Tally

 

Tally Account Introduction

     

Tally   

Tally  is  an  Accounting  Software  that  helps  you  in  maintaining  Accounts  and  Inventory of your office. 

General Accounting  What is Accounting 

“Accounting is the art of recording, classifying and summarizing in a significant manner and  in terms of money, transactions and events, which are in part, at least, of a financial character,  and interpreting the result thereof” – American Institute of certified public accountants. 

Methods of Accounting 

There are two types of Accounting Systems.  1. American Method or Single Entry System.  2. English Method or Double Entry System. 

1. American Method or Single Entry System.  It has further five types of accounting.  I. Assets Accounts  II. Liabilities Accounts  III. Capital Accounts or Owner’s Equity A/c  IV. Revenue or Income Accounts  V. Loss or Expenses A/c  Methods of Recording  I. Debit the Increase in the Assets and Credit the Decrease in the Assets.  II. Credit the Increase in the Liabilities and Debit the Decrease in the Liabilities.  III. Credit the Increase in the Capital and Debit the Decrease in the Capital.  IV. Credit the Increase in the Income and Debit the Decrease in the Income.  V. Debit the Increase in the Expenses and Credit the Decrease in the Expenses.    2. English Method or Double Entry System. 

  Classification of Accounts  1. Personal Accounts: ­  These  accounts  are  those  accounts  which  are  opened  by  a  name of a person, firm, company, society or organization. 

Rules: ­“Debit the Receiver and Credit the Giver”.  Types of Personal Accounts: ­  I. Natural Personal Accounts:  a) MAHESH’s Accounts  b) Owner’s Capital Accounts  c) Owner’s Drawing Accounts  d) Debtors Accounts  e) Creditors Accounts  II. Artificial Personal Accounts  a) Firm’s Accounts  a) Company’s Accounts  b) Organization Accounts  c) Bank Accounts  d) Club Accounts  e) Insurance Company Accounts   f) Government Sector accounts  Tally Account Introduction

[email protected]

III. Representative Personal Accounts  a) Outstanding Salary Due to Staff account  b) Prepaid Insurance Account  c) Accrued Income Account  d) Unearned Commission Account  2. Real Accounts: ­Those Business assets which can be measure in the term of money;  their accounts are called Real Accounts. 

Rules: ­ “Debit what comes in and Credit what goes out”. 

Types of Real Accounts: ­  I. Tangible Real Accounts: ­These accounts are those assets account which can be  touched.  a) Cash Account  b) Stock Account  c) Furniture Account  d) Land Account  e) Building Account  II. Intangible Real Accounts: ­ Those accounts are those assets account which can’t  touch but can be measured in the term of money.  a) Goodwill Accounts  b) Patents Accounts  c) Trade Mark Accounts  d) Copy Right Accounts  3. Nominal  Accounts:  ­Income  and  Expenditure  accounts  of  a  business  are  called  nominal accounts. 

Rules: ­ “All the Expenses are debited and Incomes are credited”. 

Types of Real Accounts: ­  I. Expenditure Accounts: ­  a) Salary Paid Accounts  b) Rent Paid Accounts  c) Bed Debts Accounts  d) Commission Paid Accounts  II. Income Accounts: ­  a) Salary Received Accounts  b) Rent Received Accounts  c) Commission Received Accounts  d) Interest Received Accounts  e) Bed Debts Recovered Accounts   

Steps for working in the Tally.  1. Create Company: ­ In Tally this is the First task or primary task to create a company.  For this Purpose we have to select the Create Company option from menu Gateway of  Tally.  After  selecting  the  option  we  have  to  fill  up  the  details  for  the  Company  like  Company Name, Address, Started Date, and Income Tax No etc.  2. Creates Groups: ­Groups are created for same type of Ledger A/cs. In Tally There are  many groups which are used for making ledgers. So in the rare cases we have to create  groups. These are the main groups in the tally.  I. Reserve  and  Surplus  (Retained  Earning):  ­You  can  use  this  group  heads  like  Investment Allowance Reserve, Select Ledger and other such reserve accounts.  II. Current  Assets:  ­  This  is  the  primary  group  that  has  all  the  current  assets  accounts. It has Six Sub‐Groups under it.  Tally Account Introduction

