Taller No 1

TALLER NO 1

AUTOR MIGUEL ANGEL LOPEZ CHAVES

Modulo de Formación Producción y Trámite de Documentos Unidad de Aprendizaje Despacho de Documentos

Instructor MARTHA MARTÍNEZ Sena centro de Gestión Administrativo Departamento de Gestión Documental Bogota 2008

TALLER No 1 CONTENIDO INTRODUCION Capítulo 1 Pág. 1. Listado detallado

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2. Texto sobre estructura orgánico funcional

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3. manuales de operaciones de equipos

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4. Resumen sobre técnicas de redacción

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5. Requisitos de redacción de la carta comercial

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Bibliografía

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INTRODUCION

Continuado con el desarrollo de las actividades de aprendizaje para la Recepción y Despacho de Documentos, se propone las siguientes tareas, orientar al desarrollo de las competencias laborares para el desempeño en la unidad de correspondencia de su empresa.

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Capítulo 1

1. Elabore un listado completo y detallado de los equipos, muebles, implementos y herramientas de trabajos, contemplados para las actividades de recibo y despacho de documentos (también tenga encuesta: recursos informáticos, computadora, aplicativos, software, impresoras, escáner, telefax, correo electrónico, Internet). 1.1. Equipos 1.1.1.Computadora. La función es elaboración, control y almacenamiento del material y formatos del área de correspondencia. A su vez también facilita el intercambio o distribución de correo electrónico. 1.1.2.Fotocopiadora: La función de este equipo es contribuí con la reprografita de la documentación original. 1.1.3.Impresora: La función es que nos permite pasar un documento, formato, carta, informe a soporte papel facilitado el control. 1.1.4.Teléfono: La función de este equipo es contribuir con la fluidez de la información a nivel tanto interno como externo de la compañía. 1.1.5.Escáner: La función de este quipo nos es muy útil por que nos permite pasar la información de análogo a digital permitiendo tener un soporte adicional de respaldo en la información. 1.1.6.Software: Programas de computadoras. Son las instrucciones responsables de que el hardware (la máquina) realice su tarea. Como concepto general, el software puede dividirse en varias categorías basadas en el tipo de trabajo realizado. Las dos categorías primarias de software son los sistemas operativos (software del sistema), que controlan los trabajos del ordenador o computadora, y el software de aplicación, que dirige las distintas tareas para las que se utilizan las computadoras. 1.1.7.Fax: En el entorno de las comunicaciones, sistema de transmisión eléctrica de documentos impresos, fotografías o dibujos. La telecopia se realiza por radio, teléfono o cable submarino.

1.2. Muebles y enceres 1.2.1.Archivador: la función de este encer nos es muy útil para la ordenación de la correspondencias en soporte papel con el fin de garantizar el acceso al la información de la dependencia. 4

1.2.1.1.A - Z o carpeta: Esta herramienta que nos permite ubicar en el archivador las unidades documentales como tal plenamente establecidas según el sistema de ordenación. 1.2.2.Papelería: Este instrumento el más importante ya que sin el las demás enceres no tendrían su razón, ya que por medio de este plasmamos casi toda la correspondencia y el archivo de una compañía. 1.2.3.Perforadora: Esta herramienta como su nombre lo indica nos permite armar los distintos legajos y expedientes. 1.2.4.Escritorio: Este mueble nos facilita o nos sirve para que el encargado(s) del área tengan un sitio adecuado para ejercer sus labores. 1.2.5.Casillero: Este encer nos facilita el enrutamiento de la correspondencia y nos permite adjudicarlo los responsables o mensajeros por cada dependencia en caso correspondencia interna o externa. 1.2.6.Formatos: Esta herramienta nos permite controlar, evaluar el flujo de información del área de correspondencias.

