Teoria Excel 2003

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1. INICIANDO EXCEL...................................................................................................... .........4 2. ENTORNO DE EXCEL................................................................................. .........................6 2.1 PARTES DE LA VENTANA DE EXCEL........................................................................ .....7 3. BARRA DE HERRAMIENTAS .................................................................................... ........9 4. NUEVA HOJA CALCULO................................................................................................ ....15 5. GUARDAR ARCHIVOS................................................................................. ......................16 6. ABRIR UN ARCHIVO................................................................................ ..........................20 7. CERRAR UN ARCHIVO.................................................................................... ................22 8. CONFIGURAR PÁGINAS........................................................................ ...........................23 9. ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO ...................................................................... .....27 9.1 DIVIDIR UNA HOJA DE CÁLCULO......................................................... ......................28 9.2 INMOVILIZAR PANELES..................................................................... ...........................29 9.3. HOJAS DE CÁLCULO...................................................................................... ................29 9.3.1 INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO........................................ ..................29 9.3.2 AGREGAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO....................................................... .........30 9.3.3 COLOCAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CÁLCULO..........................................30 9.3.4 CAMBIAR EL COLOR A LAS HOJAS DE CÁLCULO.............................................. .30 9.3.5 ELIMINAR LAS HOJAS DE CÁLCULO........................................................ ..............31 9.3.6 MOVER O COPIAR HOJAS........................................................................................ ...31 9.3.7 CAMBIAR EL COLOR DE LAS LÍNEAS DE DIVISIÓN DE CELDAS....................31 9.3.8 OCULTAR Y MOSTRAR UN LIBRO................................................... .........................32 9.3.9 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA.......................................................................... .32 9.3.10 MOSTRAR U OCULTAR FILAS O COLUMNAS.......................................... ............33 9.3.11 MOSTRAR U OCULTAR LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.......................33 9.3.12 MOSTRAR U OCULTAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS.................................34 9.3.13 CAMBIAR EL NÚMERO DE HOJAS EN UN LIBRO................................ ..............34 9.3.14 DAR NOMBRE A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS............................ .............35 CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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10. INTRODUCIR Y SELECCIONAR DATOS........................................................ ..............35 10.1 SELECCIONAR DATOS .......................................................................... .......................35 10.2 SELECCIONAR HOJAS.......................................................................... ........................37 10.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS.......................................................................... ...............37 10.3.1 RELLENAR DATOS............................................................................. ........................37 10.3.2 SERIES DE DATOS................................................................................................. .......38 10.3.2.1 SERIES UTILIZANDO EL CONTROLADOR DE RELLENO..............................39 10.3.2.2. SERIES GEOMÉTRICAS Y LINEALES............................................... ..................40 10.3.3 INTRODUCIR DATOS EN CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO.......................41 10.3.4 SERIE DE RELLENO PERSONALIZADA..................................................... ...........42 10.4 MODIFICAR DATOS..................................................................................................... ..42 10.4.1 CAMBIAR EL SEPARADOR DECIMAL Y DE MILES......................................... ....42 10.4.2 ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS................................. ..........................43 10.4.3 INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN BLANCO........................... .........44 10.4.4 AGREGAR O QUITAR LA TRAMA DE FONDO DE UNA HOJA...........................45 10.4.5 APLICAR UN BORDE ALREDEDOR DE UNA PÁGINA............................ .............46 10.4.6 DIBUJAR BORDES DE CELDA................................................................................ ..48 10.4.7 APLICAR O QUITAR EL SOMBREADO DE CELDAS........................... .................49 10.4.8 CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS Y EL ALTO DE FILAS...........................49 10.4.9 ALINEACIÓN DE CELDAS...................................................................................... ....52 10.5 COMBINAR CELDAS...................................................................................... ................52 10.6 AJUSTE DE TEXTO................................................................................ .........................52 11. REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS.................................................................... ...53 11.1 ESTILO DE REFERENCIA A1....................................................................... .................54 11.2 DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS......................55 12. FORMATO DE NÚMEROS.............................................................................................. ..55 13. FORMULAS ................................................................................................................. .......58 13.1 OPERADORES DE CÁLCULO........................................................................... ............58 13.2 TIPOS DE OPERADORES..................................................................................... ..........58 CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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13.2.1 OPERADORES ARITMÉTICOS .................................................................... ............58 13.2.2 OPERADORES DE COMPARACIÓN ................................................. ....................59 13.2.3 OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO ................................ ..................59 13.2.4 OPERADORES DE REFERENCIA......................................................................... ....59 13.3 FORMULAS............................................................................................................... ........60 13.3.1 PARTES DE UNA FÓRMULA................................................................. .....................60 13.3.2 CREAR UNA FÓRMULA SENCILLA........................................................... .............61 14. GRÁFICOS.............................................................................................. ............................64

En la celda B6 se escribe la siguiente fórmula: =SUMA(B2:B5)......................................74

MICROSOFT EXCEL CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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Excel es una hoja de cálculo, que permite crear operaciones básicas, funciones, realizar gráficos y formatos. Existen diferentes versiones de Microsoft Excel, que vienen en un paquete completo de software de oficina (Microsoft Office) entre ellas: Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003. Entre una y otra versión guardar similitud los comandos, en este manual se tratara la versión Excel XP, y Excel 2000 para mayor facilidad de interpretación del usuario. 1. INICIANDO EXCEL Para acceder al programa de Excel, debe seguir las instrucciones 1. Clic en inicio 2. Seleccionar programas y buscar el grupo de Microsoft Office y clic directamente en Excel

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Otra forma de acceder a Excel es dando doble clic sobre el icono si se encuentra como un acceso directo en el escritorio de Windows.

