Taller No 5

Taller No 5 1. Normas legales establecidas para el correo y mensajeria:

• DECRETO 1972 DE 2003: Por el cual se reglamentan los servicios postales y se dictan otras disposiciones. •

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LEY 962 DE 2005: Esta ley es una iniciativa que entre otras materias, pretende dotar de validez a la información y a las comunicaciones vinculadas con los servicios electrónicos del Estado. DECRETO 229 DE 1995 (febrero 1): por el cual se reglamenta el Servicio Postal.

2. Envió de correo electrónico y fax Transmisión de fax • • • •

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La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax como se indica en el anterior ejemplo de elaboración de cartas. El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de Fax (código VAACPS-RG05), diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar. El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la información correspondiente al envío del fax. Al llegar en el recorrido la tirita de confirmación del envío del fax, el usuario debe firmar (descargar) en la planilla del recorrido la recepción del mismo. Cuando se requiera enviar una comunicación únicamente por vía fax, las dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.

Correo electrónico: o Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de

correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. RECOMENDANCIONES PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO: A continuación encontraran las recomendaciones más relevantes que los ayudaran a usar esta herramienta adecuadamente. No lo use para resolver temas complejos. El correo electrónico es para transmitir información, no es muy bueno para resolver problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y algo limitadas. No envíe mensajes obscenos. Consideren que a cualquiera puede molestarle. Identifique claramente la persona a la cual le enviará el correo verifique que es la persona que necesita, recuerde que existen nombres parecidos u homónimos. Piense bien a quién va a enviar un mensaje. Use la lista más pequeña que sea posible. No conteste "Responder a Todos" a no ser que sea estrictamente necesario!!!. Cuando sea necesario enviar mensajes a un grupo amplio de destinatarios, adicione el siguiente texto al final del mensaje: "FAVOR NO RESPONDER A ESTE CORREO", si el mensaje no debe ser respondido. En el caso en que el mensaje deba ser respondido adicione: "EN CASO DE RESPONDER ESTE MENSAJE, POR FAVOR HÁGALO SOLO AL REMITENTE Y NO A TODAS LAS PERSONAS". Si el mensaje requiere de acción por parte de alguien en específico, diríjalo a esa persona. Ponga los demás nombres en la lista de "Cc:" (Con copia CC). Utilice el campo CCO (Con copia Oculta), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya direcciones por fuera de la empresa. También, cuando envíe mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo al exterior y que después seamos saturados de correos con basura.

Utilice con prudencia las listas de direcciones. No envíe copias de correo electrónico a personas que no necesitan ese mensaje. Actualice con frecuencia su libreta personal de direcciones, grupos personales y contactos. No envíe correos masivos sin importancia, con asuntos personales o que no tienen relación con el trabajo, este tipo de mensajes molestan y hacen perder tiempo a quienes van dirigidos. No envíe correos (ni internos ni externos) en los cuales se hable mal de alguien Cree grupos personales de usuarios en su libreta de direcciones o contactos, para que la comunicación se realice sólo entre las personas afines a su actividad. No mantenga muchos mensajes en la caja de entrada de su Buzón. Ud. debe tener el menor número posible de mensajes en la caja de entrada, cree carpetas personales y mueva los mensajes de la caja de entrada a estas carpetas. Puede organizar estas carpetas, por temas, por labores, por proyectos, mensajes pendientes etc. Procure que su mensaje no sea mayor de dos pantallas. Organice su mensaje y use "viñetas ", Colores, tipos de letra cuando sea posible. Ponga un asunto claro y elocuente. Así como un libro necesita un buen título, un mensaje de correo electrónico necesita una línea de asunto. Si el mensaje es extenso, indíquelo en el encabezado, Si hay una fecha en juego, póngala en la línea del asunto. Eso ayudará a fijar el nivel de precisión y urgencia adecuado. Si hay un lugar, especifíquelo. Dígale al destinatario qué quiere. Una vez diga de qué se trata el mensaje, cuéntele lo que espera que el destinatario haga: ¿Confirmar la fecha? ¿Leer el plan de negocios? ¿Hacer correcciones al informe?. También diga la fecha para la que espera la respuesta. Por supuesto, siempre será tan pronto como sea posible, pero es mejor ser específico al respecto: “Entre más pronto, mejor, pero lo necesito a más tardar el jueves” Ejercite el buen gusto, sea respetuoso. Una cuenta de correo electrónico no es una licencia para abusar u ofender a la gente. Sea Breve. Debe pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes funcionan mejor si son cortos y van al grano. Describa brevemente quién es usted, si el destinatario no lo sabe todavía. Utilice una firma, casi todos los programas de correo le permiten crear una. Se trata de un pequeño bloque de texto que se incorpora automáticamente a

