Taller No 1

Taller No 1 1. Listado de equipos, muebles, implementos y herramientas: •

Computador: Instrumento compuesto por una CPU, un teclado, una pantalla, y un Mouse. En la unidad de archivo se utiliza para el procesamiento de textos y para el manejo del software de correspondencia.

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Escáner: es un dispositivo de entrada en el ordenador. Hace una captura de una imagen, documento, documento de texto o fotografía y lo transfiere en bits de información los cuales pueden entender y manejar un ordenador. Este proceso en la archivística se hace para digitalizar documentos.

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Teléfono: en un dispositivo de telecomunicación diseñada para transmitir señales acústicas por medio de señales eléctricas.

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Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege.

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Sellos: es un instrumento con imágenes grabadas que a través de la impresión de tinta sobre papel, utilizado para autorizar o autenticar a los mismos.

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Fax: es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

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Estantería: es un mueble con estantes horizontales que sirven para almacenar libros.

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Escritorio: es una forma de mueble y una clase de mesa. Es usado frecuentemente en el entorno del trabajo y la oficina para leer, escribir sobre el. Para utensilios sencillos como lápiz y papel o complejos como un computador.

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Silla: es un mueble con respaldo, cuya finalidad es servir de asiento a una sola persona.

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Sellos de radicación:

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Sello fichador: especie de sello con motivos móviles que permite alterar la fecha al ser marcada en el papel.

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Sello numerador: tipo de sello en que es posible, a través de motivos móviles, efectuar la numeración secuencia, en la que luego cada marcación los motivos son automáticamente modificados al número siguiente, permitiendo de este modo la continuidad del trabajo hasta el fin.

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Correo electrónico: es la mensajería que llega a la empresa o se envía por medio electrónico

2. Estructura Orgánico – Funcional: Toda empresa cuenta en forma implícita o explicita con cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos. Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.  ORGANIGRAMA El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. También son llamados cartas o gráficas de organización.

Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.  Principales características: • • • • • • • • • • • • • •

Un elemento (figuras) La estructura de la organización Los aspectos más importantes de la organización La naturaleza lineal o staff del departamento Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección. Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las unidades de categoría especial.

 Funciones Del Organigrama •

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Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

En conclusión la estructura orgánico funcional muestra como esta conformada la empresa su codificación por dependencias para la ayuda de la clasificación de la documentación después de ser generada

3. Manuales de operaciones: •

Escáner: 1. Coloque el documento, perfectamente alineado con las márgenes guías, en la superficie del documento. 2. Baje la cubierta del documento 3. Ejecute el programa del escáner en la PC 4. Se abrirá una ventana de dialogo donde se dan las opciones para escánear, ejecute la opción escáner . 5. Al finalizar el proceso, el programa le indicara donde puede guardar la imagen digitalizada.

Pasos para sellar correspondencia: •

Sellos: 1. 2. 3. 4.

Tome el sello que corresponde Ubique la zona 3 del documento Presione el sello sobre la almohadilla de tinta Lo coloco en el documento

4. Repaso sobre las Técnicas de redacción, normas de ortografía, sintaxis y gramática para la producción de textos: LEYES DE LOS ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN Claridad: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo de sencillez para que el código no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje. Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima información en un mínimo de palabras. Precisión: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni añadidos. Corrección: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto formalmente digno.

Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto. Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas. ESTILO: RITMO Y COHERENCIA ESTILO El estilo de un escritor no es exclusivamente su sensibilidad literaria, su capacidad creativa para escribir novelas o hacer poesías. Todos nosotros, en cualquier redacción que realicemos, tenemos un estilo propio. Se podría definir como un equilibrio entre el orden y el movimiento. Por una parte el estilo depende de la organización y jerarquía de las ideas en el texto, de la coherencia que se desprende del mismo; pero también de la capacidad de interesar, agradar y dar vida a las ideas, dar un ritmo adecuado al tipo de mensaje. LA COHERENCIA Imaginemos que llega a nuestras manos este texto: Teatro a las seis. Un programa de Radio Nacional de España. La Galatea. Idea original: Francis Bacca Adaptación: Juana Peña Trigésimo capítulo. A primera vista parecen sólo frases sueltas, casi diríamos que no se trata de una redacción. Sintácticamente son oraciones simple sin ningún nexo coordinante ni subordinante, si verbo en algunas de ellas. Pero si nos preguntan cuál es el tema del que habla el texto, no dudaríamos en decir que es la presentación de un programa de radio que consiste en una adaptación de la Galatea al ámbito radiofónico. ¿Cómo podemos saberlo? Por las palabras claro, pero también por la coherencia que tienen entre ellas, el orden en que aparecen y la jerarquía que les confiere este orden. Decimos que este texto es coherente por que, a pesar de la ausencia de enlaces, de verbos, de párrafos que recogen la idea principal y las secundarias, tenemos un texto claro, breve, original, preciso,

