Tao Report

)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU Giới thiệu ./1 Báo biểu là 1 hình thức trình bày báo cáo ra giấy. Ví dụ như Danh sách Sinh Viên; Danh sách Bảng lương hay Bảng báo cáo Công nợ Khách hàng v.v.. Trong Access, ta có thể tạo ra báo biểu bằng công cụ Auto, Wiazd hay tự thiết kế (Design), hoặc tạo tự động rồi sau đó hiệu chỉnh (Design) lại. Để tạo được báo biểu, việc trước tiên là ta phải chuẩn bị số liệu có thể từ Table hay từ những câu truy vấn. Trang 1

)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU Tạo báo biểu bằng Auto ./2 Report Để tạo báo biểu bằng AutoReport , tại cửa sổ DataBase Click chọn mục Report New AutoReport (Columnar,Tabular) Tiến hành chỉ định dữ liệu nguồn của báo cáo (tương tự như cách tạo biểu mẫu (form). Access sẽ tự động tạo ra Báo biểu (Report) và yêu cầu ta đặt tên cho nó.(xem hình) Trang 2

Tạo báo biểu bằng Auto Report

Lựa chọn kiểu dáng Report sẽ tạo tại đây

Lựa chọn nguồn dữ liệu để tạo Report Trang 3

: Chú ý Khi ta cho thực hiện báo biểu mà thấy xuất hiện thông

báo (như hình) thì điều đó có nghĩa là báo biểu của ta thiết kế đã vượt quá chiều ngang của trang giấy. Vì thế khi thiết kế Báo biểu (Report), ta không nên để thừa các khoảng trống không cần thiết.

Trang 4

)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU Tạo báo biểu bằng Report ./3 Wizard Để tạo báo biểu bằng Report Wizard , tại cửa sổ DataBase, Click chọn mục Report New; Report Wizard (Columnar,Tabular) rồi tiến hành chỉ định dữ liệu nguồn của báo cáo( tương tự như cách tạo biểu mẫu (form). Tuy nhiên ở cách tạo này Access cho ta chi tiết lựa chọn các trường (Field) hơn cách AutoReport ở trên.Ví dụ như chỉ định trường (Field)

Trang 5

Chỉ định trường (Field) tham gia báo cáo

Trang 6

Nếu như báo biểu của ta có phân nhóm dữ liệu thì sau khi chỉ định phân nhóm xong, ta có thể dùng các nút mũi tên ở phần PRIORITY để thăng cấp hay giáng cấp dữ liệu. Và Click vào mục Grouping Options để chỉ định cách thức, thứ tự hiển thị dữ liệu

Click mouse vào nút các mủi tên để quyết định thăng cấp hay giáng cấp dữ liệu dùng phân nhóm

Trang 7

Ở bước kế tiếp ta có có thể chỉ định sắp xếp dữ liệu báo cáo cho các trường

Click mouse vào nút mủi tên để chỉ định sắp xếp thứ tự cho Field Name

Nếu có phân nhóm, hãy Click vào Nút này để chỉ định thống kê cho nhóm

Trang 8

Ở bước kế tiếp ta có có thể chỉ định sắp xếp dữ liệu báo cáo cho các trường

Click mouse vào Tên phép toán thống kê cho Field Name được phân nhóm

Trang 9

Và ở bước cuối cùng là bước trả lời câu hỏi “ How Would you like to lay out your report?” có nghĩa là bạn hãy lựa chọn một mẫu trình bày báo cáo được thiết kế sẳn của Access, và hướng giấy thể hiện của báo cáo.



Chú ý :

khi ta dùng nhiều trường (Field) trong 1 phân cấp nhóm, Ví vụ như Mã Lớp , Tên Lớp trong phần tiêu để nhóm thì ta nên chỉ định 1 trường rồi sau đó Design thêm, còn nếu không Access sẽ tự động thành 2 phân cấp . Trang 10

)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU Tạo báo biểu dạng Nhãn ./4 :))Lable Trong thực tế nhiều khi chúng ta muốn in dữ liệu ra giấy dưới hình thức như nhãn dán trên hàng hóa hay nhãn tập vở v.v.. Để tạo báo biểu dạng này, tại cửa sổ DataBase, Click chọn mục Report New và chọn Lable Wizard, lần lượt tiến hành qua các bước sau: Trang 11

Chỉ định kích thước bằng các lựa chọn mẫu thiết kế chuẩn của Access cung cấp hoặc tự cài đặt (customize).