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Doble clic

2.

ENTORNO DE EXCEL

Esta ventana contiene los elementos tradicionales de cualquier ventana de aplicación de Windows, como son: 1. La barra de titulo. 2. La barra de menús. 3. Las barras de herramientas. 4. La Barra de formulas. 5. Las barras de desplazamiento. 6. La barra de estado. 7. Los botones de minimizar, maximizar y cerrar. 8. Las hojas de cálculo. (En Excel los archivos se llaman Libros). Los LIBROS están compuestos por hojas de cálculo y estas a su vez por páginas.

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CUADRO MENÚ CONTROL

2.1

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PARTES DE LA VENTANA DE EXCEL

BARRA DE MENÚS

BARRA DE TITULO

BARRA DE FÓRMULAS

BARRA DE HERRAMIENTAS

COLUMNAS

HOJA DE CÁLCULO

FILAS

BARRA DESPLAZAMIENTO VERTICAL

BARRA DESPLAZAMIENTO HORIZONTAL

HOJAS

BARRA DE ESTADO

PANEL DE TAREAS

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL BOTONES CONTROL DE LA VENTANA

CERRAR

MINIMIZAR MAXIMIZAR / RESTAURAR 3.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Las barras de herramientas son elementos que se utilizan para ejecutar un comando rápidamente, se agrupan los comandos de acuerdo a la tarea que realizan, existen aproximadamente veinte (20) barras de herramientas, pero las más utilizadas son: 3.1 ESTÁNDAR: se encuentra debajo de la barra de menús y sirve para ejecutar comandos en forma general.

3.2 FORMATO: esta barra permite desplegar comandos que modifican la apariencia del libro como tipo de letra, tamaño, color, formato numérico entre otras.

3.3

DIBUJO: permite configurar los comandos relacionados con imágenes y objetos.

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DESCRIPCIÓN NUEVO ABRIR GUARDAR CORREO ELECTRÓNICO BUSCAR ARCHIVOS IMPRIMIR

VISTA PRELIMINAR ORTOGRAFÍA CORTAR COPIAR PEGAR COPIAR FORMATO DESHACER

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL BARRA ESTÁNDAR ICONO

DESCRIPCIÓN REHACER INSERTAR HIPERVÍNCULO AUTOSUMA ORDEN ASCENDENTE ORDEN DESCENDENTE ASISTENTE PARA GRÁFICOS INSERTAR BARRA DIBUJO ZOOM. AYUDA DE MICROSOFT EXCEL

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL BARRA FORMATO ICONO

DESCRIPCIÓN FUENTE TAMAÑO DE FUENTE NEGRITA CURSIVA SUBRAYADO ALINEACIÓN IZQUIERDA ALINEACIÓN CENTRADA ALINEACIÓN DERECHA COMBINAR Y CENTRAR ESTILO DE MONEDA ESTILO PORCENTUAL ESTILO MILLARES AUMENTAR DECIMALES DISMINUIR DECIMALES REDUCIR Y AUMENTAR SANGRÍA BORDES COLOR DE RELLENO COLOR DE FUENTE

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL BARRA DIBUJO ICONO

DESCRIPCIÓN BOTÓN DIBUJO SELECCIONAR OBJETOS AUTOFORMAS LÍNEA FLECHA CUADRADO CIRCULO CUADRO DE TEXTO CUADRO DE TEXTO VERTICAL WORDART INSERTAR ORGANIGRAMA INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS INSERTAR IMÁGENES COLOR DE RELLENO COLOR DE LÍNEA COLOR DE FUENTE ESTILO DE LÍNEA ESTILO DE GUIÓN ESTILO DE FLECHA ESTILO DE SOMBRA

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ESTILO 3D 3.4

INSERTAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS

Para insertar una barra de herramientas adicional a las que ya se encuentran activas en la ventana de Excel. 1. Clic en el menú VER 2. Seleccionar la opción Barra de herramientas 3. Se despliega el listado con las barras de herramientas disponibles, se da un clic sobre la barra a activar.

Las barras que tienen un visto desplegadas sobre la ventana de Word.

quieren decir que se encuentran

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4.

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NUEVA HOJA CALCULO.

Antes de iniciar un trabajo se debe revisar si tenemos una HOJA DE CALCULO NUEVA Cuando no hay documento nuevo se presenta de la siguiente forma la ventana de Excel

Para activar un nuevo documento, se da clic sobre el icono en la barra estándar, esto creara un archivo nuevo. Cada haga clic sobre este icono se genera un nuevo documento un consecutivo así: Libro1, Libro2, etc.

de NUEVO vez que se que llevara

NUEVO LIBRO CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS MENÚ CLIC EN EL MENÚ ARCHIVO, LUEGO CLIC EN LA OPCIÓN REGIONAL SANTANDER NUEVO. ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE TECLADO OPRIMIR A LA VEZ LAS TECLAS CTRL U

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5.