completo y correcto que interpretamos fácilmente como el guión de un programa de radio. EL RITMO El ritmo de un texto le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente. Varía mucho según el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy homogéneo en un mismo texto (excepto casos surrealistas). De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que va a leer a continuación y las confirma o rechaza a medida que avanza en la lectura. Los cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la creación de expectativas y reducen el interés por la lectura. La primera frase de un texto suele dar la pauta sobre la velocidad y el ritmo que daremos al mismo. La falta de subordinación da, en principio, un ritmo más rápido al texto. Cuando además no hay apenas nexos y se omiten algunos verbos, tenemos el ritmo más veloz y espontáneo, como el caso del texto radiofónico. Por el contrario, la subordinación abundante hace el texto más complejo y su ritmo se vuelve lento y pausado. LA CONCORDANCIA Definición: Es un medio gramatical de relación interna entre palabras. En español existen dos clases de concordancia: • •

Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la igualdad del género y el número de estas dos categorías gramaticales. Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo, núcleo del sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser de número y persona.

Ejemplos: Salón amplio Salones amplios Casa limpia. Casas limpias Casos especiales:

1. Si el adjetivo modifica a varios sustantivos singulares, concuerda con ellos en plural y tiene género masculino. Ejemplo: Estos son un pez, un loro y una pantera muy lindos. 2. Si los sustantivos nombran seres animados de diferente género, el adjetivo se usa en plural y en masculino. Ejemplo: La secretaria, la dueña y el vendedor son consagrados en su trabajo. 3. Si el adjetivo modifica sustantivos sinónimos o que van unidos por las conjunciones o u, concuerda en género con el último sustantivo y se usa en singular. Ejemplo: Tiene una pulmonía, una sinusitis y un catarro impresionante. 4. Cuando el adjetivo precede a dos o más sustantivos, se usa en número singular y tiene el género del sustantivo más próximo. Ejemplo: Confío en su extraordinaria fuerza y valor. 5. En el caso de los adjetivos compuestos, sólo el segundo elemento concuerda con el sustantivo. Ejemplo: La guerra ruso – japonesa. EL ACENTO Acento se refiere al grado de prominencia que se encuentra en las sílabas en un enunciado. Generalmente se habla de un solo acento principal en una palabra, porque una sílaba es más prominente que las otras. (Puede haber también acento secundario y terciario.) En esta presentación, cuando mencionamos el "acento" nos referimos siempre al acento prosódico —la prominencia fonética que recibe la sílaba— y nunca nos refererimos a la tilde que puede escribirse o no. •

El acento prosódico:

Todas las palabras léxicas tienen un acento prosódico. Las categorías de palabras léxicas incluyen sustantivos, verbos, adjetivos y adverbios. Por ejemplo: sustantivo: gato [gá to ] verbo: hablar [a Blár] adjetivo: interesante [in^ te 4e sán^ te] adverbio: mañana [ma Já na] Otras categorías no tienen acento prosódico, tales como preposiciones y pronombres. Esto quiere decir que en una frase, no tienen prominencia prosódica. Por ejemplo: Mi hermana me llamó ayer. [mi e4 má na me ja mó a jér]

En inglés, hay una variedad de posibilidades en dónde puede caer el acento, y también hay acentos secundarios, terciarios, etc. En español, la sílaba que tiene el acento primario recibe más énfasis que las otras sílabas, y las demás sílabas son más o menos iguales en términos de énfasis. Por ejemplo: inglés: laboratory [l{æ b£@ tOè£ i] español: laboratorio [la Bo 4a tó 4i^o] Como hemos dicho anteriormente, pueden hacer la transcripción fonética con o sin indicar los acentos prosódicos. Lo que no se debe hacer es indicar el acento escrito en la transcripción fonética. Por ejemplo: Mi hermana me llamó ayer. [mi e4 má na me ja mó a jér] BIEN [mi e4 ma na me ja mó a jer] MAL •

El acento ortográfico

Las palabras esdrújulas y sobreesdrújulas siempre llevan acento escrito. Las palabras sobreesdrújulas sólo ocurren cuando se le agrega dos pronombres a un verbo con dos o más sílabas. Las palabras agudas que terminan en consonante (excepto n y s) no tienen acento escrito. Las palabras agudas que terminan en vocal, n o s sí tienen acento escrito: papel [pa pél] ajonjolí [a xoN xo lí] canción [kan si^ón] inglés [iN glés] Las palabras llanas que terminan en vocal, n o s no tienen acento escrito. Las palabras llanas que terminan en otra consonante sí tienen acento escrito: mesa [mé sa] examen [ek sá men] paraguas [pa 4á Gu^as] árbol [á4 Bol] LA SINTAXIS La sintaxis, una subdisciplina de la lingüística y parte importante del análisis gramatical, se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la combinatoria de constituyentes y la formación de unidades superiores a éstos, como los sintagmas y oraciones. La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las palabras, así como las relaciones sintagmáticas y paradigmáticas existentes entre ellas.

