The Village At Science Drive Dispute Letter

Date: August 18, 2008  The Village at Science Drive  2913 Einstein Way  Orlando, FL 32826  To Whom It May Concern:  I’m writing to dispute the charges recently sent to me via certified mail that are being taken out of  my security deposit.   1. Light bulb missing from range hood ‐ $5 for bulb replacement/3 residents = $1.67  2. Small hole in window screen = $35  3. “…holdover fees, certified mail charges, per your lease (Z)” = $5.32  (1) I would like to counter the light bulb charge on multiple grounds. Upon moving into the  apartment there was no light bulb installed in the range hood.  If you notice on the unit condition  form, there is no “range light” section – only “stove/range/vent hood,” which I marked as “OK”  because the stove, range, and vent hood were in “OK” condition. There was nothing to indicate that I  was required to mark that the light blub was missing. I assumed (as did both of my other  roommates at the time of their move‐in) that The Village simply didn’t supply that bulb.  Also, the  inflated cost of the light bulb ($5 for a single incandescent bulb, more than 7 times the actual  average cost) would indicate that I’m being charged for additional, hidden costs, which isn’t  mentioned in the lease. Moreover, throughout my two years at The Village, I replaced all of my own  light bulbs. Given that an average light bulb lasts 1,000 hours and that I lived at The Village for two  years, I went through approximately 32 light bulbs. At $.67 each, the average cost of a standard  incandescent light bulb, the total comes to $21.44. I encourage you to take this into consideration.  Finally, at least one of my other roommates was not charged for the missing light bulb in the range  hood even though it’s a common area.  (2) I understand that there was a small hole in the window screen in bedroom A. I would like to  counter this charge on multiple grounds. First, the lease states that I’m responsible for the  premises, which is defined as follows: “Your sole or shared use of a Bedroom in an Apartment in the  Apartment Community…your shared use of the Common Areas in the Apartment and the  Apartment Community…Your sole or shared use of your furniture within your Bedroom, and your  shared use of all appliances and furniture within the Common Areas of the Apartment….” The  window screen is not “in” the Apartment, nor is it “within” the bedroom—indicating that I am being  charged for the exterior of the building, which isn’t the “premises.” Furthermore, under the  SECURITY DEPOSIT clause of the lease, it states that I’m responsible for “…Among other items, the  cost of labor and materials for cleaning and repairs, in excess of ‘normal wear’….” In order to define  “normal wear,” I contacted multiple separate businesses in the Orlando area that specialize in  screens and screen repair. The associates that I spoke with agreed that window screens exposed to  outside elements (weather, beetles, bees, and other various insects) could easily develop holes over  the course of a few years. They went on to say that this would especially be true in an apartment  complex older than 8 years where people walk by the screen everyday (which is most definitely  true for bedroom A).  (3) Upon calling The Village, Kimberly informed me that the $5.32 charge on my Statement of  Deposit was certified mail charges. I would like to counter this charge on multiple grounds. First,  included in my Statement of Deposit was a paper that says that the lease contains a section that 

indicates that I’m responsible for said “certified mail charges”; however, there’s nothing in my lease  that even remotely suggests I’m responsible for certified mail charges. When I called The Village,  Kimberly, after looking through The Village’s copy of my lease, confirmed that she could not find  that clause anywhere within the lease. Second, I contacted the United States Post Office and they  informed me that they would charge $3.12 to send a certified letter from The Village to my new  apartment building. This would indicate, again, unspecified charges hidden within the “certified  mail” charges, which, again, isn’t contained within the lease either. Third, at least one of my other  roommates was sent her own Statement of Deposit, via certified mail, from The Village, but was  not charged for the certified mail charges. This would indicate unfairness and a lack of  standardization in regards to your mailing process.   I would also like to note that when I did my walk‐though with Mark, the resident assistant, he  informed me that the apartment was in amazing condition and that he didn’t see any reason that I  would incur fees or charges.   I hope that these issues can all be resolved efficiently. If you have any questions or concerns, feel  free to contact me at the phone number listed on the first page.  Regards,    Jesse Chapman