaciones de calidad y servicios definidas con desglose por proveedor. Busca controlar la calidad de productos/materiales recibidos, junto con la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía.

𝐸𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑎𝐷𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜 =

#𝐷𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑅𝑒𝑐ℎ𝑎𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 #𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠

5.6.2 Indice de Rotación Proporción entre el consumo y la existencia promedio, indica el número de veces que el capital invertido se recupera. Las políticas de inventarios, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se debe diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños.

𝐼𝑅 =

𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜

5.6.3 Indicador de confiabilidad de inventario Estos indicadores permiten evaluar que tan bien se está controlando no solo la calidad de los productos en el almacén, sino el servicio que se está ofreciendo a los clientes. (Arrieta, 2011, pág. 89). 𝐶𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝐼𝑛𝑣 = 1 −

𝐷𝑖𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜

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5.6.4 Porcentaje de error en órdenes despachadas Una orden perfecta indica que se entregaron todos los productos solicitados por el cliente en la cantidad y fecha establecida con el cliente. (Arrieta, 2011, pág. 90) %𝑂𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠𝑃𝑒𝑟𝑓𝑒𝑐𝑡𝑎𝑠 =

#𝑂𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑦 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑒𝑡𝑎𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 #𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑎𝑑𝑎𝑠

5.6.5 Entregas a tiempo Mide el nivel de cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de los pedidos en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente. Tiene como objetivo controlar la cantidad de pedidos que son entregados a tiempo a los clientes (Mora, pág. 88). 𝑬𝒏𝒕𝒓𝒆𝒈𝒂𝒔𝒂 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 =

𝑷𝒆𝒅𝒊𝒅𝒐𝒔 𝒆𝒏𝒕𝒓𝒆𝒈𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒂 𝒕𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒑𝒆𝒅𝒊𝒅𝒐𝒔 𝒆𝒏𝒕𝒓𝒆𝒈𝒂𝒅𝒐𝒔

5.6.6 Pedidos con calidad Tiene como objetivo medir el nivel de incidencias que se producen en el acto de entrega / recepción. 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠𝐶𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 =

#𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 sin 𝑖𝑛𝑐𝑖𝑑𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 ∗ 100 #𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠

5.6.7 Cobertura del Stock. 56

Es uno de los parámetros más usados nos indica el número de días de consumo que las existencias puedan cubrir. Se obtiene al dividir el stock entre el consumo promedio.

𝐶𝑜𝑏𝑒𝑟𝑡𝑢𝑟𝑎𝐷𝑒𝑙 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 =

𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑀𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙

5.7. Gestión de stock. Dada la naturaleza de los materiales que comercializamos establecemos una política de reposición basándonos en los pocos datos rescatados, lo cuales fueron analizados con el fin de obtener lo siguiente: -

ABC

-

Rotación de Productos: alta, media, baja y nula.

-

Demanda promedio diario, entre otros.

Como sabemos en la política de revisión no programada 𝑷𝒕𝒐 𝑹𝒆𝒐𝒓𝒅𝒆𝒏 = 𝑫𝒆𝒎𝒂𝒏𝒅𝒂 𝑷𝒓𝒐𝒎 + 𝑰𝒏𝒗. 𝑺𝒆𝒈𝒖𝒓𝒊𝒅𝒂𝒅 El cálculo del inventario de seguridad se realiza de la siguiente manera. 𝑰𝒏𝒗. 𝑺𝒆𝒈𝒖𝒓𝒊𝒅𝒂𝒅 = 𝒛 ∗ 𝝈𝑳 𝝈𝑳 = 𝝈 ∗ √𝑳 En la siguiente tabla visualizaremos el resultado aplicar a los productos mencionados.

Por ejemplo: Aceite Vegetal: Confiabilidad (Z): 95%=1.65 Lead Time= 2; Dpd=23.1; 57

Demanda en función Lead T=Lead T*Dpd=2x23.1=46.2 kg Desviación=230; 𝐼𝑛𝑣 𝑆𝑒𝑔 = √2𝑥230𝑥1.65 = 536.69 𝑃𝑡𝑜 𝑅𝑒 𝑂𝑟𝑑𝑒𝑛 = 𝐼𝑛𝑣 𝑆𝑒𝑔 + 𝐷𝑒𝑚 𝑃𝑟𝑜𝑚 = 536.69 + 46.15 = 582.84

Item Producto ACEITE 1 VEGETAL 2 ACEITUNA ARROZ PILADO 15 EXTRA AZUCAR 19 BLANCA 20 AZUCAR RUBIA 22 BETERRAGA 29 CEBOLLA CHINA