Trang 12

Lựa chọn Font chữ, màu chữ và kiểu in

Trang 13

Lựa chọn và dùng nút mũi tên để đưa tên trường (Field) vào danh sách làm nhãn

Trang 14

Chỉ định (hoặc không) tên trường (Field) cần sắp xếp thứ tự

Và cung cấp tên cho Report Lable của minh là hoàn tất. Trang 15

THIẾT KẾ REPORT

bằng Design View Xem hai hình ảnh minh hoạ dưới đây để thấy rõ các thành phần và vị trí thiết kế trong một báo biểu: Hình 1 :

Kết xuất của một báo cáo

Hình 2 :

Báo cáo ở dạng thiết kế ( Design)

Trang 16

Cong Ty TNHH Binh Minh Cong Hoa Xa hoi Chu Nghia Viet Nam Phong nhan su Doc Lap - Tu Do - Hanh *** *** THONG KE TRINH DO NGOAI NGU STT MSNV Ten NV NNgu Trinh do Phong:Ke toan 1 N005 Ly Thi Minh Anh B 2 N005 Ly Thi Minh Hoa C 3 N004 Le Tuan Phap B Tong so nhan vien: Phong:Kinh doanh 1 N006 2 N003 C

3

Nguyen Thi Hoa Nguyen Ngoc Chi

Tong so nhan vien: 2 Phong:Vat tu 1 N001 Nguyen Van An Phap 2 N001 Nguyen Van An Anh Tong so nhan vien: 2 Tong so nhan vien toan cong ty:

Anh Anh

C

A B

7 Trang 17

Trang 18

Tiêu đề đầu báo biểu: )Report Header): Tiêu đề chân báo biểu: )Report Footer): Report Header Đây là thành phần được in duy nhất 1 lần ở đầu bảng báo cáo, thường là các Quốc hiệu hay danh hiệu của Công ty, Cơ quan v.v…

Report Footer Tiêu đề chân báo biểu: )Report Footer): Đây là thành phần được in duy nhất 1 lần ở cuối bảng báo cáo . Thông thướng là các số liệu tổng kết cho báo cáo hay ngày tháng năm lập lập báo biểu v.v.. Trang 19

Tiêu đề đầu trang (Page Header) Tiêu đề chân trang (Page Footer) Page Header Đây là thành phần được in ở đầu và được lập lại ở đầu của mổi trang

Page Footer Đây là thành phần được in ở cuối mội trang, ví dụ như đánh số trang v.v.. Chú ý nơi đây chúng ta không thể chỉ định các Ô công thức tính toán tại đây vì Access không cho phép. Trang 20

Tiêu đề đầu nhóm (Group Header) Tiêu đề cuối nhóm (Group Footer) Sẽ xuất hiện khi báo cáo của ta có phân nhóm kết xuất dữ liệu. Group Header Tiêu đề đầu nhóm được in ở Đầu mỗi nhóm thường là tên phân nhóm.

Group Footer Tiêu đề chân nhóm được in ở cuối nhóm, thông thường là các phép toán thống kê cho mỗi nhóm được phân cấp v.v… Trang 21

Nội dung chi tiết (Detail) Đây là phần dữ liệu chi tiết của từng mẫu tin do ta chỉ định tên trường )Field) để in ra. Cách thiết kế )Design) và vận dụng các Ô trong báo biểu tương tự như cách thiết kế các Ô trong biểu mẫu )form) .

Trang 22

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu A/. Chỉ định một Ô để đánh số thứ tự: Trong báo biểu còn có 1 dạng Ô có hình thức đánh số thứ tự, để tạo được Ô dạng này ta làm theo cách sau: Tạo 1 Ô dạng Text Box, và chỉ định các thuộc tính sau: Chỉ định control source =1 Chỉ định RuningSum là : OverGroup : để đánh số thứ tự và đánh lại từ đầu cho nhóm mới. OverAll : để đánh số thứ tự liên tục từ đầu cho đến cuối. Cách thức này còn được áp dụng cho cách trình bày số liệu theo kiểu cộng lũy tiến cho các Ô có trường (Field) là kiểu số . Trang 23