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2. Texto sobre estructura orgánico funcional 2.1. Estructura Texto sobre orgánico funcional La estructura orgánica funcional de es la que nos permite ver gráficamente como esta compuesta la empresa, ósea las divisiones que la articulan, así como los cargos que derivan de esas áreas. El concepto de organigrama se comenzó a dar desde la revolución industrial cuando se establecían las líneas de jerarquía que se debían tener en las nacientes empresas, además de las funciones que debía cumplir cada miembro de la misma. El organigrama o estructura orgánica funcional se ve como un todo de lo que es una organización y de cómo o más bien que dependencias o áreas componen este gran todo y cuales tienen mayor jerarquía o importancia dentro de la misma. Esta estructura es muy importante porque establece las jerarquías que se manejan dentro de la empresa como también que cargo esta sobre un mismo nivel de jerarquía, a su vez estos niveles nos dan un conducto regular que se debe seguir para tratar cualquier asunto dentro de la empresa, Otro factor importante de la estructura orgánico funcional es que también establece áreas están subordinadas a las dependencias, esto con el fin de no mezclar las funciones que debe cumplir cada área de la dependencia. Los niveles de jerarquía están muy relacionados con los cargos que se deben desempeñar ya que todos son indispensables para el funcionamiento de la empresa pero hay unos que tienen mayor importancia que otros un ejemplo es que la gerencia general nunca va a estar al mismo nivel de jerarquía que la dirección financiera ya que la gerencia general es la encargada de controlar lo que las demás dependencias hagan. Y con respecto al cargo, este debe estar ocupado por una persona que tenga mayor capacitación que la que podría tener el que esta al mando de la dirección financiera. Esta estructura orgánico funcional también nos permite ver las funciones que debe cumplir cada área asignándole un nombre especifico de acuerdo a su función de la empresa, por ejemplo el área de recursos humanos se le asigna ese nombre por que es la encargada de manejar todo el personal o recurso humano que labora dentro de la empresa. La estructura orgánico - funcional es la forma en que están organizadas funcionalmente las unidades administrativas de una institución, empresa, organización y la relación que guarda entre sí, dicho de otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o los gerentes y los

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colaboradores. Es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos. Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros. En conclusión ninguna empresa por más pequeña que esta sea debe tener una estructura orgánica funcional para tener claridad en las funciones que debe cumplir cada área y establecer un orden jerárquico dentro de la misma para que haya un orden en su funcionamiento. 3. investigue sobre los manuales de operación de los equipos anteriormente mencionados elabore una lista de los aspectos mas importantes de uno de los quipos mencionados. 3.1. impresoras 3.2. Verificación del contenido de la caja 3.2.1. Verificación de las partes Saque la impresora y las otras partes de la caja. Se incluyen los siguientes artículos con la impresora de especificación estándar. Si algún artículo estuviera dañado, llame de inmediato a su distribuidor. 3.2.1.1.Impresora. 3.2.1.2.Rollo de papel. 3.2.1.3. Interlock (cable de alimentación eléctrica). 3.2.1.4.Cartucho de cinta [ERC-38 (B/R)] 3.2.1.5.apa protectora del interruptor de encendido. 3.2.1.6.Diskette. 3.2.1.7.Libro Unico de Registro. 3.2.1.8.Manual de Operación para el Usuario (este manual). 3.3. Control La mayoría de las funciones de esta impresora son controladas por software, no obstante, Usted puede monitorear el estado de la misma observando las luces del panel de control y utilizando las teclas para algunos procedimientos. 3.3.1.Indicador de alimentación eléctrica (POWER).

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Se ilumina cuando la impresora está encendida y con alimentación eléctrica y permanece apagado mientras la impresora esté sin alimentación eléctrica.