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GUARDAR ARCHIVOS.

Los archivos de Excel se llaman libros, es importante guardar el archivo en el disco duro antes de iniciar el trabajo. 1. 2. 3.

Haga clic en el menú archivo Clic en GUARDAR O GUARDAR COMO Se despliega el cuadro de dialogo de GUARDAR

4. En la opción GUARDAR EN seleccionar la unidad de disco duro y la carpeta donde se va guardar, existe una carpeta llamada MIS DOCUMENTOS (Vol. C – Vol. D) que se puede utilizar para guardar o también se puede seleccionar otra carpeta. 5. Después se debe colocar el nombre del archivo en la caja de texto NOMBRE DE ARCHIVO.

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Una vez guardado el archivo el nombre aparece en la barra de titulo

GUARDAR UN DOCUMENTO EN EL DISCO DURO BARRA ESTÁNDAR CLIC EN EL ICONO TECLADO OPRIMIR A LA VEZ LAS TECLAS CTRL

5.2

G

GUARDAR UN ARCHIVO EN EL DISQUETE. 1. 2. 3. 4. 5.

Colocar el disquete en la unidad de disquete en la CPU Haga clic en el menú archivo Clic en GUARDAR COMO, cuando el archivo ya tiene nombre Se despliega el cuadro de dialogo de GUARDAR Seleccionar la unidad de disquete Disco de 3 ½ (A)

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6. En nombre de archivo, si no tiene colocar el nombre y de lo contrario dejar el que se tiene.

PARA GUARDAR EN EL DISQUETE ES MEJOR HACERLO CUANDO SE TERMINA SU TRABAJO Y HABER GUARDADO LOS CAMBIOS EN EL DISCO DURO; DESPUÉS SI PASARLO AL DISQUETE, DE ESTA FORMA TENDRÍA DOS COPIAS DEL ARCHIVO: EN DISQUETE Y DISCO DURO ACTUALIZADAS

IMPORTANTE cuando se ha terminado de guardar en el disquete se debe cerrar el archivo para poder sacar el disquete.

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UNA VEZ CERRADO EL ARCHIVO SE DEBE ESPERAR QUE EL BOTÓN DE LA UNIDAD DE DISQUETE NO ESTE ILUMINADO PARA SACAR EL DISQUETE.

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ACTUALIZAR LOS CAMBIOS DEL ARCHIVO.

Después de colocar un nombre al archivo y guardarlo en el disco duro, es conveniente ACTUALIZAR LOS CAMBIOS cada 10 0 15 minutos, si se llega a apagar o reiniciar el computador y no se ha guardado se desaparecerán los últimos cambios realizados al documento. Existen varias formas de actualizar los cambios y estas se aplican sobre la unidad de disco donde este ubicado ya sea en el disco duro o en el disquete

1. Clic en el icono de 2. Clic en MENÚ ARCHIVO y clic en GUARDAR 3. Oprimir las teclas CTRL G 6.

ABRIR UN ARCHIVO

Para abrir un archivo existen varias formas 6.1

ABRIR UN ARCHIVO DESDE MENÚ

a. Clic en el MENÚ ARCHIVO y luego clic en ABRIR y se despliega el siguiente cuadro

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b. En la opción de BUSCAR EN se utiliza para seleccionar la ubicación del archivo la cual puede ser UNA CARPETA, O UNA UNIDAD DE DISCO ya sea el disco duro o el disquete.

c. Después de haber ubicado el archivo se da clic sobre el y luego clic en el BOTÓN ABRIR.

IMPORTANTE no es aconsejable digitar el nombre del archivo porque cuando no se digita exactamente como se escribió cuando se guardo no lo abre. También se puede abrir un archivo dando clic en el MENÚ ARCHIVO y cuando se despliega el menú hacia la parte final hay una opción donde se muestran los últimos archivos abiertos, esta seria una forma rápida pero solo para los últimos archivos utilizados; se da clic sobre el nombre del archivo y el se despliega inmediatamente.

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7.

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CERRAR UN ARCHIVO

Es importante cerrar un archivo sobre todo cuando se va a sacar un disquete y el archivo esta dentro de el. También es aconsejable no dejar abiertos tanto archivos es mejor ir cerrando los archivos que ya no se utilizan. En la barra de tareas se observan los LIBROS que se encuentran abiertos, se pueden abrir varios pero se aconseja por manejo de recursos del equipo no abrir varios. Para cerrar un archivo: 1. Clic en el MENÚ ARCHIVO 2. Clic en cerrar, cuando seleccionemos esta opción SI NO SE HAN GUARDADO CAMBIOS, el pregunta si se va a realizar, se deben GUARDAR LOS CAMBIOS. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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8.