los mensajes que envía. Su objetivo es darle a la gente una idea de quién es usted: nombre, empresa, cargo, teléfono (si quiere que la gente lo tenga); Considérela como su tarjeta de presentación virtual. Tenga conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial. No exagere. Evite los mensajes marcados como "urgentes " o "prioritarios", a menos que en realidad lo sean. Emplee las letras mayúsculas con prudencia. Cuando alguien utiliza mayúsculas en todo un mensaje, muchas personas perciben que está gritando, además es más difícil de leer. Evite responder a los mensajes con palabras como: “OK”, “LISTO”, “ENTERADO”. Tómese el respeto de redactar una respuesta apropiada siempre y cuando el mensaje lo amerite Si va a disfrutar de su periodo de vacaciones o se va a ausentar de su puesto por varios días, delegue en otra persona la lectura de su correo, haga uso de las herramientas que para esto tiene su cliente de correo. No envíe documentos o imágenes adjuntos mientras no sea estrictamente necesario, ya que estos utilizan muchos de los recursos del sistema y son de mayor dificultad para leer. Limite el número de archivos anexos. Los archivos anexos (attachments) son útiles para enviar documentos largos en formatos específicos, pero no son un sustituto para el texto de un mensaje. Toma cierto tiempo abrir un anexo; con frecuencia, el destinatario prefiere revisar el siguiente mensaje y dejar el archivo anexo para más tarde. Si usted envía uno de estos documentos, asegúrese de explica qué es? Cuando envíe documentos adjuntos, estos deben ser en los programas estándares de la compañía: Works, Word, Excel y Power Point. Sólo envíe en otros programas en casos específicos y cuando este seguro que la persona a la que se lo envía tiene estos programas. Procure siempre enviar los documentos del menor tamaño posible, haga uso de los programas que comprimen el tamaño de los archivos. Por seguridad y para evitar el contagio de virus, las siguientes extensiones están restringidas para el ingreso y salida de mensajes de Internet: VCBS, MP3, CHM, SCR, EXE, SHS, OCX, HTA, BMP, PIF, DLL, VCF, GIF, BAT, INI, HTR, AVI, COM, INF, HTT, PPS.

Al reenviar un mensaje que fue remitido a un grupo de personas entre las que se encuentra usted, es posible que entregue valiosa información personal que puede ser rastreada. Por ello, antes de pulsar la tecla Forward ó reenviar, borre todas las direcciones que aparezcan en el encabezado del mail. Si recibe un correo sospechoso o no deseado, desconfié siempre de el. Cuando reciba un mail con un archivo adjunto NO LO EJECUTE hasta que no lo revise con un antivirus actualizado, si el adjunto es de un correo de un desconocido TENGA MAS PRECAUCIÓN (lo recomendable es borrarlo). 3. En que consiste el embalaje: El embalaje es un recipiente o envoltura que contiene productos temporalmente y sirve principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. Caja de medicamento (embalaje secundario) que contiene envases de tipo blíster. Otras funciones del embalaje son: proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. y promocionar el producto por medio de grafismos. Dentro del establecimiento comercial, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural. Se establece la diferencia entre: • •

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Envase o embalaje primario: es el lugar donde se conserva la mercancía; está en contacto directo con el producto. Embalaje secundario: suelen ser cajas de diversos materiales que agrupan productos envasados para formar una unidad de carga, de almacenamiento o de transporte mayor. Puede tratarse de pequeñas cajas de cartoncillo, como la de la imagen, o de cajas de cartón ondulado de diversos modelos y muy resistentes. Embalaje terciario: agrupa varios embalajes secundarios. Los más utilizados son el palé y el contenedor.

Empaque y etiquetado El Empaque y etiquetado constituye la envoltura o protección que acompaña a un producto, pero al mismo tiempo forma parte de sus características y cumple con varios objetivos:

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Protección: del producto desde su fabricación hasta su venta y almacenamiento por parte de los compradores, especialmente importante en productos frágiles o alimenticios.

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Comodidad: el envase debe facilitar el fraccionamiento, la compra, el transporte y el almacenamiento por parte del comprador.

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Promoción: puesto que un envase bien diseñado, de forma y colores atractivos permite diferenciarse de los competidores, ser mejor identificado por los consumidores y mejorar la venta.

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Comunicación: puesto que en el envase y etiqueta el productor puede resumir las características y bondades del producto, su mejor manera de empleo y conservación, sus diferentes usos (induciendo a veces a usos alternativos que aumentan la demanda) y los beneficios que entrega su consumo. Debe comunicar a sus consumidores que reciben un mayor valor por su dinero.

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Mejoramiento de la imagen de su marca. Envases y etiquetas atractivos, que llamen la atención de los consumidores, y que sean fácilmente diferenciables de sus competidores, contribuyen mucho, y a bajo costo, a formar la imagen de una marca.

Para los envases existen diferentes estrategias: •

Envases idénticos o con características muy comunes para los productos de una misma línea, facilitando la asociación y la promoción. (Siempre que la calidad sea buena).

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Envases con un uso posterior, que permiten, una vez consumido el producto, su utilización para otros fines. Esta estrategia también se la utiliza temporalmente con fines de promoción.

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Envases múltiples, en los cuales se ofrecen varias unidades, iguales o complementarias, con un precio menor al de la suma de las compras individuales. También el envase múltiple se utiliza para presentar un surtido para regalo, a un precio superior justificado por la presentación adecuada a un regalo. Casos típicos son los productos de perfumería.

En el diseño de los envases deben tenerse en cuenta los aspectos ecológicos relacionados con su construcción y posterior desecho una vez consumido el producto. Es conveniente indicar, cuando ello es efectivo, que

el envase se ha fabricado con materiales reciclados o que posteriormente el envase vacío es posible de reciclar. Códigos de barras. Si usted planea llegar con sus productos a supermercados o grandes tiendas, sus productos deben llevar el Código de Barras, sistema de codificación universal para todos los productos y que impreso en su envase o etiqueta permite ser leído electrónicamente por cajeros y en bodegas. Ya para documentos el Archivo General de la Nación reglamenta lo siguiente: Una vez se haya cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque así: • •

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Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación. La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso. Los tomos deberán disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco. Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario Las cajas de transferencias deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rotulo. Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:  La primera caja que ingrese corresponderá a el ultimo numero de la remisión y así sucesivamente en descendente, de tal manera que la ultima caja que ingrese a el vehículo se la No 1  En el caso de material cartográfico o de gran formato deberá evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje mas adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, gaucales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

4. Servicios de correo y mensajeria existentes en Colombia: En el país en el momento existen diferente medios de envió de mercancías y diferentes empresas que hacen esta labor entre ellas están: • • • • • • • • •

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