Tema 2 - Control De Materiales.docx

UNIDAD 2: CONTROL DE MATERIALES SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas. La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia. En un negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción, es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES. En una empresa manufacturera, la inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costos de producción. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daños, robos u obsolescencia. El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepción, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarán los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen información oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia. Funciones de Control  Determinar las necesidades probables de materiales;  Conseguir abastecimiento adecuado a tiempo y almacenar los materiales si fuera necesario; .  Entregar y poner en circulación los materiales a medida que se necesiten;  Registrar todas las transacciones del almacén o bodega en registros apropiados;  Suministrar los datos para contabilidad de costos y financiera relacionadas con el almacén. CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS ACTIVIDADES RUTINARIAS El ciclo funcional del control de los materiales varía de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayoría de las empresas se asignan responsabilidades, se establecen procedimientos y se crean soportes documentales para el control por la compra, recepción y almacenamiento; así como también por el uso y consumo de los materiales.  Compra, recepción y almacenamiento: El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la producción, se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se comparan las cantidades necesarias con las existencias de almacén permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificación permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacén a efectuar la solicitud de compra de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de solicitar cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la más conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales. El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el área de recepción, el cual elabora el informe de recepción y envía los materiales al área de almacén. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.

Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operación de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas.

COMPRA DE MATERIALES

Solicitud

de Compra

CONTROL MATERIALES

Orden de

Factura

Recepción

Compra

COMPRAS

Informe de

PROVEEDOR

RECEPCION

ALMACEN

MAYOR PRINCIPAL

COTABILIDAD

REGISTROS CONTABLES

AUXILIARES

MAT A-BC

Figura 1. – Control de compras de los materiales  Uso o consumo de materiales: El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén, utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales, el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos. Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen periódico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fábrica. Ventajas del Control de Materiales A. Impedir las pérdidas verificando todos los materiales a su llegada al almacén, desde el doble punto de vista de la cantidad y la calidad, y comprobar el acuerdo con todas las condiciones especificadas en los pedidos; B. Reducir el desperdicio debido a roturas, robos, deterioros por los agentes atmosféricos, etc., y también, el desaprovechamiento de espacio por la mala colocación de los materiales almacenados; C. Disminuir los excesos en las compras e inmovilizar menos capital en existencias en inventarios; D. Reducir el número de variedades de artículos que se tengan innecesariamente; E. Eliminar los retrasos en la fabricación y/o reparación suministrando los materiales pedidos en la forma y la cantidad necesarias y en el instante especificado; F. Mantener un sistema de saldos en almacén para asegurar que se harán nuevos pedidos con la antelación exactamente necesaria, que se registrarán las salidas de materiales, se facilitará el reparto de los mismos entre las tareas en curso y se determinarán las cantidades disponibles para las solicitudes que lleguen; G. Proporcionar una base para llevar la contabilidad de los materiales recibidos y entregados, y averiguar y cargar los costos a los productos respectivos Gestión de Almacenes El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su ámbito de competencia. El almacén es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una compañía, comercial o industrial, con propósitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercancía, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar valor agregado.

La gestión de almacenes puede definirse como el proceso logístico que se encarga de la recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier unidad logística, así como el tratamiento de información de los datos generados en cada uno de los procesos. El objetivo general de la gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo de producción de una organización, se encuentra en gran medida condicionado por el ritmo del almacén. Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS Rapidez de entregas Fiabilidad Reducción de costes Maximización del volumen disponible Minimización de las operaciones de manipulación y transporte Funciones del almacén      

Recepción de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacén. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.1

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Importancia La importancia de los inventarios en los distintos sectores de la economía es prioritaria ya que normalmente una empresa típica tiene invertido en existencias aproximadamente entre el 20 al 30% de sus activos, llegando al 90% de su capital circulante. El activo circulante se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero sin pérdida significativa de valor en un plazo inferior a un año a diferencia del activo inmovilizado cuya conversión plena en liquidez requiere normalmente más de un año. Una buena gestión de inventarios obtiene una mejora en la rentabilidad económica, ya que de dicha gestión dependerá lo siguiente: 1.-Por un lado, la mayor o menor cantidad de capital inmovilizado en inventarios y, por tanto, la magnitud del activo circulante. 2.-Por otro lado, el nivel de beneficios, ya que la existencia de inventarios implica incurrir en una serie de costes, que la gestión de inventarios trata de minimizar.