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CONFIGURAR PÁGINAS

En Excel es importante configurar la hoja de cálculo antes de imprimir es necesario organizar las márgenes y orientación correspondiente que va a tener el formato. Se deben configurar: MÁRGENES DE PAGINA: Superior, inferior, izquierdo y derecho. TIPO DE PAPEL : carta, oficio, A4  ORIENTACIÓN DEL PAPEL: horizontal o vertical 1. Se da clic en el MENÚ ARCHIVO 2. Clic en CONFIGURAR PÁGINA 3. Se despliega el cuadro de diálogo de configurar página CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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4. En la ficha PÁGINA se configura la orientación del papel si se va imprimir en forma HORIZONTAL y VERTICAL. En la opción de ESCALA se puede ajustar el tamaño de la hoja de cálculo en diferentes porcentajes, esto se utiliza cuando un formato no cabe dentro de las márgenes o el tipo de papel establecido. En la opción de TAMAÑO DE PAPEL se selecciona el tipo de papel como carta, oficio o personalizado. 5. En la ficha de MÁRGENES, se establecen la medida para cada una de las márgenes seleccionando el número en las casillas, puedes ser borrando y colocando el numero sin medida (CMS o Mm.) o moviendo las flechas de las casillas, la flecha hacia arriba aumenta y hacia abajo disminuye. Después de realizar las configuraciones se da clic en el botón de ACEPTAR

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En la opción de Encabezado y Pie de Página se define la márgen o medida que va a tener cada uno. La opción de CENTRAR EN LA PÁGINA. Se puede seleccionar una o las dos opciones a la vez para Centrar el documento ya sea en forma HORIZONTAL O VERTICAL.

6. En la opción ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA se coloca el texto o las opciones para cada uno

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Adicional del texto se pueden agregar imágenes, la fecha, la hora y el número de página. Se da clic en la opción de Personalizar Encabezado y se despliega la ventana para configurar el Encabezado o el pie de página.

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9. ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO

Un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo, que puede utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de una hoja de cálculo.

La hoja de calculo esta conformada por FILAS Y COLUMNAS, las cuales forman las celdas, cada una respectivamente tiene un nombre CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL FILAS COLUMNAS

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números del 1 al 65536 de la letra A al IV, para un total de 256 columnas

Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

CELDAS

9.1 DIVIDIR UNA HOJA DE CÁLCULO Para ver distintas partes de una hoja de cálculo y desplazarse por ellas de forma independiente, puede dividir la hoja de cálculo en sentido horizontal y vertical en paneles independientes. La división de una hoja de cálculo en paneles permite ver distintas partes de la misma hoja unas junto a otras y resulta útil, por ejemplo, para copiar y pegar datos entre distintas áreas de una hoja de gran tamaño. 1. Clic en el MENU VENTANA 2. Clic en DIVIDIR

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9.2 INMOVILIZAR PANELES Este comando se utiliza para inmovilizar datos en formularios grandes de Excel , se da clic en Clic en el MENU Ventana Clic en Inmovilizar PANELES.

9.3. HOJAS DE CÁLCULO 9.3.1 INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO En el menú Insertar, haga clic en Hoja de cálculo.

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9.3.2 AGREGAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO Determine el número o las hojas de cálculo que desea agregar. 1. Mantenga presionada la tecla SHIFT y, a continuación, seleccione tantas etiquetas de hoja de cálculo existentes como las que desea agregar al libro abierto. Ejemplo: si desea agregar tres nuevas hojas de cálculo, seleccione tres fichas existentes en la hoja de cálculo. 2. En el menú Insertar, haga clic en Hoja de cálculo. 9.3.3 COLOCAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CÁLCULO 1. Clic derecho sobre la Etiqueta de la Hoja 2. Luego digitar el Nombre de la hoja.

9.3.4 CAMBIAR EL COLOR A LAS HOJAS DE CÁLCULO CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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1. Se da clic derecho sobre la etiqueta de la hoja 2. Clic en color de etiqueta.

9.3.5 ELIMINAR LAS HOJAS DE CÁLCULO 1. Se da clic derecho sobre la etiqueta 2. Luego clic en Eliminar. 9.3.6 MOVER O COPIAR HOJAS 1. Para mover una hoja se da clic sostenido sobre ella y luego se arrastra hasta el lugar correspondiente. 2. Para copiar una hoja se da clic derecho sobre ella y clic en el comando de copiar y luego PEGAR. 9.3.7 CAMBIAR EL COLOR DE LAS LÍNEAS DE DIVISIÓN DE CELDAS 1. Seleccione las hojas a cuyas líneas de división desee cambiar el color. 2. Clic en herramientas 3. Clic en Opciones 4. Clic en VER 5. Clic en la lista COLOR LÍNEAS DIVISIÓN CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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9.3.8 OCULTAR Y MOSTRAR UN LIBRO 1. Clic en el MENU Ventana 2. Clic en OCULTAR 3. Si desea hacer visible el libro haga clic nuevamente en VENTANA, Mostrar 9.3.9 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA 1. Clic en el MENU formato 2. Clic en HOJA 3. Clic en OCULTAR O MOSTRAR.