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) B/. Chỉ định sự hiển thị dữ liệu trong Ô Trong báo biểu đôi khi có Ô mà giá trị của chúng trùng nhau trên mội dòng in chi tiết. Để làm cho báo biểu trong sáng hơn (không cho lặp lại những giá trị trùng đó).Muốn vậy ta chỉ định thuộc tính HideDuplicate của Ô đó là Yes. Tính chất này cũng được áp dụng khi trình bày báo biểu có phân nhóm mà ta không muốn in nó trên dòng phân nhóm Group Header mà muốn in trên dòng chi tiết đầu tiên của nhóm.

Trang 24

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) C/. Chỉ định sự hiển thị dữ liệu trong Ô Trong báo biểu đôi khi có Ô mà giá trị của chúng trùng nhau trên mội dòng in chi tiết. Để làm cho báo biểu trong sáng hơn (không cho lặp lại những giá trị trùng đó).Muốn vậy ta chỉ định thuộc tính HideDuplicate của Ô đó là Yes. Tính chất này cũng được áp dụng khi trình bày báo biểu có phân nhóm mà ta không muốn in nó trên dòng phân nhóm Group Header mà muốn in trên dòng chi tiết đầu tiên của nhóm.

Trang 25

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) D/. Chỉ định sự phân nhóm và sắp xếp dữ liệu : Để chỉ định trường (Field) sắp xếp dữ liệu hay chỉ định phân nhóm trong báo cáo để dể theo dõi ta vào menu View chọn mục Sortting And Grouping để mở ra cửa sổ có dạng sau:

Trang 26

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) Ngoài ra sau khi chỉ định xong trường (Field) phân nhóm cho dữ liệu, ta còn những chỉ định khác như : Group Header: Yes/No (có hoặc không hiển thị đề đầu phân nhóm)

tiêu

Group Footer: Yes/No (có hoặc không hiển thị tiêu đề cuối phân nhóm) Đối với trường (Field) phân nhóm là dữ liệu dạng số thì ta có các lựa chọn trong Group On như sau: Each Value : nhóm theo các giá trị bằng nhau; Interval : Lập nhóm theo từng khoảng giá trị, là 1 giá trị số chỉ định số lượng phần tử có trong 1 nhóm ( không có ý nhĩa khi Group on = Each Value)

Trang 27

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) Đối với trường (Field) phân nhóm là dữ liệu dạng Text thì ta có các lựa chọn trong Group On như sau:   

Each Value : nhóm theo các giá trị bằng nhau; Prefix Character : Lập nhóm theo vài ký tự đầu Group InterVal là 1 giá trị số chỉ định số lượng ký tự lấy để lập nhóm (không có ý nhĩa khi Group on = Each Value)

Đối với trường (Field) phân nhóm là dữ liệu dạng ngày Date/time ta có các lựa chọn trong Group On như sau:     

Each Value : nhóm theo các giá trị bằng nhau Year : nhóm theo năm Quarter : nhóm theo phần tư của năm (Qúi) Month : nhóm theo tháng Week: nhóm theo tuần v.v.. Trang 28

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) D/. Chỉ định lại hay nhóm :

xoá bỏ sự phân

Để chỉ định lại hay xoá bỏ trường (Field) sắp xếp dữ liệu hay chỉ định phân nhóm trong báo cáo ta vào menu View chọn mục Sortting And Grouping để mở ra cửa sổ như trên và dùng thao tác drag mouse drag để thay đổi thứ tự phân nhóm hay click chọn và nhấn Delete để hủy phân nhóm.

Trang 29

Một số các vấn đề khác trong khi thiết kế báo biểu (tt) E/. Chỉ định công thức để tính toán thống kê theo nhóm : Thông thường trong các báo cáo có hình thức phân nhóm, cuối báo cáo ta phải in kết nhóm từ những số liệu được tính toán thống kê từ các mẫu tin trong nhóm theo 1 trường (Field) nào đó; ví dụ như đếm xem có bao nhiêu mã hàng được bán ra trong từng chi nhánh: count(MAHH), Tính tổng doanh thu theo từng Mã Đại lý Sum(SốTiền)v.v… Những hàm thống kê này thường được đặt trong phần GroupFooter (cuối báo cáo) Trang 30