[email protected]

a) Bank Accounts: ­It is used to hold all accounts of banks.  b) Cash in hand: ­It is used to hold ledger account of cash.  c) Deposits: ­It is used to hold assets like security deposits, rental deposits and all  other deposits made by the company.  d) Loan and Advances: ­It is used to hold all advances and loans of non trading  nature given by the company.  e) Stock  in  hand:  ­It  is  used  to  hold  certain  special  accounts  like  raw  material,  finished goods and work in progress.  f) Sundry Debtors: ­It is used to hold accounts of companies and individuals that  give goods on credit to the company.  III. Current Liabilities: ­This is a primary group and is used to hold outstanding and  statuary  liabilities  of  the  company.  The  group  has  three  sub  groups  under  it  which are as follows.  a) Duties  and  taxes:  ­It  consists  all  types  of  taxes  and  duties  like  Excise,  Local  Sales tax, Central Sales Tax, VAT etc.  b) Provisions:  ­It  is  used  to  hold  other  tax  provisions  like  Income  tax,  depreciation in it.  c) Sundry Creditors: ­It is used to hold accounts trade creditors of the company.  IV. Fixed Assets: ­This is used to keep accounts of all the fixed assets, patents, trade  tights etc.  V. Investment:  ­This  is  used  to  hold  ledger  accounts  of  shares,  bonus  and  other  securities of the company.  VI. Loan Liabilities: ­This is used to keep track of loan taken by the company. This  group has three sub groups which are as follows.  a) Bank OD Accounts: ­It is used to hold all overdraft accounts with banks.  b) Secured  Loans:  ­It  is  used  to  hold  long/medium  term  loans  taken  by  the  company from financial companies and Banks etc.  c) Unsecured  Loans:  ­It  is  used  to  hold  the  loans  taken  unconditionally  by  the  company.  VII. Suspense  Accounts:  ­This  is  used  by  many  companies  to  maintain  a  suspense  ledger  which  keeps  track  of  money  received  or  paid  by  the  companies,  whose  nature of transaction is not yet known.  VIII. Miscellaneous Expenses: ­The loss of the company, which has not been written  off but carried forward to the next year, should fall here. However, tally treats it  as a negative profit and carries it to the profit and loss account.  IX. Branches/Division: ­This is used to keep the names of all companies which may  be branches, divisions of the company.  X. Sales Account: ­It is used to all goods sales accounts of the companies.  XI. Purchase Account: ­It is used to all goods purchase accounts of the companies.  XII. Direct Income: ­It is used to hold ledger accounts of non‐trade income accounts  that affect gross profit.  XIII. Indirect Income: ­This is used to hold ledger accounts of those expenses of the  company  that  determine  its  gross  profit.  For  example  interest  received  and  commission received.  XIV. Direct Expenses: ­This is used to hold ledger accounts of those expenses of the  company  which  determine  its  gross  profit.  Expenses  like  salary  paid  to  labour,  transportation, electricity bills etc.  XV. Indirect Expenses:­This is used to hold ledger account of those expenses of the  company, which determine its net profit. Expenses like advertising, maintenance  of vehicles, administrative expenses etc. 

Tally Account Introduction

[email protected]

3. Create  Ledgers:  ­Ledgers  are  actual  account  heads  to  which  the  transactions  are  identified.  You  Make  all  voucher  entries  in  these  accounts.  You  have  to  classify  all  ledgers in to groups.  4. Voucher  Entries:  ­For  Making  the  Voucher  Entries  first  of  all  we  have  to  set  the  voucher  date by pressing  F2 then enter the voucher date. There  are various  types of  vouchers in tally. Those are describes as follows: ‐  I. Contra Voucher: ­This type of voucher is used for Cash to Bank, Bank to Cash and  Bank to Bank Entries. Press F4 to select the voucher type.  II. Payment  Voucher:  ­This  type  of  voucher  is  used  for  the  Cash  Payment  Entries.  Press F5 to select the voucher type.  III. Receipts  Voucher:  ­  This  type  of  voucher  is  used  for  the  Cash  Receipts  Entries.  Press F6 to select the voucher type.  IV. Journal: ­ This is used for the Journal Entries like debit of credit Entries. Press F7  to select the voucher type.  V. Sales  Voucher:  ­This  is  used  for  the  Goods  Sales  Entries.  Press  F8  to  select  the  voucher type.  VI. Purchase Voucher: ­This is used for Goods Purchase Entries. Press F9 to select the  voucher type.  VII. Memo:  ­This  is  used  to  create  Memorandum  or  Reverse  Journal  Voucher.  Press  F10 to select the voucher type.  5. Display  Reports:  ­There  are  several  types  of  reports  are  generated  by  the  tally  like  Trading  and  Profit  and  Loss  Account,  Balance  Sheet,  Inventory  Reporting  Ratio  Analysis etc.   

Tally Account Introduction

[email protected]

TRADING ACCOUNT 

Rs.  Rs                                   

Tally Account Introduction

 

Figure  for  the  current year 

Particulars  Rs. To Opening Stock:  I. Raw Materials  II. Work‐in‐Progress  III. Finished Goods  To Purchases      Less: Purchases Returns  To Manufacturing Exp. (Direct  Exp.)  I. Wages  II. Wages and Salaries  III. Direct charges  IV. Carriage inwards  V. Gas fuel and power  VI. Freight, Octroi, Cartage VII. Royalty  VIII. Excise Duty  IX. Custom or Import Duty X. Factory  Rent  and  Lighting    To  Gross  Profit  (If  Any)  Rs. transferred  to  P/L  Account  (Bal. Figures)  To Gross Loss (If Any) B/D  Rs.