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9.3.10 MOSTRAR U OCULTAR FILAS O COLUMNAS 1. Seleccione una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas que desee mostrar. 2. En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en OCULTAR O MOSTRAR. 9.3.11 MOSTRAR U OCULTAR LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver. 2. Active o desactive las casillas de verificación Barra desplazamiento horizontal y Barra desplazamiento vertical.

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9.3.12 MOSTRAR U OCULTAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver. 2. Active o desactive la casilla de verificación Etiquetas de hojas. Al mostrar las etiquetas de las hojas, es posible que también tenga que expandir el área de desplazamiento de las etiquetas. 9.3.13 CAMBIAR EL NÚMERO DE HOJAS EN UN LIBRO 1. Se da clic en el MENU HERRAMIENTAS 2. Se da clic en OPCIONES 3. Se da clic en GENERAL 4. Luego se Coloca el numero de hojas que van a aparecer en un libro.

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9.3.14 DAR NOMBRE A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS 1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR. 10. INTRODUCIR Y SELECCIONAR DATOS 10.1

SELECCIONAR DATOS A continuación se relaciona una tabla donde se explica la forma para seleccionar Celdas, filas o columnas.

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PARA SELECCIONAR Texto de una celda

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COMANDO Si está activada la modificación de una celda, seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a continuación, seleccione el texto de la celda. Si está desactivada la modificación de una celda, seleccione la celda y, a continuación, seleccione el texto en la barra de fórmulas.

Una sola celda

Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.

Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda.

Un rango de celdas amplio.

Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Celdas no adyacentes Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga o rangos de celdas presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos. Una fila o columna completa

Haga clic en el título de fila o de columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre por encima de los títulos de fila o columna. Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las otras filas o columnas.

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10.2 SELECCIONAR HOJAS Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Para seleccionar Una sola hoja

comando Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en la etiqueta de la última hoja.

Dos o más hojas NO Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, adyacentes mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas. Todas las hojas de un libro.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

10.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS 10.3.1 RELLENAR DATOS Es posible rellenar un rango de celdas con los mismos valores 1. Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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2. Escriba los datos y presione CTRL+ ENTRAR.

10.3.2 SERIES DE DATOS Es posible rellenar con rapidez varios tipos de series de datos seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). CONTROLADOR RELLENO

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 10.3.2.1 SERIES UTILIZANDO EL CONTROLADOR DE RELLENO

Microsoft Excel puede continuar automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo basados en un diseño que se establezca. Por ejemplo, las selecciones iniciales de la tabla siguiente se extienden como se muestra. Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes. Selección inicial

Serie extendida

1, 2, 3

4, 5, 6

9:00

10:00, 11:00, 12:00

Lun

mar, mié, jue

Lunes

martes, miércoles, jueves

Ene

feb, mar, abr

ene, abr

jul, oct, ene

Ene-99, Abr-99

jul-99, oct-99, ene-00

15-ene, 15-abr

15-jul, 15-oct

1999, 2000

2001, 2002, 2003

1-ene, 1-mar

1-may, 1-jul, 1-sep,...

Trim3 (o T3 o Trimestre3)

Trim4, Trim1, Trim2,...

1er período

2do período, 3er período,...

Producto 1

Producto 2, Producto 3,...

1. Seleccione la primera celda de un rango que desee rellenar. 2. Escriba el valor inicial de la serie. 3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer una secuencia. o Si desea la serie 2, 3, 4, 5..., escriba 2 y 3 en las dos primeras celdas. 4. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 5. Arrastre el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar. Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda. 10.3.2.2. SERIES GEOMÉTRICAS Y LINEALES Las series geométricas son aquellas que aumentan por medio de un factor de multiplicación

y las series lineales son las que aumentan por medio de un

sumando. SERIE GEOMÉTRICA

4 8 16 32 EL FACTOR ES EL NÚMERO 2

SERIE LINEAL

2 4 6 8 10 EL SUMANDO ES EL NUMERO 2

Las series lineales se pueden generar por medio de el controlador de relleno, las geométricas hay que seguir los pasos a continuación.

1. 2. 3. 4. 5.

Digitar el primer número de la serie Clic en edición Clic en Rellenar Clic en Series Seleccionar el tipo de serie a aplicar, especificar el incremento ya sea un factor o un sumando. 6. Seleccionar las series van distribuidas en filas o columnas 7. Digitar el límite quiere decir hasta donde va la serie. 8. Clic en Aceptar. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 10.3.3

PÁG. 41

INTRODUCIR DATOS EN CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO

1. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. 2. Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB. 10.3.3.1

FECHAS

Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 05-09-2006 5/sep/2006. Para introducir la fecha del día, presione CTRL+ SHIFT + ; (punto y coma). 10.3.3.2

HORAS

Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m. Para introducir la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+: (dos puntos). 10.3.3.3

ESCRIBIR NÚMEROS CON UNA CANTIDAD FIJA DE ESPACIOS DECIMALES O CEROS A LA DERECHA

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Modificar. 2. Active la casilla de verificación Número fijo de decimales. 3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo de dígitos a la derecha del separador decimal o un número negativo a la izquierda del separador. El resultado será ejemplo : 009 10.3.3.4 ACTIVAR O DESACTIVAR LA OPCIÓN QUE COMPLETA AUTOMÁTICAMENTE LAS ENTRADAS DE LAS CELDAS 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Modificar. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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2. Active o desactive la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda. 10.3.4

