Tatacara Pen Gurus An Aset Alih Sekolah

Tajuk : Isu kelemahan pengurusan asset alih kerajaan sering dibangkitkan dalam laporan Ketua Audit Negara. Sebagai pengurus sekolah, huraikan bagaimana anda menangani masalah tersebut dengan mengambilkira peraturan-peraturan semasa.

Abstrak : Pengurusan aset wajar diberi keutamaan kerana ia merupakan aspek penting dalam pengurusan kewangan. Peraturan mengenai Pengurusan Aset Alih Kerajaan pada masa ini terkandung dalam beberapa dokumen yang berasingan antaranya Arahan Perbendaharaan (AP), Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP). Oleh kerana terdapat berbagai-bagai dokumen, ianya telah menimbulkan kekeliruan di kalangan pegawai awam terutamanya mereka yang terlibat dan bertanggungjawab secara langsung ke atas pengurusan aset alih Kerajaan. Di samping itu, isu kelemahan pengurusan aset alih Kerajaan sering dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara. Bagi menangani masalah tersebut dan mengambil kira perkembangan semasa, pengurusan aset alih Kerajaan di peringkat sekolah perlu diambil perhatian wajar oleh pengurus sekolah.

1

1.0 PENGENALAN •

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan

•

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

Aset Alih terbahagi kepada 2(dua) kumpulan iaitu: •

Harta Modal o Aset Alih yang harga perolehan asalnya ialah RM1,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau o Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

•

Inventori o Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00(Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

2

o Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal. 2.0

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SAYA SEBAGAI PENGURUS SEKOLAH

Saya akan pastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di sekolah saya dengan melaksanakan perkara-perkara berikut :(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. Memberi taklimat secara mendalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (b) Melantik:(i) Penolong Kanan Pentadbiran sekolah saya sebagai pegawai Aset di peringkat sekolah saya yang dikategorikan sebagai sekolah PTJ (ii) Guru Kanan-Guru Kanan menjalankan pemeriksaan ke atas aset; (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset. (d) Mengemukakan laporan tahunan kepada saya iaitu:(i) Laporan Harta Modal dan Inventori; (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (e) Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan. 3.0

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

3

Sebagai pengurus sekolah saya akan pastikan semua ahli jawatankuasa Unit Pengurusan Aset memahami dengan jelas tatacara menguruskan semua aset alih Kerajaan di sekolah saya yang meliputi aspek-aspek berikut mengikut Pekeliling Perbendaharaan (PP) Bil. 5 Tahun 2007 dan mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Aspek-aspek berikut ialah : (a) (b) (c) (d) (e) (f)

Penerimaan; Pendaftaran; Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan; Penyelenggaraan; Pelupusan; dan Kehilangan dan Hapuskira.

4.0

Carta Alir Pengurusan Aset Alih Di Sekolah Saya Yang Mesti DiPatuhi Oleh Unit Pengurusan Aset Penerimaan Aset Alih Bersama Punca Maklumat

Pegawai Aset atau penerima (KPT ke atas) akan mengisi borang KEW.P.A.-1 berkaitan Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan Pendaftaran Aset Alih Oleh Pegawai Aset Pegawai Aset akan mengisikan salah satu dokumen berikut •

Daftar Harta Modal KEW.PA-2 •

Daftar Inventori KEW.PA-3

4

Pegawai Aset akan kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5

Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat

Semua aset alih akan dilabelkan oleh Pembantu Am Rendah yang Tempatkan aset di lokasi dipertanggungjawabkan dengan menggunakan dakwat kekal dengan Pegawai Aset akan mengisikan Buku Daftar Pergerakan Harta nombor siri Modal/Inventori pendaftaran pada aset dan mudah dilihat KEW.PA-6 jika berlaku pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara

Kemaskini senarai aset dengan mengisis KEW.PA-7

Simpan Daftar Aset 5

5.0

PROSES KERJA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN

Pegawai Aset atau penerima (jawatan KPT ke atas) mesti memastikan langkah-langkah berikut diambil : •

Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi

•

Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

•

Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa sekolah menerima aset o Semak butiran dalam dokumen o Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan. o ** Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen itu dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.

•

Pegawai Aset atau penerima akan menyediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/ perselisihan

•

Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh pengurus sekolah atau pegawai aset dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal oleh pihak sekolah 6

•

Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu Tadbir ke atas akan memastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

•

Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu Tadbir ke atas akan memastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

Contoh Borang Kew PA-1

7

6.0 •

PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Tempoh pendaftaran o Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

•

Punca Maklumat Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk o Pesanan Rasmi Kerajaan o Nota Serahan (Delivery Order)

8

o Invois o Dokumen Kontrak o Kad Jaminan o Manual Pengguna o Dokumen-dokumen lain yang berkaitan o Aset yang disewa beli: 

Surat Ikatan Perjanjian



Dokumen lain yang berkaitan

o Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain 

Salinan Daftar jika diterima secara pindahan



Salinan surat kelulusan menerima hadiah



Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

o Aset Yang Belum Berdaftar 

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumbersumber lain yang berkaitan