3.3.2.Indicador de error (ERROR). Cuando esta luz está apagada, significa que la impresora está funcionando correctamente, cuando está encendida significa que la impresora está fuera de línea (controle si hay alguna tapa abierta o si se ha agotado el rollo de papel). Cuando esta luz parpadea, significa que algún error ha ocurrido (Consulte la sección de Localización de problemas). 3.3.3.Indicador de falta de papel (PAPER OUT). Esta luz parpadea durante el estado de espera en la impresión del autotest. La luz se enciende cuando la Impresora está sin o casi sin papel de rollo. La impresora posee un censor de “Falta de Papel” y un censor de “Poco Papel” (opcional) para advertirle que el papel del rollo está por agotarse (que puede ser ajustado para que encienda al indicador con mayor o menor cantidad de papel remanente en el rollo). Nota Importante: Se recomienda enfáticamente tener la precaución de tomar en cuenta estas alertas de poco papel disponible y tomar los recaudos necesarios con el fin de evitar que el mismo se agote antes de terminar la impresión del comprobante en curso. 3.3.4.Tecla de alimentación de papel de rollo (FEED). Con esta tecla se alimenta papel y alternativamente se realiza el autotest en papel de rollo. 4. Técnicas de redacción y gramática para la elaboración de textos. 4.1. LEYES DE LOS ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN: 4.1.1.Claridad: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo de sencillez para entender el mensaje. 4.1.2.Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima información en un mínimo de palabras. 4.1.3.Precisión: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni añadidos.

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4.1.4.Corrección: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales, estructurales y presentar el texto formalmente digno. 4.1.5.Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto. 4.1.6.Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas. 4.2. LA CONCORDANCIA: Es un medio gramatical de relación interna entre palabras. En español existen dos clases de concordancia: 4.2.1.Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la igualdad del género y el número de estas dos categorías gramaticales. 4.2.2.Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo, núcleo del sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser de número y persona. Ejemplos: Salón amplio. Salones amplios 4.3. EL PÁRRAFO Es la parte de un escrito que se considera con unidad suficiente para poder separarlo mediante una pausa que se indica con el punto aparte. 4.3.1.Como escribir un buen párrafo: 4.3.1.1.Escoge un tema sobre el cual escribir. 4.3.1.2.Escribe una buena oración principal. 4.3.1.3.Para sustentarla, busca los detalles apropiados. 4.3.1.4.Desecha los detalles irrelevantes. 4.3.1.5.Construye y enlaza las oraciones coherentemente. 4.3.1.6.Concluye con una oración apropiada. 4.3.1.7.Revisa y corrige. 4.4. TIPOS DE PÁRRAFOS: 4.4.1.NORMALES: Son los párrafos más frecuentemente usados, se caracterizan por una sola idea temática, la cual se desarrolla mediante varias ideas secundarias. DE EXCEPCION: Son párrafos informativos que presentan ideas relacionadas sobre el mismo asunto.

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4.4.2.FUNCIONALES: Son párrafos que no llevan idea temática, pero que coadyuvan al desarrollo de estas, pueden ser de varias clases: 4.4.2.1.Encabezamiento: Cumple la función de iniciar o introducir en el desarrollo de un tema. 4.4.2.2. Enlace: Relaciona las diferentes ideas con las que vienen después. Retrospectivos: Unen la información que ya e ha presentado. Prospectivos: Anuncian nueva información. 4.4.2.3.Conclusión: Sirve para dar por terminado un escrito, en estos, con alguna ocasión, se hace un resumen de lo escrito. 4.4.2.4.Propósito: Expositivo: Expresa una idea, u problema o un fenómeno. Argumentativo: Presenta una idea para convencer. Narrativo: Comenta un episodio. 4.4.2.5.Comparación: Consiste en la expresión de las semejanzas o diferencias que existen entre dos objetos o fenómenos. 4.4.3.COMO HACER UNA BIBLIOGRAFIA: Recomendaciones generales: La anotación de las obras consultadas debe estar: 4.4.3.1.Ordenada alfabéticamente por apellido de autores. 4.4.3.2.Clasificada por temas. 4.4.3.3.Clasificada por orden de importancia: tratados, tesis, monografías, folletos, boletines, periódicos y revistas, enciclopedias, diccionarios. 4.4.3.4.Datos de una bibliografía 4.4.3.5.Los pasos a seguir para una bibliografía son: 4.4.3.5.1.Autor y obra. 4.4.3.5.2.Subtítulo, edición y traducción. 4.4.3.5.3.Ciudad, editorial y año.

RELACION

CONECTORES

ADICION

Y, también, además, más, aún, por otra parte, sobre todo, otro aspecto.