SERIE DE RELLENO PERSONALIZADA

Podrá crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilice con frecuencia. 1. Clic en Herramientas 2. Clic en opciones 3. Clic en Listas personalizadas 4. Se da clic en agregar y se digita la lista y nuevamente se da clic en AGREGAR 10.4 MODIFICAR DATOS 10.4.1 CAMBIAR EL SEPARADOR DECIMAL Y DE MILES 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y después en la ficha Internacional. 2. Dentro de Tratamiento de números, desactive la casilla de verificación Usar separadores de sistema. 3. Escriba los nuevos separadores en los cuadros Separador decimal y Separador de miles.

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10.4.2 ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. 2. En el menú Edición, haga clic en Eliminar. 3. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. Nota

Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las

referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada, mostrará el valor de error. #REF

También se puede eliminar dando clic derecho sobre la fila columna o rango de celdas a eliminar.

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PÁG. 44

10.4.3 INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN BLANCO 1. Siga uno de estos procedimientos: Insertar nuevas celdas en blanco Seleccione un rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5. Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. 2. En el menú Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas

10.4.4 AGREGAR O QUITAR LA TRAMA DE FONDO DE UNA HOJA 1. Haga clic en la hoja en la que desea agregar o eliminar una trama de fondo. 2. En el menú Formato, seleccione Hoja y, a continuación, haga clic en Fondo. 3. Seleccione el archivo de gráficos que va a utilizar como trama de fondo. 4. El gráfico seleccionado se repetirá para rellenar la hoja. Puede aplicarse un sombreado en color sólido a las celdas que contienen datos CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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10.4.5 APLICAR UN BORDE ALREDEDOR DE UNA PÁGINA 1. Seleccione el rango de celdas de la página en la que desea agregar o eliminar un borde. 2. Para aplicar el estilo de borde seleccionado últimamente, haga clic en Bordes en la barra de herramientas Formato. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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3. Otra forma de aplicar bordes es Seleccionar el rango de celdas Dar clic en el Menú Formato Dar clic en Celdas Clic en Bordes

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Seleccionar los estilos y colores respectivos para el contorno y luego el interior. Clic en ACEPTAR. 10.4.6 DIBUJAR BORDES DE CELDA Otra forma para aplicar bordes de celda es utilizando el lápiz de la herramientas de BORDES

Seleccionar el estilo de la línea, el color y luego con el lápiz se marca la tabla.

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PÁG. 49

10.4.7 APLICAR O QUITAR EL SOMBREADO DE CELDAS 1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar o quitar un sombreado. 2. Sombrear celdas con colores sólidos. 3. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno y elija un color en la paleta.

SOMBREAR CELDAS CON TRAMAS 1. En el menú Formato, haga clic en Celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Tramas. 2. Para incluir un color de fondo en la trama, haga clic en un color del cuadro Sombreado de celda. 3. Haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Trama y, a continuación, seleccione el estilo de trama y el color que desee. 10.4.8 CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS Y EL ALTO DE FILAS 1. Arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.

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PÁG. 50

Para hacer lo mismo en todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier título de columna.

PARA AJUSTARLO A UN ANCHO ESPECÍFICO Seleccione la columna o la fila, elija Columna o fila en el menú Formato, haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.

CAMBIAR EL ALTO FILA CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 1. Clic en las filas a modificar 2. Clic en Formato 3. Clic en Fila, clic en alto y se digita la medida a aplicar.

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 10.4.9 ALINEACIÓN DE CELDAS

Para realizar alineaciones tanto de celdas como de texto en Excel se da clic en el MENU FORMATO Clic en celdas Clic en Alineación Se selecciona Centrar para que tanto en forma vertical y horizontal quede centrado el texto. Para aplicarlo en forma diagonal se da clic en Orientación y luego se digita el numero de grados a aplicar. 10.5 COMBINAR CELDAS Este comando se utiliza para combinar varias celdas de una fila o de una columna 1. Seleccionar las celdas que se van a combinar 2. Se da clic en el icono de combinar

10.6 AJUSTE DE TEXTO Permite ajustar texto a las celdas 1. Seleccionar el texto 2. Clic en Formato 3. Clic en Celdas 4. Clic en ajuste de texto

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PÁG. 53

11. REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 11.1

PÁG. 54

ESTILO DE REFERENCIA A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a

Utilice

La celda de la columna A y la fila 10

A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

B15:E15

Todas las celdas de la fila 5

5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

5:10

Todas las celdas de la columna H

H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J

H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

A10:E20

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 11.2

PÁG. 55

DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1. 12. FORMATO DE NÚMEROS En Excel se pueden configurar diferentes formatos de numero de acuerdo al tipo de datos que se estén manejando a continuación se describen algunos. 1. Clic en el menú formato 2. Clic en Numero y se despliegan los diversos formatos que se pueden trabajar.