Figure  for  the  previous year 

Rs   

Expenditure 

Figure  for  the  current year 

Figure  for  the  previous year 

   

Rs.

Particulars By Sales:    Less: Sales Returns  By Closing Stock:  I. Raw Materials  II. Work‐in‐Progress  III. Finished Goods   

Rs.

Rs.

By  Gross  Loss  (If  Any)  transferred  to  Rs. P/L Account (Bal. Figures) 

Rs.

By Gross Profit (If Any) B/D 

Income 

[email protected]

Rs.

Particulars  Rs. To Employee’s Remuneration: I. Salaries, Bonus etc.  II. Contribution  of  provident  fund,  Pension fund etc.  III. Staff Welfare exp.  To  Selling  and  Distribution  exp:  I. Advertising,  Godown,  Rent etc.  II. Commission,  Brokerage  and  discount Allowed.  To Office Exp.  I. Rent, Rates and Taxes  II. Salaries,  Salaries  and  Wages  III. Insurance Premium  IV. Printing,  Postage  &  Stationery  V. Repair and lightning.  VI. Unproductive wages.  VII. Audit  fees  and  legal  charges.  VIII. Telephone Exp.  IX. Trade Exp.   X. Establishment Exp.  XI. General Exp.  To  selling  and  distribution  Exp.  I. Carriage outward.  II. Commission.  III. Export duty.  IV. Parking charges.  V. Bad debts.  VI. Sales tax.  VII. Miscellaneous Exp.    To  Net  Profit  (If  Any)  Rs. transferred to Capital Account  (Bal. Figures) 

Rs. 

Income 

Rs.

Particulars By Gross Profit (If Any) B/D  By Rent From Tenant  By Discount Received  By Income From Investment  By Profit on role of investments  By Interest received  By Commission Received  By Dividend Of Shares  By Apprentice Premium  By Profit on sale of Assets  By Miscellaneous Receipts  By Income From other sources   

Rs.

By  Net  Loss  (If  Any)  transferred  to  Rs. Capital Account (Bal. Figures) 

    Tally Account Introduction

Figure for the  current year 

Rs   

Figure for the  previous year 

  Expenditure 

Figure for the  current year 

Figure for the  previous year 

Profit and Loss Account 

[email protected]

Rs.

Particulars  Rs. 1. Share Capital:  Authorized  and  Subscribed  shares.  2. Reserve and Surplus:  I. Capital Reserve  II. Share Premium  III. Other Reserves  Less:  Debit  Balance  of  P/L  Appropriation A/c (If Any)  IV. Surplus i.e Credit Bal.   of  P/L  A/c  (After  Providing  the Proposed Dividend, Bonus  or Reserves)  V. Sinking Fund  3. Secured Loans:  I. Debentures  II. Loan and Advances  4. Unsecured Loans:  I. Fixed Deposit  II. Short  term  Loan  and  Advances  5. Current  Liabilities  and Provisions:  I. Acceptance (B/P)  II. Sundry Creditors  III. Unclaimed Dividends  IV. Interest  Accrued  but  not due on loans  V. Provision for Taxation  VI. Proposed Dividends  VII. Provision  for  Insurance  VIII. Other provisions  IX. Contingent Liabilities   like  Claim  against  company  not acknowledged or debts 

Rs.

Rs.     

Total Amount 

Rs.

Tally Account Introduction

Rs.

Assets 

Figure for the  current year 

Rs   

Figure for the  previous year 

  Liabilities 

Figure for the  current year 

Figure for the  previous year 

Balance Sheet of RN Pvt. Ltd.  As on 31st march  

Particulars Rs. 1. Fixed Assets:  I. Goodwill  II. Land  III. Building  IV. Leaseholds  V. Plant and Machinery  VI. Furniture and Fittings  VII. Patents,  Trade  Mark  and  Copy  Right  VIII. Vehicles  2. Investment:  I. Govt. or Trust Securities  II. Share, Debentures and bonds  III. Investment  and  Immovable  Properties  3. Current  Assets,  Loans  and  Advances:  I. Interest  Accrued  on  Investment  II. Stores and spare parts  III. Loose Tools  IV. Stock‐in‐Trade  V. Work in Progress  VI. Sundry Debtors  Less: Cash or Bank Balance  VII. Bills of Exchanges  4. Miscellaneous Expenditure  I. Preliminary Expenses  II. Discount Allowed on the share  or debenture  III. Development  Expenses  not  adjusted.  5. Profit And Loss Account  Debit Balance of P/L Account (If Any).  (This  is  shown  only  when  its  debit  balance could not be written off out of  other reserves)  Total Amount Rs.

[email protected]