LA MORFOLOGIA La morfología es una rama de la lingüística que se ocupa del estudio de la forma de las palabras. De hecho, si sometemos el término a un leve examen etimológico, encontramos que la palabra morfología deriva del griego morfé (forma) y del tan común logía (estudio o tratado). La morfología, como parte de la gramática, se propone despiezar nuestro pensamiento: tomar una idea e ir haciéndola pedazos hasta averiguar de qué manera opera nuestra lengua. Aunque estemos acostumbrados a considerar la labor de cada ciencia como un mundo particular, no es muy diferente la tarea de la gramática (y, por lo tanto, también de la morfología) que la tarea que realiza un biólogo cuando, frente a su microscopio, examina al detalle las células de un trozo de cualquier material, para averiguar de qué está compuesto. De la misma manera, el lingüista que se ocupa de la morfología toma las palabras, las pone en su microscopio y las despieza: así aparecen ante sus ojos las diferentes raíces que las componen: morfemas, sufijos, prefijos, interfijos, etcétera. EL MORFEMA En morfología, un morfema es un monema dependiente, es decir, la unidad dependiente con significado mínima del lenguaje. El morfema constituye la parte variable de la palabra, así decimos que, gramaticalmente, la palabra aúna dos tipos de monemas: lexemas y morfemas. El morfema, con valor gramatical, aparece siempre asociado al lexema, con valor semántico. Ambos pueden descomponerse en unidades menores: los fonemas, que no tienen significado gramatical ni semántico, y que son las unidades mínimas de la Fonología. LA ORACIÓN La oración la podemos definir como una unidad de habla que tiene sentido completo y autonomía lingüística. Las oraciones pueden ser simples y compuestas. Son simples cuando no tienen solo un verbo conjugado o no lo hay. Las oraciones son compuestas cuando en ella intervienen más de un verbo conjugado. Ejemplo: Alguien ataco la escuela pero no realizo ningún daño.

Tipos de oraciones Tipos de oraciones según la actitud del hablante: 1) Enunciativas: Se limitan a informar de un hecho afirmándolo o negándolo. Se subdividen en: Afirmativas: “Hace sol”. Negativas: “No hace sol” 2) Interrogativas: Sirven para interlocutor.

conseguir

una

respuesta

verbal

del

Directas: Se realiza de una manera directa: “¿Vas a venir?” Indirectas: No llevan signos de interrogación. “Me preguntó si iba a venir”. 3) Exclamativas: Cualquier oración se convierte en exclamativa a través de un refuerzo emotivo del hablante o a través de un pronombre o adverbio exclamativo. “¡Esta mesa es muy grande!” “¡Qué alegría!” 4) Desiderativa: Expresan un deseo. “Ojalá llueva!” 5) Imperativas: Expresan un mandato o un ruego. “Coge el lápiz”. 6) Dubitativas: Expresan actitudes del hablante que van de la duda a la probabilidad. “Quizás me anime”. Tipos de oraciones según la naturaleza del verbo. 1. Copulativas: Son aquellas que van con verbo copulativo (ser, estar o parecer) o semicopulativo (llegar a ser, volverse, quedarse...) “Es muy inteligente”. 2. Predicativas: Son aquellas que van con verbo No copulativo. A su vez se subdividen en: Activas: son aquellas que aparecen con verbo en voz activa. Éstas a su vez •

se pueden subdividir en: Transitivas: Aquellas que aparecen con C.D.: “Juan come patatas”.

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Intransitivas: aquellas que no llevan C.D.

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“Juan corre mucho”. Impersonales: Aquellas que no tienen sujeto.

“Llueve mucho”. 3. Reflexivas: Llevan expreso un pronombre reflexivo “me, te, se, nos,os”. “se lava la cara”. 4. Recíprocas: Expresan acciones recíprocas entre dos personas: “se escriben cartas”. 5. Pasivas: Son aquellas que aparecen con un verbo en voz pasiva + c. agente. “Fue detenido por la policía”. 5. CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Estructura: Una carta comercial se compone encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

de

tres

partes:

el

El encabezamiento: El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata. El cuerpo: El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión. En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación. Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo. El cierre: El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. OBJETIVOS DE LA CARTA COMERCIAL Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’. Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.