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PÁG. 56

1. FORMATO GENERAL Las celdas con el formato General no tienen aplicado ningún formato de número. Las celdas con el formato Texto se consideran texto incluso cuando se escribe un número en la celda; el número se muestra de la manera exacta en que fue escrito. 2. FORMATO DE NÚMERO

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PÁG. 57

Se aplica en formatos de números especificando el número de decimales y activar la casilla de verificación de miles.

3. FORMATO DE MONEDA Se utiliza para aplicar el símbolo de pesos $ a los valores. Para aplicar cualquiera de los anteriores formatos se da clic en los datos y luego se activa el tipo de formato a aplicar y Luego aceptar.

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PÁG. 58

13. FORMULAS 13.1 OPERADORES DE CÁLCULO Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: Aritmético. Comparación Texto Referencia. 13.2

TIPOS DE OPERADORES

13.2.1 OPERADORES ARITMÉTICOS Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético

Significado (Ejemplo)

+ (signo más)

Suma (3+3)

- (signo menos)

Resta (3-1) Negación (-1)

* (asterisco)

Multiplicación (3*3)

/ (barra oblicua)

División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo)

Exponenciación (3^2)

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INFORMÁTICA MODULO DE EXCEL 13.2.2

PÁG. 59

OPERADORES DE COMPARACIÓN

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

Significado (Ejemplo)

= (signo igual)

Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que)

Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que)

Menor que (A1
>= (signo igual o mayor que)

Igual o mayor que (A1>=B1)

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de) 13.2.3

Distinto de (A1<>B1)

OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto

Significado (Ejemplo)

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

13.2.4

OPERADORES DE REFERENCIA

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Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia

Significado (Ejemplo)

: (dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio)

Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

13.3 FORMULAS Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3 Una fórmula también puede contener lo siguiente: Funciones Referencias Operadores Constantes.

13.3.1 PARTES DE UNA FÓRMULA

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PÁG. 61

1

FUNCIONES: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

2

REFERENCIAS (O NOMBRES): A2 devuelve el valor de la celda A2.

3.

CONSTANTES: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

4.

OPERADORES: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

13.3.2

CREAR UNA FÓRMULA SENCILLA

=128+345 Las siguientes fórmulas contienen operadores y constantes. Fórmula de ejemplo

Acción

=128+345

Suma 128 y 345

=5^2

Halla el cuadrado de 5

1. 2. 3. 4.

Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.

13.3.3

CREAR UNA FÓRMULA QUE CONTENGA REFERENCIAS O NOMBRES

=A1+23 Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas y nombres de otras celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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PÁG. 62

Fórmula de ejemplo Acción =C2

Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2

Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. 2. En la barra de fórmulas, escriba = (signo igual). 3. Seleccione con un clic las celdas que va incluir en la formula. 4. Presione ENTRAR.

13.3.4

ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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PÁG. 63

PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador

Descripción

: (dos puntos)

Operadores de referencia

-

Negación (como en -1)

%

Porcentaje

^

Exponenciación

*y/

Multiplicación y división

+y-

Suma y resta

&

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. = (5+2)*3 CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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GRÁFICOS

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.

14.1

CREAR UN GRAFICO A PARTIR DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS

Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones. 1. Digitar los datos que va a tener el grafico 2. Seleccionar los datos

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PÁG. 65

3. Se despliega el asistente para gráficos y el primer paso seleccionar el tipo de gráfico a Utilizar (clic en Insertar y luego clic en Grafico).

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PÁG. 66

4. En el paso uno se selecciona el tipo de gráfico y también el subtipo de grafico y clic en siguiente.

5. Seleccionar el tipo de datos en la opción de rango de datos 6. Luego seleccionar las opciones para completar el grafico en el paso 3 Títulos Eje Líneas de división Leyenda Rotulo de datos Tabla de datos.

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7. Se da clic en siguiente y luego se despliega el paso 4 donde se ubica el grafico ya sea en una hoja nueva o dentro de la misma hoja.

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8. Para realizar modificaciones sobre el grafico se da clic sobre los iconos de la barra de herramientas que me permiten modificar las diferentes opciones sobre el grafico.

9. También se pueden realizar cambios sobre el gráfico dando clic derecho sobre el y se despliegan las opciones a modificar.

10. Para realizar cambios sobre el gráfico seda clic derecho sobre el gráfico y se despliega el área de formato del gráfico.

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Funciones de Excel CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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- BUSCARV(): Síntaxis: =BUSCARV(Celda;Rango;Columna) Busca el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas a su derecha. Hay que observar detenidamente los tres argumentos que nos pide la función =BUSCARV(), primero la celda donde estará lo que intentamos buscar, luego el rango donde hemos de buscarlo y por último el número de columna que queremos mostrar Ejemplo: Supongamos que tenemos una lista larga de artículos: Observa que en la parte superior hemos preparado tres casillas de colorines. Estas celdas servirán para nuestro propósito. En la celda C2 colocaremos la fórmula: =BUSCARV(C1;A7:C15;2) Con esto lo que haremos será escribir un código de artículo en la celda c1(amarilla) y Excel hará que aparezca automáticamente la descripción y la cantidad disponible en las dos celdas inferiores. Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La fórmula mirará lo que hay en la celda c1 y lo buscará en el rango A17:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrará en la primera columna), mostrará lo que hay en las dos columnas a su derecha (contándose ella), es decir, la descripción del producto.