Inv Pom/Mes ABC Dpd Lead T Demanda(L) Desviación Seg 600 A 40 A

23.1 2.3

2.0 3.0

46.2 6.9

4000 A

76.9

3.0

370 1400 18.38 9.93

7.1 26.9 2.8 3.2

3.0 3.0 2.0 2.0

A A A A

230 15

Punto RO

536.7 42.9

582.8 49.8

230.8

1421 4061.1

4291.8

21.3 80.8 5.7 6.5

142 405.8 534 1526.1 14.31 33.4 4.88 11.4

427.2 1606.9 39.1 17.9

Y el movimiento de productos: Item 1 2 15 19 20 22 29 35 63

Producto ACEITE VEGETAL ACEITUNA ARROZ PILADO EXTRA AZUCAR BLANCA AZUCAR RUBIA BETERRAGA CEBOLLA CHINA CHOCLO HOJUELA DE AVENA

65 HUEVO DE GALLINA 67 LECHE EVAPORADA

Movimiento Rotación Baja Rotación Baja Rotación Baja Rotación Baja Rotación Baja Rotación Alta Rotación Alta Rotación Alta Rotación Baja Rotación Media Rotación Baja

5.8. Asignación de rutas La implementación del almacén beneficiaría a la gestión de distribución, puesto que el principal problema es el tiempo de tránsito entre entregas. El almacén permitirá a la empresa comenzar con la distribución mucho más temprano y evitar el tráfico vehicular de las horas pico, principalmente, en las mañanas. De esta manera, se podrá reducir las devoluciones al mínimo y de ser posible incluso la eliminación de este problema. 58

En el siguiente mapa se muestra la ubicación de las instituciones a las cuales la empresa brinda su servicio y la ubicación del almacén.

ALMACÉN

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Asimismo, la zonificación se podría dividir tal como se muestra siguiente mapa. Se consideran cuatro zonas, ya que esa es la cantidad de unidades con las que cuenta la empresa.

ALMACÉN



Zona 1: De acuerdo a google maps el tiempo que demoraría, aproximadamente, en recorrer la zona 1 sería de 2 horas y 6 minutos.

60

61



Zona 2: Aproximadamente el tiempo que demoraría en recorrer la zona 2 sería de 1 hora y 24 minutos.

62



Zona 3: De acuerdo a google maps el tiempo que demoraría en recorrer la zona 3 sería de 1 hora y 17 minutos.

63



Zona 4: Aproximadamente el tiempo que demoraría en recorrer la zona 4 sería de 1 hora y 14 minutos.

El objetivo de designar solo tres instituciones en la zona tres, es porque en esta zona se encuentran los dos principales mercados de los cuales se abastece la empresa. Por ello, luego de realizar la distribución de las ordenes desganadas, la unidad puede ser utilizada para recoger las compras de los proveedores que no pueden entregar los productos en el almacén de la empresa. 5.9. Procedimientos 64

Procedimientos de Compra: -

Realiza el resumen de compras

-

Envía solicitud de cotización a proveedores de productos no perecibles

-

Se entrega cuadro de comparación de precios al responsable de compras para productos perecibles

-

Selecciona los proveedores que darán atención al requerimiento

-

Realiza la orden de compra: Esta orden de compra está dirigido hacia los proveedores, el cual servirá tanto para el área de compras como para el área de almacén, ya que se tomará como registró para la utilización del Kardex.

-

Realiza la documentación de sustento de ingreso de mercadería al almacén (Guía de remisión, factura y órdenes de compra) los que serán enviados para la recepción de mercadería en el almacén

-

Las compras se realizarán con 1 o 2 días de anticipación para su despacho.

Procedimiento de recepción de Producto: -

Realiza la recepción del producto con documentación. (Factura, guía de remisión y orden de compra).

-

Emitir nota de ingreso.

-

Verifica con los datos de la factura y la nota de ingreso.

-

Contabiliza los productos en el kardex.

-

Verifica las condiciones de los productos de acuerdo a las especificaciones técnicas.

-

Saca los productos de las cajas u otros y las coloca en caja, parihuela, estantes según corresponda.

-

En caso existir una no conformidad, se genera la documentación de soporte.

-

Se envía a compras la no conformidad y separa los productos.

-

Genera acciones correctivas y preventivas.

Procedimiento de acomodo y empaque: -

Colocar los materiales en el área de almacén.

-

Acomodar de acuerdo con el catálogo y la ubicación.

-

Organiza los pedidos por prioridad.

-

Toma de los anaqueles las cantidades solicitadas. 65

-

Los empaca según según requerimiento.

-

Los acomoda en zona de despacho.

-

Se coloca por grupos separados por clientes.

Procedimiento de Despacho: -

Verificación de las cantidades entregadas.

-

Productos empacados según las indicaciones por programación de ruta.

-

Organiza las entregas.

-

Entrega los productos con su nota de salida, debidamente firmada.

-

Registro de la salida en el Kardex

5.10.