OPOSICION

Pero, sin embargo, por el contrario, aunque, no obstante.

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CAUSA EFECTO

Porque, por consiguiente, por esta razón, puesto que, por lo tanto, de modo que, por eso, en consecuencia, esto indica.

TIEMPO

Después, más tarde, antes, seguidamente entre tanto, posteriormente, ahora, luego.

AMPLIACION

Por ejemplo, en otras palabras, es decir.

COMPARACION

Tanto como, del mismo modo, igualmente, de la misma manera, así mismo, de igual modo.

ENFASIS

Sobre todo, ciertamente, lo que es peor.

RESUMEN O FINALIZACION

Finalmente, en suma, en conclusión, par terminar, para conclusión, etc.

ORDEN

Primero, segundo, siguiente, luego, a continuación, seguidamente, en primer lugar, por último, aún, al final, al principio, al inicio, pronto.

REAFIRMACION

Con todo, decididamente, en efecto, en realidad, decisivamente, a pesar de todo, de todos modos, justamente.

CONTRASTE

Por otra parte, en cambio, por el contrario, de otra manera, por otro lado.

EJEMPLOS

Tal como, como caso típico, en representación de, como muestra, verbigracia, por ejemplo.

4.4.4.EL ACENTO Se denomina acento prosódico (o simplemente acento) a la mayor fuerza de pronunciación que se carga sobre una sílaba de la palabra (a la que se denomina sílaba tónica). Una palabra puede ser tónica, si alguna de las sílabas que la componen presenta este acento, o átona, si ninguna de sus sílabas sobresale de las demás. Cualquier palabra pronunciada sola, fuera de contexto, es tónica. Solo en el contexto del discurso es posible determinar si una palabra es átona. Se llama tilde o acento ortográfico a una rayita oblicua (') que baja de derecha a izquierda del que lee o escribe, y que se pone, en los casos adecuados, sobre alguna de las vocales de la sílaba tónica de la palabra. Todas las palabras tienen acento. Unas lo llevan escrito y otras no.

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4.5. SIGNOS DE PUNTUACIÓN Son herramientas de la escritura occidental surgidas con el objeto de hacer más entendible un texto. Se utilizan, principalmente, para indicar pausas. El uso de los signos de puntuación proporciona al texto una estructura que facilita la lectura y comprensión del mismo; así, éstos se utilizan para: 4.5.1.Estructurar un texto. 4.5.2.Delimitar las frases y los párrafos. 4.5.3.Hacer énfasis en las ideas principales. 4.5.4.Ordenar las ideas secundarias. 4.5.5.Eliminar ambigüedades. 4.6. Punto. Punto seguido. Coma (,) Punto y coma (;) Puntos suspensivos (...) 4.6.1.SIGNOS AUXILIARES: Interrogación ( ¿? ) Admiración ( ¡! ) Paréntesis ( ) Raya (_) Guión (- ) Comillas (´¨) 4.7. SINTAXIS Es una subdisciplina de la lingüística y parte importante del análisis gramatical; se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la combinatoria de constituyentes y la información de unidades superiores a estas, como los sintagmas y las oraciones. 4.7.1.Sintaxis generativa: No centra su investigación en la construcción de oraciones sino, en como la mete humana logra generarlas e interpretarlas; es el diseño de un dispositivo formal capaz de explicar la generación de todas las oraciones de las lenguas humanas. 4.7.2.Sintaxis funcionalista: Está orientado a explicar como el lenguaje humano se ha desarrollado como herramienta comunicativa.

4.8. MORFOLOGÍA Estudio de las formas de las palabras' y, por extensión, 'estudio de la palabra'. Aunque también se deba hablar de la forma de los sintagmas y/o de las frases, el término morfología no se aplica a estos últimos; es la palabra, y solamente la palabra, lo que constituye el objeto de la morfología lingüística de acuerdo a un uso general. Una definición clásica de morfema (llamado formante o monema por otros autores) la define como la unidad mínima significativa de la primera articulación o división del signo lingüístico: la palabra. Así pues, una palabra está constituida generalmente por dos clases de morfemas: los lexemas y los morfemas gramaticales.