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Nota: Si la lista de artículos, está escrita en otra hoja de cálculo, llamada por ejemplo Hoja1, entonces la fórmula sería la siguiente: =BUSCARV(C1;Hoja1!A7:C15;2) La función BUSCARH(Celda;Rango;Fila), es similar a la anterior, pero con la diferencia de que busca el valor de una celda en un rango de celdas de una fila, es decir, de forma horizontal.

- PROMEDIO(): Síntaxis: =PROMEDIO(Número1;Número2;...) Función que nos devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis. Ejemplo: =PROMEDIO(12;12;13) devolverá 12,33333 =PROMEDIO(A1:D13) devolverá el promedio del rango A1:D13

- MAX() y MIN(): Síntaxis: =MAX(Números)

=MIN(Números)

Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números. Ejemplo:

- MODA(): Síntaxis: =MODA(Números) Valor que más se repite en un rango. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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PÁG. 73

Ejemplo:

- CONTAR() y CONTARA(): Síntaxis: =CONTAR(Rango) =CONTARA(Rango) El primero cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista y el segundo elementos de texto.

- MEDIANA(): Síntaxis: =MEDIANA(Números) Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. Ejemplo:

- AHORA(): Síntaxis: =AHORA() Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

- MES(): Síntaxis: =MES(núm_de_serie) Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre), correspondiente a un número de serie. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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- DIA(): Síntaxis: =DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes, (un número de 1 a 31), correspondiente al número que representa una fecha.

- SUMA(): Síntaxis: =SUMA(número1;número2; ...) Suma todos los números en un rango de celdas. Ejemplo:

En la celda B6 se escribe la siguiente fórmula: =SUMA(B2:B5) - IGUAL(): Síntaxis: =IGUAL(texto1;texto2) Compara dos valores de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales o FALSO en cualquier otro caso (diferencia entre mayúsculas y minúsculas).

- PRODUCTO(): Síntaxis: =PRODUCTO(número1;número2;...) Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto. Ejemplo: El producto de estos cuatro números (56x45x30x20) es 1512000

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- RAIZ(): Síntaxis: =RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número. Ejemplo: La raíz cuadrada de 64 sería 8

- REDONDEAR.MENOS(): Síntaxis: =REDONDEAR.MENOS(número;núm_decimales) Redondea un número hacia abajo, hacia cero. Ejemplo: El redondeo del número 456,768956 hacia abajo, sería 456,76

- Y(): Síntaxis: =Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si algún argumento es FALSO. CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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- SI(): Síntaxis: =SI(Condición;Verdadero;Falso) Es una de las funciones más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Esta es la forma más simple de representar esta función, porque se puede complicar más. Ejemplo: Vamos a hacer que la siguiente factura, nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda D5 y será la siguiente: =SI(A7=”Contado”;D4*10%;0;)

Esta fórmula mirará si en la casilla A7 (celda gris) existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda D5, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:

En este ejemplo se observa como la función =SI, debía cumplir una condición, que era la de controlar si en una celda determinada había un texto. Pero, ¿qué pasaría si se tuviesen que cumplir más de una condición? Supongamos que la función =SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podrían ser: - Que la función =SI hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos - Que la función =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos Controlaremos una u otra forma con dos operadores lógicos: el Y y el O CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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La sintaxis de la orden sería la siguiente: =SI(Y(Condición1;Condición2.............. Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones. =SI(O(Condición1;Condición2............. Caso que se deba cumplir sólo una En el siguiente ejemplo se ha diseñado una hoja de control de flujo de caja, en el caso, de que debamos controlar entradas y salidas además del saldo.

En las columnas C y D introducimos las cantidades según sea un gasto (extracción) o un ingreso (depósito). Sería muy fácil colocar en la celda E5 (saldo) la siguiente fórmula: =E4+C5-D4, que calcularía el saldo anterior, más la cantidad de la celda del depósito, menos la cantidad de la celda de la extracción. El problema viene cuando copiamos la fórmula varias celdas hacia abajo. A partir de la celda del último saldo, siempre nos mostraría el saldo anterior, hubiéramos o no, introducido cantidades en las celdas de depósito o extracción. Observa el resultado que se obtendría:

En la ilustración superior utilizamos la función =SI, la cual ha de controlar que se cumplan dos condiciones: que introduzcamos una cantidad en la celda del CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS REGIONAL SANTANDER ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE [email protected] [email protected]

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depósito O de la extracción. Sólo en uno de los dos casos se ejecutará la función. De esta forma, si todavía no hemos introducido nada en las celdas de la izquierda, la función no se ejecutará. Observa a continuación las partes de la fórmula: =SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones. (C5>0; Primera condición: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir, un número positivo. D5>0) Separada por punto y coma, la segunda condición controla lo mismo: que en D5 haya algún número. ;E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutará esta fórmula. ;””) caso de no cumplirse ninguna condición, no saldrá nada. Las dos comillas quieren decir caracter nulo.

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