The Evolution Of Erp

  • November 2019
  • PDF

This document was uploaded by user and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this DMCA report form. Report DMCA


Overview

Download & View The Evolution Of Erp as PDF for free.

More details

  • Words: 2,667
  • Pages: 8
The Evolution of ERP Introduction 

By    

Raja Mohan Ivaturi [email protected]   

Mr. Raja Mohan Ivaturi is a Gold Medalist graduate from Andhra University and is post graduate from IIT Kharagpur. He is certified CPIM by APICS, USA and Certified Implementer of ERP (CIERP) by CIBRES, USA. He is also a certified member of the Project Management Institute (PMI). Raja Ivaturi has over 19 years of Experience including over 12 years in ERP. He has worked with multiple ERP applications in various capacities across the globe. He can be reached at [email protected]

ePathfinders is a research Organization aimed at ERP research. With a team comprising of professionals engaged with various ERP applications for over 10 years and experience spreading across conceptualizing, designing, developing, implementing, upgrading and supporting various ERP products, ePathfinders shares knowledge on various aspects of ERP world. We share information about ERP lifecycle covering various aspects that help ERP professionals and user community for making critical ERP decisions and supporting the ERP applications in use.

Learn......Share.........Evolve

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

Introduction    In the earlier days of Manufacturing there was no concept of planning in advance. After  receiving a job order in the shop floor, a Foreman was typically the end responsible person  for planning and executing how to make the item, what tools to use, and whom to assign for  executing the work.  Foreman used to be the troubleshooter when the workers face  problems, either with machines, or about how to execute certain activity etc.  For any major  changes such as changing the layout, proposing a new machine, changing the design of the  product Engineer came in to picture. This practice continued as long as it was possible,  because those were the times when what ever was produced was sold and supplier was at  the dictating position. So the long time taken for planning and making the item was not at all  an issue. However with time, the situation was gradually changing and very soon the industry  realized that the process of making items for fulfilling an order was taking long time and in  that way they cannot meet the demand. It was also experienced that there was repetitive  effort while planning for materials, other resources and for ways to make the items.  Then onwards the Manufacturing Planning systems went through progressive refinement in  the last 5 decades.     

Inventory Management using Bill of Material  The first popular methodology that was evolved was called the Bill of Material approach. This  approach was evolved based on the observation that the demand for items can be calculated  from the demand of the assemblies/ Products where the items are used.   To explain this principle, let us take an example of making a standard reading table whose  design is assumed to be fixed. The table needs 4 legs, one polished top, and fixtures for  connecting the legs to the top.  The assumption is that these parts are available through  purchase as and when required and the needed effort is only to assemble the parts. So you  know that irrespective of the number of tables ordered, the parts needed for each table  remains same. Here you must have noticed that the demand for the dining table cannot be  calculated because it depends on how customers order for the dining tables. But the demand  for the parts used to make the dining table can be calculated based on the orders for dining  table.  The list of parts for the table can be recorded as for one table; you need 4 legs, one polished  top and 8 fixtures.   This is nothing but a bill of materials for table.  Now, if you get an order for 100 tables, you  know that you need to purchase 400 legs, 100 polished tops and 800 fixtures. If you already  have 50 legs, 500 fixtures and 150 polished tops in stock, your net purchase requirements will  be 50 legs (100‐50) and 300 fixtures (800‐ 500) only.   Even though the concept of Bill of material is not so simple, the example helps understand  the basics of this approach.   The Refined BOM used to have the following major information:    ™ Material requirements for unit of Main item.  ™ Name of the component item 

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

™ Quantity of component item  ™ Any scrap factor that must be taken in to account while calculating the material  requirement.  ™ Expiry information: The date up to which the design is valid or used by the  manufacturer  In 1960’s the BOM approach soon became the main input for Inventory Control. For many  years, Inventory control was thought as sufficient in manufacturing planning and execution.     

Material Requirement Planning (MRP)  However when the manufacturing activities were gradually growing complex, the Shop floor  people realized that just knowing Bill of material does not help the total planning, because of  the fact that Bill of Materials tells only the information about material requirements. Equally  important factor is the information on Process of manufacturing such as manufacturing  activities to be performed, the time taken for each activity, sequence in which they need to  be performed etc. It is obvious that similar to Bill of materials, the process definition also  remains same, irrespective of the orders of course with some exceptions when different  processes may have to be adopted based on the quantities. So the process definition, which  is also known as routing, became an input to Planning. In 1970’s the concept arrived to a  complete shape and was known as Material requirement planning. This Planning is popularly  known as MRP. A refined MRP briefly takes the demand, important item related information  ( such as Ordering rules, safety stock , Inventory information ), Bill of Material ,routing and  existing Shop floor schedule as inputs.  Based on the demand and other supporting  information MRP     ™ Calculates the requirements for each component item that is required to make the  order quantity of end item  ™ Calculates the time taken to make the order quantity of the end item.  ™ Calculates the needed hours of Man, tools  and Machines for making the Order  quantity of end item  ™ Any exceptions   ™ Any reschedule recommendations to the existing shop floor schedule ( by comparing  the demand quantities and dates with the current scheduled dates and quantities of  the item)  ™ Net requirements of each component item, (by comparing the gross requirements  with the existing inventory.)   