•

Urusan Pendaftaran o Didaftarkan oleh Pegawai Aset (Penolong Kanan Pentadbiran Sekolah) menggunakan KEW.PA-2 dan KEW.PA3 o Satu senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 disediakan

9

o Salinan Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 (untuk sekolah saya yang bertaraf PTJ) akan dikemukakan kepada Jabatan •

Kemaskini Daftar Aset Daftar aset dikemaskini bila berlaku 

Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan



Pemeriksaan aset



Pelupusan



Hapus kira

Contoh borang KEW.PA-2

10

Contoh Borang KEW.PA-3

11

Contoh Borang KEW.PA-4

12

Contoh Borang KEW.PA-5

13

7.0

PROSES KERJA PEMERIKSAAN ASET ALIH

14

Saya akan melantik dua orang guru atau Pembantu Tadbir sebagai Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pegawai Pemeriksa akan mengisikan Borang KEW.PA-10 (Laporan Pemeriksaan Harta Modal) dan Borang KEW.PA-11 (Laporan Pemeriksaan Inventori) •

Tujuan pemeriksaan o Mengetahui keadaan dan prestasinya o Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini o Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar

Pemeriksaan Aset Alih akan dijalankan sekurang-kurangnya satu kali setahun. 8.0

PROSES KERJA PENYELENGGARAAN ASET ALIH Pegawai Aset serta Guru Kanan-Guru Kanan dalam jawatankuasa pengurusan aset akan ditugaskan untuk membuat pemeriksaan ke atas aset alih di bawah bidang mereka secara berjadual. Pemeriksaan ini termasuk juga mengsyorkan proses penyelenggaraan yang perlu dijalankan jika ada. Pegawai Aset dan Guru Kanan akan mengisi borang KEW.PA-13 (Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan) •

Jenis penyelenggaraan

15

o Penyelenggaraan Pencegahan Tindakan penyelenggaraan berjadual untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar. o Penyelenggaraan Pemulihan Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan. •

Penolong Kanan Pentadbiran yang berperanan sebagai Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:o Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13. o Merancang Penyelenggaraan Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan. o Melaksanakan Program Penyelenggaraan

16

Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera. o Merekodkan Penyelenggaraan Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14. o Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi. 9.0

PROSES KERJA PELUPUSAN ASET ALIH Unit Pengurusan Aset sekolah saya akan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan •

Tujuan Pelupusan Aset Kerajaan o Memastikan sekolah saya tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan o Untuk menjimatkan ruang simpanan di stor atau pejabat

•

Tugas-tugas yang akan dijalankan oleh Urus setia Pelupusan ialah seperti berikut :

17

o Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur o Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus o Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan o Memohon pelanjutan tempoh pelupusan o Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan 10.0

PROSES KERJA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH Unit Pengurusan Aset Alih di sekolah saya akan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira

•

“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

•

“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. o Tugas-Tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Sekolah 

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/ Inventori



Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan polis kepada Pegawai Pengawal



Mendapatkan hasil siasatan polis

18



Mengemukakan Laporan Akhir KEW.PA-30 bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal

11.0 PERBINCANGAN DAN RUMUSAN Pengurusan Aset Alih di peringkat sekolah saya akan dipertingkatkan dan diperbaiki mengikut tatacara yang telah saya huraikan dalam kertas kerja ini. Kefahaman yang mendalam tentang tatacara yang betul serta tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah amat penting. Adalah diharapkan pihak Kementerian Pelajaran dapat menambahkan perjawatan khusus untuk pengurusan aset alih dan pengurusan stor sekolah seperti yang terdapat di Institut Perguruan dan Institut Aminuddin Baki. Sekolah banyak menguruskan aset alih kerajaan sejak-sejak akhir ini dan tatacara pengurusan aset alih oleh pihak pengurusan sekolah perlu diberi perhatian berat kerana ia melibatkan duit rakyat. Saya berharap kertas kerja ini akan memberi panduan kepada guru dan staf sokongan sekolah saya. 12.0 KESIMPULAN Pengurusan Aset Alih peringkat sekolah perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan sekolah kerana kita mengurusakan harta kerajaan dan kita dipertanggungjawab ke atas setiap harta berkenaan.

Rujukan :

19

1.

Pekeliling Perbendaharaan (PP) Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

2.

Laman Web Rasmi Perbendaharaan Malaysia, Kementerian Kewangan

3.

Taklimat Tatacara Pelupusan Aset Alih Kerajaan Untuk Pegawai-Pegawai Insitut Perakaunan Negara Dalam Bentuk Fail pdf

4.

Garis Panduan Pelupusan Peralatan/ Aset Bil. 5/ 2007 Dalam Bentuk Fail pdf

5.

Nota Kursus Pengurusan Kewangan dan Perakaunan PTJ, Institut Aminuddin Baki, Genting Highlands

6.

Borang-Borang KEW.PA

20

21