Criterios de valoración de las salidas del almacén Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de adquisición o coste de producción, pero esas existencias van a salir paulatinamente del almacén, bien para ser vendidas, bien para incorporarse al proceso productivo. Cuando el precio de adquisición o costo de producción de todas las existencias que entran en el almacén es el mismo no hay ninguna dificultad para valorar las existencias que salen del almacén (no confundir con el precio de venta), y por tanto el valor que tienen las existencias que al final del ejercicio permanecen en el almacén. El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costos de producción de las existencias. ¿Cómo establece la empresa el valor de las existencias que salen del almacén y por tanto de las que quedan? Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están identificadas individualmente, la empresa llevará un control individualizado de ellas y por tanto no tiene que utilizar ningún criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá qué unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a ser la valoración utilizada para contabilizar la salida de almacén. (P.E , LOS SUPERMERCADOS) Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que tienen un valor relativamente bajo y las entradas en el almacén se han producido a distintos precios de adquisición o costes de producción y las existencias no tienen un tratamiento individualizado (por el coste muy elevado), para determinar el valor de las que salen del almacén se ha de utilizar un criterio de valoración de existencias. La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración para los casos en que las normas del precio de adquisición y del costo de producción son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Se trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO, tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación. Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Se basa en el costo promedio del inventario durante el período - Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out: primera entrada, primera salida). El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias Criterio LIFO/UEPS (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última entrada, primera salida). El valor de la salida de las existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos. Ventajas Método UEPS  La evaluación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utiliza los precios más viejos de las compras.  La razón principal de algunas compañías que eligen UEPS en los períodos de inflación, sin embargo, es que ayuda a mantener los ingresos fiscales actuales bajos, ya que sus compras más recientes suelen tener una base de costo más elevado.  Confronta costos actuales con precios de venta actuales por lo que en el Estado de resultado refleja una utilidad menor que los demás métodos.  La utilidad menor permite un menor pago de impuestos Desventajas Método UEPS  Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto.  Aplicación y manejo de Kárdex más complicado que con los demás métodos.  El inventario final queda valuado según costos antiguos. Por lo que no representan razonablemente el valor real del inventario final.

Las empresas que utilizan el método UEPS para la valuación de inventarios, a pesar que es más laborioso, lo aplican para dejar su inventario final a costo de los productos antiguos, ya que las compras más recientes suelen tener un costo más elevado y derivado de eso disminuye la base de cálculo del impuesto. En Guatemala no esta permitido el uso de este método de valuación De forma general, con estos criterios de valoración de las existencias que permite la legislación mercantil (según el Plan General de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO).

APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación del costo de mercancías en el inventario.

Costo Valor total unitario 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000 40 Unid. $ 550.000 35 Unid. 5 Unid.

Cantidad Inventario inicial Compras Cantidad total Ventas periodo Inventario final Promedio ponderado Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40

El valor promedio del costo por artículo es de $13.750 El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia. PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada. UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia. Análisis final

Promedio PEPS UEPS

$ $ $

68.750 75.000 50.000

Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración más baja es la obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el promedio. GESTIÓN DE INVENTARIOS La gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización. Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación y las formas de clasificación, determinados por los métodos de control. Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:  Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y  Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo. Costos asociados a los inventarios Los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la naturaleza de la organización y consisten en:

Costo de ordenar - Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción). - Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno". Costo de tenencia o sostenimiento del inventario Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho. Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es elriesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de traslado. Tipos de inventarios  Clasificación según su nivel de terminación Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:  Inventarios de Materias Primas  Inventarios de Insumos y Materiales (Materiales indirectos)  Inventarios de Productos en proceso  Inventarios de Productos terminados  Inventarios de Productos en Embalaje  



  

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc. Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc. Clasificación según su función Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción. Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

¿Por qué una empresa tiene que escoger UEPS o PEPS? En la gestión de inventarios, PEPS y UEPS tienen que ver con el almacenamiento físico y el movimiento de inventario, contabilidad. Los conceptos se relacionan con la forma en que los costos de compra se asignan a las ventas diarias. Inventario PEPS En la gestión de inventarios, PEPS significa que los elementos más antiguos de inventario (aquellos comprados primero) se venden antes de los nuevos artículos. Las empresas deben utilizar el inventario PEPS si están vendiendo productos perecederos, como alimentos, que expiran después de un cierto período de tiempo. Las empresas que venden productos con ciclos de demanda relativamente cortos, como el diseñador de moda, también pueden tener que elegir PEPS para asegurarse de que no tengan estilos anticuados en el inventario. Inventario UEPS Aunque es raro, hay empresas que tienen que usar UEPS, en lugar de PEPS, para gestionar su inventario. Los vendedores de productos de materias primas homogéneas, como la piedra, la arena y los ladrillos lo general tienen que hacer un inventario de la parte superior de grandes pilas o montones, dejando los lotes más antiguos en la parte inferior de las pilas durante mucho más tiempo que los nuevos lotes. Las compañías tales como operadores de máquinas expendedoras

también tienen que elegir UEPS para la gestión de inventarios, ya que los primeros productos que ponen en sus máquinas se venden últimos. Consideraciones contables En la contabilidad, las pequeñas empresas son más libres de elegir entre PEPS y UEPS, en lugar de verse obligados a elegir uno u otro en función de sus modelos de negocio. Debido a que las empresas no siempre pagan el mismo precio por cada lote de inventario que compran, tienen que elegir que costo asignan a las ventas actuales, según sean los costos más antiguos o los más nuevos, pero toman su decisión sobre una serie de factores. Las empresas pueden elegir PEPS para llevar registros contables en línea, con las compras reales del inventario, suponiendo que utilizan PEPS en sus políticas de gestión de inventario. Las empresas también pueden utilizar PEPS específicamente para que coincidan las ventas actuales con los costos más antiguos en sus libros, lo cual es útil para los costos que se elevan constantemente con el tiempo. Lo contrario es cierto para UEPS.