Manufacturing Resource Planning (MRPII)  The  concept  of  MRP  seemed  to  be  complete  and  perfect,  but  some  more  inputs  were  identified  as  essential  for  reasonably  realistic  planning.  The  original  MRP  as  defined  was  looking  at  the  Material  requirements  and  Process  requirements  as  the  major  deliverables  from  the  planning  process.  However  this  information  is  not  sufficient  to  go  ahead  with  production.  For  example,  what  if  you  do  not  having  sufficient  finance  to  perform  the  production to meet the demand, even if you have material and machines to make the item? 

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

Similarly how will you tackle the sudden break down of a critical machine while executing the  manufacturing  process?  In  fact  the  planning  needs  the  output  information  from  the  shop  floor execution as the input to re‐plan according to the current shop floor condition. Based  on  such  realizations,  MRP  was  continuously  refined.  After  a  decade  MRP  reached  such  as  stage that it was entirely different from what was originally defined as MRP. So a new name  MRP II was coined. MRP II is defined as Manufacturing resource Planning.  Major  identification  of  MRP  II  is  through  the  integrated  planning  involving  all  possible  functions in an Industry, which need not always be a Manufacturing Industry. In addition to  exploiting  all  the  features  of  earlier  planning  versions  such  as  traditional  Inventory  control  and,    MRP  ,  MRP  II  focused  on  ensuring  the  integration  between  various  functions  such  as  Planning,  Engineering design, Production , Purchase, Sales, Marketing, Finance, and Human  resources.  The  seamless  integration  that  was  the  main  feature  of  MRPII  ensured  that  the  planning  was  more  meaningful  with  more  transparency  to  all  the  stakeholders  of  the  business.  Even though theoretically it is possible to plan manually , it was concluded that the  practice of applying the principles of MRP ,MRP II and ERP was almost impossible  without  the  help  of  software.  The  integration  among  all  the  functions  was  also  made  easy  through  planning software. 

Enterprise Resource Planning (ERP)  In  the  early  1990’s,  increased  complexity  of  businesses  and  the  need  to  integrate  all  the  functions within an enterprise to sustain in the dynamic environment lead to development of  what is called Enterprise Resource planning (popularly known as ERP). ERP was extension of  MRP II to cover the range of activities within any enterprise.  

EVOLUTION OF MANUFACTURING SYSTEMS

ERP II ERP MRP II MRP IC 1960

1970

1980

1990

2000

 

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

Figure : Evolution of Manufacturing Systems

Major contributors that made the ERP Solutions as complex are,  1. The priorities of various functions are always overlapping and the software is expected  to support the integration among all the functions. A design may be impractical but  will be realized only when the design is submitted to production. If there were access  of design details to the production engineer in the earlier stages, the wrong (or less  feasible  or  impractical)  design  can  be  prevented  in  advance.  Similarly  if  the  Sales  personnel have access to production schedule, they can make the reasonable order  promises based on the expected deliveries from the schedules. At the time of sales  order entry, you can stop the order taking if the customer is overdue to the company  (A piece of information that is known to Accounts personnel).  2. In addition to supporting the basic processes of MRP II, ERP was expected to take care  of other issues such as  a. Software in different languages   i. Software  interface,  error  and  other  messages  and  Help  Documentation  must  look  in  the  language  that  is  preferred  by  the  customer.  ii. Certain  languages  such  as  Arabic,  Chinese  needed  additional  efforts  and  technologies  to  support  the  Software  accessing  in  these  languages.  b. Software  was  expected  to  support  various  trade  laws  that  are  locally  influenced.  c. The cross border logistic activities needed certain features such as the ability  to  support  multiple  currencies,  currency  conversions,  methodologies  to  support  corrections  and  writing  off  currency  differences  etc.  In  addition  specific features such as Import and export rules were required.  3. ERP  software  solutions  were  expected  to  be  generic  which  must  be  more  or  less  readily used by the customers with minimum modifications to the software. TO make  it  simple  to  the  customer,  it  will  be  very  complex  for  the  vendors  to  develop  such  software.  APICS defined ERP as an accounting‐oriented information system for identifying and planning  the enterprise wide resources needed to take, make, ship, and account for customer orders.  An  ERP  system  differs  from  the  typical  MRP  II  system  in  technical  requirements  such  as  graphical  user  interface,  relational  database,  use  of  fourth‐generation  language,  and  computer‐aided  software  engineering  tools  in  development,  client/server  architecture,  and  open‐system portability.   The marking line between ERP and MRP II was very vague and even APICS could not clearly  distinguish what makes ERP different from MRP II.   