Costo de almacenamiento

Se calcula el monto de almacenamiento en base a los factores del personal, espacio y diversos recursos que utilizaran en el almacén

ACTIVIDAD Programación

JEFE DE COMPRAS -

Recibe y analiza

60

Compra

240

Arma OC min dedicados/ día

300

Análisis de Costo de Personal ACTIVIDAD Sueldo (prom/mes) Sueldo (prom/año) Tiempo dedicado (hrs/año) % tiempo dedicado Horas al día trabajadas # días/ sem # sem/año Total Horas al año

JEFE DE COMPRAS 2500 30000 1560.00 62,5%

ENCARGADO DE ALMACÉN 1200 14400 2496.00 100%

AUXILIAR DE ALMACÉN 930 11160 249.60 100%

8 6 52 2496

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COSTOS DE ALMACENAMIENTO Descripción

Monto

Personal

55560

Otros recursos

7560

Espacio Costo de Personal y Servicios

14400 77520

El costo total de almacenamiento es: 77520 soles

Recursos

Monto

utiles de oficina Internet Luz Telefonía Equipo computo Estanterías Total

1600 1920 900 1440 1200 500 7560

COSTO DE ALMACENAMIENTO POR EXCISTENCIA Costo total Alm/año

77520

Valor de Alm soles

x

Costo Unitario alm / inventario

COSTO DE ALMACENAMIENTO POR METRO CUADRADO Área Total m2 Costo Total alm/año Costo Unitario alm / inventario

5.11.

x 77520

Beneficio 67

El beneficio que se obtendrá al sugerir implementar un almacén será intangible como:

-

Mejorar la calidad de servicio para nuestros clientes.

-

Aumentar la cartera de clientes, en base a recomendación por la buena atención que se brindara.

-

Disminuir el tiempo de respuesta para atender a nuestros clientes.

68

CAPITULO 6 6 Conclusiones y recomendaciones Conclusiones: o La empresa no cuenta con una adecuada estructura organizacional enfocado al área de logística. Así mismo, no tiene asignación de funciones. o La empresa no cuenta con documentos que faciliten el control del proceso logístico, sino más bien lo hacen de una manera informal ya que el personal no cuenta con los conocimientos técnicos que requiere el área. o La ineficiente forma de compras y distribución ocasiona retraso en las entregas, logística inversa, posible perdida y hurto de productos. Puesto que no cuenta con un área de almacén que controle las existencias. o No cuenta con catálogos de los productos

o La asignación de rutas se realiza de forma empírica y de acuerdo criterio del comprador, sin evaluar las zonas a las cuales se distribuye el producto.

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Recomendaciones:

o Se debe empezar a crear el organigrama de acuerdo a la propuesta en el presente trabajo, así como establecer las funciones y tareas que deben realizarse en el área logística. o Se recomienda implementar documentos de control propuestos en el trabajo,

además

de

contratar

personal

capacitado

en

los

procedimientos logísticos, a la vez capacitar al personal involucrado en el área de logística, esto nos ayudara a ser competitivos y más eficientes. o Se sugiere utilizar el actual depósito que cuenta la empresa como almacén adecuándolo a las condiciones indicadas en el desarrollo del presente trabajo, ya que ayudara a mantener en resguardo de los productos, y una mejor recepción y revisión. Minimizara el tiempo de entrega, realizando u ordenando los pedidos de una manera más eficiente y rápida. A la vez se cumplirá con las normas sanitarias requeridas por SENASA. o Aplicar los códigos y otros datos en el catálogo y utilizarlos en los documentos de ingreso, guías de remisión, vales de salida y kardex. o En el presente trabajo se desarrolló una zonificación de acuerdo a las instituciones con las cuales licita la empresa. Se recomienda utilizar las zonificaciones para establecer el ruteo diario.

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ANEXOS:

FORMULARIO N° 1 Objetivo: La presente encuesta es con la finalidad de identificar costos que incurren en el desarrollo de esta actividad de distribución. Instrucciones: En primer lugar, agradecer su apoyo y a la vez pedirle que la información brindada sea lo más precisa posible.

1.- Indicar el kilometraje de la unidad al inicio de semana: ________________ Indicar el kilometraje de la unidad al término de la semana: _____________ ¿En la pasada semana realizó pagos de peaje? Sí

No

2. ¿Cuántos peajes aproximadamente pago? _________ por semana. ¿Aproximadamente cuánto es el monto pagado en soles? ___________ Soles. ************************************************************************************************************ 3. ¿En qué empresa realiza la revisión técnica de la unidad? __________________________________________ 4. ¿Se realiza mantenimiento preventivo de la unidad? ¿Cada qué tiempo? ___________________________ 7

¿Con qué frecuencia al año se dan las reparaciones no programadas de la unidad? (Es decir con qué frecuencia se malogra la unidad)

_________________ al año. 8

¿Con que frecuencia realizan cambio de llantas o la reparación de llantas?

__________________ al año. ¿Tienen seguro contra riesgo de trabajo? Sí

No

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