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4.9. Lexemas (Morfemas léxicos) En todas las lenguas con independencia de procedimientos morfológicos que posea, podemos identificar en una palabra un morfo básico una secuencia de fonemas básica que define el campo semántico y en ocasiones hasta el significado referencial de la palabra o expresión. Esta unidad básica sobre la que se añaden otros morfemas se llama lexema o raíz. 4.10.Morfemas libres o independientes Existe otra clase de morfemas denominados morfemas libres o independientes que no van unidos a ningún lexema pero confieren de significación gramatical a las palabras con las que se asocian. Los determinantes, las preposiciones y las conjunciones pueden actuar como morfemas libres. Casi todos ellos son átonos. Por ejemplo, el artículo hace de morfema flexivo para el sustantivo. 4.11.Morfos de un morfema Los alomorfos son las diferentes realizaciones fónicas de un determinado morfema. Por ejemplo, en español el plural puede realizarse como -s o -es, estas dos formas son por tanto alomorfos del morfema de número plural del español. También son alomorfos: -ble y -bil como en imposible e imposibilidad o nece- y neci como en necio y necedad. 4.12.Grafemas (Morfemas gramaticales) Los morfemas gramaticales son las unidades que constituyen la parte variable de la palabra y son las responsables expresar relaciones gramaticales y que no alteran el significado referencial básico de una palabra. Usualmente no son autónomos y su aparición no es facultativa sino que está sujeta a restricciones gramaticales. Estos morfemas expresan relaciones o accidentes gramaticales como: 4.12.1.Número gramatical 4.12.2.Género gramatical 4.12.3.Caso gramatical 4.12.4.Tiempo verbal

5. Redacción de la carta comercial y sus objetivos: CARTAS Se utiliza cuando la comunicación es dirigida a personas o instituciones fuera de la Empresa o la relación entre ésta y sus empleados; es decir,

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cuando el Departamento de Recursos Humanos se dirige a cada persona como empleado. Para efectos de su elaboración se establecen los siguientes parámetros: MÁRGENES. Los márgenes a utilizar para la elaboración de la correspondencia son los siguientes: Superior: entre 3 cm. y 4 cm. Inferior: entre 2 cm. y 3 cm. Lateral izquierdo: entre 3 cm. y 4 cm. Lateral derecho: entre 2 cm. y 3 cm. Encabezado de las páginas subsiguientes: entre 2 cm. y 3 cm. ESTILO. Se utiliza el estilo BLOQUE EXTREMO, donde las líneas de número, fecha, asunto (si los hay), firma y cargo. Destinatarios se copian en el extremo izquierdo. PARTES COMPONENTES: El número. A dos o tres renglones del margen superior de la de la hoja y de la mitad hacia el margen derecho coloque el centro de costos de la dependencia que origina el documento, seguido de un guión. Ira respectivamente el numero consecutivo de las comunicaciones (número de radicado). Asunto: Respuesta carta H-685 El saludo o vocativo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones: Como saludo independiente se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos cuando lo hay. El texto se inicia a tres renglones del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay; de 4 ó 6 renglones de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo. Es el cuerpo del mensaje. Se redacta en forma clara, breve y cortés; de preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros), porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante, y Utilizando tratamiento de usted. En lo posible se debe tratar un solo tema por carta, omitiendo en las comunicaciones comerciales los temas personales. La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos renglones del texto. Presenta dos alternativas, de las cuales solo podemos usar una por carta. Despedidas breves seguidas de coma (,):

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o Atentamente, o Cordialmente, o Sinceramente, Despedidas con frase de cortesía terminadas en punto (.). o Agradecemos su gentil colaboración. o Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. o Para nosotros es un gusto servirle. El remitente (firma). Se ubica en el centro del escrito hacia la Derecha, después 4 a 6 renglones de la despedida y en concordancia Con el nombre del destinatario; se escribe en mayúscula sostenida o Con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, debajo Del nombre y con mayúscula inicial.

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