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

Extended ERP  ERP  Could  attend  the  most  wanted  needs  of    Business  in  1990’s  such  as  reliable  delivery  commitments, high quality, low and controlled  inventory and reasonably low prices etc. But  the  competitive  advantage  too  vanished.  Many  performance  capabilities  that  previously  provided  distinct  competitive  advantage  became  normal  expectations.  Capabilities  such  as  reliable  delivery  commitments,  high  quality,  and  low  prices  became  the  minimum  to  participate,  not  the  Order  winners  previously  experienced.  The  competition  within  manufacturing  industry  has  created  many  new  concepts,  business  models,  and  techniques  that have influenced the evolution of Extended ERP.  Major factors that contributed the evolution of Extended ERP are :  1. Requirement  to  focus  on  the  core  strength  and  grow  family  of  partners  that  work  together to deliver the end product and share directly or indirectly the revenue and  competitive  advantage.  This  is  because  it  was  practically  impossible  to  maintain  strength in all areas that are needed to satisfy the expectations of customer.  2. A trend that forced to adopt what is called Mass customizations. Customers expect a  unique combination of features from a product and at the same time do not want to  wait  for  the  long  production  and  delivery  cycles.    This  situation  led  to  Mass  customization  and  soon  became  mandatrory  for  the  vendors.  The  Mass  customization principles were even applied to financial services on certain areas such  as “Instant approval of loan, instant opening of account etc. Similarly industries such  as Automotives devised mechanisms to deliver the vehicles in days to the customer.  3.  Trend  to  avoid  interaction  with  systems  for  long  and  expect  the  system  to  have  enough intelligence to perform most of the work. If there are certain rules followed  while scheduling the machine and man resources, why can’t you expect the System  to  follow  the  same  and  generate  the  best  schedule?  The  user  interferes  with  the  system  only  on  exceptions  for  which  no  business  rule  has  been  defined  for  scheduling.  Another example that supports this trend is configuring the Production  BOM  based  on  the  choice  of  customer.  If  the  vendor  knows  what  are  the  combination  of  features  that  can  be  offered  for  a  computer,  the  tool  called  configuration must generate the Part list that makes the item as per the options of  customer.   4. Urge  for  Work  flow  based  applications.    Even  while  refining  the  processes  in  a  company  through  techniques  such  as  Business  Process  re‐engineering,  the  main  focus  for  improvement  was  on  logistic  activities  and  the  indirect  functions  such  as  administrative  functions  were  not  focused  heavily  for  improvement  in  the  earlier  times.  Once  the  logistic  processes  were  matured  enough  the  focus  shifted  to  improving  the  administrative  processes.  Rule  based  work  flow  mechanisms  were  expected  to  take  care  of  routine  administrative  activities  and  only  interference  on  exception  was  required.    For  example,  there  is  a  work  flow  having  steps  Raise  requisition,  approve  requisition,  raise  purchase  order,  receive  goods  and  make  the  payment. There is a business rule which says, requisition for purchasing items of Class  A  can  be  approved  as  long  as  the  latest  consumed  budget  level  is  more  than  the  needed purchase value. This is a rule based on which the purchase requisitions can be 

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

approved by the software automatically and move the control to the next step ( say  print purchase order).  5. Use of the Internet rapidly increased in the mid 1990’s. People quickly became Internet  literate  and  Internet  became  part  of  life  for  them.  Users  liked  the  Web  Browser.  Using  web  browser  was  simple,  and  over  time,  only  two  versions  of  the  browser  (only  one  version  that  is,  Microsoft  Internet  Explorer)  had  the  majority  of  market  share.  The  demand  for  the  business  systems  to  utilize  these  browsers  started  to  grow  and  continues  to  this  day.  Manufacturing  Industry,  ever  under  competitive  pressure  recognized  the  cost  reduction  possibilities  of  using  the  Internet.  The  possibility  of  cost  effective  Electronic  Data  Interchange  (EDI)  seemed  possible.  Visionaries  saw  the  possibility  of  speeding  up  the  business‐to  business  (aka  B2B)  buying and selling processes and reducing the cost of each business transaction. The  Internet made Supply‐Chain Management to be simpler. Those who wanted to grab  the market early started making applications compatible to Internet and instrumental  in making extended ERP’s.  In summary, Extended ERP is a subsequent outcome of progressive refinement of planning  systems  through  MRP,  MRPII,  and  ERP.  In  addition,  it  reflects  the  influences  of  relatively  modern  philosophies  such  as  JIT/  Lean  manufacturing  as  well  as  taking  advantage  of  the  latest technologies. Since it is based on proven good business practice, adapting to Extended  Enterprise  resource  planning  is  an  opportunity  to  reexamine  and  compare  an  enterprise  in  terms  of  competitiveness  and  world‐class  performance.  Extended  Enterprise  Resource  Planning also known as ERP II is the result of years of trial and error, innovative thinking and  leveraging  of  ever  growing  technology.  The  business  concepts  incorporated  in  ERP  II  continue  to  produce  tremendous  competitive  advantage  and  economic  benefit  to  the  manufacturing industries.                                    

[email protected][email protected]   http://epathfinders.blogspot.com/  

Related Documents

The Evolution Of Erp
November 2019 27
The Abcs Of Erp
June 2020 8
The Fraud Of Evolution
April 2020 23
The Fraud Of Evolution
October 2019 48